Mesa Técnica Ampliada, 2da. sesión. IGSS-UNOPS

Mesa Técnica Ampliada, 2da. sesión. IGSS-UNOPS
                       Contratos LTAs, naturaleza, condiciones, ventajas, desafíos
                              Fecha | hora Guatemala, 15 de enero 2021 | Reunión convocada por UNOPS-IGSS

Asistentes

Gremiales de Farmacéuticos,
Gremial de proveedores de insumos hospitalarios de Cámara de Industria,
Gremiales de la Cámara de Comercio,
Empresas Farmacéuticas,
Casas Comerciales,
Instituciones Observadora: OIT, UVG, Embajada de Estados Unidos, MSPAS
Representantes del IGSS
Personal de UNOPS

Palabras por parte de UNOPS, Andrea Calvaruso

Quiero desearles un buen año 2021, tenemos muchos retos, uno de ellos es bastante complejo que es el
de poder comprar vacunas de forma que puedan ser suficientes para cubrir a la mayaría de la población,
pero también el reto de ver como se distribuyen es una logística, equipamiento, factores que dependerán
del tipo de vacuna que se logren adquirir. Ahora se tienen 12 vacunas aprobadas, es un tema que nos
abarca a todos, debemos dar lo mejor de nosotros. Iniciaremos con el tema de los contratos LTAs, la
explicación servirá para resolver dudas. Bienvenidos.

Presentación por parte de UNOPS, Jesús Bernabé

Contratos LTAs
Acuerdo a largo plazo (LTA)
Un LTA es un acuerdo por escrito entre una organización del sistema de las Naciones Unidas y un
proveedor que se establece por un período definido de tiempo para bienes y servicios específicos a
precios designados o según disposiciones de precios y sin obligación jurídica de pedir una cantidad
mínima o máxima. Los LTA se utilizan para garantizar una fuente fiable de suministro de bienes y
servicios a un precio competitivo, de conformidad con los términos y condiciones previamente definidos.

Beneficios del establecimiento de acuerdos a largo plazo (LTA)
Los LTA pueden conseguir beneficios importantes, como:
Precios competitivos: precios más bajos según el principio de economías de escala, volumen de
adquisiciones y presencia geográfica para obtener una relación óptima costo-calidad, disposición que
estipule que los proveedores deban ofrecer a UNOPS toda reducción de precio obtenida gracias a la
compra a gran volumen.

Procesos comerciales simplificados que resultan en un costo de transacción reducido: permite órdenes al
acuerdo a largo plazo en cualquier momento durante la vida del LTA, lo que reduce tiempo y recursos
necesarios para acciones de adquisición repetitivas.

Beneficios del establecimiento de acuerdos a largo plazo (LTA)
Regularidad en la calidad y fiabilidad de la fuente de suministro: gracias a que se dispone de
estándares de calidad establecidos en el LTA, se reduce el tiempo en la inspección y se reduce la
posibilidad de rechazo de los bienes/resultados.
Estandarización de los requerimientos: promueve la estandarización de los requerimientos en todas
las oficinas, lo que puede contribuir a una reducción en los costos de operación y mantenimiento y otras
mejoras.
Reducción de los plazos de entrega: dado que muchos aspectos están acordados previamente y
especificados en el LTA, el plazo entre la orden al acuerdo a largo plazo y la entrega se reduce
significativamente, lo cual es especialmente importante durante las emergencias.

Establecimiento de un acuerdo a largo plazo (LTA) nuevo
Si una unidad operacional en UNOPS experimenta o prevé una necesidad constante de servicios o de
productos estándares, o requiere suministros de emergencia periódicamente, puede plantearse el
establecimiento de un LTA.
Un LTA es un documento escrito firmado con un contratista, emitido tras un proceso de selección
competitivo. Como tal, todos los LTA deben establecerse tras el uso de métodos formales de licitación.

El documento licitatorio debe exponer de forma muy clara: el tipo de LTA y la cobertura geográfica,
los métodos de ajuste de precios (si corresponde), y la metodología de adjudicación, especialmente
cuando se espera adjudicar a más de un proveedor.
A fin de promover los objetivos de sostenibilidad de UNOPS, se recomienda, siempre que sea posible,
incluir productos alternativos con la misma funcionalidad, pero mayor contenido de
sostenibilidad (por ejemplo, mayor eficiencia energética) para ofrecer a los usuarios de los LTA una
selección de alternativas más sostenibles.

