Plan para la gestión de la rutina en el almacén de una distribuidora
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Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”
Decanato de Agronomía
Programa de Ingeniería Agroindustrial
Revista Científica A.S.A ISSN: 2343-6115
Depósito Legal No ppl201302LA4406
Plan para la gestión de la rutina en el almacén de una distribuidora
Uzcátegui Flores Thais1, Pernalete Juan1, Estanga Marisela2, Posada Diana1
1
Universidad Nacional Experimental Politécnica “Antonio José de Sucre” Estado Lara-
Venezuela. uzcateguiflores@gmail.com, uanbpernaletec@gmail.com
dianaposada72@gmail.com
2
Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado” Estado Lara-Venezuela
mariselaestanga@ucla.edu.ve
ASA/EX 2021-02
Recibido: 10-01-2021
Aceptado: 27-04-2021
RESUMEN
La presente investigación estudió la problemática enmarcada en el 41 % de pedidos
incompletos trimestrales por los repuestos automotrices que no se encontraban al momento
de armar los pedidos, a pesar de que el sistema de inventario indicaba existencia de los
mismos. Para solventar la situación se persiguió como objetivo general “Diseñar un plan
para la gestión de la rutina en el almacén de la distribuidora de repuestos automotrices
Mayorvenca C.A.”. El mismo se desarrolló mediante la metodología del ciclo PDCA
aplicado para una población de 6 personas y usando como instrumentos de recolección de
información: la tormenta de ideas, el diagrama de afinidad y causa-efecto, las 5W y 1H y la
lista de chequeo entre otros. Implementado el plan se obtuvo como resultados: que,
respecto al total de pedidos incompletos, el 85 % se debía a la falta de una ubicación
precisa y el otro 15 % por errores en el sistema de inventario, ambas causas se redujeron a 0
%; respecto a los indicadores de procesos, el Tiempo para Cargar el Pedido (TCP) tomaba
hasta 40 minutos y el Tiempo para Sacar el Pedido (TSP) tomaba hasta 2 días, ambos
indicadores alcanzaron su valor meta de 10 y 15 minutos respectivamente. Así se concluyó
en la reducción de 0 % de pedidos incompletos.
Palabras clave: Gestión, almacén, indicadores de proceso.
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Routine management plan in the distribution warehouse
ABSTRACT
The present investigation studied the problem framed in 41% of quarterly incomplete
orders for automotive parts that were not found at the time of assembling the orders, despite
the fact that the inventory system indicated their existence. To solve the situation, the
general objective was to "Design a plan for routine management in the warehouse of the
automotive spare parts distributor Mayorvenca CA". It was developed through the PDCA
cycle methodology applied to a population of 6 people and using as information gathering
instruments: brainstorming, the affinity and cause-effect diagram, the 5W and 1H and the
checklist between others. Once the plan was implemented, the following results were
obtained: that, with respect to the total of incomplete orders, 85% was due to the lack of a
precise location and the other 15% due to errors in the inventory system, both causes were
reduced to 0%; Regarding the process indicators, the Time to Load the Order (TCP) took
up to 40 minutes and the Time to Take the Order (TSP) took up to 2 days, both indicators
reached their target value of 10 and 15 minutes respectively. Thus, it was concluded in the
reduction of 0% of incomplete orders.
Keywords: Management, warehouse, process indicators.
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INTRODUCCIÓN
L
a empresa que representa el afectados debido a que la empresa se vio
objeto de estudio en esta en la necesidad de cambiar la
investigación es conocida como codificación en el sistema en cuanto a la
MAYORVENCA C.A., la cual busca ubicación de los repuestos, además, tuvo
mejorar los procesos para dar mayor que adquirir nuevos estantes creando
satisfacción a sus clientes; fue fundada el confusión al momento de su búsqueda; ya
1º de Marzo del año 2006. sea por un error en el sistema o porque el
La misma se inició con sólo 3 material estaba ubicado en otro estante.
