UNIVERSIDAD MARIANA CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO - MANUAL DE PRESUPUESTO - SAN JUAN DE PASTO, ENERO DE 2016
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UNIVERSIDAD MARIANA
CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO
MANUAL DE PRESUPUESTO
SAN JUAN DE PASTO, ENERO DE 2016Universidad Mariana
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Manual de Presupuesto 2016
TABLA DE CONTENIDO
RESOLUCION
PRESENTACION
CAPITULO PRIMERO
I. GENERALIDADES
1. OBJETIVOS DEL SISTEMA PRESUPUESTAL
1.1. General
1.2. Específicos
2. OBJETIVOS DEL MANUAL DE PRESUPUESTO
2.1 General
2.2 Específicos
3. PRINCIPIOS PRESUPUESTALES
4. ASPECTOS ORGANIZACIONALES
CAPITULO SEGUNDO
II. NORMA QUE RIGE LA ADMINISTRACION PRESUPUESTAL EN LA
UNIVERSIDAD MARIANA
CAPITULO TERCERO
III. PROGRAMACION Y PREPARACION DEL PROYECTO DE PRESUPUESTO
3.1 PROGRAMACION-PRESUPUESTACION
3.2 ETAPAS DEL PRESUPUESTO
3.3 CRONOGRAMA GLOBAL DE ACTIVIDADES
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Manual de Presupuesto 2016
PRESENTACION
El Presupuesto de la Universidad Mariana ha sido concebido como un plan de
operaciones y recursos que se formulan para lograr los objetivos propuestos y que se
expresa en términos monetarios, además de servir como medio para controlar las
actividades que se desarrollan en la Universidad y que constituyen componentes
importantes de los programas y proyectos, formulados por la Administración Central.
Siendo el Presupuesto de Ingresos, Gastos e Inversión un factor fundamental en el
sustento de la gestión de la Universidad Mariana, las diversas fases que conllevan su
integración, ejecución, control y evaluación, requieren de instrumentos administrativos
adecuados para orientar y organizar las tareas de presupuestacion y programación que
año tras año se realizan.
Un valioso instrumento para realizar de manera óptima este proceso, es el Manual para
la Formulación e Integración del Presupuesto, que cada año se ha venido
perfeccionando a medida de que las diversas actividades a desarrollar adquieren una
mayor complejidad.
Cabe destacar que los principios orientadores que rigen la formulación y ejecución
presupuestal, también forman parte de nuestra cultura administrativa, por lo que habrán
de conjuntarse con los de eficiencia y eficacia para realizar una programación realista
que concilie necesidades y costos, con las restricciones que establecen la capacidad de
las finanzas de la Institución, mismas que obligan a una asignación selectiva de los
recursos esperados para el próximo año.
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Manual de Presupuesto 2016
CAPITULO I
GENERALIDADES
INTRODUCCION
El Manual de Presupuesto tiene como propósito fundamental, condensar en un solo
documento los lineamientos básicos que orientan la elaboración del Presupuesto
Institucional y que sirve de base para facilitar el desarrollo y funcionamiento de las
distintas unidades académicas, de bienestar, administrativas y de gestión que
conforman la Universidad y que año tras año, deben presentar su plan de trabajo y
compromisos expresado en unidades monetarias que generarían para soportar el nivel
de gastos e inversiones Institucionales.
DEFINICIÓN:
En el proceso de formulación y elaboración del Presupuesto, y en relación con los
recursos, se inicia con la asignación de valores monetarios a los centros de costos
administrativos y académicos teniendo en cuenta las tendencias económicas y
financieras a nivel nacional, regional y local; de igual manera, los costos y precios para
el periodo considerado y la autosostenibilidad de cada programa. Ello supone la
preparación de informes periódicos comparando la ejecución real con lo presupuestado.
Para la elaboración del Presupuesto se tienen en cuenta los siguientes elementos:
PLAN: Significa que el Presupuesto expresa la cristalización de los objetivos
formulados en el Plan de Desarrollo en un periodo determinado, facilitando su
cumplimiento.
INTEGRADOR: Es un plan visto como un todo, pero también está dirigido a cada una
de las áreas de tal forma que contribuya al logro del objetivo global y de cada uno de los
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Manual de Presupuesto 2016
particulares formulados por las diferentes unidades académicas, de bienestar
Institucional y administrativo.
COORDINADO: Significa que los planes de acción formulados por las diversas
unidades académicas, de bienestar, administrativas y de gestión deben ser preparados
conjuntamente y en armonía, con criterio Institucional, optimizando recursos y
priorizando actividades.
TECNICO FINANCIERO: Indica la importancia de que el Presupuesto está siempre
formulado en unidades monetarias.
1. OBJETIVOS DEL SISTEMA PRESUPUESTAL
GENERAL
Ofrecer información clara, detallada, oportuna y confiable acerca de los
distintos procesos de elaboración y puesta en marcha del Presupuesto
Institucional.
ESPECIFICOS
Asignar adecuadamente los recursos a cada una de las
dependencias de la Universidad, teniendo en cuenta las actividades a
desarrollar durante el periodo presupuestal.
Determinar de la manera mas acertada posible el monto de los
recursos requeridos para atender en forma oportuna las obligaciones
que se esperen contraer, de acuerdo con la programación establecida.
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Manual de Presupuesto 2016
Establecer mecanismos de control, que permitan logro eficiente y
racional del manejo de los recursos por parte de las unidades
ejecutoras.
2. OBJETIVOS DEL MANUAL DE PRESUPUESTO
1. OBJETIVO GENERAL
Relacionar las técnicas, métodos, normas legales y procedimientos de trabajo que
deben guiar la programación, elaboración, aprobación, liquidación, ejecución, registro y
control del Presupuesto de la Universidad, de conformidad con los estatutos y
reglamentos existentes sobre el particular.
2. OBJETIVOS ESPECIFICOS
Armonizar el Presupuesto anual con los propósitos contenidos en el Plan de
Acción de la Universidad y el Plan de Desarrollo Institucional.
