GUÍAS SOBRE BUENA GO- BERNANZA - No. 05 - NATO
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GUÍAS No. 05 SOBRE BUENA GO- BERNANZA Gestión de los riesgos derivados de la corrupción y el fraude inmobiliario en el sector de defensa
CENTRO DE INTEGRIDAD EN EL SECTOR DE DEFENSA El Centro de Integridad en el Sector de Defensa (CIDS, por sus siglas en inglés) trabaja para promover la integridad, las medidas anticorrupción y la buena gobernanza en el sector de defensa. En colaboración con socios noruegos e internacionales, el centro tiene como objetivo el desarrollo de competencias, el fomento de la concienciación y la oferta de medios concretos para reducir las posibilidades de que se produzcan casos de corrupción. El CIDS fue fundado en 2012 por el Ministerio de Defensa de Noruega. SOBRE LOS AUTORES Esta guía ha sido elaborada por el departa- mento de Auditoría Interna (AI) del Ministerio de Defensa noruego. La presente guía surge a raíz de la participación del departamento de AI en el grupo Anticorrupción del Programa de Asistencia Nórdico-Báltico (NBAP, por sus siglas en inglés). El papel del departamento de AI consiste en garantizar, de forma indepen- diente, que los procesos de gestión de riesgos, gobernanza y control interno del sector de la defensa noruego se desarrollen eficazmente. El departamento de AI presenta sus informes al secretario general y trabaja de conformidad con los estándares internacionales del Institu- to de Auditores Internos.
PRÓLOGO En esta ocasión, se trata de la quinta publi- Esperamos que esta aportación resulte útil cación del CIDS dentro de la serie titulada para aquellos directivos, encargados de con- Guías sobre buena gobernanza. Esta serie as- trol, auditores y otras partes interesadas, pira a presentar aspectos clave en el ámbito tanto de dentro como de fuera del sector de la buena gobernanza y se dirige a un pú- de la defensa, que deseen operar en pro blico amplio en un formato conciso y de fácil de la buena gobernanza. Para combatir con lectura. éxito la corrupción y el fraude, se requiere un trabajo exhaustivo y sistemático a largo El sector inmobiliario es uno de los ámbitos plazo. El CIDS queda a su disposición para dentro del sector de defensa que suele estar cualquier comentario o consulta relacionada más expuesto a importantes riesgos de co- con esta guía. rrupción y fraude. Las tramas de corrupción y de fraude inmobiliario pueden repercutir En Oslo, a 20 de junio de 2017 negativamente en la salud y la seguridad de los trabajadores así como en la situación fi- nanciera, la reputación y la cultura interna de las organizaciones. Per Christensen Con esta guía, el departamento de AI trata Director de aportar orientaciones concretas y sólidas sobre cómo las organizaciones pueden redu- cir su exposición a los riesgos de corrupción y fraude en el sector inmobiliario. Me gustaría dar las gracias a los autores por sus esfuerzos y por haber compartido con nosotros sus conocimientos técnicos y expe- riencia.
«Gento ommolut velentium untis qui intiorent facipid ut as nones dolora di vel illaudiorpos vo- luptios nullace aquatat laccum sit ommossundel ÍNDICE magnit, sedit eseceaque prepe natur» INTRODUCCIÓN . ............................................................................................ 3 COMPROMISO, DOCUMENTOS NORMATIVOS Y PROGRAMA....................................................................... 4 EVALUACIÓN DEL RIESGO DE CORRUPCIÓN Y FRAUDE INMOBILIARIO............................................................................. 5 CONTROLES PARA PREVENIR, DETECTAR Y CORREGIR LA CORRUPCIÓN Y EL FRAUDE INMOBILIARIO..................................11 AUDITORÍAS EFICACES QUE ABORDEN LOS RIESGOS DE CORRUPCIÓN Y DE FRAUDE INMOBILIARIO.................................18 2
Introducción Existen diversas definiciones de corrupción y fraude. los ciudadanos, pero el deber de los Gobiernos es, En la presente guía, nos basamos en las definicio- a su vez, el de proteger a sus soldados, comprando nes aportadas en Managing the Business Risk of Fraud: sus productos a las empresas de defensa adecua- A Practical Guide1. La corrupción se define como das para este fin. Por el contrario, la corrupción solo el abuso del poder encomendado para el benefi- protege a los corruptos. El sector de defensa suele cio propio. Por su parte, el fraude se define como poseer, controlar y/o gestionar una gran cantidad cualquier acción u omisión intencionada destinada de activos inmobiliarios en forma de terrenos, edi- a engañar a otros, provocando una pérdida para la ficios y proyectos de construcción. Normalmente, víctima y/o un beneficio para el autor. cada año se realizan muchas transacciones de gran valor como adquisición/venta, contratos de alquiler El sector de defensa está sometido a altos riesgos de y proyectos de construcción y mantenimiento. Los corrupción y fraude. Transparency International, una elevados valores económicos en juego atraen a gru- prestigiosa organización multinacional especializada pos e individuos que buscan conseguir un beneficio en anticorrupción y transparencia en el sector públi- personal que no les corresponde. Es necesario un co y empresarial, estima que la corrupción provoca amplio sistema de controles eficaces para gestionar pérdidas de al menos 20 mil millones de dólares al los riesgos de corrupción y fraude inmobiliario en el año.2 También se pierden miles de millones de dóla- sector de defensa. res debido a actos fraudulentos de otra naturaleza. La corrupción y el fraude tienen graves consecuen- En esta guía, se ofrecen recomendaciones destina- cias para el sector de defensa. Según Transparency das a los cargos directivos y a los auditores internos Internacional3: «El dinero que se pierde debido a la del sector de defensa para que luchen contra la co- corrupción en el sector de defensa podría destinarse rrupción y el fraude inmobiliario. El marco expuesto a mejorar las escuelas, la sanidad o las infraestructu- en la presente guía se resume como sigue: ras. La corrupción destruye la confianza depositada Commitment, governing Compromiso, documentos en las instituciones militares y en las fuerzas arma- documents normativos and program y programa parato das, y en ese proceso, se pone la vida de muchas lucharreal fight contra la corrupción estate y el corruption fraude andimmobiliario personas en riesgo. En efecto, cuando los dirigentes fraud compran armas porque han sido sobornados o han recibido favores, son los soldados sobre el terreno