empleados en la rama de distribución en La misma fuente aseguró que se
cuanto a partes y repuestos automotrices presentan extravíos de partes y repuestos
para vehículos Chevrolet, cubriendo solo generando costos por mercancía adquirida
el Estado Lara. Para el 2008, adquiere un y no vendida, que la adquisición de
nuevo depósito ampliando su distribución repuestos es delegada al gerente de
a los estados: Apure, Carabobo, Cojedes, compras, quien según su experiencia,
Falcón y Zulia. En el 2010, compran un decide qué cantidad comprar y cuándo
nuevo galpón y unifican los almacenes, hacerlo; en consecuencia, al no contar con
ofreciendo más de 21.000 tipos de partes una forma única de operación se incurre
y repuestos para vehículos, siendo este en compras excesivas o inferiores a las
mismo crecimiento, lo que ha requeridas.
comprometido la calidad en la entrega de En base a lo expuesto anteriormente,
los pedidos. se realizó recorridos por el almacén
En este sentido, y de acuerdo a lo donde se apuntó las observaciones
afirmado por el Departamento de preliminares en una lista de tormenta de
Administración, a raíz del crecimiento de ideas, como instrumento de recolección
la demanda, los procesos medulares de de información. Entre los hallazgos
recibir y almacenar la mercancía, así observados están: tiempos elevados para
como despachar los pedidos, se han visto chequear la mercancía, tiempos de espera
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para ubicarlas en los estantes, algunos sobre documentos que pueden determinar
repuestos se encuentran en los estantes y si se saca un pedido o no,
otros en el suelo obstaculizando la desconocimiento de trabajadores con
búsqueda de los mismos. En un intento de carga de trabajo disponible para la
encontrar alguna nota de despacho, asignación de tareas, retraso de 4 meses
factura y pedido o repuesto, pueden para la facturación y entrega de pedidos,
transcurrir hasta 30 ó 45 minutos para paradas prolongadas de chequeo de
luego darse cuenta que no lo han recibido, mercancía e inventario para atender la
generando retraso en los despachos. Hay facturación, diferencia aproximada de 300
transporte constante de un extremo del unidades entre el sistema de inventario y
almacén al otro para armar cada pedido. la existencia real.
Algunos repuestos necesitan el uso de Los trabajadores afirman que antes de
escaleras para ser alcanzados, unificar el almacén en un solo galpón
representando un riesgo de caída. Existe pensaban: “Al mudarnos vamos a tener
deficiente manejo de la información para un inventario perfecto” pero al hacerlo,
encontrar repuestos por parte de los trasladaron todos los repuestos sin
almacenistas o para saber si hay o no, contarlos ni actualizar el sistema, lo que
creando puntos ciegos al momento de afecta cada vez que los almacenistas
completar el pedido o solicitar la compra buscan mercancía para completar los
de los repuestos faltantes. pedidos de los clientes.
De igual manera, existen cajas sobre Por lo que se plantearon los siguientes
las cuales no se sabe si es un pedido del objetivos
cliente o mercancía por ubicar. También General
se observa manejo de información Diseñar un plan para la gestión de la
diferente sobre cantidades de un mismo rutina en el almacén de la distribuidora de
repuesto, sobrecarga de trabajo en repuestos automotrices Mayorvenca C.A.,
algunos empleados generando retrasos en de acuerdo con la visión organizacional
el flujo del proceso, falta de comprensión Específicos
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1.- Determinar la correspondencia MATERIALES Y MÉTODOS
estratégica entre el Departamento de El proceso investigativo se construye con
Almacén (UGB en estudio), y la empresa base a conocimientos nuevos y existentes,
Mayorvenca, así como su orientación y pueden generalizarse a situaciones que
respecto a la mejora continua. requiere de datos los cuales deben ser
2.- Diagnosticar los productos y recabados a través de diferentes
procesos críticos del Almacén respecto a instrumentos y técnicas de recolección y
la alineación de sus actividades y su validación; con la finalidad de permitir el
misión, a través de sus objetivos logro del objetivo planteado, en este caso
funcionales. particular, para el diseño de un plan para
3.- Formular estrategias, objetivos de la gestión de la rutina en el almacén de la
mejoras e indicadores de proceso, para distribuidora de repuestos automotrices
adecuar las actividades del almacén a su Mayorvenca C.A., de acuerdo con la
misión, con el fin de elaborar el plan de visión organizacional.
implantación correspondiente.
En la Figura 1, se presenta la estructura organizativa de la Gerencia.
