MANUAL DE USUARIO - AGOSTO 2021 - Sistema de concursos para la asignación de plazas en propiedad

MANUAL DE USUARIO
Sistema de concursos para la asignación de
plazas en propiedad

Perfil        Reclutador ORH
              Jefatura ORH

AGOSTO 2021

Versión 1.1

Con la aprobación del Reglamento para la asignación de plazas en propiedad, la
Dirección de Administración y Gestión de Personal desarrolló su nuevo Sistema de
Concursos, el cual contiene los elementos estipulados en el reglamento de forma
automatizada.
El módulo de concursos se encuentra disponible ingresando al Sistema Integrado
de Gestión de las Personas.

Una vez que ingrese al SIPE, deberá dirigirse al módulo de Concursos

Versión 1.1

Dicho módulo cuenta con 7 apartados a saber: bitácora de concursos, carteles,
experiencia, notificaciones, plazas vacantes, recursos y reportes.
A continuación, se dará explicación de cada uno de los apartados según su orden
de aplicación y perfil de usuario.
PERFIL RECLUTADOR ORH
Plazas vacantes
Este apartado mostrará la totalidad de plazas vacantes que fueron objeto de
concurso.
Experiencia
La pantalla en este apartado inicia con parámetros de búsqueda, a efectos de que
la búsqueda de los funcionarios en relación con la experiencia de ese centro de
trabajo se realice de una manera más rápida, con opciones de búsqueda conforme
se muestra en la siguiente imagen.

Seguido de esas opciones, se mostrará una tabla compuesta por 5 columnas
(identificación, nombre, unidad ejecutora, unidad administrativa y acciones), según
como se muestra.

La funcionalidad en este apartado consiste en la revisión y verificación de la
experiencia de cada funcionario, la cual debe ser constatada mediante el expediente
personal. A efectos de realizar dicho trámite se deberá hacer clic al icono de
“Acciones” ubicado en la tabla de la lista de funcionarios.
Acto seguido, se desplegará la información de todos los nombramientos que ha
registrado el funcionario en la CCSS, y la pantalla se mostrará con los siguientes
datos:

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Primera tabla
Muestra los nombramientos que se obtienen del sistema de planillas. Dichos
nombramientos deben ser revisados contra el expediente personal.

Para la verificación de los nombramientos, el reclutador deberá utilizar los botones
que se encuentran en la parte inferior de la pantalla: agregar, agregar permiso,
agregar prorrateo, invalidar y enviar para certificación.
Opción Agregar: permite agregar nombramientos que no se encuentran en el
listado, por lo que, al darle clic, se desplegará un cuadro cuyos campos se deben
completar según lo que corresponda:

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En relación con los campos por completar, se encuentra el número de plaza, las
fechas desde y fecha hasta de ese nombramiento a incluir, así como indicar si el
nombramiento fue tramitado con la figura de prorrateo, seleccionando el puesto
correcto con el cual se nombró al funcionario. Adicionalmente tiene que incluir la
Unidad Ejecutora y Unidad Administrativa dónde se ejecutó ese nombramiento.
Completada la información se deba dar a la opción Agregar.
Opción Agregar permiso: esta acción permite agregar permisos SIN goce de
salario que ha disfrutado el funcionario. En este caso, de la misma manera se
desplegará un cuadro a efectos de que se complete el número de plaza, el motivo
del permiso, Unidad Administrativa, Unidad Ejecutora y las fechas en que lo disfrutó.
Estos permisos sin goce, le serán rebajados de su historial laboral, según la plaza,
puesto y fechas. Completada la información se debe dar a la opción Agregar.

Opción Asignar prorrateo: para asignar un prorrateo, primero se debe seleccionar
el nombramiento en la columna de “completar”, el cual, según la revisión con la

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acción de personal, no fue cancelado con el puesto original, sino que fue pagado y
nombrado en un puesto diferente.

Los nombramientos que en la columna de Prorrateo se indica N/A (no aplica)
significa que el puesto fue tramitado sin prorrateo por lo que no corresponde realizar
ninguna modificación.
Se podrán modificar los nombramientos con la opción de asignar prorrateos, a
nombramientos únicamente cuando en la columna de Prorrateo se indica
“pendiente”.

