ESPERANZA GOMEZ ARCOS - ESCUELA INTERNACIONAL DE PROTOCOLO ELCHE, 2010.
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EL PROTOCOLO EN EL “VI SIMPOSIO ABORDAJE MULTIDISCIPLINAR DEL CÁNCER” ESPERANZA GOMEZ ARCOS ESCUELA INTERNACIONAL DE PROTOCOLO ELCHE Diciembre 2010 3
DEDICATORIA A mis chicos, Alfredo y Miguel que siempre me pinchan con “esto es protocolario o no”. No me olvido de Angelines y de Concha. Y, por supuesto, a mi marido porque sin él, realmente ( y nunca mejor dicho), este trabajo no lo hubiera podido hacer. 4
ÍNDICE Página PRESENTACIÓN 7 INTRODUCCIÓN 8 Capítulo 1.- PRESIMPOSIO I. OBJETIVOS DEL SIMPOSIO 10 II. ÓRGANOS DEL SIMPOSIO 12 1. Comité Ejecutivo 12 2. Comité Científico 15 3. Secretaría Técnica 19 III. PRESUPUESTO DEL SIMPOSIO 26 IV. COMITÉ DE HONOR 29 V. IMAGEN DEL SIMPOSIO 36 VI. PROGRAMA CIENTÍFICO 39 VII. PERSONAL AUXILIAR 48 VIII. GABINETE DE PRENSA 50 IX. DECORACION DE LA SEDE 52 X. AGENCIA DE VIAJES 53 Capítulo 2.- SIMPOSIO I. EL SIMPOSIO 54 II. INAUGURACIÓN 61 III. CLAUSURA 65 5
PRESENTACIÓN Cuando empecé el curso de Experto Universitario en Protocolo en Septiembre de 2009, no tenía muy claro el trabajo fin de curso que realizaría. Estuve dudando en trabajar sobre el protocolo en la Universidad pues yo había trabajado en la Universidad Miguel Hernández de Elche y tenía cierta experiencia en actos académicos, pero mi amiga Angelines Barrios ya lo había hecho y publicado, y era tan bueno que era imposible superarlo. Por tanto, dejé esa idea y pensé en trabajar sobre un Simposio de Medicina. Todo esto me daba vueltas en la cabeza hasta que pensé que qué mejor trabajo que uno basado en la realidad y en el que yo participaba en parte, o simplemente porque era mi marido el que lo organizaba. Esta idea me pareció perfecta y además le daba publicidad a un evento que abordaba un tema tan importante y delicado como es el estudio y tratamiento del cáncer y, por supuesto, daba a conocer un acto que es un ejemplo de organización y en el que se reúnen habitualmente los mejores profesionales. Estos especialistas tienen en este tipo de eventos un lugar donde comunicarse, establecer alianzas, debatir sobre criterios de actuación, intercambiar información y sacar conclusiones que supongan una mejoría en la evolución de esta enfermedad, que es la segunda causa de muerte en nuestro país. Un 27% de la población española muere por cáncer actualmente. Se calcula que una de cada tres personas desarrollará un cáncer en algún momento de su vida. Por todo ello, voy a intentar desarrollar, lo mejor posible, todos los aspectos relacionados con el protocolo de este Simposio, que se celebró en Madrid, los días 15 y 16 de Abril de 2010. 7
INTRODUCCIÓN El Cáncer.- ¿Que es? Las células normales desempeñan una determinada función en el organismo, la mayoría se reproduce, y mueren cuando ya no son útiles. Este proceso es muy ordenado, en el tiempo y espacio, de forma que permite que exista siempre el número adecuado de células para cada situación y etapa de la vida. Pero hay veces que esta multiplicación de células se produce de manera descontrolada o que las células no mueren cuando debieran y se forman masas anormales. A estas masas de les llama tumores. Pueden ser benignos, que son los que no se propagan a otras zonas y generalmente no comprometen la vida de la persona, y malignos los que invaden los tejidos vecinos y se extienden a otras partes del cuerpo e interfieren con el normal funcionamiento orgánico, pudiendo incluso provocar la muerte de la persona. En otras ocasiones, estas células cancerosas afectan a la sangre y a sus órganos como sucede, por ejemplo, en la leucemia. Las células malignas pueden moverse a través de la linfa o de la sangre, llegar a cualquier parte del cuerpo y provocar un segundo tumor, que se denomina metástasis, que deriva del que se originó primero. Hay muchos tipos de cáncer, que se clasifican según el órgano de origen. Cada uno se comporta de manera diferente, por eso también tienen tratamientos diferentes e incluso hay veces que se aplica un tratamiento personalizado, que es lo que llaman los expertos “un traje a la medida”. ¿Que utilidad tiene este Simposio? Sirve de punto de encuentro entre las distintas especialidades médicas que diagnostican y tratan el cáncer, alrededor de novedades recién surgidas o de situaciones conflictivas, que tiene lugar en un ambiente de 8
cordialidad y rigurosa actualidad científica, fuera de su lugar habitual de trabajo, sin la presión habitual derivada de el quehacer diario. Participan expertos de cada una de las materias que se relaciona con la prevención, el diagnóstico y el tratamiento multidisciplinar del cáncer. Trabajan en equipo con cada tumor mediante casos clínicos que se exponen y suscitan un debate constructivo para llegar finalmente a un consenso que será la mejor alternativa para el paciente. Los asistentes participan mediante un voto electrónico anónimo en un sistema interactivo, que les permite valorar sus conocimientos y adquirir otros nuevos. Al concluir el Simposio, los asistentes habrán actualizado sus conocimientos y los pacientes con cáncer de sus hospitales serán diagnosticados y tratados con la mejor de las opciones. ¿Por que es importante el protocolo en esta actividad científica? Porque le dota de un aspecto organizarivo y protocolario profesionalizado que eleva el nivel de calidad y contribuye al éxito del mismo. A continuación expodré la contribución del protocolo en las sucesivas fases y actividades necesarias para el desarrollo de un Simposio Científico. 9
