CONDICIONES PARTICULARES PARA LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE RENT A CAR A INECO A TRAVÉS DE SU AGENCIA DE VIAJES CORPORATIVA - EXPEDIENTE ...
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EXPEDIENTE 20150112-00019
CONDICIONES PARTICULARES PARA LA PRESTACIÓN DE
SERVICIOS DE RENT A CAR A INECO A TRAVÉS DE SU
AGENCIA DE VIAJES CORPORATIVA.
Paseo de la Habana, 138
28036 Madrid. España
Tel.: +34 91 452 12 00
Fax: +34 91 452 13 00
www.ineco.es1 OBJETO .................................................................................................................................................. 2
2 ALCANCE DE LOS TRABAJOS ................................................................................................................... 2
3 MEDIOS REQUERIDOS ............................................................................................................................ 4
3.1 MEDIOS MATERIALES ............................................................................................................... 4
3.2 MEDIOS HUMANOS ................................................................................................................. 5
4 TÉRMINOS Y CONDICIONES COMERCIALES ............................................................................................ 5
4.1 PENALIZACIONES ..................................................................................................................... 5
4.2 ACLARACIÓN DE DUDAS .......................................................................................................... 6
5 DURACIÓN ............................................................................................................................................. 7
6 IMPORTE ................................................................................................................................................ 7
7 SOLVENCIA TÉCNICA .............................................................................................................................. 7
7.1 REFERENCIAS ........................................................................................................................... 7
8 SOLVENCIA ECONÓMICA Y FINANCIERA ................................................................................................. 7
9 CRITERIOS DE VALORACIÓN ................................................................................................................... 8
9.1 CRITERIOS EXCLUYENTES ......................................................................................................... 8
9.2 CRITERIOS DE VALORACIÓN TÉCNICA (30 Puntos) .................................................................... 8
9.3 CRITERIOS DE VALORACIÓN ECONÓMICA (70 Puntos) ............................................................. 9
10 CONTENIDO DE LAS OFERTAS ................................................................................................................ 9
10.1 OFERTA TÉCNICA ...................................................................................................................... 9
10.2 OFERTA ECONÓMICA ............................................................................................................... 9
11 PRESENTACIÓN DE OFERTAS ................................................................................................................ 10
Condiciones particulares para la prestación de servicios de Rent a car a ineco a través de su agencia de viajes corporativa. 11 OBJETO
El objeto del presente documento es establecer las condiciones necesarias para la selección de una o varias
empresas que proporcionen a Ineco servicios de Rent a Car gestionados a través de su agencia corporativa.
2 ALCANCE DE LOS TRABAJOS
Cubrir las necesidades que se especifican a continuación con respecto al servicio de rent a car que Ineco precisa
tanto a nivel nacional como internacional.
Las presentes condiciones particulares recogen las especificaciones por las que se regirá el contrato de gestión
y contratación de Rent a Car.
Rent a Car Nacional
Se solicitan tarifas en las siguientes bandas de tiempo: de 1 a 2 días, de 3 a 6 días, de 7 a 29 días y
tarifas mensuales.
- Las tarifas llevarán incluido un kilometraje mínimo de 400 kms al día en España Península y
kilometraje ilimitado en Baleares y Canarias.
- Se podrán recoger/devolver en cualquier punto de la geografía española sin recargo alguno.
- Cargo estaciones de tren, aeropuertos y puertos incluidos en tarifa.
- Todos los seguros incluidos (CDW, TP, SUPERCDWTP).
- Conductor adicional sin cargo.
- Cargo por servicio de repostado incluido en tarifa.
- Cargos de entrega y recogida en horario fuera de la oficina incluidos en la tarifa.
- Cargo de conductor entre 21 y 25 años incluido en tarifa.
- Cargo por gestión de sanciones de tráfico inferior a 35 €.
- Cargo por gestión de gastos de administración de accidente no superior a 40 €.
- Precio de kilometro adicional no superior a 0.10 €.
- Vehículos diesel y con aire acondicionado.
- Si el proveedor no dispone en su flota del vehículo reservado se compromete a dar un grupo
superior al precio del reservado.
- El proveedor se compromete a proporcionar a Ineco siempre de los vehículos de rent a car que
esta requiera otorgándole niveles de alta preferencia.
- Asistencia en carretera 24/7 los 365 días del año.
- Mantenimiento a cuenta del proveedor sin cargo alguno para Ineco.
Condiciones particulares para la prestación de servicios de Rent a car a ineco a través de su agencia de viajes corporativa. 2- Coches totalmente equipados conforme a la legislación del país.
