Políticas del 2014 para los Clubes e Intercambios
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Políticas del 2014 para los Clubes e Intercambios
Aprobado por la junta directiva de FFI el 11 de marzo 2013.
Las políticas y procedimientos contenidos en este documento han sido aprobados por la junta directiva de
FFI para gobernar toda la actividad de Friendship Force y sus intercambios. Información adicional se puede
encontrar en el la página web de FFI (www.thefriendshipforce.org) o poniéndose en contacto con el personal
de FFI en Atlanta, Georgia. (Nota: Todas las tarifas están cotizadas en dólares estadounidenses.)
A. Clubes de Friendship Force Además de realizar los intercambios regulares,
se les anima a los clubes a promover la misión
Los clubes de Friendship Force tienen una de FFI en su región y planificar una amplia
licencia de funcionamiento de FFI con el gama de actividades locales para sus miembros
propósito de promover la misión de Friendship para mantenerlos involucrados durante todo el
Force en la comunidad local o región, año. Esto incluye eventos sociales para los
organizando intercambios. Cada club es una socios del club, así como programas
organización independiente, no una sucursal de relacionados con la actividad de los miembros
FFI. Aunque la estructura organizativa actual de otras organizaciones internacionales en la
puede variar según las tradiciones y los comunidad.
requisitos legales de una región, todos lo clubes
requieren tener escrito los estatutos y se basara Además de los intercambios regulares y
en el liderazgo voluntario que es seleccionado actividades locales, los clubes también podrán
por los miembros del club. participar con otros clubes en intercambios
suplementarios. Los intercambios internos,
Nuevo en 2014: Tener un liderazgo fuerte es como las visitas europeas de club a club u
vital para el éxito de cualquier club, pero la intercambios de escala (vea la sección C para
fortaleza a largo plazo del club también requiere más detalles). Los intercambios suplementarios,
de un sistema de cambios periódicos en los deben ser programados sólo después que
líderes. Los clubes que no cuentan con un los intercambios internacionales oficiales del
sistema eficaz para la rotación de sus dirigentes año se hayan confirmado.
se encontrarán con grandes dificultades cuando También es la responsabilidad del club seguir
un líder de mucho tiempo finalmente termine su las políticas para la organización de
cargo. Se recomienda, por lo tanto, cambiar los intercambios suplementarios y de pagar las
roles de liderazgo regularmente. Aún con un cuotas correspondientes.
sistema de rotación es posible conservar la
experiencia y la orientación de un líder o El formulario de renovación para el 2014 debe
fundador a través de posiciones honorarias que ser enviado a FFI antes del 15 de enero del
el club puede establecer para este propósito. 2014 junto con la cuota de afiliación del club de
$10 dólares por persona y $17 dólares por
Los clubes deben seguir las políticas de familia. Esto debe basarse en el número de
intercambios de FFI, incluyendo las políticas miembros que el club tuvo a finales de 2013.
sobre el uso apropiado del logotipo y otros
materiales registrados. Para mantenerse Por favor tome en cuenta que esta cuota se
activos, un formulario de renovación debe incrementará en el año 2015 de la siguiente
presentarse anualmente a FFI (Charter Renewal manera: la cuota de afiliación aumentara en
Form), este incluye un acuerdo por los 2015 a $15 dólares por persona $25 dólares por
dirigentes del club para aceptar las actuales familia. Esto debe basarse en el número de
políticas de FFI. La cuota anual de afiliación del miembros que el club tuvo a finales de 2014.
club se debe entregar con el formulario de
renovación, preferiblemente un solo pago por
club.B. Cuotas y políticas del mundo. Usualmente tendrán un tema
específico o se centran en la comprensión
1. Intercambios: cultural. Los intercambios mundiales son
organizados por el club anfitrión, reclutando
Los intercambios de Friendship Force son embajadores a través del marketing en
asignados cada año por FFI basados en Internet proporcionado por FFI.
diferentes factores, incluyendo la historia del
club, preferencia y disponibilidad de los clubes c. Intercambios de Descubrimiento
de la contraparte. La meta para un intercambio proporciona un itinerario exhaustivo que
es tener 20 a 25 personas que viajen por una combina experiencias cortas con familias y
semana (5-7 noches). Si se solicita, y si se actividades culturales de la región para
dispone de alojamiento, una segunda o tercera descubrir un país específico. Los destinos
semana se puede agregar. suelen ser las regiones en que FFI tiene el
objetivo en desarrollar un nuevo club.
