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VIAMERICAS PROGRAMA DE CONTROL Y PREVENCION DE LAVADO DE DINERO Agencias Updated December 2020 Confidential
Apreciado Agente de Viamericas, Parte de la Politica de Control y Prevención de Lavado de Dinero de Viamericas consiste en apoyar a todos nuestros agentes en la divulgación y comprensión de las nuevas normas y regulaciones que obligan a los agentes de Viamericas a establecer y a hacer cumplir su propio Programa de Control y Prevención de Lavado de Dinero (“AML Program”). Aunque Viamericas siempre ha provisto a sus Agencias con un manual de cumplimiento que contiene los procedimientos necesarios para cumplir con el Acta de Secreto Bancario (“Bank Secrecy Act”), modificada por el Acta PATRIOTA (“PATRIOT Act”) de 2001, las nuevas regulaciones exigen que las Agencias desarrollen e implementen su propio “AML Program”. La obligación de desarrollar y adoptar un “AML Program” incluye su responsabilidad como agente de asegurar que ese programa satisfaga sus necesidades individuales basadas en el tipo de servicio que Ud. proporciona a través de su Agencia. Viamericas ha creado la siguiente guía para apoyar a las Agencias en el cumplimiento de estas responsabilidades. Este texto es proporcionado como una ayuda para crear políticas eficaces con el fin de combatir el lavado de dinero y cumplir con la Acta de Secreto Bancario (“Bank Secrecy Act”), modificada por el Acta PATRIOTA (“PATRIOT Act”) de 2001. Sin embargo, Ud. podría necesitar la modificación de algunas partes del material en el evento que tenga que atender situaciones no cubiertas en esta guía. El material proporcionado por este medio no constituye consejo legal. Busque consejo legal por parte de un abogado. Texto en fuente regular, es proporcionado para brindarle un ejemplo del texto que Ud.modificar para crear el programa de su Agencia. Texto en Italics, le proporciona orientación sobre como cumplir con los procedimientos específicos de Viamericas. Cordialmente, Departamento de Cumplimiento Legal Viamericas Updated December 2020 2 Confidential
PROGRAMA DE CONTROL Y PREVENCION DE LAVADO DE DINERO- AGENCIAS TABLA DE CONTENIDO PÁGINA POLITICA ADOPTADA POR LA AGENCIA 4 I. OFICIAL DE CUMPLIMIENTO LEGAL 5 II. POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS 1. Términos clave Anti- Lavado de Dinero 6 2. Política “Conozca a su Cliente” 7 3. Archivo y conservación de información 9 4. Tipos de Identificación 9 5. Reporte de Actividades Sospechosas-SAR 9 6. Reporte de las Transacciones en Efectivo-CTR 10 7. Política de depósito en cuentas de banco 11 8. Legislación de Apuestas por Internet 12 9. Conozca sus empleados 12 10. “Gramm-Leach-Bliley Act” 13 11. Privacidad y Seguridad de la Información Personal No Pública 13 12. Prevenir el Fraude al Consumidor 13 13. Acta de Protección al Cliente 13 14. Contrabando y Tráfico de Personas 14 15. Abuso financiero de personas mayores 15 III. ENTRENAMIENTO 15 IV. REVISION INDEPENDIENTE 15 V. ESTRUCTURACION Y ANALISIS DE TRANSACCIONES 16 VI. ANEXOS 17 A. Forma “Conozca a su Cliente” B. Forma SAR-MSB C. Forma CTR D. Guía de Entrenamiento del “AML Program” E. Alertas F. Guía básica para la visita del IRS G. Política de Depósitos H. Política de Privacidad e Información Personal No Publica I. Prevención de Fraude al Cliente J. Digitación de Información-Recomendaciones K. “Dodd Frank Act”-Acta de Protección al Consumidor L. Contrabando y Tráfico de Personas M. Prevención de Abuso Financiero de Adultos Mayores N. Formato de Registro de Entrenamiento de Empleados O. Certificado de la Revisión Independiente P. ViaAcademy Updated December 2020 3 Confidential
PROGRAM ANTI-LAVADO DE DINERO ADOPTADO POR ____________________________________________________ POLITICA ADOPTADA POR LA AGENCIA Es la política de _________________________________(“Agencia”) prohibir y prevenir activamente el lavado de dinero y en general el patrocinio de actividades criminales. La Agencia es consciente de que el lavado de dinero representa una amenaza seria a la integridad y existencia de la Agencia, no solo por la naturaleza del delito sino también por la severidad de las sanciones impuestas (multas y/o cárcel) por la violación de las regulaciones aplicables. La Agencia y sus empleados deben estar conscientes que transacciones que pueden parecer inofensivas pueden ser parte del esquema de lavado de dinero. Por ello, es importante mantener una actitud vigilante respecto de cualquier transacción que parezca sospechosa. POR MEDIO DE LA PRESENTE LA AGENCIA RECONOCE LO SIGUIENTE: 1. Según lo establecido en la Bank Secrecy Act (“BSA”), modificado por la US PATRIOT Act de 2001 (“PATRIOT Act”) y de acuerdo con las regulaciones expedidas por el US Departament of The Treasury (31 CFR 1022.210), la Agencia debe establecer, hacer cumplir y mantener un programa efectivo de prevención de lavado de dinero (“AML Program”). 2. El “AML Program” debe estar por escrito y debe: a) Incorporar políticas y procedimientos razonables y controles internos diseñados para asegurar el cumplimiento de la BSA; b) Ordenar la designación de un Oficial de Cumplimiento Legal responsable de asegurar que la Agencia y sus empleados cumplen de manera permanente con las regulaciones BSA y el “AML Program”; c) Proveer educación y entrenamiento del personal apropiado; y, d) Asegurar la revisión independiente con el objeto de supervisar y mantener la eficacia del “AML Program”. Updated December 2020 4 Confidential
POR LO TANTO, LA AGENCIA HA ADOPTADO EL SIGUIENTE “AML PROGRAM”: I. OFICIAL DE CUMPLIMIENTO LEGAL La Agencia ha designado un Oficial de Cumplimiento Legal que se encuentra encargado de poner en práctica, hacer cumplir, mantener, y actualizar el “AML Program”. El Oficial de Cumplimiento Legal coordinará y supervisará el cumplimiento diario del “AML Program”. Responsabilidades Específicas El Oficial de Cumplimiento legal se encargará de: a) Supervisar, dirigir y asegurar la implementación del “AML Program” por parte de todos los empleados de la Agencia. b) Establecer los procedimientos de cumplimiento interno con el objeto de identificar y reportar transacciones sospechosas, y la respuesta ante las Agencias gubernamentales. c) Monitorear la actividad diaria de la Agencia e investigar todas las transacciones sospechosas y las posibles violaciones al “AML Program” adoptado por la Agencia. d) Preparar, revisar y enviar a las autoridades correspondientes los Reportes de Transacciones en Efectivo (“CTR”) y los Reportes de Actividades Sospechosas (“SAR”). e) Preparar y conducir el entrenamiento de cumplimiento de los empleados de la Agencia y asegurar que todos ellos reciban por lo menos un entrenamiento anual sobre la BSA. f) Identificar e informar a los directivos de la Agencia acerca de la necesidad de fortalecer, corregir o modificar el “AML Program”. g) Supervisar el cumplimiento de todos los requisitos de archivo y mantenimiento de documento e información de acuerdo con las regulaciones del “AML Program y la BSA. Todos los archivos y documentos obtenidos como resultado de las regulaciones BSA deben guardarse por lo menos cinco (5) años. h) Coordinar con los propietarios de la Agencia para que alguien diferente al Oficial de Cumplimiento, y quien debe conocer los requisitos impuestos por la ley, revise la efectividad del “AML Program” por lo menos una vez al año. Updated December 2020 5 Confidential
II. POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS 1. Términos claves en materia de control y prevención de lavado de dinero. Lavado de Dinero. El lavado de dinero es un proceso mediante el cual se pretende ocultar o disfrazar el origen del dinero de manera criminal con el fin de darles apariencia de legalidad. Mediante esta práctica se busca que dineros ilegales parezcan derivados de orígenes legítimos y constituyan por tanto recursos legítimos. El dinero es lavado para disfrazar actividades ilegales incluyendo los crímenes que generaron el dinero en si mismo. El lavado de dinero involucra tres etapas diferentes que en ocasiones coinciden al mismo tiempo: a) Colocación de los recursos (“Placement”). El proceso de lavado de dinero se inicia con la colocación del dinero obtenido de manera ilegal dentro del sistema financiero o la economía de mercado. El sistema financiero es el principal blanco de los lavadores en esta etapa del proceso. b) Encubrimiento por capas (“Layering”). Este proceso involucra separar el dinero que se obtuvo de forma ilegal de su origen ilegal, para ello se realizan una serie de transacciones financieras, una sobre otra, de manera que las transacciones van generando capas lo que dificulta rastrear el verdadero origen del dinero. c) Integración (“Integration”). La integración involucra mover las ganancias de forma aparentemente legítima. La integración puede incluir la compra de automóviles, negocios, propiedades, etc. Acta de Secreto Bancario (“Bank Secrecy Act-BSA”). La “BSA”, 31 USC §§ 5311-5330, es una ley federal implementada por las regulaciones (31 CFR Part 103) del Departamento del Tesoro creada específicamente para dificultar a los narcotraficantes, terroristas, evasores de impuestos y otros criminales hacer uso de dinero obtenido ilegalmente y de ganancias no reportadas así como evitar que estos utilicen instituciones financieras y negocios de servicios financieros incluyendo las compañías de envíos de dinero (“MSB”) como sus intermediarios. Dichas regulaciones requieren que ciertas instituciones financieras y MSB’s se registren con FinCEN, hacer reportes de transacciones en efectivo-CTR’s, hacer reportes de transacciones sospechosas-SAR’s y establecer un programa adecuado Anti-Lavado de Dinero. Estructuración. La estructuración es generalmente definida como una conducta realizada con el fin de evadir el umbral que genera la obligación de reporte o la obtención de y archivo de información. Una persona estructura una transacción si pretende dividir o “estructurar” una transacción que de otra forma reportaría o que requeriría requisitos de identificación adicionales. Ceguera Voluntaria. La ceguera voluntaria es definida como la conducta que ocurre cuando una persona deja de investigar o reportar a las autoridades la existencia de circunstancias que deberían ser consideradas sospechosas. Red de Investigación de Delitos Financieros (Financial Crimes Enforcement Network “FinCEN”). FinCEN es una oficina del US Departament of The Treasury que reúne a las personas, organizaciones e información para luchar contra el complejo problema del lavado de dinero. FinCEN coordina el cumplimiento de las leyes federales, estatales e internacionales con el propósito de prevenir y detectar crimines financieros. Updated December 2020 6 Confidential
Oficina de Control de Activos Extranjeros (“Office of Foreign Assests Control-OFAC”). OFAC es una oficina del Departamento del Tesoro que administra las sanciones en contra de los países extranjeros u nacionales considerados como blancos de soporte del terrorismo y actividades narcóticos. Estas sanciones tienen su base en preocupaciones de seguridad nacional y de la política internacional de Estados Unidos. OFAC expide y mantiene actualizada una lista que incluye a los países, organizaciones e individuos con quienes los Estados Unidos prohíben involucrarse en cualquier tipo de transacción. Las compañías de transferencia de dinero deben verificar que los individuos y organizaciones que forman parte de una transacción no estén incluidos en la lista. Si sucediera el caso de que la compañía de transferencia de dinero detectara que un individuo u organizaron que forma parte de la transacción esta incluido en la lista, dicha compañía deberá bloquear la transacción, congelar los activos y enviar un reporte a OFAC en los próximos 10 días. 2. Política Conozca a su Cliente (Know Your Customer “KYC”) La Agencia considera que políticas y procedimientos estrictos de identificación y verificación de los clientes son el arma más efectiva contra el lavado de dinero. Requerir una identificación apropiada, así como la verificación de la información en ciertos casos y el mantenerse alerta ante transacciones inusuales o sospechosas son cuestiones que ayudan a la Agencia a disuadir y detectar esquemas de lavado de dinero. a) Los siguientes procedimientos serán aplicados para la realización de envíos de dinero. La Agencia: i. Aceptará envíos de dinero solamente de personas naturales que tengan por lo menos 18 años de edad. ii. No aceptará envíos de dinero realizados por empresas o corporaciones, o cuyos beneficiarios también sean empresas o corporaciones. iii. Registrará para todos los envíos de dinero el nombre y apellidos del remitente y el beneficiario incluidos en la transacción. iv. Registrará para todos los envíos de dinero, la dirección de cada remitente y beneficiario incluidos en la transacción. v. En caso de que exista, registrará el teléfono del beneficiario y el remitente incluidos en el envío de dinero (si tienen). vi. Registrará el nombre del remitente tal como parezca en la identificación provista (cuando se pida la identificación). vii. Registrará el número de identificación de los remitentes en todos los envíos de dinero que de acuerdo con la política de Viamericas requieran que el remitente provea a la Agencia con algún tipo de identificación. viii. Sólo aceptará las transacciones de las personas que se encuentren físicamente en la Agencia en el momento se está configurando la transacción. ix. Sólo aceptará transacciones en las que el remitente paga por la transacción en efectivo y en el momento se está configurando la misma. b) Los siguientes procedimientos se llevarán a cabo para la realización de envíos de dinero que requieran procesos de identificación especial. La Agencia: Updated December 2020 7 Confidential