- Tarifas comisionables para la agencia de viajes corporativa de Ineco.
Rent a Car Internacional
Se solicitan tarifas en las siguientes bandas de tiempo: de 1 a 2 días, de 3 a 6 días, de 7 a 29 días y
tarifas mensuales.
Las tarifas en Rent a Car internacional y la configuración y tipo de vehículo dependerán del país
ofertado, pero con carácter general, se solicitan las tarifas incluyendo los siguientes servicios:
- Dependiendo del país, las tarifas llevarán siempre que sea posible, incluido un kilometraje
ilimitado.
- Se podrán recoger/devolver en cualquier punto del país de alquiler sin recargo alguno.
- Cargo estaciones de tren, aeropuertos y puertos incluidos en tarifa.
- Todos los seguros posibles incluidos (CDW, TP, SUPERCDWTP).
- Conductor adicional sin cargo.
- Cargo por servicio de repostado incluido en tarifa.
- Cargos de entrega y recogida en horario fuera de la oficina incluidos en la tarifa.
- Cargo de conductor entre 21 y 25 años incluido en tarifa.
- Cargo por gestión de sanciones de tráfico menor de 50 € al cambio.
- Cargo por gestión de gastos de administración de accidente menor de 60 € al cambio.
- Vehículos gasolina o diesel, dependiendo del país y aire acondicionado incluido.
- Si el proveedor no dispone en su flota del vehículo reservado se compromete a dar un grupo
superior al precio del reservado.
- El proveedor se compromete a proporcionar a Ineco siempre de los vehículos de rent a car que
esta requiera otorgándole niveles de alta preferencia.
- Asistencia en carretera 24/7 los 365 días del año.
- Mantenimiento a cuenta del proveedor sin cargo alguno para Ineco.
- Coches totalmente equipados conforme a la legislación del país.
- Tarifas comisionables para la agencia de viajes corporativa de Ineco.
La gestión y pago de estos alquileres se realizarán a través de la agencia corporativa de Ineco, debiéndose
remitir las facturas a dicho proveedor.
Condiciones particulares para la prestación de servicios de Rent a car a ineco a través de su agencia de viajes corporativa. 3El proveedor debe comprometerse en su oferta a garantizar el siguiente servicio:
Capacidad de interlocución con Ineco mediante correo electrónico. El 90% de los mails enviados por
Ineco al adjudicatario deberán ser contestados antes de 24 horas.
El proveedor garantizará en todo momento la disponibilidad y entrega de los vehículos a Ineco.
3 MEDIOS REQUERIDOS
El adjudicatario deberá aportar los medios humanos, técnicos y materiales necesarios para la correcta
ejecución del servicio.
Los medios específicos a proporcionar en cada trabajo se detallarán en las ofertas correspondientes, y en
general serán coherentes con lo establecido en el apartado 2.
La empresa adjudicataria deberá aportar declaración expresa sobre si va a realizar la totalidad de los trabajos
con medios propios o si alguna parte del mismo va a ser objeto de subcontratación o de colaboración externa.
Todos los medios ofertados serán exigidos para el desarrollo de los trabajos. De no ser así se considerará como
incumplimiento de la empresa adjudicataria.
3.1 MEDIOS MATERIALES
El Adjudicatario deberá de disponer durante todo el desarrollo del contrato de al menos los siguientes medios
técnicos. En ningún caso la puesta a disposición de Ineco de cualquiera de estas herramientas supondrá coste
alguno a Ineco:
Al recibir la solicitud de oferta el adjudicatario deberá aportar detalle de los siguientes datos:
Modelos de vehículo propuestos, según la tipología y grupo de alquiler
o Potencia
o Manual o automático
o Numero de puertas
o Descripción de volumen de carga (en el caso de las furgonetas)
o Aire acondicionado Si / No
Mantenimientos:
o Servicios Incluidos.
o Talleres donde se realizarán (red oficial, propios u otros).
o Aspectos relativos al cambio de ruedas y/o cualquier reparación urgente.
Condiciones de la póliza de seguro.
Condiciones particulares para la prestación de servicios de Rent a car a ineco a través de su agencia de viajes corporativa. 4 Descripción del Sistema de Atención al Cliente. Recursos y herramientas aportadas por la empresa para
la gestión del rent a car.
Deberán aportar bajo petición de Ineco y cuando así lo requiera estimaciones de cotización en un plazo
de 12 horas.
La empresa adjudicataria deberá acreditar tener como mínimo 100 oficinas a nivel nacional y 2.000 oficinas a
nivel internacional.
