Dirección de Operación Administrativa Plan Anual de Desarrollo Archivístico 2020 - Área Coordinadora de Archivos. Enero, 2020
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Plan Anual de
Desarrollo Archivístico
2020
Dirección de Operación
Administrativa
Plan Anual de Desarrollo
Archivístico 2020
Área Coordinadora de Archivos. Enero, 2020Plan Anual de
Desarrollo Archivístico
2020
Contenido
PRESENTACIÓN .................................................................. 2
GLOSARIO DE TÉRMINOS .................................................. 3
MARCO NORMATIVO ......................................................... 4
OBJETIVO GENERAL .......................................................... 5
OBJETIVOS ESPECÍFICOS.................................................. 5
PLANEACIÓN ....................................................................... 6
ALCANCE ............................................................................. 6
ACCIONES ............................................................................ 7
ACTIVIDADES ...................................................................... 8
RECURSOS ......................................................................... 14
RECURSOS HUMANOS .......................................................... 14
RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES Y RECURSOS
FINANCIEROS ....................................................................... 15
RECURSOS TECNOLÓGICOS................................................... 15
CRONOGRAMA ...................................................................16
1Plan Anual de
Desarrollo Archivístico
2020
Presentación
El presente documento denominado Plan Anual de Desarrollo Archivístico
(PADA), se elabora en el marco de las funciones para el Responsable del Área
Coordinadora de Archivos, establecidas en la Ley General de Archivos, artículos
27 y 28 fracción I, los cuales, para pronta referencia, se citan de manera textual:
Artículo 27. El área coordinadora de archivos promoverá que las áreas
operativas lleven a cabo las acciones de gestión documental y administración
de los archivos, de manera conjunta con las unidades administrativas o áreas
competentes de cada sujeto obligado. El titular del área coordinadora de
archivos deberá tener al menos nivel de Director General o su equivalente
dentro de la estructura orgánica del sujeto obligado. La persona designada
deberá dedicarse específicamente a las funciones establecidas en esta Ley y la
de la entidad federativa en esta materia.
Artículo 28. El área coordinadora de archivos tendrá las siguientes funciones:
I. Elaborar, con la colaboración de los responsables de los archivos de
trámite, de concentración y en su caso histórico, los instrumentos de
control archivístico previstos en esta Ley, las leyes locales y sus
disposiciones reglamentarias, así como la normativa que derive de ellos;
Cabe señalar que el presente PADA, está basado en los Criterios para elaborar
el Plan Anual de Desarrollo Archivístico, con los elementos mínimos a
presentar, editada en el año 2015 por el Archivo General de la Nación.
Además de contar con la normatividad en la materia, dar cumplimiento de
manera general al Acuerdo publicado en el Diario Oficial de la Federación el 24
de julio de 2017, por el que se establecen los Lineamientos Generales para la
regulación de los procesos de entrega recepción y de rendición de cuentas de
la Administración Pública Federal, estableciéndose en el Capítulo III del
contenido del Informe de Rendición de Cuentas de Conclusión de la
Administración, artículo 18, fracción VII, lo siguiente:
VII. Los archivos.
Para este apartado, se deberá indicar la relación de archivos
institucionales, señalando su ubicación, tipo y medio en que se
encuentran, estado físico, organización, clasificación y tiempos de
conservación, de conformidad con la normatividad aplicable en la
materia.
2Plan Anual de
Desarrollo Archivístico
2020
Glosario de términos
ACA: Área Coordinadora de Archivos
AGN: Archivo General de la Nación.
APF: Administración Pública Federal.
CDD: Catálogo de Disposición Documental.
CGCA: Cuadro General de Clasificación Archivística.
Comité: Comité de transparencia
CONADIS: Consejo Nacional para el Desarrollo y la Inclusión de las Personas con
Discapacidad.
Criterios Específicos: Criterios específicos para la organización de los archivos.
DOF: Diario Oficial de la Federación.
ICCA: Instrumento de Consulta y Control Archivístico
IFAI: Instituto Federal de Acceso a la Información y Protección de Datos.
LGA: Ley General de Archivos.
OIC: Órgano Interno de Control
PADA: Plan Anual de Desarrollo Archivístico
PND: Plan Nacional de Desarrollo.
RAC: Responsable de Archivo de Concentración
RACA: Responsable del Área Coordinadora de Archivos
RAT: Responsable de Archivo de Trámite
SFP: Secretaría de la Función Pública.
