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Guía de Administración Pública
ABC de situaciones administrativas
Versión 1. Julio de 2017
“Tú sirves a tu país, nosotros te servimos a ti”
“Tú sirves a tu país, nosotros te servimos a ti”Guía de Administración Pública
ABC de situaciones administrativas
Liliana Caballero Durán
Directora
Claudia Hernández León
Subdirectora (E)
Ángela María González
Secretaria General
Mónica L. Herrera Medina
Directora Jurídica (E)
Diego Alejandro Beltrán Ogilvie-Browne
Director de Gestión del Conocimiento
Elaborado por
Mónica L. Herrera Medina
Maia Borja Guerrero
Angélica María Guzmán
Ruth María González
Luis Fernando Núñez
Ernesto Andrés Fagua
Departamento Administrativo de la Función Pública
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Carrera 6 No 12-62, Bogotá, D.C., Colombia
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Conmutador: 739 5656 / 86 - Fax: 739 5657
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Diseño y Diagramación
Oficina Asesora de Comunicaciones Bogotá, D.C., Colombia.
2 Guía de Administración Pública - ABC de situaciones administrativasTabla de Contenido
1. Presentación..............................................................................................................................................5
2. Definiciones................................................................................................................................................6
3. Servicio activo..........................................................................................................................................7
4. Licencias..........................................................................................................................................................8
4.1 No remuneradas.................................................................................................................8
4.2 Remuneradas...................................................................................................................13
5. Permisos......................................................................................................................................................25
5.1 Permiso remunerado...........................................................................................................25
5.2 Permiso sindical................................................................................................................27
5.3 Permiso de lactancia..........................................................................................................28
5.4 Permiso académico compensado.........................................................................................29
5.5 Permiso para ejercer la docencia universitaria................................................................................... 29
6. Comisión......................................................................................................................................................30
6.1 Comisión de servicios........................................................................................................31
6.2 Comisión para adelantar estudios al interior o al exterior del país...............................................35
6.3 Comisión para desempeñar empleos de libre nombramiento y remoción o de periodo ...................39
6.4 Comisión para atender invitaciones de gobiernos extranjeros o de organismos internacionales.........40
Guía de Administración Pública - ABC de situaciones administrativas 37. Encargo...........................................................................................................................................................41
7.1 Encargo en empleos de carrera............................................................................................41
7.2 Encargo en empleos de libre nombramiento y remoción............................................................42
7.3 Encargo interinstitucional ....................................................................................................42
7.4 Preguntas y respuestas del encargo.......................................................................................43
8. Suspensión en el ejercicio del cargo por decisión disciplinaria,
fiscal o judicial...................................................................................................................................................45
8.1 Suspensión en el ejercicio del cargo por decisión judicial o fiscal ...............................................45
8.2 Suspensión en el ejercicio del cargo por decisión disciplinaria...................................................46
9. Periodo de prueba en empleo de carrera..........................................................49
10. Vacaciones.................................................................................................................................................50
10.1 Preguntas frecuentes.........................................................................................................53
10.2 Características de las vacaciones.......................................................................................53
10.3 Liquidación de las vacaciones...........................................................................................55
10.4 Compensación de las vacaciones .....................................................................................57
10.5 Interrupción de las vacaciones...........................................................................................60
10.6 Aplazamiento de las vacaciones .......................................................................................61
10.7 Vacaciones colectivas .....................................................................................................62
11. Descanso compensado..............................................................................................................63
12. Prestando servicio militar......................................................................................................64
12.1 Preguntas frecuentes.........................................................................................................65
13. Asignación de funciones..........................................................................................................66
4 Guía de Administración Pública - ABC de situaciones administrativas1. Presentación
E
l Departamento Administrativo de la Función Pública, en ejercicio de sus
competencias legales, ha elaborado el ABC de las situaciones administrativas
de los empleados del sector público, teniendo en cuenta su avance legal y
jurisprudencial de los últimos años.
El Departamento Administrativo de la Función Pública es la entidad rectora en materia de
empleo público, por lo tanto, es trascendental difundir el marco normativo claro y actual
en la materia, de manera que les permita a los servidores públicos conocer su régimen
de situaciones administrativas; así mismo, les permite a las entidades tomar decisiones
adecuadas y legales en el proceso de administración del personal.
Este ABC se diseñó con la finalidad de difundir los criterios de interpretación de las
normas de situaciones administrativas de los empleados a la luz de lo consagrado en
el Decreto 648 de 2017, modificatorio del Decreto 1083 de 2015, el cual se expidió
para flexibilizar y modernizar el empleo público. En la nueva normativa se actualizan
situaciones como las licencias, los permisos, las comisiones, el encargo, las vacaciones,
y se incluyen figuras nuevas como el descanso compensado para semana santa y
festividades de fin de año, permiso para dictar clase, permiso académico compensado,
licencia no remunerada para estudiar, comisiones de estudio de medio tiempo, encargo
interinstitucional, entre otros.
Esperamos que este documento sea de utilidad para las entidades públicas, los
empleados públicos y los ciudadanos, y que contribuya con la toma de decisiones en el
manejo del talento humano al servicio del Estado.
Finalmente, es un orgullo para la Función Pública poner a disposición de todo el público
el Gestor Normativo a través de la página web1 donde se podrán consultar más de
tres mil conceptos emitidos por la Dirección Jurídica de la Entidad en temas de su
competencia.
1 Ver página web: http://www.funcionpublica.gov. co/eva/es/gestor- normativo.
Guía de Administración Pública - ABC de situaciones administrativas 52. DEFINICIONES
¿Qué son las situaciones administrativas?
Son circunstancias en las que se pueden encontrar los empleados públicos
frente a la Administración durante su relación laboral.
¿Cuáles son las situaciones administrativas?
Los empleados vinculados regularmente a la administración pueden
encontrarse en las siguientes situaciones administrativas:
1. En servicio activo
2. En licencia
3. En permiso
4. En comisión
5. En ejercicio de funciones de otro empleo por encargo
6. Suspendido o separado en el ejercicio de sus funciones
7. En periodo de prueba en empleos de carrera
8. En vacaciones
9. En descaso compensado
10. Prestando servicio militar
¿Cuál es el fundamento normativo de las situaciones administrativas?
