ABC de situaciones administrativas - GUÍA DE ADMINISTR ACIÓN PÚBLICA FUNCIÓN PÚBLICA FEBRERO 2018 - Función Pública
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FUNCIÓN PÚBLICA
FEBRERO 2018
GUÍ A DE A DMINI S T R A C IÓN P ÚB L IC A
ABC de
situaciones
administrativas
VERSIÓN 2
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Co
es
años
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po
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ciu d adGuía de Administración Pública
ABC de situaciones administrativas
Liliana Caballero Durán
Directora
Fernando A. Medina Gutiérrez
-
Subdirectora
O F I C I A L
Ángela María González
Secretaria General
D O C U M E N T O
Claudia Hernández León
Directora Jurídica
Juliana Torres Quijano
Director de Gestión del Conocimiento (E)
-
Elaborado por
Mónica L. Herrera Medina
Maia Borja Guerrero
Angélica María Guzmán
Ruth María González
Luis Fernando Núñez
Ernesto Andrés Fagua Departamento Administrativo de la Función Pública
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Diseño y Diagramación
Oficina Asesora de Comunicaciones Bogotá, D.C., Colombia.
2Tabla de Contenido
1. Presentación..........................................................................................................................................................5
2. Definiciones..............................................................................................................................................................6
3. Servicio activo....................................................................................................................................................7
4. Licencias............................................................................................................................................................................8
-
P Ú B L I C A
4.1 No remuneradas......................................................................................................................................................... ..8
4.2 Remuneradas.............................................................................................................................................................. 13
5. Permisos....................................................................................................................................................................25
F U N C I Ó N
5.1 Permiso remunerado................................................................................................................................................ 25
5.2 Permiso sindical......................................................................................................................................................... 27
5.3 Permiso de lactancia................................................................................................................................................ 28
-
5.4 Permiso académico compensado......................................................................................................................... 29
5.5 Permiso para ejercer la docencia universitaria.................................................................................................................. 29
6. Comisión....................................................................................................................................................................30
6.1 Comisión de servicios............................................................................................................................................... 31
6.2 Comisión para adelantar estudios al interior o al exterior del país............................................................ 35
6.3 Comisión para desempeñar empleos de libre nombramiento y remoción o de periodo ..................... 39
6.4 Comisión para atender invitaciones de gobiernos extranjeros o de organismos internacionales.... 40
7. Encargo..............................................................................................................................................................................41
7.1 Encargo en empleos de carrera............................................................................................................................. 41
7.2 Encargo en empleos de libre nombramiento y remoción.............................................................................. 42
37.3 Encargo interinstitucional ....................................................................................................................................... 42
7.4 Preguntas y respuestas del encargo.................................................................................................................... 43
8. Suspensión en el ejercicio del cargo por decisión
disciplinaria, fiscal o judicial......................................................................................................4 5
8.1 Suspensión en el ejercicio del cargo por decisión judicial o fiscal ............................................................. 45
8.2 Suspensión en el ejercicio del cargo por decisión disciplinaria................................................................... 46
9. Periodo de prueba en empleo de carrera............................49
10. Vacaciones..............................................................................................................................................................50
-
O F I C I A L
10.1 Preguntas frecuentes............................................................................................................................................. 53
10.2 Características de las vacaciones...................................................................................................................... 53
10.3 Liquidación de las vacaciones............................................................................................................................. 55
10.4 Compensación de las vacaciones ...................................................................................................................... 57
D O C U M E N T O
10.5 Interrupción de las vacaciones............................................................................................................................ 60
10.6 Aplazamiento de las vacaciones ....................................................................................................................... 61
10.7 Vacaciones colectivas ........................................................................................................................................... 62
11. Descanso compensado.........................................................................................................63
-
12. Prestando servicio militar............................................................................................64
12.1 Preguntas frecuentes............................................................................................................................................. 65
13. Asignación de funciones...................................................................................................66
41. Presentación
El Departamento Administrativo de la Función Pública, en ejercicio de sus competencias
legales, ha elaborado el ABC de las situaciones administrativas de los empleados del
sector público, teniendo en cuenta su avance legal y jurisprudencial de los últimos años.
La Función Pública es la entidad rectora en materia de empleo público, por lo tanto, es
trascendental difundir el marco normativo claro y actual en la materia, de manera que les
permita a los servidores públicos conocer su régimen de situaciones administrativas; así
mismo, les permite a las entidades tomar decisiones adecuadas y legales en el proceso
de administración del personal.
Este documento es una herramienta técnica que facilita la implementación de la política
-
de Talento Humano que hace parte, a su vez, de la dimensión "Talento humano" del
P Ú B L I C A
modelo integrado de planeación y gestión -MIPG, con el fin de que las entidades públicas
desarrollen sus procesos de gestión estratégica con calidad e integridad del servicio para
generar valor público.
F U N C I Ó N
Este ABC se diseñó con la finalidad de difundir los criterios de interpretación de las normas
de situaciones administrativas de los empleados a la luz de lo consagrado en el Decreto
648 de 2017, modificatorio del Decreto 1083 de 2015, el cual se expidió para flexibilizar y
-
modernizar el empleo público. En la nueva normativa se actualizan situaciones como las
licencias, los permisos, las comisiones, el encargo, las vacaciones, y se incluyen figuras
nuevas como el descanso compensado para semana santa y festividades de fin de año,
permiso para dictar clase, permiso académico compensado, licencia no remunerada para
estudiar, comisiones de estudio de medio tiempo, encargo interinstitucional, entre otros.
Esperamos que este documento sea de utilidad para las entidades públicas, los empleados
públicos y los ciudadanos, y que contribuya con la toma de decisiones en el manejo del
talento humano al servicio del Estado.
Finalmente, es un orgullo para la Función Pública poner a disposición de todo el público el
Gestor Normativo a través de la página web1 donde se podrán consultar más de tres mil
conceptos emitidos por la Dirección Jurídica de la Entidad en temas de su competencia.
1 Ver página web: http://www.funcionpublica.gov. co/eva/es/gestor- normativo.
52. DEFINICIONES
¿Qué son las situaciones administrativas?
Son circunstancias en las que se pueden encontrar los empleados
públicos frente a la Administración durante su relación laboral.