Monitoring Supervisión delof cumplimiento compliance Identification of possible Identificación de posibles tramas y los que se ven expuestos al disponer de armas de and independent y auditorías audits y evaluaciones schemes and comprehensive evaluación de riesgos completa independientes and evaluations risk assessment mala calidad o de una protección inadecuada. Es cierto que el deber de los soldados es proteger a 1 Published by The Institute of Internal Auditors, The American Investigation of Design and Institute of Certified Public Accountants and Association of Certified Investigación de posibles possible violations Diseño y despliegue deployment of de Fraud Examiners violaciones e implementación controles preventivos y and implementation preventive and 2 https://www.transparency.org/topic/detail/defence_security/ de medidas correctivas de detección 3 https://www.transparency.org/topic/detail/defence_security/ of corrective actions detective controls Figura1: modelo de proceso 3
Commitment, governing Compromiso, documentos documents and program normativos y programa to para luchar contra fight la corrupción real y el fraude estate corruption immobiliario and fraud Monitoring of compliance Supervisión del cumplimiento Identification of possible and independent audits Identificación schemes anddecomprehensive posibles tramas y y auditorías y evaluaciones evaluación de riesgos completa and evaluations independientes risk assessment Investigation of Design and Investigación de posibles possible violations Diseño y despliegue deployment ofde violaciones e implementación controles preventivos y de and implementation de medidas correctivas preventive detección and of corrective actions detective controls Compromiso, documentos normativos y programa Para luchar de forma eficiente contra la co- que realmente cumplen con el código ético. rrupción y el fraude, es indispensable contar Además, los directivos tienen que entender su con normas claras que incluyan descripciones papel en materia de implementación, supervi- por escrito de los procesos y con un firme sión, evaluación y seguimiento para crear un compromiso de la alta dirección. Los estánda- ambiente ético acorde con los requisitos del res éticos de la organización deberían quedar código ético. El equipo directivo debe fomen- recogidos en un documento normativo formal, tar una cultura, mediante palabras y acciones, tales como un código ético o documentos en la que quede claro que el fraude no se to- similares. Las organizaciones expuestas a los lera, que ante cualquier comportamiento de riesgos de corrupción y fraude inmobiliario este tipo se actuará con rapidez y decisión, y deben considerar la posibilidad de abordar que los denunciantes no sufrirán represalias.4 esta área de riesgo de forma específica en Se considera una buena práctica solicitar que sus códigos éticos. Un código ético apropia- cada nuevo miembro de la organización ratifi- do influye en cómo las personas reflexionan que con su firma que ha leído y entendido el sobre sus acciones y sobre lo que deben o no código ético. deben hacer. Todos los trabajadores deben comprender la importancia del código ético Para aquellas organizaciones expuestas a un en su trabajo diario y saber actuar en conse- mayor riesgo de corrupción y fraude, resulta cuencia. Por su parte, la alta dirección debe muy útil formalizar los diferentes elementos de comunicar su firme compromiso en la lucha mitigación de riesgos en un programa global contra la corrupción y el fraude. Es clave que de lucha contra la corrupción y el fraude o un los directivos sirvan de ejemplo y demuestren programa de refuerzo de la integridad. 4 Managing the Business Risk of Fraud: A Practical Guide, The Institue of Internal Auditors, The American Institute of Certified Public Accountants and Association of Certified Fraud Examiners 4
Commitment, governing Compromiso, documentos documents and program normativos y programa to para luchar contra fight la corrupción real y el fraude estate corruption immobiliario and fraud Monitoring ofcumplimiento Supervisión del compliance Identification of possible Identificación de posibles tramas y and independent y auditorías audits y evaluaciones schemes and comprehensive evaluación de riesgos completa andindependientes evaluations risk assessment Investigation of Design and Investigación de posibles possible violations Diseño y despliegue deployment ofde violaciones e implementación controles preventivos y de and implementation de medidas correctivas preventive detección and of corrective actions detective controls Evaluación del riesgo de corrupción y fraude inmobiliario El primer paso en la lucha contra la corrupción y en secreto. Por lo tanto, el equipo encargado de el fraude consiste en identificar y evaluar las po- la evaluación en materia de corrupción y fraude sibles tramas y hechos concretos que se deben debe llevar a cabo una reflexión para anticipar el reducir en la organización. La exposición al riesgo comportamiento de los posibles infractores. Este debe evaluarse periódicamente y dicho análisis ha proceso de anticipación y razonamiento requiere de realizarse de forma estructurada y sistemáti- de una forma de pensar escéptica, una capacidad ca. La organización puede identificar y evaluar los que también es clave para diseñar procedimientos riesgos de corrupción y fraude inmobiliario junto de detección de corrupción y fraude que los posi- con una evaluación general de los riesgos de la bles infractores no se esperen. Este razonamiento entidad o bien de forma independiente. Esta eva- implica plantearse las siguientes preguntas: luación de riesgos deberá identificar donde po- drían producirse los casos de corrupción y fraude ▪▪ ¿Cómo podría la persona corrupta o el de- y quiénes podrían ser sus autores. En consecuen- fraudador utilizar su posición y/o autoridad cia, las actividades de control siempre deben te- para enriquecerse de forma ilícita? ner en cuenta ambos parámetros: por un lado, las posibles tramas de corrupción y fraude, y por otro ▪▪ ¿Cómo podría el infractor explotar las vul- las personas, de dentro y fuera de la organización, nerabilidades de los sistemas de control que podrían estar implicados en cada una de ellas. o de protección de activos que queremos Si la trama es colusoria5, los controles preventivos proteger? deberían completarse con controles de detección, ▪▪ ¿Cómo podría el autor del delito anular o ya que la colusión anula la eficacia de control de la eludir los controles puestos en marcha? separación de funciones.6 ▪▪ ¿Qué podría hacer un infractor para ocultar ELEMENTOS DE LA EVALUACIÓN DE sus actos corruptos o fraudulentos? RIESGOS Teniendo esto en cuenta, la evaluación del La corrupción y el fraude son actos intencionados riesgo de corrupción y fraude inmobiliario sue- cuyos responsables quieren que se mantengan le incluir las siguientes medidas: 5 A collusive scheme is one performed by two or more individuals working together. 6 Managing the Business Risk of Fraud: A Practical Guide, The Institue of Internal Auditors, The American Institute of Certified Public ▪▪ Identificar los riesgos inherentes a la corrupción y Accountants and Association of Certified Fraud Examiners el fraude inmobiliario: recopilar datos y utilizar el 5