Garantizar que la gestión financiera se desarrolle mediante procesos internos de
planeación presupuestaria, a través de los cuales se definan objetivos
Institucionales y se diseñen los mecanismos necesarios para su logro.
Establecer los fundamentos para la producción y actualización permanente de la
información necesaria para la toma de decisiones en materia presupuestal.
Proporcionar mecanismos para verificar el cumplimiento, oportunidad y
resultados de las normas vigentes adoptadas, con el propósito de establecer los
puntos críticos y adoptar los ajustes necesarios.
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Manual de Presupuesto 2016
3. PRINCIPIOS PRESUPUESTALES:
1. Programación: Se desprende de la propia naturaleza del Presupuesto y
sostiene que el Presupuesto debe tener el contenido y la forma de la
programación.
2. Contenido: Establece que deben estar todos los elementos que permitan
la definición y la adopción de los objetivos prioritarios.
3. Forma: En él deben explicitarse todos los elementos de la programación;
es decir, señalar los objetivos adoptados, las acciones necesarias a
efectuarse para lograr esos objetivos; el talento humano, los materiales y
servicios de terceros que demanden esas acciones así como los recursos
monetarios necesarios que se requieran.
4. Integralidad: La característica esencial del método de Presupuesto por
programas, está dado por la integralidad en su concepción y en su
aplicación en los hechos. El Presupuesto programático debe cumplir Con
las condiciones que imponen los cuatro enfoques de la integralidad. Es
decir, el Presupuesto debe ser:
a) Un instrumento del sistema de planificación
b) El reflejo de una política presupuestaria única
c) Un proceso debidamente vertebrado; y
d) Un instrumento en el que deben aparecer todos los elementos de la
programación
5. Exclusividad: Principio que exige que no se incluyan en el Presupuesto
asuntos que no sean inherentes a esta materia. (Disposiciones sobre
administración en general y de personal en particular, etc.).
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Manual de Presupuesto 2016
6. Unidad: Principio que se refiere a que el Presupuesto debe ser
elaborado, aprobado, ejecutado y evaluado con base en las políticas
presupuestarias adoptadas en el presente manual basándose en un solo
método y expresándose uniformemente en cuanto a su contenido, método
y expresión en unidades monetarias.
7. Claridad: Es esencialmente de carácter formal. Si los documentos
presupuestarios se expresan de manera ordenada y clara, todas las
etapas del proceso pueden ser llevadas a cabo con mayor eficacia.
8. Especificación: este principio se refiere, básicamente, al aspecto
financiero del Presupuesto y significa que, en materia de ingresos debe
señalarse con precisión las fuentes que los originan, en el caso de los
gastos e inversión, las características de los bienes y servicios que deben
adquirirse.
9. Periodicidad: Hace referencia al periodo presupuestario que es de un
año calendario.
10. Flexibilidad: Se refiere a que el Presupuesto no debe adolecer de
rigideces que le impidan constituirse en un eficaz instrumento de
planificación, administración y gestión, facilitando para ello los cambios
necesarios que su puedan presentar a lo largo de la ejecución
presupuestal.
4. ASPECTOS ORGANIZACIONALES
La Vicerrectoría Administrativa y Financiera, para el registro oportuno y eficaz de todas
las operaciones, cuenta con un software sistematizado de Presupuesto integrado a la
contabilidad y que sistematiza toda la información de la división financiera.
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Manual de Presupuesto 2016
De conformidad con la estructura administrativa y financiera adoptada por la
Universidad, la función del manejo presupuestal estará a cargo de la Jefatura de
Contabilidad y Presupuesto, en apoyo de su Asistente de Presupuesto.
En tal sentido, son funciones primarias de esta dependencia:
Aplicar los métodos y procedimientos para la programación, formulación,
aprobación, liquidación, ejecución, control, evaluación y registro del Presupuesto
general de la Universidad establecidos en la presente Resolución y en las demás
normas internas establecidas por la Institución.
Elaborar el proyecto de Ingresos, Gastos, Inversión y Reinversión, con base en
los estudios sobre el comportamiento histórico de los ingresos, las condiciones
socioeconómicas de la región y la nación, las políticas del Gobierno Nacional y
demás factores incidentes sobre el nivel de ingresos y gastos.
Asesorar a todas las dependencias de la Universidad acerca del proceso
Presupuestal, a fin de garantizar que la programación, ejecución y control se
realicen conforme a las políticas y metas fijadas por la Dirección General.
Preparar los proyectos de Acuerdo o Resolución del Consejo Administrativo y
Financiero o del Rector, según el caso, para efectuar las modificaciones al
Presupuesto, ya sea a nivel de adición o traslado.
Llevar los registros presupuestales de: ingresos, gastos e inversión, así como
también las adiciones y traslados presupuestales aprobadas por Vicerrectoría
Administrativa en primera instancia y por el Consejo Administrativo y Financiero,
o en su defecto por Rectoría.
Expedir Certificados de Disponibilidad Presupuestal.
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Manual de Presupuesto 2016
Elaborar y presentar informes de ejecución presupuestal con destino a
Vicerrectoría Administrativa y Financiera, Rectoría, Revisoría Fiscal, Consejo
Administrativo y Financiero o el Consejo Máximo y demás autoridades
nacionales que los soliciten de conformidad con la ley.
Producir reportes, informes y demás actividades que fortalezcan las fuentes de
información necesarias para lograr un adecuado registro, consolidación y análisis
de la información Presupuestal.
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Manual de Presupuesto 2016
CAPITULO II
II. NORMA QUE RIGE LA ADMINISTRACION PRESUPUESTAL EN LA
UNIVERSIDAD MARIANA
Según el Estatuto General de la Universidad, el CONSEJO ADMINISTRATIVO Y
FINANCIERO es el organismo colegiado encargado de formular y adoptar las políticas
administrativas y financieras definidas por el Consejo Directivo y el Rector.