La participación de un embajador en un
intercambio es por solicitud. Los embajadores y d. Colaboración y Programas de Contrato: De
anfitriones serán cuidadosamente vez en cuando FFI ofrece intercambios
seleccionados para garantizar la compatibilidad basados en un acuerdo de asociación con
con el programa. El club embajador que va a otra organización. Cada programa tiene sus
viajar es responsable en reclutar y preparar a políticas, procedimientos y honorarios.
los ciudadanos locales para la experiencia de
alojamiento con una familia. El club anfitrión es 3. Directores de Intercambio
responsable en reclutar y preparar a los
ciudadanos de la comunidad de aquellos que Directores de Intercambio (ED) proporcionan el
abren sus casas a los embajadores de visita. liderazgo necesario para un intercambio éxito.
El ED es seleccionado por el club local y debe
Cada intercambio se realiza bajo la dirección de comunicarse con FFI para la planificación del
un director de intercambio, quien es designado intercambio. Un manual para los directores de
por los clubes, y está de acuerdo con las intercambio (ED) es proporcionado por FFI para
políticas de intercambio establecidas por FFI. orientar la planificación y el liderazgo del
intercambio. Los clubes deben asumir el
2. Intercambios especializados proceso de nombramiento con mucha seriedad,
ya que el éxito del intercambio depende
En adición a los intercambios regulares, ahora principalmente en la calidad del liderazgo. Se
hay más opciones disponibles: debe dar preferencia a las personas quienes
tienen experiencia previa o quiénes demuestran
a. Intercambios temáticos añade un enfoque liderazgo.
especial a la experiencia de alojamiento.
Los temas pueden estar relacionados con 4. Reclutamiento para el anfitrión y el
intereses comunes (senderismo, ciclismo, embajador
acolchado, la elaboración del vino, eventos
culturales, interculturales foros de debate y El director de intercambio que va a viajar debe
grupos de varias generaciones), la reclutar embajadores cualificados, al mismo
educación (profesores o estudiantes), tiempo mantener una lista de espera. En la
proyectos humanitarios, lengua de mayoría de los casos, el número de
aprendizaje, etc. El director de intercambio embajadores debe ser 20-25 personas.
trabajara con FFI y el club anfitrión para Intercambios con menos de 15 personas podrán
diseñar un itinerario único y luego reclutar a llevarse a cabo, con aprobación de los clubes
los embajadores que comparten un interés involucrados y con el permiso otorgado de FFI.
en el tema. Los embajadores pueden ser
de uno o varios clubes, o el intercambio Los ED deben buscar a los embajadores y los
puede estar abierto a candidatos de anfitriones calificados dentro del club y también
cualquier lugar. en la comunidad. Ser miembro del club no debe
ser un requisito para someter una solicitud para
b. Intercambios globales Están organizados un intercambio, pero los clubes pueden pedirles
para atraer embajadores de cualquier parte
2que se hagan miembros cuando se unan a su
primer intercambio. El ED embajador les proporcionará esta
información a los embajadores quienes
Hay que tener cuidado en revisar todos los están interesados por escrito, antes de
solicitantes y aceptar sólo aquellos que aceptarlos. Así el ED tendrá en cuenta la
entienden la meta de la organización. Es capacidad de cada solicitante para realizar
importante evitar un proceso que solo requiere los requerimientos físicos del intercambio y
que los miembros del club firmen su nombre en decidir si lo acepta o no.
una lista, lo cual sugiere que la aceptación es
automática. Si el ED quiere aceptar un candidato que
no puede cumplir con los requisitos físicos
Se les aconseja a los directores de intercambio o que tiene necesidades especiales, el ED
seguir los procedimientos indicados en el embajador debe consultar con el ED de
manual de ED para asegurar un intercambio alojamiento primero. Si el acepta y está de
exitoso. El manual está disponible en la página acuerdo en que el anfitrión puede
web de FFI. Un DVD informativo también está acomodar a ese solicitante con seguridad y
disponible bajo petición comodidad, entonces el ED embajador
puede aceptar al solicitante.
