GERENCIA DE BECAS - 2013 MANUAL DE USUARIO UNIVERSIDADES DE EXCELENCIA
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2013
MANUAL DE USUARIO
UNIVERSIDADES DE EXCELENCIA
GERENCIA DE BECAS
Contenido
GENERALIDADES DEL PROGRAMA ...................................................................................................................... 4
OBJETIVO..................................................................................................................................................................... 4
MONTOS MÁXIMOS DE FINANCIAMIENTO .................................................................................................. 4
RUBROS DE FINANCIAMIENTO Y LÍMITES MÁXIMOS DE CADA RUBRO ........................................ 5
Manutención: ........................................................................................................................................................ 5
Matrícula y colegiatura: .................................................................................................................................... 6
Costos de investigación, tesis y material bibliográfico:....................................................................... 6
Pasajes de ida y vuelta al centro de estudios ........................................................................................... 6
Seguro de salud y seguro de vida internacionales: ............................................................................... 6
TIEMPOS MÁXIMOS DE FINANCIAMIENTO Y MODALIDADES DE ESTUDIO ................................. 7
INICIO DE CONTACTO CON LA UNIVERSIDAD PARA LOGRAR LA ACEPTACIÓN O INGRESO AL
PROGRAMA DE ESTUDIOS ........................................................................................................................................ 8
BÚSQUEDA DE UNIVERSIDADES ...................................................................................................................... 8
ENTREGA DE REQUISITOS DE INGRESO A LA UNIVERSIDAD.............................................................. 8
CARTA DE ACEPTACIÓN ....................................................................................................................................... 9
INICIO DE POSTULACIÓ PARA APLICAR A LA BECA ..................................................................................... 9
REQUISITOS PARA POSTULAR A LA BECA ................................................................................................... 9
POSTULACIÓN EN LÍNEA ..................................................................................................................................... 9
FORMULARIO DE POSTULACIÓN EN LÍNEA ............................................................................................. 11
PROCESOS ADMINISTRATIVOS PARA ADJUDICACIÓN DE BECA .......................................................... 12
REVISIÓN DE POSTULACIONES ...................................................................................................................... 12
ADJUDICACIÓN DE POSTULACIONES........................................................................................................... 13
NOTIFICACIÓN DE ADJUDICACIÓN DE BECA ........................................................................................... 13
PROCESOS ADMINISTRATIVOS PARA FORMALIZAR EL FINANCIAMIENTO DE LA BECA......... 14
REUNIR REQUISITOS PARA ELABORACIÓN DE PRESUPUESTO Y CONTRATO ......................... 14
CÓMO SE ELABORA EL PRESUPUESTO Y EN QUÉ CONSISTE EL MISMO ..................................... 15
CÓMO SE CALCULAN CADA UNO DE LOS RUBROS DE LA BECA ...................................................... 16
MANUTENCIÓN................................................................................................................................................. 16
MATRÍCULA Y COLEGIATURA .................................................................................................................... 16
PASAJES DE IDA Y VUELTA AL CENTRO DE ESTUDIOS ................................................................... 17
GERENCIA DE BECAS Página 2
SEGURO DE SALUD Y VIDA INTERNACIONAL ..................................................................................... 17
COSTOS DE INVESTIGACIÓN, TESIS Y MATERIAL BIBLIOGRÁFICO .......................................... 17
FIRMA DE CONTRATO Y PRESUPUESTO .................................................................................................... 18
PROCESOS QUE EL BECARIO DEBE REALIZAR PARALELAMENTE A LA FIRMA DE CONTRATO
DE BECA......................................................................................................................................................................... 18
ULTIMAR DETALLES DE INGRESO CON LA UNIVERSIDAD ................................................................ 18
PROCESO DE SOLICITUD DE VISA ................................................................................................................. 19
PRIMER DESEMBOLSO ............................................................................................................................................ 19
DOCUMENTOS HABILITANTES PARA EL PRIMER PAGO .................................................................... 19
SEGUIMIENTO ACADÉMICO Y FINANCIERO: SEGUNDO Y POSTERIORES DESEMBOLSOS ....... 20
PERIODICIDAD DE PAGOS ................................................................................................................................ 20
COMO JUSTIFICAR PAGOS ................................................................................................................................. 20
SEGUIMIENTO ACADÉMICO ............................................................................................................................. 21
SOLICITUDES DE BECARIOS EN EL TRANSCURSO DE LA VIDA DE LA BECA .................................. 21
AUMENTO DE PRESUPUESTO ............................................................. ¡Error! Marcador no definido.
CAMBIO DE PROGRAMA DE ESTUDIOS O UNIVERSIDAD ....... ¡Error! Marcador no definido.
CAMBIO DE TIEMPO DE FINANCIAMIENTO DE LA BECA ....... ¡Error! Marcador no definido.
SUSPENSIÓN TEMPORAL DE BECA................................................... ¡Error! Marcador no definido.
SUSPENSIÓN DEFINITIVA DE BECA ................................................. ¡Error! Marcador no definido.
POSTERGACIÓN DEL INICIO DE LA COMPENSACIÓN ............... ¡Error! Marcador no definido.
CAMBIO DE GARANTES.......................................................................... ¡Error! Marcador no definido.
