Iniciativa de Excelencia de Kairos Adentro
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Iniciativa de Excelencia de Kairos Adentro
(Revisión B, julio 11, 2006 y agosto 2008; Revisión C mayo 23, 2009; Revisión D, junio 25, 2009;
Revisión E diciembre 6, 2010; Revisión F, febrero 11, 2011)
El propósito de la Iniciativa de Excelencia de Kairos Adentro es mejorar la calidad y efectividad de
nuestro Ministerio fomentando el cumplimiento de las políticas del programa en el Manual de
Programa vigente. En discusiones estratégicas recientes, esto fue identificado como la prioridad #1 de
los líderes del Ministerio. Creemos que la mejor forma de realizar esto es:
• Asegurarse que todos sepan lo que se espera de ellos usando la “Sabiduría de Kairos” que se
encuentra en el Manual de Programa vigente.
• Medir nuestro estado y progreso en el cumplimiento del Manual de Programa (raramente
mejoras lo que no mides);
• Desarrollar la retroalimentación de información a través un sistema diseñado para proveer una
base demostrable para revisiones de programa y mejoras;
• Trabajar continuamente sobre planes de mejora para lograr la excelencia; y finalmente,
• Responsabilizarse de los resultados para con nuestros compañeros de equipo y KPMI, Inc.
También creemos que el Ministerio de Kairos quiere evitar las trampas que pueden hacer de esto un
instrumento divisivo, ya que deseamos uno constructivo que nos permita la travesía exitosa hacia “EL
CAMINO A LA EXCELENCIA”. Por lo tanto, es importante que todos comprendan:
LA INICIATIVA DE EXCELENCIA NO ES UNA LIBRETA DE
CALIFICACIONES
Y haremos todo el esfuerzo posible para que los Líderes de Fin de Semana, los Consejos
Asesores y las Subsidiarias Estatales y Nacionales adopten este “CAMINO HACIA
LA EXCELENCIA”.
SINOPSIS
La Iniciativa de Excelencia de Kairos Adentro ha sido diseñada para edificar un programa que logre
estos objetivos al implementar nuestras creencias cristianas.
El Manual de Programa provee la comprensión básica de lo que se espera para implementar el
programa. Para Kairos Adentro, comenzando el 1° de enero del 2011, este es la edición ROJA 2011
del Manual de Programa. Cada miembro de Kairos tiene la responsabilidad de conocer el contenido
aplicable del manual que necesita para llevar a cabo sus responsabilidades. El manual es reforzado por
el Entrenamiento de Kairos Avanzado (EKA) para todos los líderes del Ministerio por doquier y a
través de la Capacitación para Consejos Asesores para los líderes de la comunidad local, Kairos 101
para nuevos miembros del equipo en nuevos estados o naciones, y entrenamiento en las reuniones de
preparación del Equipo.
Para suplementar la guía del programa, se provee una Lista de Verificación para ayudar a evaluar el
grado de acatamiento durante la implementación. Después de concluir un Fin de Semana de Kairos, el
Presidente Estatal o Nacional o su delegado para Evaluación de Programa, llamará o se reunirá con el
Líder Asesor del Fin de Semana para entrevistarlo/a usando la Lista de Verificación como guía.
Iniciativa de Excelencia Kairos Adentro Página 1 de 5EL CAMINO A LA EXCELENCIA
ENTRENAMIENTO ENTREVISTA DEL
MANUAL DEL EQUIPO LÍDER ASESOR DEL
DEL FIN DE SEMANA DE FIN DE SEMANA POR
PROGRAMA KAIROS PRESIDENTE
ACTUAL MINISTERIO ESTATAL/NACIONAL
CONTINUO O DELEGADO/A
COPIA AL
LÍDER DEL
FIN DE
SEMANA
COPIA A COMITÉ COPIA a Copia a
COPIA A DE EVALUACIÓN Coordinador Junta
CONSEJO DE PROGRAMA de Ministerio Directiva
ASESOR DE KPMI Apropiado
COPIA AL
LÍDER
OBSERVADOR
Para
Implementación
de Mejoras
(La información también se usará para mejorar el entrenamiento futuro y para eliminar problemas
comunes)
La expectativa de KPMI es que todo el mundo se esforzará en cumplir totalmente con el Manual de
Programa. La presunción relacionada es la honestidad fundamental de todos los involucrados.
LA INICIATIVA DE EXCELENCIA – NUESTRO “ESTÁNDAR DE ORO”
El Manual de Programa representa la sabiduría del Ministerio probada por el tiempo y discernimiento a
través de muchos años. Sin embargo, nuestra experiencia ha demostrado que no todos los equipos van
a cumplir totalmente. En algunos casos, las reglas de la prisión local prohíben ciertos elementos del
programa. En otros casos, hay emergencias que requieren decisiones de desviación tomadas por
líderes sabios. Aún comprendiendo esto, el Manual todavía es “el estándar de oro de excelencia” -- y
tenemos fe y confianza que todos los miembros de Kairos van a buscar la forma de cumplir
diligentemente el estándar de excelencia según es presentado en el Manual de Programa. La llave para
lograr excelencia es poder medir dónde te encuentras y si estás progresando. Como dijimos
anteriormente en este documento, el tema del campo de calidad es que “no puedes mejorar algo si no
lo puedes medir”.