conocimiento colectivo del equipo, la observa- EL MARCO DE LA EVALUACIÓN DE ción y la imaginación para definir la población RIESGOS sujeta a riesgos de corrupción y fraude inmobi- La organización debe documentar su evalua- «Gento ommolut velentium untis qui intiorent liario y que podría ser de aplicación dentro de la organización. Dentro de este proceso, se in- ción de riesgos de corrupción y fraude inmo- biliario en un marco de referencia o cuadro. El cuadro que figura a continuación es una facipid ut as nones dolora di vel illaudiorpos vo- cluye todo tipo de modelos y posibles tramas de corrupción y fraude inmobiliario: métodos, versión adaptada del cuadro desarrollado por incentivos y oportunidades de cometer actos la Oficina del Auditor General de Noruega. luptios nullace aquatat laccum sit ommossundel corruptos o fraudulentos. Ilustra cómo los elementos de identificación, evaluación y respuesta al riesgo pueden apli- magnit, sedit eseceaque ▪▪ Evaluar la oportunidad/vulnerabilidad en térmi- prepe natur» carse siguiendo un enfoque sistemático y es- tructurado. nos de habilidad, incentivos y existencia de brechas en los sistemas de control que per- El marco consta de dos cuadros: el cuadro de miten cometer actos corruptos o fraudulen- referencia y el cuadro principal. tos. Evaluar las consecuencias en materia de seguridad personal, la situación financiera, de Paso 1: establecer un cuadro de referencia en reputación y de cultura interna en caso de que la que se enumeran todos los riesgos de co- se produzca una trama de corrupción o fraude. rrupción y fraude inmobiliarios, con sus corres- pondientes tramas. ▪▪ Priorizar las tramas identificadas en función del resultado de la evaluación y determinar la res- Paso 2: evaluar los riesgos y tramas desde el puesta más adecuada en base a un análisis de punto de vista de la oportunidad y vulnerabi- las prioridades y de la relación coste-beneficio lidad. Se puede aplicar la siguiente escala de de las acciones de mitigación pertinentes. calificación (de 1 a 5): Oportunidad/vulnerabilidad Puntuación MUY ALTA La oportunidad/vulnerabilidad de corrupción o fraude inmobiliario en la 5 organización es muy alta ALTA La oportunidad/vulnerabilidad de corrupción o fraude inmobiliario en la 4 organización es alta MODERADA La oportunidad/vulnerabilidad de corrupción o fraude inmobiliario en la 3 organización es moderada BAJA La oportunidad/vulnerabilidad de corrupción o fraude inmobiliario en la 2 organización es baja MUY BAJA La oportunidad/vulnerabilidad de corrupción o fraude inmobiliario en la 1 organización es muy baja Figura 2: escala de oportunidad/vulnerabilidad Paso 3: evaluar las consecuencias de un sistema ¿En qué medida el acto corrupto o fraudulento de corrupción o fraude en la seguridad personal, puede poner en riesgo la salud y seguridad del la situación financiera de la organización, su re- putación y su cultura interna. Las consecuencias personal? pueden ser las siguientes: Situación financiera: evaluación de las pérdidas fi- Seguridad personal: evaluación de los riesgos para nancieras en caso de corrupción o de fraude. ¿En la seguridad en caso de corrupción o de fraude. qué medida el acto corrupto o fraudulento puede 6
reducir la eficacia o la eficiencia? ¿Tendrá el acto confianza depositada en la organización por la de corrupción o de fraude un impacto negativo opinión pública? en la calidad de las entregas (por ejemplo en los Cultura interna: ¿generará el acto corrupto o frau- trabajos de construcción)? dulento insatisfacción, miedo y/o conflictos entre Reputación: evaluación de las consecuencias los empleados? ¿En qué medida tendrá un impac- para la organización en caso de que el acto to negativo a nivel moral o ético en la organiza- de corrupción o de fraude se haga público. ción? ¿En qué medida podría el acto de corrupción Para evaluar dichas consecuencias, puede aplicar- o de fraude tener un impacto negativo en la se la siguiente escala de calificación (de 1 a 5): Consecuencia Puntuación MUY El acto de corrupción o de fraude tendrá un impacto negativo muy importante 5 IMPORTANTE sobre la salud y la seguridad del personal y/o la situación financiera, la reputación y/o la cultura interna de la organización. El alcance de los daños será muy elevado. IMPORTANTE El acto de corrupción o de fraude tendrá un impacto negativo importante sobre 4 la salud y la seguridad del personal y/o la situación financiera, la reputación y/o la cultura interna de la organización. El alcance de los daños será elevado. MODERADA El acto de corrupción o de fraude tendrá un impacto negativo sobre la salud y 3 la seguridad del personal y/o la situación financiera, la reputación y/o la cultura interna de la organización. El alcance de los daños será moderado. BAJA El acto de corrupción o de fraude tendrá un impacto negativo sobre la salud y 2 la seguridad del personal y/o la situación financiera, la reputación y/o la cultura interna de la organización. El alcance de los daños será bajo. INSIGNIFICANTE El acto de corrupción o de fraude tendrá muy poco impacto sobre la salud y la 1 seguridad del personal y/o la situación financiera, la reputación y/o la cultura interna de la organización. El alcance de los daños será insignificante. Figura 3: escala de calificación de las consecuencias Paso 4: clasificar las formas de corrupción o de (se elige la puntuación más alta entre las cua- fraude multiplicando la puntuación de opor- tro posibles consecuencias existentes). tunidad/vulnerabilidad por la puntuación más En resumen, el cuadro de referencia se pre- alta entre los cuatro tipos de consecuencias: sentará de la siguiente manera: Clasificación total (priorización) = O*C Suma Consecuencia después de Oportuni- Seguridad Situación ponderación Trama de corrupción o de fraude Reputación Cultura dad/vulne- personal financiera interna y cálculo inmobiliario rabilidad 25 EJEMPLO A un responsable de la toma de 5 3 4 5 4 decisiones en el Ministerio de Defensa se le ofrece y acepta una compensación en forma de dinero en efectivo, bienes, servicios o una oferta de trabajo de una empresa privada de construcción para influir en la adjudicación del contrato relativo a la construcción de un nuevo edificio de oficinas para las fuerzas armadas 16 Descripción de la trama Y 4 2 4 4 3 6 [Descripción de la trama Z] 2 2 3 3 3 Figura 4: cuadro de referencia 7