i. Identificará a todos los clientes que realicen un envío de dinero de $3,000 dólares o más por medio de ciertos documentos (Licencia de Conducir, Pasaporte, ID Militar o Cedula)1. Para este propósito la Agencia requerirá un documento de identidad con fotografía (expedida por una autoridad gubernamental) y enviarla por cualquier medio alterno de transmisión previsto por Viamericas al Departamento de Cumplimiento Legal de Viamericas. Tambien se requerirá a clientes que envíen $3,000 o más completar la forma “Conozca a su Cliente” 2, la cual debe ser enviada al Departamento de Cumplimiento Legal de Viamericas ii. Monitoreará el perfil de sus clientes y solicitará a ciertos clientes que hayan realizado con regularidad envíos de dinero por menos de $3,000, pero que han enviado cantidades sustanciales de dinero en un periodo de 30 días, completar los mismos requisitos de identificación que corresponden al umbral de $1,000 diarios establecido para ciertos países. A dichos clientes se les solicitará proveer un (1) ID si cumplen con el umbral de $3,000 en 30 días o menos aun si ellos nunca han realizado una transacción que haga un total de $3,000 durante cualquier día durante el mismo periodo. Viamericas puede ajustar estos umbrales de vez en cuando basado en las reglas impuestas por el gobierno federal y/o en el análisis retrospectivo de las transacciones. 3 iii. Para todos los envíos de dinero cuyo valor sea igual o superior a $3,000, deberá obtener y conservar: Nombre y dirección del remitente; y, Tipo de identificación, revisada, y el número del documento de identificación; y, El número de identificación como contribuyente del remitente (por ejemplo, número de seguridad social ("SSN") o el número de identificación patronal ("ITN"); o, Si el remitente no tiene un SSN o ITN, usted debe hacer una anotación en el registro de su falta y debe obtener y conservar su número identificación como extranjero o número de pasaporte y país de emisión. iv. Manejará normalmente los envíos de dinero en cantidades relativamente pequeñas de dinero, limitadas a $8,000 por cliente durante un periodo de treinta (30) días consecutivos (“$8,000 limite”). Los clientes que soliciten la realización de envíos de dinero que exceden este limite serán dirigidos al Departamento de Cumplimiento Legal para solicitar instrucciones de como proceder con esta transacción. v. Mantendrá en archivo toda la documentación obtenida para la verificación de la identidad de los clientes durante al menos cinco (5) años después del último envío de dinero realizado por el cliente. vi. Comparará de manera diligente la foto del ID emitida por el gobierno con la cara del cliente que solicita la transacción y registrará el nombre del cliente exactamente como aparece escrito en ese ID. Si la Agencia no confirma que la foto en el ID corresponde al cliente, la Agencia no deberá llevar a cabo la transacción. Se deberá verificar con el Oficial de Cumplimiento Legal si es o no necesario el realizar un Reporte de Actividad Sospechosa (SAR). 1 Adicional a los requerimientos para transacciones de $3,000 o más, los clientes que envíen dinero a Colombia y Republica Dominicana, en transacciones de más de $1,000 dólares deberán dar a la Agencia una copia de un documento de identidad con fotografía, valido, vigente y expedida por autoridad gubernamental, y los clientes que envíen dinero a México en transacciones de más de $1,000 dólares pero menos de $3,000 deberán dar a la Agencia información (tipo y numero) de un documento de identidad con fotografía, valido, vigente y expedida por autoridad gubernamental. 2 Véase Anexo A - Forma “Conozca a su Cliente”. 3 La cantidad incluye el valor del envío y los cargos por comisiones. Updated December 2020 8 Confidential
3. Archivo y conservación de información En cumplimiento con las regulaciones impuestas por la BSA y aquellas incluidas en este “AML Program”, la Agencia: a) Mantendrá archivos con las copias de las identificaciones y formas proporcionadas por los clientes, copias de cualquier CTR o SAR, así como cualquier documento relacionado con dichos reportes por lo menos durante cinco (5) años. La copia de los ID’s debe ser clara y legible, y deberá dejar establecido el tipo de documento y número de identificación. Si algún número o dato no es legible debe ser escrito al lado de la imagen de la identificación. b) Dará acceso al Departamento de Cumplimiento Legal de Viamericas para el examen de archivos relacionados con las regulaciones BSA y para la verificación del cumplimiento de los procedimientos establecidos en el “AML Program”. c) Mantendrá una lista escrita de todas las transacciones de $3.000 o más. 4. Tipos de Identificación Viamericas aceptará, entre otros, los siguientes tipos de identificación (válidos y vigentes): a) Licencias de conducir expedidas por los estados de Estados Unidos, únicamente b) Documento de identidad nacional (cedula, matricula consular, credencial electoral) c) Pasaporte Favor ver más detalles en el Anexo D. 5. Reporte de Actividad Sospechosa (SAR) La Agencia debe realizar un reporte de Actividad Sospechosa (“SAR”) al FinCEN si esta sabe, sospecha o tiene alguna razón para sospechar que un envío de dinero o un conjunto de envíos de dinero por una suma igual o superior a $2,000: Involucra fondos derivados de una actividad ilegal, o está orientada o conducida en orden a esconder o disfrazar fondos o activos procedentes de una actividad ilegal; o Está diseñada para evadir los requerimientos de la BSA; o Aparenta no tener un propósito legal o de negocios y la Agencia puede determinar que no existe una explicación razonable para la transacción tras evaluar todos los hechos disponibles; o Se realiza con el objeto de usar a la Agencia para facilitar la actividad criminal. En el caso de que los empleados de la Agencia sospechen o tengan razones para sospechar que una transacción o un conjunto de transacciones son sospechosos, debe prepararse un Reporte de Actividad Sospechosa (SAR), utilizando la Forma SAR-MSB, y enviarse dentro de los 30 días después de la fecha inicial de detección de la actividad sospechosa. No obstante que el BSA requiere que la Agencia reporte las transacciones o conjunto de transacciones que involucren Updated December 2020 9 Confidential