Capítulo 1. Presimposio I.-OBJETIVOS DEL SIMPOSIO La primera vez que tuvo lugar este Simposio fue en el año 2005. El Simposio Abordaje Multidisciplinar del Cáncer se ha celebrado siempre mediante una reunión anual. Las cinco anteriores se realizaron en Elche y la del 2010 se celebró en Madrid, pues los organizadores viven y desarrollan su vida profesional en esta ciudad desde hace dos años. Es importante destacar que estos encuentros, cada vez con más asistencia, encuentran en Madrid una mayor infraestructura. En la planificación estratégica es fundamental establecer unos objetivos claros y por escrito que constituyan el esqueleto del Simposio, ya que a medida que avancen los preparativos habrá muchas veces que necesitemos apoyarnos en los fines definidos para aceptar ó rechazar, por ejemplo, una nueva idea para un ponente ó alguna sugerencia organizativa. No se deben establecer demasiados objetivos, ya que en caso contrario, los participantes podrían no tener claro el propósito del Simposio. Es importante asegurarse de que las pretensiones establecidas no provocarán conflicto de intereses. El Simposio será considerado un éxito o no dependiendo del cumplimiento de nuestro objetivo principal. El objetivo es científico y protocolario. Los objetivos científicos son los siguientes: -Intercambio y actualización de conocimientos científicos y tratamiento asistencial. -Favorecer un debate animado, interactivo e integrador alrededor de distintos casos clínicos y temáticos controvertidos, con la participación de Oncología Médica, Radioterapia Oncológica, Cirugía Oncológica, Anatomía Patológica, Biología Molecular, etc., así como entre asistentes y ponentes 10
que permita poner al día los conocimientos científicos sobre la asistencia al paciente con cáncer. - Actualización de la prevención del cáncer en sus distintos órganos (mama, cérvix, colon, etc.) - Conocer el estado actual de la investigación clínica y básica, y si es factible, consensuar la propuesta de nuevos estudios. - Divulgación de experiencias y proyectos de interés. -Transmitir a la sociedad la preocupación de los profesionales ante los retos planteados y los nuevos avances. Es un lugar donde se favorece el encuentro y debate previo al consenso entre la comunidad científica de distintas especialidades, educadores, docentes y estudiosos de la materia. Los objetivos protocolarios son: Conseguir una perfecta organización del Simposio en todos sus aspectos: - Sede del Simposio - Coordinación del programa científico - Constitución de Comités - Contratación de recursos humanos (azafatas, audiiovisuales, agencia de viajes, restauración, etc.) - Atención personalizada a personalidades, ponentes y asistentes - Gestión de donaciones y contabilidad - Organización de eventos sociales - Encuesta de calidad al finalizar el Simposio - Comunicación constante con el Comité Ejecutivo 11
II.ÓRGANOS DEL SIMPOSIO 1.- El Comité Ejecutivo 2.-El Comité Científico 3.- La Secretaría Técnica Comité Ejecutivo: los organizadores del Simposio Constitución Dr. Alfredo Carrato, Jefe del Servicio de Oncología Médica del Hospital Universitario Ramón y Cajal de Madrid y Catedrático de Oncología de la Universidad de Alcalá. Dr. Manuel de las Heras, Jefe del Servicio de Oncología Radioterápica del Hospital Clínico San Carlos de Madrid. Juntos fijaron las características generales del evento Tareas del Comité -Presupuesto.- Preparar con antelación un presupuesto tentativo -Contratación de la Secretaría Técnica y asignación de sus competencias -Aprobación de la sede (la labor de búsqueda de la sede corresponde a la Secretaría Técnica) -Confección del programa preliminar, que indicará el título del Simposio, contenidos generales, fecha, y sede. -Distribución a los potenciales interesados y sociedades científicas 12
-Designación, de manera definitiva, de la Presidencia del Comité de Honor y los constituyentes del Comité de Honor del VI Simposio Abordaje Multidisciplinar del Cáncer -Elección del invitado de honor -Contacto con los patrocinadores -Aprobación del logotipo del programa - Desarrollo del Programa científico. Elección de temas y los ponentes, así como calendario y horario detallado. -Contacto telefónico ó por correo electrónico con los ponentes para verificar su disponibilidad e interés en participar. -Confección del programa social -Elegir un folleto en forma de tríptico, para enviar a la Secretaría Técnica para su impresión y distribución. -Solicitar los auspicios a la Sociedad Española de Oncología Médica (SEOM), de Oncología Radioterápica (SEOR), de Investigación sobre el Cáncer (ASEICA) y a la de Cirugía Oncológica (SEOQ). -Carta a los potenciales asistentes y a las Sociedades Científicas adjuntándoles el programa definitivo, invitándoles a asistir. -Carta a los Ponentes y Moderadores, invitándoles oficialmente a participar, e indicándoles los detalles de su participación. La mayoría de las veces la invitación inicial se hizo por correo electrónico a través de la Secretaría Técnica. Ejemplo: De: "Barbara Soler" Fecha: 23 de marzo de 2010 Para: Luis Fogué Calvo, 'Pilar Garrido' Cc: 'Alfredo Carrato'" Manuel de las Heras" 'Yolanda Isabal' 13
Asunto: Información Caso Clínico - VI Simposio Abordaje Multidisciplinar del Cáncer. Madrid, Hotel Eurostars Madrid Tower, 15 y 16 de Abril de 2010. Apreciados Dra. Garrido y Dr. Fogué, Nos es muy grato contactar con ustedes en relación a su ponencia-caso clínico del VI Simposio Abordaje Multidisciplinar del Cáncer. A continuación les recordamos la dinámica de su participación: - Deberán preparar conjuntamente y presentar un único caso clínico, lo más controvertido posible para fomentar la discusión y participación del público. - Para su exposición dispondrán de un total de 45 minutos, 30 min. para la exposición y 15 min. para la discusión. - Sería aconsejable exponer el caso clínico en 2 o 3 apartados y hacer una pregunta a la audiencia con 4-5 respuestas posibles (1-2 acertadas) tras cada apartado. Rogamos sean muy estrictos con el tiempo y que su presentación no exceda las 30-35 diapositivas en total. Necesitamos recibir su presentación del Caso Clínico en formato PowerPoint con las preguntas y respuestas antes del lunes 5 de abril de 2010, para su revisión por los moderadores y la programación del sistema de voto electrónico. Si necesitan más información o aclaraciones al respecto no duden en contactar con los moderadores de su sesión, con los organizadores del congreso o con nosotros directamente. Organizadores: Dr. Alfredo Carrato y Dr. Manuel de las Heras Adjunto les hacemos llegar el programa definitivo del simposio. Reciban un cordial saludo, TACTICS MD 14
