Manual de Acreditación Comité Paralímpico Nacional - Febrero 2016
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1 Introducción....................................................................... 6 1.1 Propósito de este manual .......................................... 6 1.2 Ítems que deben devolverse a Rio 2016...................7 1.3 Cuenta de usuario y acceso a eAccreditation......... 8 1.4 Cronograma de acreditación..................................... 9 1.5 Definición y función de la acreditación .................. 9 1.6 Indicaciones generales ............................................ 10 1.7 Rio 2016 Visa and Work Permit Guide.................... 11 1.8 Asistencia de acreditación ....................................... 11 2 Preparación para la presentación de solicitudes de acreditación................................................................. 12 3 Requisitos para datos y fotografías..............................14 3.1 Formatos requeridos .................................................14 3.2 Campos de datos requeridos................................... 15 3.3 Especificaciones para las fotografías.................... 23 4 Presentación de solicitudes de acreditación.............. 26 4.1 Opciones de presentación....................................... 26 4.2 Inicio de sesión en eAccreditation......................... 26 4.3 Solicitud Individual de Acreditación en ECR........ 28 4.3.1 Envío de la solicitud............................................... 28 4.3.2 Envío de la fotografía ........................................... 29 4.3.3 Enviar y guardar registros..................................... 30 4.4 Plantilla de Importación de Datos......................... 30 4.4.1 Envío de datos......................................................... 30 4.4.2 Envío de fotografías............................................... 31 5 Verificación de datos...................................................... 32 5.1 Participants ................................................................ 32 5.2 Reports.........................................................................33 5.3 Data export.................................................................33 6 Delegación.........................................................................35 6.1 Delegación de Liderazgo...........................................35 6.2 Oficiales de Equipo................................................... 36 6.2.1 Oficiales de Equipo (Ao)........................................ 36 6.2.2 Oficiales de Equipo Adicionales (As)...................37 6.2.3 Derecho de acceso a oficiales de equipo...........37
6.3 Acreditaciones transferibles nominativas........... 38 6.3.1 Acreditaciones transferibles entre oficiales de equipo................................................................. 38 6.3.2 Invitado Transferible del CPN.............................. 39 6.3.3 Ministro de Deporte.............................................. 39 6.4 Compañero de Entrenamiento y Entrenadores Personales (Categoría P)..........................................40 6.5 Dueños de Caballos del CPN...................................40 6.6 Conductores del CPN...............................................40 6.7 Dignatarios de CPN...................................................40 6.8 P ersonal de Protección Internacional (Categoría X).............................................................. 42 6.9 Tarjeta Upgrade........................................................ 42 7 Eligibility Code Form ......................................................44 8 Proceso de Reunión de Preinscripción de la Delegación..............................................................46 9 Producción, entrega y distribución de Tarjetas Prevalidadas.....................................................................48 9.1 Producción y entrega de Tarjetas Prevalidadas...48 9.2 Confirmación de Recepción de Tarjetas Prevalidadas...............................................................48 9.3 Distribución de Tarjetas Prevalidadas a los participantes..............................................................48 9.4 T arjetas Prevalidadas perdidas, robadas o dañadas.................................................... 49 10 Proceso de Reunión de Inscripción de la Delegación.................................................................... 50 11 Entrada en Brasil...............................................................52 11.1 Requisitos de entrada...............................................52 11.2 P roceso de entrada para participantes que no posean una Tarjeta Prevalidada.......................52 12 Servicios de acreditación................................................53 12.1 Validación en el aeropuerto....................................53 12.1.1 Aeropuerto Internacional Tom Jobim (GIG).......53 12.1.2 Otros aeropuertos................................................. 54 12.2 Instalaciones de acreditación................................ 54 12.3 PIACs perdidas, robadas o dañadas...................... 54
13 Privilegios.......................................................................... 56 13.1 Códigos de acceso y símbolos................................ 56 13.2 Prime Events............................................................. 58 13.3 Matríz de privilegios................................................ 58 14 Resumen de campos de datos ......................................61