¿Cuáles son las situaciones administrativas?
Los empleados vinculados regularmente a la administración pueden
encontrarse en las siguientes situaciones administrativas:
1. En servicio activo
-
2. En licencia
O F I C I A L
3. En permiso
4. En comisión
5. En ejercicio de funciones de otro empleo por encargo
6. Suspendido o separado en el ejercicio de sus funciones
D O C U M E N T O
7. En periodo de prueba en empleos de carrera
8. En vacaciones
9. En descaso compensado
10. Prestando servicio militar
-
¿Cuál es el fundamento normativo de las situaciones administrativas?
Las situaciones administrativas se encuentran fundamentadas en los
Decretos ley 2400 y 3074 de 1968, Decreto 1045 de 1978, el Decreto
1083 de 2015 cuyo Título 5 de la Parte 2 del Libro 2 fue modificado por el
Decreto 648 de 2017. Algunas situaciones tienen su origen en el Decreto
ley 1228 de 1995 y las Leyes 1635 de 2013 y1822 de 2017.
A continuación, presentaremos el marco legal, jurisprudencial y los
principales conceptos emitidos por el Dirección Jurídica de la Función
Pública en cada una de las situaciones administrativas consagradas en
la normativa vigente.
63. SERVICIO ACTIVO
Un empleado se encuentra en servicio activo cuando ejerce las
funciones del empleo del cual ha tomado posesión.
-
P Ú B L I C A
F U N C I Ó N
-
74. LICENCIAS
Esta situación administrativa permite que el empleado público se separe
de sus funciones sin romper el vínculo con la entidad; por lo tanto, no podrá
desempeñar otro cargo en entidades del Estado, ni celebrar contratos con
el Estado, ni participar en actividades que impliquen intervención en política,
ni ejercer la profesión de abogado, salvo las excepciones que contemple la
ley. Las licencias se deben conferir por el nominador o su delegado, o las
personas que determinen las normas internas de la entidad.
Conforme a la legislación laboral vigente, aplicable a los empleados
públicos, las licencias pueden ser:
-
O F I C I A L
D O C U M E N T O
4.1 No remuneradas
4.1.1 Licencia ordinaria
-
Un empleado se encuentra en licencia ordinaria cuando transitoriamente
se separa del ejercicio de su cargo y sin remuneración. Su duración es por
sesenta (60) días hábiles al año, continuos o discontinuos, los cuales podrán
prorrogarse hasta por treinta (30) días hábiles más siempre que exista justa
causa justificada a juicio del nominador.
Sin embargo, si la solicitud de licencia no obedece a razones de fuerza
mayor o de caso fortuito, el nominador decidirá sobre la oportunidad de
concederla, teniendo en cuenta las necesidades del servicio.
8Toda solicitud de licencia ordinaria o de su prórroga, deberá elevarse por
escrito al nominador, acompañada de los documentos que la justifiquen,
cuando se requiera (Art. 2.2.5.5.5. del Decreto 1083 de 2015 modificado por
el 648 de 2017).
Durante la licencia el empleado no pierde la calidad de servidor público.
Durante las licencias ordinarias no podrá desempeñar otro cargo en
entidades del Estado.
A los empleados en licencia les está prohibida cualquier actividad que
implique intervención en política (Parágrafo del Art. 2.2.5.5.3 del Decreto
1083 de 2015 modificado por el 648 de 2017). La licencia no puede ser
revocada por el nominador que la concede, pero puede en todo caso
-
renunciarse por el beneficiario.
P Ú B L I C A
El tiempo de la licencia ordinaria y de su prórroga no es computable para
ningún efecto como tiempo de servicio.
F U N C I Ó N
Durante ese tiempo la entidad deberá seguir pagando los aportes al Sistema
de Seguridad Social, en la proporción que por ley le corresponde.
Al vencerse cualquiera de las licencias o su prórroga el empleado debe
-
reincorporarse al ejercicio de sus funciones. Si no las reasume incurrirá en
abandono del cargo.
94.1.1.1 Preguntas frecuentes
Pregunta Respuesta
De acuerdo con lo previsto en el artículo 2.2.5.5.5 del Decreto
1083 de 2015 modificado por el 648 de 2017, los términos de
¿Los términos de la
licencia ordinaria se la licencia ordinaria se computan en días hábiles. La licencia se
1. entienden en días concederá al empleado hasta por sesenta (60) días hábiles al
hábiles o se computan año, continuos o discontinuos, los cuales podrán prorrogarse
como días calendario?
hasta por treinta (30) días hábiles más siempre que exista
justa causa justificada a juicio del nominador
-
O F I C I A L
Dado que durante el término de la licencia ordinaria el
empleado público no pierde su calidad de servidor público,
no resulta procedente que durante dicho término desempeñe
¿Es viable otorgar
otro cargo en entidades del Estado o suscriba contratos con
D O C U M E N T O
una licencia ordinaria
para desempeñar un el Estado por estar expresamente prohibido. El empleado de
2.
empleo en periodo de carrera que supere un concurso de méritos para ocupar otro
prueba sin perder los
empleo de carrera deberá solicitar a la administración que
derechos de carrera?
se declare la vacancia de su empleo titular mientras supera
el periodo de prueba en el otro cargo, de conformidad con lo
-
dispuesto en el artículo 31, numeral 5 de la Ley 909 de 2004.
Como quiera que la licencia ordinaria no comporta un retiro
definitivo del servicio ni rompe la relación laboral, se mantiene
¿Se deben reconocer
vigente la obligación del empleador de efectuar los aportes
y pagar los aportes
al Sistema General al Sistema General de Seguridad Social de acuerdo a los
3. de Seguridad Social porcentajes estipulados en la ley; el cual para el caso de la
en Salud y Pensión al salud la norma ha fijado como aporte para el empleador el 8.5
empleado que está en
% y para el trabajador el 4 % del ingreso laboral del afiliado.
licencia ordinaria?
Para el caso de la pensión le corresponde al empleador el 12
% y al trabajador el 4 %.