En esos casos, al seleccionar el puesto y dar clic en el icono de asignar prorrateo,
se desplegará un cuadro para indicar el puesto correcto, según se muestra:

Opción Invalidar: este icono es únicamente para eliminar nombramientos del
listado que no responden según lo que se registra en el expediente personal. Por lo
que, en caso de existir un nombramiento de esa índole, se deberá seleccionar el
nombramiento, seguido por el clic en ese botón.
Opción Enviar para certificación: cuando el historial laboral esta revisado en su
totalidad, se deberá enviar la información al perfil jefe ORH, dando clic en el botón
de enviar para certificación.

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En la misma pantalla, se mostrarán la tabla de los permisos sin goce que se
ingresaron o bien los que registra el sistema, con la posibilidad de invalidar alguno
cuando no corresponda.
Se mostrará otro cuadro en esta pantalla de experiencia con los nombramientos ya
depurados que será la información que se visualice en el concurso,
Cabe señalar que cuando el jefe ORH haya aprobado la certificación de los
nombramientos, será enviado al oferente, para que éste revise en su totalidad si la
información contenida es veraz. De existir algún error, mediante el sistema se
rechazará la certificación y se indicarán al perfil reclutador ORH las modificaciones
que se deben realizar, quien deberá hacer la corrección necesaria y volver enviarlo
al jefe ORH para su debida aprobación.

Solicitudes de revisión de experiencia por parte de funcionarios
Cuando a un funcionario se le haya validado toda la experiencia y éste logra
visualizarla en su perfil de RH en línea, podrá solicitar revisión de la experiencia o
bien de la especificidad.
En el apartado de Experiencia-Revisión de Historial: saldrán los casos de que los
funcionarios que han solicitado esa revisión, en la columna de observaciones se
hará la indicación de lo que expone el funcionario.

A efectos de poder realizar modificaciones o bien de rechazar las solicitudes, se
deberá hacer click al botón de Acciones. Una vez abierta la pantalla, se le deberá
hacer click al botón de HABILITAR EDICION para que se desplieguen las siguientes
opciones:

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Si la solicitud es viable se procede con la modificación respectiva, caso contrario se
le deberá hacer click al botón de NO APLICAR CAMBIOS, con esta acción, al
funcionario le llega una notificación en la cual se le indica que su solicitud no es
viable y termina edición
Carteles
En este apartado se mostrarán todos los carteles que han confeccionado los jefes
de servicio para su debida publicación. En relación con los carteles es importante
considerar lo siguiente:
   1. Se mostrarán aquellos carteles que no requieren ningún tipo de aval por parte
      de la DAGP para su publicación, solamente la revisión del cartel por parte de
      la ORH.
   2. Se visualizarán los carteles que requieren de aval, sin embargo, hasta que la
      DAGP no les otorgue el visto bueno, no podrán ser publicados, en este caso
      el sistema no habilitará las fechas de publicación.
   3. Se mostrarán los carteles que, por algún motivo, fueron devueltos al jefe de
      servicio para su corrección. El sistema en este caso tampoco permitirá la
      publicación del cartel, hasta tanto el jefe no haya hecho la revisión y devuelto
      a la ORH para su publicación.
A continuación, se muestra cómo se visualizará la pestaña de carteles:

En la parte superior de la pantalla, se muestra la búsqueda por parámetros, siendo
los siguientes: tipo (si es por puntaje máximo o nómina), cartel (indicando el número
de cartel de referencia), puesto y aval (mostrará según filtro, cuales están
pendientes, cuales fueron rechazados, aprobados y los carteles que no requieren
aval), fecha de cierre, estado (si se encuentra en etapa de inscripción, en proceso,

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adjudicado, finalizado, rechazado, infructuoso, eliminado o suspendido por
impugnación) y por unidad administrativa.
La información de los carteles se mostrará en una tabla que contiene 9 columnas a
saber:
Tipo: refiere a si es un concurso por mayor puntaje o de jefatura
Cartel: corresponde al número asignado a cada cartel con formado “UE - # de cartel
- año
Puesto: corresponde al título del puesto objeto de concurso
Unidad Ejecutora: corresponde al nombre de la Unidad Ejecutora que administra el
concurso.
Unidad Administrativa: corresponde a la Unidad Administrativa en la que se
encuentra la plaza objeto a concurso.
Cierre: refiere a la fecha de cierre del periodo en el que se aceptan las inscripciones
a ese concurso.
Aval: indica si el cartel ha sido avalado por la instancia respectiva
Estado: determina en qué etapa se encuentra el cartel
Opciones: muestra cuatro aplicaciones diferenciados por cuadros pequeño y por
colores (general, oferentes, resultados y notificaciones)
Publicación de carteles
Para que el perfil reclutador orh o jefe orh puedan publicar un cartel, en la columna
de “opciones”, deberán darle clic al primer icono.que se llama General

Una vez dado clic a ese botón, se desplegará el formato del cartel que fue
completado en primera instancia por el jefe del servicio.