1 Introducción 1.1 PROPÓSITO DE ESTE MANUAL Este manual ha sido desarrollado por el Comité Organizador de los Juegos Olímpicos y Paralímpicos de Rio 2016 (Rio 2016) para asistir a los Comités Paralímpicos Nacionales (CPNs) en la preparación y finalización del proceso de acreditación de sus delegaciones. Todas las organizaciones que participan en los Juegos Paralímpicos de Rio 2016 deben completar el proceso de acreditación para obtener las Tarjetas de Identidad y Acreditación Paralímpica (PIACs) para los miembros de su delegación. Este manual está disponible en inglés, francés, portugués y español. La versión en inglés del manual prevalece en caso de discrepancias con respecto a la traducción del manual. Todos los demás documentos que forman parte de los materiales de registro estarán disponibles sólo en inglés. Tabla 1: Terminología común SIGLA DEFINICIÓN CPN Comité Paralímpico Nacional DARF Dignitary Accreditation Request Form (Formulario de Solicitud de Acreditación de Dignatarios) DRM Reunión de Inscripción de la Delegación ECF Eligibility Code Form (Formulario de Código de Elegibilidad) ECR eAccreditation Es el sistema de acreditación en línea que le permite a una Organización Responsable presentar solicitudes directamente a Rio 2016. IPC Comité Paralímpico Internacional PIAC Tarjeta de Identidad y Acreditación Paralímpica Pre-DRM Reunión de Preinscripción de la Delegación PVC Tarjeta Prevalidada Es una PIAC que no ha pasado por el proceso de validación durante los Juegos. Rio 2016 Comité Organizador de los Juegos Olímpicos y Paralímpicos de Rio 2016 MANUAL DE ACREDITACIÓN COMITÉ PARALÍMPICO NACIONAL - FEBRERO 2016 6
Consulte el Rio 2016 Paralympic Press by Name Accreditation Manual para obtener detalles del proceso de acreditación para representantes de prensa cuyas solicitudes son responsabilidad del CPN. Para obtener más información en relación al Pase de Invitado para la Villa Paralímpica, contacte a su representante del Equipo de Relaciones y Servicios del CPN. Tenga en cuenta que los destinatarios de estos pases no tienen derecho a recibir una Tarjeta Prevalidada (PVC) y deben realizar sus propios planes de visado para la entrada en Brasil. 1.2 ÍTEMS QUE DEBEN DEVOLVERSE A RIO 2016 Todos los CPNs recibirán los materiales de acreditación por correo electrónico del equipo de Acreditación de Rio 2016.Por favor, responda al correo electrónico confirmando haber recibido todos los materiales de acreditación. Los materiales también están disponibles en Rio Exchange en la sección de Accreditation. Consulte a continuación la lista de formularios que deben ser cumplimentados y devueltos: i. F ormulario de Consentimiento Organizativo – devolución hasta el 29 de febrero de 2016 Este formulario otorga permiso al departamento de Acreditación de Rio 2016 para proporcionar la información de acreditación de los individuos procedentes de su organización a las autoridades brasileñas competentes y a otras organizaciones, para análisis y expedición de autorización de viaje durante los Juegos (si corresponde), conforme se establece en el formulario. Es responsabilidad de cada CPN informar y solicitar consentimiento a cada miembro de su delegación. El Formulario de Consentimiento Organizativo debe estar firmado por una persona autorizada para firmar en nombre de su CPN – ésta puede ser el Presidente del CPN, el Secretario General o el Jefe de Misión. • No se podrán presentar solicitudes de acreditación hasta que este formulario haya sido recibido por el departamento de Acreditación de Rio 2016 • Se aceptarán el original en persona o una copia escaneada con la firma original/digital Por favor, cumplimente y devuelva este formulario a npc.accreditation@rio2016.com. MANUAL DE ACREDITACIÓN COMITÉ PARALÍMPICO NACIONAL - FEBRERO 2016 7
ii. F ormulario de Solicitud de Cuenta de Usuario – devolución hasta el 29 de febrero de 2016 Este formulario se utiliza para crear un nombre de usuario y contraseña para el sistema de acreditación en línea (eAccreditation). Si ha indicado que le gustaría utilizar otros módulos como Inscripciones Deportivas y Pase de Invitado (Villa Paralímpica), el departamento de Acreditación de Rio 2016 reenviará esta información a las áreas funcionales relevantes. Los usuarios con acceso a los múltiples módulos tendrán un único nombre de usuario y contraseña para acceder a todos los módulos solicitados. Por favor, cumplimente y devuelva este formulario a npc.accreditation@rio2016.com. iii. Formulario de Solicitud de Acreditación de Dignatarios (DARF) - devolución hasta el 15 de abril de 2016 • Se debe completar un DARF por cada dignatario • Firmado por el Presidente del CPN, el Secretario General o el Jefe de Misión • Consulte la sección 6.7 para obtener más información Por favor, cumplimente y devuelva este formulario a npc.accreditation@rio2016.com. iv. Formulario de Solicitud de Personal de Protección Internacional (Categoría X) – devolución hasta el 15 de abril de 2016 • Este formulario puede devolverse junto con el DARF • Los CPNs con participantes acreditados con status protegido pueden solicitar acreditación para Personal de Protección Internacional en la categoría X • Consulte la sección 6.8 para obtener más información Por favor, cumplimente y devuelva este formulario a npc.accreditation@rio2016.com. 1.3 CUENTA DE USUARIO Y ACCESO A EACCREDITATION eAccreditation (ECR) es el nombre del sistema de acreditación en línea a través del cual todas las solicitudes de su organización deben ser enviadas. Rio 2016 proporcionará a los representantes designados por su organización una cuenta para que puedan presentar todas las solicitudes de acreditación para los delegados de la organización. MANUAL DE ACREDITACIÓN COMITÉ PARALÍMPICO NACIONAL - FEBRERO 2016 8
Rio 2016 se reserva el derecho de limitar el número de cuentas de usuario de ECR por organización. Sólo las organizaciones que hayan completado y devuelto su Formulario de Consentimiento Organizativo y el Formulario de Solicitud de Cuenta de Usuario podrán acceder a ECR en https://accreditation.rio2016.com. 1.4 CRONOGRAMA DE ACREDITACIÓN Tabla 2: Cronograma de acreditación FECHA ACCIÓN 8 de febrero de 2016 Rio 2016 enviará por correo electrónico los materiales de acreditación a su CPN. Los materiales de acreditación también estarán disponibles para descargar en Rio Exchange Hasta el 29 de Fecha límite para que el CPN envíe el febrero de 2016 Formulario de Consentimiento Organizativo y el Formulario de Solicitud de Cuenta de Usuario 15 de abril de 2016 Fecha límite para que los CPNs devuelvan el DARF y el Formulario de Solicitud de Personal de Protección Internacional 27 de mayo de 2016 Fecha límite para todas las solicitudes de acreditación del CPN 30 de mayo - 17 de Reuniones de Preinscripción de la Delegación Junio de 2016 30 de junio de 2016 Fecha límite para que los CPNs devuelvan los Eligibility Code Form electrónicamente Junio/Julio de 2016 El departamento de Acreditación de Rio 2016 produce y distribuye las Tarjetas Prevalidadas 28 de agosto de 2016 Las Reuniones de Inscripción de las Delegaciones comienzan en la Villa Paralímpica (la validación en el Aeropuerto Internacional Tom Jobim sólo puede comenzar una vez la Reunión de Inscripción de la Delegación haya finalizado) 31 de agosto de 2016 Apertura oficial de la Villa Paralímpica 7 de septiembre de Ceremonia de Apertura de los Juegos Paralímpicos 2016 de Rio 2016 18 de septiembre de Ceremonia de Clausura de los Juegos Paralímpicos 2016 de Rio 2016. 