1 04.1.2 Licencia no remunerada para adelantar estudios
Un empleado se encuentra en licencia no remunerada para adelantar
estudios cuando transitoriamente se separa del ejercicio de su cargo
por solicitud propia y sin remuneración, con el fin de cursar estudios de
educación formal y para el trabajo y el desarrollo humano. Esta no podrá
ser superior a doce (12) meses, prorrogable hasta por dos (2) veces.
El nominador la otorgará siempre y cuando no se afecte el servicio y el
empleado cumpla las siguientes condiciones:
1. Llevar por lo menos un (1) año de servicio continuo en la entidad.
2. Acreditar nivel sobresaliente en la calificación de servicios
-
correspondiente al último año de servicio.
P Ú B L I C A
3. Acreditar la duración del programa académico, y
4. Adjuntar copia de la matrícula durante el tiempo que dure la licencia.
(Art. 2.2.5.5.6 del Decreto 1083 de 2015 modificado por el 648 de 2017)
F U N C I Ó N
Las solicitudes de licencia no remunerada para adelantar estudios o
su prórroga, deberán elevarse por escrito al nominador o su delegado,
acompañada de los documentos establecidos para el efecto (Art. 2.2.5.5.6.
del Decreto 1083 de 2015 modificado por el 648 de 2017).
-
Durante la licencia no remunerada para adelantar estudios o su prórroga
el empleado no pierde la calidad de servidor público y, por tanto, no podrá
desempeñar otro cargo en entidades del Estado.
A los empleados en licencia les está prohibida cualquier actividad que
implique intervención en política (Parágrafo del Art. 2.2.5.5.3 del Decreto
1083 de 2015 modificado por el 648 de 2017).
La licencia no puede ser revocada por el nominador que la concede, pero
puede en todo caso renunciarse por el beneficiario (Parágrafo del Art.
2.2.5.5.6. del Decreto 1083 de 2015 modificado por el 648 de 2017).
1 1El tiempo de la licencia no remunerada para adelantar estudios y de su
prórroga no es computable para ningún efecto como tiempo de servicio
(Art. 2.2.5.5.7 del Decreto 1083 de 2015 modificado por el 648 de 2017).
Durante ese tiempo la entidad deberá seguir pagando los aportes al
Sistema de Seguridad Social, en la proporción que por ley le corresponde
(Art. 2.2.5.5.7 del Decreto 1083 de 2015 modificado por el 648 de 2017).
Al vencerse cualquiera de las licencias o su prórroga el empleado debe
reincorporarse al ejercicio de sus funciones. Si no las reasume incurrirá en
abandono del cargo (Art. 2.2.11.1.9 del Decreto 1083 de 2015 modificado
por el 648 de 2017).
4.1.2.1 Preguntas frecuentes
-
O F I C I A L
Pregunta Respuesta
Como quiera que la licencia no remunerada para adelantar
D O C U M E N T O
¿Se deben reconocer estudios no comporta un retiro definitivo del servicio ni rompen
y pagar los aportes
la relación laboral, se mantiene vigente la obligación del
al Sistema General
de Seguridad Social empleador de efectuar los aportes al sistema, de acuerdo a los
1. en Salud y Pensión al porcentajes estipulados en la ley; el cual para el caso de la salud
empleado que está en la norma ha fijado como aporte para el empleador el 8.5 % y
licencia no remunerada
-
para el trabajador el 4 % del ingreso laboral del afiliado. Para
para adelantar
estudios? el caso de la pensión le corresponde al empleador el 12 % y al
trabajador el 4 %.
¿El otorgamiento de una
licencia no remunerada
El nominador otorgará la licencia no remunerada para adelantar
para adelantar estudios
a favor de un empleado estudios siempre y cuando no se afecte el servicio y el empleado
2.
público es facultativo cumpla con las condiciones señaladas en el artículo 2.2.5.5.6 del
de la entidad o es
Decreto 1083 de 2015, modificado por el 648 de 2017.
considerado un derecho
a favor del empleado?
1 24.2 Remuneradas
4.2.1 Licencia de maternidad
Es una situación administrativa en virtud de la cual se brinda a la madre un
receso remunerado para que se recupere del parto y le dedique al recién
llegado el cuidado y la atención requerida (Art. 2.2.5.5.10 del Decreto 1083
de 2015 modificado por el 648 de 2017).
Las condiciones para el reconocimiento de la licencia de maternidad se
encuentran establecidas en el artículo 236 del Código Sustantivo del Trabajo
modificado por el artículo 1 de la Ley 1822 del 20172 que aumenta el disfrute
de la licencia de maternidad a dieciocho (18) semanas remuneradas con el
-
salario que devengue al entrar a disfrutar del descanso, las cuales podrán
P Ú B L I C A
distribuirse de la siguiente manera:
F U N C I Ó N
La trabajadora podrá iniciar dos (2) semanas antes de la fecha de parto y
disfrutar de dieciséis (16) semanas en el posparto.
Obligatoriamente la trabajadora debe iniciar la licencia de maternidad por
-
lo menos una (1) semana antes de la fecha de parto, caso en el cual, tendrá
diecisiete (17) semanas en el posparto.
Si, el parto se da y aún no ha iniciado el descanso remunerado, se
contabilizarán dieciocho (18) semanas a partir del nacimiento.
En caso excepcional que la trabajadora no hubiere disfrutado de las
dieciocho (18) semanas de la licencia de maternidad a que tiene derecho,
habrá lugar al pago de las semanas que no disfrutó de la licencia.
2 Por medio de la cual se incentiva la adecuada atención y cuidado de la primera infancia, se
modifican los artículos 236 y 239 del Código Sustantivo del Trabajo y se dictan otras
disposiciones.
1 3Cuando se trate del nacimiento de niños prematuros, la licencia de
maternidad sumará a las dieciocho (18) semanas legales, la diferencia entre
la fecha gestacional y el nacimiento a término; en este caso la trabajadora
deberá anexar al certificado de nacido vivo una certificación expedida por
el médico tratante en la cual se identifique la diferencia entre la edad
gestacional y el nacimiento a término, a fin de determinar en cuántas
semanas se debe ampliar la licencia de maternidad.
Cuando se trate de madres con parto múltiple, la licencia se ampliará en
dos (2) semanas adicionales a las dieciocho (18) semanas ya establecidas.