SIA: Sistema Institucional de Archivos
UA: Unidad Administrativa
UR: Unidad de Responsabilidades
3Plan Anual de
Desarrollo Archivístico
2020
Marco Normativo
• Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos; publicada en el
DOF del 5 de febrero de 1917. Última Reforma Publicada en el DOF del 20
de diciembre de 2019
• Ley General de Archivos; publicada en el DOF del 23 de enero del 2012. 15
junio 2018
• Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública
Gubernamental; Nueva Ley publicada en el Diario Oficial de la
Federación el 9 de mayo de 2016. Última reforma publicada DOF 27-01-
2017
• Ley General para la Inclusión de las Personas con Discapacidad;
publicada en el DOF el 30 de mayo de 2011. Últimas reformas publicadas
DOF 12-07-2018.
• Estatuto Orgánico Del Consejo Nacional Para El Desarrollo Y La Inclusión
De Las Personas Con Discapacidad, Publicado En El DOF 16 De octubre
De 2019
• Decreto por el que las Dependencias y Entidades de la Administración
Pública Federal, la Procuraduría General de la República, las Unidades
Administrativas de la Presidencia de la República y los órganos
desconcentrados donarán a título gratuito a la Comisión Nacional de
Libros de Texto Gratuitos, el desecho de papel y cartón a su servicio
cuando ya no les sean útiles, publicado en el Diario Oficial de la
Federación el 21 de febrero del 2006.
• Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los
Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública
Federal; publicado en el DOF el 20 de febrero del 2004.
• Instructivo para elaborar el Cuadro General de Clasificación Archivística.
Emitido por el Archivo General de la Nación a través de la Dirección del
Sistema Nacional de Archivos.
• Instructivo para la elaboración del Catálogo de Disposición Documental.
Emitido por el Archivo General de la Nación a través de la Dirección del
Sistema Nacional de Archivos.
• Instructivo para la elaboración de la Guía Simple de Archivos; emitido por
el Archivo General de la Nación a través de la Dirección del Sistema
Nacional de Archivos.
4Plan Anual de
Desarrollo Archivístico
2020
Objetivo general
Optimizar los procesos de organización y conservación documental de los
archivos de trámite y de concentración, en apego y cumplimiento a la
normatividad vigente en materia archivística, así como sentar las bases para
sistematizar el proceso de gestión documental, mediante el desarrollo de un
grupo de actividades de alcance anual y de observancia obligatoria para todas
las unidades administrativas que integran el CONADIS con el fin de contar con
archivos actualizados que garanticen el acceso a la información, la
transparencia y la rendición de cuentas.
Objetivos específicos
• Garantizar la operación del SIA, mediante la elaboración, actualización e
implementación de procedimientos
• Automatizar los procesos técnico-archivísticos, implementando
herramientas informáticas
• Gestionar las bajas documentales que se hayan generado conforme al
calendario del AGN
• Implementar el Catálogo de disposición documental 2020
• Depurar los archivos de Trámite y el Archivo de Concentración de las
UA's
• Capacitar a los Responsables de Archivo de Trámite
• Sensibilizar a los servidores públicos en materia de archivos
5Plan Anual de
Desarrollo Archivístico
2020
Planeación
Como ya se expuso, es primordial que el SIA se encuentre encaminado a la
mejora continua, mediante actividades y acciones planeadas y programadas
para que toda la documentación generada o recibida fluya sistemáticamente
en toda su gestión durante su ciclo de vida
Por lo anterior, es necesario realizar las siguientes acciones y estrategias que
constituirán las actividades planificadas para llevar a cabo los objetivos
planteados:
a) Requisitos
• Contar con los RAT's designados por los titulares de la UA's
• Continuar con la implementación del Catálogo validado por el AGN
• Integración del Grupo interdisciplinario
• Involucramiento de la Alta Dirección
b) Actualizar los instrumentos de control y consulta archivística, Catálogo
de Disposición Documental, inventarios de los archivos de trámite,
concentración e histórico
c) Elaborar e implementar un programa de capacitación para el personal
involucrado en la gestión documental
d) Gestionar la disposición final de los expedientes y documentos que