1.5 DEFINICIÓN Y FUNCIÓN DE LA ACREDITACIÓN De conformidad con IPC Accreditation at the Paralympic Games - Detailed specifications (July 2015), la Tarjeta de Identidad y Acreditación Paralímpica (PIAC) es un documento que establece la identidad de su titular, asignándole el derecho a participar en los Juegos Paralímpicos de Rio 2016. Junto con un pasaporte u otros documentos de viaje oficiales del titular, la PIAC autoriza el ingreso en el país de la ciudad anfitriona. Le permite al titular permanecer y realizar sus funciones durante los Juegos Paralímpicos. MANUAL DE ACREDITACIÓN COMITÉ PARALÍMPICO NACIONAL - FEBRERO 2016 9
La PIAC autoriza al titular registrado, múltiples entradas en Brasil entre el 5 de julio de 2016 y el 28 de octubre de 2016, aunque no actúa como visado de tránsito para ningún otro país. Antes de la validación, la PIAC se denomina PVC. Una vez validada la PVC, se convierte en la PIAC oficial para el titular durante el período de los Juegos Paralímpicos de Rio 2016. Las PVCs pueden validarse hasta, e incluyendo, el día de la Ceremonia de Clausura de Rio 2016, el 18 de septiembre de 2016. Las PVCs no validadas no dan acceso a las instalaciones de los Juegos Paralímpicos de Rio 2016. Ningún tipo de acreditación se podrá expedir a cambio de alguna contraprestación económica. 1.6 INDICACIONES GENERALES • Su organización es responsable de registrar a todos los posibles miembros de su delegación hasta el 27 de mayo de 2016. Este plazo otorgará a las autoridades brasileñas y a Rio 2016 suficiente tiempo para verificar datos antes de los Juegos • Un representante autorizado en nombre de su CPN debe firmar el Formulario de Consentimiento Organizativo antes de poder presentar cualquier solicitud • La acreditación emitida para una categoría específica sólo podrá utilizarse por quienes cumplan con los requisitos aplicables a esa categoría. Si una acreditación está vinculada al desempeño de una función específica, la persona que utiliza dicha acreditación debe estar debidamente cualificada y debe, realmente, realizar esa función. Si el individuo no asistirá los Juegos Paralímpicos de Rio 2016, su derecho a la tarjeta de acreditación no podrá ser dada a otra persona • Todos los solicitantes cuyos datos se recibieron hasta el 27 de mayo de 2016 serán candidatos a recibir una PVC. Las PVCs se producirán después de haber finalizado su Reunión de Preinscripción de la Delegación (Pre-DRM) • Es necesario enviar una fotografía digital en color, reciente y de alta calidad (consulte la sección 3.3) para cada miembro de su delegación. Las solicitudes presentadas sin fotos hasta la fecha límite no serán candidatas a recibir una PVC • El documento de identidad del solicitante debe ser válido hasta, al menos, el 31 de diciembre de 2016 • Antes de emitir las PVCs, el departamento de Acreditación de Rio 2016 trabajará estrechamente con cada organización para finalizar la lista de delegados candidatos a recibir la acreditación MANUAL DE ACREDITACIÓN COMITÉ PARALÍMPICO NACIONAL - FEBRERO 2016 10
• Todos los CPNs recibirán las PVCs después de la Pre-DRM. Si un miembro de su delegación solicita la entrada en Brasil antes del 5 de julio de 2016. Por favor, consulte la Sección 1.7 de la Rio 2016 Visa and Work Permit Guide • Cualquier PVC que se reciba pero que no sea utilizada deberá ser devuelta al departamento de Acreditación de Rio 2016 en la Reunión de Inscripción de la Delegación (DRM) • Aquellos individuos cuyos datos de acreditación lleguen después de la fecha límite, no recibirán una PVC y deberán observar los procedimientos de visado normales para ingresar en Brasil. Para obtener más información (en portugués), visite: http://www.portalconsular.mre.gov.br/sites-dos-postos/ por-ordem-alfabetica 1.7 RIO 2016 VISA AND WORK PERMIT GUIDE Si los miembros de su delegación están participando en eventos oficiales de Rio 2016 antes del 5 de julio de 2016, por favor, consulte la Rio 2016 Visa and Work Permit Guide o contacte a su representante del Equipo de Relaciones y Servicios del CPN. Esto no sustituye a la PIAC y todos los miembros de la delegación aún deben solicitar una PIAC a través de su CPN. 1.8 ASISTENCIA DE ACREDITACIÓN Soporte para ECR y el proceso de acreditación estará disponible vía correo electrónico en npc.accreditation@rio2016.com o contactando directamente a su Especialista de Acreditación de Rio 2016. También puede acceder a Help (Ayuda) dentro de ECR para acceder al eAccreditation Technical Guide. MANUAL DE ACREDITACIÓN COMITÉ PARALÍMPICO NACIONAL - FEBRERO 2016 11
2 Preparación para la presentación de solicitudes de acreditación Rio 2016 está trabajando estrechamente con las agencias de seguridad pertinentes para garantizar la seguridad de todos los participantes en los Juegos Paralímpicos de Rio 2016. Una medida identificada como básica para garantizar la seguridad es la verificación de identidad y evaluación de riesgos de seguridad de todas las personas acreditadas. Es responsabilidad de cada organización que suministra los datos de acreditación a Rio 2016 informar a todas las personas cuyos datos de acreditación están siendo recopilados, acerca de la realización de la evaluación. Se recomienda encarecidamente a todas las organizaciones que obtengan y guarden una fotocopia o imagen escaneada del documento de identidad de cada posible solicitante para verificar la información clave del solicitante antes de presentar solicitudes de acreditación y para la evaluación durante la fase de verificación de datos. La Tabla 3 muestra las formas aceptables de identificación para los Juegos Paralímpicos de Rio 2016. Tabla 3: Formas aceptables de identificación TARJETA DE NACIONALIDAD PASAPORTE IDENTIDAD Ciudadanos brasileños (tenga en cuenta que el estado de √ también debe ser seleccionado como (Registro Geral) parte del campo Identity Document Type) Ciudadanos de Argentina, Bolivia, Chile, Colombia, Ecuador, Paraguay, Perú, Uruguay y Venezuela (estados √ √ miembros del Mercosur y estados asociados) Demás nacionalidades √ MANUAL DE ACREDITACIÓN COMITÉ PARALÍMPICO NACIONAL - FEBRERO 2016 12