5. Movilidad y las Limitaciones de Salud
b. El ED embajador le recordará a todos los
Los intercambios de Friendship Force están candidatos que tomen en serio las
designados en recibir a gente de todas las preguntas sobre la aplicación respecto a su
edades y origines a que participen. Esto incluye salud. Estas preguntas son para su propia
a niños, adolescentes, adultos, los participantes seguridad y deben ser completadas con
de edad avanzada y personas con honestidad. Si el ED descubre que un
discapacidades. Sin embargo, los solicitantes embajador no proporciono información
con requisitos especiales pueden ser aceptados completa o verdadera, esa persona puede
sólo si el ED anfitrión se compromete de ser retirada del intercambio.
antemano en que su club puede satisfacer esas
necesidades especiales. Esto es para proteger c. Debido a que los intercambios tienen
la seguridad y comodidad del embajador, así diferentes requisitos físicos, el ED
como el club anfitrión. embajador no aceptará automáticamente
miembros del club para un intercambio.
Además de los embajadores que tienen Sólo los solicitantes que pueden
necesidades especiales, es importante demostrarle su capacidad en cumplir con
reconocer que el nivel de actividad física los requisitos físicos, serán aceptados.
necesaria para un intercambio de Friendship d. Si el ED tiene dudas sobre la capacidad del
Force varía según la situación de alojamiento, solicitante, él o ella puede pedirle que
así como el itinerario del programa. Por lo tanto, aporte referencias relativas a las
el ED embajador deberá cumplir las siguientes capacidades físicas. A discreción del ED,
normas para asegurar que la persona acepte esto podría incluir el requisito de
sólo a aquellos candidatos que cumplan con los proporcionar una declaración del médico
requisitos físicos del intercambio. Si un ED tiene apoyando la capacidad para llevar a cabo
alguna pregunta relacionada con estas políticas, los requisitos del intercambio. En tales
él / ella debe hablar con el personal apropiado casos, el ED debe proporcionar al médico
de FFI para la clarificación y orientación. una declaración precisa sobre el tipo de
actividades y las condiciones de vida
a. El ED anfitrión le proporcionar información previstos en el intercambio. NOTA: Esta
al ED embajador sobre el nivel de actividad disposición es para proteger la salud y la
física que se requeriré durante el seguridad del solicitante.
intercambio, incluyendo la cantidad y
distancias que tendrá que caminar, así e. Capacidad del anfitrión: Mientras que la
como las condiciones de vida y el tipo de pregunta de la actividad física se aplica
transporte que se utilizará durante el principalmente a los embajadores, el ED
intercambio. (FFI proporcionará una lista anfitrión también se debe asegurará de que
para ayudar en este proceso.) sólo los anfitriones cualificados sean
3seleccionados para el intercambio. Suele
esperarse que los anfitriones participen en c. Después de hablar sobre el intercambio
las actividades del intercambio, y con el solicitante, el ED decide tener en
proporcionen una variedad de actividades cuenta a esta persona para el intercambio,
individuales a los embajadores- sólo el ED debe obtener al menos una
aquellos que puedan llevar a cabo estas referencia escrita del solicitante. Este debe
actividades serán elegidos como ser el presidente del club a el que
anfitriones. i el anfitrión está obligado a pertenece u otra referencia del club
conducir durante el intercambio, es adecuado. Aquellos clubes que se les pide
esencial que sólo aquellos que están proporcionar referencias deben ser
perfectamente cualificados para llevar a honestos al responder las preguntas del
cabo esta responsabilidad se acepten. Los ED. También se puede solicitar referencias
clubes anfitriones se les anima a utilizar de alguien que no sea miembro de
apoyo de otros miembros, según sea Friendship Force, en caso que el solicitante
necesario para ayudar a los anfitriones que no sea miembro de un club de FFI. Por lo
pueden tener limitaciones. menos dos referencias deben ser
obtenidas. Si una persona que no es
6. Reclutando embajadores de otras miembro vive en una comunidad donde hay
comunidades un club, se le puede pedir que se reúna con
una persona o un líder de ese club local.