Las políticas Institucionales sobre el uso y manejo de los recursos financieros están
contempladas en el Presupuesto Institucional y son elementos estructurantes del mismo
y se adoptan como tal en el momento en el que se aprueba el Presupuesto por parte del
Consejo Directivo de la Universidad. Ellas describen los principales lineamientos a
seguir en el momento de aprobación de las partidas para su ejecución ya sea que se
trate de ingresos, gastos, costos y nómina e inversión.
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CAPITULO III
III. PROGRAMACION Y PREPARACION DEL PROYECTO DE PRESUPUESTO
3.1 PROGRAMACION – PRESUPUESTACION
El proceso de programación y presupuestación anual de la Universidad consta de
varios pasos, cada uno de los cuales estará a cargo de los titulares de las Unidades
académicas y administrativas:
1. La Dirección de Presupuesto diseña, imprime y distribuye los criterios,
lineamientos y formatos para apoyar la programación y presupuestación anual
en la Universidad, e integra con ello el manual para la formulación e Integración
de Presupuesto para cada año de vigencia.
2. Los responsables de cada Centro de Costo (académico, administrativo,
investigativo, de Bienestar y operativo), reciben el manual para la programación-
presupuestación anual de la Universidad; integran grupos de trabajo para la
elaboración de sus programas operativos y presupuestos, y les entregan el
manual para su análisis.
3. Contabilidad y Presupuesto en coordinación con Vicerrectoría Administrativa y
Financiera determinarán tiempos y formas para dar la capacitación y asesoría
adecuada a los grupos de trabajo para la elaboración de sus programas
operativos y Presupuesto anual. (Ver cronograma de actividades).
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Manual de Presupuesto 2016
EN EL CASO DE LAS UNIDADES ACADEMICAS Y ADMINISTRATIVAS:
4. Contabilidad y Presupuesto brindará la asesoría y capacitación necesaria a los
grupos de trabajo y personal que participe en la elaboración de los
anteproyectos de programa-presupuesto de cada unidad responsable a lo largo
del proceso.
5. Los Jefes de dependencia (Unidad Académica, Área), reciben y analizan las
propuestas de los grupos de trabajo, definen prioridades conforme a los
lineamientos del PDI (Plan de Desarrollo Institucional), e integran el
anteproyecto del Presupuesto del departamento o área respectiva.
6. El jefe de dependencia, con sus grupos de trabajo, revisa y ajusta si es
necesario el anteproyecto de Presupuesto de su dependencia y lo turna a la
dirección de División que le corresponde.
7. Cada Director de Programa, División o Área, recibe los Presupuestos de sus
Departamentos o programas, e integra con ellos el anteproyecto de Presupuesto
de su área respectiva y lo presenta al superior inmediato respectivo.
8. Contabilidad y Presupuesto recibe, analiza y ajusta en caso necesario el
anteproyecto de Presupuesto de cada Unidad ya sea académica o
administrativa para su presentación ante Vicerrectoría Administrativa y
Financiera.
9. Contabilidad y Presupuesto recibe el anteproyecto de Presupuesto de las
Unidades Académicas, integra su anteproyecto de Presupuesto de su unidad
para luego presentarlo a consideración del Vicerrector Administrativo y
Financiero para su análisis y posterior presentación ante el Consejo
Administrativo y Financiero.
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10. Los jefes de cada unidad administrativa responsable reciben y analizan las
propuestas de cada unidad administrativa adscrita a ellos y define prioridades
conforme a los lineamientos del PDI e integran el anteproyecto de Presupuesto
de su unidad.
11. Los titulares de cada unidad administrativa responsable, con los encargados de
cada una de sus unidades adscritas a ellas, revisan y/o ajustan su anteproyecto
de Presupuesto y lo presentan a Contabilidad y Presupuesto para su estudio y
análisis respectivo.
EN EL CASO DE LA INTEGRACION DEL PRESUPUESTO GLOBAL:
12. Contabilidad y Presupuesto recibe los proyectos de Presupuesto de las distintas
unidades, integra el proyecto de Presupuesto de ingresos, gastos e inversión de
la Universidad y lo presenta a Vicerrectoría Administrativa y Financiera para su
discusión y análisis respectivo.
13. La Vicerrectoría Administrativa y Financiera una vez revisado y ajustado el
proyecto de Presupuesto Institucional, lo presenta al Rector quien lo someterá a
estudio por parte del Consejo Administrativo y Financiero.
14. El Consejo Directivo recibe de parte del Rector el proyecto de Presupuesto de
Ingresos, Gastos e Inversión de la Universidad, lo revisa y, en su caso, lo
aprueba en definitiva, y lo envía al Rector para su publicación.
CRITERIOS DEL PRESUPUESTO:
1. Optimizar recursos
2. Diversificar recursos
3. Prioridad y Austeridad en el gasto
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Manual de Presupuesto 2016
4. Inversiones que contribuyan al normal desarrollo de la Universidad
5. Adquisición tecnológica necesaria
6. Infraestructura con base en la demanda potencial
7. Ampliación y cobertura con calidad, eficiencia y pertinencia
ESTRATEGIAS DE USO Y CONTROL DE LOS RECURSOS DE LOS PROGRAMAS
La Universidad cuenta con un sistema integrado (Base de Datos) que registra,
condensa y arroja resultados de los movimientos financieros que se suceden a diario en
la Institución y que se conoce como Ejecución Presupuestal, mostrando en detalle lo
ejecutado como ingresos operacionales y no operacionales, los gastos operacionales
de administración, académicos y los no operacionales; de igual manera registra la
ejecución de la inversión de activos fijos, todo ello por cada centro de costos y que se
maneja por tres niveles: Nivel I Cuentas Mayores; Nivel II Presupuesto total, dirección y
vicerrectorías, y nivel III: toda la parte académica y las facultades.