Las situaciones administrativas se encuentran fundamentadas en los Decretos
ley 2400 y 3074 de 1968, Decreto 1045 de 1978, el Decreto 1083 de
2015 cuyo Título 5 de la Parte 2 del Libro 2 fue modificado por el Decreto
648 de 2017. Algunas situaciones tienen su origen en el Decreto ley 1228
de 1995 y las Leyes 1635 de 2013 y1822 de 2017.
A continuación, presentaremos el marco legal, jurisprudencial y los principales
conceptos emitidos por el Dirección Jurídica de la Función Pública en cada
una de las situaciones administrativas consagradas en la normativa vigente.
6 Guía de Administración Pública - ABC de situaciones administrativas3. SERVICIO ACTIVO
Un empleado se encuentra en servicio activo cuando ejerce las funciones del
empleo del cual ha tomado posesión.
Guía de Administración Pública - ABC de situaciones administrativas 74. LICENCIAS
Esta situación administrativa permite que el empleado público se separe de
sus funciones sin romper el vínculo con la entidad; por lo tanto, no podrá
desempeñar otro cargo en entidades del Estado, ni celebrar contratos con el
Estado, ni participar en actividades que impliquen intervención en política,
ni ejercer la profesión de abogado, salvo las excepciones que contemple
la ley. Las licencias se deben conferir por el nominador o su delegado, o
las personas que determinen las normas internas de la entidad.
Conforme a la legislación laboral vigente, aplicable a los empleados
públicos, las licencias pueden ser:
4.1 No remuneradas
4.1.1 Licencia ordinaria
Un empleado se encuentra en licencia ordinaria cuando transitoriamente
se separa del ejercicio de su cargo y sin remuneración. Su duración es
por sesenta (60) días hábiles al año, continuos o discontinuos, los cuales
podrán prorrogarse hasta por treinta (30) días hábiles más siempre que
exista justa causa justificada a juicio del nominador.
Sin embargo, si la solicitud de licencia no obedece a razones de fuerza
mayor o de caso fortuito, el nominador decidirá sobre la oportunidad de
concederla, teniendo en cuenta las necesidades del servicio.
8 Guía de Administración Pública - ABC de situaciones administrativasToda solicitud de licencia ordinaria o de su prórroga, deberá elevarse por
escrito al nominador, acompañada de los documentos que la justifiquen,
cuando se requiera (Art. 2.2.5.5.5. del Decreto 1083 de 2015 modificado
por el 648 de 2017).
Durante la licencia el empleado no pierde la calidad de servidor público.
Durante las licencias ordinarias no podrá desempeñar otro cargo en
entidades del Estado.
A los empleados en licencia les está prohibida cualquier actividad que
implique intervención en política (Parágrafo del Art. 2.2.5.5.3 del Decreto
1083 de 2015 modificado por el 648 de 2017). La licencia no puede
ser revocada por el nominador que la concede, pero puede en todo caso
renunciarse por el beneficiario.
El tiempo de la licencia ordinaria y de su prórroga no es computable para
ningún efecto como tiempo de servicio.
Durante ese tiempo la entidad deberá seguir pagando los aportes al
Sistema de Seguridad Social, en la proporción que por ley le corresponde.
Al vencerse cualquiera de las licencias o su prórroga el empleado debe
reincorporarse al ejercicio de sus funciones. Si no las reasume incurrirá en
abandono del cargo.
Guía de Administración Pública - ABC de situaciones administrativas 94.1.1.1 Preguntas frecuentes
Pregunta Respuesta
De acuerdo con lo previsto en el artículo 2.2.5.5.5 del Decreto
¿Los términos de la 1083 de 2015 modificado por el 648 de 2017, los términos
licencia ordinaria se de la licencia ordinaria se computan en días hábiles. La licencia
1. entienden en días hábiles se concederá al empleado hasta por sesenta (60) días hábiles
o se computan como al año, continuos o discontinuos, los cuales podrán prorrogarse
días calendario? hasta por treinta (30) días hábiles más siempre que exista justa
causa justificada a juicio del nominador
Dado que durante el término de la licencia ordinaria el empleado
público no pierde su calidad de servidor público, no resulta
¿Es viable otorgar una procedente que durante dicho término desempeñe otro cargo en
licencia ordinaria para entidades del Estado o suscriba contratos con el Estado por estar
desempeñar un empleo expresamente prohibido. El empleado de carrera que supere un
2.
en periodo de prueba sin concurso de méritos para ocupar otro empleo de carrera deberá
perder los derechos de solicitar a la administración que se declare la vacancia de su
carrera? empleo titular mientras supera el periodo de prueba en el otro
cargo, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 31, numeral
5 de la Ley 909 de 2004.
Como quiera que la licencia ordinaria no comporta un retiro
¿Se deben reconocer definitivo del servicio ni rompe la relación laboral, se mantiene
y pagar los aportes vigente la obligación del empleador de efectuar los aportes
al Sistema General al Sistema General de Seguridad Social de acuerdo a los
3. de Seguridad Social porcentajes estipulados en la ley; el cual para el caso de la salud
en Salud y Pensión al la norma ha fijado como aporte para el empleador el 8.5 % y
empleado que está en para el trabajador el 4 % del ingreso laboral del afiliado. Para
licencia ordinaria? el caso de la pensión le corresponde al empleador el 12 % y al
trabajador el 4 %.
10 Guía de Administración Pública - ABC de situaciones administrativas4.1.2 Licencia no remunerada para adelantar estudios
Un empleado se encuentra en licencia no remunerada para adelantar
estudios cuando transitoriamente se separa del ejercicio de su cargo
por solicitud propia y sin remuneración, con el fin de cursar estudios de
educación formal y para el trabajo y el desarrollo humano. Esta no podrá
ser superior a doce (12) meses, prorrogable hasta por dos (2) veces.
El nominador la otorgará siempre y cuando no se afecte el servicio y el
empleado cumpla las siguientes condiciones:
1. Llevar por lo menos un (1) año de servicio continuo en la entidad.
2. Acreditar nivel sobresaliente en la calificación de servicios correspondiente
al último año de servicio.