Duración de los acuerdos a largo plazo (LTA)
Los LTA suelen ser válidos durante un período de uno a tres años. Los LTA se pueden prorrogar
durante un período adicional de hasta 24 meses, si así se indica en el contrato y siempre que el
desempeño del proveedor sea satisfactorio y el requerimiento continuo de los bienes y servicios cubiertos,
y si los precios ofrecidos se encuentran en los rangos actuales del mercado.
   •   Siempre hay una revisión constante de los precios.

Enmiendas de los acuerdos a largo plazo (LTA)
Además del ajuste de precio, se pueden considerar ajustes a artículos incluidos en el LTA: si tales
ajustes se deben a modificaciones específicas del país, cambios en el tamaño del embalaje, opciones,
piezas de repuesto y modelos nuevos de la misma marca, en todos los casos se evalúa si los artículos
que se añaden en la enmienda cumplen con los requisitos técnicos a un precio razonable.

                                                                                                Página 2

Preguntas y Respuestas

BLOQUE 1. Obligaciones contractuales
Pregunta # 1:
Si un contratista puede proveer uno o varios lotes por hasta 3 años, de manera exclusiva, tomar en
consideración que se estaría sucediendo en nuevos eventos. En eventos de compra de insumos médico-
quirúrgicos anteriores se pide demostrar experiencia “en el suministro de los insumos dentro de los
últimos 5 años, como mínimo tres contratos similares”. El IGSS pide insumos médico-quirúrgicos que el
MSPAS no consume y muy poco se vende en el sector privado en comparación al IGSS. ¿Cómo evitará
UNOPS que se de este efecto de “bola de nieve” existiendo las condiciones arriba descritas?
   •   Se hizo una revisión buscando actualizaciones en términos terapéuticos buscando otras
       alternativas más comerciales que no estuvieran orientadas a baja competencia, igual que para el
       listado de material quirúrgico, es desafiante por el tamaño de los listados. Esperamos que esta
       revisión sea aprobada, y tengamos el nuevo listado aprobado y divulgado, esperamos que esos
       elementos se reduzcan. El IGSS si compra estos insumos de manera histórica, un proveedor
       puede comprobar que haya suministrado estos ítems en los últimos 5 años, indica Alessandra
       Menezes.
   •   Se tendrá una reunión IGSS-UNOPS para ver esta revisión.

Pregunta # 2:
¿Se permiten ajustes de precios durante este período por causa de, por ejemplo, incrementos
demostrados en el tipo de cambio QTZ/US$?
   •   El LTA establece ajustes de precios anuales, en este caso los LTA de medicamentos se han
       suscritos por un año, y ahora que son renovados y que hay justificación para ajustar precios por
       tipo de cambio o por variaciones de mercado , comportamientos que tienen los fabricantes o los
       insumos, por diferentes razones por diferentes razones se pueden dar estos ajustes de precios, lo
       que hace UNOPS es recibir estas solicitudes por parte de los contratistas que invocan la
       condición en el contratado, lo que hacemos es una revisión de análisis, de razonabilidad de los
       nuevos precios, y en el caso que los nuevos precios sean concordantes o que nosotros lo
       comprobemos, procede el ajuste de precios, indica Jesús Bernabé

Pregunta # 3:
¿Significa esto que el contratista está obligado a realizar entregas en otros países, a nivel mundial?
   •   Existen tres tipos los LTAs que se suscriben para atender una necesidad especifica de un país,
       otros para atender a varios países, y otros a nivel global. Los LTA que se suscriben atienen las
       necesidades específicas del IGSS aquí en Guatemala.
       Esos LTA no tienen esa amplitud regional ni tampoco mundial, en algún momento por la
       emergencia del Covid ha habido LTA regionales y mundiales. Están descritos en las bases, el
       LTA debe indicar geográficamente, indica Jesús Bernabé

Pregunta # 4:
Se pudiera agregar en el contrato y en los lineamientos de cobros, que se necesite solo la factura y orden
firmada y sellada de recibida por la unidad, para agilizar el proceso de pago
   •   Por reglas firmadas, solo la factura firmada ya es suficiente, ahora para el IGSS se necesita la
       firma de almacén, sin embargo, se va a analizar con otras áreas del IGSS, indica Alessandra
       Menezes.
                                                                                                   Página 3

BLOQUE 2: Lotes

Pregunta 1:
¿Bajo qué circunstancias puede llegarse a suscribir más de un acuerdo para un mismo lote?
   •   La condición esta escrita desde las bases de la licitación, tienen que suscribir un LTA primario y
       un LTA secundario, en los casos donde efectivamente se logre esa competencia, en la mayoría
       se tienen dos LTA, y se suscriben como tal, indica Jesús Bernabé