La dependencia de Contabilidad y Presupuesto es la encargada de hacer la evaluación
mensual de la ejecución presupuestal que arroja el sistema de presupuesto de toda la
Universidad, como de cada Centro de Costos; debe informar sobre aquellas partidas
que se encuentran desfasadas y realizar las sugerencias del caso para la adopción de
correctivos necesarios por parte de la jefatura de Contabilidad y Presupuesto y de la
Vicerrectoría Administrativa y Financiera. Proponer al Consejo Administrativo y
Financiero la aprobación respectiva para realizar Adiciones o Traslados Presupuestales
(previo Vo.Bo. de Vicerrectoría Administrativa y Financiera), de aquellas partidas que
sobrepasen un monto mínimo o máximo fijado por el mismo Consejo y que entran a
formar parte activa de los montos presupuestales aprobados a inicio de cada año,
siempre y cuando estén planamente justificadas, y sean estrictamente necesarias.
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Manual de Presupuesto 2016
ESTUDIOS FINANCIEROS DE PROGRAMAS
Contabilidad y Presupuesto realiza todos los estudios pertinentes a la parte
presupuestaria (formulación, adiciones y traslados presupuestales autorizados por el
Consejo Directivo), de costos y de proyección de estudios financieros y de viabilidad de
nuevos programas según el Plan de Desarrollo Institucional. Hace el seguimiento a la
ejecución tanto de ingresos, como de gastos e inversión y costos de ejecución de cada
programa académico y se socializa con los encargados de la dirección de los mismos
para la adopción de medidas a que de lugar según los estudios proyectados.
ORIGEN DE LOS RECURSOS FINANCIEROS
Como todo ente económico necesita de unos ingresos que soporten sus gastos e
inversión para cumplir con su objeto social para el cual fue creado; así, los ingresos que
percibe la Universidad Mariana tienen su origen en la prestación del servicio de carácter
educativo y que le permiten soportar sus gastos e inversiones necesarias que
garanticen su normal y adecuado funcionamiento.
POLITICAS Y ESTRATEGIAS
POLITICAS
Formulación y evaluación
Ingresos
Gastos (incluye Nomina de personal)
Inversión
Revisión y control de la ejecución presupuestal
Revisión mensual de los procesos y del sistema presupuestal
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Manual de Presupuesto 2016
POLITICAS FUNCIONALES
Actualización de procesos sistematizados
Actualización de Bases de Datos Presupuestales
Revisión y difusión de las normas y procedimientos vigentes
Ejecutar adiciones y traslados Presupuestales
Agilizar los procedimientos de aprobación Presupuestal
Capacitación del personal
ESTRATEGIAS FUNCIONALES
Evaluación de reportes que genera el sistema de Presupuesto
Revisión de procesos para aprobación de partidas Presupuestales
Revisión, evaluación y emisión de informe sobre la ejecución Presupuestal
Devolución de solicitudes de aprobación de Presupuesto que no dispongan de
recursos financieros.
Revisión periódica de los procesos presupuestarios para su actualización según
normativa vigente.
El Presupuesto es un medio para prever y decidir las actividades que se van a realizar
en un período futuro, así como para establecer los recursos que estas actividades
exigen. Mediante este sistema se elabora, aprueba, coordina la ejecución, controla y
evalúa la prestación de servicios por parte de cada una de las áreas que conforman la
Universidad.
La Universidad Mariana está organizada por centros de costos académicos y
administrativos, considerados desde el punto de vista de presupuestación y ejecución
como entes individuales dentro del sistema financiero. Cada uno de estos entes es
responsable de los ingresos y los gastos que en desarrollo de sus actividades genere;
en consecuencia deberá elaborar el Presupuesto contemplando todos los elementos
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Manual de Presupuesto 2016
que justifiquen y garanticen el logro de los objetivos propuestos y el cumplimiento de
las condiciones mínimas de calidad establecidas por la ley de Educación Superior en
Colombia.
Esto implica que debe concebirse el Presupuesto como un sistema administrativo que
se materializa por etapas: formulación, discusión y aprobación, ejecución, control y
evaluación.
3.2 ETAPAS DEL PRESUPUESTO
FORMULACION: Corresponde a cada uno de los centros de costos, con la
coordinación y asesoría de la oficina de Contabilidad y Presupuesto, elaborar y formular
el Presupuesto de acuerdo con las actividades programadas para cada año.
DISCUSION Y ANALISIS: Contabilidad y Presupuesto será la encargada de revisar y
analizar el Presupuesto elaborado por cada una de las dependencias, discutir con ellas
las sugerencias pertinentes de acuerdo con las políticas administrativas y financieras de
la Universidad y con los Programas y Proyectos de Desarrollo; consolidar los
Presupuestos de los centros de costos y presentar el Presupuesto General al Consejo
Administrativo y Financiero.
Corresponde al Consejo Administrativo y Financiero de la Universidad estudiar, analizar
el Presupuesto, introducir los cambios que considere pertinentes y dar su respectiva
aprobación para ser presentado al Consejo Directivo para su aprobación definitiva.
EJECUCION: Los ingresos son generados principalmente por los centros de
costos académicos, a través de los cuales la Universidad cumple con su función de
prestadora de servicios de Educación Superior. Serán entonces, las diferentes
facultades y algunas dependencias, las encargadas de planificar, organizar y coordinar
las actividades necesarias para cumplir con las metas de ingresos fijadas en el
Presupuesto.
En el normal desarrollo de sus actividades los centros de costos académicos y
administrativos generan erogaciones para cubrir los requerimientos de recursos
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técnicos, tecnológicos, financieros y de talento humano, las cuales se deben considerar
en el Presupuesto de gastos.
CONTROL Y EVALUACION: El control del proceso de presupuestación será realizado
por la dependencia de Contabilidad y Presupuesto, mediante la revisión permanente de
los datos generados por cada centro de costos. El Jefe de cada dependencia y el
Decano de cada Facultad serán los Responsables de controlar la elaboración del
Presupuesto y la ejecución del mismo para su dependencia o Facultad.
Corresponde al Consejo Administrativo y Financiero la evaluación y seguimiento de la
ejecución de ingresos, gastos e inversión para cada centro de costos bajo el concepto
de productividad con efectividad; considerando la pertinencia del Presupuesto y el logro
de las metas propuestas con un sano sentido de austeridad basándose para ello en la
evaluación de la ejecución presupuestal que cada mes realiza la oficina responsable de
ello.