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El perfil reclutador y jefe orh, deberán revisar toda la información que contiene el
cartel y en caso de que algún dato sea erróneo, deberá devolverlo al jefe del servicio
con las indicaciones respectivas. Esta acción la genera dando click en el botón de
“Devolver cartel” que se encuentra en la parte superior del cartel:

El sistema generará una ventana emergente, para hacer indicación del motivo de la
devolución:

El cartel le será devuelto al jefe del servicio, y este podrá visualizar las indicaciones
respectivas sobre los errores con el fin de corregirlas. Una vez corregidas, deberá
enviar nuevamente el cartel para su publicación.
Ahora bien, si revisado el cartel la ORH determina que los datos son correctos,
procederá con la selección de fechas. En este caso, el sistema al seleccionar la

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fecha de inicio, automáticamente indicará la fecha de cierre, lo anterior,
considerando los plazos que estipula el Reglamento.

Una vez publicado el cartel y en caso de que durante el periodo de inscripción se
presente algún recurso o bien, se determinó que no se podía publicar, la ORH podrá:
   1. Eliminar el cartel en su totalidad o bien alguna plaza incluida en el cartel: esta
      acción se realiza siguiendo un flujo, siendo que el jefe del servicio lo solicita
      a la ORH y la ORH lo solicita a la DAGP. La solicitud de eliminación por parte
      del jefe de servicio se visualizará en los iconos del cartel, al aparecer un
      cuadro color negro con una “X” en blanco.

Al hacer clic en ese icono, se desplegará un cuadro emergente, con el cual la ORH
analizará la justificación del jefe de servicio. Si la justificación no es válida,
completará el cuadro de observaciones y le dará clic en Rechazar. Si la justificación
es válida, agregará observaciones en el cuadro y se lo enviará al perfil Adm R y S
(DAGP)

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2. Modificar la fecha de cierre: se realiza en el tanto exista una justificación para
      ampliar el plazo

Oferentes inscritos

El perfil reclutador ORH y jefe ORH a efectos de poder visualizar los oferentes
inscritos en el cartel, deberán hacer clic en el segundo icono, según se indicó en la
imagen anterior.

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Aparecerá el listado de los oferentes inscritos en una tabla, desglosado en 7
columnas a saber:
Puntaje: se marca con un check si la persona ya cuenta con la ponderación
correspondiente en el concurso.
Identificación: corresponde al número de identificación de la persona inscrita.
Funcionario: corresponde al nombre de la persona inscrita.
Estado: corresponde al estado en que se encuentra la persona que realizó la
inscripción, de forma tal que se logre identificar las acciones que corresponde
ejecutar.
Inscripción: corresponde a la fecha en que la persona realizó la inscripción
Correo: identifica el correo registrado por la persona dentro del Sistema de
Concursos.
Detalles: esta acción al darle click genera la apertura de la información del oferente,
en relación con su participación en el concurso. Por lo anterior, a efectos de revisar
la idoneidad de cada uno de los participantes inscritos, se deberá hacer clic al botón

        en la columna de Detalles.

Una vez desplegada la información del oferente, de acuerdo con los criterios de
idoneidad del reglamento de concursos el perfil reclutador ORH y jefe ORH deberán
revisar el icono de experiencia y evaluaciones.

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Experiencia
En este apartado se podrá visualizar el historial laboral del funcionario, haciendo clic
en el cuadro que indica “Lista de nombramientos PDF”. El aspecto por revisar es el
cumplimento de la experiencia que solicita el puesto en el cual está participando el
oferente.

Evaluaciones del desempeño
Este apartado mostrará las últimas tres evaluaciones del desempeño, por lo que el
perfil reclutador ORH y jefe ORH, verificará que el oferente cumpla al menos con
una evaluación con nota igual o superior a la mínima.

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Una vez verificados los aspectos de idoneidad, a efectos de notificar al oferente
inscrito, se deberá dirigir a la pestaña de idoneidad dar clic y seleccionar si cumple
o no con dichos criterios.