La invitación oficial y definitiva se hizo por carta y correo postal. El encabezamiento de la carta incluyó el nombre completo del Simposio, el lugar de la celebración, la fecha, así como el logotipo, los organizadores y la dirección completa de la Secretaría Técnica. Se adjuntó el Programa tentativo y la dirección completa del Simposio. Y se les adjuntará, una vez concluido, el Programa definitivo. -Aprobación del Programa definitivo, una vez confirmados todos los ponentes y moderadores. -Creación de una memoria preliminar -Elección de pequeños detalles para los Ponentes. Comité Científico Constituido por líderes de opinión en Oncología Médica (Eduardo Díaz Rubio, Alfredo Carrato, Emilio Alba), en Oncología Radioterápica (Jordi Giralt, Eduardo Lanzós, Manuel de las Heras), Cirugía Oncológica (Pedro Barrios, Luis Cabañas, Antonio Torres), Anatomía Patológica (Fernando González Palacios, Julián Sanz Esponera), Biología Molecular (Francisco X Real), Epidemiología (Nuria Malats). Son los responsables del rigor científico del programa y velan para que sus contenidos sean atractivos, veraces y de vigente actualidad. A continuación expongo el programa del primer día del Simposio: 15
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Secretaría Técnica Se asignó a una Empresa dedicada a organizar eventos de este tipo, TACTICS MD, con amplia experiencia y sede en Barcelona, que ya se ocupó de organizar con éxito las anteriores ediciones. Colaboró activamente en las invitaciones y confirmación de ponentes y moderadores, contacto con los patrocinadores, gestión de desplazamientos y alojamiento, alquiler de audiovisuales, azafatas, desarrollo de una página web con la información del Simposio, contabilidad, solicitudes de auspicios a las Sociedades Científicas y cumplimiento de la normativa ética de Farmaindustria, etc. Esta Secretaría Técnica se encargó de buscar una sede acorde con el Simposio, que fue aprobada por el Comité Organizador: HOTEL EUROSTARS MADRID TOWERS Paseo de la Castellana 259-B. Madrid 19
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De: "Barbara Soler- TACTCIS MD" Fecha: 19 de febrero de 2010 Para: "'Alfredo Carrato'" “Manuel de las Heras” Cc: "'Yolanda Isabal'" Asunto: Confirmación SEDE Simposio Apreciados Dr. Carrato y Dr. de las Heras, Me complace informarles que queda totalmente confirmado el EUROSTARS MADRID TOWER HOTEL como sede del VI Simposio Abordaje Multidisciplinar del Cáncer los próximos 15 y 16 de abril en Madrid. Eurostars Madrid Tower **** Paseo de la Castellana 259-B Tel. 91 334 27 00 www.eurostarsmadridtower.com La Secretaría es el motor de toda la organización técnica del Simposio que además de llevar a cabo su labor específica, también se ocupaba del protocolo que requería tal evento. Era capaz de resolver todas las situaciones imprevistas y pendientes: incidencias con el número de azafatas, audiovisuales, alquiler del local, nuevas inscripciones, cambio de billetes, problemas de hotel, de ponentes y moderadores, etc. Por todo ello, es muy importante que cuenten con un buen equipo de colaboradores, que respondan de forma agradable a todo ese tipo de situaciones. Contaba con un presupuesto aproximado para comenzar su labor. 21
Elaboraron un programa preliminar con toda la información recibida del Comité Organizador y propusieron la franja horaria y día de cada uno de los eventos del Simposio, que sirvió de borrador sobre el que trabajó el comité Científico y el Comité Ejecutivo hasta lograr la versión definitiva. Tareas de la Secretaría Técnica --Distribución del Programa científico a los Ponentes, por correo electrónico. Por ejemplo: De: "Barbara Soler" Fecha: 12 de marzo de 2010 Para: Pilar Garrido Cc: "'Alfredo Carrato'" Manuel de las Heras Asunto: Participación VI Simposio Abordaje Multidisciplinar del Cáncer- Madrid, 15 y 16 Abril 2010. Hotel Eurostars Madrid Tower. Apreciada Dra. Garrido, Como Secretaría Técnica del VI Simposio Abordaje Multidisciplinar del Cáncer, que tendrá lugar en Madrid los próximos 15 y 16 de abril de 2010, y en el que usted participa como ponente, nos complace hacerle llegar, en nombre de los organizadores, la carta con toda la información necesaria para su participación así como el programa científico del simposio, que esperamos sea de su agrado e interés. Le informamos que ya está a su disposición la página Web del simposio: Ir a la Web Quedamos a su disposición para cualquier duda o información que necesite al respecto. Reciba un cordial saludo 22
Bàrbara Soler Pinent, TACTICS MD --Carta de invitación a los ponentes y moderadores con toda la información necesaria para su participación (anteriormente expuesta). -- Carta de invitación a los profesionales del cáncer (Oncólogos Médicos, Radioterápicos, Quirúrgicos, Patólogos, Biólogos Moleculares, etc.) --Carta de solicitud a los patrocinadores, haciéndoles llegar el listado de inscripciones gratis correspondientes a su colaboración (ver ejemplo más abajo). --Proyecto del contenido del Simposio --Inscripciones de los Patrocinadores: La Secretaría recibió un listado sucesivo de inscripciones que fueron remitiendo al Comité Ejecutivo, según iban disponiendo de la información, que eran fundamentalmente profesionales sanitarios y de la industria farmacéutica. -Procesar las inscripciones que habían hecho directamente los congresistas mediante el boletín de inscripción, impreso en el Programa preliminar, así como la contabilidad de la tarifa de inscripción, según cada categoría. Ejemplos: De: Barbara Soler A: Patrocinador 1 Asunto: Inscripciones VI Simposio Abordaje Multidisciplinar del Cáncer, Madrid, 15 y 16 de Abril 2010 Nos es grato hacerles llegar el listado de inscripciones correspondientes a su colaboración en el citado simposio, que deberán remitirlo debidamente cumplimentado según vayan disponiendo de los nombres de los asistentes y staff. Les recordamos que como Co-Patrocinador del simposio disponen de 11 inscripciones gratuitas las cuales incluyen: 23