Para tener derecho a la licencia de maternidad, la trabajadora debe
presentar al empleador un certificado médico, en el cual conste: a) El
-
estado de embarazo de la trabajadora, b) La indicación del día probable del
O F I C I A L
parto, y c) La indicación del día desde el cual debe empezar la licencia.
Las garantías establecidas para la madre biológica, se extenderán a la
madre adoptante, o al padre que quede a cargo del recién nacido sin el
D O C U M E N T O
apoyo de la madre, sea por enfermedad o muerte, asimilando la fecha del
parto a la de la entrega oficial del menor que se ha adoptado, o del que
adquiere custodia justo después del nacimiento.
De conformidad con el artículo 239 del Código Sustantivo de Trabajo,
-
modificado por el artículo 2 de la Ley 1822 de 2017, ninguna trabajadora
podrá ser despedida por motivo de embarazo o lactancia sin la autorización
previa del Ministerio del Trabajo que avale una justa causa. Se presume el
despido efectuado por motivo de embarazo o lactancia, cuando este haya
tenido lugar dentro del período de embarazo y/o dentro de los tres meses
posteriores al parto.
Cuando hubiere lugar a un despido sin previa autorización de las
autoridades competentes, la trabajadora tendrá derecho al pago adicional
de una indemnización igual a sesenta días (60) días de trabajo, fuera de
las indemnizaciones y prestaciones a que hubiere lugar de acuerdo con su
contrato de trabajo.
1 4El trámite para el reconocimiento de la licencia de maternidad a cargo
del Sistema General de Seguridad Social en Salud se debe adelantar
directamente por el empleador ante la EPS de conformidad con el artículo
121 del Decreto Ley 019 de 2012).
La licencia de maternidad no interrumpe el tiempo de servicio.
La duración de la licencia por maternidad será el término fijado por la
ley, sin que el mismo pueda ser aumentado o disminuido por la servidora
o el empleador.
4.2.1.1 Preguntas frecuentes
-
P Ú B L I C A
Pregunta Respuesta
No resulta procedente que la empleada renuncie al disfrute de su
¿Es procedente que la licencia de maternidad para incorporarse al ejercicio de su cargo, por
F U N C I Ó N
empleada renuncie a cuanto es un beneficio mínimo laboral irrenunciable que no solo se
unos días de su licencia
1. otorga en favor de la trabajadora, sino que tiene también como fin
de maternidad para
reintegrarse antes a su proteger al niño recién nacido y garantizarle el cuidado y amor por
empleo? parte de la madre, lo cual tiene incidencia en su desarrollo armónico
-
e integral y en el ejercicio pleno de sus derechos.
En este caso se calcula la diferencia entre la fecha gestacional y
¿Qué ocurre en caso de
2. el nacimiento a término y se suman a las dieciocho (18) semanas
un parto prematuro?
establecidas por la ley.
En este caso se calcula la diferencia entre la fecha gestacional y el
¿Qué ocurre en caso de
3. nacimiento a término, se suman a las dieciocho (18) semanas y se
un parto múltiple?
amplía la licencia en dos (2) semanas más.
En este evento el tiempo de la licencia de maternidad que la madre
¿Qué ocurre en caso de
4. no hubiere alcanzado a disfrutar, será disfrutado por el padre y debe
la muerte de la madre?
ser concedida por el empleador.
1 5Pregunta Respuesta
La trabajadora tiene derecho a un descanso remunerado entre dos
¿Qué ocurre en caso de
5. (2) a cuatro (4) semanas, según el artículo 237 del Código Sustantivo
aborto o parto fallido?
del Trabajo.
La protección consiste en la presunción de que el despido es ilegal,
cuando ha tenido lugar dentro del periodo del embarazo dentro de los
tres (3) meses posteriores al parto y sin autorización. En este caso,
¿Cuál es la protección
que se da a la mujer por habrá lugar al pago de una indemnización equivalente a sesenta días
6.
motivo de embarazo o (60) de salario.
lactancia?
Por otra parte, tiene derecho al reconocimiento y pago de dieciocho
(18) semanas como descanso remunerado.
-
O F I C I A L
¿Resulta procedente el Conforme al artículo 24 parágrafo 1° de la Ley 1551 de 2012, las
reconocimiento y pago concejalas tienen derecho a percibir honorarios por las sesiones que
de honorarios a una
7. se realicen durante su licencia de maternidad por expresa disposición
concejala durante el
disfrute de su licencia de legal, en razón a que el legislador contempló como justa causa su
D O C U M E N T O
maternidad? inasistencia a las sesiones del Concejo Municipal.
Teniendo en cuenta la vacancia temporal de un empleo, corresponde
a la Administración como primera medida verificar dentro de la planta
¿Cómo se provee un
empleo durante el de personal la existencia de empleados con derechos de carrera que
8.
-
disfrute de la licencia de cumplan con los requisitos y el perfil para ser encargados en dichos
maternidad de su titular?
empleos; en caso negativo, la ley brinda la posibilidad de efectuar
nombramientos provisionales o vincular personal supernumerario.
La empleada que supera un concurso de méritos para proveer un
cargo de carrera administrativa tiene derecho a disfrutar plenamente
¿Qué sucede con el de su licencia de maternidad; por consiguiente, y dado que son más
periodo de prueba de
de veinte (20) días de ausencia de la empleada, la Entidad debe
9. una trabajadora que se le
concede una licencia de interrumpir el periodo de prueba y realizar una evaluación parcial al
maternidad? mismo, en los términos del artículo 2.2.8.2.2 del Decreto 1083 de
2015; así mismo, una vez, la empleada se reintegre continuará con el
tiempo que falta para culminar el periodo de prueba.
1 64.2.2 Licencia de paternidad
Es una situación administrativa que le permite al padre compartir con
su recién nacido (a), con el objetivo primordial de privilegiar los derechos
del menor, es decir, que lo perseguido por el legislador es garantizar la
efectividad de los derechos que son inherentes a la misma circunstancia
del nacimiento (Art. 2.2.5.5.10 del Decreto 1083 de 2015 modificado por el
648 de 2017).
La licencia de paternidad está regulada en el artículo 1° parágrafo 2° de la
Ley 1822 del 2017, que establece lo siguiente:
El esposo o compañero permanente tendrá derecho a ocho (8) días hábiles
de licencia remunerada de paternidad.