Resultados:
   1. Si cumple con los criterios de idoneidad: clic en el botón de guardar y enviar
      notificación.
   2. De no cumplir con los criterios de idoneidad: deberá seleccionar el aspecto
      que no cumple, completar la explicación en el campo de observaciones y por
      último hacer clic en el botón de guardar y enviar notificación.

Realizada la verificación de idoneidad de cada uno de los participantes, en el listado
general de participantes inscritos, se mostrará quienes se encuentran en estado de
Aceptado y quienes en estado de Rechazado.

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En el caso de los oferentes con resultado Rechazado, se deberá revisar el último
día del periodo de inscripción al cartel si subsanaron el aspecto por el cual fueron
rechazados y en caso de haber subsanado, revisar si cumple con la condición de
idoneidad y notificar su aceptación en el concurso.
Recursos
En esta pestaña se visualizarán los recursos que ha interpuesto un oferente en
relación con ese concurso. Cabe señalar que todo recurso interpuesto, coloca al
cartel en estado de Suspendido por impugnación, por lo que, hasta tanto no se
resuelvan el estado no cambiará.

En la opción de Recursos se mostrará un listado en el que se podrá visualizar, el
tipo de recurso, en contra de cual aspecto se está recurriendo, la fecha de
interposición, la fecha de resolución, la opción para ver el recurso y escrito que se
adjunta al caso.
Realizada la lectura del recurso interpuesto por el oferente, el perfil reclutador ORH
y jefe ORH, deberán determinar si dicho recurso es admisible o no admisible y esta
acción se genera al darle clic al botón que en encuentra en la columna de
Resolución:

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Si el recurso es Admisible, al darle click se le enviará al oferente una notificación,
señalando que el recurso fue admisible y que será atendido en el plazo establecido.
Realizada esa acción, se deberá adjuntar en la misma pantalla, la resolución del
recurso y seleccionar si fue resuelto con lugar, parcialmente con lugar o sin lugar.

En relación con la atención de los recursos y la ruta que deben seguir según su tipo,
el sistema mostrará los iconos para su atención o bien para su traslado, de acuerdo
con la instancia que deba resolver, conforme lo indicado en las disposiciones
generales emitidas por la DAGP
Se reitera que hasta tanto no estén resueltos todos los recursos de parte de
las diferentes instancias, el sistema no permitirá continuar con las fases que
prosiguen.
Resueltos todos los recursos y definidos los funcionarios aceptados y rechazados,
se procederá a generar la tabla de puntuación general del concurso, para lo cual el
perfil reclutador ORH y jefe ORH, deberá hacer clic a la opción que indica en la
siguiente imagen, a efecto de que el sistema con base en las reglas dadas otorgue
el puntaje respectivo en los ítems de experiencia y evaluación del desempeño.

Versión 1.1

Resultados
Esta pantalla mostrará de forma descendente la calificación de todos los
participantes y su posición en el concurso.

Adjudicación por mayor puntaje
Primer paso: envío de resultados iniciales (esta acción genera el envío masivo de
notificación sobre la calificación y posición en el concurso a todos los oferentes. Se
indica que corresponde a resultados iniciales, debido a que, sobre este resultado
preliminar, se puede interponer los recursos ordinarios.)

Segundo paso: una vez trascurrido el tiempo para la presentación de recursos y
atendidos todos, el siguiente paso en el sistema, es el envío masivo de los
resultados finales, que corresponde a las notas definitivas.

Tercer paso: adjudicación de la plaza en propiedad para puestos de mayor puntaje.
Dicha acción se genera haciendo click en el botón que indica: “Adjudicar plazas” Al
hacer click, se les enviará una notificación a las personas que quedaron para
asignarles plazas, quienes, en el plazo establecido, deberán manifestar por medio
del sistema, si la aceptan o la rechazan.

Versión 1.1

Una vez adjudicada la o las plazas, el sistema mostrará una columna que se llama
“adjudicación” con la palabra PENDIENTE, hasta que el oferente la acepte o
rechace, esa condición cambiará a ACEPTADO O RECHAZADO. Si el oferente
omite su respuesta en el plazo establecido, el sistema mostrará como Rechazado.

Cuarto paso: aceptada la plaza por el oferente, se deberá enviar a los demás
participantes del concurso, una notificación sobre la adjudicación de la plaza.