Acceso a las sesiones científicas, cafés, almuerzo día 15 y certificado de asistencia. Quedamos a su disposición para cualquier consulta que desee realizar al respecto. Reciba un cordial saludo, TACTICS MD -Entrega del programa definitivo al Comité Organizador para su última supervisión y aprobación. -Esta Secretaría, en nombre de los organizadores, hizo llegar una carta por correo electrónico, a los ponentes, indicándole la Ponencia-Caso clínico que debían realizar, así como toda la información necesaria para su participación: número de diapositivas aproximadamente, duración de la exposición y discusión, como anteriormente se ha expuesto. -Preparación de diplomas y certificados, firmados por los organizadores: Cada diploma indicaba el tipo de participación del congresista. -Edición en DVD de los trabajos científicos de las sesiones, que se distribuyeron de forma gratuita, a los ponentes, congresistas, patrocinadores, colaboradores y comunidad científica (2000 copias). Previamente se había solicitado a los autores la autorización para editar sus ponencias. -Elaboración de la página WEB del simposio. -Preparación del programa general de actos -Carpetas para los congresistas -Contratación de audiovisuales -Contratación de personal auxiliar (secretarias, azafatas, etc.): La responsable de esta secretaría tiene a su cargo la coordinación general de los servicios y organización y mantuvo constantes reuniones con todo 24
el personal contratado para el Simposio, y especialmente con las azafatas que trataban directamente con los congresistas y el funcionamiento y supervisión de audiovisuales. -También mantuvo reuniones (con 8 semanas de antelación,) con los responsables del hotel para formalizar las necesidades del Simposio. Y unos días antes pudo conocer, personalmente a las personas con las que trabajaría directamente (electricistas, técnicos audiovisuales, sistemas de comunicación, aires acondicionados, equipamiento de salas, y responsable del catering, etc. ) 25
III-PRESUPUESTO DEL SIMPOSIO 1º.- Presupuesto Inicial: Se prepara con mucha antelación. Se trata pues de un presupuesto teórico. 2º.-Presupuesto Final: Se aprueba aproximadamente tres meses antes de la fecha del Simposio. Ya se sabe el número exacto de inscritos. Este es el presupuesto operativo para el Simposio. 1.- Fuentes de ingresos 1.1- Inscripciones. Se fijan de acuerdo a las tarifas habituales. Esto se estudió tomando como referencia las anteriores ediciones y otros Simposios de relevancia científica. Varía según categorías: miembros o no miembros de Sociedades Científicas, residentes en formación, enfermeras, etc. 1.2-Patrocinadores. Código Ético Farmaindustria. Un Simposio brillante sería difícil de organizar solamente con ingresos provenientes de las inscripciones, por lo que casi todos cuentan con patrocinadores, cuyo logotipo se incluye en el Programa. Los patrocinadores pueden aportar una cantidad o material de valor equivalente. Puede incluir audiovisuales, impresión de programas y material didáctico, gastos de manutención, distribución de programas y del DVD con los contenidos del simposio, una vez haya finalizado. Otros materiales: carpetas, agendas, bolígrafos, pequeños accesorios de informática, etc. 26
2.-Proceso de financiación El comité organizador se encargará, de forma directa, del proceso de búsqueda de financiación. Para ello se servirá de una lista de potenciales patrocinadores que ya de antemano conoce. En cualquier caso, se debe contactar con ellos en el ejercicio económico del año anterior, porque muchas organizaciones gestionan estos fondos con mucha antelación. Se prepara un documento de patrocinio, en el que se incluyen los objetivos del congreso. Este documento se vuelve a enviar al organizador. Sigue la negociación y el cierre. Posteriormente se redactará un Convenio de Patrocinio, que firman las dos partes, fijando las condiciones y la fecha de pago. Esta labor suele ser lenta, por lo que es necesario hacer un seguimiento para comprobar que no se paraliza. Una vez terminada la negociación se trata el tema de la imagen del patrocinador (logotipo y tipografía). Se emite una factura por el importe acordado, según los plazos previstos, pero al comenzar el congreso debería estar liquidado, aunque esto no ocurre siempre. 3.- Gastos del presupuesto 3.1.- Gastos de organización --Promoción de la participación (anuncios en otros eventos científicos, en la web de las Sociedades Científicas, correo a los posibles congresistas con envío de programas, prensa, radio, televisión, etc.). --Gastos por honorarios de la Secretaría Técnica 3.2.- Impresión: gasto variable. Incluye: 27
--Diseño gráfico --Catálogos de exhibición --Cartas y sobres --Programas --Mini-programa --Libro de resúmenes: Compilación de las ponencias. El orden de los resúmenes debe ser acorde al orden de las intervenciones. El patrocinador aparecerá en la contraportada. --Invitaciones a los eventos --Documentos administrativos --Acreditaciones: distintas según la condición individual del participante ó según la posición/condición de su portador. --Certificados de asistencia --Salas del simposio (exhibición, registro, café, comedor, etc.) --Coste del proyecto de la sala de proyecciones y del equipamiento estándar: pantallas, técnicos, videos, punteros, etc. --Sonido: micrófonos, altavoces por día y sala. 4 micros de mesa, más tres inalámbricos. --Grabaciones (sonido e imagen) --Decoración e iluminación --Equipamiento interactivo --Eventos sociales --Catering (desayunos y almuerzos) 28
IV-COMITÉ DE HONOR El Comité Organizador dirigió una carta a la Casa Real solicitando a su Alteza Real La Infanta Doña Cristina de Borbón aceptar la Presidencia del Comité de Honor. Como miembros del Comité de Honor se nombró a Doña Esperanza Aguirre, Presidenta de la Comunidad de Madrid, por tratarse de una persona de relevante prestigio y al Dr. Bartolomé Beltrán, médico y comunicador. A continuación expongo la carta que se debe remitir para la invitación a la Presidencia de Honor: 29