Pregunta # 2:
¿En el caso que haya dos (2) o más proveedores para un mismo lote (bienes), se informa al proveedor
no favorecido con la orden de compra por qué motivo(s) UNOPS decidió favorecer al otro proveedor?
   •   En el caso de un requerimiento, la prioridad la tiene el proveedor que tiene el LTA primarios se le
       pide la confirmación de que puede suministrar el requerimiento, y si por alguna razón no lo puede
       suministrar, entonces pasamos al proveedor secundario, y si el proveedor secundario si lo puede
       suministrar entonces pasamos a la orden de compra, el proveedor primario simplemente ya no le
       comunicamos porque el ya declaro que no puede suministrarlo. Si el proveedor primario si puede
       suministrarlo, ya no llegamos a la instancia de solicitarle al proveedor secundario,
       indica Jesús Bernabé

BLOQUE 3. Entregas y plazos
Pregunta # 1:
¿Esto significa que, al entrar un proveedor en el LTA, no tiene claridad de las cantidades de producto que
podría llegar a abastecer durante el período que dure el contrato y tampoco de las unidades adquirientes
del IGSS en donde va a tener que entregar? ¿Porque el no poder calcular el costo del flete y logística de
entrega basado en cantidades específicas afecta el cálculo del mejor precio?
   •   Las bases indican las cantidades estimadas para cada medicamento y las entregas, la
       planificación en donde cada unidad médica recibirá cada medicamento y donde se entregaría, lo
       que la cláusula quiere decir es que esto es una estimación, indica Alessandra Menezes
   •   Cuando se le hace el requerimiento a UNOPS se hace una proyección correcta, anual y en
       condiciones reales, en el momento en que se esta realizando el requerimiento. El LTA es muy
       parecido al contrato abierto, en el que se da una cantidad estimada, ya en el LTA se puede
       negociar menos o más. Entre el tiempo de planificación del evento y la orden de compra, pueden
       variar las condiciones porque pasan varios meses, sin embargo esto ya quedo muy bien
       establecido y ya las estimaciones son reales, si ha habido problemas debido al tema del cierre de
       la consulta externa y muchos medicamentos que los consumos se vinieron para abajo y hay otras
       unidades que subió mucho el consumo, esos cambios se reflejan en las diferencias en lo que se
       programo al principio pero son casos específicos, la información esta disponible para que puedan
       realizar su planificación correspondiente, el IGSS esta haciendo programaciones de carácter
       anual, con esto va a mejorarse ese aspecto, indico Rubén del Águila.

Pregunta # 2:
¿Qué requisitos requieren para la ampliación del período del contrato dentro de un LTA?
   •   El período máximo que se puede ampliar un LTA es de dos años. La evaluación de desempeño y
       si esta es positiva se puede ampliar, siempre hay un proceso de razonabilidad de precios, se
       podría ajustar a más. Además, que la necesidad del medicamento se mantenga, indica Jesús
       Bernabé
                                                                                                  Página 4

Pregunta # 3:
El tiempo de entrega (45 días) inicia cuando recibimos las órdenes para cada unidad y la programación, y
no cuando firmemos la PO ya que, en este tiempo, se nos acortan los días para la entrega.

Pregunta # 4:
Consultamos si es posible ampliar a 60 días el plazo de la primera entrega al momento de recibir una
orden de compra tomando en consideración la emergencia de Covid.

   •   Se establece desde la emisión de la orden de compra porque a partir de ese momento ya paso el
       proceso de revisión de las condiciones de la orden de compra, cuando UNOPS la emite ya es en
       firme el pedido, desde ese momento se contabiliza, hay condiciones que no permiten que se
       cumpla ese plazo, pero esto escapa del control de los proveedores pero esto se comunica para
       que este debidamente sustentado y comunicado, aquí respondo la pregunta 3 y 4,
       indica Jesús Bernabé

BLOQUE 4 - Precios de referencia para contratos LTAs
Pregunta # 1:
En el caso de los nuevos LTA ¿qué precio de referencia utilizaran? ¿Qué base tomarán? La base local
de precios (Guatecompras), generalmente es para dispositivos médicos estándares, con especificaciones
y calidad básicos, y no se comparan con los estándares de calidad internacionales que solicita UNOPS ni
con las especificaciones técnicas solicitadas por el IGSS.
   •   UNOPS inicia desde un proceso de licitación formal, buscando la competencia efectiva,
       mayormente los lotes tienen competitividad, se eligen el precio primario y el secundario de un
       conjunto de propuestas que técnicamente cumplen, ese es el principal marco para establecer la
       razonabilidad de los precios, los precios que se cotizan en la licitación. Se toman en cuenta las
       condiciones particulares de las bases, los precios que se comparan que sean efectivamente sean
       comparables, indica Jesús Bernabé