PRESIDENCIA
GENERAL
GERENCIA
GENERAL
SISTEMA DE
GESTION DE LA
CALIDAD
GERENCIA DE GERENCIA DE GERENCIA DE
GERENCIA DE GERENCIA DE
RECURSOS ADMINISTRACION Y LOGISTICA Y
COMPRAS VENTAS
HUMANOS FINANZAS DESPACHO
COORDINACION
TALENTO HUMANO PROVEDURIA NACIONAL DE ADMINISTRACION RECEPCION
VENTAS
CREDITOS Y ALMACEN
COBRANZAS
COORDINACION COORDINACION
COORDINACION
REGION CENTRO- REGION LOS CONTABILIDAD DESPACHO
REGION ORIENTAL
OCCIDENTAL LLANOS
DISTRIBUCION
VENDEDOR
VENDEDOR VENDEDOR VENDEDORES VENDEDOR VENDEDOR VENDEDOR VENDEDOR VENDEDOR
NUEVA
ZULIA YARACUY LARA FALCON BARINAS PORTUGUESA MONAGAS SUCRE
ESPARTA
Figura 1. Estructura Organizativa. Fuente: Mayorvenca C.A., (2015)
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La población es el universo al cual se 1.- Fuente de Datos Internos
quiere investigar y de ella se obtiene toda (Documentos): Afirma Bounocore
la información requerida para el trabajo. (1980), que es aquella que presenta datos
Así, para Hernández et al. (2010) la reelaborados que incluyen toda la
población constituye un conjunto finito o información disponible de la empresa
infinito de elementos, seres o eventos, para elaborar informes de las actuaciones.
relacionados entre sí con determinadas La misma es utilizada para obtener una
características, de las cuales se desea descripción específica de la situación
tener una información. Para el interés de actual del proceso de Almacén en la
esta investigación, la población estuvo empresa MAYORVENCA C.A.
conformada por los seis (6) miembros del
2.- Observación Directa/Lista de
almacén: el presidente, la
Chequeo: De acuerdo con Hurtado
Administradora, el Coordinador de
(2007), este instrumento forma parte de
Lógística y Despacho y tres (3)
un proceso de atención, recopilación,
Almacenistas.
selección y registro de información,
De acuerdo a lo expuesto por Thielen sirviendo como apoyo al investigador. El
(2015), “se entiende por técnica, el mismo autor expresa que la observación
procedimiento o forma particular de directa es la primera forma de contacto o
obtener datos o información”. En este de relación con los objetos que van a ser
sentido, es necesario un medio material estudiados En esta oportunidad, se usarán
para obtener dicha información, de tal ambas técnicas; la observación directa
forma que los datos puedan ser analizados para el levantamiento de la información
e interpretados posteriormente. A dicho que alimenta la descripción de los
medio se le conoce como instrumento. A procedimientos del Almacén y
continuación, se listan las técnicas e posteriormente, el problema. Y con la
instrumentos que se aplican en esta lista de chequeo se podrá verificar el
investigación: cumplimiento de los aspectos
relacionados con el desempeño del área
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de Almacén. Instrucción de trabajo y limitando la facturación.; sin embargo,
Despachar Mercancía). se elaboró al presentar limitaciones
técnicas para el ingreso de los repuestos
3.- Sistemas Corporativos: Actualmente,
adquiridos en el MixNet por parte del
la empresa maneja dos sistemas: el
personal, en ausencia del técnico.
programa MixNet, el cual es un
instrumento adquirido por la empresa 4.- Entrevista no estructurada/Guía de
especialmente para el manejo de Entrevista: Cerda (1991), citado por
repuestos. Su potencialidad radica en que: Miquilena (2015), afirma que es una
realiza actualizaciones automáticas de técnica usada para obtener datos que se
existencia de repuestos por compra o derivan del diálogo entre el investigador y
venta con la respectiva factura, así como el entrevistado; quienes interactúan para
los precios y la realización de facturas, es el levantamiento de información y
un Sistema Administrativo, mediante el posterior análisis correspondiente a la
cual permite llevar una contabilidad de resolución del problema. En este orden de
manera eficiente bajo una función ideas, se emplea como instrumento una
departamental con criterios contables. Guía de Entrevista; la cual es una guía
Por otra parte está el archivo en Excel general del contenido y el entrevistador
“Lista de Facturación”, cuyo origen se dio posee toda la flexibilidad para manejarla,
al adquirir repuestos de otro tipo de ya que contiene los temas y preguntas a
vehículos y luego de que la empresa se analizar y con la cual la entrevista puede
mudara al adquirir un nuevo almacén. Su ser dirigida y encaminada (Hernández et
potencialidad está en que permite conocer al. 2010). En el presente trabajo se usa en
rápidamente la existencia de algún la descripción de los procedimientos de la
repuesto al introducir el código del unidad en estudio, el Almacén,
mismo; así como su descuento al correspondiente al desarrollo del segundo
embalarlo; sin embargo, es limitada, ya objetivo.