3.2 MEDIOS HUMANOS
El adjudicatario dispondrá de un interlocutor tanto para Ineco como para su agencia de viajes, el interlocutor
tendrá capacidad de respuesta a cualquier incidencia y a los requerimientos urgentes en un plazo de 24 horas.
El equipo de la empresa adjudicataria prestará servicio acreditando la especialización y experiencia en el sector
del rent a car tanto a nivel nacional como internacional; así mismo deberá proporcionar todos los medios
humanos necesarios para la perfecta realización del servicio.
Aportará el Currículum Vitae del personal puesto a disposición de INECO para la prestación de los servicios
descritos en las presentes Condiciones Particulares. Se requiere para el coordinador/Interlocutor una
experiencia en este ámbito no inferior a 4 años.
4 TÉRMINOS Y CONDICIONES COMERCIALES
Serán de aplicación las condiciones generales de contratación publicadas en el perfil del contratante de Ineco
(www.ineco.es) y en la plataforma de Contratación del Estado (www.contrataciondelestado.es).
La empresa adjudicataria deberá estar capacitada según la legislación vigente para el desarrollo de los trabajos
requeridos en el presente documento.
El adjudicatario facturará todos los servicios a la agencia de viajes corporativa designada por Ineco e indicará
en todas las facturas que emita los datos que Ineco necesite, debiendo ir acompañada en todo caso de los
albaranes correspondientes.
Las facturas serán emitidas una vez finalizados la totalidad de los trabajos. Se remitirán a la agencia de viajes
para su comprobación y visado.
En ningún caso Ineco tendrá la obligación de agotar en su totalidad el presupuesto ni el plazo, quedando
limitado a las necesidades reales de la empresa.
La presentación de oferta supone la aceptación de las Condiciones Generales de Contratación de Ineco y de las
presentes Condiciones Particulares, con el orden de prelación de documentación contractual establecido en el
Artículo 20 de las Condiciones Generales de Contratación de Ineco.
4.1 PENALIZACIONES
En caso de incumplimiento de obligaciones contractuales, Ineco aplicará las siguientes penalidades:
Condiciones particulares para la prestación de servicios de Rent a car a ineco a través de su agencia de viajes corporativa. 54.1.1 Incumplimiento de los trabajos objeto de contrato Se aplicará una penalidad correspondiente al diez (10%) por ciento, del importe total del alquiler del vehículo por el incumplimiento de cualquiera de las tareas descritas en el apartado segundo. El responsable del expediente informará de esta situación al coordinador nombrado por la empresa adjudicataria para que, en el plazo máximo de dos (2) días, alegue lo que considere oportuno. Una vez recibidas las alegaciones por parte de Ineco, en caso de desestimarlas, en el plazo máximo de cuatro (4) días, informará sobre la aplicación de dicha penalidad o sobre la rescisión anticipada del contrato, sin derecho a indemnización alguna a favor de la empresa adjudicataria. Las comunicaciones entre Ineco y la empresa adjudicataria se realizarán siempre por escrito. 4.1.2 Mora en la entrega de los trabajos Se aplicará una penalidad del diez (10%) por ciento del importe total del alquiler del vehículo cuando se produzca, por causas imputables a la empresa adjudicataria, un retraso en la entrega de los vehículos sobre el plazo acordado. El responsable del expediente informará de esta situación al coordinador nombrado por la empresa adjudicataria para que, en el plazo máximo de dos (2) días, alegue lo que considere oportuno. Una vez recibidas las alegaciones por parte de Ineco, en caso de desestimarlas, en el plazo máximo de cuatro (4) días, Ineco informará sobre la aplicación de dicha penalidad o sobre la rescisión anticipada del contrato, sin derecho a indemnización alguna a favor de la empresa adjudicataria. Las comunicaciones entre Ineco y la empresa adjudicataria se realizarán siempre por escrito. 4.1.3 Ejecución de Penalidades Las penalidades mencionadas se harán efectivas mediante la correspondiente deducción en la siguiente factura emitida por la empresa adjudicataria. El responsable del expediente deberá informar de la aplicación de dicha penalidad al coordinador nombrado por la empresa adjudicataria, para que se contemple dicha deducción por este concepto en la correspondiente factura, de no ser así, Ineco se reserva el derecho a realizar una retención del doble de la penalidad impuesta que se practicará en la última factura emitida por la empresa adjudicataria. Ineco podrá rescindir el contrato cuando el importe acumulado de las penalizaciones supere el 20% del importe de adjudicación. 4.1.4 Comunicación Penalidades Las comunicaciones por escrito se realizarán al correo electrónico facilitado por el contratista, siendo responsabilidad del mismo el mantenimiento de dicha cuenta, así como la consulta y lectura de los correos emitidos. En el caso de cambiar la dirección de correo electrónico, el contratista deberá de notificarlo por escrito a Ineco, en caso de no hacerlo las comunicaciones emitidas al correo facilitado tendrán la consideración de comunicación escrita a los efectos de oportunos. 4.2 ACLARACIÓN DE DUDAS Las empresas licitantes podrán solicitar aclaraciones o información adicional por escrito en una (1) lista cerrada de puntos que deberá incluir: Condiciones particulares para la prestación de servicios de Rent a car a ineco a través de su agencia de viajes corporativa. 6
Número de pregunta.