REPROGRAMACIÓN DE PAGOS O REDISTRIBUCIÓN DE RUBROS¡Error! Marcador no
definido.
FIN DE ESTUDIOS Y FIN DE LA PARTE ACADÉMICA Y FINANCIERA DE LA BECA ........................ 22
ENTREGA DE DOCUMENTOS DE FINALIZACIÓN DE ESTUDIOS ...................................................... 22
LIQUIDACIÓN FINANCIERA DE LA BECA ................................................................................................... 23
PERÍODO DE COMPENSACIÓN ............................................................................................................................. 23
GERNERALIDADES ............................................................................................................................................... 24
OBJETIVOS ............................................................................................................................................................... 24
DURACIÓN ............................................................................................................................................................... 24
POSTERGACIÓN DE LA COMPENSACIÓN POR CONTINUACIÓN DE ESTUDIOS A NIVEL
SUPERIOR ..................................................................................................................................................................... 24
GENERALIDADES ...................................................................................... ¡Error! Marcador no definido.
GERENCIA DE BECAS Página 3
GENERALIDADES DEL PROGRAMA
OBJETIVO
La beca es un financiamiento no reembolsable que tiene por objetivo financiar los estudios de
tercer nivel de los/as ecuatorianos/as en una de las mejores 175 universidades en el
exterior 1.
El requisito fundamental para postular y acceder a una beca dentro de este programa es
poseer la carta de aceptación de una de las universidad extranjera dentro del listado del
programa 2, con esta se procede de inmediato al análisis de documentación, precalificación y
evaluación para realizar la adjudicación de la beca, siempre y cuando se cumpla con todos los
requisitos.
Incluye el financiamiento
Estudios de de programas de
reforzamiento o
tercer nivel nivelación (Foundation
programs)
Requisito indispensable:
Carta de
aceptación
175 Universidades de
centros de Excelencia Académica a
estudios nivel mundial
MONTOS MÁXIMOS DE FINANCIAMIENTO
La beca tiene un monto máximo referencial de US$250.000,00 pero, si un adjudicatario de
beca debe pagar por rubro de matrícula y colegiatura valores que sobrepasen el monto
referencial antes mencionado, se puede garantizar la beca por el valor total presupuestado.
1 Revisar listados de universidades en:
http://programasbecas.educacionsuperior.gob.ec/universidades-de-excelencia/programas/becas-en-
el-exterior/programa-universidades-de-excelencia#listado-de-universidades
2 Ver Anexo 1(Listado de Universidades)
GERENCIA DE BECAS Página 4Manutenció
n
Costos de
Investigació
n, tesis y
mat.
bibliográfico
Valor total
US$250.000 Matrícula
de la beca
Seguro de
salud y vida
Pasajes
RUBROS DE FINANCIAMIENTO Y LÍMITES MÁXIMOS DE CADA RUBRO
La beca es completa y financia el 100% de los costos de los estudios que se incluyan dentro de
los siguientes rubros:
COSTOS DE PASAJES DE IDA Y
SEGURO DE SALUD Y
MANUTENCIÓN MATRÍCULA INVESTIGACIÓN, TESIS Y VUELTA AL CENTRO DE
MATERIAL BIBLIOGRÁFICO VIDA INTERNACIONAL
ESTUDIOS
Hasta US$2800 De acuerdo al costo
mensuales, dependiendo especificado por el Hasta US$14900 Hasta US$4000 en total Hasta US$1200 anuales
del país de estudios centro de estudios
Manutención:
Este rubro está destinado para financiar los costos de alojamiento o vivienda, alimentación,
transporte interno, vestimenta, servicios básicos, internet, entre otros.
El monto máximo a otorgarse, por becario, es de US$2.800,00 mensuales, de acuerdo a la
Tabla de Costos de vida 3 que establece el monto previamente asignado a cada país y ciudad de
destino del becario.
Si el becario es jefe de hogar y viaja con sus dependientes, podrá recibir US$300,00 mensuales
adicionales previa solicitud entregada al analista a cargo de la elaboración del presupuesto.
Si el becario tiene discapacidad y cuenta con el carnet del organismo emisor que certifique la
discapacidad que posee, podrá recibir US$300,00 mensuales adicionales a su manutención.