Al validar o recoger su acreditación durante los Juegos, cada solicitante deberá presentar personalmente el mismo documento de identidad que se utilizó en su solicitud de acreditación. Los ciudadanos brasileños pueden mostrar su licencia de conducir brasileña en lugar de su Registro Geral. Sin embargo, el número de Registro Geral debe ser el mismo que se utilizó en la solicitud de acreditación. La licencia de conducir también debe ser válida en el momento de la recogida de la acreditación. El documento de identidad del solicitante debe ser válido hasta, al menos, el 31 de diciembre de 2016. MANUAL DE ACREDITACIÓN COMITÉ PARALÍMPICO NACIONAL - FEBRERO 2016 13
3 Requisitos para datos y fotografías 3.1 FORMATOS REQUERIDOS Los campos de datos requeridos deben ser completados utilizando el abecedario latino exactamente como aparece en el documento de identidad del individuo. En los casos en que los datos estén escritos en un abecedario no latino, la transcripción de la escritura latina que aparece en el documento de identidad debe ingresarse exactamente como se muestra. Tanto las mayúsculas como las minúsculas pueden utilizarse al presentar solicitudes de acreditación, ya que el sistema convertirá las minúsculas en mayúsculas en los campos donde sea necesario. Los campos opcionales deben dejarse en blanco, en caso de que no sean aplicables. No introduzca ‘lo mismo que el anterior’, ‘ídem’, ‘no corresponde’, ‘n/a’, etc. El hecho de incluir dichos términos puede provocar retrasos. Los caracteres aceptables de los campos de nombre(s) de pila, segundo(s) nombre(s), apellido, nombre completo de la madre y autoridad expedidora del documento de identidad son: • A, B, C, D, E, F, G, H, I, J, K, L, M, N, O, P, Q, R, S, T, U, V, W, X, Y, Z • apóstrofe: ’ • guión: - • carácter de espacio Si en el documento de identidad aparecen caracteres de escritura latina diacrítica (con acento), o en los nombres preferidos del solicitante, en la mayoría de los casos, éstos pueden utilizarse directamente en estos campos sin necesidad de conversión previa. Los caracteres aceptables para campos de número de teléfono son: • 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 0 • signo más: + • guión: - • paréntesis: ( ) • carácter de espacio MANUAL DE ACREDITACIÓN COMITÉ PARALÍMPICO NACIONAL - FEBRERO 2016 14
Si necesita utilizar un carácter que no aparece entre los caracteres aceptados anteriormente, por favor, contacte con su Especialista de Acreditación de Rio 2016. 3.2 CAMPOS DE DATOS REQUERIDOS Esta sección enumera los campos de datos requeridos para solicitudes de acreditación, incluyendo información sobre el formato y tamaño de los campos a utilizarse, así como un ejemplo de lo que debe incluirse para cada campo al presentar solicitudes a través de la presentación de solicitud individual y de la plantilla de importación de datos. A menos que se indique lo contrario, todos los campos son obligatorios para cada solicitud. En la sección 14, encontrará un ejemplo de solicitud con todos los campos de datos. Responsible Organisation (Organización Responsable) Presentación de solicitud individual en ECR Este campo ya estará completado por Rio 2016. Usted sólo podrá ver lo que sea aplicable a su organización responsable. Ejemplo: BRASIL Plantilla de importación de datos Ingrese el código del país de su CPN. El código está disponible en la hoja de Códigos de la plantilla. Ejemplo: BRA Main Function (Función Principal) Seleccione la función que corresponde al rol principal del solicitante durante los Juegos. Presentación de solicitud individual en ECR Haga clic en el símbolo de ‘más’ a la derecha del campo y seleccione la función que corresponde al solicitante durante los Juegos. Example: ATLETA Plantilla de importación de datos Ingrese el código de función del solicitante. Una lista completa de códigos de función se puede encontrar en la hoja de Códigos de la plantilla. El código de función utilizado debe coincidir exactamente con una de las funciones recogidas en esta hoja. Ejemplo: AA01 MANUAL DE ACREDITACIÓN COMITÉ PARALÍMPICO NACIONAL - FEBRERO 2016 15
Family Name (Apellido) Ingrese el apellido del solicitante exactamente como aparece en el documento de identidad del individuo. Consulte la Tabla 4. El campo está limitado a 25 caracteres. Presentación de solicitud individual en ECR Ingrese el nombre requerido en el campo de apellido. Ejemplo: DA SILVA Plantilla de importación de datos Ingrese el nombre requerido en el campo de apellido. Ejemplo: DA SILVA Given Name(s) (Nombre(s) de pila) Ingrese el nombre de pila del solicitante exactamente como aparece en el documento de identidad del individuo. Para una explicación del nombre de pila. Consulte la Tabla 4. El campo está limitado a 25 caracteres. Presentación de solicitud individual en ECR Ingrese el nombre requerido en el campo de nombre(s) de pila. Ejemplo: ANA CARLA Plantilla de importación de datos Ingrese el nombre requerido en el campo de nombre(s) de pila. Ejemplo: ANA CARLA Middle Name(s) (Segundo(s) nombre(s)) Ingrese el resto de los nombres del solicitante exactamente como aparece en el documento de identidad del individuo. Para una explicación de los nombres de los solicitantes, consulte la Tabla 4. El campo está limitado a 25 caracteres. Presentación de solicitud individual en ECR Ingrese el nombre requerido en el campo de segundo(s) nombre(s). Ejemplo: RODRIGUES Plantilla de importación de datos Ingrese el nombre requerido en el campo de segundo(s) nombre(s). Ejemplo: RODRIGUES MANUAL DE ACREDITACIÓN COMITÉ PARALÍMPICO NACIONAL - FEBRERO 2016 16