3. Acreditar la duración del programa académico, y
4. Adjuntar copia de la matrícula durante el tiempo que dure la licencia.
(Art. 2.2.5.5.6 del Decreto 1083 de 2015 modificado por el 648 de
2017)
Las solicitudes de licencia no remunerada para adelantar estudios o su
prórroga, deberán elevarse por escrito al nominador o su delegado,
acompañada de los documentos establecidos para el efecto (Art. 2.2.5.5.6.
del Decreto 1083 de 2015 modificado por el 648 de 2017).
Durante la licencia no remunerada para adelantar estudios o su prórroga el
empleado no pierde la calidad de servidor público y, por tanto, no podrá
desempeñar otro cargo en entidades del Estado.
A los empleados en licencia les está prohibida cualquier actividad que
implique intervención en política (Parágrafo del Art. 2.2.5.5.3 del Decreto
1083 de 2015 modificado por el 648 de 2017).
La licencia no puede ser revocada por el nominador que la concede, pero
puede en todo caso renunciarse por el beneficiario (Parágrafo del Art.
2.2.5.5.6. del Decreto 1083 de 2015 modificado por el 648 de 2017).
Guía de Administración Pública - ABC de situaciones administrativas 11El tiempo de la licencia no remunerada para adelantar estudios y de su
prórroga no es computable para ningún efecto como tiempo de servicio
(Art. 2.2.5.5.7 del Decreto 1083 de 2015 modificado por el 648 de
2017).
Durante ese tiempo la entidad deberá seguir pagando los aportes al
Sistema de Seguridad Social, en la proporción que por ley le corresponde
(Art. 2.2.5.5.7 del Decreto 1083 de 2015 modificado por el 648 de
2017).
Al vencerse cualquiera de las licencias o su prórroga el empleado debe
reincorporarse al ejercicio de sus funciones. Si no las reasume incurrirá en
abandono del cargo (Art. 2.2.11.1.9 del Decreto 1083 de 2015 modificado
por el 648 de 2017).
4.1.2.1 Preguntas frecuentes
Pregunta Respuesta
¿Se deben reconocer Como quiera que la licencia no remunerada para adelantar
y pagar los aportes estudios no comporta un retiro definitivo del servicio ni rompen la
al Sistema General de relación laboral, se mantiene vigente la obligación del empleador
Seguridad Social en Salud de efectuar los aportes al sistema, de acuerdo a los porcentajes
1.
y Pensión al empleado estipulados en la ley; el cual para el caso de la salud la norma ha
que está en licencia fijado como aporte para el empleador el 8.5 % y para el trabajador
no remunerada para el 4 % del ingreso laboral del afiliado. Para el caso de la pensión le
adelantar estudios? corresponde al empleador el 12 % y al trabajador el 4 %.
¿El otorgamiento de una
licencia no remunerada
para adelantar estudios El nominador otorgará la licencia no remunerada para adelantar
a favor de un empleado estudios siempre y cuando no se afecte el servicio y el empleado
2.
público es facultativo de la cumpla con las condiciones señaladas en el artículo 2.2.5.5.6 del
entidad o es considerado Decreto 1083 de 2015, modificado por el 648 de 2017.
un derecho a favor del
empleado?
12 Guía de Administración Pública - ABC de situaciones administrativas4.2 Remuneradas
4.2.1 Licencia de maternidad
Es una situación administrativa en virtud de la cual se brinda a la madre un
receso remunerado para que se recupere del parto y le dedique al recién
llegado el cuidado y la atención requerida (Art. 2.2.5.5.10 del Decreto
1083 de 2015 modificado por el 648 de 2017).
Las condiciones para el reconocimiento de la licencia de maternidad
se encuentran establecidas en el artículo 236 del Código Sustantivo
del Trabajo modificado por el artículo 1 de la Ley 1822 del 20172 que
aumenta el disfrute de la licencia de maternidad a dieciocho (18) semanas
remuneradas con el salario que devengue al entrar a disfrutar del descanso,
las cuales podrán distribuirse de la siguiente manera:
La trabajadora podrá iniciar dos (2) semanas antes de la fecha de parto y
disfrutar de dieciséis (16) semanas en el posparto.
Obligatoriamente la trabajadora debe iniciar la licencia de maternidad
por lo menos una (1) semana antes de la fecha de parto, caso en el cual,
tendrá diecisiete (17) semanas en el posparto.
Si, el parto se da y aún no ha iniciado el descanso remunerado, se
contabilizarán dieciocho (18) semanas a partir del nacimiento.
En caso excepcional que la trabajadora no hubiere disfrutado de las
dieciocho (18) semanas de la licencia de maternidad a que tiene derecho,
habrá lugar al pago de las semanas que no disfrutó de la licencia.
Cuando se trate del nacimiento de niños prematuros, la licencia de
maternidad sumará a las dieciocho (18) semanas legales, la diferencia
2 Por medio de la cual se incentiva la adecuada atención y cuidado de la primera infancia, se modifican los artículos 236
y 239 del Código Sustantivo del Trabajo y se dictan otras disposiciones.
Guía de Administración Pública - ABC de situaciones administrativas 13entre la fecha gestacional y el nacimiento a término; en este caso la
trabajadora deberá anexar al certificado de nacido vivo una certificación
expedida por el médico tratante en la cual se identifique la diferencia
entre la edad gestacional y el nacimiento a término, a fin de determinar en
cuántas semanas se debe ampliar la licencia de maternidad.
Cuando se trate de madres con parto múltiple, la licencia se ampliará en
dos (2) semanas adicionales a las dieciocho (18) semanas ya establecidas.
Para tener derecho a la licencia de maternidad, la trabajadora debe
presentar al empleador un certificado médico, en el cual conste: a) El
estado de embarazo de la trabajadora, b) La indicación del día probable
del parto, y c) La indicación del día desde el cual debe empezar la licencia.