-
P Ú B L I C A
La licencia remunerada de paternidad opera por los hijos nacidos del
cónyuge o de la compañera.
La licencia remunerada de paternidad será a cargo de la EPS para lo cual,
F U N C I Ó N
se requerirá que el padre haya estado cotizando efectivamente durante las
semanas previas al reconocimiento de la licencia remunerada de paternidad.
El único soporte válido para el otorgamiento de la licencia remunerada de
-
paternidad es el Registro Civil de Nacimiento, el cual deberá presentarse a
la EPS a más tardar dentro de los treinta (30) días siguientes a la fecha de
nacimiento del menor.
El trámite para el reconocimiento de la licencia de paternidad a cargo del
Sistema General de Seguridad Social en Salud se debe adelantar directamente
por el empleador ante la EPS (Art. 121 del Decreto Ley 019 de 2012).
La licencia de paternidad no interrumpe el tiempo de servicio.
La duración de la licencia por paternidad será por término el fijado por la
ley, sin que el mismo pueda ser aumentado o disminuido por el servidor o
el empleador.
1 74.2.2.1 Preguntas frecuentes
Pregunta Respuesta
¿Cuál autoridad es la La licencia de paternidad estará a cargo de la E.P.S a la cual se
competente para realizar encuentre afiliado, para lo cual deberá presentar a la misma el
1. el reconocimiento y registro civil de nacimiento a más tardar dentro de los treinta (30)
pago de la licencia de días siguientes a la fecha del nacimiento del (la) menor para el
paternidad? trámite respectivo.
El disfrute de la licencia remunerada de paternidad debe ser en la
¿Es procedente la
época inmediatamente posterior al nacimiento del hijo, por cuanto
indemnización de la
su sentido es procurar la compañía del padre en los primeros
2. licencia de paternidad
momentos de vida del menor. Sin embargo, la norma no consagra
cuando la misma no fue
la posibilidad de indemnizar los días correspondientes a la licencia
disfrutada?
de paternidad cuando la misma no hubiere podido ser disfrutada.
Cuando se disfruta de la licencia de paternidad el empleado se
-
O F I C I A L
¿Es procedente el separa transitoriamente en el ejercicio de su cargo, tiempo en el
reconocer la prima cual no se ejercen las funciones propias del empleo. Como quiera
por coordinación de un que el porcentaje por coordinación no es inherente al cargo o
3. grupo interno de trabajo al empleado, sino que es un beneficio salarial establecido para
mientras el empleado quienes ejerzan funciones de coordinación y supervisión de grupos
D O C U M E N T O
disfruta de la licencia internos de trabajo se considera que durante el disfrute de la
de paternidad? licencia de paternidad el empleado designado coordinador de un
grupo, no tendrá derecho a percibir dicho beneficio.
El empleado que supera un concurso de méritos para proveer
un cargo de carrera administrativa tiene derecho a disfrutar
-
¿Es viable disfrutar de
plenamente de su licencia de paternidad; caso en el cual, como
la licencia de paternidad
4. es un término inferior a veinte (20) días, el periodo de prueba no
durante el periodo de
se debe interrumpir, ni tampoco realizar evaluaciones parciales,
prueba?
conforme a las disposiciones previstas en el artículo 2.2.8.2.2 del
Decreto 1083 de 2015.
De acuerdo con lo señalado en el Decreto Ley 1045 de 1978,
la licencia de paternidad constituye causal para proceder a
¿Es procedente interrumpir las vacaciones, permitiendo el goce de este beneficio
interrumpir las al padre y al recién nacido. Cabe agregar, que la interrupción
5. vacaciones teniendo de vacaciones procede cuando ya se hubiere iniciado el goce de
como causal la licencia las vacaciones, la cual debe ser decretada mediante resolución
por paternidad? motivada, dando al beneficiario el derecho a reanudarlas por el
tiempo que falte para completar su disfrute y desde la fecha que
oportunamente se señale para tal fin.
1 84.2.3 Licencia por enfermedad
Es la licencia que se autoriza cuando el servidor se encuentra en incapacidad
mediante acto administrativo motivado, de oficio o a solitud de parte, previa
certificación expedida por autoridad competente (Art. 2.2.5.5.11 del Decreto
1083 de 2015 modificado por el 648 de 2017).
Se entiende por incapacidad, el estado de inhabilidad física o mental de un
trabajador, que le impide desempeñar en forma temporal o permanente su
profesión u oficio habitual.
Una vez conferida la incapacidad, el empleado está en la obligación de
informar a la entidad allegando copia de la respectiva certificación expedida
por la autoridad competente.
-
P Ú B L I C A
Cuando la licencia por enfermedad general sea igual o inferior a dos (2) días
se remunerará con el 100 % del salario que perciba el servidor. A partir
del tercer día la licencia por enfermedad genera vacancia temporal en el
empleo y se remunerará de conformidad con las normas de Seguridad
F U N C I Ó N
Social en Salud.
El parágrafo 1° del artículo 3.2.1.10 del Decreto 780 de 2016 establece
-
que los dos (2) primeros días de incapacidad originada por enfermedad
general serán a cargo de los respectivos empleadores, y de las Entidades
Promotoras de Salud a partir del tercer (3) día y hasta el día noventa (90)
se reconocerán las dos terceras partes del sueldo y, la mitad del mismo por
los noventa (90) días siguientes, es decir hasta el día ciento ochenta (180).
Cuando se trate de incapacidades originadas por enfermedad laboral,
la Administradora de Riesgos Laborales - ARL asumirá el 100 % de la
incapacidad contado a partir del día siguiente de ocurrido el accidente de
trabajo o la enfermedad diagnosticada como laboral y hasta el día ciento
ochenta (180) (Literal a. del artículo 18 del Decreto Ley 3135 de 1968).
La licencia por enfermedad no interrumpe el tiempo de servicio.
1 9Cuando la incapacidad exceda de ciento ochenta (180) días, el empleado
será retirado del servicio, y tendrá derecho a las prestaciones económicas
y asistenciales a las que hubiere lugar.