JEFE DE LA CASA DE S.M. EL REY PALACIO DE LA ZARZUELA MADRID Muy Sr. nuestro: Alfredo Carrato y Manuel de Las Heras, Coordinadores del VI Simposio Nacional sobre Abordaje Multidisciplinar del Cáncer, agradecerían le hiciera llegar a S.A.R. la Infanta Dª Cristina nuestra invitación para que acepte la PRESIDENCIA DEL COMITÉ DE HONOR del Simposio “Abordaje Multidisciplinar del Cáncer” El Simposio tendrá lugar en Madrid durante los días 15 y 16 de Abril de 2010, en el Eurostars Madrid Tower Hotel, Pº de la Castellana nº 259-B, y con la asistencia de más de 200 profesionales, entre ellos los mejores especialistas nacionales en la prevención, diagnóstico, tratamiento e investigación del cáncer. El Simposio se ha celebrado, durante cinco años consecutivos, en la Ciudad de Elche (Alicante) con un éxito social y profesional importantes. Se acompaña a este escrito la relación de las autoridades que serán invitadas a participar en el Comité de Honor, así como el Programa del Simposio. Con nuestro agradecimiento, le saluda atentamente Madrid 10 de Noviembre de 2009 El Comité Organizador 30
La Casa Real contestó agradeciendo la invitación en nombre de la Infanta doña Cristina aceptando la Presidencia de Honor, pero excusando su asistencia por motivos de agenda JEFE DE LA CASA DE S.M. EL REY S.A.R. la Infanta Dª Cristina accediendo a la petición que tan amablemente le ha sido formulada, ha tenido a bien aceptar la PRESIDENCIA DEL COMITÉ DE HONOR Del “VI SIMPOSIO ABORDAJE MULTIDISCIPLINAR EL CANCER” que tendrá lugar en Madrid el 15 y 16 del próximo mes de Abril. Lo que me complace participarle para su conocimiento y efectos. PALACIO DE LA ZARZUELA, a 13 de Marzo de 2010 EL JEFE DE LA CASA DE S.M. EL REY 31
D. BARTOLOME BELTRAN Director de Prevención de Servicios Médicos del Grupo Antena 3 MADRID Madrid, 10 de Noviembre de 2009 Estimado compañero: Con motivo de celebrarse el VI Simposio Abordaje Multidisciplinar del Cáncer, cuya Presidenta de Honor es S.A.R. la Infanta Dª Cristina, nos complacería que aceptase formar parte del Comité de Honor. El Simposio será inaugurado por la Presidenta de la Comunidad de Madrid, Esperanza Aguirre. Asimismo nos gustaría contar con usted como Moderador de una mesa. El Simposio tendrá lugar en Madrid, los días 15 y 16 de Abril de 2010, en el Eurostars Madrid Tower Hotel, Pº de la Castellana nº 259-B. Un abrazo, Alfredo Carrato 32
Dª ESPERANZA AGUIRRE PRESIDENTA DE LA COMUNIDAD DE MADRID MADRID Madrid 10 de Noviembre de 2009 Alfredo Carrato y Manuel de las Heras, como Comité Organizador del VI Simposio Nacional de Abordaje Multidisciplinar del Cáncer, agradecerían que formara parte del Comité de Honor. Asimismo nos gustaría contar con su presencia en la inauguración que tendrá lugar en Madrid, el día 15 de Abril, en el Hotel Eurostars Madrid Tower, Paseo de la Castellana 259-B, a las 9,30 horas. Nos es grato comunicarle que S.A.R. la Infanta Dª Cristina ha aceptado la Presidencia del Comité de Honor. Un cordial saludo, EL COMITÉ ORGANIZADOR Una vez confirmada la asistencia de la Presidenta de la Comunidad de Madrid y del Dr. Bartolomé Beltrán, se les envió un tarjetón (en el que figuraba el anagrama del Simposio): 33
EL COMITÉ ORGANIZADOR Tiene el honor de invitar a la PRESIDENTA DE LA COMUNIDAD DE MADRID Dª ESPERANZA AGUIRRE a la inauguración del VI SIMPOSIO ABORDAJE MULTIDISCIPLINAL DEL CANCER que, tendrá lugar el 15 de Abril, jueves, a las 9,30 h., en el Salón de Congresos del Hotel Eurostar Madrid Towers Paseo de la Castellana, 259-B (Madrid) 34
Junto con el tarjetón anterior recibieron otro auxiliar, invitándoles a la Cena de Gala que tendría lugar el último día del Simposio: NOTA DE INTERÉS El Comité Organizador se complace en invitarle a la Cena de Gala, que tendrá lugar en el Casino de Madrid, el día 16 de Marzo a las 21,30 horas. Calle de Alcalá 15 MADRID 35
V-IMAGEN DEL SIMPOSIO. DISEÑO Y LOGOTIPO. Desde el momento que se inicia la organización de un Simposio la labor del diseñador encargado de perfilar la imagen del mismo es fundamental. Se consideró un logotipo que fuera legible, no solo en los encabezamientos de la correspondencia y en las señalizaciones más grandes, sino también en las insignias y en los espacios más pequeños. El logotipo que se diseñó consistía en una creación personal, que daba publicidad a la ciudad en la que se realizaba el Simposio: una foto representativa de la ciudad de MADRID. La Secretaría Técnica contrató una empresa de publicidad que se encargó de elaborar el logotipo que se insertó en toda la documentación referente al evento, programas, anuncios, etc. y sirvió de distintivo del Simposio. 36
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Así mismo esta empresa de publicidad fue contratada para difundir la noticia de la celebración del Simposio a las Sociedades científicas a través de los medios de comunicación que, en este caso, eran los periódicos de Madrid, así como diversas cadenas de Tv y emisoras de Radio. También, a través de Internet, se ofrecía la posibilidad de enlaces directos con la página WEB del Simposio desde los Servicios de los Hospitales dónde trabajaban los miembros del Comité Organizador. 38
VI- PROGRAMA CIENTÍFICO 6.1-Carta de los Organizadores: Invitación oficial al VI Simposio, dando a conocer que este acto es un foro de debate y un punto de encuentro de los profesionales de los diferentes campos de la Oncología, que congrega a los más destacados expertos en cada tema. Agradecimiento por su asistencia y participación. 6.2-Esquema del Simposio: Calendario y horarios: Jueves 15 de Abril 9 horas.- Inauguración oficial 9,30 horas.- Mesa 1.: CÁNCER DE PULMÓN Este tipo de cáncer supone la primera causa de muerte por cáncer en el sexo masculino y está incrementando su incidencia y mortalidad en el sexo femenino, desde que se iniciaron en el hábito tabáquico. Existen dos tipos principales de cáncer de pulmón: el cáncer de células pequeñas ó microcítico y el cáncer de células no pequeñas (no microcítico). Hubo dos ponentes que presentaron un caso clínico, un oncólogo médico y un patólogo. Los temas que se debatieron fueron: -Planes de prevención primaria (campañas antitabáquicas) -Planes de detección precoz en poblaciones con riesgo elevado -Selección de un tratamiento personalizado -Abordaje de las metástasis cerebrales en paciente con carcinoma no microcítico de pulmón. 11-11.30 horas: café 39