El aumento en la promoción de los intercambios
por correo electrónico y el catálogo en línea, d. El ED deberá darle información y
junto con la flexibilidad de viaje, hace posible materiales importantes a todos los
que los embajadores de cualquier lugar del solicitantes, incluyendo a ellos que no sean
mundo puedan unirse a un intercambio. Como parte de su club. Para establecer
resultado, los EDs embajadores están buscando comunicación con todos los embajadores el
cada vez fuera de sus propias comunidades ED puede mandar un correo electrónico
para solicitantes cualificados que llenen su donde todos los participantes puedan
intercambio. Dado que estos candidatos no interactuar.
pueden asistir a talleres o encontrarse cara a
cara con el ED, otras técnicas son necesarias 7. Plazo de reclutamiento:
para garantizar que sólo los candidatos
cualificados se acepten en el intercambio. Los Una lista de los embajadores debe ser enviada
EDs que deseen reclutar embajadores fuera de al club anfitrión y a FFI 60 días antes del
su comunidad deben seguir estas guías: intercambio. La aplicación de embajador deberá
ser completada y firmada por cada embajador y
a. La solicitud del embajador incluye el anfitrión. Si no se cumplen los plazos
siguiente parágrafo: "En el caso de que el especificados, esto puede resultar en la
solicitante no pueda reunirse en persona reprogramación o cancelación del intercambio.
con el director de intercambio, se le pedirá
que proporcione las referencias y la 8. Cuota de FFI para el embajador
documentación complementaria". Esto
permitirá que el ED pueda solicitar Cualquier actividad entre los clubes que
referencias cuando sea necesario para consistan en proporcionar alojamiento durante
respaldar la solicitud la noche se considera un programa oficial de
Friendship Force. (La única excepción es un
b. El ED debe corresponder con el solicitante intercambio domestico de1-3 noches en clubes
por correo electrónico y también hablar con de la zona.) FFI cobrara una cuota adecuada
él o ella por teléfono. Si el solicitante está por cada actividad, en base a las políticas
en un país diferente, el DE puede solicitar adoptadas por la Junta Directiva de FFI. Las
la asistencia de FFI para entrevistar a los cuotas se utilizan para apoyar las actividades de
solicitantes. El ED debe tener varias intercambio y también podrán ser usadas para
conversaciones o mensajes electrónicos mantener a FFI para que sea una organización
con el candidato, incluyendo una discusión internacional fuerte. Una explicación más
detallada sobre el intercambio y por qué el detallada sobre las finanzas de FFI se puede
candidato está interesado en participar.
4encontrar en la sección “Club Resources” en la a. Para pagar el costo de las actividades del
página de FFI. grupo, el club anfitrión recibirá un pago de
$100 dólares por embajador (incluyendo el
a. Nuevo en 2014: Intercambios normales: director de intercambio) por una semana de
Cada embajador paga una cuota para tener alojamiento (5-7 noches). El pago puede
la experiencia de FFI. La cuota que los ser usado para pagar por las fiestas e
embajadores deben pagar a FFI se debe comidas de bienvenida/despedida, y por
60 días antes de la salida del intercambio. otras actividades que le de al embajador
La cuota de embajadores de FFI para 2014 una excelente orientación cultural de la
es de $165 por semana (5-7 noches) para ciudad y la región. También pueden usarse
los clubs de EE.UU. y $140 por semana a la discreción del anfitrión para permitir
para todos los otros clubes. que los anfitriones participen en estas
actividades.
b. Intercambios especializados: Las tarifas
para los intercambios especializados b. En algunos casos el director de intercambio
incluyen todas las actividades que forman de alojamiento puede recomendar
parte del programa de intercambio formal, actividades que no estén cubiertas por la
así como las cuotas FFI. Cada intercambio cuota de $100. Si el director de intercambio
es único: los honorarios variará según la embajador está de acuerdo, el costo puede
duración y costo del programa. Los aumentar. Sin embargo, si el costo es más
diversos costos son desarrollados por el de $100, el director de intercambio de
ED, aprobados por FFI y se presenta como alojamiento presentara un presupuesto
un precio global. completo de todas las actividades, tanto el
programa cultural básico y las otras
c. Intercambios suplementarios: Vea la actividades adicionales, antes del
sección "C" a continuación para las tarifas intercambio y después, dando contabilidad
de estas actividades. de los gastos actuales
9. Presupuesto de los clubes embajadores c. La cuota del programa no cubre el costo de
locales: transportación para los embajadores de la
ciudad de llegada o ida a la cuidad de los
Hasta $25 por persona puede ser añadido al anfitriones, o para cualquier tour antes o
costo de un intercambio, el comité de después de la semana del intercambio. Si
intercambios se encargara de colectar esto. el director de intercambio embajador le
Estas tarifas cubren los costos de pregunta al director de intercambio anfitrión
administración del intercambio a nivel local y que ayude con estos acuerdos, los costos
son recogidos y retenidos por el club, no por deben ser acordados antes y deben ser
FFI. Estas tarifas no son reembolsables si el designados como “transportación y /o costo
embajador se abstiene de participar en el del tour." Gastos de transportación y tours
intercambio o si el intercambio se cancela. no son considerados parte de la cuota del
programa, y debe tratarse por separado
10. Cuotas para el Club Anfitrión con los detalles del pago y la contabilidad
arreglada entre los dos directores de
El club anfitrión es responsable de proporcionar intercambio.