Las garantías establecidas para la madre biológica, se extenderán a la
madre adoptante, o al padre que quede a cargo del recién nacido sin el
apoyo de la madre, sea por enfermedad o muerte, asimilando la fecha del
parto a la de la entrega oficial del menor que se ha adoptado, o del que
adquiere custodia justo después del nacimiento.
De conformidad con el artículo 239 del Código Sustantivo de Trabajo,
modificado por el artículo 2 de la Ley 1822 de 2017, ninguna trabajadora
podrá ser despedida por motivo de embarazo o lactancia sin la autorización
previa del Ministerio del Trabajo que avale una justa causa. Se presume el
despido efectuado por motivo de embarazo o lactancia, cuando este haya
tenido lugar dentro del período de embarazo y/o dentro de los tres meses
posteriores al parto.
Cuando hubiere lugar a un despido sin previa autorización de las
autoridades competentes, la trabajadora tendrá derecho al pago adicional
de una indemnización igual a sesenta días (60) días de trabajo, fuera de
las indemnizaciones y prestaciones a que hubiere lugar de acuerdo con su
contrato de trabajo.
El trámite para el reconocimiento de la licencia de maternidad a cargo
del Sistema General de Seguridad Social en Salud se debe adelantar
14 Guía de Administración Pública - ABC de situaciones administrativasdirectamente por el empleador ante la EPS de conformidad con el artículo
121 del Decreto Ley 019 de 2012).
La licencia de maternidad no interrumpe el tiempo de servicio.
La duración de la licencia por maternidad será el término fijado por la ley, sin que
el mismo pueda ser aumentado o disminuido por la servidora o el empleador.
4.2.1.1 Preguntas frecuentes
Pregunta Respuesta
No resulta procedente que la empleada renuncie al disfrute de su licencia
¿Es procedente que la
de maternidad para incorporarse al ejercicio de su cargo, por cuanto
empleada renuncie a
es un beneficio mínimo laboral irrenunciable que no solo se otorga en
unos días de su licencia
1. favor de la trabajadora, sino que tiene también como fin proteger al niño
de maternidad para
recién nacido y garantizarle el cuidado y amor por parte de la madre, lo
reintegrarse antes a su
cual tiene incidencia en su desarrollo armónico e integral y en el ejercicio
empleo?
pleno de sus derechos.
En este caso se calcula la diferencia entre la fecha gestacional
¿Qué ocurre en caso de un
2. y el nacimiento a término y se suman a las dieciocho (18) semanas
parto prematuro?
establecidas por la ley.
En este caso se calcula la diferencia entre la fecha gestacional y el
¿Qué ocurre en caso de un
3. nacimiento a término, se suman a las dieciocho (18) semanas y se amplía
parto múltiple?
la licencia en dos (2) semanas más.
En este evento el tiempo de la licencia de maternidad que la madre no
¿Qué ocurre en caso de la
4. hubiere alcanzado a disfrutar, será disfrutado por el padre y debe ser
muerte de la madre?
concedida por el empleador.
La trabajadora tiene derecho a un descanso remunerado entre dos (2)
¿Qué ocurre en caso de
5. a cuatro (4) semanas, según el artículo 237 del Código Sustantivo del
aborto o parto fallido?
Trabajo.
Guía de Administración Pública - ABC de situaciones administrativas 15Pregunta Respuesta
La protección consiste en la presunción de que el despido es ilegal,
cuando ha tenido lugar dentro del periodo del embarazo dentro de los
tres (3) meses posteriores al parto y sin autorización. En este caso, habrá
¿Cuál es la protección que
lugar al pago de una indemnización equivalente a sesenta días (60) de
6. se da a la mujer por motivo
salario.
de embarazo o lactancia?
Por otra parte, tiene derecho al reconocimiento y pago de dieciocho (18)
semanas como descanso remunerado.
¿Resulta procedente el Conforme al artículo 24 parágrafo 1° de la Ley 1551 de 2012, las
reconocimiento y pago de concejalas tienen derecho a percibir honorarios por las sesiones que se
7. honorarios a una concejala realicen durante su licencia de maternidad por expresa disposición legal,
durante el disfrute de su en razón a que el legislador contempló como justa causa su inasistencia
licencia de maternidad? a las sesiones del Concejo Municipal.
Teniendo en cuenta la vacancia temporal de un empleo, corresponde
¿Cómo se provee un a la Administración como primera medida verificar dentro de la planta
empleo durante el de personal la existencia de empleados con derechos de carrera que
8.
disfrute de la licencia de cumplan con los requisitos y el perfil para ser encargados en dichos
maternidad de su titular? empleos; en caso negativo, la ley brinda la posibilidad de efectuar
nombramientos provisionales o vincular personal supernumerario.
La empleada que supera un concurso de méritos para proveer un cargo
de carrera administrativa tiene derecho a disfrutar plenamente de su
¿Qué sucede con el
licencia de maternidad; por consiguiente, y dado que son más de veinte
periodo de prueba de
(20) días de ausencia de la empleada, la Entidad debe interrumpir el
9. una trabajadora que se le
periodo de prueba y realizar una evaluación parcial al mismo, en los
concede una licencia de
términos del artículo 2.2.8.2.2 del Decreto 1083 de 2015; así mismo,
maternidad?
una vez, la empleada se reintegre continuará con el tiempo que falta
para culminar el periodo de prueba.
16 Guía de Administración Pública - ABC de situaciones administrativas4.2.2 Licencia de paternidad
Es una situación administrativa que le permite al padre compartir con su
recién nacido (a), con el objetivo primordial de privilegiar los derechos
del menor, es decir, que lo perseguido por el legislador es garantizar la
efectividad de los derechos que son inherentes a la misma circunstancia del
nacimiento (Art. 2.2.5.5.10 del Decreto 1083 de 2015 modificado por el
648 de 2017).
La licencia de paternidad está regulada en el artículo 1° parágrafo 2° de
la Ley 1822 del 2017, que establece lo siguiente:
El esposo o compañero permanente tendrá derecho a ocho (8) días hábiles
de licencia remunerada de paternidad.
La licencia remunerada de paternidad opera por los hijos nacidos del
cónyuge o de la compañera.