integran los archivos de trámite y concentración
Alcance
Los titulares de las UA's y los RAT's dispondrán de los medios necesarios para el
logro de los objetivos del PADA durante el año 2020, debido a su carácter
obligatorio para todas las áreas productoras de archivo del Consejo
6Plan Anual de
Desarrollo Archivístico
2020
Acciones
Objetivos
Acciones
Específicos
Actualización de los instrumentos de control y consulta
Garantizar la operación del archivísticos
SIA, mediante la elaboración, Desarrollar la planeación de los procesos de organización,
actualización e préstamo y consulta del Archivo Histórico Institucional
implementación de Gestión para el trámite de Donación de papel archivo y
procedimientos papel de desecho a la Comisión Nacional de Libros de Texto
Gratuitos (CONALITEG)
Actualizar los módulos subsecuentes del Sistema de
Automatizar los procesos Administración de Archivos (SAA) para poder realizar
técnico-archivísticos, inventarios de archivo de trámite y de transferencias
implementando primarias
herramientas informáticas Implementar políticas y criterios para la gestión de
documentos de archivo electrónicos
Gestionar las bajas
documentales que se hayan Recibir las bajas documentales de las UA's, OIC's y UR's
generado conforme al
calendario del AGN Gestionar ante el AGN las bajas documentales
Enviar al AGN el comunicado oficial notificando que el
Implementar el Catálogo de
Catálogo de disposición documental ha sufrido
disposición documental
modificaciones y requiere ser valuado nuevamente
Identificar a las UA's y áreas productoras que de ella
dependen
Identificar los documentos en los Archivos de Trámite y
archivos semiactivos, organización, clasificación y registro
Depurar los archivos de
Trámite y el Archivo de Identificar los documentos en el Archivo de Concentración,
Concentración de las UA's ordenar y preparar para gestionar la baja documental ante
el AGN de aquellos cuya vigencia documental se haya
cumplido
Desincorporar los documentos de comprobación
administrativa inmediata
Elaborar material didáctico para impartir el curso
Coordinar las acciones con el Área de Capacitación
Capacitar a los Responsables
de Archivo de Trámite Coordinar las acciones con el Área de Información y
Tecnologías y/o Comunicación Social
Implementar curso en materia de archivos
Sensibilizar a los servidores Elaborar los contenidos para mensajes
públicos en materia de Difundir la información mediante comunicación interna
archivos Elaborar y difundir trípticos informativos
7Plan Anual de
Desarrollo Archivístico
2020
Actividades
1. Designación de los Responsables de los Archivos de Trámite y del titular
del Área Coordinadora de Archivos
Objetivo particular: Nombrar al personal del CONADIS responsable de atender
y controlar los asuntos relacionados con la gestión de los archivos
institucionales
Acciones a implementar:
Contar con un Archivo de Trámite por cada unidad administrativa que integra
dicho Consejo
• Contar con un Área Coordinadora de Archivos para el CONADIS
• Solicitar a los titulares de las unidades administrativas designar,
actualizar o ratificar a una persona que figure como el Responsable del
Archivo de Trámite
• Solicitar al titular del CONADIS designar al responsable del Área
Coordinadora de Archivos
2. Presentación de los Instrumentos Archivísticos al Comité de
Información
Objetivo particular: Obtener la aprobación por parte del Comité de Información
de los Instrumentos de Control y Consulta Archivística del CONADIS, con el fin
de que estos puedan ser enviados al AGN para su validación
Acciones a implementar:
• Revisión final del CGCA y CDD elaborados por el CONADIS
• Integrar carpeta para la sesión del Comité de Información
• Recabar firmas de los funcionarios del Comité de Información con la
aprobación del CGCA y CDD
8Plan Anual de
Desarrollo Archivístico
2020
3. Presentación del Catálogo de Disposición Documental al Archivo
General de la Nación
Objetivo particular: Remitir una copia del CDD al Archivo General de la Nación
para su registro y validación, mediante el titular del Área Coordinadora de
Archivos del CONADIS
Acciones a implementar:
• Integrar carpeta para presentar el CDD ante el AGN Dicho instrumento
deberá contener los siguientes apartados:
Introducción o presentación sobre su actualización de conformidad
con el Estatuto.