$2,000 o más, el Oficial de Cumplimiento Legal debe reportar actividades sospechosas aun si son por menos de $2,000.4 La Agencia debe guardar una copia de todos los SAR’s llenados, así como todos los documentos de soporte por un periodo de por lo menos cinco (5) años contados a partir de la fecha en que fueron enviados. Los SAR’s deben llenarse dentro de los 30 días después de que el MSB se dio cuenta de que existía una transacción sospechosa que debía ser reportada. (31 CFR § 1022.320). La documentación de apoyo debe identificarse como tal y aunque no debe ser enviada junto con el reporte esta contemplado que sea enviada con este. A petición explicita, la Agencia debe tener disponible para el FinCEN así como para cualquier Agencia legal apropiada toda la documentación de apoyo (incluyendo el IRS en su capacidad como autoridad examinadora de la BSA). Un factor por si solo de que una transacción es inusual y posiblemente sospechosa debe levantar una señal de alerta. Los empleados de la Agencia deben estar atentos para identificar las señales de alerta que puedan requerir alguna investigación adicional y la posibilidad de prepara un SAR. Algunos ejemplos de señales de alerta pueden verse en el Anexo E. Todos los empleados de la Agencia deben ser informados que es ilegal ayudar a los clientes con el propósito de estructurar transacciones para eludir requisitos de reporte bajo las regulaciones de la BSA. Asimismo, deben ser informados que es ilegal dar información a los individuos involucrados en actividades sospechosas de que dicha actividad ha sido reportada a través de un SAR. Para los detalles de la como preparar una completa y suficiente narrativa de una actividad sospechosa referirse a: https://www.fincen.gov/statutes_regs/files/sarnarrcompletguidfinal_112003.pdf La presentación del SAR debe ser realizada usando el “BSA E-Filing”: http://bsaefiling.fincen.treas.gov 6. Reporte de Transacciones en Efectivo (CTR) La Agencia y en general sus empleados reconocen que existe la obligación de reportar al “US Department of The Treasury” todas aquellas transacciones que involucren la captación o pago en efectivo cuyo valor sea superior a $10,000 que sean realizadas por, a través o hacia la Agencia en cualquier día en representación de una misma persona (31 CFR §1022.313) 5. El Reporte de Transacciones en Efectivo-CTR debe hacerse usando la Forma CTR, la cual debe ser presentada dentro de los quince (15) días siguientes contados a partir del día en que se realizó la transacción. Adicionalmente, la Agencia reconoce que deberá mantener archivada la información y copias de los documentos de identificación proporcionados para la realización de todas aquellas transacciones que alcancen valores entre $3,000 y $10,000 diarios. 4 Véase Anexo B - Forma SAR 5 Véase Anexo C - Forma CTR Updated December 2020 10 Confidential
Las transacciones múltiples realizadas por o en nombre de la misma persona el mismo día son consideradas como una de las transacciones para los propósitos de CTR. Las copias de los CTR’s (y la prueba de envío, si es posible) deben ser retenidas por la Agencia durante al menos cinco (5) años de la fecha de su realización. La presentacion del CTR debe ser realizada usando el “BSA E-Filing”: http://bsaefiling.fincen.treas.gov Viamericas ha establecido un límite máximo de $8,000 por cliente para la realización de envíos de dinero en un periodo de treinta (30) días (“Limite de $8,000”). Así el cliente regular de Viamericas es autorizado para realizar envíos de dinero por cantidades que son considerablemente menores a los limites diarios acumulados establecidos por el BSA para reportar transacciones a través de CTR’s. Viamericas crea una cuenta interna para cada cliente en su sistema centralizado de información. Cada vez que el cliente de Viamericas se ponga en contacto con la Agencia para realizar un envío de dinero, la Agencia ingresa automáticamente dicha cuenta y el sistema identifica una transacción o múltiples transacciones realizadas por el mismo cliente y rechaza aquellas que exceden el límite de $8,000 de Viamericas. Debido a la existencia del límite de $8,000, el flujo regular de envíos de dinero realizados a través de Viamericas implica una baja cantidad de transacciones que requieran ser reportadas a través de un CTR. De manera poco frecuente Viamericas acepta y procesa envíos de dinero que exceden el límite de $8,000 (Servicios Especiales). Estos servicios no son proporcionados a través del sitio web, ni tampoco por la Agencia directamente. Todos los clientes que soliciten la realización de un envío de dinero cuyo valor excede el límite de $8,000 deben ser dirigidos por la Agencia al Departamento de Cumplimiento Legal para informarles los requisitos especiales. Viamericas normalmente recibe el dinero de los clientes que solicitan Servicios Especiales a través de transferencia interbancaria (“wire transfer”) y no en efectivo, razón por la cual el CTR no es requerido. Sin embargo, en caso que cualquier Servicio Especial requiera un CTR, Viamericas enviará el CTR dentro de los quince (15) días siguientes a la fecha de la transacción. 7. Política de Depósitos La Agencia reconoce que existe la obligación de depositar en la cuenta que Viamericas le asigne, el valor total de los envíos de dinero realizados, en una sola transacción con la frecuencia que se convenga. También reconoce que no pueden fraccionar el valor del depósito a fin de evitar los requerimientos de identificación, en especial si se trata de valores superiores a $10,000. De otra parte, con respecto a la cuenta de banco de Viamericas que se le asigne a una Agencia para hacer el depósito del valor de los envíos y las comisiones: NO debe ser usada para recibir depósitos en oficinas del banco localizadas en estados diferentes al que está ubicada la agencia. NO debe ser compartida con personas ajenas a la Agencia. Debe ser usada exclusivamente para depositar el dinero recaudado por la Agencia como producto del servicio de envíos de dinero de Viamericas Updated December 2020 11 Confidential