3 Revisar Tabla de Costos de Vida:
http://programasbecas.educacionsuperior.gob.ec/adjudicatarios/documentos-de-
interes/adjudicatarios/guia-de-costos-de-vida
GERENCIA DE BECAS Página 5Matrícula y colegiatura: Este rubro no tiene un monto máximo establecido, el monto dependerá de la documentación que el becario entregue (cartas o documentos de la universidad) que indiquen los costos académicos y administrativos que deberá pagar a lo largo de sus estudios. Para calcular el valor de los segundos y posteriores años, se aplicará un incremento del 11% anual al valor del primer año de estudios. Costos de investigación, tesis y material bibliográfico: Para este rubro se destina un valor total de US$14.900,00 que deben ser distribuidos indistintamente en el presupuesto en base a las necesidades del becario. Tomar en cuenta que si el becario necesita desplazarse de su lugar de estudios hacia otras ciudades o países con objetivos académicos o investigativos (debidamente avalados por la Universidad o centro de estudios) deberá utilizar este rubro para cubrir con los costos de traslado, pasajes y manutención. Pasajes de ida y vuelta al centro de estudios Para este rubro se destina un valor total de US$4.000,00 que deben ser distribuidos de acuerdo a las cotizaciones presentadas por el becario en el primer y último desembolso. El cálculo del pago de pasaje de ida se hará en base a la cotización presentada al momento de elaborar el presupuesto y el cálculo para el pasaje de retorno se hará en base a un incremento del 12% del valor cotizado en el pasaje de ida al centro de estudios. Seguro de salud y seguro de vida internacionales: Para este rubro se destina un valor de US$1.200,00 anuales para que el becario compre una póliza de seguro de vida y una póliza de seguro de salud. Si la universidad o el país de estudios exigen al becario la contratación o compra de un seguro específico, éste podrá estar cubierto por este rubro de la beca ajustándose al monto máximo mencionado; si este seguro cubre parcialmente las especificaciones antes mencionadas, el becario deberá contratar un seguro complementario, tomando en cuenta que no se otorgarán fondos adicionales en caso de que la sumatoria de las pólizas de seguro sobrepasen el monto máximo establecido. Este rubro podrá ser programado de acuerdo a las regulaciones de cada proveedor de seguros; es decir su pago se lo podrá hacer de manera anual o al inicio por la totalidad de años de estudio. GERENCIA DE BECAS Página 6
TIEMPOS MÁXIMOS DE FINANCIAMIENTO Y MODALIDADES DE ESTUDIO
ESTUDIOS DE
PREGRADO
Modalidad Presencial
Hasta 7 años
Se incluye el financiamiento del foundation
program (programas de reforzamiento) de
hasta 1 año de duración
Se podrán financiar todos los programas, independientemente del área de
conocimiento,siempre y cuando sean de modalidad presencial por un tiempo máximo de 7
años.
El financiamiento de programas de reforzamiento, propedéuticos o «FoundationPrograms»
también está cubierto por la beca.
GERENCIA DE BECAS Página 7INICIO DE CONTACTO CON LA UNIVERSIDAD PARA LOGRAR LA ACEPTACIÓN
O INGRESO AL PROGRAMA DE ESTUDIOS
BÚSQUEDA DE UNIVERSIDADES
• Contactar a la universidad y
UNIVERSIDAD DE establecer requisitos para
EXCELENCIA estudios de modalidad
presencial
EVALUACIONES Y
• Rendir exámenes y pruebas exigidas
REQUISITOS DE
• Entregar documentación a la
INGRESO A universidad
UNIVERSIDAD
ACEPTACIÓN DE • Verificar si la universidad ha aceptado la
UNIVERSIDAD solicitud de ingreso
•Iniciar
POSTULACIÓN A
BECA postulación en
portal Senescyt
El primer paso que un interesado en acceder a una beca para estudios de pregrado del
programa Universidad de Excelencia debe seguir es realizar una búsqueda de universidad 4 y
carrera para establecer si podría financiarse dentro de este programa de becas.
Se debe recordar que este programa financiará únicamente programas presenciales, por lo
que es importante consultar si el programa de estudios en el que se está interesado está
impartido bajo esta modalidad.
Una vez confirmada la modalidad de estudios y la existencia de la universidad en los listados
de universidades aceptados para el programa, se puede proceder con la solicitud directa a la
universidad sobre los requisitos de ingreso al centro de estudios. Este proceso es completa
responsabilidad del interesado y ni el IECE o la SENESCYT intervienen en el mismo.
ENTREGA DE REQUISITOS DE INGRESO A LA UNIVERSIDAD
El interesado deberá reunir los requisitos solicitados por la universidad, tales como exámenes
de aptitud lingüística, académica, referencias, cartas de motivación, hoja de vida, etc., y
remitirlos a la universidad por la vía previamente establecida por el centro de estudios. El
financiamiento de estos procesos también es responsabilidad del interesado y la beca no
financiará estos costos.
4 Ver Anexo 1(Listado de Universidades)
GERENCIA DE BECAS Página 8CARTA DE ACEPTACIÓN
Se deberá respetar los procesos administrativos establecidos por los centros de estudios para
la revisión de documentación, calificación de expediente, etc. y, una vez que la universidad le
haya remitido su carta de aceptación al programa de estudios, confirmar si esta aceptación no
tiene condiciones.
La única condición permitida para que se pueda aplicar a la beca es la aprobación de los
programas de reforzamiento o propedéuticos (foundationprograms) cuyo tiempo máximo de
financiamiento será de 1 año calendario.
Con la certeza de tener una aceptación incondicional se podrá iniciar la aplicación al programa
de becas.
INICIO DE POSTULACIÓ PARA UNA BECA
REQUISITOS PARA POSTULAR A UNA BECA
- Ser ciudadano/a ecuatoriano/a,o extranjero con carnet de refugiado
- Contar con un título o documento habilitante que puede ser acta de grado, o
documento de la institución de educación que certifique el cumplimiento de los
estudios, al momento de la postulación. En el caso de postgrado y pregrado, el título
habilitante se presentará para la firma del respectivo contrato de financiamiento.
- Contar con una carta de aceptación a un programa de estudios en universidades,
centros de estudios o institutos de investigación en el exterior, según listado del
programa.
