GUÍA PARA LA CONTRATACIÓN DE LOS SERVICIOS DE AGENCIAS DE VIAJES PARA LA EMISIÓN DE BOLETOS AÉREOS VERSIÓN 01
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GUÍA PARA LA CONTRATACIÓN DE LOS SERVICIOS DE AGENCIAS DE VIAJES PARA LA EMISIÓN DE BOLETOS AÉREOS VERSIÓN 01 Ministerio de Hacienda DIRECCIÓN GENERAL DE CONTRATACIONES PÚBLICAS Calle Pedro A. Lluberes, Esq. Rodríguez Objío, Gascue, Santo Domingo, República Dominicana Tel.: 809-682-7407 1
Ministerio de Hacienda
Dirección General de Contrataciones Públicas
INTRODUCCIÓN
Esta guía tiene como objetivo ofrecer directrices generales a las instituciones
contratantes incluidas en el ámbito de aplicación de la Ley No. 340-06 y su modificación,
para contratar los servicios de agencias de viajes para la emisión de boletos aéreos.
Previo a su elaboración la Dirección General de Contrataciones Públicas realizó consultas
y sostuvo reuniones con instituciones y organizaciones representativas del sector y llevó
a cabo un levantamiento de información sobre el tratamiento dado a nivel internacional
para contratar este tipo de servicios.
Este documento se encuentra estructurado en las siguientes etapas: 1) Planificación; 2)
Aspectos a considerar en la elaboración de los pliegos de condiciones/especificaciones
técnicas; 3) Evaluación y adjudicación de las ofertas; 4) Del contrato y su gerenciamiento.
RECOMENDACIONES PARA LAS DIFERENTES ETAPAS DEL
PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN:
1 Planificación
En la etapa de planificación se recomienda a las instituciones agotar como mínimo las
siguientes actividades:
a) En la medida de lo posible, las instituciones contratantes procurarán incluir en su
plan anual de compras y contrataciones, los compromisos institucionales en el
exterior que son recurrentes, con el objetivo de adquirir los boletos a una menor
tarifa y mejores condiciones de adquisición.
b) Todo proceso de contratación de los servicios de agencias de viajes deberá tomar
como referencia, previo al inicio del procedimiento, los compromisos
institucionales predeterminados que ameritan desplazamiento hacia otros países,
así como el consolidado de históricos de gastos del último año calendario, a los
fines de contar con una estimación objetiva en cuanto al monto y procedimiento a
realizar, conforme a lo establecido en el artículo 16 de la Ley No. 340-06 y su
modificación.
c) Las instituciones deberán cumplir con las disposiciones del Decreto No. 15-17
sobre el cumplimiento y control del gasto público para ejecutar sus procesos de
compras y contrataciones relacionados con estos servicios.
d) El proceso de contratación deberá establecer un monto tope para la ejecución de
los servicios.
e) En la contratación de este tipo de servicios se deberá tomar en cuenta las
disposiciones del artículo 10 de la Ley No. 340-06 y su modificación, el cual
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dispone que “la autoridad administrativa con capacidad de decisión en un
organismo público no permitirá el fraccionamiento de las compras o contrataciones
de bienes, obras o servicios, cuando estas tengan por objeto eludir los
procedimientos de selección previstos en esta ley para optar por otros de menor
cuantía. Párrafo. Las compras y contrataciones públicas comprendidas en esta ley
se desarrollarán en todas sus etapas en un contexto de transparencia que se basará
en la publicidad y difusión de las actuaciones derivadas de la aplicación de esta ley,
la utilización de la tecnología informática que permita aumentar la eficiencia de los
procesos y facilitar el acceso de la sociedad a la información relativa a la gestión del
Estado en dicha materia, así como la participación real y efectiva de la comunidad,
lo cual posibilitará el control social sobre las mismas”.