Favor ver más detalles en el Anexo G. 8. Legislación en contra de los Juegos de Apuesta por Internet De acuerdo con la “Unlawful Internet Gambling Enforcement Act (UIEGA)" de octubre de 2006, está prohibido utilizar nuestro servicio de envíos de dinero para pagar deudas o acceso a juegos de apuesta por Internet. Si Ud. sabe de que algún envío de dinero se está realizando o recibiendo por el servicio de Viamericas, y su destino es el pago de una transacción de juego por internet, le solicitamos que no procese la transacción e informe inmediatamente al Departamento de Cumplimiento Legal de Viamericas. 9. Conozca sus empleados Asegurar la identidad e integridad de sus empleados es una parte indispensable de un efectivo “AML Program”. El robo por parte de un empleado y otros delitos financieros se pueden prevenir mediante la aplicación de los procedimientos para filltrar delincuentes en potencia antes de ser contratados. Un "actor dentro" o empleado que trabaja en colaboración con los criminales en una operación de blanqueo de capitales en curso podría exponer a la Agencia legítima a graves cargos de potencial responsabilidad. Las siguientes salvaguardias deben adoptarse: Solicitar la verificación de antecedentes penales de todos los nuevos empleados. Obtener el consentimiento por escrito de los empleados antes de proceder con la verificación de antecedentes. En algunos estados, el empleado puede tener que hacer la solicitud de registro de información de antecedentes penales. Solicitar el reporte de crédito de todos los posibles empleados. Obtener el consentimiento por escrito de los empleados antes de proceder con la verificación de antecedentes. Si es admisible con arreglo a la ley estatal, se recomienda que todos los futuros empleados se sometan a la prueba de droga. Recopilar y fotocopiar multiples y adecuadas identificaciones. Las formas aceptables de identificación son: licencias de conducir con foto, pasaportes, tarjetas de identificación expedidas por el estado o por el condado, tarjetas de seguro social, las principales tarjetas de crédito, ID del servicio militar, ID de la escuela o la universidad, u otras formas de identificación de fuentes verificables. Exigir referencias a todos los futuros empleados. Todas las referencias deben verificarse. Mantener un archivo de todos los empleados, incluidos todos los antecedentes y referencias. Los registros de los empleados son confidenciales y se debe mantener en un área segura, accesible sólo por la dirección de la empresa. Updated December 2020 12 Confidential
10. Acta Gramm-Leach-Bliley La divulgación de la información no pública está estrictamente prohibido, salvo lo dispuesto por la ley en situaciones limitadas. La Agencia debe implementar controles apropiados para proteger personal, la información no pública proporcionada por los clientes y los delegados autorizados, y se mantiene ya sea en papel o en formato electrónico. 11. Privacidad y Seguridad de la Informacion Personal No Pública Con relación con el procesamiento de transacciones Viamericas para los clientes, Usted y sus empleados recibirán información personal no pública (NPPI) de aquellos, que Viamericas y sus Delegados Autorizados tienen la obligación de proteger de manera adecuada a fin de mantener a los clientes seguros de robos de identidad y otros tipos de fraude. Favor ver más detalles en el Anexo H. 12. Prevenir el Fraude al Consumidor Viamericas tiene el compromiso de proteger a sus clientes contra el fraude y la pérdida financiera. Ofrecer transferencias de dinero seguras y confiables es el corazón de nuestro negocio. Con el fin de evitar el fraude al consumidor, Viamericas ha implementado salvaguardias en sus procedimientos para garantizar que los consumidores estén debidamente protegidos de las estafas, los agentes sin escrúpulos y el uso no autorizado de su información personal. Viamericas ha desarrollado políticas y procedimientos para investigar y responder a las denuncias de fraude al consumidor siempre y cuando se presenten. Favor ver más detalles en el Anexo I. 13. Acta de Protección Del Cliente La Sección 1073 de la “Dodd-Frank Wall Street Reform and Consumer Protection Act” modificó la “Electronic Fund Transfer Act (EFTA)” para crear un nuevo régimen de protección del cliente de las transferencias de remesas enviadas por clientes en Estados Unidos a personas o empresas en el extranjero. De conformidad con el “12 CFR Part 1005-Electronic Funds Transfers (Regulation E)”, Viamericas debe cumplir las nuevas obligaciones de divulgación. Los temas que Viamericas debe abordar son los siguientes: La provisión de la información específica que se debe dar a cada remitente: impuestos, tasa de cambio, comisiones de terceras partes, fecha de disponibilidad, el lenguaje y la información de contacto de la agencia estatal de regulación y del “Consumer Financial Protection Bureau (CFPB). Al cliente debe proporcionársele una copia del borrador de recibo cuando solicite el envío de dinero, pero antes del pago de la transacción. El cliente está obligado a revisar y firmar el borrador de recibo indicando que la información es correcta. El cliente debe luego pagar el Updated December 2020 13 Confidential
envío de dinero. El empleado de la agencia no debe tomar el dinero antes de que el borrador del recibo haya sido revisado y firmado por el cliente. La transacción no es definitiva hasta que el empleado de la agencia firme el borrador del recibo y le provea al cliente una copia del recibo firmado. Derechos de cancelación y reembolso. El remitente podrá cancelar un envío de dinero dentro de los 30 minutos después de que él o ella lo paguen, siempre que (i) el dinero aún no haya sido cobrado o depositado y (ii) el remitente proporcione información de contacto del beneficiario específico y la información suficiente para que Usted pueda identificar la transacción. Disputa de errores. El remitente tiene un plazo de 180 días para reportar errores relacionados con un envío de dinero en particular. En este caso Viamericas debe investigarlo y responderle al remitente En observancia con reciente normativa emitida por la Oficina para la Protección Financiera del Consumidor (“CFPB”), los recibos emitidos por Viamericas por concepto de envíos de dinero incluyen un aviso resumido señalando algunos de los derechos que tiene el consumidor para realizar cancelaciones y/o resolver errores. La citada normativa de la CFPB también requiere que Viamericas provea un documento que de forma detallada provea mayor información sobre los derechos que tiene el consumidor para realizar cancelaciones y/o resolver errores. Con este en mente, la Agencia debe capacitar inmediata de todos sus empleados sobre estos cambios y específicamente respecto de cómo obtener una copia del aviso detallado de los derechos del consumidor cuando este les sea requerido. Por favor refiérase al Anexo K. Si Viamericas puede cancelar una transacción exitosamente, el remitente tiene derecho a un reembolso completo, incluyendo el valor de la comisión pagada. A su agencia se le acreditará la cantidad total de la transacción, que a su vez debe proporcionar al cliente. Es imprescindible que al devolver el dinero al cliente Ud. obtenga un recibo firmado por el cliente. El recibo firmado debe ser grapado al recibo original para la transacción y debe ser retenido por un período de al menos cinco (5) años. Ud. NO debe cobrar ningún valor o comisión a los clientes por la cancelación y/o modificación de una transacción. 