- Presentar el listado de los requisitos mínimos que exige la Universidad para ser
aceptado en la misma. Si dentro del listado de requisitos presentados no consta la
rendición de un examen de ingreso para la Universidad, el expediente deberá pasar al
análisis del Comité Ejecutivo de Becas, quien se reservará el derecho de solicitar al
postulante que rinda un examen de aptitudes, dentro del cual deberá obtener un
puntaje mínimo de 8,5/10.
- No mantener obligaciones vencidas o glosas con instituciones del sector público, tanto
como deudor y/o garante y no ser contratista incumplido o adjudicatario fallido del
Estado.
POSTULACIÓN EN LÍNEA
La postulación para este programa de becas es completamente en línea, esto quiere decir, que
el postulante no deberá presentar documentación física sino que deberá crear un usuario para
generar un formulario electrónico y cargar los documentos solicitados en el mismo.
GERENCIA DE BECAS Página 91. El postulante deberá dirigirse a: programasbecas.educacionsuperior.gob.ec 2. Escoger la opción “Becas en el Exterior” 3. Identificar el programa “Universidades de Excelencia” 4. Revisar los apartados: - Descripción - Áreas de estudio - Montos - Requisitos - Bases de postulación - Listado de universidades - Obligaciones Una vez revisados los apartados antes señalados se podrá dar paso a la postulación en línea. GERENCIA DE BECAS Página 10
FORMULARIO DE POSTULACIÓN EN LÍNEA
El formulario de postulación en línea consiste en un conjunto de pantallas, las mismas que
individualmente tienen el objetivo de solicitar información al postulante para obtener su
perfil.
1. El postulante deberá indicar su información personal (nombres completos, datos de
contacto, fecha de nacimiento, lugar de residencia, etc.)
2. El postulante deberá ingresar su información académica.
3. El postulante deberá ingresar su información laboral (en caso de haber tenido
previamente vinculación laboral, no es un requisito obligatorio).
4. El postulante deberá ingresar información relacionada con el programa y la
universidad de estudios para los cuales solicita la beca.
5. Finalmente, el postulante deberá cargar en formato *.pd 5f todos los documentos que
sustenten que el postulante cumple con los requisitos solicitados por este programa
de becas:
a. Fotocopia a color de la cédula de ciudadanía y certificado de votación vigentes.
b. En caso de tener discapacidad, presentar el carné del CONADIS.
5Sitiossugeridos para convertir formatos .doc .jpg .bmp, etc en formato.pdf:http://document.online-
convert.com/convert-to-pdf; http://www.freepdfconvert.com/; http://docupub.com/pdfconvert/;
http://convertonlinefree.com/; http://www.convert-jpg-to-pdf.net/; http://online2pdf.com/
GERENCIA DE BECAS Página 11c. Copia de la carta de aceptación a un programa de estudios en universidades,
centros de estudios o institutos de investigación en el exterior, según listados.
La carta de aceptación podrá estar condicionada únicamente al pago de la
matrícula o colegiatura y a la consecución de un programa de reforzamiento
(foundationprogram) de hasta 12 meses de duración; caso contrario no podrá
ser adjudicatario/a de la beca.
d. Listado de los requisitos mínimos que exige la Universidad para ser aceptado
en la misma.
e. Presentar certificado de duración de estudios, con fecha de inicio y
finalización, costos, pensum, programa de estudios o malla curricular y
sistema de calificaciones.
f. Presentar presupuesto estimativo del costo de la beca solicitada por el/la
postulante.
g. Presentar hoja de vida de acuerdo a formato.
Tomar en cuenta que el sistema sólo permite la carga de archivos cuyo tamaño
máximo sea 2 MB 6
6. Cuando el postulante haya completado cada una de las pantallas y cargado todos los
documentos de respaldo de postulación, deberá CERRAR su postulación. Este proceso
genera una alerta para que la postulación sea revisada; si una postulación completa no
está cerrada, ésta no será revisada hasta que el postulante proceda a cerrar la misma.
PROCESOS PARA ADJUDICACIÓN DE BECA
•Informe •Después de la
•Revisión de técnico reunión del
postulaciones ADJUDICACIÓ •7 días hábiles NOTIFICACIÓ comité
REVISIÓN
cerradas N •2 comités de N •Vía correo
•15 días hábiles adjudicación electrónico
por mes •3 días hábiles
REVISIÓN DE POSTULACIONES
Los analistas de becas revisan las postulaciones que se hayan cerrado en el transcurso de una
semana laboral; en caso de que una postulación esté incompleta se procederá a contactar vía
correo electrónico al postulante para que complete su información en un plazo determinado,
6Sitiossugeridos para comprimir archivos .pdf para ajustarlo al tamaño de 2MB permitido por el
sistema de postulación: http://www.neeviapdf.com; http://convert.neevia.com/pdfcompress/;
https://smallpdf.com/
GERENCIA DE BECAS Página 12si el postulante no cumple con este plazo, la postulación quedará rechazada por no contar con
información completa.
Todas las postulaciones completas para becas de Excelencia de PREGRADO son enviadas a la
Gerencia de Becas del IECE para la elaboración de un informe técnico que es posteriormente
presentado al Comité de Becas del IECE.