La licencia remunerada de paternidad será a cargo de la EPS para lo cual,
se requerirá que el padre haya estado cotizando efectivamente durante las
semanas previas al reconocimiento de la licencia remunerada de paternidad.
El único soporte válido para el otorgamiento de la licencia remunerada de
paternidad es el Registro Civil de Nacimiento, el cual deberá presentarse a
la EPS a más tardar dentro de los treinta (30) días siguientes a la fecha de
nacimiento del menor.
El trámite para el reconocimiento de la licencia de paternidad a cargo del
Sistema General de Seguridad Social en Salud se debe adelantar directamente
por el empleador ante la EPS (Art. 121 del Decreto Ley 019 de 2012).
La licencia de paternidad no interrumpe el tiempo de servicio.
La duración de la licencia por paternidad será por término el fijado por la
ley, sin que el mismo pueda ser aumentado o disminuido por el servidor o
el empleador.
Guía de Administración Pública - ABC de situaciones administrativas 174.2.2.1 Preguntas frecuentes
Pregunta Respuesta
¿Cuál autoridad es la La licencia de paternidad estará a cargo de la E.P.S a la cual se encuentre
competente para realizar el afiliado, para lo cual deberá presentar a la misma el registro civil de
1.
reconocimiento y pago de nacimiento a más tardar dentro de los treinta (30) días siguientes a la
la licencia de paternidad? fecha del nacimiento del (la) menor para el trámite respectivo.
¿Es procedente la El disfrute de la licencia remunerada de paternidad debe ser en la época
indemnización de la inmediatamente posterior al nacimiento del hijo, por cuanto su sentido es
procurar la compañía del padre en los primeros momentos de vida del
2. licencia de paternidad
menor. Sin embargo, la norma no consagra la posibilidad de indemnizar
cuando la misma no fue
los días correspondientes a la licencia de paternidad cuando la misma no
disfrutada? hubiere podido ser disfrutada.
¿Es procedente el Cuando se disfruta de la licencia de paternidad el empleado se separa
reconocer la prima por transitoriamente en el ejercicio de su cargo, tiempo en el cual no se
coordinación de un ejercen las funciones propias del empleo. Como quiera que el porcentaje
por coordinación no es inherente al cargo o al empleado, sino que es
3. grupo interno de trabajo
un beneficio salarial establecido para quienes ejerzan funciones de
mientras el empleado
coordinación y supervisión de grupos internos de trabajo se considera que
disfruta de la licencia de durante el disfrute de la licencia de paternidad el empleado designado
paternidad? coordinador de un grupo, no tendrá derecho a percibir dicho beneficio.
El empleado que supera un concurso de méritos para proveer un cargo de
¿Es viable disfrutar de la carrera administrativa tiene derecho a disfrutar plenamente de su licencia
licencia de paternidad de paternidad; caso en el cual, como es un término inferior a veinte (20)
4.
durante el periodo de días, el periodo de prueba no se debe interrumpir, ni tampoco realizar
prueba? evaluaciones parciales, conforme a las disposiciones previstas en el
artículo 2.2.8.2.2 del Decreto 1083 de 2015.
De acuerdo con lo señalado en el Decreto Ley 1045 de 1978, la licencia
de paternidad constituye causal para proceder a interrumpir las vacaciones,
¿Es procedente interrumpir permitiendo el goce de este beneficio al padre y al recién nacido. Cabe
las vacaciones teniendo agregar, que la interrupción de vacaciones procede cuando ya se hubiere
5.
como causal la licencia iniciado el goce de las vacaciones, la cual debe ser decretada mediante
por paternidad? resolución motivada, dando al beneficiario el derecho a reanudarlas
por el tiempo que falte para completar su disfrute y desde la fecha que
oportunamente se señale para tal fin.
18 Guía de Administración Pública - ABC de situaciones administrativas4.2.3 Licencia por enfermedad
Es la licencia que se autoriza cuando el servidor se encuentra en
incapacidad mediante acto administrativo motivado, de oficio o a solitud
de parte, previa certificación expedida por autoridad competente (Art.
2.2.5.5.11 del Decreto 1083 de 2015 modificado por el 648 de 2017).
Se entiende por incapacidad, el estado de inhabilidad física o mental de
un trabajador, que le impide desempeñar en forma temporal o permanente
su profesión u oficio habitual.
Una vez conferida la incapacidad, el empleado está en la obligación
de informar a la entidad allegando copia de la respectiva certificación
expedida por la autoridad competente.
Cuando la licencia por enfermedad general sea igual o inferior a dos (2)
días se remunerará con el 100 % del salario que perciba el servidor. A
partir del tercer día la licencia por enfermedad genera vacancia temporal
en el empleo y se remunerará de conformidad con las normas de Seguridad
Social en Salud.
El parágrafo 1° del artículo 3.2.1.10 del Decreto 780 de 2016 establece
que los dos (2) primeros días de incapacidad originada por enfermedad
general serán a cargo de los respectivos empleadores, y de las Entidades
Promotoras de Salud a partir del tercer (3) día y hasta el día noventa (90)
se reconocerán las dos terceras partes del sueldo y, la mitad del mismo por
los noventa (90) días siguientes, es decir hasta el día ciento ochenta (180).
Cuando se trate de incapacidades originadas por enfermedad laboral,
la Administradora de Riesgos Laborales - ARL asumirá el 100 % de la
incapacidad contado a partir del día siguiente de ocurrido el accidente de
trabajo o la enfermedad diagnosticada como laboral y hasta el día ciento
ochenta (180) (Literal a. del artículo 18 del Decreto Ley 3135 de 1968).
La licencia por enfermedad no interrumpe el tiempo de servicio.
Guía de Administración Pública - ABC de situaciones administrativas 19Cuando la incapacidad exceda de ciento ochenta (180) días, el empleado
será retirado del servicio, y tendrá derecho a las prestaciones económicas
y asistenciales a las que hubiere lugar.
El trámite para el reconocimiento de la licencia por enfermedad a cargo
del Sistema General de Seguridad Social en Salud se debe adelantar
directamente por el empleador ante la EPS (Art. 121 del Decreto Ley 019
de 2012).