Notificados a todos los participantes del concurso, se deberá esperar el plazo para
la presentación de recursos, Una vez superada esta etapa, se le envía al jefe de
servicio sobre la adjudicación de la plaza, para que éste proceda con los trámites
respectivos referente a la confección de la acción de personal.

Versión 1.1

Una vez enviada la notificación al jefe de servicio, éste desde su perfil deberá indicar
si procede o no la realización del periodo de prueba y esta acción se genera
haciendo click en el botón que se encuentra en la columna de acciones.

Si el jefe selecciona que SI, se desplegarán dos opciones de Superado y No
superado

Versión 1.1

Si selecciona que NO, se habilita el espacio para que se indique el número de acción
de personal y la fecha de inicio del nombramiento en propiedad
Si el periodo de prueba no es superado por el oferente, el jefe de servicio deberá
hacer la justificación respectiva y a nivel del sistema, en el perfil ORH se mostrará
como prueba no superada y la opción para adjudicar la plaza a la persona que sigue
en la lista de puntuaciones.

Adjudicación por nómina
Primer paso: envío de resultados iniciales (esta acción genera el envío masivo de
notificación sobre la calificación y posición en el concurso a todos los oferentes. Se
indica que corresponde a resultados iniciales, debido a que, sobre este resultado
preliminar, se puede interponer los recursos ordinarios.)

Segundo paso: una vez trascurrido el tiempo para la presentación de recursos y
atendidos todos, el siguiente paso en el sistema, es el envío masivo de los
resultados finales, que corresponde a las notas definitivas.

Tercer paso: notificadas las notas finales a los participantes del proceso, la ORH
deberá proceder con la notificación de la conformación de la nómina a la jefatura
del servicio, para lo cual deberá hacer click en el cuadro denominado “Nómina a
jefatura”

Versión 1.1

Una vez notificada la nómina al jefe de servicio, este debe de proceder con la
programación de las entrevistas, para l o cual deberá asignar fecha, hora y medio a
través del cual se realizará, notificando a los miembros de la nómina.
El jefe de servicio en este caso será el responsable de adjudicar la plaza, notificar
a los oferentes, incluir información sobre el periodo de prueba y la acción de
personal en propiedad.
RECURSOS
Esta pestaña mostrara todos los recursos que se han presentado en los diferentes
concursos, con su respectiva información.

NOTIFICACIONES
Este apartado mostrará todas las notificaciones que ha generado el sistema en
relación con la publicación de los concursos. Se podrán realizar búsqueda por
número de cédula, nombre, por tipo de notificación y número de concurso.

Versión 1.1

BITÁCORA DE CONCURSOS
En este apartado se registrarán todas las acciones que se han generado en el
sistema, señalando el nombre de la persona que ha manipulado la información, que
tipo de información, a cuál oferente y la hora en que se realizó.

PERFIL JEFE ORH
Plazas vacantes
Este apartado mostrará la totalidad de plazas vacantes que fueron incluidas en
carteles.

Versión 1.1

Experiencia
La pantalla en este apartado dispone de parámetros de búsqueda para la ubicación
de la persona de forma más ágil.

Seguido de esas opciones, se mostrará una tabla compuesta por 5 columnas
(identificación, nombre, unidad ejecutora, unidad administrativa y acciones), según
como se muestra.

La funcionalidad en este apartado consiste en la certificación de la experiencia, cuya
validación la llevó a cabo el perfil reclutador ORH de ese centro de trabajo. A efectos
de certificar esa experiencia, el jefe ORH deberá hacer click en el ícono ubicado en
la columna de “Acciones”

Versión 1.1

Al hacer click a ese ícono, aparecerá una pantalla con toda la información de los
nombramientos realizados por ese funcionario. La pantalla se encuentra seccionada
en tres tablas:
   1. La primera tabla es la referencia total de los nombramientos realizados a nivel
      de CCSS según la cantidad de acciones de personal que se han
      confeccionado, por lo que esta tabla no contempla la unión de
      nombramientos continuos en un mismo puesto, mismo centro y mismo
      servicio.

   2. En la segunda tabla se mostrarán los permisos sin goce que ha disfrutado el
      funcionario. Dichos permisos el sistema los rebajará según el periodo y
      puesto en que lo solicitó.

Versión 1.1

3. La tercera tabla muestra los nombramientos en una secuencia de fechas, con
      resumen de puestos por fechas.

En esta pestaña se podrán visualizar los funcionarios que pertenecen a ese centro
de trabajo

Versión 1.1