El trámite para el reconocimiento de la licencia por enfermedad a cargo
del Sistema General de Seguridad Social en Salud se debe adelantar
directamente por el empleador ante la EPS (Art. 121 del Decreto Ley 019
de 2012).
La duración de la licencia por enfermedad será por término que se
determine en el certificado médico de incapacidad, sin que el mismo pueda
ser aumentado o disminuido por el servidor o el empleador.
4.2.3.1 Preguntas frecuentes
-
O F I C I A L
Pregunta Respuesta
La dotación, el subsidio de alimentación y el
auxilio de transporte tienen como finalidad
D O C U M E N T O
ser utilizados por el empleado en el ejercicio
¿Es procedente reconocer de sus funciones; por lo tanto, y como durante
la dotación, el subsidio de la licencia por enfermedad se presenta una
1. alimentación y el auxilio de
transporte durante la licencia interrupción en el servicio, no habrá lugar
-
por enfermedad? al reconocimiento de dichos emolumentos
por cuanto durante el término que dure
la incapacidad el empleado no presta sus
servicios.
La licencia por enfermedad se otorga al
empleado en virtud de una incapacidad
médica expedida por la EPS a la cual se
¿Es viable interrumpir una
licencia por enfermedad en encuentre afiliado; razón por la cual, no es
2.
virtud del otorgamiento de procedente que la entidad la interrumpa
una licencia por luto?
como consecuencia de una licencia por luto,
por cuanto dicha competencia se encuentra
atribuida al respectivo Sistema de Salud.
2 0Pregunta Respuesta
El tiempo que el empleado se encuentra en
incapacidad y que no exceda de ciento ochenta
días (180), deberá ser tenido en cuenta para
¿Se debe reconocer la
bonificación por servicios efectos de la liquidación de la bonificación por
3. prestados luego de los ciento servicios prestados; por otra parte, el tiempo
ochenta días (180) días de que sobrepase de ciento ochenta días (180)
incapacidad?
no podrá ser tenido en cuenta como tiempo de
servicios para efectos del reconocimiento de
ningún elemento salarial.
¿Se deben reconocer La incapacidad que exceda de ciento ochenta
las vacaciones, prima de días (180) días interrumpe el tiempo de servicios
-
vacaciones y bonificación
4. para efectos del reconocimiento de vacaciones,
P Ú B L I C A
especial por recreación luego
de los ciento ochenta días prima de vacaciones y bonificación especial de
(180) días de incapacidad? recreación.
F U N C I Ó N
Tendrá derecho a percibir las cesantías mientras
¿Se deben reconocer las el empleado se encuentre en incapacidad y
-
cesantías luego de los ciento
5. una vez superado el término de los de ciento
ochenta días (180) días de
incapacidad? ochenta días (180) días y hasta tanto se defina
su situación laboral.
2 14.2.4 Licencia por luto
La licencia por luto es una situación administrativa regulada por la Ley 1635
de 2013 en la que se busca que el servidor público cuente con un tiempo
prudencial que le permita volver a retomar sus actividades laborales,
entendiendo el duelo como la pena, el sufrimiento y el desamparo emocional
causado por la muerte o la pérdida de un ser querido.
La licencia por luto es remunerada y se concede a los servidores públicos por
cinco (5) días hábiles en caso del fallecimiento de su cónyuge, compañero
(a) permanente o de un familiar hasta el segundo grado de consanguinidad
(hijos, padres, hermanos, abuelos y nietos), primero de afinidad (suegros) y
segundo civil (padre adoptante, hijo adoptivo, hermano adoptivo).
-
La justificación de la ausencia del empleado deberá presentarse al Jefe de
O F I C I A L
Personal o quien haga sus veces dentro de los treinta (30) días siguientes a la
ocurrencia del hecho, adjuntando copia del certificado de defunción expedido
por la autoridad competente, además de los siguientes documentos:
D O C U M E N T O
En caso de relación de parentesco por consanguinidad: copia del
Certificado de Registro Civil en donde se constate la relación vinculante
entre el empleado y la persona fallecida.
-
En caso de relación cónyuge: copia del certificado de matrimonio civil
o religioso.
En caso de compañera o compañero permanente: declaración que haga
el servidor público ante la autoridad, la cual se entenderá hecha bajo la
gravedad del juramento, donde se manifieste la convivencia que tenían
el empleado con la persona fallecida, según la normatividad vigente.
En caso de parentesco por afinidad: copia del certificado de matrimonio
civil o religioso (cónyuges), o por declaración que haga el servidor
público ante la autoridad, la cual se entenderá hecha bajo la gravedad
del juramento (compañeros(as) permanentes) y copia del Registro
2 2Civil en la que conste la relación del cónyuge, compañero o compañera
permanente con la persona fallecida.
En caso de parentesco civil: copia del Registro Civil donde conste el
parentesco del empleado con la persona adoptada fallecida.
La licencia por luto no interrumpe el tiempo de servicio.
Esta licencia interrumpe las vacaciones, la licencia ordinaria y la licencia no
remunerada para adelantar estudios, si el empleado se encuentra en estas
situaciones administrativas. Una vez cumplida la misma, se reanudarán las
diferentes situaciones administrativas en la que se encontraba el servidor.
(Art. 2.2.5.5.16 del Decreto 1083 de 2015 modificado por el 648 de 2017)
-
P Ú B L I C A
4.2.4.1 Preguntas frecuentes
F U N C I Ó N
Pregunta Respuesta
Conforme lo establece el artículo 47 del
-
Código Civil hay afinidad legítima con los hijos
¿La licencia por luto
aplica en el caso de habidos por la pareja en anterior matrimonio;
1.
muerte del hijastro de por lo tanto, el hijastro está en primer grado de
un servidor público?
afinidad razón por la cual, resulta procedente
conceder la licencia por luto.
Conforme el artículo 123 de la Constitución
¿Los contratistas de
prestación de servicios Política los contratistas no tienen la calidad de
3.
tienen derecho a la servidores públicos, razón por la cual la Entidad
licencia por luto?
no puede otorgarles licencia por luto.