Concepto debidamente especificado.
Justificación de la pregunta y/o impacto en la oferta a presentar.
La solicitud de aclaración de dudas, así como una descripción mínima de la empresa ofertante (máximo una
página) deberán ser enviadas al correo electrónico ofertas@ineco.com. La respuesta será realizada por Ineco
por el mismo medio.
5 DURACIÓN
La duración del contrato será de DOCE (12) MESES a partir de la firma del mismo. Ineco se reserva el derecho a
prorrogar el contrato por un máximo de doce mensualidades adicionales, en las mismas o mejores condiciones.
El inicio de los trabajos coincidirá con la fecha de firma del contrato entre la empresa adjudicataria e Ineco.
6 IMPORTE
El importe anual máximo por todos los conceptos derivados de la ejecución de los trabajos objeto de este
documento asciende a TRESCIENTOS TREINTA EUROS (338.000,00 €), impuestos excluidos.
Aquellas actuaciones inicialmente no contempladas podrán presupuestarse componiendo el nuevo precio. El
importe máximo total de estas ampliaciones nunca podrá superar el 10% de la cantidad inicialmente
contratada.
En ningún caso Ineco tendrá la obligación de agotar en su totalidad el presupuesto, quedando limitado a las
necesidades reales de la empresa.
El abono de los trabajos se realizará conforme a las unidades reflejadas en la oferta económica que se adjunta
en O.E. 20150112-00019-PROVEEDOR.
7 SOLVENCIA TÉCNICA
Para acreditar la solvencia técnica suficiente para presentarse a la presente licitación se deberán cumplir los
requisitos establecidos a continuación.
7.1 REFERENCIAS
La empresa adjudicataria, deberá presentar acreditada experiencia en la gestión del rent a car de vehículos
corporativos, presentando al menos 5 referencias de trabajos similares y presupuesto igual o mayor al previsto
en el presente documento dichas referencias deberán contar con el correspondiente certificado de buena
ejecución expedido por la empresa contratante de los últimos tres años.
8 SOLVENCIA ECONÓMICA Y FINANCIERA
En el momento de presentar la oferta, para acreditar la solvencia económica y financiera el licitador deberá
aportar y renovar cada seis meses.
Condiciones particulares para la prestación de servicios de Rent a car a ineco a través de su agencia de viajes corporativa. 7 Informe de Instituciones financieras con los que el participante en la negociación haya mantenido
posiciones de activo o de pasivo significativas en los tres últimos ejercicios que indique al menos los
siguientes extremos:
o Cumplimiento de los compromisos de reembolso de operaciones de crédito
o Evaluación global de la entidad.
Certificado oficial de hallarse al corriente de cumplimiento de las obligaciones tributarias
Certificado oficial de hallarse al corriente de cumplimiento de sus obligaciones de la seguridad social.
Certificado acreditativo de la vigencia y cobertura de la póliza de seguro de responsabilidad civil.
9 CRITERIOS DE VALORACIÓN
En una primera fase las ofertas recibidas se clasificarán de acuerdo a su valoración técnica y económica,
resultando seleccionadas las cuatro empresas que obtengan mayor puntuación suma de las dos.
La puntuación que se aplicará en esta primera fase será de 70 puntos para la parte económica y de 30 puntos
para la parte técnica.
Una vez valoradas las ofertas en la primera fase, Ineco podrá requerir información adicional o mejoras de las
ofertas a las empresas mejor valoradas, procediéndose a una nueva valoración en una segunda fase.
La puntuación que se aplicará en esta segunda fase será 100 % económica, salvo que alguna de las soluciones
técnicas aportadas presente una mejora para Ineco. En este caso se volvería a concursar, con los nuevos
requisitos técnicos, entre las empresas seleccionadas y la puntuación sería 70 puntos para la parte económica y
30 puntos para la parte técnica, resultando adjudicatario el mejor valorado.