Iniciativa de Excelencia Kairos Adentro Página 2 de 5LA LISTA DE VERIFICACIÓN La Lista de Verificación de la Iniciativa de Excelencia de Kairos Adentro provee el mecanismo para medir objetivamente dónde estás en términos de cumplimiento, y mostrarnos si estamos mejorando, estancados o alejándonos del Método de Kairos. El próximo elemento para lograr la excelencia de programa es evaluar el cumplimiento. Usando la Lista de Verificación, el Presidente Estatal/Nacional en ese momento o su Comité de Evaluación de Programa delegado llamará al Líder Asesor del Fin de Semana para entrevistarlo usando como estándar la Lista de Verificación de la Iniciativa de Excelencia de Kairos Adentro. La Lista de Verificación se les dará al Líder del Fin de Semana y al Líder Asesor antes del principio del proceso de formación del Equipo. ENTREVISTA DEL LÍDER ASESOR DEL FIN DE SEMANA Durante la entrevista, el Presidente Estatal o Nacional tomará notas sobre si cada pregunta de la Lista de Verificación se completó satisfactoriamente: (“Sí” o “No”). Aunque todos los elementos del Fin de Semana y el Ministerio Continuo son importantes, cada elemento de la Lista de Verificación tiene un valor según su importancia total para completar con éxito el Fin de Semana y el Ministerio Continuo. Por ejemplo, la pregunta: “¿Se entregó ágape personal?” tiene un valor de importancia de “4” mientras que “¿Presentó el Líder a invitados especiales?” tiene un valor de “1”. Es importante notar que las preguntas con el valor mayor (“4”) son absolutamente necesarias para un Fin de Semana exitoso. Las observaciones, comentarios e información de explicación también se pueden anotar a la conclusión de la entrevista si es necesario. El Presidente Estatal o Nacional entonces recopilará los resultados en una evaluación total, revisará los fallos e identificará las mejoras potenciales para el próximo Fin de Semana. El resultado se enviará a aquellos que han sido designados para recibir el reporte: Miembros del Comité Estatal o Junta Directiva Nacional, el Presidente del Consejo Asesor (quién lo distribuye al Líder del Fin de Semana y el Líder Observador), el presidente del Comité de Evaluación de Programa y el Coordinador de KPMI del Ministerio de Adentro. El Coordinador del Ministerio de Adentro tendrá la autoridad de usar los resultados para mejorar los métodos de entrenamiento así como para iniciar mejoras en el manual, bajo la supervisión del Director Ejecutivo de KPMI y, si es necesario, los comités relacionados con la autoridad de supervisión de Kairos Adentro. Este deber ser visto como un método para identificar oportunidades de mejora. ESCUCHAR, ESCUCHAR, AMAR, AMAR Si la evaluación del Presidente Estatal o Nacional no es objetiva o no es percibida por los que la reciben como que fuese dada en amor y caridad cristiana, se puede hacer gran daño al Ministerio. Mientras que el Presidente Estatal o Nacional o su Comité de Programa de Evaluación nunca debe temer identificar los fallos o mejoras potenciales, también es la responsabilidad del Presidente Estatal o Nacional dar la retroalimentación de una manera apropiada al que la recibe y a los objetivos totales del Ministerio. La oración, el amor por el Ministerio, la apertura y honestidad y la obediencia son todos factores importantes en el éxito de la retroalimentación del Presidente Estatal o Nacional. Aún cuando le delega la tarea a un delegado, el Presidente Estatal o Nacional carga la responsabilidad de la forma en la que se da la retroalimentación. Cuando se provee retroalimentación y evaluación, el Presidente Estatal o Nacional debe ser guiado/a por el lema: “¿Es verdad? ¿Es necesario decirlo? ¿Glorifica a Dios?” Iniciativa de Excelencia Kairos Adentro Página 3 de 5
La retroalimentación del Presidente Estatal o Nacional debe ser usada por los Líderes de Equipo, el
Consejo Asesor, y el Comité Estatal o Junta Directiva Nacional para iniciar planes y programas para
acercarse cada vez más al cumplimiento del 100%. La mejora continua en la implementación del
Ministerio (según presentada en el Manual de Programa) es el sello de organizaciones excelentes.
IDENTIFICACIÓN DE LA NECESIDAD DE CAMBIOS
En algunos casos, los Consejos Asesores pueden creer que se debe implementar una solución
innovadora a un problema o una nueva forma debe ser considerada para algún elemento del programa.
El liderato de Kairos está siempre comprometido a estar abierto a mejoras de programa; de hecho,
muchos aspectos vitales del programa presente evolucionaron en dicha forma a través del tiempo. Sin
embargo, es importante que cada Equipo y Consejo Asesor trabaje diligentemente para presentar el
programa vigente mientras que los cambios propuestos son estudiados y evaluados por el personal de
KPMI, el liderato y otros responsables. Hay dos mecanismos para lidiar con cambios de programa:
• Para innovaciones, el Director Ejecutivo de KPMI puede aprobar un programa piloto.