ADJUDICACIÓN DE BECAS
Para realizar las adjudicaciones de becas del programa Universidades de Excelencia se
realizan dos reuniones cada mes, en estas reuniones se analizan todos los expedientes que
están completos y que reúnen todos los requisitos exigidos en la etapa de postulación.
El Comité tiene la potestad de solicitar información adicional a los postulantes cuyas
postulaciones no tengan información clara sobre modalidad de estudios, institución de
otorgamiento del título, etc.
Si las postulaciones no cuentan con observaciones por parte del Comité, son aprobadas y esta
aprobación se notifica a través de correo electrónico a los ahora adjudicatarios de beca del
programa universidades de Excelencia.
Las postulaciones para becas de Excelencia de POSGRADO son analizadas por SENESCYT y su
Comité Ejecutivo de Becas cada 15 días remite las decisiones respecto a la aprobación de
becas de posgrado al IECE.
NOTIFICACIÓN DE ADJUDICACIÓN DE BECA
Las notificaciones se realizan a través de correo electrónico a los adjudicatarios, esta
notificación se la hace hasta 48 horas después de la reunión del Comité.
El correo de notificación consta de los siguientes documentos:
- Guía del adjudicatario, que le informará sobre el proceso de firma de presupuesto y
contrato de una manera clara y detallada.
- Checklist con los documentos habilitantes que deberá presentar para suscribir su
contrato de beca.
- Anexos que deberán ser llenados para presentar junto con la documentación
habilitante.
- Bases de postulación del programa.
GERENCIA DE BECAS Página 13PROCESOS CONTRACTUALES Y FINANCIEROS DE LA BECA
PRESUPUESTO DE FINANCIAMIENTO
CONTRATO DE BECA
DESEMBOLSOS
REUNIR REQUISITOS PARA ELABORACIÓN DE PRESUPUESTO Y CONTRATO
El adjudicatario debe reunir todos los documentos habilitantes indicados en el checklist para
ser presentados ante un analista de becas en cualquier oficina del IECE a nivel nacional 7con el
objetivo de realizar su presupuesto y firmar su contrato.
Es aconsejable que el adjudicatario se remita al listado de oficinas a nivel nacional del IECE
que se adjuntó al correo electrónico de adjudicación para que se establezca una cita con el
analista correspondiente.
Para elaborar el presupuesto el adjudicatario deberá presentar obligatoriamente los
siguientes documentos:
• Documento provisto por la universidad en el que se indiquen los costos de matrícula y
colegiatura.
• Documento provisto por la universidad en el que se indiquen las fechas de inicio y
terminación de estudios.
• Cotizaciones de pasajes aéreos.
• Cotizaciones de seguro de salud y vida. Si la universidad o el país de estudios exigen al
becario la contratación o compra de un seguro específico, éste podrá estar cubierto
por este rubro de la beca ajustándose al monto máximo mencionado; si este seguro
cubre parcialmente las especificaciones antes mencionadas, el becario deberá
contratar un seguro complementario, tomando en cuenta que no se otorgarán fondos
adicionales en caso de que la sumatoria de las pólizas de seguro sobrepasen el monto
máximo establecido.
• Checklist completo8
7 Ver Anexo 4 (listado de agencias)
GERENCIA DE BECAS Página 14En caso de ser necesario, el analista podrá solicitar información adicional para finalizar la
elaboración del presupuesto.
FINIQUITAR PROCESOS DE BECAS NACIONALES
El becario debe verificar si tiene programas de becas de otros componentes, como los
programas de becas nacionales u otros programas internacionales, puesto que éstos deben
finiquitarse antes de recibir el primer desembolso de la beca de Universidades de Excelencia,
para lo cual deberá:
1. Realizar una liquidación financiera de su programa de becas anterior
2. Firmar un acta de finiquito del contrato de beca anterior o un acta de terminación de
contrato por mutuo acuerdo
CÓMO SE ELABORA EL PRESUPUESTO Y EN QUÉ CONSISTE EL MISMO
Documento provisto por la universidad en el que se indiquen
los costos de matrícula y colegiatura
Documento provisto por la universidad en el que se
indiquen las fechas de inicio y terminación de estudios
Cotizaciones de pasajes aéreos
Cotizaciones de seguro de salud y vida
El presupuesto es una programación semestral de los pagos de la beca, esta programación se
hace en base al semestre calendario (6 meses) 9.
El primer semestre consistirá de 2 pagos, el primer pago cubrirá:
8 Ver Anexo 3 Checklist de documentos habilitantes
9 Ver Anexo 2 (modelo de presupuesto semestral)
GERENCIA DE BECAS Página 15Rubro Tiempo
Manutención 2 meses
Pasaje de Ida
Seguro de salud y vida internacional 1 año o el tiempo indicado por el becario
El segundo pago, del primer semestre cubrirá:
Rubro Tiempo
Manutención 4 meses
Matrícula y colegiatura Por un año o un semestre, según indique el
becario
Costos de investigación Por un año o un semestre, según indique el
becario
A partir del segundo semestre, no existen divisiones para pagos parciales dentro del mismo
semestre, sino que el becario recibirá los rubros programados cada 6 meses.