Tras rellenar el cuadro de referencia, los casos/ Obviamente, la exposición al riesgo varía según riesgos de corrupción y de fraude se pasan al las organizaciones y países. Con el objetivo de cuadro principal y se clasifican por orden de prio- sensibilizar e informar al lector, ofrecemos una lis- ridad. A la hora de priorizar, solo se utilizan dos ta de las tramas y escenarios más comunes: clasificaciones, «alta prioridad» o «baja prioridad». La clasificación está basada en la puntuación del ▪▪ Trama 1 – Un responsable de la toma de de- cuadro de referencia y es necesario decidir qué cisiones del sector de defensa utiliza su posi- suma (de la columna «Suma después de pondera- ción para adquirir un terreno vendido por una ción y cálculo») califica para la prioridad alta o baja. entidad del sector de la defensa, a un precio El cuadro principal incluye un ejemplo de caso y considerablemente inferior al valor real de tiene la siguiente forma y contenido (en este ejer- mercado. cicio todos los casos con una suma superior a 15 serán consideradas como prioridad alta): ▪▪ Trama 2 – Un responsable de la toma de deci- siones del sector de defensa tiene en propie- TRAMAS DE CORRUPCIÓN Y DE FRAUDE dad una parcela en una ubicación apropiada INMOBILIARIO para unidades militares. Una entidad del sec- Se pueden anticipar varias tramas de corrupción tor de defensa necesita un terreno para esta- y de fraude inmobiliario en el sector de defensa. blecer una nueva base militar. El alto mando Riesgo de corrupción/ Trama Señales de alarma fraude QUIÉN/CÓMO - QUÉ EXPLICACIÓN Breve Descripción detallada de la trama de Descripción de las características descripción del riesgo. corrupción o de fraude, incluyendo los o “síntomas“ de la trama, incluidos Se intentará clasificar métodos y las personas involucradas. los indicios a tener en cuenta para el riesgo/trama de Explicación sobre cómo podría desarrollarse la detectarla. corrupción o de fraude en trama de corrupción o de fraude. una categoría apropiada (por ejemplo “soborno“). Proceso inmobiliario 1 Construcción de nuevos edificios Soborno de un cargo EJEMPLO A un alto mando en el Ministerio de Diferencia entre el salario y el estilo público Defensa se le ofrece y acepta compensaciones de vida. Cambio repentino del patrón en forma de dinero en efectivo, bienes, de trabajo o de comportamiento. servicios o una oferta de trabajo de una Cambio «sorprendente» en su carrera empresa privada de construcción para influir profesional. Cambio repentino en el en la adjudicación de un contrato relativo a la comportamiento del proveedor. construcción de un nuevo edificio de oficinas de las fuerzas armadas. [Designación del riesgo y [Descripción de la trama Y] [Señales de alarma relacionadas con la categoría de la trama Y] trama Z] [Nombre del riesgo y [Descripción de la trama Z] [Señales de alarma relacionadas con la categoría de la trama Z] trama Z] 8 Figura 5: Ficha principal
influye en el proceso de adquisición para que servicios de construcción en los domicilios su terreno sea adquirido por la entidad del privados de los altos mandos) y/o ofertas de sector de defensa a un precio considerable- trabajo de empresas privadas de construcción mente superior al precio real de mercado. para influir en la adjudicación de contratos re- lativos a la construcción o demolición de edi- ▪▪ Trama 3 – A los responsables de la toma de ficios para entidades del sector de defensa. decisiones del sector de defensa se les ofrece y aceptan compensaciones en forma de dine- ▪▪ Trama 5 – A responsables de la toma de de- ro en efectivo, bienes, servicios u ofertas de cisiones del sector de defensa se les ofrece y trabajo de empresas privadas de construcción aceptan compensaciones en forma de dinero para influir en la adjudicación de contratos re- en efectivo, bienes, servicios y/u ofertas de lativos a la construcción o demolición de edi- trabajo de proveedores privados de servicios ficios para entidades del sector de defensa. para influir en la adjudicación de contratos de mantenimiento y/u otros servicios de gestión ▪▪ Trama 4 – Responsables de la toma de de- de instalaciones prestados a entidades del cisiones del sector de defensa solicitan y re- sector de defensa. ciben compensaciones en forma de dinero en efectivo, bienes, servicios (por ejemplo, ▪▪ Trama 6 – Responsables de la toma de de- Acciones de gestión Prioridad Descripción de los controles/acciones La prioridad alta/baja se establece en función de la ya establecidos o que deben aplicarse evaluación y la clasificación establecida en el cuadro de para mitigar el riesgo. referencia. Una línea directa para la denuncia de Alto irregularidades está operativa. Se está poniendo en marcha un programa de capacitación en materia de integridad y ética. Es necesario mejorar las rutinas para denunciar las infracciones a la policía. [Señales de alarma relacionadas con la Alto trama Y] [Señales de alarma relacionadas con la Bajo trama Z] 9