La duración de la licencia por enfermedad será por término que se determine
en el certificado médico de incapacidad, sin que el mismo pueda ser
aumentado o disminuido por el servidor o el empleador.
4.2.3.1 Preguntas frecuentes
Pregunta Respuesta
La dotación, el subsidio de alimentación y el auxilio de
¿Es procedente reconocer transporte tienen como finalidad ser utilizados por el
la dotación, el subsidio de empleado en el ejercicio de sus funciones; por lo tanto, y
1. alimentación y el auxilio de como durante la licencia por enfermedad se presenta una
transporte durante la licencia por interrupción en el servicio, no habrá lugar al reconocimiento
enfermedad? de dichos emolumentos por cuanto durante el término que
dure la incapacidad el empleado no presta sus servicios.
La licencia por enfermedad se otorga al empleado en virtud
¿Es viable interrumpir una de una incapacidad médica expedida por la EPS a la cual se
licencia por enfermedad en encuentre afiliado; razón por la cual, no es procedente que la
2.
virtud del otorgamiento de una entidad la interrumpa como consecuencia de una licencia por
licencia por luto? luto, por cuanto dicha competencia se encuentra atribuida al
respectivo Sistema de Salud.
20 Guía de Administración Pública - ABC de situaciones administrativasPregunta Respuesta
El tiempo que el empleado se encuentra en incapacidad y que
¿Se debe reconocer la no exceda de ciento ochenta días (180), deberá ser tenido en
bonificación por servicios cuenta para efectos de la liquidación de la bonificación por
3. prestados luego de los ciento servicios prestados; por otra parte, el tiempo que sobrepase de
ochenta días (180) días de ciento ochenta días (180) no podrá ser tenido en cuenta como
incapacidad? tiempo de servicios para efectos del reconocimiento de ningún
elemento salarial.
¿Se deben reconocer las
vacaciones, prima de La incapacidad que exceda de ciento ochenta días (180) días
vacaciones y bonificación interrumpe el tiempo de servicios para efectos del reconocimiento
4.
especial por recreación luego de vacaciones, prima de vacaciones y bonificación especial de
de los ciento ochenta días (180) recreación.
días de incapacidad?
¿Se deben reconocer las Tendrá derecho a percibir las cesantías mientras el empleado
cesantías luego de los ciento se encuentre en incapacidad y una vez superado el término de
5.
ochenta días (180) días de los de ciento ochenta días (180) días y hasta tanto se defina su
incapacidad? situación laboral.
Guía de Administración Pública - ABC de situaciones administrativas 214.2.4 Licencia por luto
La licencia por luto es una situación administrativa regulada por la Ley
1635 de 2013 en la que se busca que el servidor público cuente con un
tiempo prudencial que le permita volver a retomar sus actividades laborales,
entendiendo el duelo como la pena, el sufrimiento y el desamparo emocional
causado por la muerte o la pérdida de un ser querido.
La licencia por luto es remunerada y se concede a los servidores públicos por
cinco (5) días hábiles en caso del fallecimiento de su cónyuge, compañero
(a) permanente o de un familiar hasta el segundo grado de consanguinidad
(hijos, padres, hermanos, abuelos y nietos), primero de afinidad (suegros) y
segundo civil (padre adoptante, hijo adoptivo, hermano adoptivo).
La justificación de la ausencia del empleado deberá presentarse al
Jefe de Personal o quien haga sus veces dentro de los treinta (30) días
siguientes a la ocurrencia del hecho, adjuntando copia del certificado de
defunción expedido por la autoridad competente, además de los siguientes
documentos:
En caso de relación de parentesco por consanguinidad: copia del
Certificado de Registro Civil en donde se constate la relación vinculante
entre el empleado y la persona fallecida.
En caso de relación cónyuge: copia del certificado de matrimonio civil o
religioso.
En caso de compañera o compañero permanente: declaración que haga
el servidor público ante la autoridad, la cual se entenderá hecha bajo la
gravedad del juramento, donde se manifieste la convivencia que tenían el
empleado con la persona fallecida, según la normatividad vigente.
22 Guía de Administración Pública - ABC de situaciones administrativasEn caso de parentesco por afinidad: copia del certificado de matrimonio
civil o religioso (cónyuges), o por declaración que haga el servidor público
ante la autoridad, la cual se entenderá hecha bajo la gravedad del
juramento (compañeros(as) permanentes) y copia del Registro Civil en la
que conste la relación del cónyuge, compañero o compañera permanente
con la persona fallecida.
En caso de parentesco civil: copia del Registro Civil donde conste el
parentesco del empleado con la persona adoptada fallecida.
La licencia por luto no interrumpe el tiempo de servicio.
Esta licencia interrumpe las vacaciones, la licencia ordinaria y la licencia no
remunerada para adelantar estudios, si el empleado se encuentra en estas
situaciones administrativas. Una vez cumplida la misma, se reanudarán las
diferentes situaciones administrativas en la que se encontraba el servidor.
(Art. 2.2.5.5.16 del Decreto 1083 de 2015 modificado por el 648 de
2017)
4.2.4.1 Preguntas frecuentes
Pregunta Respuesta
¿La licencia por luto aplica Conforme lo establece el artículo 47 del Código Civil hay afinidad
en el caso de muerte del legítima con los hijos habidos por la pareja en anterior matrimonio; por lo
1.
hijastro de un servidor tanto, el hijastro está en primer grado de afinidad razón por la cual, resulta
público? procedente conceder la licencia por luto.
¿Los contratistas de
Conforme el artículo 123 de la Constitución Política los contratistas no
prestación de servicios
3. tienen la calidad de servidores públicos, razón por la cual la Entidad no
tienen derecho a la
puede otorgarles licencia por luto.
licencia por luto?
Guía de Administración Pública - ABC de situaciones administrativas 234.2.5 Licencia para actividades deportivas
La licencia para actividades deportivas se concederá a los servidores
públicos que sean seleccionados para representar al país en competiciones
o eventos deportivos internacionales en calidad de deportistas, dirigentes,
personal técnico y auxiliar, científico y de juzgamiento. Se encuentra
regulada en el artículo 29 del Decreto Ley 1228 de 1995, el Decreto 515
de 1986 y el Artículo 2.2.5.5.8 del Decreto 1083 de 2015 modificado
por el 648 de 2017.