PARTIDAS A PRESUPUESTAR:
INGRESOS:
Comprende los valores recibidos por la Universidad en desarrollo de su actividad; estos
serán presupuestados por las facultades para cada programa en particular. Los
ingresos a considerar por los centros de costos son:
INGRESOS PRESUPUESTA
CENTRO DE COSTOS:
ENSEÑANZA
Inscripciones Académico
Matrículas Académico
Derechos de Examen Académico
Certificaciones Académico
Derechos de Grado Académico
Cursos Especiales Académico
Seminarios Académico
Programas Analíticos Académico
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Manual de Presupuesto 2016
Convenios Interinstitucionales Académico
Diplomados Académico
ACTIVIDADES CONEXAS Académico
Publicaciones Académico
Reposición de Documentos Académico
Formularios Académico
Material Didáctico Académico
Servicios Audiovisuales Recursos Educativos/ Radio y T.V.
Gimnasio Bienestar Universitario
Servicios Técnicos Académico / Administrativo
Alquiler Auditorio Administrativo
Cafetería Administrativo
Arrendamiento Caseta Administrativo
Multas Biblioteca
GASTOS:
OPERACIONALES DE ADMINISTRACIÓN: Comprende todas aquellas erogaciones
orientadas a la consecución de recursos técnicos, tecnológicos, físicos, financieros y de
talento humano, necesarias para el funcionamiento administrativo de la Universidad.
OPERACIONALES ACADÉMICOS: Comprende todas aquellas erogaciones orientadas
a la consecución de recursos técnicos, tecnológicos, físicos, financieros y de talento
humano, necesarias para llevar a cago las actividades académicas de la Universidad.
Los Gastos a considerar por los centros de costos son:
GASTOS PRESUPUESTA
CENTRO DE COSTOS:
GASTOS DE PERSONAL
Viáticos Permanentes Académico / Administrativo
Viáticos Ocasionales Académico / Administrativo
HONORARIOS Académica
Rectoría Rectoría
Revisoría Fiscal Académico / Administrativo
Auditoria Externa Rectoría
Asesoría Jurídica Rectoría
Asesoría Financiera Rectoría
Asesoría Técnica Académico / Administrativo
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Manual de Presupuesto 2016
Asesoría Académica Académico
Cursos Especiales Académico
Seminarios Académico
Reestructuración Módulos Académico
Estudio Nuevos Programas Académico
Docentes Académico
Coordinadores de Programa Académico
Servicios Personales Académico / Administrativo
Otras Asesorías Académico / Administrativo
CONTRIBUCIONES Y AFILIACIONES
Afiliación y Sostenimiento Académico / Administrativo
GASTOS DE VIAJE
Alojamiento y Manutención Académico / Administrativo
Pasajes aéreos Académico / Administrativo
Pasajes Terrestres Académico / Administrativo
PROGRAMAS Y PROYECTOS DE
DESARROLLO Académico / Administrativo
Los ingresos y gastos no contemplados anteriormente, serán calculados por
Contabilidad y Presupuesto de acuerdo con las variables de presupuestación
establecidas para cada rubro, no obstante, el responsable de su ejecución será el
Decano de la Facultad o el Jefe de la Dependencia.
DEFINICIÓN DE PARÁMETROS:
Datos Ingresados por el Centro de Costos:
Los ingresos y gastos para cada centro de costos se presupuestarán bajo dos
parámetros: Cantidad y Valor
CANTIDAD: Corresponde a los conceptos que requieren información sobre número de
estudiantes para realizar el cálculo presupuestal. Los valores para estos conceptos han
sido establecidos previamente. Corresponden a este parámetro:
Ingresos por:
Inscripciones
Matrículas
Derechos de Examen
Certificaciones
Derechos de Grado
Programas Analíticos
Reposición de Documentos
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Manual de Presupuesto 2016
VALOR: Cada centro de costos debe estimar el valor que espera recibir o pagar
durante el periodo (año) a presupuestar, con la debida justificación y descripción de las
actividades que lo generen. Corresponden a este parámetro:
Ingresos por:
Cursos Especiales
Seminarios
Convenios Interinstitucionales
Publicaciones
Material Didáctico
Servicios Técnicos
Revistas
Gastos por:
Asesoría Técnica
Alojamiento y Manutención
Pasajes aéreos
Pasajes Terrestres
Libros, Suscripciones, Periódicos y Revistas
Viáticos Permanentes
Viáticos Ocasionales
Servicios Personales
Alojamiento y Manutención
Pasajes aéreos
Pasajes Terrestres
Libros, Suscripciones, Periódicos y Revistas
Asesoría Obtención Título
Cursos Especiales
Seminarios
Reestructuración Módulos
Examen de Validación
Coordinadores de Programa
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Manual de Presupuesto 2016
VARIABLES:
Las variables establecidas para el cálculo de ingresos y gastos son:
INCREMENTO % DESCRIPCIÓN
% INDEX valor puntos por encima de inflación ejecutada
DTF DTF inflación proyectada + 3
ICA 0.50 % Industria y Comercio
INFLACIÓN
EJECUTADA Inflación ejecutada
INFLACIÓN
PROYECTADA Inflación proyectada
INTERES
FINANCIACIÓN
MATRÍCULA Interés financiación matrícula
LEY 30 2% Gastos administrativos
FUNCIONAMIENTO
OFICINAS Y
DEPENDENCIAS Según rubro
Estas variables serán las aplicadas para el cálculo presupuestal de los valores
diferentes a los estimados directamente por el centro de costos.
CONSTANTES VALOR:
CONCEPTO:
Certificaciones
Derechos de
examen
Derechos de grado
Formularios
matrícula
Inscripciones
Programas
Analíticos
Reposición
Documentos
Servicio FAX
PRESUPUESTO 23Universidad Mariana
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Manual de Presupuesto 2016
DINÁMICA CUENTAS PRESUPUESTO
PARA RESPONSABLES CENTRO DE COSTOS
4 INGRESOS
Agrupa las cuentas que representan los beneficios operativos y financieros que percibe
la Universidad en el desarrollo del giro normal de su actividad.