Es un pequeño descanso a media mañana, de 11 a 11,30 horas y es de carácter informal. 11,30 horas.- Mesa 2: CÁNCER DE MAMA Tema muy importante debido al alto índice de casos que se producen, unos 15.000 nuevos casos cada año en España. Es la primera causa de muerte por cáncer en mujeres, por delante del cáncer de pulmón. 16-18 españolas tendrán un cáncer de mama. Cuando el tumor se diagnostica en el contexto de un programa de detección precoz, generalmente no está extendido ni ha evolucionado, y se consigue un porcentaje de curación cercano al 90%. Fueron dos oncólogos médicos los responsables del desarrollo de un caso clínico que ilustró los siguientes aspectos de vigente actualidad: --Futuras direcciones en el manejo del cáncer de mama avanzado hormonosensible --Abordaje del paciente con amplificación del gen ErbB2 --Controversias: tratamiento con antiogénicos en primera línea de cáncer de mama metastásico. 13,30 horas.- Mesa 3: PRESENTE Y FUTURO DE LA ONCOLOGÍA: HABLAN LOS EXPERTOS. Durante una hora, y mediante un vivo debate moderado por el Dr Bartolomé Beltrán, los más prestigiosos especialistas en Oncología Médica, Biología Molecular, Anatomía Patológica, Cirugía Oncológica, Radioterapia, etc., debatieron sobre las novedades terapéuticas, la investigación y el futuro de la Oncología. 14,30-16,00 horas: Almuerzo 40
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Teniendo en cuenta que es un almuerzo de trabajo, había que elegir un menú ligero. La duración fue de una hora y media. No hubo aperitivos y en la comida no se sirvieron bebidas alcohólicas. El menú estaba compuesto de ensalada, carne ó pescado, postre, café ó infusiones. 42
16,00 horas.- Mesa 4: CÁNCER RENAL Dos oncólogos médicos moderaron la mesa que versó sobre los nuevos tratamientos de un tumor que, hasta ahora, carecía de fármacos eficaces para su control. --Evidencia y experiencia en primera línea del carcinoma renal avanzado --Estrategias para el tratamiento de los tumores genitourinarios: Tratamiento de segunda línea -- Prevención de las complicaciones esqueléticas 17:15 horas.- Conferencia Invitada a cargo del Presidente de la Sociedad Española de Oncología Radioterápica: -Presente y futuro de la tecnología en oncología radioterápica 18,15 horas.- Mesa 5: ANEMIA Moderado por un oncólogo médico y otro radioterápico, se abordaron aspectos relevantes al soporte y tratamiento sintomático del paciente con cáncer. La anemia es uno de ellos. Se discutieron: --Alternativas a la transfusión sanguínea mediante uso de agentes eritropoyéticos. Evaluación del riesgo/beneficio. --Actualización de agentes eritropoyéticos en oncología --Papel del nivel de hemoglobina en la actividad y seguridad de los tratamientos antineoplásicos. 43
Viernes 16 de Abril 9,00 horas.- Mesa 6: NUEVOS LOGROS EN OTROS TUMORES La mesa se ocupaba de tumores menos frecuentes que tienen menos posibilidades terapéuticas. Los temas que se trataron correspondían a los abordajes más novedosos y fueron: --Nuevos horizontes en el tratamiento de los sarcomas: trabectedina --Actualización en el tratamiento del cáncer de ovario --Inhibidores del EGFR en el tratamiento de cabeza y cuello: avances, retos y oportunidades. 11,15 horas.- Mesa 7: CANCER DIGESTIVO Comprende el grupo más frecuente de tumores cuando se agrupan ambos sexos. Ha habido en la última década un desarrollo importante con la incorporación de nuevos fármacos dirigidos a dianas celulares específicas, tratamientos personalizados en función de alteraciones genéticas, cirugía de las metástasis que permiten la curación, hasta ahora impensable, etc. Inició la mesa una especialista en cáncer familiar que actualizó los últimos conocimientos incorporados que permiten la identificación de personas predispuestas y las estrategias preventivas correspondientes. La ponencia fue: -Susceptibilidad genética a los tumores digestivos: estrategias de actuación. Siguió con la exposición de casos clínicos que demostraron la utilidad de marcadores tumorales para diseñar un tratamiento a la medida con fármacos novedosos (anticuerpos monoclonales) que impiden el crecimiento tumoral o la formación de vasos sanguíneos de donde se nutre el tumor y por donde se disemina. Los temas fueron: -Cetuximab en pacientes Kras WT: de la teoría a la práctica 44
--Panitumumab en combinación con quimioterapia en cáncer colorrectal metastásico. --Duración del tratamiento con antiangiogénico. 14,15 horas: Clausura Los Organizadores del Simposio, dieron las gracias a los asistentes y ponentes por su asistencia y por sus conferencias, y a los patrocinadores por su apoyo, y se clausuró el Simposio comunicando a la audiencia el lugar y la fecha del siguiente: Madrid, 24 y 25 de Marzo de 2011. 14,30 horas: Vino de Honor 6.3- Información general Sede: localización del Simposio Secretaría Técnica y página web. Una lista completa de los nombres del Comité Organizador, horario general, idiomas del Simposio. --Secretaría Técnica y Científica. Dirección, teléfono, email y fax. Gabinete de Comunicación Agencia oficial de viajes Acreditaciones: tarjeta de identificación personalizada. Se controlará electrónicamente el acceso a las salas y actos oficiales. Certificado de asistencia personalizado Hotel oficial del Simposio 45