Pregunta # 2:
¿Qué procesos se necesitan para el seguimiento de evaluación de ajuste de precio de un producto
firmado en el contrato con Unops? ¿A partir de la pandemia las filiales de muchas empresas cambiaron
los costos al alza debido a escasea de materia prima, es posible esto?
   •   UNOPS estable ajustes de precios anuales, están en la cláusula 5, los proveedores pueden tomar
       esa cláusula para justificar el ajuste de precios, UNOPS recibe esa solicitud, se hace el análisis y
       si se aprueba se realiza la enmienda, indica Jesús Bernabé

BLOQUE 5 - Información (Portal Web, sesiones, reuniones
Pregunta 1:
¿Cuándo iniciarán con el portal para agilizar la recepción de papelería para trámite de pagos?
   •   El portal ya está activo, se encuentra activa la plataforma, donde los proveedores pueden manejar
       toda la información de manera electrónica, indica Gabriela Cifuentes
                                                                                                  Página 5

Pregunta 2:
¿Puede UNOPS considerar la creación de un portal para consultar las diferentes cotizaciones que
requieran y que no sea por invitación directa?
   •   EL LTA es un proceso formal, publico y transparente, no se puede hacer publica la orden de
       compra porque ya existe un acuerdo de compra suscrito, todos los procesos de licitación se
       hacen por medio de la plataforma, se dará capacitación para que puedan utilizar esta plataforma,
       indica Jesús Bernabé

Pregunta 3:
Las consultas y preguntas que sean enviadas por correo, que su respuesta no sea tardía.

Pregunta 4:
¿Reuniones iniciales de cada LTA se lleven a cabo con un poco más de tiempo de anticipación y que las
respuestas a las preguntas que existan en la reunión sean inmediatas?
   •   Debemos realizar consultas internas, hay preguntas para consultores internacionales esto toma
       un proceso de varios días, también hay preguntas que generan enmiendas, esto tiene un proceso
       de revisión, validación de expertos, y aprobación para ser publicado, por eso puede tomar algún
       tiempo, respuesta de pregunta 3 y 4, indica Jesús Bernabé

Pregunta # 5:
¿Cuáles son los precios de referencia?
   •   Se toman de referencia precios de Guatemala y Centro América y del observatorio regional de
       precios de UNOPS, indica Alessandra Menezes

Pregunta # 5:
¿Dónde indican las fechas de entregas?
En las bases se indican que son 45 días para realizar las entregas, los proveedores deben estar con su
logística lista, para que una vez ingresen una oferta para el proceso, estar listos para cumplir con el plazo
de 45 días.

Pregunta # 5:
¿Hay compras directas fuera del mecanismo de UNOPS?
   •   Hubo problemas con pedidos que se realizaron antes de las programaciones, esto se reguló a
       partir del mes de noviembre, desde ese momento todas las compras se realizan a través de
       UNOPS, son pocas las compras que se han realizado fuera del mecanismo de UNOPS y han sido
       compras micro, pero ahora el mecanismo oficial de compras de LTA son únicamente por medio
       de UNOPS, indica Rubén del Águila

                                                                                                    Página 6

Anuncios y puntos de seguimiento

   1. Temas sugeridos por la CCG ante la MTA

   •   Inclusión de las empresas agremiadas en los correos y sesiones informativos y convocatorias
       extendidas por UNOPS
   •   Ampliación de base de empresas proveedoras convocadas por UNOPS a eventos de cotización
       por invitación directa (equipo médico y dispositivos médicos, EPP)
   •   Publicación de eventos por invitación directa y sus resultados
   •   Especificaciones técnicas. Aunque es un tema del IGSS, existen varios códigos con
       especificaciones muy cerradas que permiten la participación de una sola marca, aunque hay
       dispositivos médicos equivalentes que cumplen la misma función, ofrecen la misma calidad y
       seguridad, a precios más bajos.

   2. Nuevos miembros de la MTA

   •   Bienvenida a la Cámara de Proveedores de Insumos para la Salud) CAPROINSA: 26 Miembros
       del Sector, Médico quirúrgico, Equipo Médico, Laboratorio y Farma.

   3. Varios
   •   Videos y materiales de las sesiones pasadas (disponibles).
   •   Preguntas con anticipación, sobre el tema de la sesión

Próxima reunión

La próxima sesión de la Mesa Técnica Ampliada, está programada para el 29 de enero de 2021, el tema
es: Planeación de pedidos para el IGSS.

                                                                                           Página 7