Así como lo establecido, en la Resolución No. 33/2016 emitida por esta Dirección
General en fecha 29 de abril 2016, sobre el fraccionamiento.
f) En la siguiente tabla podrán encontrar un ejemplo de código del catálogo UNSPSC
que es utilizado para la contratación de estos servicios:
Ítems de mayor contratación – Boletos Definición del Catálogo:
aéreos - Nivel 4 Sub Clase Catálogo
UNSPSC
90121500 90121502 Agencias de viajes Una agencia de viajes es una empresa
turística dedicada a la intermediación,
organización y realización de
proyectos, planes e itinerarios,
elaboración y venta de productos
turísticos entre sus clientes y
determinados proveedores de viajes:
como por ejemplo: transportistas
(aerolíneas, cruceros, pasajes aéreos),
servicio de alojamiento (hoteles) con el
objetivo de poner los bienes y servicios
turísticos a disposición de quienes
deseen y puedan utilizarlos.
g) Se recomienda que las instituciones contratantes en el marco de este tipo de
procedimiento seleccionen varios proveedores que puedan ofrecer el servicio. Por
lo tanto, la institución contratante puede dividir en varios lotes el monto global que
contratará.
h) Las instituciones contratantes dispondrán de las siguientes opciones para la
adquisición de los boletos aéreos:
i. Mediante procedimientos de selección ordinarios establecidos en la
Ley No. 340-06 y su modificación: De acuerdo al monto estimado de la
contratación.
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ii. A través de la Oficina de Coordinación Presidencial (OCP) que dirige la
Unidad de Viajes Oficiales, la cual implementó el Sistema Nacional de
Viajes Oficiales al Exterior de los funcionarios de las instituciones
gubernamentales, según las disposiciones del Decreto No. 829-00 de
fecha 25.9.2000 y el Decreto No. 269-02 de fecha 19.4.2002.
Esta unidad funciona como agencia de viajes, perteneciente a la Asociación de Transporte
Aéreo Internacional (AITA, por sus siglas en inglés), teniendo instalada en sus oficinas una
terminal con el Sistema de Ambiente Semi Automatizado de Búsqueda de Negocios
(SABRE, por sus siglas en inglés), un sistema operativo en tiempo real, centralizado, que
permite hacer las reservaciones y obtener las tarifas más bajas en viajes a nivel mundial.
Asimismo, la Unidad de Viajes cuenta, al igual que las agencias de viajes, con el Plan de
Viajes Aéreos Universal (UATP, por sus siglas en inglés), un sistema que factura
mensualmente los pasajes, sin necesidad de erogaciones inmediatas y con crédito hasta
60 días posteriores a la adquisición de los pasajes aéreos.
2 Aspectos a considerar en la elaboración del pliego de condiciones y
fichas técnicas
2.1 Sobre las credenciales de los oferentes en los procesos de adquisición de
boletos aéreos:
Las instituciones contratantes, al momento de definir las credenciales que serán
requeridas a los participantes de los procedimientos de referencia, deberán tomar en
cuenta aquellas que acrediten las competencias técnicas, financieras y operativas
suficientes para que los proponentes puedan cumplir con el objeto contractual. Para
contratar este tipo de servicios las credenciales son de carácter únicamente habilitante,
en consecuencia, no serán objeto de puntuación, de conformidad con las disposiciones
del párrafo I del artículo 88 de la normativa vigente.
3 Evaluación y adjudicación de las ofertas.
3.1 Criterios de Evaluación de Credenciales.
Las instituciones contratantes evaluarán las credenciales mediante el procedimiento
CUMPLE/NO CUMPLE y atendiendo al principio de simplificación, así como a la
Resolución del Ministerio de Hacienda No. 154 de fecha 25 de mayo de 2016, que
establece que las instituciones del Gobierno Central, descentralizadas y autónomas, así
como las de Seguridad Social y las unidades de auditoria interna, tendrán acceso a través
del Sistema de Información de gestión financiera al servicio en línea de certificación, del
estatus de los proveedores y beneficiarios, siempre que esté disponible, las instituciones
deben utilizar esta vía para realizar las comprobaciones, se recomienda no requerir la
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entrega física de estas certificaciones, salvo que sea necesario, debiendo indicar las
razones.
A continuación, se presentan algunos ejemplos de aspectos a evaluar, únicamente a
los fines de orientación:
Requerimiento Documento a Presentar
a. Certificaciones de impuestos al día (DGII) Constancia emitida por la DGII
(puede ser consultado en línea).
b. Certificaciones de la TSS al dia Constancia emitida por la TSS
(puede ser consultado en línea).
c. Constancia de RPE Constancia de RPE en estado
activo (puede ser consultado en
línea).
d. Certificación de que la agencia puede Certificación correspondiente.
emitir boletos directamente, conforme al
registro correspondiente en IATA
(International Air Transport Association).