14. Ayude a combatir el Contrabando y Tráfico de Personas La “Financial Crimes Enforcement Network (FinCEN)” ha establecido algunos indicadores financieros o "banderas rojas" que pueden representar una actividad relacionada con el contrabando o la trata de personas. Estas señales de alerta son sólo indicadores de un potencial contrabando o tráfico de personas; sin embargo, deben ser evaluados con otros factores antes de tomar una determinación de que es una actividad sospechosa. Señales de Alerta de Trata de Personas o Tráfico Potencial de Personas: Múltiples clientes, aparentemente sin relación, enviando dinero al mismo beneficiario a lo largo de la Frontera Suroeste. Estos remitentes también pueden utilizar la información similar para los envíos, tales como igual dirección y número de teléfono. Updated December 2020 14 Confidential
Inexplicable/injustificado estilo de vida que no concuerda con el empleo o línea de negocio del remitente. Los depósitos en efectivo, transferencias bancarias o envíos de dinero se hacen por debajo de $3,000 o $10,000 con la intención aparente de evitar requerimientos de información o la presentación del Reporte de Transacciones en Efectivo (CTR-siglas en Inglés), respectivamente. Transferencias frecuentes de dinero al exterior, con ningún propósito lícito aparente, dirigidas a países con mayor riesgo de trata de personas, o a países que concuerdan con la actividad esperada del cliente, tal como países diferentes a su lugar de origen. Transacciones realizadas por personas escoltadas por un tercero (por ejemplo, con el pretexto de que requiere un traductor), para realizar la transferencia de fondos (que puede parecer de sus salarios), dirigidas a otros países. Reporte Actividad Sospechosa (SAR): Si Ud. sospecha que una transacción puede estar relacionada con el tráfico o la trata de personas, incluya uno o ambos de los siguientes términos claves en la narrativa y en la información de actividades sospechosas en el reporte SAR: "AVISO TRÁFICO DE PERSONAS" y / o "AVISO DE TRATA DE PERSONAS" Por favor referirse al Anexo L. 15. Abuso financiero de personas mayores El abuso de ancianos puede tomar muchas formas, incluyendo la física, emocional y financiera. La explotación económica es el uso no autorizado de dinero de un anciano u otra propiedad, ya sea por robo o fraude, y los individuos pueden no ser conscientes o sentirse avergonzados. Si sospecha de la explotación financiera de una persona mayor o cualquier otra forma de abuso, por favor, póngase en contacto con el Centro Nacional sobre Abuso de Ancianos al 1-800-677- 1116 o visite su sitio web en: www.ncea.aoa.gov. Por favor referirse al Anexo M. III. ENTRENAMIENTO El Oficial de Cumplimiento Legal debe proveer educación y entrenamiento al personal apropiado acerca de sus responsabilidades conforme a lo dispuesta en este “AML Program”, y proporcionará entrenamiento para la identificación y el tratamiento de transacciones sospechosas en la medida en la que la Agencia requiera reportar dichas transacciones bajo las regulaciones de la BSA. 6 Los empleados actuales recibirán entrenamiento apropiado tras la adopción de este “AML Program”. Los nuevos empleados recibirán entrenamiento como parte del programa de educación y entrenamiento proporcionado por la Agencia a todos los nuevos empleados. El Oficial de Cumplimiento Legal se asegurará de que todos los empleados de la Agencia reciban entrenamiento anual sobre la BSA y el “AML Program”. 6 Vease Anexo D – Guia de entrenamiento acerca del “AML Program” Updated December 2020 15 Confidential
El entrenamiento de los empleados deberá incluir todos los aspectos contenidos en el “AML Program” y especialmente los siguientes temas: Acta de Secreto Bancario (Bank Secrecy Act-BSA) Acta USA PATRIOT Acta Gramm-Leach Bliley FinCEN OFAC Requisitos de identificacion de los clientes Acta Gramm-Leach Bliley Dodd Frank and Regulation E consumer protections Prevencion de Abuso Financiero de Adultos Mayores Por favor refiérase al Anexo N. IV. REVISION INDEPENDIENTE Cada año un revisor independiente revisará y evaluará la efectividad del “AML Program” adoptado por la Agencia, así como su implementación. La revisión puede ser realizada por un funcionario, empleado o grupo de empleados, siempre que el revisor no sea el oficial de cumplimiento designado y que no reporte directamente al oficial de cumplimiento. Un tercero ajeno a la Agencia y debidamente calificado puede ser también nombrado como revisor independiente. La revisión deberá cubrir los siguientes aspectos: 1. ¿El “AML Program” ha sido puesto a disposición de todos los empleados? 2. ¿La Agencia ha designado un Oficial de Cumplimiento Legal? 3. ¿Los empleados de la Agencia han recibido entrenamiento acerca del “AML Program” adoptado por la Agencia? 4. ¿La Agencia ha preparado y enviado algún CTR durante el periodo examinado? De ser así, ¿fueron dichos reportes preparados y enviados de manera oportuna y eficaz? 5. ¿La Agencia ha preparado y enviado algún SAR durante el periodo examinado? De ser así, ¿fueron dichos reportes preparados y enviados de manera oportuna y eficaz? 6. ¿El Oficial de Cumplimiento Legal se ha asegurado que la Agencia guarda los archivos relacionados con BSA y el “AML Program” durante al menos cinco (5) años, incluyendo una lista escrita de las transacciones por $3.000 o más? 7. ¿Cumple la Agencia con los requisitos y procedimientos establecidos en el “AML Program? Por favor refiérase al Anexo O. Updated December 2020 16 Confidential
V. ESTRUCTURACION Y ANALISIS DE TRANSACCIONES Si su agencia tiene el servicio de dos o más empresas de envíos de dinero le recomendamos tener presente lo siguiente: No permitir que un cliente, para evitar los requerimientos de información y documentación, intente hacer envíos de dinero el mismo día por las diferentes empresas cuyo servicio usted tiene en su agencia. Analizar periódicamente todos los envíos de dinero realizados en su agencia para identificar a los clientes que pueden haber realizado transacciones en un solo día utilizando más de una empresa de envíos de dinero. Las recomendaciones anteriores evitaran que su agencia sea usada para estructurar envíos de dinero, lo cual como usted sabe, es un delito. Updated December 2020 17 Confidential
ANEXO A .