un programa cultural interesante para los
embajadores. Además de la planificación de las d. Para algunos clubes la cuota básica
actividades, el ED anfitrión deberá asegurarse normalmente es más de $100 y es
de que los embajadores tengan tiempo aprobada por FFI. Esto se debe a los
suficiente con sus anfitriones y también para costos en su ciudad y el costo del
que los embajadores puedan explorar la zona transporte necesario que se debe
por su propia cuenta. Los costos de las proporcionar a los embajadores durante el
actividades fuera del hogar (las que no son intercambio. El ED será notificado de esta
planeadas por los anfitriones) deben ser situación al inicio del proceso de
pagados por los embajadores. planificación.
5e. La cuota del programa normalmente es 12. FFI Supervisión y seguimiento de los
transferida directamente al club anfitrión, intercambios
los dos ED se deben poner de acurdo en
este proceso. Los $100 no son Para asegurar que los intercambios de FFI
reembolsables si el embajador cancela el ofrezcan experiencias culturales de alta calidad
intercambio menos de 60 días de la salida. para los embajadores y anfitriones, FFI monitora
Las cuotas deben ser transferidas al club el planeamiento y el reclutamiento de cada
anfitrión junto con cualquier otra cuota intercambio. Esto incluye: (a) la selección de los
correspondiente. En el caso de que el club directores de intercambio y las fechas de
embajador no pague por todos los intercambios, (b) la confirmación del itinerario
embajadores confirmados, FFI adelantará final y el precio, (c) el reclutamiento de
los honorarios al club anfitrión y los embajadores y anfitriones cualificados, (d) el
coleccionará del club embajador. pago de cuotas de acuerdo con las normas de
FFI.
11. Cuotas de FFI para el Director de
Intercambio El ED embajador debe estar preparado a darle
información a FFI cuando se lo pidan, como los
Es apropiado que el ED embajador “gane” una detalles del intercambio, el estado de
parte o todo el costo básico del intercambio de reclutamiento, los nombres y las edades de los
Friendship Force que esta dirigiendo. La razón posibles embajadores, y el estatus de pago de
para proveerle al ED una parte o todo el costo las cuotas. Esta información es útil en
del intercambio es para motivarlo y esforzarlo determinar si el progreso del intercambio es
para que reclute gente, para tener un normal o si se necesita apoyo adicional del club
intercambio lleno. También para reconocer la embajador u otros clubes o líderes en la región,
responsabilidad asociada con la dirección de un o de FFI.
intercambio internacional.
Cada club debe adoptar una póliza escrita y En la mayoría de los casos, intervenir lo mas
debe ser publicada dentro del club para que rápido posible en un intercambio que esta
todos los miembros estén enterados. Los teniendo dificultad resulta en un intercambio
directores de intercambio deben cotizar sus exitoso. Si se determina que el reclutamiento de
intercambios de acuerdo con la póliza del club. embajadores no es satisfactorio, FFI puede
Si un miembro de otro club se une al cancelar o posponer el intercambio y asignar a
intercambio tiene que aceptar sin objeción la otro club que este en la lista de espera.
póliza del club.
13. Visas
a. Cuotas de FFI para el embajador: El ED
embajador recibirá un descuento en las Es la responsabilidad del ED embajador
cuotas de FFI si hay al menos 15 determinar si necesitaran visas para viajar al
embajadores en el intercambio que hayan club anfitrión. Esto debe hacerse al recibir la
pagado toda las cuotas del programa. asignación. Si obtener las visas podría ser
Habrá una exención total de las cuotas, problema, tome los siguientes pasos:
para el ED si hay al menos veinte
embajadores que hayan pagado todas las a) El ED embajador debe consultar lo mas
cuotas. pronto posible con los oficiales de la
embajada o del consulado del país para
b. Otras Cuotas: Dependiendo en las pólizas determinar los pasos necesarios para
de cada club embajador el descuento para solicitar las visas.
el director de intercambio puede ser
incluido en lo siguiente: (a) costos de viaje b) FFI y el club anfitrión deben responder
de ida y vuelta, (b) costos de viajes y inmediatamente a cualquier pedido para
excursiones que forman parte del documentación relacionada con el
intercambio y (c) las cuotas para el club intercambio. Sin embargo, el club
anfitrión. No es apropiado incluir los gastos embajador no debe esperar que las
opcionales y personales incluyendo costos familias anfitrionas puedan ofrecer
de visa o pasaporte etc. invitaciones particulares que incluyan
garantía financiera.