41 OPERACIONALES
Comprende los valores recibidos y/o causados como resultado de las actividades
desarrolladas en cumplimiento del objeto social de la Universidad mediante la
prestación de Servicios de Educación Superior.
4160 ENSEÑANZA
Comprende los ingresos directamente relacionados con la actividad académica de las
facultades.
416001 INSCRIPCIONES
Registra el valor de los ingresos obtenidos por la Universidad producto de la inscripción
de los estudiantes a los diferentes programas académicos, programas de educación
continuada o programas de capacitación en áreas específicas.
416002 MATRÍCULAS
Registra el valor de los ingresos obtenidos por la Universidad producto de la matrícula
de los estudiantes a los diferentes programas académicos.
416003 DERECHOS DE EXAMEN
Registra el valor de ingresos obtenidos por la Universidad por concepto del pago
realizado por los estudiantes para acceder a la presentación de evaluaciones por
supletorios, habilitaciones, validaciones y/o exámenes de suficiencia; de acuerdo con
los valores fijados por el Consejo Directivo.
416004 CERTIFICACIONES
Registra el valor de los ingresos obtenidos por la Universidad mediante la expedición de
certificaciones académicas a estudiantes o certificaciones laborales a los trabajadores
de la Institución.
416005 DERECHOS DE GRADO
PRESUPUESTO 24Universidad Mariana
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Manual de Presupuesto 2016
Registra el valor de los ingresos obtenidos por la Universidad por concepto de la
cancelación de derechos académicos para obtener el título profesional, realizada por los
estudiantes.
416006 CURSOS ESPECIALES
Registra el valor de los ingresos obtenidos por la Universidad por concepto de cursos
ofrecidos a los estudiantes de la Universidad, en periodos intersemestrales.
416007 SEMINARIOS
Registra el valor de los ingresos obtenidos por la Universidad mediante la realización de
cursos y seminarios que no estén comprendidos dentro de los programas académicos,
dirigidos a los estudiantes o a la comunidad en general.
416008 PROGRAMAS ANALÍTICOS
Registra el valor de los ingresos obtenidos por la Universidad por concepto de
programas analíticos solicitados por los estudiantes.
416009 CONVENIOS INTERINSTITUCIONALES
Registra el valor de los ingresos obtenidos por la Universidad, correspondiente a la
contraprestación o pago por concepto de convenios realizados con otras instituciones.
416011 DIPLOMADOS
Registra el valor de los ingresos correspondientes a matrículas por diplomados
realizados por los diferentes programas académicos.
4170 ACTIVIDADES CONEXAS
Comprende los ingresos generados por las actividades que apoyan la operación normal
de las facultades.
417001 PUBLICACIONES
Registra el valor de los ingresos obtenidos por la Universidad, generados por la
producción y venta de material de carácter académico, cultural y publicitario.
417002 REPOSICIÓN DE DOCUMENTOS
Registra el valor de los ingresos obtenidos por la Universidad, por concepto de
expedición de duplicados de documentos.
PRESUPUESTO 25Universidad Mariana
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Manual de Presupuesto 2016
417003 FORMULARIOS DE INSCRIPCIÓN
Registra el valor de los ingresos obtenidos por la Universidad por la venta de
formularios de inscripción a los diferentes programas.
417004 MATERIAL DIDÁCTICO
Registra el valor de los ingresos obtenidos por la Universidad por concepto de material
académico requerido a los estudiantes para el desarrollo de sus actividades
académicas.
417007 SERVICIOS AUDIOVISUALES
Registra el valor de los ingresos obtenidos por la Universidad por concepto de la
prestación de servicios por parte de la Unidad de Radio y Televisión.
417008 GIMNASIO
Registra el valor de los ingresos obtenidos por la Universidad por la prestación del
servicio de Gimnasio.
417009 SERVICIOS TÉCNICOS
Registra el valor de los ingresos obtenidos por la Universidad mediante la prestación de
servicios de laboratorio, asistencia y asesoría ofrecidos por los programas académicos.
41709508 REVISTAS
Registra el valor de los ingresos obtenidos por la Universidad generados por la venta de
revistas producidas y publicadas por la Institución.
5 GASTOS
Agrupa las cuentas que representan los cargos operativos y financieros en que incurre
la Universidad en el desarrollo del giro normal de su actividad en ejercicio de la
prestación se Servicios de Educación Superior.
51 OPERACIONALES DE ADMINISTRACIÓN
Comprende las erogaciones en que incurre la Universidad, directamente relacionadas
con la gestión administrativa, encaminada a proporcionar el soporte administrativo y
financiero necesario para el desarrollo de la actividad académica de la Institución.
52 OPERACIONALES ACADÉMICOS
PRESUPUESTO 26Universidad Mariana
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Manual de Presupuesto 2016
Comprende las erogaciones en que incurre la Universidad, directamente relacionadas
con la actividad académica.
5105 / 5205 GASTOS DE PERSONAL
Registra los gastos ocasionados por concepto de las relaciones laborales existentes de
conformidad con las disposiciones legales y estatutarias vigentes.
510521 / 520521 VIATICOS PERMANENTES
Registra el valor de los dineros entregados al personal docente, destinados a
proporcionarle manutención y alojamiento, cuando deba cumplir con sus funciones
académicas en una ciudad o población diferente a la de la sede principal de la
Universidad.
De igual manera cuando el personal administrativo tenga que viajar de manera
permanente, para cumplir con sus actividades normales, recibirá el dinero necesario por
concepto de viáticos permanentes.
De acuerdo con la legislación Colombiana, los Viáticos Permanentes constituyen
salario.
510522 / 520522 VIATICOS OCASIONALES
Registra el valor de los dineros entregados al personal administrativo o docente cuando
deba viajar en cumplimiento de sus funciones, con el fin a proporcionarle manutención
y alojamiento. Son viáticos ocasionales aquéllos que sólo se dan con motivo de un
requerimiento extraordinario, no habitual o poco frecuente y no constituyen salario.