cisiones del sector de defensa solicitan y re- • El pago de facturas por servicios relacio- ciben compensaciones en forma de dinero nados con el sector inmobiliario que no en efectivo, bienes, servicios y/o una ofer- se han llevado a cabo. ta de trabajo de proveedores privados de servicios para influir en la adjudicación de ▪▪ Trama 10 – Los responsables de la toma de contratos de mantenimiento y/u otros ser- decisiones/empleados, en colusión con pro- vicios de gestión de instalaciones prestados veedores o terceras partes, desvían activos a entidades del sector de defensa. de las siguientes maneras: ▪▪ Trama 7 – Un trabajador involucrado en la • El pago de facturas infladas o falsas por asignación de viviendas al personal militar servicios relacionados con bienes inmo- solicita y recibe compensaciones en forma biliarios. de dinero en efectivo, bienes o favores a cambio de conceder pisos/viviendas más o • El pago de facturas por servicios relacio- menos atractivos a personas concretas. nados con bienes inmobiliarios no reali- zados. ▪▪ Trama 8 – Un pequeño grupo de responsa- bles de la toma de decisiones involucrado • El uso de edificios o terrenos pertene- en la contratación de servicios de cons- cientes al sector de defensa en beneficio trucción u otros servicios relacionados con propio (por ejemplo, alquilar un almacén, bienes inmuebles firma contratos con em- propiedad del sector de la defensa a una presas de las que a efectos reales son los empresa privada y quedarse con la tota- propietarios finales. lidad o parte de los ingresos). ▪▪ Trama 9 – Unos trabajadores (por ejemplo, ▪▪ Trama 11 – Empleados con acceso a infor- personal de contabilidad o de compras) mación clasificada sobre los edificios del desvían activos de la siguiente manera: sector de la defensa venden esta informa- ción a autoridades extranjeras u otras par- • La creación de proveedores ficticios de tes. servicios de construcción y/u otros ser- vicios relacionados con bienes inmobilia- ▪▪ Trama 12 – Un empleado involucrado rios y pagos a estos últimos; en proyectos de construcción recibe una compensación de una empresa externa de • El pago de facturas infladas o falsas por construcción por permitirle utilizar el pro- servicios relacionados con el sector in- yecto de construcción como parte de sus mobiliario; actividades de blanqueo de capitales. 10
Commitment, governing Compromiso, documentos documents and program normativos y programa to para luchar fight real contra estate corruption la corrupción y el fraude immobiliario and fraud Monitoring of compliance Supervisión del cumplimiento Identification of possible and independent audits Identificación schemes anddecomprehensive posibles tramas y y auditorías y evaluaciones evaluación de riesgos completa and evaluations independientes risk assessment Investigation of Design and Investigación de posibles possible violations Diseño y despliegue deployment ofde violaciones e implementación controles preventivos y de and implementation de medidas correctivas preventive detección and of corrective actions detective controls Controles para prevenir, detectar y corregir la corrupción y el fraude inmobiliario LUCHA CONTRA LOS RIESGOS DE y fraude inmobiliario. Por su parte, la detección CORRUPCIÓN Y FRAUDE INMOBILIARIO se centra más bien en actividades y técnicas que La tolerancia al riesgo varía de una organización detectan e informan de que se ha cometido un a otra. Normalmente, las organizaciones líderes acto corrupto o fraudulento. La corrección abarca expuestas a riesgos de corrupción y fraude in- las medidas para minimizar el impacto de un acto mobiliario quieren tener un programa sólido de corrupto o fraudulento ya detectado, con el fin de lucha contra tales prácticas. Para ello, van a di- entender cómo ha podido suceder y cómo evitar señar y realizar controles que mitiguen los ries- que se repita. gos existentes de manera eficaz y eficiente. No significa poner en marcha todo tipo de controles. PREVENCIÓN El objetivo es conseguir un enfoque específico y La prevención es la medida más proactiva para estructurado (y no un enfoque desestructurado luchar contra la corrupción y el fraude. Entre los o aleatorio) y controles eficientes que ofrezcan diversos elementos de prevención se encuentran el mayor beneficio por un coste ajustado de los la actualización de posibles conflictos de interés, recursos.7 El objetivo global es que el beneficio la instauración de procedimientos de gestión de de los controles supere su coste.8 En general, los Recursos Humanos, el acceso público a informa- controles internos se componen de políticas, pro- ciones no clasificadas, la realización de auditorías cedimientos, prácticas y estructuras organizativas de integridad a los proveedores y socios, la sepa- que se aplican para reducir los riesgos de la orga- ración de funciones y los límites de los poderes nización. Los controles internos suelen clasificar- de autorización, así como procedimientos para se en tres categorías: preventivos, de detección controlar las transacciones a varios niveles. o correctivos. En nuestro contexto, la prevención comprende las políticas, los procedimientos, la REVELACIÓN DE POSIBLES CONFLICTOS DE capacitación y la comunicación cuyo objetivo es INTERÉS impedir que se produzcan casos de corrupción El conflicto de interés puede dar lugar a decisio- nes que no se toman en beneficio de la organiza- 7 Managing the Business Risk of Fraud: A Practical Guide, The Institue of Internal Auditors, The American Institute of Certified Public ción, ya que las consideraciones personales pue- Accountants and Association of Certified Fraud Examiners den afectar al criterio y a la toma de decisiones. 8 Managing the Business Risk of Fraud: A Practical Guide, The Institue of Internal Auditors, The American Institute of Certified Public Aunque las intenciones puedan ser legítimas, el Accountants and Association of Certified Fraud Examiners hecho de que surja un conflicto puede percibirse 11
como algo inadecuado. Los conflictos de interés ▪▪ Formación y concienciación en materia de suelen figurar entre los principales riesgos de lucha contra la corrupción y el fraude fraude inmobiliario. Por lo tanto, es importante Sabemos por experiencia que se necesita que los directivos, empleados y contratistas sean tiempo y esfuerzo para concienciar sobre la capaces de descubrir por sí mismos los conflictos importancia de la lucha contra la corrupción de interés potenciales o reales. Una vez que los y el fraude en una organización. Por lo tanto, es necesario realizar actividades recurrentes conflictos hayan sido comunicados internamente, de formación y concienciación para asegurar el departamento jurídico o cualquier otra función que el compromiso contra la corrupción y el cualificada y objetiva debe evaluar cada conflicto. fraude se conoce y está plenamente integra- Existen varias posibilidades de decisión: do en toda la organización. Los miembros del personal involucrado en el sector inmobiliario ▪▪ Concluir que, efectivamente, existe un conflic- necesitan información y formación a medida to y pedir a la persona que cese su actividad y para que entiendan los estándares éticos que abandone la organización. se espera de ellos, así como los diferentes ti- ▪▪ Aceptar el descubrimiento interno y determi- pos de corrupción y fraude inmobiliario a los que podrían