2 34.2.5 Licencia para actividades deportivas
La licencia para actividades deportivas se concederá a los servidores
públicos que sean seleccionados para representar al país en competiciones
o eventos deportivos internacionales en calidad de deportistas, dirigentes,
personal técnico y auxiliar, científico y de juzgamiento. Se encuentra
regulada en el artículo 29 del Decreto Ley 1228 de 1995, el Decreto 515
de 1986 y el Artículo 2.2.5.5.8 del Decreto 1083 de 2015 modificado por
el 648 de 2017.
La solicitud deberá efectuarse a través del Departamento Administrativo
del Deporte, la Recreación, la Actividad Física y el Aprovechamiento del
Tiempo Libre "Coldeportes", en la que se hará expresa manifestación
sobre el hecho de la escogencia y con la indicación del tiempo requerido
-
para asistir al evento.
O F I C I A L
Estas licencias se concederán por el tiempo solicitado por “Coldeportes”,
Liga o Federación Deportiva correspondiente; no obstante, si por motivo
D O C U M E N T O
de los resultados de la competición, la delegación termina su actuación
antes del total de tiempo previsto, el término de la licencia será reducido
proporcionalmente.
La licencia para actividades deportivas no interrumpe el tiempo de servicio
-
(Art. 2.2.5.5.9 del Decreto 1083 de 2015 modificado por el 648 de 2017) y
genera exención de tasas e impuestos de salida del país.
2 45. PERMISOS
5.1 Permiso remunerado
El permiso es una situación administrativa en la cual se puede encontrar el
empleado público, que se encuentra regulada en el artículo 2.2.5.5.17 del
Decreto 1083 de 2015 modificado por el 648 de 2017.
En virtud de esta situación administrativa, el empleado puede solicitar por
escrito permiso remunerado hasta por tres (3) días hábiles cuando medie
justa causa. Corresponde al nominador o a su delegado la facultad de
autorizar o negar los permisos.
-
Cuando la causa del permiso sea una calamidad doméstica el empleado
P Ú B L I C A
deberá informar inmediatamente la situación y, una vez se reincorpore al
ejercicio de sus funciones, justificar ante el nominador o su delegado el
motivo que la originó con los soportes necesarios para demostrarla, quien
determinará si existió mérito suficiente para la ausencia laboral.
F U N C I Ó N
De no existir mérito suficiente se procederá a descontar los salarios por el
día o días no laborados.
-
Cuando un ministro o un director de departamento administrativo deba
salir del país en fines de semana o días festivos y no medie una situación
administrativa, deberá solicitar previamente el respectivo permiso
remunerado y se procederá al nombramiento de un ministro o director
encargado.
La Ley 734 de 2002, Código Disciplinario Único, consagra como derechos
de todo servidor público en el artículo 33: “6. Obtener permisos y licencias
en los casos previstos en la Ley”.
El doctor Diego Younes Moreno en su libro de Derecho Administrativo
laboral, novena edición, señala sobre el permiso lo siguiente:
2 51. Es también otra situación administrativa que persigue la desvinculación
transitoria, muy transitoria, por cierto, de la prestación de las funciones por
parte del empleado, sin que ello le ocasione desmedro de su salario, como si
ocurre con la licencia. Por medio de esta situación administrativa se busca
que los servidores públicos puedan atender apremiantes circunstancias de
orden personal o familiar.
2- (…) es necesario que exista “justa causa” para que se pueda conceder el
permiso. La expresión “justa causa” puede comprender diversas situaciones
que el empleado solicitante expone al funcionario competente, para que
éste las valore y conceda el permiso cuando consideré que se configura
la “justa causa” Anotamos que el concepto de “justa causa” no puede
reducirse, como comúnmente se piensa, a las calamidades domésticas.
-
3.- Ficción jurídica. En la situación administrativa del permiso se da una
O F I C I A L
ficción jurídica, puesto que, no obstante que el empleado no trabaja durante
el mismo, para todos los efectos legales y considera que el empleado ha
prestado sus servicios. Esto quiere decir que el tiempo del permiso es
D O C U M E N T O
remunerado y por lo tanto si el beneficiario trabaja, por ejemplo, en jornada
nocturna, no perderá el recargo correspondiente, o si lo hace por el sistema
de turnos y el permiso comprende un día festivo o un domingo, no perderá la
remuneración especial fijada por el Decreto 1042 de 1978 para tales casos.”
-
Con base en lo anterior, cuando la ley señala dentro de los derechos de los
servidores públicos el de obtener permisos hasta por tres días, se refiere a
los casos exista justa causa, de tal manera que la entidad deberá evaluarla
y determinar si concede el permiso.
La justa causa, en los términos de la Ley y la doctrina no se circunscribe
a las calamidades domésticas, sino a toda circunstancia que amerite la
ausencia del empleado al sitio de trabajo e implica la no prestación del
servicio.
2 65.1.1 Preguntas frecuentes
Pregunta Respuesta
El permiso debe ser concedido por el nominador o su delegado,
¿Cuál es el procedimiento quien evaluará si es viable autorizarlo o negarlo. No obstante,
para solicitar un permiso
1. se aclara que la norma no señala qué eventos constituyen una
para asistir a una cita
médica? justa causa, dejando en cabeza del nominador o su delegado la
competencia para analizar y decidir en cada caso lo pertinente.
En cuanto a la duración del permiso, es máximo por tres (3)
días, sin que se encuentre establecido el número de veces que
se puede otorgar el permiso al año o al mes; es decir, es viable
¿Cuántas veces al año se
2. que el nominador o su delegado otorgue el permiso por el tiempo
puede solicitar permiso?
que sea necesario, siempre que concurran las dos condiciones
-
P Ú B L I C A
señaladas en la norma: que haya justa causa y que el nominador o
su delegado lo autorice.
F U N C I Ó N
5.2 Permiso sindical
-
Las organizaciones sindicales de servidores públicos son titulares de la
garantía del permiso sindical, del cual podrán gozar los integrantes de
los comités ejecutivos, directivas y subdirectivas de confederaciones y
federaciones, juntas directivas, subdirectivas y comités seccionales de los
sindicatos, comisiones legales o estatutarias de reclamos, y los delegados
para las asambleas sindicales y la negociación colectiva (Decreto 1072 de
2015, Único Reglamentario del Sector Trabajo, Art. 2.2.2.5.1 y siguientes).