Tabla 4: Ejemplos de los nombres de los solicitantes NOMBRES NOMBRES NOMBRES QUE DEBEN QUE DEBEN QUE DEBEN INTRODUCIRSE INTRODUCIRSE NOMBRE DEL SOLICITANTE INTRODUCIRSE EN EL CAMPO EN EL CAMPO EN EL CAMPO NOMBRE(S) DE SEGUNDO(S) APELLIDO PILA NOMBRE(S) Ana da Silva Ana da Silva Ana Carla da Silva Ana Carla da Silva Ana Carla Rodrigues Ana Carla Rodrigues Ana Carla Rodrigues da Silva Ana Carla Rodrigues da Silva Por favor, contacte a su Especialista de Acreditación de Rio 2016 para mayor orientación. Preferred Family Name (Apellido Preferido) – opcional Para ser utilizado si el solicitante desea ser conocido por un apellido distinto que el indicado en su documento de identidad. Se debe introducir el apellido como el solicitante desea que aparezca en la acreditación. De lo contrario, por favor deje este espacio en blanco, como en el ejemplo a continuación. Este campo está limitado a 25 caracteres. Observación: El apellido preferido para los atletas debe ser el apellido utilizado por la Federación Internacional. Presentación de solicitud individual en ECR Ingrese el nombre requerido en el campo de apellido preferido. Ejemplo: Plantilla de importación de datos Ingrese el nombre requerido en el campo de apellido preferido. Ejemplo: Preferred Given Name(s) (Nombre(s) de Pila Preferido(s)) – opcional Para utilizarse si el solicitante desea ser conocido por un nombre distinto del indicado en su documento de identidad. Se debe introducir este nombre como el solicitante desea que aparezca en la acreditación. De lo contrario, por favor deje este espacio en blanco. Este campo está limitado a 25 caracteres. Observación: El nombre de pila preferido para los atletas debe ser el nombre de pila utilizado por la Federación Internacional. MANUAL DE ACREDITACIÓN COMITÉ PARALÍMPICO NACIONAL - FEBRERO 2016 17
Presentación de solicitud individual en ECR Ingrese el nombre requerido en el campo de nombre(s) de pila preferido(s). Ejemplo: ANA Plantilla de importación de datos Ingrese el nombre requerido en el campo de nombre(s) de pila preferido(s). Ejemplo: ANA Gender (Sexo) Seleccione el sexo del solicitante. Presentación de solicitud individual en ECR Seleccione masculino o feminino. Ejemplo: FEMENINO Plantilla de importación de datos Ingrese M para masculino o F para femenino. Ejemplo: F Date of Birth (Fecha de Nacimiento) Ingrese la fecha de nacimiento del solicitante según el documento de identidad. Presentación de solicitud individual en ECR Ingrese la fecha requerida en el campo de fecha de nacimiento, usando el formato dd/mes/aaaa. Ejemplo: 24 Abril 1995 Plantilla de importación de datos Ingrese la fecha requerida en el campo de fecha de nacimiento, con el formato de fecha seleccionado en la hoja de bienvenida de la plantilla. Ejemplo: 24/04/1995 Nationality (Nacionalidad) Escriba la nacionalidad del solicitante. En el caso de ciudadanos con doble nacionalidad, se debe usar la nacionalidad del documento de identidad que el solicitante utilizará en su solicitud para los Juegos Paralímpicos de Rio 2016. Los ciudadanos brasileños con doble nacionalidad deben utilizar preferentemente el documento de identidad brasileño y nacionalidad. MANUAL DE ACREDITACIÓN COMITÉ PARALÍMPICO NACIONAL - FEBRERO 2016 18
Presentación de solicitud individual en ECR Haga clic en el símbolo de ‘más’ a la derecha del campo y seleccione la nacionalidad del solicitante. Ejemplo: BRASIL Plantilla de importación de datos Introduzca el código de país requerido en el campo de nacionalidad. Una lista completa de códigos de país se puede encontrar en la hoja de Códigos de la plantilla. El código de país utilizado debe coincidir con uno de los códigos de país en esta hoja. Ejemplo: BRA CPF – únicamente para ciudadanos brasileños Introduzca el número de CPF. El CPF se utiliza por ciudadanos brasileños y puede aparecer en el Registro General o en otra documentación perteneciente al solicitante. Presentación de solicitud individual en ECR Ingrese el número de CPF con el formato nnn.nnn.nnn-nn Ejemplo: 123.201.620-16 Plantilla de importación de datos Ingrese el número de CPF con el formato nnn.nnn.nnn-nn Ejemplo: 123.201.620-16 Document Type (Tipo de Documento) Seleccione el tipo de documento de identidad pertinente que el solicitante utilizará para su aplicación para los Juegos Paralímpicos de Rio 2016. Consulte la Tabla 3 para formas de identificación aceptables. Tenga en cuenta que para ciudadanos brasileños, el estado que emitió el documento Registro Geral también debe ser seleccionado en este campo. Presentación de solicitud individual en ECR Seleccione el tipo de documento correspondiente. Ejemplo: RG – RJ RIO DE JANEIRO Plantilla de importación de datos Introduzca el código del tipo de documento requerido en el campo de tipo de documento. Una lista completa de códigos de tipo de documento se puede encontrar en la hoja de Códigos de la plantilla. El código de tipo de documento utilizado debe coincidir con uno de los códigos de tipo de documento en esta hoja. Ejemplo: RJ MANUAL DE ACREDITACIÓN COMITÉ PARALÍMPICO NACIONAL - FEBRERO 2016 19
Document Number (Número de Documento) Introduzca el número del documento de identidad seleccionado usando letras y números, sin dejar espacios. El campo está limitado a 20 caracteres. Presentación de solicitud individual en ECR Ingrese el número requerido en el campo de número de documento. Ejemplo: V20162016 Plantilla de importación de datos Ingrese el número requerido en el campo de número de documento. Ejemplo: V20162016 Issuing Authority (Autoridad Expedidora) Ingrese la autoridad expedidora exactamente como se indica en el documento de identidad. El campo está limitado a 250 caracteres. Presentación de solicitud individual en ECR Ingrese la autoridad expedidora. Ejemplo: DETRAN-RJ Plantilla de importación de datos Ingrese la autoridad expedidora. Ejemplo: DETRAN-RJ Date of Issue (Fecha de Expedición) Introduzca la fecha de expedición del documento de identidad que haya utilizado. Presentación de solicitud individual en ECR Ingrese la fecha requerida en el campo de fecha de expedición, usando el formato dd/mes/aaaa. Ejemplo: 24 Julio 2010 Plantilla de importación de datos Ingrese la fecha requerida en el campo de fecha de expedición, con el formato de fecha seleccionado en la hoja de bienvenida de la plantilla. Ejemplo: 24/07/2010 MANUAL DE ACREDITACIÓN COMITÉ PARALÍMPICO NACIONAL - FEBRERO 2016 20