enfrentarse. Además, es necesario nar que no existe conflicto de interés en la si- tuación descrita. proporcionar orientación sobre cómo resolver dilemas éticos. Es útil contar con un breve ma- ▪▪ Decidir que existe un potencial conflicto de nual para ayudar al personal a gestionar retos interés e imponer ciertas limitaciones a la per- relacionados con la interacción con proveedo- sona para gestionar el riesgo identificado y ga- res, entre otros. rantizar de que no exista la posibilidad de que surja el conflicto. ▪▪ Diálogo social y evaluación del rendimiento La gestión del rendimiento implica la evalua- PROCEDIMIENTOS DE GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS ción del comportamiento y el rendimiento de Los procedimientos puestos en marcha para pre- los empleados así como de las competencias venir la corrupción y el fraude deberán ser parte relacionadas con su trabajo. Por norma ge- integrante de los procesos para gestionar los Re- neral, las personas quieren que se reconozca cursos Humanos de la organización. sus competencias y se recompense su buen rendimiento y sus éxitos. Es importante eva- ▪▪ Comprobación de los antecedentes luar de forma periódica y justa el rendimiento de los empleados, con comentarios rápidos y En cualquier organización, el mayor riesgo de corrupción y fraude suele estar vinculado con constructivos, para prevenir problemas. Los las personas contratadas y ascendidas a pues- empleados que no son reconocidos por su tos de confianza y autoridad. Por este motivo, buen rendimiento o por sus logros, especial- es importante conocer cualquier problema de mente aquellos que no hayan sido ascendidos integridad personal que pueda afectar a la ido- o motivados, pueden considerar que su con- neidad de las personas para el puesto. Debe ducta indebida o fraudulenta está justificada.9 verificarse la formación, la experiencia laboral, El diálogo social también puede traducirse por las aptitudes profesionales, los estándares éti- 9 Managing the Business Risk of Fraud: A Practical Guide, The cos y los motivos por los que se han abando- Institue of Internal Auditors, The American Institute of Certified Public Accountants and Association of Certified Fraud Examiners nado trabajos anteriores. 12
encuestas realizadas a los empleados de toda deberían estar separadas se incluye: la organización. ▪▪ La custodia de activos (gestión de edificios, ▪▪ Entrevistas de salida entre otros) Realizar entrevistas de salida a los empleados despedidos o a los que han dimitido puede ▪▪ Los poderes de autorización/aprobación (de contribuir a los esfuerzos tanto de prevención adjudicaciones de contratos, pagos, entre como de detección. Permiten detectar proble- otros, y valoración de activos) mas relacionados con la integridad del equipo directivo y otros prácticas o costumbres pro- ▪▪ El registro de transacciones (ejecución de pa- blemáticas en la organización. gos, contabilidad, entre otros) ACCESO DEL PÚBLICO A INFORMACIONES El desajuste entre los niveles de autoridad y de NO CLASIFICADAS responsabilidad (en particular cuando no existen Los anuncios públicos de venta de activos inmo- actividades de control y de separación de funcio- biliarios del sector de la defensa son una medida nes) puede conducir al fraude.10 preventiva importante en el sentido de que redu- cen el riesgo de que los precios de las transaccio- PROCEDIMIENTOS DE VERIFICACIÓN DE nes sean excesivamente bajos y permiten reducir TRANSACCIONES el número de licitadores posibles. Las revisiones de ciertos tipos de transacciones también pueden prevenir la corrupción y el frau- DEBIDA DILIGENCIA DE INTEGRIDAD DE de. Dado que las tramas de corrupción y fraude LOS PROVEEDORES Y SOCIOS suelen involucrar la participación de terceras en- En cualquier parte de Europa, el sector inmobilia- tidades/personas, se debería investigar a los nue- rio atrae a un gran número de actores con están- vos empleados, proveedores y clientes (en nues- dares éticos bajos. Por lo tanto, conviene prestar tro contexto, compradores de terrenos/edificios atención a la hora de seleccionar a los vendedores y arrendatarios) antes de registrarlos en nuestros y compradores de terrenos, así como a los pro- sistemas de contabilidad u otros. Además, se de- veedores de servicios de construcción u otros berían revisar las transacciones con partes en las servicios relacionados con el sector inmobiliario. que se hayan revelado posibles conflictos de inte- Habrá que realizar una Debida Diligencia de Inte- rés. Algunas preguntas de control: gridad (DDI) para recopilar información y hacer un punto sobre la integridad de un tercero y conocer sus riesgos de corrupción. ▪▪ ¿Disponemos de documentación suficiente para confirmar que el nuevo empleado o pro- veedor es real y no ficticio? SEPARACIÓN DE FUNCIONES Y LÍMITES DE AUTORIDAD ▪▪ ¿Algunos de los datos (por ejemplo la dirección La separación de funciones, que consiste en asig- y/o cuenta bancaria) del nuevo proveedor o nar a personas diferentes la responsabilidad del del nuevo cliente es idéntico a los datos de un inicio y registro de las transacciones, así como de trabajador actual? la custodia de los activos, es un control interno 10 Managing the Business Risk of Fraud: A Practical Guide, The básico para prevenir y detectar irregularidades. Institue of Internal Auditors, The American Institute of Certified Public Entre las funciones en el ámbito inmobiliario que Accountants and Association of Certified Fraud Examiners 13
▪▪ ¿Se ha determinado que la transacción con la detección proactiva, diseñados específicamente parte vinculada (que figura en el registro de in- para identificar actividades corruptas y fraudu- tereses) es aceptable? lentas. ▪▪ ¿La dirección de entrega es similar a la de uno LÍNEAS DIRECTAS DE DENUNCIA DE de los trabajadores? IRREGULARIDADES ▪▪ ¿El proveedor solicita pagos a una cuenta ban- Sabemos que el chivatazo es el método de de- caria de un paraíso fiscal? tección más comúnmente usado en los casos de fraude, ya que representa el 39% de los casos DETECCIÓN según el estudio sobre fraude global realizado en Disponer de controles de detección eficaces y 2016.11 Sin embargo, no es el caso en todas las visibles es una de las medidas disuasorias más po- organizaciones. El estudio muestra que en las or- tentes ante el comportamiento corrupto y fraudu- ganizaciones que disponen de una línea directa lento. El objetivo de los controles de detección es de denuncia de irregularidades, el 47,3% de las determinar si la