que las actualizaciones son manuales
propiciando errores de existencia de stock
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Técnicas de Procesamiento y Análisis de provienen, solucionando el problema
Información: La definición de las desde su raíz. Así, es frecuente usar unas
siguientes técnicas, surgen de lo expuesto causas primarias de tipo genérico
según el Diplomado de Gestión denominadas como las 6M’S:
Operativas PYMES UNEXPO (2013). maquinaria, mano de obra, materiales,
medio ambiente, método y medida
1.- Tormenta de Ideas: Persigue la
generación de ideas por parte de un grupo 4.- Técnica 5W y 1H: Es una técnica que
de personas; se pretende fomentar la puede ser usada para realizar la
creatividad, sin censura no crítica. El planificación de las propuestas de
objetivo es el de aportar ideas para solución a los problemas. Su nombre se
solucionar problemas y averiguar causas. debe a las siglas de seis interrogantes que
se nombran a continuación, las cuales
2.- Diagrama de Afinidad: Consiste en la
deben estar definidas en el plan de acción:
clasificación y separación de ideas y/o
what (qué), who (quién), when (cuándo),
datos en categorías con el objetivo de
why (por qué), where (dónde) y how
realizar un análisis más profundo y exacto
(cómo).
de las causas respecto a un problema en
particular. Esta técnica ayuda en la 5.- Prueba Piloto: es aquella
elaboración de herramientas como el experimentación que se realiza por
diagrama causa- efecto y Pareto. primera vez con el objetivo de comprobar
ciertas cuestiones. Se trata de un ensayo
3.- Diagrama Causa- Efecto: Conocido
experimental, cuyas conclusiones pueden
también como diagrama de Ishikawa,
resultar interesantes para avanzar con el
analiza de forma sistemática los
desarrollo de algo (Mendivelso, 2013).
problemas y las causas de las causas que
Esta prueba busca considerar las
generan el efecto o problema. El
facilidades de implementación de un
diagrama muestra dos aspectos básicos
determinado proyecto. Si tiene
que definen esta técnica: ordenar y
consecuencias positivas, se continuará
profundizar a fin de observar de dónde
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con el proyecto; en caso contrario, se 7.- El método ABC: Este método
dejará de lado o se modificará para establece que, al revisar el inventario, una
hacerlo viable. En cualquier caso, la empresa debería clasificar los artículos de
prueba funcionará como un primer paso la A a la C, basando su clasificación de
para conseguir información pertinente. acuerdo a: el valor de consumo anual; es
decir, el más elevado (artículos tipo A), el
6.- Clasificación por Valor: El análisis del
valor de consumo medio como una clase
valor es un método para diseñar o
intermedia (artículos tipo B), y con el
rediseñar un producto o servicio, de
menor valor de consumo (artículos tipo
forma que asegure, con mínimo coste,
C) donde el 5 % más bajo del valor de
todas las funciones que el cliente desea y
consumo anual generalmente representa
está dispuesto a pagar. Es utilizado por
el 50 % de los artículos del inventario
equipos multidisciplinarios en la fase de
total. En este sentido, se clasifican los
Identificación de oportunidades de mejora
repuestos de mayor valor, valor medio y
y, sobre todo, en el Diseño de soluciones.
menor valor, a fin de asignarle una
Asimismo, está estrictamente relacionado
administración especial y estricta al
con otras herramientas, como son la
primer grupo.
tormenta de ideas, el análisis de datos y el
diagrama de flujo.
En este sentido ´para el logro de los objetivos planteados se diseñaron los siguientes planes
de acción.
