Legalización Libros Asociaciones - Primera Legalización, Extravió, Posteriores Legalizaciones
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REGISTRO NACIONAL
REGISTRO DE PERSONAS JURÍDICAS
Legalización Libros Asociaciones
Primera Legalización, Extravió, Posteriores Legalizaciones
Carlos Chavarría Abarca
22/01/2015
1
Requisitos y procedimiento para solicitar la legalización de libros de Asociaciones, ante el Registro de
Personas Jurídicas. Trámite se realiza en Primer Piso del Módulo 1 del Registro Nacional, en la Ventanilla de
Asociaciones dispuesta para este proceso.LEGALIZACIÓN DE LIBROS DEPARTAMENTO DE
ASOCIACIONES
Fundamento Jurídico:
Artículos 21-22-23-24-25-26 Reglamento Ley Asociaciones:
1. PRIMERA LEGALIZACIÓN:
a. Solicitud del Presidente Legal indicando el nombre de la Asociación, número de
Cédula Jurídica, firma autenticada por un notario1 de conformidad con el Artículo
22 del Reglamento de la Ley de Asociaciones. (Decreto N° 29496-J)
b. En caso de ausencia del representante legal, podrán hacer la solicitud dos miembros
de la Junta Directiva en forma conjunta; indicando que es en ausencia temporal del
presidente.
c. Aportar Derechos y Timbres respectivos por medio de Entero Bancario para
Legalización de Libros.
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Por acuerdo 2014-016-008 de la sesión ordinaria del 27 de agosto del 2014, Consejo Superior Notarial, dispuso reformar el artículo 32
de los Lineamientos para el Ejercicio y Control del Servicio Notarial, eliminando toda excepción y dispensa al uso del papel de seguridad,
lo cual regirá a partir del 01 de octubre del 2014, para que en lo sucesivo dicha norma se lea de la siguiente manera:
“Artículo 32. Uso de papel de seguridad en certificaciones de copias y autenticaciones de firmas o huellas digitales. La
razón de certificación de copias, autenticación de firmas o huellas en documento privado, debe realizarla el notario en su papel de
seguridad, el cual deberá adherirse con pegamento al documento certificado o autenticado” Rige a partir del 1 de octubre del 2014.d. Presentar SEIS LIBROS para legalizar:
1. Actas de Asamblea General
2. Actas del Órgano Directivo
3. Registro de asociados
4. Diario
5. Mayor
6. Inventarios y Balances.
e. En el folio 1 de cada libro deberá pegar ¢13,00 (TRECE COLONES) en timbres fiscales y
dejar la primera página libre de cada libro.
f. En el libro de Asamblea General deberá trascribir el Acta Constitutiva a partir del folio
2, la cual deberá ser firmada por el Presidente y el Secretario según el Artículo 20 del
Reglamento a la Ley de Asociaciones.
LIBROS COSIDOS:
Deben de venir sin membrete del Ministerio de Hacienda. Sí lo traen, tapar con una
hoja blanca dejando libre el número de folio. 3
LIBROS HOJAS SUELTAS:
Las hojas sueltas deberán ser en tamaño oficio y deberán presentarse unidas con algún tipo
de empaste o amarre.
Además llevaran:
a. Impreso el nombre de la asociación.
b. Número de cédula jurídica.
c. Tipo de Libro. Ejemplo: Actas de Junta Directiva #2.
d. Numerados de forma consecutiva.
Ver Artículos 21-22-23-24-25-26 Reglamento Ley Asociaciones
SEGÚN LA DIRECCIÓN DE NOTARIADO PARA AUTENTICACIÓN DE FIRMAS Y
CERTIFICACIONES SE DEBE HACER EN PAPEL DE SEGURIDAD. (LINEAMIENTOS
PARA EL EJERCICIO Y CONTROL DE SERVICIOS NOTARIAL ARTÍCULO 32)2. LEGALIZACIÓN POR EXTRAVÍO:
a. Solicitud del presidente legal-autenticada2 En caso del ausencia del
representante legal, podrán hacer la solicitud dos miembros de la Junta Directiva
en forma conjunta; indicando que es en ausencia temporal del presidente.
b. Publicar por una vez en el diario oficial La Gaceta y en un diario de circulación
nacional el edicto de ley, con el fin de oír objeciones ante el departamento de
Asociaciones. Dichas publicaciones deberán presentarse junto a los demás requisito,
ocho días hábiles después de la publicación. (Edicto debe presentar la hoja de
publicación en el diario oficial y en el periódico de circulación nacional, si presenta
edicto recortado o fotocopia, debe venir certificada por abogado, fecha y periódico
donde se publicó el edicto).
MODELO PUBLICACIÓN EDICTO:
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EDICTO LIBROS EXTRAVIADOS
YO______ CEDULA DE IDENTIDAD NUMERO ____ EN MI CALIDAD DE
PRESIDENTE Y REPRESENTANTE LEGAL DE LA ASOCIACIÓN_______ CEDULA
JURÍDICA: 3-002-________ SOLICITO AL DEPARTAMENTO DE ASOCIACIONES 4
DEL REGISTRO DE PERSONAS JURÍDICAS LA REPOSICIÓN DE LOS LIBROS
_____ (Indicar Cuales Libros Y El Numero De Cada Uno De Los Libros Extraviados),
LOS CUALES FUERON EXTRAVIADOS. SE EMPLAZA POR OCHO DÍAS HÁBILES
A PARTIR DE LA PUBLICACIÓN A CUALQUIER INTERESADO A FIN DE OÍR
OBJECIONES ANTE EL REGISTRO DE ASOCIACIONES. Fecha___________
PUBLICA EN EL DIARIO LA GACETA
PUBLICA EN ALGÚN DIARIO DE CIRCULACIÓN NACIONAL
NOTA: En caso de ausencia del representante legal, la solicitud la puede hacer
otros dos miembros del órgano directivo cuyo nombramiento conste en el
registro. Ver Artículo 26 del Reglamento de Ley de Asociaciones.