corrupción y el fraude están ocu- tramas de fraude se detectaron mediante esta vía. rriendo en la actualidad o si ya han ocurrido. Los En cambio, las organizaciones que no contaban diferentes tipos de controles de detección pues- con una línea directa de denuncia solo detectaron tos en marcha deben reflejar las tramas y riesgos el 28% de los casos. Esto indica que la línea direc- de corrupción y de fraude identificados para la ta de denuncias puede ser un medio eficaz para organización. Las técnicas de detección deben detectar las tramas de fraude. El cuadro siguiente ser flexibles, adaptables y en evolución constan- muestra que los denunciantes utilizan varios me- te para responder a la naturaleza dinámica de los canismos de denuncia y que las organizaciones riesgos. Los métodos de detección importantes deberían tener múltiples canales para denunciar incluyen mecanismos de denuncia anónima (lí- la corrupción y el fraude. neas directas de denuncias de irregularidades), 11 Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) report to the controles de los procesos y procedimientos de nations on occupational fraud and abuse. Teléfono de la línea de denuncia Correo electrónico Formulario en línea/ En formato web Formulario/Carta enviada Otro Fax Figura 6: mecanismo formal de denuncia utilizado por los denunciantes (Encuesta mundial sobre el fraude de la ACFE de 2016) 14
Para que sea eficaz, los trabajadores deben tos de construcción por parte de expertos confiar en el proceso de denuncia. Las denun- independientes. cias del informante deben tratarse de forma confidencial y con gran profesionalidad. Ade- ▪▪ Inspecciones físicas/recuentos: recuento de más, el mecanismo de denuncia debe ser ac- activos de los edificios, incluidas las instala- cesible y transparente, con información sobre ciones técnicas y el interior, comprobación cómo se gestionan las denuncias, por quién y del progreso de los trabajos de construc- cómo se protege a los denunciantes frente a ción y mantenimiento, comprobación de la posibles represalias. La línea directa debe ser calidad de los trabajos de construcción y gestionada por trabajadores con formación mantenimiento. y experiencia en la gestión de estos casos y con una posición independiente dentro de la ▪▪ Análisis: análisis estructurado de la evolu- organización. Por último, los mecanismos de ción de los precios de los inmuebles, de los denuncia deben permitir la opción de hacer alquileres y de los costes de servicios de denuncias anónimas. construcción y mantenimiento en diferen- tes lugares. CONTROLES DE LOS PROCESOS Los controles de los procesos diseñados espe- ▪▪ Auditorías: para más información, consulte cíficamente para detectar actividades corrup- el apartado 5 de esta guía. tas y fraudulentas, así como posibles errores, incluyen conciliaciones, revisiones indepen- PROCEDIMIENTOS DE DETECCIÓN dientes, inspecciones físicas/recuentos, análi- PROACTIVOS sis y auditorías. Aplicados al contexto inmobi- Además de los controles de procesos de detec- liario, los controles de procesos más relevantes ción, las organizaciones deberían ser capaces de son los siguientes: utilizar eficazmente el análisis de datos, las téc- nicas de auditoría continuas y otras herramientas ▪▪ Conciliaciones: cotejar los contratos de ven- tecnológicas para detectar actividades corruptas ta/adquisición de terrenos y edificios con y fraudulentas. Para poder aplicar a estos proce- valoraciones/tasaciones independientes, dimientos, es necesario un alto grado de digitali- cotejar las facturas de adquisición, venta, zación en los procesos de compra y contabilidad. alquiler y la compra de bienes y servicios con los contratos, cotejar las facturas de los Commitment, governing Compromiso, documentos servicios de construcción y mantenimiento documents and program normativos y programa to para luchar contra fight la corrupción real y el fraude estate corruption con el progreso real de las obras/trabajos immobiliario and fraud realizados. Monitoring of compliance Supervisión del cumplimiento Identification of possible Identificación de posibles tramas y ▪▪ Revisiones independientes: cálculo del valor and independent y auditorías audits y evaluaciones schemes and comprehensive evaluación de riesgos completa independientes and evaluations risk assessment de mercado de los terrenos, edificios y al- quileres por parte de expertos independien- tes, evaluación del estado de los edificios Investigation of Design and Investigación de posibles possible violations Diseño y despliegue deployment of de por parte de expertos independientes, eva- violaciones e implementación and implementation controles preventivos y de preventive and de medidas correctivas detección luación de los presupuestos de los proyec- of corrective actions detective controls 15
INVESTIGACIÓN Y MEDIDAS ajuste a algunos de los elementos de un CORRECTIVAS juicio equitativo: Independientemente del lugar de la organiza- a. Independencia e imparcialidad de los ción en el que se cometan o de quienes los miembros del equipo de investigación y cometan, es esencial comunicar y tratar de for- de los responsables de la toma de deci- ma oportuna cualquier infracción, desviación u siones. otro incumplimiento de las leyes aplicables, del código ético o de los controles. Se deben apli- b. Presunción de inocencia: el Convenio car las sanciones oportunas y poner remedio Europeo de Derechos Humanos esta- a la situación. blece que «toda persona acusada de una infracción se presume inocente INVESTIGACIÓN hasta que su culpabilidad haya sido le- Podemos definir la investigación como un pro- galmente declarada». Esto implica que ceso sistemático de búsqueda de los hechos una investigación no debe declarar que y de información sobre los mismos, normal- alguien es culpable de un delito penal mente basado en acusaciones o sospechas antes de que el caso haya sido juzgado de fraude, conducta indebida u otra actividad ante un tribunal y que el mandato de ilegal. 