9.1 CRITERIOS EXCLUYENTES
Será motivo de exclusión las siguientes causas:
No estar dado de alta en el registro de proveedores de Ineco, o en su defecto adjuntar un compromiso
de hacerlo en el plazo de quince (15) días naturales a partir de que Ineco se lo requiera.
No aportar la relación de medios humanos y técnicos requeridos en el punto 3.
No presentar los criterios de solvencia exigidos en el apartado 7.
No obtener al menos el 50% de la valoración técnica.
9.2 CRITERIOS DE VALORACIÓN TÉCNICA (30 Puntos)
9.2.1 Red de Oficinas en territorio Nacional (hasta 15 puntos) (puntos de recogida y entrega)
- Más de 200 oficinas: 15 puntos
- Entre 150 y 200 oficinas: 10 puntos
- Entre 100 y 150 oficinas 5 puntos
Condiciones particulares para la prestación de servicios de Rent a car a ineco a través de su agencia de viajes corporativa. 89.2.2 Red de Oficinas en territorio Internacional (hasta 10 puntos)
- Más de 3000 oficinas: 10 puntos
- Entre 2000 y 3000 oficinas: 5 puntos
9.2.3 Mejoras para Ineco (hasta 5 puntos)
Mejoras tanto en los vehículos ofertados, como en las condiciones de servicio, sin coste adicional para Ineco:
- Kilometraje ilimitado: 1 punto
- Gestión de sanciones de tráfico gratuitas: 1 punto
- Bluetooth incorporado: 1 punto
- Faros de niebla: 1 punto
- Navegador sin cargo: 1 punto
9.3 CRITERIOS DE VALORACIÓN ECONÓMICA (70 Puntos)
La valoración del precio de cada adjudicatario será el sumatorio de los resultados de aplicar la siguiente
fórmula sobre el precio ponderado por el peso relativo de la modalidad de vehículo:
( )
Se considerará oferta desproporcionada aquella que sea un 10 % inferior a la media de las ofertas presentadas.
En este caso se podrá solicitar informe de detalle que justifique su oferta económica.
La oferta quedará descartada en el caso de que se considere que se trata de una oferta temeraria, que pondría
en riesgo el buen término de los trabajos.
Las ofertas consideradas temerarias no se considerarán para la determinación de la puntuación económica.
10 CONTENIDO DE LAS OFERTAS
10.1 OFERTA TÉCNICA
Se presentará una Memoria Técnica de los trabajos a realizar, en la que, de forma clara y concisa, se describirá
la metodología a seguir en el desarrollo de los trabajos, en coherencia con los medios humanos y materiales
propuestos y las prescripciones establecidas en los criterios de valoración técnica.
Se indicarán las mejoras y compromisos técnicos adicionales a los impuestos en el presente documento, si
procede, valorándose aquellos que supongan una mejora continua en el servicio y la reducción del gasto.
10.2 OFERTA ECONÓMICA
La propuesta económica deberá estar firmada por el representante legal de la empresa ofertante.
Las cantidades recogidas en dicha propuesta deberán expresarse sin IVA.
Condiciones particulares para la prestación de servicios de Rent a car a ineco a través de su agencia de viajes corporativa. 9Será necesario presentar el Cuadro de Precios en Excel que se adjunta a este documento como O.E. 20150112- 00019-PROVEEDOR. La valoración económica se realizará en función del escenario recogido en el cuadro de precios. Los licitantes deberán presentar, adicionalmente, las tarifas de Rent a car internacional, según los requerimientos del apartado 2 en todos los países en los que tengan presencia. 11 PRESENTACIÓN DE OFERTAS Los ofertantes presentarán aquella documentación que estimen necesaria sobre los aspectos incluidos en los criterios de adjudicación y ponderación. Asimismo, podrán incluir cualquier documentación que se considere necesaria o de mejora. Todas las ofertas se enviarán en soporte electrónico a la siguiente dirección: ofertas@ineco.com El fichero que contenga la oferta económica se identificará como O.E.- 20150112-00019-NOMBRE PROVEEDOR y el fichero que contenga la oferta técnica se identificará como O.T.- 20150112-00019-NOMBRE PROVEEDOR. En ningún caso el fichero excederá de 15MB. En ambos caso se deberá hacer referencia al número de expediente que figura en la portada de este documento. La oferta técnica y la oferta económica deberán presentarse en ficheros separados, sin que se haga referencia a la propuesta económica dentro de la propuesta técnica. En caso de incumplimiento de los requisitos establecidos en el presente apartado, relativos al envío de las ofertas a una dirección distinta de la indicada, el ofertante podrá quedar excluido de la presente licitación. Condiciones particulares para la prestación de servicios de Rent a car a ineco a través de su agencia de viajes corporativa. 10
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