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Por acuerdo 2014-016-008 de la sesión ordinaria del 27 de agosto del 2014, Consejo Superior Notarial, dispuso reformar el artículo 32
de los Lineamientos para el Ejercicio y Control del Servicio Notarial, eliminando toda excepción y dispensa al uso del papel de seguridad,
lo cual regirá a partir del 01 de octubre del 2014, para que en lo sucesivo dicha norma se lea de la siguiente manera:
“Artículo 32. Uso de papel de seguridad en certificaciones de copias y autenticaciones de firmas o huellas digitales. La
razón de certificación de copias, autenticación de firmas o huellas en documento privado, debe realizarla el notario en su papel de
seguridad, el cual deberá adherirse con pegamento al documento certificado o autenticado” Rige a partir del 1 de octubre del 2014.c. Indicar el número de libro que va a iniciar.
d. Especies fiscales correspondientes. Entero bancario (BCR-Registro Nacional) y ¢13,00
(TRECE COLONES) en cada libro nuevo.
e. Certificación de un contador público, declarando que los recibos contables está
al día a máximo 3 meses. Si no fuera el caso deberá aportarse además de esta
certificación una declaración jurada del presidente y tesorero de la asociación
indicando los motivos que justifiquen que los registros contables no están al día o lo
que corresponda en su caso.
LIBROS COSIDOS:
Deben de venir sin membrete del Ministerio de Hacienda. Sí lo traen, tapar con una
hoja blanca dejando libre el número de folio.
LIBROS HOJAS SUELTAS:
Las hojas sueltas deberán ser en tamaño oficio y deberán presentarse unidas con algún tipo
de empaste o amarre. 5
Además llevaran:
a. Impreso el nombre de la asociación.
b. Número de cédula jurídica.
c. Tipo de Libro. Ejemplo: Actas de Junta Directiva #2.
d. Numerados de forma consecutiva.
Ver Artículos 21-22-23-24-25-26 Reglamento Ley Asociaciones
SEGÚN LA DIRECCIÓN DE NOTARIADO PARA AUTENTICACIÓN DE FIRMAS Y
CERTIFICACIONES SE DEBE HACER EN PAPEL DE SEGURIDAD. (LINEAMIENTOS
PARA EL EJERCICIO Y CONTROL DE SERVICIOS NOTARIAL ARTÍCULO 32)3. POSTERIORES LEGALIZACIONES:
Si la solicitud se realiza porque se han concluido los libros anteriores, el usuario deberá:
a. Solicitud del presidente legal-autenticada3 En caso del ausencia del
representante legal, podrán hacer la solicitud dos miembros de la Junta Directiva
en forma conjunta; indicando que es en ausencia temporal del presidente.
b. Indicar el número de libro nuevo que se va a iniciar.
c. Aportar el libro que se concluye firmada por el presidente y secretario (para libro
de actas) o por el tesorero (para libros contables), con la última página libre para su
cierre final.
d. Especies fiscales correspondientes. Entero bancario (BCR-Registro Nacional) y ¢13
fiscal en cada libro nuevo.
e. Certificación de un contador público, declarando que los recibos contables está
al día a máximo 3 meses. Si no fuera el caso deberá aportarse además de esta
certificación una declaración jurada del presidente y tesorero de la asociación
indicando los motivos que justifiquen que los registros contables no están al día o lo 6
que corresponda en su caso.
LIBROS COSIDOS:
Deben de venir sin membrete del Ministerio de Hacienda. Sí lo traen, tapar con una
hoja blanca dejando libre el número de folio.
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Por acuerdo 2014-016-008 de la sesión ordinaria del 27 de agosto del 2014, Consejo Superior Notarial, dispuso reformar el artículo 32
de los Lineamientos para el Ejercicio y Control del Servicio Notarial, eliminando toda excepción y dispensa al uso del papel de seguridad,
lo cual regirá a partir del 01 de octubre del 2014, para que en lo sucesivo dicha norma se lea de la siguiente manera:
“Artículo 32. Uso de papel de seguridad en certificaciones de copias y autenticaciones de firmas o huellas digitales. La
razón de certificación de copias, autenticación de firmas o huellas en documento privado, debe realizarla el notario en su papel de
seguridad, el cual deberá adherirse con pegamento al documento certificado o autenticado” Rige a partir del 1 de octubre del 2014.LIBROS HOJAS SUELTAS:
Las hojas sueltas deberán ser en tamaño oficio y deberán presentarse unidas con algún tipo
de empaste o amarre.
Además llevaran:
a. Impreso el nombre de la asociación.
b. Número de cédula jurídica.
c. Tipo de Libro. Ejemplo: Actas de Junta Directiva #2.
d. Numerados de forma consecutiva.
Ver Artículos 21-22-23-24-25-26 Reglamento Ley Asociaciones
SEGÚN LA DIRECCIÓN DE NOTARIADO PARA AUTENTICACIÓN DE FIRMAS Y
CERTIFICACIONES SE DEBE HACER EN PAPEL DE SEGURIDAD. (LINEAMIENTOS
PARA EL EJERCICIO Y CONTROL DE SERVICIOS NOTARIAL ARTÍCULO 32)
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