Cuotas de inscripción: incluye acceso a todas las sesiones científicas, documentación oficial, cóctel de bienvenida, cena de gala, almuerzos de trabajo y actos programados. Empresas colaboradoras Plano de la situación 6.4.-Información de interés: Situación, enlaces de interés, horarios Mini programa científico Esquema del simposio Ubicación de stands Patrocinadores Plano de Madrid Información general (igual que en el programa ampliado) Hotel oficial del Simposio 6.5.-Programa Social Es costumbre realizar alguna visita que, sin cargo alguno, se ofrece de forma opcional. Esta jornada social se realizó el viernes por la tarde, tanto para congresistas como para acompañantes. En este caso se llevó a cabo una visita al Palacio Real. Para ello contamos con un miembro de la Guardia Real y experto en protocolo, que, 46
amablemente, nos enseñó las estancias más importantes de este magnífico edificio. Después de la visita, los asistentes pudieron pasear por los Jardines de Sabatini y la Plaza de Oriente, antes de volver a sus lugares de origen. 47
VII-PERSONAL AUXILIAR Tienen una labor muy importante. Suponen el brazo motor de la responsable de la Secretaría Técnica. Es necesario que sean personas cualificadas, educadas, que sepan resolver por sí mismas los problemas que surjan (siempre teniendo en cuenta que las directrices de la responsable de la Secretaría). Conocían perfectamente la ubicación de cada sala, aseos, salidas de emergencia y entradas al parking. Debidamente uniformadas: Esto es necesario para que los congresistas pudieran distinguirlas con facilidad. Tenían como tarea: -Entrega de credenciales tanto para los asistentes como a los medios de prensa -Entrega de unas carteras, en las que se incluía la siguiente documentación: -Programa científico -Mini-programa: englobaba un esquema del programa completo, el trazado del hotel, el plano de la exhibición y servicios de horarios y agenda. En formato de bolsillo. -Acreditación de asistencia al Simposio -CD-Rom con el resumen de las ponencias y el curriculum vitae de los ponentes. -Guía turística de la ciudad (en inglés y en español) -Bloc de notas y bolígrafo -Todo ello con el logo distintivo del Simposio -Regalo conmemorativo del Simposio, que en este caso consistió en un pisapapeles con el logo del Simposio. 48
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VIII-GABINETE DE PRENSA Uno de los objetivos del Simposio es dar a conocer todo lo que se dice en este tipo de actos por parte de los profesionales de la oncología, docentes e investigadores y dar publicidad de los objetivos alcanzados. Transmiten la información recibida y la divulgan. Esta tarea requiere conocimiento de los canales de difusión apropiados. Se encarga de la relación con los medios y la elaboración de los boletines internos de difusión del evento. Actúan en coordinación con el servicio de protocolo en cuanto a las entrevistas con autoridades y personalidades, pero siempre bajo el control del organizador del Simposio. Para llevar a cabo esta labor los medios de comunicación son el instrumento más adecuado tanto en la fase de preparación como para el desarrollo posterior del Simposio. Por eso era necesario que estos profesionales de la información contaran con: -objetivo e información clara de lo expuesto en el Simposio -asesoramiento máximo por parte de los organizadores -facilitación de un dossier de prensa -Información detallada del Simposio: -Programa 8.1-Dossier de prensa -Datos generales del Simposio -Programa definitivo -Nota de prensa previa al simposio 50
-Resúmenes de conferencias, y comunicaciones más relevantes -Breve “curriculum” de los conferenciantes más destacados, así como de los invitados de honor -Información sobre la apertura, clausura y datos de interés 8.2-Rueda de Prensa Se ofreció una rueda de prensa el mismo día del Simposio y en la que participaron los invitados de honor y los organizadores, transmitiendo a los periodistas información general sobre el evento. Unos días antes esta rueda de prensa se dio a conocer en los periódicos de mayor tirada de Madrid y también se difundió a través de las emisoras de radio, intentando con ello crear una expectación e interés por el tema objeto del simposio. 51
IX. DECORACION DE LA SEDE 9.1-Equipo audiovisual Contratación de una empresa que se encargó de la iluminación y el sonido. Desde una mesa de sonido, situada en un rincón de la sala, los profesionales controlaban todo y estaban preparados para cualquier problema que pudiera surgir. Colocaron monitores de TV, pantallas, micrófonos, etc. en los lugares convenientes. 9.2-Mesa Presidencial: La parte delantera estaba forrada con una tela de color granate y con el logotipo del Simposio. Encima se dispusieron de ordenadores planos, carteles identificativos, sillas cómodas, 4 micrófonos, agua y platito de caramelos. 9.3- Otros: Una pantalla grande se situaba en el centro del auditorio, entre la mesa presidencial y el atril del ponente ó ponentes. Atril con micrófono y luz propia Retroproyector para imágenes Pancarta del Simposio, Plantas colocadas en las esquinas del salón. 52
X-AGENCIA DE VIAJES. Se contrató una agencia que gestionaba el transporte de los congresistas y ponentes, los traslados a la sede desde los distintos hoteles donde se alojaban los asistentes y de éstos al aeropuerto y estación de tren. Se hicieron cargo de las reservas, fechas, anulaciones, cambios, etc. Esta agencia también se ocupó del apoyo al programa social: traslado en autobuses, guías, etc. 53
Cap.2.- EL SIMPOSIO I- PARTICIPANTES --Congresistas: Todos los participantes en el Simposio --Ponentes: protagonistas del Simposio. Enviaron al Comité Organizador la presentación de cada Caso Clínico, debate o conferencia que tenían asignado, en formato de PowerPoint, con las preguntas y respuestas, al menos 10 días antes de comenzar el Simposio. A los congresistas VIP se les atendió de forma más personalizada. En una mesa aparte se les entregó una documentación distinta y un pequeño obsequio. En total en este Simposio se inscribieron 256 profesionales. Sede HOTEL EUROSTARS MADRID TOWER En el hall del Hotel se colocaron carteles publicitando del Simposio e indicando el lugar exacto de la Sala donde se celebraba. Asimismo también se pusieron carteles en la entrada del parking y en los ascensores. 54