Date of Expiry (Fecha de Vencimiento) – obligatorio para pasaportes Introduzca la fecha de vencimiento del documento de identidad que haya utilizado. El documento de identidad debe ser válido hasta, al menos, el 31 de diciembre de 2016. Presentación de solicitud individual en ECR Ingrese la fecha requerida en el campo de fecha de vencimiento, usando el formato dd/mes/aaaa. Ejemplo: 23 Julio 2020 Plantilla de importación de datos Ingrese la fecha requerida en el campo de fecha de vencimiento, con el formato de fecha seleccionado en la hoja de bienvenida de la plantilla. Ejemplo: 23/07/2020 Mother’s Full Name (Nombre Completo de la Madre) Ingrese el nombre completo de la madre del solicitante exactamente como se indica en el documento de identidad. Si no aparece en el documento de identidad, ingrese el nombre completo de la madre conforme se indica en el certificado de nacimiento (o adopción) del solicitante. El campo está limitado a 120 caracteres. Presentación de solicitud individual en ECR Ingrese el nombre completo de la madre del solicitante. Ejemplo: JULIANA MARIA DA SILVA Plantilla de importación de datos Ingrese el nombre completo de la madre del solicitante. Ejemplo: JULIANA MARIA DA SILVA Home Telephone (Teléfono Particular) – opcional Ingrese el número de teléfono (incluyendo el código del país) del solicitante al momento de la solicitud en el siguiente formato:+(código del país) (código regional o de la ciudad, cuando corresponda) (número de teléfono). El campo está limitado a 25 caracteres. Presentación de solicitud individual en ECR Ingrese el número requerido en el campo de número de teléfono particular. Ejemplo: +552120162016 MANUAL DE ACREDITACIÓN COMITÉ PARALÍMPICO NACIONAL - FEBRERO 2016 21
Plantilla de importación de datos Ingrese el número requerido en el campo de número de teléfono particular. Ejemplo: +552120162016 Mobile Telephone (Teléfono Móvil) – opcional Ingrese el número del teléfono móvil (incluyendo el código del país) del solicitante al momento de la solicitud en el siguiente formato: +(código del país) (código regional o de la ciudad, cuando corresponda) (número de teléfono). El campo está limitado a 25 caracteres. Presentación de solicitud individual en ECR Ingrese el número en el campo de número de teléfono móvil. Ejemplo: +5521123456789 Plantilla de importación de datos Ingrese el número en el campo de número de teléfono móvil. Ejemplo: +5521123456789 Email Address (Dirección de Correo Electrónico) – opcional Introduzca la dirección de correo electrónico del solicitante. El campo está limitado a 80 caracteres. Presentación de solicitud individual en ECR Ingrese la dirección en el campo de dirección de correo electrónico. Ejemplo: Ana.DaSilva@email.br Plantilla de importación de datos Ingrese la dirección en el campo de dirección de correo electrónico. Ejemplo: Ana.DaSilva@email.br Daily Wheelchair User? (Usuario Diario de Silla de Ruedas?) Indique si el solicitante es un usuario diario de silla de ruedas. Presentación de solicitud individual en ECR Seleccione Yes (Sí) en el menú desplegable si el participante es usuario diario de silla de ruedas. El valor desplegable por defecto es No. Ejemplo: No MANUAL DE ACREDITACIÓN COMITÉ PARALÍMPICO NACIONAL - FEBRERO 2016 22
Plantilla de importación de datos Ingrese Y para Yes (Sí) o N para No en el campo de usuario diario de silla de ruedas. Ejemplo: N Organisational Reference (Referencia de la Organización) – opcional Este campo se puede completar con un número de referencia para el solicitante de la base de datos del CPN. Coordine con su Especialista de Acreditación de Rio 2016 para obtener más información sobre cómo este campo puede ayudar a su CPN. Discipline(s) (Disciplina(s)) – Atletas Aa, Oficiales de Equipo Ao, categoría P únicamente Indique la(s) disciplina(s) del solicitante. Para indicar la intención de asignar acceso a ALL (todas) las instalaciones deportivas para un Am/Ao/As, el departamento de Acreditación de Rio 2016 le solicita que asigne cinco disciplinas a las que su CPN se haya clasificado. En la DRM, su Especialista de Acreditación de Rio 2016 asignará el resto de las disciplinas a las que su CPN se haya clasificado. Presentación de solicitud individual en ECR Seleccione la(s) disciplina(s) requerida(s) del cuadro Available (Disponible) y haga clic en la flecha hacia la izquierda para mover la(s) disciplina(s) al cuadro Assigned (Asignado). Ejemplo: GOALBALL GOALBALL / JUDO / TABLE TENNIS GOALBALL / JUDO / ROWING / TABLE TENNIS / SITTING VOLLEYBALL Plantilla de importación de datos Introduzca el (los) código(s) de disciplina en el campo de Discipline (Disciplina). En la plantilla de Codes (Códigos) podrá consultar una lista completa de códigos de disciplina. El (los) código(s) de disciplina utilizado debe coincidir con uno de los códigos en esta plantilla. Ejemplo: GB GB~JU~TT GB~JU~RO~TT~VS 3.3 ESPECIFICACIONES PARA LAS FOTOGRAFÍAS Cada solicitud de acreditación debe estar acompañada por una fotografía digital del solicitante. Las organizaciones deben tener en cuenta que una PVC no puede producirse sin una fotografía aprobada. MANUAL DE ACREDITACIÓN COMITÉ PARALÍMPICO NACIONAL - FEBRERO 2016 23
La fotografía digital debe cumplir con las siguientes especificaciones: • tomarse con un fondo blanco o de color claro, sin ningún tipo de sombra • mostrar una imagen reciente del individuo (preferentemente tomada en los últimos seis meses) • en color, no en blanco y negro o con filtros • almacenarse en formato jpeg (.jpg) • tener un tamaño de archivo de 50–300kb (kilobyte) • tener una orientación vertical • tener una proporción de aspecto 4x5 cm El solicitante debe: • ser la única persona en la fotografía • estar de frente y mirar directamente a la cámara • tener una expresión facial neutra y boca cerrada (por ej., no sonreír o fruncir el ceño) • tener los ojos abiertos, visibles y sin reflejo en las lentes • estar enfocado El aplicante no debe: • tener nada que cubra sus ojos o la cara (por ej., cabello o lentes de contacto de color) • usar sombrero o cubrir su cabeza, salvo por razones médicas o religiosas • tomar una fotografía selfie Para evitar el riesgo de que las fotografías sean rechazadas, Rio 2016 recomienda que los solicitantes se quiten sus lentes. Se rechazarán fotografías digitales con lentes polarizados o gafas de sol. MANUAL DE ACREDITACIÓN COMITÉ PARALÍMPICO NACIONAL - FEBRERO 2016 24