6cada estudiante/joven embajador con
c) El embajador ED deben examinar a respecto a seguro médico, la autorización
todos los solicitantes para el de los padres, y la designación de
intercambio y rechazar a cualquiera que guardián. Todos los arreglos para el
puede ser un riesgo de no volver a sus intercambio de estudiantes/jóvenes,
países. Esto es muy importante porque incluyendo los precios, están sujetos a la
cualquier violación hará difícil o aprobación de FFI.
imposible recibir visas para otros
países. c. Personas menores de 18 años que no son
acompañados por sus padres deben tener
d) El embajador ED debe asegurarse que un guardia designado durante el
todos los solicitantes pidan la entrevista intercambio de FFI. FFI provee copias de
lo más pronto posible, para evitar los documentos legales apropiados en la
problemas a última hora. página de Internet. Los niños menores de
16 años deben viajar y hospedarse en el
e) El club anfitrión debe reconocer que las mismo hogar con un pariente o guardián
decisiones sobre las visas están fuera designado.
del control del club embajador y que
muchas veces la decisión se hace al 15. Seguro de Viaje
último momento. En tales situaciones, el
club anfitrión debe mantener abierta la Todos los embajadores de Friendship Force
posibilidad del intercambio, pero a la están requeridos a tener un seguro medico y de
vez evitar compromisos firmes hasta viaje adecuado que cubra emergencias durante
que se hayan expiado las visas. En su intercambio. Este requerimiento puede ser
algunos casos esto quiere decir que los cumplido en uno de las siguientes formas, (a)
arreglos finales no se harían hasta justo con su póliza existente si cubre viajes
antes del intercambio. internacionales, (b) con la póliza que ofrece FFI
en nuestra página de Internet, o (c) comprar una
póliza separada de seguro de viaje. La solicitud
14. Embajadores jóvenes de embajador incluye la siguiente declaración:
“Yo estoy de acuerdo en conseguir el seguro
a. Embajadores jóvenes que participan en un adecuado para el viaje y para emergencias
intercambio regular de Friendship Force médicas durante el intercambio. Para los
recibirán un descuento del 50% en las embajadores que no quieren comprar seguro
cuotas. El descuento no es aplicable a los médico deberán llenar un formulario donde
intercambios designados específicamente rechaza comprar seguro médico y debe ser
para los embajadores jóvenes, pues estos firmado por el embajador y después notariado,
intercambios tienen sus cuotas especiales. esto es a la discreción del director de
Un embajador joven es alguien de 18 años intercambio.
o menor o un estudiante de tiempo
completo de 26 años o menos. Niños 16. Evaluaciones de intercambio
menores de 2 años quien participe en un
intercambio con sus padres no tendrán que Dentro de 30 días de terminar el intercambio,
pagar ninguna cuota. cada ED debe completar y enviar la evaluación
del intercambio usando el formulario que provee
b. FFI puede organizar intercambios que son FFI. Si hay muchos comentarios negativos, FFI
designados específicamente para se pondrá en contacto con el club o clubes
estudiantes y jóvenes. Cada intercambio mencionados y colabora con el club para
de estudiantes/jóvenes tendrá un itinerario ejecutar medidas correctivas.
que se desarrollara junto con el embajador
y los líderes anfitriones. También FFI tomara en cuenta los resultados de la
establecerán los precios, alojamiento y evaluación al determinar futuros intercambios.
régimen de supervisión adulta adecuada Los clubes que tienen intercambios excelentes
para el intercambio. Antes del intercambio, con regularidad, se les dará prioridad en futuros
el ED embajador le proporcionará al ED intercambios, y los clubs con evaluaciones bajas
anfitrión la documentación completa para serán monitoreados por FFI. Si los problemas
7no se resuelven, FFI puede suspender los 3. Tarjeta de crédito: Aceptamos: Visa,
intercambios hasta que el club demuestre la MasterCard o American Express en la pagina de
habilidad de llevar a cabo un intercambio de Internet de FFI. Valla a:
Friendship Force adecuado.
www.thefriendshipforce.org
17. Cancelación de un embajador Haga clic en “Support FFI”. Seleccione
Legacy Fund, Exchange Payments or Club
Si el embajador cancela más de 60 días antes Dues.
de la partida, FFI le reembolsara al embajador
las cuotas del programa. Si el embajador Pagando por Internet es simple, conveniente y
cancela en menos de 60 días del intercambio muy seguro.
no se le reembolsara las cuotas.