La innovación puede ser probada y evaluada durante un periodo establecido. El
resultado y recomendaciones se reportan al Consejo Internacional y la Junta Directiva de
KPMI para adopción, si vale la pena.
• El otro mecanismo para cambios es el Proceso de Comité. Los estatutos de KPMI
establecen varios comités con la función de revisar, evaluar y hacer recomendaciones
sobre cambios propuestos para los Manuales de Programa.
RESPONSABILIDAD
A continuación de cada Fin de Semana de Kairos Adentro, el Consejo Asesor recibirá del Presidente
Estatal o Nacional una evaluación por escrito de cada programa de Fin de Semana (vea el diagrama en
la página 2). La evaluación debe usar la escala de evaluación de la Lista de Verificación que se lleno
durante la entrevista con el Presidente Estatal o Nacional o su delegado para proveer una evaluación de
cumplimiento total objetiva. La Lista de Verificación debe ser incluida como información de respaldo.
Los planes para mejorar deben ser anotados al igual que el progreso a través del tiempo. Se requiere
que el Presidente Estatal o Nacional someta un reporte de Fin de Año al Director Ejecutivo
anualmente. El reporte debe incluir la evaluación del Presidente Estatal o Nacional de cada Consejo
Asesor y la magnitud del cumplimiento.
Para acentuar aún más la responsabilidad, la Junta Directiva ha establecido un Comité de Evaluación
de Programa de KPMI que ha recibido el mandato de evaluar el cumplimiento del programa. El
Comité de Evaluación de Programa usará las Listas de Verificación para llevar a cabo las evaluaciones.
Las Listas de Verificación contestadas por la Iniciativa de Excelencia de Kairos Adentro serán
cruciales para su análisis, el cual servirá como una base demostrable para revisiones y mejoras del
Ministerio y sus materiales y entrenamiento.
APLICACIÓN DE LOS ESTÁNDARES Y CRITERIOS DE LA EVALUACIÓN
Estándar: Un “estándar” es definido como algo establecido por una autoridad como una regla para
medir la calidad. También quiere decir un modelo o ejemplo. El estándar para el programa de Kairos
Adentro es el Manual de Programa vigente. Es un modelo ejemplar hacia el cual nos esforzamos en
llegar en cada Fin de Semana, y a través del Ministerio Continuo, ya que la Sabiduría de Kairos nos
asegura que si llevamos a cabo el programa fielmente tal y como esta definido en el manual, el Espíritu
Santo hará maravillas y un Ministerio de calidad logrará nuestra misión cristiana.
Iniciativa de Excelencia Kairos Adentro Página 4 de 5Métrica: Una “métrica” es una medida usada como base para comparación o evaluación. Para la
Iniciativa de Excelencia de Kairos Adentro, la métrica escogida es el por ciento de cumplimiento con
el Manual de Programa. Esta métrica se torna operativa a través de la Lista de Verificación del
Programa adjunta. Esta Lista de Verificación identifica un corte transversal de las acciones que se
requieren para llevar a cabo el programa de Kairos Adentro. La Lista de Verificación incluye aspectos
que fueron seleccionados para asegurar acciones claves que definen las “Riberas” durante todo el Fin
de Semana.
Criterios: Finalmente, nuestros criterios se establecen. Un “criterio” es un estándar sobre el cual se
puede basar una evaluación. En nuestro caso, comparamos la métrica (por ciento de cumplimiento)
con los criterios de evaluación por sección. No hay un puntaje total; cada sección será evaluada por
sus meritos propios, basado en la siguiente escala:
0% - 85% : Necesita mejoría
86%-90%: Bueno
91% -100% Bueno a muy bueno
El anexo es la Lista de Verificación para evaluar el cumplimiento del programa. Cada pregunta debe
ser contestada objetivamente con un “Sí” o un “No”. La Lista de Verificación esta dividida en áreas
tales como “Composición del Equipo”, “Liderazgo del Equipo” y Actividades del Fin de Semana:
sábado”, etc. Se incluyen elementos del Ministerio Continuo. Estas áreas cubren todos los requisitos
de alta prioridad que se pueden medir de acuerdo al Manual de Programa vigente. La Lista de
Verificación está diseñada para ser contestada a través de una discusión interactiva entre el Presidente
Estatal o Nacional o su delegado y el Líder Asesor del Fin de Semana. Note que se da una calificación
basado en el por ciento de cumplimiento POR SECCIÓN y no en el número total para la evaluación
completa. Como fue indicado al principio de este documento, la Iniciativa de Excelencia no es una
libreta de calificaciones. La Iniciativa de Excelencia de Kairos Adentro está diseñada para edificar un
programa que logre nuestros objetivos al implementar nuestras creencias a través de un Ministerio que
lucha continuamente por consistencia, calidad y oportunidades de mejoras.
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