3.2 Evaluación económica de las propuestas
Se recomienda que las instituciones establezcan criterios de evaluación de las propuestas
basado en el menor precio ofertado, el cual podrá definirse de la siguiente forma:
a) Menor precio de la tasa por servicio: Se trata del precio que es establecido por
las agencias de viajes sobre la tasa por servicio, que incluye la cotización, la
reserva, la emisión, modificación, cancelación y reembolso de los pasajes. Los
proveedores deberán establecer en sus ofertas el precio de la tasa.
El proceso de contratación deberá establecer un monto destinado al fondo para la
ejecución de las tasas, compras de pasajes y otros gastos derivados.
3.3 Adjudicación
La adjudicación será decidida a favor del oferente cuya propuesta cumpla con todos los
requerimientos habilitantes exigidos, y que haya presentado el menor precio. Dicha
adjudicación podrá realizarse en lotes, en los casos que aplique.
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3.4 Obligaciones mínimas del adjudicatario
El adjudicatario, deberá cumplir con las siguientes obligaciones mínimas que deberán
estar incluidas en las bases de la contratación:
a) Ser responsable de la compra y entrega de los boletos aéreos.
b) Presentar la propuesta de adquisición de boletos aéreos con el precio de ida y
vuelta incluido, según corresponda.
c) Si la institución lo solicita, se pueden presentar varias propuestas con rutas
alternativas de manera que se escoja la que más convenga a los intereses
institucionales.
d) En caso de que la agencia de viajes sostenga una reserva por determinado tiempo
a requerimiento de la institución contratante, o genere los cambios de reserva que
originen una cuota o multa adicional a la agencia de viajes contratada por parte de
la aerolínea, la misma deberá incluir dicho monto en el precio del boleto emitido.
e) Designar a una persona como contacto para el servicio, la cual será el punto focal
para proveer asistencia en la medida que la institución lo solicite, procurando la
habilitación de una línea de servicios para contacto con la institución.
f) Presentar mensualmente facturas emitidas, las cuales deberán tener anexas las
facturas presentadas por las compañías aéreas referentes a los pasajes aéreos
comprados. La presentación de estas facturas condiciona el pago de la próxima
factura a la empresa contratada.
g) Reservar, emitir, marcar, remarcar y cancelar boleto de pasajes aéreos, nacionales
e internacionales.
h) Cumplir las solicitudes de la unidad contratante, prestando todas las aclaraciones
posibles, siempre y cuando sean realizadas por funcionarios autorizados.
i) Establecer un canal de solicitudes extraordinarias y ocurridas fuera del horario
laborable, inclusive los sábados, domingos y festivos.
j) Gestionar con el proveedor soluciones a los problemas que surjan durante la
prestación del servicio.
k) Asignar los asientos cuando sea solicitado e indicado por la institución contratante.
l) Tomar en cuenta los siguientes aspectos en cuanto al valor de la tarifa:
i. El valor de la tarifa a considerar será el practicado por las compañías de
servicios de transporte aéreo, incluidas las promocionales;
ii. La empresa adjudicataria siempre informará a la institución contratante las
tarifas promocionales;
iii. La institución contratante se reserva el derecho de solicitar la comprobación
de los precios y tarifas1, siempre que estime necesario, en la fecha de la
emisión de los boletos aéreos;
1Dicha comprobación podría ser efectuada mediante softwares diseñados a tales fines, como por ejemplo
Sabre y Amadeus.
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iv.Una vez confirmado el precio, su valor debe ser igual al visualizado o indicado
por el adjudicatario.
m) Cumplir con los siguientes plazos para la ejecución de los servicios:
i. Hasta 4 (cuatro) horas, para reservar los pasajes, una vez realizada la solicitud
correspondiente;
ii. Hasta 4 (cuatro) horas, para emisión y entrega de los boletos electrónicos (e-
tickets).
n) Presentar las facturas a las entidades contratantes con los siguientes datos:
i. Identificación del billete (número, fecha de emisión, fecha del viaje, compañía
aérea y lugar de salida y destino);
ii. Nombre del pasajero;
iii. Valor de la tasa de servicio;
iv. Valor del billete;
v. Otras tasas y/o impuestos.
o) En el caso de boletos emitidos y no utilizados, el adjudicatario emitirá una nota de
crédito, según corresponda y si procede, la cual podrá presentarse, siempre que
sea posible, mediante un desglose de los valores respectivos a las eventuales
tasas y multas aplicadas por las compañías aéreas en razón de la cancelación de
los pasajes aéreos no utilizados.