Fotografías de Muestra A continuación, se muestran algunos ejemplos de fotografías que serían aprobadas y rechazadas. Figura 1: Fotografías de muestra APROBADA RECHAZADA MOTIVO DE RECHAZO APROBADA RECHAZADA MOTIVO DE RECHAZO El solicitante debe tener El solicitante debe tener una expresión neutra, los ojos abiertos estar de frente y mirar a la cámara La fotografía debe La fotografía no debe ser en color y no tener ser un selfie filtros/efectos aplicados La fotografía debe estar recortada para mostrar El solicitante no debe únicamente la cabeza tener nada que cubra y los hombros del sus ojos (cabello) solicitante El solicitante no debe El solicitante no debe usar sombrero o cubrir tener nada que cubra sus su cabeza (salvo por ojos (monturas, reflejo) razones médicas o religiosas) El solicitante debe ser La fotografía no debe la única persona en la estar sobreexpuesta fotografía Tener una expresión facial neutra y boca El fondo debe ser blanco cerrada (por ej., no o de color claro sonreír o fruncir el ceño) MANUAL DE ACREDITACIÓN COMITÉ PARALÍMPICO NACIONAL - FEBRERO 2016 25
4 Presentación de solicitudes de acreditación 4.1 OPCIONES DE PRESENTACIÓN Todas las solicitudes de acreditación deben ser presentadas a través de ECR. Los CPNs tienen dos opciones para presentar las solicitudes de acreditación: • Presentación de solicitud individual en ECR ECR es el sistema de acreditación en línea que le permite a su organización presentar solicitudes de acreditación directamente al departamento de Acreditación de Rio 2016. También puede guardar registros completos o incompletos en su cuenta para conclusión y/o envío en una fecha posterior. Los registros guardados no serán recibidos por Rio 2016, y como tales no se considerarán completos hasta que se haya enviado el registro. Una explicación sobre la finalización de la presentación de solicitud individual de ECR puede encontrarse en la sección 4.3. • Plantilla de importación de datos ECR también le permitirá a su organización presentar múltiples solicitudes de acreditación a través de un proceso de importación de datos. Si usted tiene su propia base de datos, puede exportar esta información en una plantilla provista por Rio 2016 (con formato específico) y presentar múltiples solicitudes vía ECR. Su Especialista de Acreditación de Rio 2016 coordinará con usted en caso que la plantilla de importación de datos sea una opción. Una explicación sobre la finalización de la plantilla de importación de datos puede encontrarse en la sección 4.4. Después del 27 de mayo de 2016, el acceso a ECR se limitará a una funcionalidad de sólo lectura. 4.2 INICIO DE SESIÓN EN EACCREDITATION Durante el proceso de creación de su cuenta, usted recibirá dos correos electrónicos separados: MANUAL DE ACREDITACIÓN COMITÉ PARALÍMPICO NACIONAL - FEBRERO 2016 26
• El primer correo electrónico será una confirmación de su nombre de usuario y contraseña. Es importante no perder este correo electrónico; contará con su ID para los Juegos, la cual es necesaria para restablecer su contraseña de ECR • El segundo correo electrónico será una confirmación de que su cuenta está lista para usar. Este correo electrónico se enviará desde npc.accreditation@rio2016.com Su cuenta no estará activa hasta que usted reciba el segundo correo electrónico. Una vez recibido, podrá iniciar sesión en el sistema de acreditación electrónica en https://accreditation.rio2016.com. Se puede acceder a ECR a través de la mayoría de los navegadores. No obstante, Rio 2016 recomienda la versión 10 o superior de Microsoft Internet Explorer para garantizar que todas las funciones se desempeñen con eficacia. Varios procesos dentro de ECR requerirán la habilitación de ventanas emergentes. El proceso para habilitar ventanas emergentes variará según el navegador utilizado. Usted puede guardar la dirección web https://accreditation.rio2016.com en los favoritos o la carpeta de marcadores de su navegador web para acceder fácilmente al sistema. Una vez cargada la página de inicio de sesión (ver Figura 2), introduzca su username (nombre de usuario) y password (contraseña) provistos en los campos correspondientes. La primera vez que acceda a la cuenta, se le solicitará cambiar la contraseña. La contraseña debe contener entre 8 y 18 caracteres, con al menos un número, una letra mayúscula y una letra minúscula. Figura 2: Página de inicio de sesión principal MANUAL DE ACREDITACIÓN COMITÉ PARALÍMPICO NACIONAL - FEBRERO 2016 27
Rio 2016 le recomienda iniciar una sesión en el sistema en cuanto reciba el segundo correo electrónico para comprobar si su nombre de usuario y contraseña funcionan correctamente. 4.3 SOLICITUD INDIVIDUAL DE ACREDITACIÓN EN ECR 4.3.1 Envío de la solicitud Para presentar una nueva solicitud de acreditación ingrese a ECR (sección 4.2), haga clic en el menú Participants (Participantes), seleccione Registration (Registro) y luego Participants (Participantes). Se mostrará la pantalla de Participants (véase Figura 3). En esa pantalla, haga clic en botón Add New (Agregar Nuevo). Figura 3: Página de Participantes Esto lo llevará a la pantalla New Application Form (véase Figura 4) que le permitirá elegir el tipo de formulario de solicitud que desea enviar. Haciendo clic en el campo de Subcategory (Subcategoría), el sistema presentará una lista de formularios disponibles para su organización. MANUAL DE ACREDITACIÓN COMITÉ PARALÍMPICO NACIONAL - FEBRERO 2016 28