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Cuadro 1. Plan de acción para el primer objetivo
N° QUÉ (Objetivo) N° CÓMO CON QUÉ RESULTADOS QUIÉN
(Actividad) (Herramientas) ESPERADOS
(Por qué)
1 Determinar la 1.1 Analizar la Documentos Cuadro asociativo que *Thais (diseñará
correspondencia visión de la internos de la muestre cuáles son las las herramientas
estratégica entre el organización y organización y funciones del almacén ejecutará las
Departamento de su relación conceptos que contribuirán con actividades y
Almacén (UGB en con la misión. prácticos lograr los objetivos presentará los
estudio), y la estratégicos de la resultados).
empresa organización a fin de *Prof. Juan
Mayorvenca, así 1.2 Analizar la alcanzar su visión Pernalete (revisará
como su orientación misión de la respecto al y corregirá lo
respecto a la mejora organización y mejoramiento presentado).
continua. su relación continuo. *Administradora
con los (Será quien facilite
objetivos la documentación
interna).
1.3 Analizar la
misión de la
organización y
su relación
con la misión
del Almacén.
1.4 Analizar la
misión del
Almacén y su
relación con
los objetivos
funcionales.
Fuente: Uzcátegui, (2019)
Cuadro 2. Plan de acción para el segundo objetivo
N° QUÉ N° CÓMO CON QUÉ RESULTADOS QUIÉN
(Objetivo) (Actividad) (Herramientas) ESPERADOS
(Por qué)
2 Diagnosticar 2.1 Describir los 1.- Documentos 1.- Conocimiento *Thais (ejecutará
los productos procesos y internos (Registros). de los indicadores las actividades y
y procesos procedimientos de 2.- Entrevistas no de gestión y sus presentará los
críticos del la U.G.B. estructuradas. valores metas. resultados).
Almacén 3.- Conceptos 2.- Señalar en *Prof. Juan
respecto a la prácticos. forma finita los Pernalete (revisará
alineación de 4.- Caracterización medios y fines y corregirá lo
sus actividades del negocio. propios de la presentado).
y su misión, a 5.- Macroflujograma unidad de estudio. *Administradora y
través de sus 3.- Señalar el Coordinador de
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objetivos 2.2 Describir la producto crítico y Logística y
funcionales. U.G.B los productos Despacho (Será
innecesarios (de quienes faciliten la
ser el caso). información).
3.- Señalar la
secuencia lógica
desde lo general a
lo específico de
los procesos del
Almacén.
Fuente: Uzcátegui, (2019)
Cuadro 3. Plan de acción para el tercer objetivo
N° QUÉ (Objetivo) N° CÓMO CON QUÉ RESULTADOS QUIÉN
(Actividad) (Herramientas) ESPERADOS
(Por qué)
3 Formular 3.1 Aplicar los 1.-Tormenta de 1.- El principal *Thais (diseñará las
estrategias, cuatro ideas. problema del herramientas
objetivos de primeros pasos 2.-Observación almacén de acuerdo ejecutará las
mejoras e del método de directa. al producto crítico actividades y
indicadores de solución de 3.-Diagrama de 2.- Las causas- presentará los
proceso, para problemas afinidad. raíces de los resultados).
adecuar las (1.- Problema, 4.-Diagrama causa problemas en la *Prof. Juan Pernalete
actividades del 2.- efecto. U.G.B. (revisará y corregirá
almacén a su Observación, 5.- Gráficos de 3.- Plan semestral y lo presentado).
misión, con el fin 3.-Analisis, barra y dispersión. el plan de acción *Administradora y
de elaborar el plan 4.- Acción) 7.-Entrevistas no correctivo a las Coordinador de
de implantación estructuradas. causales de los Logística y
correspondiente. problemas en la Despacho (Será
U.G.B . quienes faciliten la
4.- Identificar la información).
existencia de
brechas entre las
metas planteadas
por el Almacén y
sus resultados
actuales
Fuente: Uzcátegui, (2019)
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Cuadro 4. Plan de acción para el cuarto objetivo
N° QUÉ (Objetivo) N° CÓMO CON QUÉ RESULTADOS QUIÉN
(Actividad) (Herramientas) ESPERADOS
(Por qué)
4 Implantar las 4.1 Aplicar los cuatro 1.-5W y 1H. 1.- Reducir a 0% *Thais (Prestará
estrategias últimos pasos del 2.-Prueba piloto. los pedidos apoyo en la ejecución
formuladas, a método de 3.- Lista de incompletos. del plan de acción, y
través de una solución de Chequeo. 2.- Reducir a 10 presentará los
prueba piloto y del problemas minutos como resultados de la
plan elaborado, (5.- Ejecución, máximo el tiempo verificación,
para verificar la 6.- Verificación, para cargar los estandarización y
mejora en el 7.- pedidos. conclusión).