Form 4-4-3 Know Your Customer Last revised 11/18/15 KNOW YOUR CUSTOMER (KYC) FORM (FORMA CONOZCA A SU CLIENTE) BANK SECRECY ACT (“BSA”)-LEGAL COMPLIANCE (ACTA DE SECRETO BANCARIO-CUMPLIMIENTO LEGAL) Date (Fecha): ____/____/________ Transaction number (Número de envío) _____________________ Prepared by (Name) Preparado por (Nombre): _________________________________________________________________ I, the Authorized Delegate, certify that I have examined the originals of the documents listed below, and those documents appear to be originals, without modification, of that type of document. (Yo, el Representante Autorizado, certifico que he examinado los originales de los documentos listados abajo, y que esos documentos parecen ser originales, sin modificación, del tipo de documentos que son). Agency code: __________ Name of the agency: _________________________________________________________ (Código de la Agencia) (Nombre de la Agencia) Sender name: _____________________________________________ SSN or ITIN: ☐ Yes (Tiene) # ____-___-_____ (Nombre del remitente) ☐ None Available (No Tiene) Sender Address (including # of apartment, city, state and postal code) (Dirección del Remitente (incluyendo # de apartamento, ciudad, estado y código postal)): _________________________________________________________________________________________________ Sender telephone: ______________, ______________ Type of ID: __________________________________________ (Teléfono del Remitente) (Tipo de identificación) ID Number: ___________________________________ Issuer State/Country: _________________________________ (Número del ID) (Estado/País emisor) Expiration Date: _____/_____/______ Date of birth: _____/_____/______ (Fecha de Expiración) (Fecha de nacimiento) Beneficiary name: ____________________________________ Beneficiary address: ____________________________ (Nombre del Beneficiario) (Dirección del Beneficiario) _________________________________________________________________________________________________ Relationship to sender (Relación al remitente): _____________________________________________________ Amount to send $______________ Origin of the money: ___________________________________________________ (Valor a enviar) (Origen del dinero) The money coming from this transaction will be used for: ___________________________________________________ (El dinero de esta transacción será utilizado para) Name of the company where sender works: _____________________________________________________________ (Nombre de la empresa donde trabaja el remitente) Address of the company where sender works (including city, state and zip code) (Dirección de la empresa donde trabaja (incluyendo ciudad, estado y código postal)): _________________________________________________________________________________________________ Telephone (Phone): _______________________ Occupation (Ocupacion)__________________________________________________ __________________________________________ _____________________________________________ Authorized Agent’s Signature Sender’s Signature (Firma del representante de la agencia) (Firma del remitente) Please fill this form and send it by fax to 1 (800) 490 8147, or by e-mail to cumplimiento@viamericas.com (Favor completar esta forma y enviar por fax al 1 (800) 490 8147; o por e-mail a cumplimiento@viamericas.com)
ANEXO B .
Suspicious Activity Report WARNING: PRINTED VERSIONS OF THE BSA E-FILING FORMS ARE NOT FOR SUBMISSION AND WILL NOT BE PROCESSED by FinCEN. Suspicious Activity Report Version Number: 1.2 OMB No. 1506-0065 (Report) OMB No. 1506-0001, 1506-0006, 1506-0015, 1506-0019, 1506-0029, and 1506-0061 (Regulations) Filing Instructions: 1. Complete the report in its entirety with all requested or required data known to the filer. 2. Click "Validate" to ensure proper formatting and that all required fields are completed. 3. Click "Sign with PIN" and enter your 8-digit PIN to electronically sign the report. 4. Click "Save" to save a local copy of the report. 5. Click "Print" (optional) to print a paper copy of the report for record keeping purposes. 6. Click "Submit" and go to your "Track Status" to confirm acceptance. Filing name Initial report Correct/Amend prior report *1 Type of filing (Check all that apply) Continuing activity report Joint report Prior report BSA Identification Number (BSA ID) 2 Filing Institution Note to FinCEN Attachment By providing my PIN, I acknowledge that I am electronically signing the BSA report submitted. Sign with PIN Release Date: 08/23/2018 Page 1 of 7
Suspicious Activity Report WARNING: PRINTED VERSIONS OF THE BSA E-FILING FORMS ARE NOT FOR SUBMISSION AND WILL NOT BE PROCESSED by FinCEN. Part IV Filing Institution Contact Information *79 Type of financial institution *75 Primary federal regulator *76 Filer name (Holding company, lead financial institution, or agency, if applicable) *77 TIN *78 TIN type 80 Type of Securities and Futures Clearing broker-securities Introducing broker-securities SRO Securities institution or individual filing this report - check box(es) for CPO/CTA Investment Adviser Subsidiary of financial/bank functions that apply to this holding company Execution-only broker securities Investment company report Other Futures Commission Merchant Retail foreign exchange dealer Holding company Self-clearing broker securities Introducing broker-commodities SRO Futures 81 Financial institution identification Type Number *82 Address *83 City *84 State *85 ZIP/Postal Code *86 Country 87 Alternate name, e.g., AKA - individual or trade name, DBA - entity 88 Internal control/file number 89 LE contact agency 90 LE contact name 91 LE contact phone number (Include Area Code) Ext. 92 LE contact date *93 Filing institution contact office *94 Filing institution contact phone number (Include Area Code) Ext. 95 Date filed (Date filed will be auto-populated when the form is signed.) Page 2 of 7