El nominador o el funcionario que este delegue para el efecto, reconocerá
mediante acto administrativo los permisos sindicales, de las organizaciones
sindicales de primero, segundo o tercer grado, previa solicitud de las
organizaciones sindicales precisando:
2 7Permisos necesarios para el cumplimiento de su gestión
Nombre de los representantes
Finalidad
Duración periódica y
Distribución
Durante el período de permiso sindical, el empleado público mantendrá los
derechos salariales y prestacionales, así como los derivados de la carrera
en cuyo registro se encuentre inscrito (Art. 2.2.5.5.18 del Decreto 1083 de
2015 modificado por el 648 de 2017).
-
O F I C I A L
D O C U M E N T O
5.3 Permiso de lactancia
La mujer en lactancia, una vez reincorporada a sus labores normales, tiene
-
derecho a que se le conceda un permiso especial durante el día para poder
amamantar su hijo: dos descansos de treinta (30) minutos cada uno, durante
los primeros (6) meses de edad. (Art. 238 CST).
2 85.4 Permiso académico compensado
Al empleado público se le podrá otorgar permiso académico compensado
de hasta dos (2) horas diarias o hasta cuarenta (40) horas mensuales,
por dos (2) años, prorrogables por un (1) año, para adelantar programas
académicos de educación superior en la modalidad de posgrado en
instituciones legalmente reconocidas.
El otorgamiento del permiso estará sujeto a las necesidades del servicio,
a juicio del jefe del organismo. En el acto que se confiere el permiso se
deberá consagrar la forma de compensación del tiempo que se utilice para
adelantar los estudios, para lo cual se le podrá variar la jornada laboral
del servidor dentro de los límites señalados en la ley (Art. 2.2.5.5.19 del
Decreto 1083 de 2015 modificado por el 648 de 2017).
-
P Ú B L I C A
5.4.1 Preguntas frecuentes
Pregunta Respuesta
F U N C I Ó N
¿Se considera como Es potestativo de la administración a todo empleado público,
un deber de la independientemente de su tipo de vinculación, otorgar permiso
Administración y un académico compensado de hasta dos (2) horas diarias o hasta
derecho a favor de los
cuarenta (40) horas mensuales, por dos (2) años, prorrogables por
-
1. empleados públicos el
obtener permiso para un (1) año, para adelantar programas académicos de educación
adelantar estudios superior en la modalidad de posgrado en instituciones legalmente
dentro de la jornada reconocidas. El otorgamiento del permiso compensado está sujeto
laboral? a las necesidades del servicio, a juicio del jefe del organismo.
5.5 Permiso para ejercer la docencia universitaria
Al empleado público se le podrá otorgar permiso remunerado para
ejercer la docencia universitaria en hora cátedra hasta por cinco (5)
horas semanales. El otorgamiento del permiso estará sujeto a las
necesidades del servicio a juicio del jefe del organismo (Art. 2.2.5.5.20
del Decreto 1083 de 2015 modificado por el 648 de 2017).
2 96. COMISIÓN
El empleado se encuentra en comisión cuando cumple misiones, adelanta
estudios, atiende determinadas actividades especiales en sede diferente a la
habitual o desempeña otro empleo, previa autorización del jefe del organismo.
La comisión puede otorgarse al interior del país o al exterior (Art. 2.2.5.5.20
del Decreto 1083 de 2015 modificado por el 648 de 2017).
Las comisiones pueden ser de las siguientes clases:
1. De servicios
2. Para adelantar estudios
3. Para desempeñar un cargo de libre nombramiento y remoción o de
periodo, cuando el nombramiento recaiga en un empleado con derechos
-
O F I C I A L
de carrera administrativa.
4. Para atender invitaciones de gobiernos extranjeros o de organismos
internacionales (Art. 2.2.5.5.21 del Decreto 1083 de 2015 modificado por
el 648 de 2017).
D O C U M E N T O
Cuando el empleado comisionado sea un ministro o director de Departamento
Administrativo, la comisión se conferirá mediante decreto ejecutivo.
Las comisiones se deben conferir por el nominador respectivo o su delegado
(Art. 2.2.5.5.23 del Decreto 1083 de 2015 modificado por el 648 de 2017).
-
El acto administrativo que confiere la comisión señalará:
1. El objetivo de la misma.
2. Si procede el reconocimiento de viáticos, cuando haya lugar al pago de
los mismos.
3. La duración
4. El organismo o entidad que sufragará los viáticos o gastos de transporte,
cuando a ello haya lugar.
5. Número del certificado de disponibilidad presupuestal o fuente del gasto.
Este último requisito no se exigirá cuando la comisión no demande
erogaciones del Tesoro (Art. 2.2.5.5.24 del Decreto1083 de 2015 modificado
por el 648 de 2017).
3 06.1 Comisión de servicios
La comisión de servicios se puede conferir al interior o al exterior del país,
no constituye forma de provisión de empleos,
Esta comisión es conferida para:
a) Ejercer funciones del empleo en un lugar diferente a la sede del cargo.
b) Cumplir misiones especiales conferidas por los superiores.
c) Asistir a reuniones, conferencias o seminarios y para realizar visitas de
observación que interesen a la administración y que se relacionen con el
-
ramo en que presten sus servicios el empleado.
P Ú B L I C A
Esta comisión hace parte de los deberes de todo empleado, por tanto, no
puede rehusarse a su cumplimiento.
F U N C I Ó N
Las comisiones al exterior, se conferirán por el término estrictamente
necesario para el cumplimiento de su objeto, más un (1) día de ida y otro
de regreso, salvo en los casos en que quien autoriza la comisión, considere
-
que éstos no son suficientes para el desplazamiento al sitio donde deba
cumplirse y su regreso al país, en cuyo caso podrá autorizar el término
mínimo que considere necesario.
La comisión de servicios al interior se otorgará hasta por el término de
treinta (30) días hábiles, prorrogable por razones del servicio y por una sola
vez hasta por treinta (30) días hábiles más.
No estará sujeta al término antes señalado la comisión de servicio que
se otorgue para cumplir funciones de inspección o vigilancia y las que
por su naturaleza exijan necesariamente una duración mayor, a juicio del
nominador.
3 1También puede leer