gerenciamiento de Estandarización, 3.- Reducir a 20 *Prof. Juan
la rutina en el 8.- Conclusión) minutos como Pernalete (revisará y
Almacén de máximo el tiempo corregirá lo
MAYORVENCA. para sacar los presentado).
pedidos. *Administradora y
4.- Automatizar la Coordinador de
actualización de Logística y Despacho
inventario. (Ejecutarán el plan de
acción y aplicarán la
estandarización).
Fuente: Uzcátegui, (2019)
RESULTADOS Y DISCUSIÓN La organización podrá ser reconocida
como referencia nacional en distribución
La Figura 2 muestra el mapa mental con
de partes y repuestos automotrices en los
el cual se desarrollaron las actividades.
próximos (03) tres años (visión), si su
trabajo está orientado a la mejora
continua de los procesos implicados
(misión).
En lo referido a: objetivos estratégicos de
la organización, misión del almacén y
objetivos funcionales de este último, no
se encontró información en la
documentación interna y de acuerdo a la
Figura 2: Despliegue de la visión
organizacional y su relación con los entrevista estructurada, el personal que
objetivos funcionales de la U.G.B. participó en las actividades afirmó no
Fuente: Uzcátegui, (2019)
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estar consciente que el manejo de estos nivel nacional, a fin de satisfacer las
conceptos influye directamente en su necesidades de nuestros clientes,
trabajo diario. Así, las siguientes permitiéndonos prosperar como empresa
actividades se presentan como conceptos y proveer un retorno razonable de
propuestos. inversiones a nuestros accionistas.
La mejora continua está orientada a Mejorar continuamente los procesos
maximizar el aprovechamiento de involucrados en el manejo de inventarios
recursos, reducir los desperdicios y de partes y repuestos automotrices para
mantener en el tiempo aquellas vehículos livianos, a fin de satisfacer las
actividades que proporcionen los necesidades de nuestros clientes internos,
resultados esperados en productos y permitiéndonos prosperar como
servicios (estandarización) (Galarza, departamento.
2011); de ahí los objetivos estratégicos
La mejora continua de los procesos de
propuestos de los cuales, en los dos
distribución comienza desde el manejo de
últimos se centra esta investigación para
inventarios para el departamento de
el departamento de almacén. Por último,
almacén como unidad de estudio el cual a
la maximización de las utilidades se daría
su vez contempla otros subprocesos cuya
posteriormente en consecuencia de la
información propia de la organización y
extensión de esta metodología en los
de dicho departamento se detallará en el
otros departamentos de la organización.
objetivo N°2.
Análisis de la misión de la organización y
su relación con el almacén. Análisis de la misión del almacén y su
relación con los objetivos funcionales.
Misión Propuesta – Mayorvenca
Misión Propuesta – Almacén Objetivos
Misión Propuesta – Almacén
Funcionales Propuestos – Almacén
Mejorar continuamente los procesos de
Mejorar continuamente los procesos
distribución de partes y repuestos
involucrados en el manejo de inventarios
automotrices para vehículos livianos a
de partes y repuestos automotrices para
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vehículos livianos, a fin de satisfacer las con las etapas que lo constituyen; y por
necesidades de nuestros clientes internos, último el FLUJOGRAMA con sus
permitiéndonos prosperar como respectivas tareas prioritarias. A
departamento. 1.- Cumplir con la continuación, se muestra a manera de
ejecución de procesos y procedimientos “zoom” las Tareas Prioritarias, los
para solicitar, recibir, almacenar y productos que cada una genera con su
despachar mercancía. definición y la descripción de sus
correspondientes Actividades Prioritarias
2.- Mantener registros como la evidencia
mediante los Procedimientos Operaciones
del cumplimiento de dichos procesos.
Estándar (P.O.E) identificados como
3.-Reportar no conformidades según los Instrucciones de Trabajo, los cuales se
procedimientos destinados para tal fin. hará el análisis según aplique.