Todos los trámites deben incluir información
Se les recomienda a los embajadores en completa para identificar el club o el intercambio
solicitar un reembolso a través de su seguro de y el propósito del pago. En el Japón, el Reino
viaje; FFI le ayudará a los embajadores con este Unido, y Australia y Nueva Zelandia, se han
proceso y proporcionara toda la documentación hecho arreglos especiales con los bancos, y los
necesaria.La cuota del Comité Local no es pagos deben hacerse de acuerdo con los
reembolsable en cualquier momento. procedimientos establecidos por FFI para estos
países.
18. Cancelación de intercambio
C. Oportunidades de intercambio
FFI reserva el derecho de cancelar un Suplementarias
intercambio si se considera que llevarlo a cabo
podría ser un riesgo innecesario o de peligro por Además de los intercambios regulares
parte de los embajadores. En algunos casos la planificados y coordinados por FFI en nombre
cancelación se puede deberse al hecho de que de la red global de Friendship Force; los clubes
el club anfitrión no ha proporcionado un tienen la oportunidad de organizar varios tipos
programa adecuado para los embajadores. En de actividades de intercambio suplementarios.
este caso, FFI trabajará con el ED embajador El propósito de cada una de estas categorías es
para desarrollar un itinerario alternativo complementar el intercambio regular y debe ser
adecuado. Además, si FFI cancela cualquier planificado sólo después de que el de
intercambio todas las cuotas de FFI serán intercambio regular para el año se haya
reembolsadas. establecido.
19. Procedimientos de Pago 1. Intercambios domésticos
Los pagos deben hacerse en dólares, y se Un intercambio domésticos es un intercambio
pueden hacer de tres formas: oficial del club a club entre dos clubes del
mismo país. Intercambios domésticos son
1. Cheque: El pago se puede hacer con cheque complementarios a un intercambio regular,
y se debe mandar a esta dirección: proporcionándoles la oportunidad a los
miembros dentro de un país en conocerse.
Friendship Force International Intercambios domésticos están autorizados sólo
The Candler Building entre clubes de un mismo país y, por lo tanto,
127 Peachtree Street, NE, Suite 501
Atlanta, GA 30303, USA
no están disponibles en los países donde hay
un solo club. Los intercambios no pueden
2. Transferencias bancarias: Por favor contacte llevarse a cabo a través de una frontera
a FFI para la información del banco. nacional a un club de un país vecino. Los clubes
que deseen realizar intercambios domésticos
deben seguir estos procedimientos:
8a. Programación: Intercambios domésticos cabo intercambios internos. Estos
pueden ser programados entre dos clubes intercambios deben ser programados
de un país después que todos los directamente por los dos clubes, pero solo
intercambios internacionales regulares se después que los intercambios
hallan confirmado para el próximo año. internacionales se hayan confirmado. Al
programar la visita, los clubes también
b. Duración: Un intercambio doméstico puede deben discutir la posibilidad de una visita
ser de 1-7 noches en el club anfitrión. recíproca en el futuro, y determinar de
antemano si el intercambio de retorno sería
c. Cuotas: No hay cuota de FFI para una visita interna o un intercambio regular.
intercambios domésticos de 1-3 noches. Los clubes no están autorizados a cambiar
Sin embargo, hay una cuota de FFI de $50 un intercambio regular dentro de Europa a
por persona para los intercambios de 4-7 una visita interna.
noches.
b. Duración: Las visitas internas en Europa
c. Procedimiento de información: Cuando el pueden ser de 1-4 noches. Los clubes no
intercambio doméstico ha sido confirmado están autorizados en tener un intercambio
entre los dos clubes, los presidentes de los de más de cuatro noches.