En la planta, donde se celebraba el acto, se dispuso de tres mesas. Una para atender a los congresistas preinscritos, otra para los ponentes y una de apoyo (nuevas inscripciones) Otra mesa, más larga, se utilizó para obsequios e información científica de interés. 55
En otro lugar de este recinto, y fuera del auditorio, se colocaron unos sofás y mesas de trabajo con acceso a internet para que los asistentes pudieran conversar entre ellos, trabajar ó simplemente descansar. En otra sala, contigua, se estableció todo lo necesario para servir los desayunos y cafés de la tarde. Para ello fue contratado un catering. Por último había un lugar para la sala de prensa y comunicaciones. 56
Auditorio Las sesiones se celebraron en el auditorio, con capacidad suficiente para el desarrollo del simposio. A la entrada se colocó un pequeño mostrador con azafatas, debidamente uniformadas, que comprobaban las acreditaciones de forma discreta. Entregaban y recogían los auriculares, y trasladaban los recados a los asistentes que estaban dentro del auditorio. 57
Dentro del Auditorio dos azafatas se encargaban de acercar el micrófono a los congresistas que querían hacer preguntas en los debates. En el recinto del auditorio había un lugar para la mesa de sonido e iluminación, una pantalla central grande y dos más pequeñas, a los lados del recinto, para facilitar la visión desde todos los ángulos. También se colocaron unos percheros, en el que colgaban los asistentes sus prendas de abrigo para su mayor comodidad. Mesa presidencial: carteles identificativos, sillas en perfecto estado, micrófonos, botellitas de agua, vasos y platitos con caramelos. Atril: situado a la derecha de la mesa presidencial y en el que se colocaba el ponente para hacer su ponencia y con un puntero señalaba las diapositivas que iba mostrando en la pantalla, que estaba colocada en el centro del auditorio. Este atril tenía 2 micrófonos, una pantalla de ordenador donde se visualizaban las diapositivas que se proyectaban en la pantalla central, y luz propia. 58
Todas las mesas de los congresistas tenían, también agua y caramelos, un platito por cada dos personas. Registro y entrega de documentación A las 8 de la mañana, el personal auxiliar, contratado para el evento, comenzó a recibir a los congresistas y entregarles la documentación: acreditaciones y carteras. --Acreditaciones congresistas preinscritos y ponentes: organizado por orden alfabético. --Carteras con el logo del Simposio y que contenía el Programa oficial, listado de participantes, programa social, obsequios de los patrocinadores, bolígrafo, portafolios, agenda del próximo año, etc. Nuevas inscripciones: Para facilitar a los congresistas el realizar su inscripción se colocó otra mesa de apoyo. En ellas se rellenaba su inscripción y el abono de cuotas. Este mismo personal estuvo en todo momento a disposición de los asistentes atendiéndoles en todas sus preguntas (posters, eventos 59
sociales, agenda, información sobre la ciudad, etc.) e información sobre las diferentes áreas del Simposio. 60
II. INAUGURACION 9.25 horas Tanto el Comité Organizador como EL Dr. Beltrán recibieron en la puerta del Hotel a la Presidenta de la Comunidad. El personal auxiliar de la Secretaría se ocupó del chófer de la Presidenta indicándole un lugar donde poder aparcar el coche mientras la Presidenta inauguraba el Simposio. Una vez reunidos, tomaron asiento en la mesa presidencial, compuesta de la siguiente forma: Mesa presidencial Por ser una presidencia par, preside la Presidenta de la Comunidad de Madrid y uno de los organizadores, a la derecha se sitúa el otro invitado y a la izquierda el otro organizador. 61
A las 9,30 horas abrió la sesión la Presidenta de la Comunidad diciendo unas palabras y dando las gracias por la invitación. Posteriormente dio la palabra a los siguientes miembros de la mesa, en primer lugar al segundo organizador, al segundo invitado de honor y por último tomó la palabra el primer organizador, que dio las gracias a la Presidenta por su presencia en el Simposio, la bienvenida a los invitados de honor, resaltando sus méritos y agradeciendo su asistencia. También dio la bienvenida a los congresistas y les invitó a participar activamente. La Presidenta de la Comunidad declaró inaugurado el Simposio. A partir de ese momento comenzó el Simposio de acuerdo con el Programa Científico, ya sin la asistencia de la Presidenta. La mesa presidencial pasó a ser ocupada por los primeros ponentes. Tanto la Presidenta de la Comunidad, como el Dr. Beltrán y los dos organizadores, pasaron a la sala de prensa, donde los medios de información esperaban. A continuación de la rueda de prensa la Presidenta de la Comunidad fue despedida en la puerta principal del hotel por el Organizador principal. A partir de ese momento comenzaron las sesiones científicas. Sesiones científicas Hay varios tipos de actividades: --Ponencias: De 45 minutos de duración, donde se expone un caso clínico controvertido que sirve para debatir temas de vigente actualidad. --Comunicaciones: Presentaciones orales de menos duración que las ponencias. Tratan temas específicos. --Debate: Presentaciones realizadas por especialistas en las áreas temáticas establecidas. Seguirá una discusión y preguntas de los asistentes. 62
--Taller práctico de experiencia de investigadores --Proyección audiovisual y mesa redonda de expertos: Grupo de expertos en determinada materia, que se reúnen para confrontar sus opiniones sin diferencia de jerarquía entre los participantes La mesa presidencial estaba simplemente organizada en atención al tipo de acto que se estaba debatiendo. Normalmente actuaba un presentador, un moderador y en el atril, cercano a la mesa, el ponente ó ponentes. Mesa redonda La mesa redonda, que se llevó a cabo teniendo como moderador al Dr. Beltrán, y se organizó de acuerdo con un protocolo: La mesa se componía de ocho expertos, así que el invitado y los organizadores ocuparon el centro de la mesa. Los demás se ordenaron por especialidades, ya que había oncólogos clínicos, radioterápicos, cirujanos e investigadores. 63
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