4 Del contrato y su gerenciamiento.
La Ley No. 340-06 y su modificación, establece en el artículo 31 cuáles serán las
facultades y obligaciones de la institución contratante, indicando especialmente que
podrá efectuar: “6) la administración del contrato en sus aspectos técnico, administrativo y
financiero, así como el control de calidad de los bienes, obras o servicios […]”, y además
tendrá “7) El poder de control, inspección y dirección de la contratación”.
Se recomienda a las instituciones contratantes establecer las siguientes medidas para el
gerenciamiento de los contratos:
a) Designar un supervisor, quien tendrá la obligación de acompañar, gestionar y
fiscalizar las obligaciones principales y accesorias del contrato, a los fines de que
las operaciones del día a día relativas a la gestión del contrato, puedan ser
debidamente comprobadas. Este supervisor será responsable de lo siguiente:
1. Ser la contraparte del representante designado por el adjudicatario para la
gestión del contrato.
2. Verificar lo facturado contra lo entregado.
3. Anotar todos los hechos relacionados con la ejecución del contrato,
informando al superior aquellas que dependen de los imprevistos que
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puedan surgir, con miras a la regularización de las faltas o defectos
observados.
4. Evaluar constantemente la calidad de la ejecución contractual,
proponiendo, medidas destinadas a generar la emisión de los boletos y su
entrega correspondiente.
5. Verificar las tarifas propuestas en el marco de programas reconocidos
(Amadeus, Sabre, etc.).
6. Aprobar las tarifas propuestas por el adjudicatario, tomando en cuenta
las siguientes recomendaciones:
i. La elección del vuelo debería recaer prioritariamente en recorridos
de menor duración, evitando, siempre que sea posible, escalas y
conexiones;
ii. Los horarios de salida y de llegada del vuelo podrán estar
comprendidos preferiblemente en horario laborable, salvo
condiciones que ameriten lo contrario;
iii. Se debe priorizar el horario de llegada de los vuelos con al menos
un día de antelación al inicio de los trabajos, evento o misión;
iv. En aquellos vuelos en que la suma de duración del viaje desde el
origen hasta el destino supere las 8 (ocho) horas, y que se realicen
en el período nocturno, el embarque, de forma prioritaria, se
producirá con al menos un día de antelación al inicio de los trabajos,
evento o misión;
v. La elección de la tarifa debe privilegiar el precio más bajo,
considerando los aspectos previamente indicados. Prevaleciendo,
siempre que sea posible, la tarifa en clase económica.
7. Para la gestión de todos los contratos, las instituciones deberán utilizar el
módulo del Portal Transaccional de gestión de contratos. Para quienes no
tengan implementada dicha plataforma, toda la documentación de los
procesos deberá estar disponible en el portal institucional, en
comprasdominicana, y en el expediente administrativo de la institución
contratante.
8. Cualquier decisión que se adopte debe ser justificada y documentada
9. Observar rigurosamente los principios legales y éticos en todos los actos
inherentes a sus atribuciones, actuando con transparencia en el
desempeño de sus actividades.
b) Acerca de la autorización de emisión del pago: El pago a realizar a las agencias
de viajes se deducirá del valor contratado por el servicio prestado, el cual incluirá
la cantidad de pasajes emitidos, su costo, impuestos, tasas, etc.
En atención al criterio de Descentralización de la Gestión Operativa que rige el Sistema
Nacional de Compras y Contrataciones Públicas, el cual establece que las instituciones
contratantes son responsables de la ejecución de sus procedimientos de contratación
pública desde la planificación hasta el cierre contractual, la naturaleza de esta guía es de
orientación, no siendo limitativa en cuanto a los elementos que se detallan en la misma,
por tanto, las instituciones deberán identificar otras buenas practicas que pueden mejorar
el proceso de contratación, cumpliendo con lo que establece la Ley No. 340-06 y su
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modificación, el Reglamento de aplicación aprobado mediante Decreto No. 543-12 y las
demás normas que rigen el sistema.
Finalmente, corresponde a las instituciones cumplir con todas las normativas vigentes
relacionadas con el servicio de que se trata.
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Creación:
Fecha Realizado por: Aprobado Por:
Aprobada por:
DRA. YOKASTA GUZMÁN S.
24 de agosto Dpto. de Políticas, Normas y
Directora General de Contrataciones Públicas
de 2018. Procedimientos.
Nombre
Cargo
Control de Cambios:
No. Fecha Realizada /Aprobada por: Descripción y Referencias.
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