clubes o los directores de intercambio
deben ponerse en contacto con FFI para d. Uno a la Vez: Puesto que el propósito de la
registrar la visita para que pueda ser visita interna en europea es proporcionar
incluido en el calendario principal de FFI y oportunidades para visitas cortas y de bajo
así FFI tendrá un registro actualizado de costo, por lo general durante un largo fin de
las actividades de los clubes. semana, una sola visita se puede
programar a la vez. Los clubes no están
2. Visitas internas de clubs en Europa autorizados para planificar visitas múltiples
como parte del mismo intercambio. Las
En reconocimiento de la reducción de barreras visitas a más de un club son mucho más
entre los países le la Unión Europea, y también complicadas y costosas. Por lo tanto, no
para reservar el alojamiento regular para los cumplen los criterios para una visita
clubes de otras regiones, FFI a suplementado interna.
un programa llamado Visitas Internas de Clubes
en Europa. Estas visitas son diseñadas en ser NOTA: Los clubes que desean tener varias
mas cortas con menos costos que un oportunidades de alojamiento en un intercambio
intercambio regular. Las visitas de los clubes puede hacerlo, solicitando un intercambio
son suplementarias, y no deberán verse como regular de dos semanas. También pueden
combinar una semana de intercambio regular
una alternativa a un intercambio internacional con el nuevo procedimiento de un intercambio
regular. de escala (vea el punto 3 más adelante),
añadiendo una visita de 1-4 noches en el
Los clubes europeos que desean tener camino a su destino final. FFI también está
intercambios regulares de alojamiento de una preparado en trabajar con los líderes europeos
semana dentro de Europa pueden hacerlo a para diseñar intercambios especializados que
través del proceso regular de FFI. Los clubes siguen el formato de un intercambio de
europeos que desean realizar intercambios descubrimiento, que puede incluir alojamiento
internos entre los clubes de su propio país breve en varias casas de familia como parte del
intercambio.
pueden hacerlo siguiendo los procedimientos de
un intercambio doméstico. La Junta Directiva
d. Cuotas: Abra una cuota para el embajador
de Friendship Force continuará examinando
de $25 por persona para las visitas internas
esta política para garantizar en que se logre los
en Europa. Las cuotas para el club anfitrión
objetivos sin poner en peligro otras actividades.
deberán ser negociadas con los clubes.
Los clubes que desean tener un intercambio
e. Procedimiento de información: Cuando el
interno deben seguir las siguientes políticas:
intercambio interno ha sido confirmado
entre los dos clubes, los presidentes de los
a. Programación: Los clubes de Friendship
clubes o los directores de intercambio
Force en la Unión Europea podrán llevar a
9deben ponerse en contacto con FFI para responsabilidades de un intercambio
registrar la visita para que pueda ser regular del club anfitrión.
incluido en el calendario principal de FFI y
así FFI tendrá un registro actualizado de b. Informes: Una vez que el intercambio de
las actividades de los clubes. escala ha sido confirmado entre los dos
clubes, el ED o presidente del club debe
3. Intercambio de escala registrar la escala con FFI para que pueda
ser incluido en el calendario principal de
Un intercambio de escala incluye alojamiento de FFI y así FFI tiene un registró completo de
1-3 noches proporcionado por un club anfitrión las actividades del club para el año.
para embajadores que transita por la zona
durante el viaje desde o hacia un intercambio c. Tarifas: Habrá una cuota de $20 por
regular. El propósito es: (a) proporcionar más persona por noche. La cuota para el club
alojamiento para los embajadores y (b) anfitrión puede ser negociada directamente
proporcionar más oportunidades de alojamiento entre el embajador y el anfitrión.
para los clubes anfitriones. Los clubes no tienen
la obligación de proporcionar un programa y d. Política de escala: Clubes que están en
debe sentirse libre de rechazar si no es ciudades populares, se les anima
conveniente. Los directores de intercambio, que desarrollar una política sobre cómo van a
deseen organizar un intercambio de escala responder a las solicitudes. Algunos
deben seguir estos procedimientos: pueden decidir que no pueden proporcionar
alojamiento pero pueden dar
a. Programación: el intercambio de escala se asesoramiento sobre hoteles y tours en la
debe acordar directamente con el club región. Otros pueden optar por examinar
anfitrión y el ED embajador, asegurándose las solicitudes caso por caso. FFI estará
de que esto no interfiera con las encantado en publicar las políticas que se
desarrollan en estos clubes.
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