De lo anterior se puede apreciar lo que En el diagrama causa-efecto se observa
debe hacer la U.G.B. en estudio para que las diferentes causas planteadas en la
evidenciar su misión puesta en práctica tormenta de ideas afectan al porcentaje de
diariamente. En la medida que el personal pedidos incompletos (Figura 3) en tres
cumpla con ejecutar los procedimientos aspectos principales: tiempo de sacado de
implicados en el área de almacén, los pedidos, falta de control visual y limitado
resultados siempre serán los esperados. aprovechamiento del espacio y la energía;
Así mismo, el hábito de mantener cuyas causas raíces son: 1.- Falta de
registros de lo efectuado permitirá un ubicación fija, 2.- Falta de estantes y 3.-
buen seguimiento para efectos de la Limitado aprovechamiento del espacio y
supervisión, al igual que el reporte de las energía. Sin embargo, para efectos de
no conformidades para cuyo tratamiento mediciones, el estudio se enfocará en
se requerirá de una trazabilidad que cuantificar los repuestos no encontrados
permita identificar los puntos a atacar. por existencia aparente y por ubicación
el PROCESO TOTAL del Manejo de no precisa, por ser los datos de los que se
Inventario, el MACROFLUJOGRAMA dispone, de acuerdo a los registros
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indicados por el sistema; además de ser una causa en común al efecto planteado.
Por tal razón, se presenta los
siguientes planes de acción como el
cuarto paso del método de resolución de
problemas.
4.- Acción: De acuerdo con el
método de resolución de problemas, el
Figura 3. Pedidos Incompletos
Fuente: Mayorvenca C.A, 2016 plan concebido para atacar las causas
fundamentales persigue la siguiente meta:
Reducir en un 100 % las pérdidas por
pedidos incompletos en tres meses. Las
acciones correctivas planteadas se
basaron en las dos primeras causas raíces.
Así, las acciones fueron: estudiar la
implementación del programa 5s en el
Figura 4. Causas de los Pedidos
incompletos almacén, (a fin de definir una ubicación
Fuente: Mayorvenca C.A, 2016
fija a cada repuesto), comprar estantes y
herramientas para almacenar repuestos
De un total de treinta y cuatro (34)
tanto grandes como pequeños, y por
pedidos recibidos en el trimestre
último, actualizar el inventario en el
febrero-abril 2015, a partir de la Figura 3
programa MixNet (a fin de unificar el
se puede observar que el 41 % se
sistema de inventario).
entregaban incompletos, equivalentes a
catorce (14) pedidos. Estudiadas las CONCLUSIONES
causas raíces, la Figura 4 muestra que de Según los resultados obtenidos se
estos últimos el 85 % se debió a repuestos concluye que:
con ubicación no precisa y el 15 %
restante a errores en el sistema.
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Revista Científica A.S.A ISSN: 2343-6115
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1.- Sí existe correspondencia estratégica (Meta =< 20 min) y Tiempo en Actualizar
entre la UGB básica y la empresa; sin el Inventario (Meta: 0 min).
embargo, la misma se reforzó aplicando
4.- Se implantó las estrategias
las definiciones de visión y misión
formuladas, logrando reducir a 0 % los
organizacional, así como los objetivos
Pedidos Incompletos alcanzando los
funcionales del departamento del
valores metas establecidos en los
almacén; estos conceptos propuestos
indicadores de gestión.
fueron aprobados por la empresa.
RECOMENDACIONES
2.- El producto crítico es “El pedido
tildado”, el cual representa 41 % de Se recomienda aplicar la misma
pedidos incompletos por trimestre y el metodología para abordar el problema de
proceso crítico: la Recepción de las facturas pendientes por cobrar en el
Mercancía. departamento de cobranzas, a fin saber su
impacto en la utilidad de la empresa y
3.- Se propuso como meta “Reducir en un
definir futuras acciones, tomando como
0 % los pedidos incompletos en el
referencia los objetivos planteados en esta
trimestre Junio – Agosto”, mediante tres
investigación.
objetivos: Estudiar la implementación del
programa 5s en el almacén, Comprar REFERENCIAS
estantes y herramientas para almacenar Acosta, B. (2014). “Optimización del
repuestos tanto grandes como pequeños y Control de Calidad de la materia
prima en la producción de pintura
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32Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”
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