Figura 4: Nuevo Formulario de Solicitud Seleccione la subcategoría adecuada y haga clic en Add New (Agregar Nuevo), que le conducirá a la pantalla de ingreso de datos (véase Figura 5). Todos los campos de datos requeridos se enumeran en la sección 3.2. Figura 5: Formulario de presentación de solicitud individual de acreditación 4.3.2 Envío de la fotografía Mientras se completa una solicitud de acreditación o después de haber guardado o presentado un registro, se podrá adjuntar una fotografía digital. Haga clic en el botón Upload Photo (Subir Foto) en el registro del solicitante. Podrá buscar en su computadora el archivo correspondiente. Cuando haya seleccionado el archivo, la fotografía se adjuntará al registro. MANUAL DE ACREDITACIÓN COMITÉ PARALÍMPICO NACIONAL - FEBRERO 2016 29
No es posible editar la fotografía durante el proceso de carga. Toda edición de fotografías digitales y dimensiones para cumplir con las especificaciones debe aplicarse antes de subirlas. De ser necesario, podrá modificar la fotografía digital del individuo seleccionando el botón Upload Photo. El departamento de Acreditación de Rio 2016 recomienda que una solicitud con los datos completos sea presentada. La fotografía puede ser añadida o modificada después de la presentación a Rio 2016 hasta la fecha límite 27 de mayo de 2016. Para enviar una fotografía digital después del 27 de mayo de 2016, deberá entrar en contacto con su Especialista de Acreditación de Rio 2016. 4.3.3 Enviar y guardar registros Después de completar su solicitud, puede hacer clic en el botón ‘Submit’ (Enviar) en la parte inferior de la pantalla. Esto enviará la información al departamento de Acreditación de Rio 2016. No obstante, si sólo tiene información parcial de un solicitante, aún puede ingresar la información que tiene y guardar este documento en su cuenta haciendo clic en Save (Guardar) en la parte inferior de la pantalla. Luego, este registro guardado puede ser recuperado en cualquier momento hasta la fecha límite para la finalización y presentación a al departamento de Acreditación de Rio 2016. La función Save puede ser muy útil y es una excelente herramienta para gestionar su información. El departamento de Acreditación de Rio 2016 no procesará solicitudes guardadas. Sólo las solicitudes completas, con fotografías aceptables y enviadas se procesarán para recibir una PVC. 4.4 PLANTILLA DE IMPORTACIÓN DE DATOS 4.4.1 Envío de datos Su Especialista de Acreditación de Rio 2016 se pondrá en contacto con usted para determinar si es viable utilizar una plantilla de importación de datos para enviar sus datos. Tras la confirmación, su Especialista de Acreditación de Rio 2016 le enviará una plantilla personalizada por correo electrónico con las instrucciones específicas en relación al proceso de importación de datos. Después de recibir la plantilla, podrá introducir información en la hoja de cálculo manualmente o mediante la exportación de información de bases de datos existentes. Cada campo tiene un formato específico para introducir los datos requeridos. Puede MANUAL DE ACREDITACIÓN COMITÉ PARALÍMPICO NACIONAL - FEBRERO 2016 30
encontrar una descripción de estos campos de datos en la sección 3.2. Después de completar la plantilla de importación de datos, recibirá instrucciones para preparar un archivo de texto (.txt) que podrá importar a ECR. Su Especialista de Acreditación de Rio 2016 podrá ayudarlo con instrucciones sobre la importación de datos. La hoja de cálculo deberá estar totalmente rellenada antes de la carga. ECR rechazará plantillas incompletas o con formato incorrecto. La información estará disponible para revisión después de la importación en las funciones de Participants, Reports, Data Export (Participantes, Informes, Exportación de Datos) de ECR (véase sección 5). Este proceso sólo estará disponible para su organización hasta el 27 de mayo de 2016. Para editar las solicitudes después de esta fecha usted deberá entrar en contacto con su Especialista de Acreditación de Rio 2016. 4.4.2 Envío de fotografías Las fotografías digitales se pueden cargar con la hoja de cálculo o individualmente vía ECR, después de que se haya cargado la hoja de cálculo. Las fotografías van a estar disponibles para la revisión, después de haber sido subidas, en la pantalla Participants (Participantes). Información adicional referente al proceso de presentación de una fotografía, será comunicada por correo electrónico, en caso de utilizar la plantilla de importación de datos. La verificación de datos es responsabilidad de su organización. MANUAL DE ACREDITACIÓN COMITÉ PARALÍMPICO NACIONAL - FEBRERO 2016 31
5 Verificación de datos El propósito de la verificación de datos es garantizar que la información de acreditación de los miembros de su delegación es correcta. Puede utilizar las herramientas indicadas abajo Participants, Reports, Data Export (Participantes, Informes y Exportación de Datos) para revisar sus datos. Si se detectan errores o modificaciones después de la fecha límite del 27 de mayo de 2016, deberá informar inmediatamente a su Especialista de Acreditación de Rio 2016 para que esta información pueda ser corregida. Errores en los datos tendrán como consecuencia una nueva evaluación de riesgos de seguridad para el individuo. La acreditación no puede producirse y/o validarse hasta que el proceso esté completo. El no comunicar los errores puede, también, ocasionar retrasos significativos en los puertos de entrada en Brasil. 5.1 PARTICIPANTS En cualquier momento, se puede comprobar el progreso de las solicitudes de acreditación guardadas y enviadas de su organización navegando hacia la pantalla de Participants en ECR (véase Figura 3). Definiendo los criterios de búsqueda, puede seleccionar los parámetros que mejor se adecúen a sus propios procesos de verificación. Debe completar al menos un campo de búsqueda para buscar a sus propios participants. También puede limitar su búsqueda a Only Saved Forms (Sólo Formularios Guardados) y/o Only Submitted Forms (Sólo Formularios Enviados). Si ninguna de las opciones está marcada, tanto las solicitudes guardadas como las enviadas aparecerán en la búsqueda. MANUAL DE ACREDITACIÓN COMITÉ PARALÍMPICO NACIONAL - FEBRERO 2016 32
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