La solicitud deberá efectuarse a través del Departamento Administrativo
del Deporte, la Recreación, la Actividad Física y el Aprovechamiento
del Tiempo Libre "Coldeportes", en la que se hará expresa manifestación
sobre el hecho de la escogencia y con la indicación del tiempo requerido
para asistir al evento.
Estas licencias se concederán por el tiempo solicitado por “Coldeportes”,
Liga o Federación Deportiva correspondiente; no obstante, si por motivo
de los resultados de la competición, la delegación termina su actuación
antes del total de tiempo previsto, el término de la licencia será reducido
proporcionalmente.
La licencia para actividades deportivas no interrumpe el tiempo de servicio
(Art. 2.2.5.5.9 del Decreto 1083 de 2015 modificado por el 648 de
2017) y genera exención de tasas e impuestos de salida del país.
24 Guía de Administración Pública - ABC de situaciones administrativas5. PERMISOS
5.1 Permiso remunerado
El permiso es una situación administrativa en la cual se puede encontrar el
empleado público, que se encuentra regulada en el artículo 2.2.5.5.17 del
Decreto 1083 de 2015 modificado por el 648 de 2017.
En virtud de esta situación administrativa, el empleado puede solicitar por
escrito permiso remunerado hasta por tres (3) días hábiles cuando medie
justa causa. Corresponde al nominador o a su delegado la facultad de
autorizar o negar los permisos.
Cuando la causa del permiso sea una calamidad doméstica el empleado
deberá informar inmediatamente la situación y, una vez se reincorpore al
ejercicio de sus funciones, justificar ante el nominador o su delegado el
motivo que la originó con los soportes necesarios para demostrarla, quien
determinará si existió mérito suficiente para la ausencia laboral.
De no existir mérito suficiente se procederá a descontar los salarios por el
día o días no laborados.
Cuando un ministro o un director de departamento administrativo deba
salir del país en fines de semana o días festivos y no medie una situación
administrativa, deberá solicitar previamente el respectivo permiso remunerado
y se procederá al nombramiento de un ministro o director encargado.
La Ley 734 de 2002, Código Disciplinario Único, consagra como derechos
de todo servidor público en el artículo 33: “6. Obtener permisos y licencias
en los casos previstos en la Ley”.
El doctor Diego Younes Moreno en su libro de Derecho Administrativo
laboral, novena edición, señala sobre el permiso lo siguiente:
Guía de Administración Pública - ABC de situaciones administrativas 251. Es también otra situación administrativa que persigue la desvinculación
transitoria, muy transitoria, por cierto, de la prestación de las funciones por
parte del empleado, sin que ello le ocasione desmedro de su salario, como
si ocurre con la licencia. Por medio de esta situación administrativa se busca
que los servidores públicos puedan atender apremiantes circunstancias de
orden personal o familiar.
2- (…) es necesario que exista “justa causa” para que se pueda conceder el
permiso. La expresión “justa causa” puede comprender diversas situaciones
que el empleado solicitante expone al funcionario competente, para que
éste las valore y conceda el permiso cuando consideré que se configura
la “justa causa” Anotamos que el concepto de “justa causa” no puede
reducirse, como comúnmente se piensa, a las calamidades domésticas.
3.- Ficción jurídica. En la situación administrativa del permiso se da una
ficción jurídica, puesto que, no obstante que el empleado no trabaja durante
el mismo, para todos los efectos legales y considera que el empleado
ha prestado sus servicios. Esto quiere decir que el tiempo del permiso
es remunerado y por lo tanto si el beneficiario trabaja, por ejemplo, en
jornada nocturna, no perderá el recargo correspondiente, o si lo hace por
el sistema de turnos y el permiso comprende un día festivo o un domingo,
no perderá la remuneración especial fijada por el Decreto 1042 de 1978
para tales casos.”
Con base en lo anterior, cuando la ley señala dentro de los derechos
de los servidores públicos el de obtener permisos hasta por tres días, se
refiere a los casos exista justa causa, de tal manera que la entidad deberá
evaluarla y determinar si concede el permiso.
La justa causa, en los términos de la Ley y la doctrina no se circunscribe
a las calamidades domésticas, sino a toda circunstancia que amerite la
ausencia del empleado al sitio de trabajo e implica la no prestación del
servicio.
26 Guía de Administración Pública - ABC de situaciones administrativas5.1.1 Preguntas frecuentes
Pregunta Respuesta
El permiso debe ser concedido por el nominador o su delegado, quien
¿Cuál es el procedimiento
evaluará si es viable autorizarlo o negarlo. No obstante, se aclara que
para solicitar un permiso
1. la norma no señala qué eventos constituyen una justa causa, dejando en
para asistir a una cita
cabeza del nominador o su delegado la competencia para analizar y
médica?
decidir en cada caso lo pertinente.
En cuanto a la duración del permiso, es máximo por tres (3) días, sin
que se encuentre establecido el número de veces que se puede otorgar
¿Cuántas veces al año se el permiso al año o al mes; es decir, es viable que el nominador o su
2.
puede solicitar permiso? delegado otorgue el permiso por el tiempo que sea necesario, siempre
que concurran las dos condiciones señaladas en la norma: que haya justa
causa y que el nominador o su delegado lo autorice.
5.2 Permiso sindical
Las organizaciones sindicales de servidores públicos son titulares de la
garantía del permiso sindical, del cual podrán gozar los integrantes de
los comités ejecutivos, directivas y subdirectivas de confederaciones y
federaciones, juntas directivas, subdirectivas y comités seccionales de los
sindicatos, comisiones legales o estatutarias de reclamos, y los delegados
para las asambleas sindicales y la negociación colectiva (Decreto 1072 de
2015, Único Reglamentario del Sector Trabajo, Art. 2.2.2.5.1 y siguientes).