5110 / 5210 HONORARIOS
Registra los gastos ocasionados por concepto de pagos a terceros no vinculados
laboralmente con la Universidad, que presten sus servicios predominando el factor
intelectual sobre el manual.
5115 / 5215 IMPUESTOS
Registra el valor de los gastos pagados o causados por la Universidad originados en
impuestos o tasas de carácter obligatorio a favor del Estado diferentes de renta y
complementarios, de conformidad con las normas legales vigentes.
5120 / 5220 ARRENDAMIENTOS
Registra el valor de los gastos pagados o causados por la Universidad originados en
servicios de arrendamientos de bienes, para el desarrollo del objeto social.
5125 / 5225 CONTRIBUCIONES Y AFILIACIONES
PRESUPUESTO 27Universidad Mariana
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Manual de Presupuesto 2016
Registra el valor de los gastos pagados o causados por la Universidad por concepto de
contribuciones, aportes, afiliaciones y/o cuotas de sostenimiento, con organismos
públicos o privados por mandato legal o libre vinculación.
5130 / 5230 SEGUROS
Registra el valor de los gastos pagados o causados por la Universidad por concepto de
seguros en sus diversas modalidades.
5135 / 5235 SERVICIOS
Registra el valor de los gastos pagados o causados por la Universidad por concepto de
servicios tales como aseo, asistencia técnica, servicio de Internet, acueducto y
alcantarillado, energía eléctrica, teléfono, correo, vigilancia, publicidad.
5140 / 5240 GASTOS LEGALES
Registra el valor de los gastos pagados o causados por la Universidad en cumplimiento
de disposiciones legales de carácter obligatorio tales como: gastos notariales,
aduaneros y consulares, trámites y licencias.
5145 / 5245 MANTENIMIENTO Y REPARACIONES
Registra los gastos ocasionados por concepto de mantenimiento y reparaciones que se
efectúan en desarrollo del giro operativo de la Universidad. Se involucra la planta física,
maquinaria y equipo, equipo de cómputo, equipo de laboratorio, vehículos.
5155 / 5255 GASTOS DE VIAJE
Registra las erogaciones ocasionadas por concepto de gastos de viaje que se efectúan
en desarrollo de las actividades académicas y administrativas de la Universidad,
diferentes a capacitación. Comprende Alojamiento y Manutención, Pasajes Aéreos y
Pasajes Terrestres.
*Estos valores deben calcularse de acuerdo con la tabla de viáticos vigente para el
periodo presupuestado.
515505 / 525505 ALOJAMIENTO Y MANUTENCIÓN
Registra el valor por concepto de alojamiento, alimentación y demás gastos
ocasionados por la estadía en el lugar de destino, del personal administrativo, docente y
asesor de la Universidad.
515515 / 525515 PASAJES AEREOS
Registra el valor del transporte aéreo del personal administrativo, docente y asesor de
la Universidad.
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Manual de Presupuesto 2016
515520 / 525520 PASAJES TERRESTRES
Registra el valor del transporte terrestre (no urbano) del personal administrativo,
docente y asesor de la Universidad.
5160 / 5260 DEPRECIACIONES
Registra el valor de la contribución de los activos que conforman la propiedad, planta y
equipo de la Universidad a la generación del ingreso, la cual deberá reconocerse de
conformidad con las normas de contabilidad generalmente aceptadas en Colombia.
5165 / 5265 AMORTIZACIONES
Registra el valor de la contribución de los activos amortizables tales como bienes de
arte y cultura, a la generación del ingreso, está se reconocerá de conformidad con las
normas de contabilidad generalmente aceptadas en Colombia.
5195 / 5295 FUNCIONAMIENTO OFICINAS Y DEPENDENCIAS
Registra el valor de los gastos generados por conceptos diferentes a los anteriores y
que son necesarios para el normal desarrollo de las actividades de las oficinas.
Comprende: Suscripciones periódicos y revistas, gastos de representación y relaciones
públicas, elementos de aseo, cafetería y refrigerios, útiles y papelería, fotocopias,
combustibles y lubricantes, transporte urbano entre otros.
51/ 5290 PROGRAMAS Y PROYECTOS DE DESARROLLO
Este gran rubro comprende los siguientes ítems que registran los gastos tendientes a
cumplir con el quehacer Institucional desde el punto de vista de la docencia, la
investigación, la proyección social y la internacionalización. Los rubros que comprende
los programas y proyectos de desarrollo y que se registran en la cuenta 51 como en la
52, son:
INTERCAMBIO ESTUDIANTIL
Comprende los Proyectos de intercambio de estudiantes con otras universidades, para
adicionar un plus a su formación. Registra los gastos en que incurre la universidad para
atender estos requerimientos necesarios para la formación integral de los educandos.
CONVENIOS INTERINSTITUCIONALES
Comprende los convenios de prestación de servicios por áreas del saber, por los cuales
la Universidad reciba algún pago. Registra todas las erogaciones que son necesarias
para la realización de los convenios respectivos.
PROYECCION SOCIAL
Comprende las diversas modalidades de extensión (educación no formal y continua),
gestión tecnológica, implantación del sistema, catálogos de servicios, docentes,
PRESUPUESTO 29Universidad Mariana
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Manual de Presupuesto 2016
publicidad. Registra los gastos necesarios para el cumplimiento del objeto social que
en materia de extensión y proyección ha establecido la universidad.
REGISTRO CALIFICADO
Comprende los gastos referidos a pagar la asesoría de pares académicos y pagos de
carácter financiero que debe hacer la universidad al Ministerio de Educación Nacional
para la obtención del respectivo Registro Calificado de aquellos programas que se
planean ofrecer en un futuro próximo.
EGRESADOS
Comprende todas las erogaciones en que incurre la Universidad para atender las
necesidades, requerimientos y demandas de atención en la programación propuesta
por la división de Egresados tendientes a su vinculación como tal, el seguimiento y
planeación de actividades académicas y extracurriculares dirigidas a tan importante
sector de la comunidad educativa.