CÓMO SE CALCULAN CADA UNO DE LOS RUBROS DE LA BECA
Los rubros se calculan de la siguiente forma:
MANUTENCIÓN: El cálculo de este rubro se encuentra previamente establecido de acuerdo a
la Tabla de Costos de Vida elaborada por la Senescyt para los programas de becas en el
exterior 10.
La beca otorga 45 días de financiamiento adicional que pueden ser distribuidos
indistintamente antes del inicio de estudios o después de la finalización de los mismos, con el
objetivo de que el becario cuente con tiempo financiado para realizar trámites
administrativos inherentes a su programa de estudios. Se debe tomar en cuenta, que este
período de 45 días no podrá otorgarse en caso de que ya se haya otorgado el tiempo máximo
de financiamiento (7años) sólo para estudios.
Ejemplo:
MATRÍCULA Y COLEGIATURA: El becario debe presentar a su analista los sustentos del costo de
la matrícula y colegiatura y el valor será establecido en base a estos documentos, por lo que es
10 Revisar Tabla de Costos de Vida:
GERENCIA DE BECAS Página 16muy importante que el becario tenga completa seguridad de que está entregando
documentación completa para que su analista pueda establecer:
- Periodicidad de pago (anual, semestral, trimestral, etc.)
- Fechas límites de pago (pueden ser aproximadas)
- Costo de cada crédito, materia u hora clase
- Costos administrativos
El analista programará los pagos de acuerdo a la periodicidad indicada por la universidad y se
aplicará un incremento del 11% anual al valor presentado en los documentos de respaldo.
PASAJES DE IDA Y VUELTA AL CENTRO DE ESTUDIOS: El becario debe presentar a su analista una
cotización (realizada en agencias de viajes, aerolíneas o vía internet) de un pasaje de una vía
hacia la ciudad donde se encuentre ubicado el centro de estudios.
El pasaje de ida se programa en el primer desembolso del primer semestre.
Este rubro comprende la cobertura de cualquier medio de transporte, por lo que se deberá
tomar en cuenta todos los pasajes que vayan a ser necesarios para que el becario llegue hasta
la ciudad en donde esté ubicado su centro de estudios.
Como solo debe presentar una cotización de una vía de ida, para calcular el valor del pasaje de
regreso se aplica un incremento del 12% al valor cotizado. Este valor se programa en el último
desembolso.
SEGURO DE SALUD Y VIDA INTERNACIONAL: El becario deberá presentar a su analista una
cotización de póliza de salud y una cotización de póliza de vida, no es necesario que sean de la
misma empresa y se puede cotizar el valor del seguro que la universidad o gobierno del país
receptor exijan al becario como requisito para el inicio de los estudios.
Tomar en cuenta que la sumatoria de los seguros no podrá superar los US$1.200,00 anuales, si
supera este valor, la diferencia deberá ser asumida por el becario.
La programación de pagos dependerá de la solicitud que haga el becario en base a la
documentación presentada.
COSTOS DE INVESTIGACIÓN, TESIS Y MATERIAL BIBLIOGRÁFICO: El becario no deberá presentar
cotizaciones para el cálculo de este rubro, pero si deberá indicar a su analista como programar
los pagos del mismo.
Al momento de realizar la programación del presupuesto el becario deberá tomar en cuenta:
- Fecha límite establecida por la universidad para realizar el primer pago de matrícula.
- El IECE puede transferir directamente al centro de estudios el rubro de matrícula.
- La beca no cubre costos de transferencias bancarias, Impuesto a la Salida de Divisas o
diferenciales cambiarios que afecten al rubro desembolsado.
GERENCIA DE BECAS Página 17FIRMA DE CONTRATO Y PRESUPUESTO
Una vez elaborado el presupuesto y presentados los documentos habilitantes del checklist 11,
se procederá con la firma de su contrato de financiamiento. Se debe recordar que si no se ha
entregado la documentación completa, la firma del contrato se postergará hasta que la
documentación se haya completado satisfactoriamente.
PROCESOS QUE EL BECARIO DEBE REALIZAR PARALELAMENTE A LA FIRMA
DE CONTRATO DE BECA
ULTIMAR DETALLES DE INGRESO CON LA UNIVERSIDAD
INICIO DE
ESTUDIOS EN •Contactar a la universidad y
establecer requisitos para el
UNIVERSIDAD inicio de los estudios
DE EXCELENCIA
•Cumplir con los requisitos exigidos
RESERVA DE por la universidad o país de
ALOJAMIENTO estudios para reservar el
alojamiento (vivienda)
• Es recomendable
que los becarios
asistan a la
ORIENTACIÓN orientación
impartida por el
centro de estudios
El becario deberá contactar a la universidad para establecer los requisitos que le soliciten
para el inicio de estudios.
Además, deberá cumplir con los requisitos exigidos por la universidad o el país anfitrión para
realizar la reserva de su vivienda o alojamiento.
Es recomendable que el becario asista a los procesos de orientación que imparten las
universidades.