12 El objetivo de una investigación es la investigación no debe ir más allá del esclarecer los hechos y la cronología de los mero hecho de solicitar una evaluación acontecimientos. La investigación debe ana- para determinar si se han cometido o no lizar las causas y determinar si los perjuicios delitos penales. del caso se deben a un error humano, a un trabajo deficiente o a actos intencionados c. El derecho a defenderse por sí mismo para conseguir un beneficio personal. En úl- (contradicción): el principio de contra- tima instancia, el objetivo de la investigación dicción implica que la persona afecta- es analizar si las acusaciones o sospechas da esté informada y pueda comentar y son justificadas o no. La investigación debe responder a los argumentos que pueden ser neutral por naturaleza y se deben recabar ser utilizados en su contra. pruebas suficientes para sacar conclusiones válidas. Aunque una investigación interna no 2. El derecho al respeto a la vida privada y fami- se rige por las mismas normas que una inves- liar (artículo 8): mediante este derecho, las tigación policial o un juicio, se debe procurar personas no tienen obligación de contestar seguir unos principios similares. El Convenio a preguntas de carácter personal y estable- Europeo de Derechos Humanos ofrece direc- ce restricciones en cuanto a la información trices que son relevantes a la hora de llevar a que puede hacerse pública (/de dominio cabo una investigación13 : público). 1. El derecho a un juicio equitativo (artículo 6): MEDIDAS CORRECTIVAS aunque una investigación no es un juicio, Tras confirmar que se ha producido un acto es importante garantizar que el proceso se de corrupción o de fraude, la organización va 12 An introduction to theory, practice and career development for public a determinar las acciones a emprender. Dichas and private investigators, Whitney D. Gunter and Christopher A. Hertig, acciones deben adaptarse a las circunstancias, 2005 13 NOU 2009:9 Lov om offentlige undersøkelseskommisjoner 16
aplicarse de forma coherente a todos los ni- suspensión (con o sin sueldo), el descenso veles de su personal, incluida la alta dirección, de categoría o advertencias. y adoptarse únicamente tras consultar a las personas responsables de tales decisiones. ▪▪ Investigación ampliada: llevar a cabo un análisis de la causa subyacente y realizar Las posibles medidas incluyen una o varias de una investigación ampliada puede permitir las propuestas a continuación: identificar conductas indebidas similares en otros departamentos de la organización. ▪▪ Remisión a la justicia penal: los casos que impliquen un posible delito penal deberán ▪▪ Mejora de procesos: la organización puede remitirse normalmente a las fuerzas de se- rediseñar sus procesos de forma rentable guridad. La policía civil/militar tiene acceso para reducir o eliminar la posibilidad de que a información y recursos adicionales que se produzcan actos similares en el futuro. pueden ayudar en el caso. Las remisiones a la vía penal pueden mejorar el efecto di- Reparación de los sistemas de control interno: suasorio por parte de las organizaciones la mejora de algunos controles internos para con respecto a los esfuerzos desplegados reducir el riesgo de que se produzcan actos en materia de lucha contra la corrupción corruptos o fraudulentos similares en el fu- y el fraude. turo. La organización debe tener en cuenta el impacto potencial de las medidas puestas ▪▪ Acción civil: la organización puede decidir in- en marcha y el mensaje que puede dar a la terponer su propia acción civil contra los au- opinión pública, a partes interesadas y otros tores de un delito para recuperar los fondos. actores, entre otros.14 ▪▪ Sanción disciplinaria: las sanciones discipli- narias internas pueden incluir el despido, la 14 Managing the Business Risk of Fraud: A Practical Guide, The Institue of Internal Auditors, The American Institute of Certified Public Accountants and Association of Certified Fraud Examiners 17
Commitment, governing Compromiso, documentos documents normativos and program y programa to para luchar fight real contra estate corruption la corrupción y el fraude immobiliario and fraud Monitoring of cumplimiento Supervisión del compliance Identification of possible Identificación de posibles tramas y and independent y auditorías audits y evaluaciones schemes and comprehensive evaluación de riesgos completa independientes and evaluations risk assessment Investigation of Design and Investigación de posibles possible violations Diseño y despliegue deployment ofde violaciones e implementación controles preventivos y de and implementation de medidas correctivas preventive detección and of corrective actions detective controls Auditorías eficaces que aborden los ries- gos de corrupción y de fraude inmobiliario En general, las leyes, las políticas, los progra- y de los riesgos, es clave adoptar acciones re- mas y los controles anticorrupción y antifrau- paradoras en respuesta a los resultados de las de no se respetan en su totalidad a menos auditorías. Uno de los requisitos para que las que se supervise su cumplimiento. Las au- auditorías anticorrupción y antifraude sean ditorías suelen ser el medio más completo y efectivas es el apoyo del equipo directivo, así eficaz para comprobar la eficacia y eficiencia como su capacidad para llevar a cabo medi- de las medidas anticorrupción y antifraude. das correctivas derivadas de estas auditorías. Las auditorías son poderosas herramientas Existen dos puntos clave a la hora de auditar que incitan al cumplimiento de las normas, de los riesgos de corrupción y fraude inmobilia- los requisitos legales, de las políticas y/o de rio: los programas y también permiten detectar e impedir actividades reprochables. Saber que ▪▪ Comprobar el cumplimiento de los distin- te están controlando y que te pueden coger tos elementos de un marco y/o programa haciendo algo reprochable es claramente un definido para prevenir, detectar y corregir factor disuasorio, del mismo modo que la falta la corrupción y el fraude en el sector in- de seguimiento podría suponer un incentivo o mobiliario. una oportunidad. La realización de auditorías anticorrupción y antifraude envía un podero- ▪▪ Comprobar sustancialmente el cumplimien- so mensaje: la dirección habla en serio y se to de las diferentes señales de alarma o in- compromete a luchar contra el fraude y la co- fracciones potenciales. rrupción. Las auditorías permiten concienciar, aportar información sobre el funcionamiento A continuación, se describen los procedimien- de los controles y a menudo, destapar nue- tos generales de auditoría del sector inmobi- vos riesgos que no se habían detectado pre- liario, así como los procedimientos relevantes viamente. Para mantener las medidas antico- a la hora de auditar los diferentes subproce- rrupción y antifraude al día y que evolucionen sos dentro del ámbito inmobiliario. en línea con el desarrollo de las operaciones 18
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