INVESTIGACION Y DESARROLLO
Comprende los gastos y demás erogaciones que son necesarias para atender los
requerimientos formulados por el CIP (centro de Investigaciones y Publicaciones) en lo
que respecta a la ejecución de proyectos de investigación formativos y en sentido
estricto, a la consolidación de grupos de investigación de los programas y a la
constitución de semilleros de investigación.
FORMACION PERMANENTE DE PERSONAL
Comprende los gastos necesarios para atender oportunamente los proyectos de
actualización y profundización de docentes (Administrativos), en áreas específicas bajo
la figura de Seminarios, Cursos, Diplomados que se realizan a nivel nacional, local o
regional, e inclusive a nivel internacional.
AUTOEVALUACION Y PLANES DE MEJORAMIENTO
Comprende los gastos orientados a implementar los planes de mejoramiento necesarios
para alcanzar la acreditación en alta calidad de los programas. Cubre también
asesorías de pares académicos, cursos, inversiones.
UNIVERSIDAD VIRTUAL
Comprende los programas y cursos en línea. Asesoría de los programas para tal fin,
plataforma, docentes. Registra todos los gastos ocasionados por este concepto.
APOYO A MAGISTER Y DOCTORADO
Comprende los programas establecidos por la universidad tendiente a la ayuda
económica a los docentes que cursen estudios de postgrado bajo la modalidad Maestría
o Doctorado. Registra las erogaciones por dichos conceptos.
INTERNACIONALIZACION
Registra todas las erogaciones encaminadas al cumplimiento de uno de los objetivos
más importantes de la Universidad como es el trascender las fronteras geográficas
locales en que se encuentra ubicada físicamente.
PRESUPUESTO 30Universidad Mariana
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Manual de Presupuesto 2016
PROYECTO PASTORAL
Comprende los planes, programas, proyectos y subproyectos formulados por la
dependencia de Pastoral Universitaria tendientes a la atención integral de los
estudiantes incluidos las convivencias y espacios lúdicos para toda la Comunidad
Universitaria. Registra los gastos pertinentes en esta materia.
LEY 30 BIENESTAR UNIVERSITARIO
Registras la ejecución de los gastos necesarios para atender uno de los pilares
fundamentales en la formación integral del Educando cual es el Bienestar Institucional y
que por mandato de la Ley 30 de 1992 se debe destinar de manera especifica
determinados recursos económicos.
SALUD OCUPACIONAL
Programa académico-administrativo tendiente a la promoción de la salud y prevención
de la enfermedad profesional de todos los colaboradores de la Universidad; junto con
planes y programas de mitigación de riesgos a través del cumplimiento de las funciones
del COPASO y la Brigada de Emergencia de la Institución.
INVERSION:
Agrupa las cuentas que representan las erogaciones necesarias en que debe incurrir la
Universidad para la adquisición generalmente de activos fijos que servirán de soporte
para el cabal cumplimiento de las actividades de docencia, investigación y proyección
social como quehacer universitario. Rubros como:
Maquinaria y Equipo
Equipo de oficina
Computadores
Licencias software
Equipo médico científico
Laboratorios
Libros, periódicos y revistas
Construcciones y edificaciones
Equipo de transporte
Se registran dentro del gran rubro de inversión, el cual sumado a los gastos
administrativos y académicos constituyen el total de gastos y es registrado por el
sistema de Presupuesto vigente en la institución. Para cada año calendario,
Contabilidad y Presupuesto fija los montos mínimos para determinar si un activo fijo se
registra como inversión, o de lo contrario como gasto.
PRESUPUESTO 31Universidad Mariana
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Manual de Presupuesto 2016
3.3 CRONOGRAMA GLOBAL DE ACTIVIDADES
El siguiente es el cronograma general de actividades programadas para la elaboración
del Presupuesto Institucional y que tiene como fecha de inicio la última semana del mes
de septiembre hasta la tercera semana del mes de octubre lo que permite obtener un
primer borrador de Presupuesto para luego realizar los ajustes pertinentes hasta
noviembre que es el periodo en el cual se estima la aprobación final del presupuesto
Institucional y que regirá para el siguiente año calendario. No obstante, Contabilidad y
Presupuesto inicia los procesos de análisis, evaluación y proyección presupuestaria en
el mes de julio de cada año con base en la ejecución presupuestal con corte a junio 30,
teniendo en cuenta las diversas tendencias socioeconómicas nacionales, regionales y
locales, además de las políticas fijadas por el Ministerio de Educación Nacional y por el
Consejo Máximo asesorado por la Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional.
CRONOGRAMA DE PRESUPUESTO
ACTIVIDAD SEMANAS
1 2 3 4 5
Formulación - Elaboración
Acompañamiento
Revisión y análisis
Ajustes
Presupuesto Final
Centro de Costos
Oficina de Presupuesto
PRESUPUESTO 32Universidad Mariana
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Manual de Presupuesto 2016
PROCESO DE EJECUCION PRESUPUESTAL
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
ACTIVIDADES FECHA LIMITE
1 El Consejo Directivo aprueba el Presupuesto 31 de diciembre
general
2 De conformidad con el Presupuesto general Del 1º de enero al 31 de
expedido por el Consejo Directivo, las diciembre
dependencias ejecutan el Presupuesto
3 Contabilidad y Presupuesto prepara el informe El 15 de cada mes
de ejecución presupuestal de ingresos, gastos
e inversión, detallada por rubros de acuerdo
con la codificación establecida en el
Presupuesto.
4 Contabilidad y Presupuesto presenta a 30 de marzo
Vicerrectoría Administrativa y Financiera, el 30 de junio
cuadro resumen de Adiciones y Traslados 30 de septiembre
presupuestales para su incorporación en el 30 de noviembre
Presupuesto
5 Contabilidad y Presupuesto presenta la Ultimo jueves de abril
evaluación de la ejecución presupuestal en Segundo martes de
forma global, por facultad y por programa septiembre
académico a las directivas institucionales
6 A partir de la evaluación Presupuestal con corte 30 de junio
a junio 30, Contabilidad y Presupuesto empieza
el nuevo ciclo de presupuestación para el
siguiente periodo fiscal.
PRESUPUESTO 33También puede leer