11 Ver Anexo 3 Checklist de documentos habilitantes
GERENCIA DE BECAS Página 18PROCESO DE SOLICITUD DE VISA
•Documentación
personal •Presentar
•Solicitar la cita
documentación
con la debida •información
PRESENTACIÓ completa
SOLICITUD DE anticipación REUNIR financiera
N EN •Verificar que
CITA •Respetar los DOCUMENTACIÓN
•Información EMBAJADA cumple con
tiempos Académica
todos los
establecidos •Información de requisitos
beca
El proceso de solicitud de visa es responsabilidad del becario o adjudicatario de la beca de
Universidades de Excelencia, no obstante, el IECE puede facilitarle los documentos que como
sponsor o responsable de financiamiento le soliciten en la embajada o consulado del país
receptor.
El adjudicatario recibe en su correo electrónico de adjudicación una Carta de Adjudicación, en
inglés y español, en donde se indica:
- Fecha del comité en el que se le otorgó la beca
- Monto referencial de la beca (calculado en base al presupuesto referencial entregado
en la postulación)
- Tiempo máximo de financiamiento
- Rubros de cobertura de la beca
En caso de que el adjudicatario necesite una carta con datos adicionales o un formato distinto
deberá solicitarla con la debida anticipación a la fecha de su cita para entrevista de visa y su
pedido será atendido dentro de 48 horas laborales.
DESEMBOLSOS
DOCUMENTOS HABILITANTES PARA EL PRIMER PAGO
Los documentos que habilitan al pago del primer desembolso (1er pago del 1er semestre)
son:
- La firma del contrato de financiamiento
- Finiquito o terminación de contratos de becas anteriores (en caso de que haya tenido
una beca anterior)
- Certificado bancario de una cuenta activa y a nombre únicamente del becario ( no se
aceptan cuentas conjuntas)
Una vez que el becario tenga toda esta documentación, su analista procesará su
desembolso en un tiempo aproximado de 4días. El mismo se lo realizará a la cuenta
GERENCIA DE BECAS Página 19nacional que el becario haya indicado. En caso de que el becario ya cuente con una
cuenta en el país de estudios, se puede solicitar la transferencia a dicha cuenta.
SEGUIMIENTO ACADÉMICO Y FINANCIERO: SEGUNDO Y POSTERIORES
DESEMBOLSOS
Entregar el certificado bancario de la cuenta internacional para
recibir los desembolsos en dicha cuenta
Facturas, comprobantes de pago o certificados de pago de
matrícula y colegiatura
Facturas, comprobantes de pago, tickets electrónicos de los
pasajes y sus pases de abordar
Factura del seguro de salud y vida
Reporte de avance académico, calificaciones o certificado de estar
matriculado
PERIODICIDAD DE PAGOS
Los pagos se realizan de manera semestral, cada 6 meses calendario, de acuerdo a la
periodicidad establecida con el becario al momento de la suscripción de su presupuesto y
contrato.
El becario debe tomar en cuenta cuáles son las fechas programadas para sus pagos de tal
forma que remita con la debida anticipación a su analista los justificativos correspondientes.
Se recomienda que los justificativos lleguen a manos del analista con 1 mes de anticipación
previa a la fecha programada del pago.
CÓMO JUSTIFICAR PAGOS
Existen rubros que sólo se justifican con la presentación de facturas, mientras que otros se
justifican con la presentación del récord académico o certificado de asistencia a clases:
RUBROS JUSTIFICADOS CON FACTURAS O RUBROS JUSTIFICADOS CON RÉCORD
COMPROBANTES DE PAGO ACADÉMICO O CERTIFICADO DE
ASISTENCIA
GERENCIA DE BECAS Página 20MATRÍCULA Y COLEGIATURA MANUTENCIÓN
SEGURO DE SALUD Y VIDA COSTOS DE INVESTIGACIÓN, TESIS Y
PASAJES (adjuntar además los pases de MATERIAL BIBLIOGRÁFICO
abordar)
La justificación de los pagos recibidos habilita al becario a recibir su siguiente desembolso
programado, es importante aclarar que si un rubro no se justifica, ese rubro no se entregará al
becario sino hasta el momento que entregue el justificativo correspondiente.
Los justificativos podrán recibirse de forma escaneada…
Para recibir los desembolsos en el exterior, el becario deberá abrir una cuenta y remitir al
IECEel respectivo certificado bancario que indique:
- tipo de cuenta
- número de cuenta
- Códigos de transferencia (SWIFT, ABBA)
- En caso de necesitarse los datos de cuenta de un banco intermediario (banco que
transformará los dólares enviados de Ecuador a la moneda del país de estudios), su
analista realizará la solicitud directamente a su correo electrónico.
Una vez que el analista recibe todos los justificativos y cuenta con el certificado bancario y los
detalles para la transferencia en el exterior, procesará el pago; el cual toma aproximadamente
7días hábiles en procesarse.
SEGUIMIENTO ACADÉMICO
El becario debe presentar obligatoriamente su récord académico oficial una vez que la
universidad lo emita al final de cada período de estudios, con esto su analista verificará el
desempeño académico del becario.
Se debe recordar que el becario debe cumplir con sus estudios en los tiempos establecidos en
el contrato de financiamiento, en este sentido, se deberá notificar de cualquier alteración en la
programación de estudios inmediatamente después de conocido el hecho para establecer los
procesos administrativos correspondientes con respecto a la beca.