El nominador o el funcionario que este delegue para el efecto, reconocerá
mediante acto administrativo los permisos sindicales, de las organizaciones
sindicales de primero, segundo o tercer grado, previa solicitud de las
organizaciones sindicales precisando:
Guía de Administración Pública - ABC de situaciones administrativas 27Permisos necesarios para el cumplimiento de su gestión
Nombre de los representantes
Finalidad
Duración periódica y
Distribución
Durante el período de permiso sindical, el empleado público mantendrá los
derechos salariales y prestacionales, así como los derivados de la carrera
en cuyo registro se encuentre inscrito (Art. 2.2.5.5.18 del Decreto 1083 de
2015 modificado por el 648 de 2017).
5.3 Permiso de lactancia
La mujer en lactancia, una vez reincorporada a sus labores normales, tiene
derecho a que se le conceda un permiso especial durante el día para
poder amamantar su hijo: dos descansos de treinta (30) minutos cada uno,
durante los primeros (6) meses de edad. (Art. 238 CST).
28 Guía de Administración Pública - ABC de situaciones administrativas5.4 Permiso académico compensado
Al empleado público se le podrá otorgar permiso académico compensado
de hasta dos (2) horas diarias o hasta cuarenta (40) horas mensuales,
por dos (2) años, prorrogables por un (1) año, para adelantar programas
académicos de educación superior en la modalidad de posgrado en
instituciones legalmente reconocidas.
El otorgamiento del permiso estará sujeto a las necesidades del servicio,
a juicio del jefe del organismo. En el acto que se confiere el permiso se
deberá consagrar la forma de compensación del tiempo que se utilice para
adelantar los estudios, para lo cual se le podrá variar la jornada laboral
del servidor dentro de los límites señalados en la ley (Art. 2.2.5.5.19 del
Decreto 1083 de 2015 modificado por el 648 de 2017).
5.4.1 Preguntas frecuentes
Pregunta Respuesta
Es potestativo de la administración a todo empleado público,
¿Se considera como un
independientemente de su tipo de vinculación, otorgar permiso
deber de la Administración
académico compensado de hasta dos (2) horas diarias o hasta
y un derecho a favor de
cuarenta (40) horas mensuales, por dos (2) años, prorrogables por
1. los empleados públicos
un (1) año, para adelantar programas académicos de educación
el obtener permiso para
superior en la modalidad de posgrado en instituciones legalmente
adelantar estudios dentro
reconocidas. El otorgamiento del permiso compensado está sujeto a
de la jornada laboral?
las necesidades del servicio, a juicio del jefe del organismo.
5.5 Permiso para ejercer la docencia universitaria
Al empleado público se le podrá otorgar permiso remunerado para
ejercer la docencia universitaria en hora cátedra hasta por cinco (5) horas
semanales. El otorgamiento del permiso estará sujeto a las necesidades del
servicio a juicio del jefe del organismo (Art. 2.2.5.5.20 del Decreto 1083
de 2015 modificado por el 648 de 2017).
Guía de Administración Pública - ABC de situaciones administrativas 296. COMISIÓN
El empleado se encuentra en comisión cuando cumple misiones, adelanta
estudios, atiende determinadas actividades especiales en sede diferente
a la habitual o desempeña otro empleo, previa autorización del jefe del
organismo. La comisión puede otorgarse al interior del país o al exterior (Art.
2.2.5.5.20 del Decreto 1083 de 2015 modificado por el 648 de 2017).
Las comisiones pueden ser de las siguientes clases:
1. De servicios
2. Para adelantar estudios
3. Para desempeñar un cargo de libre nombramiento y remoción o
de periodo, cuando el nombramiento recaiga en un empleado con
derechos de carrera administrativa.
4. Para atender invitaciones de gobiernos extranjeros o de organismos
internacionales (Art. 2.2.5.5.21 del Decreto 1083 de 2015 modificado
por el 648 de 2017).
Cuando el empleado comisionado sea un ministro o director de Departamento
Administrativo, la comisión se conferirá mediante decreto ejecutivo.
Las comisiones se deben conferir por el nominador respectivo o su delegado
(Art. 2.2.5.5.23 del Decreto 1083 de 2015 modificado por el 648 de 2017).
El acto administrativo que confiere la comisión señalará:
1. El objetivo de la misma.
2. Si procede el reconocimiento de viáticos, cuando haya lugar al pago
de los mismos.
3. La duración
4. El organismo o entidad que sufragará los viáticos o gastos de transporte,
cuando a ello haya lugar.
5. Número del certificado de disponibilidad presupuestal o fuente del gasto.
Este último requisito no se exigirá cuando la comisión no demande
erogaciones del Tesoro (Art. 2.2.5.5.24 del Decreto1083 de 2015
modificado por el 648 de 2017).
30 Guía de Administración Pública - ABC de situaciones administrativas6.1 Comisión de servicios
La comisión de servicios se puede conferir al interior o al exterior del país,
no constituye forma de provisión de empleos,
Esta comisión es conferida para:
a) Ejercer funciones del empleo en un lugar diferente a la sede del cargo.
b) Cumplir misiones especiales conferidas por los superiores.
c) Asistir a reuniones, conferencias o seminarios y para realizar visitas de
observación que interesen a la administración y que se relacionen con
el ramo en que presten sus servicios el empleado.
Esta comisión hace parte de los deberes de todo empleado, por tanto, no
puede rehusarse a su cumplimiento.
Las comisiones al exterior, se conferirán por el término estrictamente
necesario para el cumplimiento de su objeto, más un (1) día de ida y otro
de regreso, salvo en los casos en que quien autoriza la comisión, considere
que éstos no son suficientes para el desplazamiento al sitio donde deba
cumplirse y su regreso al país, en cuyo caso podrá autorizar el término
mínimo que considere necesario.
La comisión de servicios al interior se otorgará hasta por el término de
treinta (30) días hábiles, prorrogable por razones del servicio y por una
sola vez hasta por treinta (30) días hábiles más.
No estará sujeta al término antes señalado la comisión de servicio que
se otorgue para cumplir funciones de inspección o vigilancia y las que
por su naturaleza exijan necesariamente una duración mayor, a juicio del
nominador.
Guía de Administración Pública - ABC de situaciones administrativas 31También puede leer