Suspicious Activity Report WARNING: PRINTED VERSIONS OF THE BSA E-FILING FORMS ARE NOT FOR SUBMISSION AND WILL NOT BE PROCESSED by FinCEN. Part III Information about Financial Institution Where Activity Occurred 1 of 1 *51 Type of financial institution *52 Primary federal regulator 53 Type of gaming institution State licensed casino Tribal authorized casino Card club Other (specify) Clearing broker-securities Introducing broker-securities Subsidiary of financial/bank 54 Type of Securities and Futures holding company institution or individual where activity occurred - check box(es) Execution-only broker securities Investment Adviser Other that apply to this report Futures Commission Merchant Investment company Holding company Retail foreign exchange dealer Introducing broker-commodities Self-clearing broker securities 55 Financial institution identification Type Number 56 Financial institution's role in transaction Selling location Paying location Both *57 Legal name of financial institution Unknown 58 Alternate Name, e.g., AKA - individual or trade name, DBA - entity *59 TIN Unknown 60 TIN type *61 Address Unknown *62 City Unknown 63 State *64 ZIP/Postal Code Unknown *65 Country Unknown 66 Internal control/file number 67 Loss to financial institution $ Branch where activity occurred information If no branch activity involved, check this box Branch Information 68 Branch's role in transaction Selling location Paying location Both 69 Address of branch or office where activity occurred 71 City 70 RSSD Number 72 State 73 ZIP/Postal Code *74 Country Page 3 of 7
Suspicious Activity Report WARNING: PRINTED VERSIONS OF THE BSA E-FILING FORMS ARE NOT FOR SUBMISSION AND WILL NOT BE PROCESSED by FinCEN. Part I Subject Information 1 of 1 3 Check: if entity, if all critical* subject information is unavailable (Does not include item 24) *4 Individual's last name Unknown or entity's legal name *5 First name Unknown 6 Middle name/initial 7 Suffix 8 Gender *19 Date of birth Unknown 9 Alternate name, e.g., AKA - individual or trade name, DBA - entity 10 Occupation or type of business 10a NAICS Code *16 TIN Unknown 17 TIN type 21 Phone number Ext. 20 Type 22 E-mail address 22a Website (URL) address 23 Corroborative statement to filer? 28 Subject's role in suspicious activity Subject Address Information *11 Address Unknown *12 City Unknown *13 State Unknown *14 ZIP/Postal Code Unknown *15 Country Unknown *18 Form of identification for subject Unknown Type Number Country Issuing State 24 Relationship of the subject to an institution listed in Part III or IV (check all that apply) a Institution TIN b Accountant e Attorney h Director k Officer c Agent f Borrower i Employee l Owner or Controlling Shareholder d Appraiser g Customer j No relationship to institution z Other 25 Status of relationship 26 Action date *27 Financial institution TIN and account number(s) affected that are related to subject No known accounts involved Institution TIN Non-US Financial Institution account number Closed? Yes Page 4 of 7
Suspicious Activity Report WARNING: PRINTED VERSIONS OF THE BSA E-FILING FORMS ARE NOT FOR SUBMISSION AND WILL NOT BE PROCESSED by FinCEN. Part II Suspicious Activity Information *29 Amount involved in this report Amount Unknown No amount involved $ *30 Date or date range of suspicious activity for this report From To 31 Cumulative amount (only applicable when "Continuing activity report" is checked in Item 1) $ When completing item 32 through 42, check all that apply 32 Structuring a Alters or cancels transaction to avoid BSA recordkeeping requirement d Transaction(s) below BSA recordkeeping threshold b Alters or cancels transaction to avoid CTR requirement e Transaction(s) below CTR threshold Suspicious inquiry by customer regarding BSA reporting or c z Other recordkeeping requirements 33 Terrorist Financing a Known or suspected terrorist/terrorist organization z Other 34 Fraud a ACH e Consumer loan i Mass-marketing m Wire b Advance fee f Credit/Debit card j Ponzi scheme z Other Healthcare/Public or private c Business loan g k Pyramid scheme health insurance d Check h Mail l Securities fraud 35 Gaming activities a Chip walking d Unknown source of chips b Minimal gaming with large transactions z Other c Suspicious use of counter checks or markers 36 Money Laundering a Exchange small bills for large bills or vice versa h Suspicious receipt of government payments/benefits b Funnel account i Suspicious use of multiple accounts c Suspicion concerning the physical condition of funds j Suspicious use of noncash monetary instruments d Suspicion concerning the source of funds k Suspicious use of third-party transactors (straw-man) Suspicious designation of beneficiaries, assignees or l Trade Based Money Laundering/Black Market Peso Exchange e joint owners Transaction out of pattern for customer(s) m f Suspicious EFT/wire transfers z Other g Suspicious exchange of currencies 37 Identification/Documentation a Changes spelling or arrangement of name e Refused or avoided request for documentation b Multiple individuals with same or similar identities f Single individual with multiple identities c Provided questionable or false documentation z Other d Provided questionable or false identification 38 Other Suspicious Activities a Account takeover h Human trafficking o Suspicious use of multiple transaction locations Transaction with no apparent economic, b Bribery or gratuity i Identity theft p business, or lawful purpose Little or no concern for product performance Transaction(s) involving foreign high risk c Counterfeit instruments j q penalties, fees, or tax consequences jurisdiction d Elder financial exploitation k Misuse of position or self-dealing r Two or more individuals working together Embezzlement/theft/ Suspected public/private corruption e l s Unlicensed or unregistered MSB disappearance of funds (domestic) f Forgeries m Suspected public/private corruption (foreign) z Other Suspicious use of informal value transfer g Human smuggling n system Page 5 of 7
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