SOLICITUDES DE BECARIOS EN EL TRANSCURSO DE LA VIDA DE LA BECA
GERENCIA DE BECAS Página 21Todo becario podrá elevar una solicitud dirigida al Comité de Becas del IECE, la misma que
debe ser entregada al analista para la revisión del caso y la documentación correspondiente;
las siguientes solicitudes para que sean conocidas y resueltas en el pleno del mismo:
AUMENTO DE CAMBIO DE CARRERA CAMBIO DEL TIEMPO SUSPENSIÓN DE BECA SUSPENSIÓN DE BECA
PRESUPUESTO DE ESTUDIOS DE FINANCIAMIENTO TEMPORAL DEFINITIVA
Solicitud firmada Solicitud firmada Solicitud firmada Solicitud firmada Solicitud firmada
Documentos de respaldo Documentos de respaldo Documentos de respaldo Documentos de respaldo Documentos de respaldo
Facturas, comprobantes de pago, Carta de aceptación
Carta de la universidad o tutor Certificados médicos
cotizaciones incondicional a un programa
La Universidad debe estar en el
Notas del último semestre o
listado de las bases de
período académico
postulación
Para mayor información, remitirse al documento “Solicitudes de becarios” 12
FIN DE ESTUDIOS Y LIQUIDACIÓN DE LA BECA
Entregar el título o acta de grado
Entregar el reporte final de notas acumuladas
Entregar facturas, comprobantes de pago, tickets electrónicos de
los pasajes y sus pases de abordar del último pago
Entregar factura del seguro de salud y vida del último pago
Una vez finalizado el tiempo de financiamiento de la beca, el becario cuenta con 60 días de
gracia para retornar al Ecuador, presentar sus documentos que respalden la finalización de
estudios y realizar su liquidación financiera.
12http://iecebecas.ezn.ec/guia-de-solicitud-de-becarios
GERENCIA DE BECAS Página 22ENTREGA DE DOCUMENTOS DE FINALIZACIÓN DE ESTUDIOS
El becario debe presentar obligatoriamente los siguientes documentos:
- Copia del título apostillado 13 o certificado de título en trámite
- Copia del récord de notas final (transcript) que indique el número de créditos y las
notas correspondientes
LIQUIDACIÓN FINANCIERA DE LA BECA
El becario debe presentar además los justificativos del último pago recibido:
- Facturas o comprobantes de pago de seguros de salud y vida, pasajes, pases de
abordar, matrícula y colegiatura.
- Récord migratorio para la verificación de los pagos de manutención.
La liquidación financiera consiste en un balance final de cuentas en donde se analizan los
montos entregados al becario y los justificativos que se hayan presentado con respecto a los
pagos recibidos.
Si el resultado es este cálculo arroja un valor negativo, se puede realizar un desembolso al
becario para reembolsar aquellos valores que estando debidamente justificados se ajustan a
los montos máximos establecidos en cada uno de los rubros de su presupuesto.
Si el resultado de este cálculo arroja un valor positivo, se debe realizar la restitución de
valores al IECE, al no haberse justificado debidamente.
13 Se sugiere que el becario retorne al país con su título apostillado puesto que este constituye un
requisito para el iniciar el proceso de Registro de Títulos en el organismo pertinente
GERENCIA DE BECAS Página 23PERÍODO DE COMPENSACIÓN GERNERALIDADES El período de compensación corresponde a la etapa de devengación de la beca, cuyo objetivo es la aplicación de los conocimientos adquiridos por el becario en áreas relacionadas con la temática de sus estudios. OBJETIVOS El objetivo es la vinculación laborar del becario en cualquier tipo de empresa, sea esta pública, privada, sin fines de lucro o una empresa propia. DURACIÓN El tiempo de duración de la compensación será igual al doble del tiempo del financiamiento de sus estudios. Si el becario tiene, además de la beca de Universidades de Excelencia, compromisos de devengación adquiridos con otras becas, la compensación se acumulará de acuerdo a la sumatoria total de todos los períodos de compensación. POSTERGACIÓN DE LA COMPENSACIÓN POR CONTINUACIÓN DE ESTUDIOS A NIVEL SUPERIOR Si un becario opta por continuar su estudios a nivel superior (maestrías o doctorados) podrá solicitar una postergación del inicio del período de compensación hasta después de finalizar los estudios de nivel superior. Si el becario ha obtenido un nuevo financiamiento de beca por parte de la Senescyt o el IECE para continuar con estudios de nivel superior, deberá suscribir un Acta de Terminación de contrato por mutuo acuerdo de la presente beca, la cual dejará como pendiente la etapa de compensación que faltare realizar, la misma que se sumará al siguiente contrato de beca En caso de que no se solicite nuevo financiamiento, el contrato seguirá vigente hasta el día que se termine la etapa de compensación. FINIQUITO DE LA BECA La beca se entiende como finiquitada una vez que el becario ha cumplido con todas las obligaciones académicas, financieras y de compensación que conforman la beca. GERENCIA DE BECAS Página 24
El becario deberá firmar un acta de finiquito de la beca, la cual tiene como propósito dar por terminado el contrato en virtud del cumplimiento de todas las obligaciones, sólo después de haber firmado este documento la persona deja de ser becario del programa. GERENCIA DE BECAS Página 25
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