Objetivo General y Específicos
Marco Legal
Textos o anexos que sustenten el proceso de elaboración y aseguren
su comprensión y aplicación
Registro de todas y cada una de las series documentales con sus
plazos de conservación y técnicas de disposición documental (Fichas
Técnicas de Prevaloración)
Hoja de cierre
• Presentar, a más tardar, el último día del mes de noviembre el CDD ante
el AGN
• Difundir el CDD al personal del CONADIS y establecer los mecanismos
para su permanente actualización
4. Actualización del Cuadro General de Clasificación Archivística y el
Catálogo de Disposición Documental
Objetivo particular: El titular del Área Coordinadora de Archivos del CONADIS
debe asegurar la actualización periódica de los Instrumentos de Control y
Consulta Archivística que propicien la organización, conservación y localización
expedita de los archivos administrativos de esta institución
9Plan Anual de
Desarrollo Archivístico
2020
Acciones a implementar:
• Elaborar un análisis de las facultades y atribuciones de las unidades
administrativas del CONADIS para identificar aquellas que permanecen
vigentes, o bien, que han sido abrogadas
• Enviar una copia al AGN del CDD actualizado, en soporte electrónico, a
más tardar el último día del mes de noviembre de cada año
5. Publicación de información en materia de archivos en el portal del
CONADIS
Objetivo particular: Integrar de forma completa y actualizada la
documentación que deberá ponerse a disposición de la ciudadanía a través del
portal institucional del CONADIS, a fin de publicar la información relativa a las
disposiciones jurídicas de la institución; ejercicio de los recursos públicos;
programas y proyectos a su cargo; resultados de la gestión pública y aquella
prevista en el artículo 7 de la Ley Federal de Archivos
Acciones a implementar:
• Elaborar un análisis de la información socialmente útil o focalizada que
deba publicarse en el portal de internet del CONADIS
• Gestionar con el área de Tecnologías de la Información las diligencias
necesarias para publicar la información en el portal de internet del
CONADIS
• Actualizar la información publicada en el portal de internet de manera
cuatrimestral
6. Verificación del correcto llenado de Inventarios Documentales y Guía
Simple de Archivos
Objetivo particular: Asegurar la adecuada integración y descripción de los
expedientes generados, recibidos o conservados por el CONADIS en los
Inventarios Documentales y en la Guía Simple de Archivos
10Plan Anual de
Desarrollo Archivístico
2020
Acciones a implementar:
• Promover la precisión en la descripción de los expedientes generados
por el CONADIS
• Supervisar la actualización del Inventario General por expediente
• Desarrollar o adquirir un software que coadyuve a elaborar y controlar el
Inventario General por expediente
• Elaborar y actualizar la Guía Simple de Archivos que deberá remitirse,
anualmente, al Instituto Federal de Acceso a la Información y Protección
de Datos
•
7. Verificación del correcto llenado de las carátulas de expedientes
Objetivo particular: Asegurar la adecuada descripción de los expedientes en las
portadas y carátulas de identificación, con las cuales será posible acceder
oportunamente a la documentación
Acciones a implementar:
• Promover la precisión en la descripción de los expedientes
• Verificar que las portadas asignadas a los expedientes correspondan con
el criterio de su clasificación: publico, reservado o confidencial
8. Asesoría a las unidades administrativas en materia de Archivo
Objetivo particular: Asegurar que el personal del CONADIS conozca los
procesos, técnicas e instrumentos que propicien la correcta organización de la
documentación
Acciones a implementar:
• Llevar a cabo reuniones a solicitud de las Unidades Administrativas con
el fin de atender dudas u observaciones de éstas, derivadas de la
aplicación de los Instrumentos de Control y Clasificación Archivística y de
los formatos de Archivo
11Plan Anual de
Desarrollo Archivístico
2020
9. Valoración documental y destino final de documentos
Objetivo particular: Identificar los valores primarios y secundarios de los
expedientes de los archivos del CONADIS para determinar el destino final de
estos y proceder a su transferencia (primaria o secundaria) y/o baja documental
Acciones a implementar:
• Valorar los expedientes que hayan concluido su guarda precautoria en el
Archivo de Trámite y de Concentración
• Coordinar la gestión de las transferencias documentales primarias o
secundarias, según sea el caso
• Coordinar la baja o eliminación definitiva de los expedientes que no
posean valores secundarios
• Actualización de los Inventarios Documentales de Transferencia
(primaria y secundaria) y de Baja
10. Evaluación de los recursos materiales institucionales para las tareas de
Archivo
Objetivo particular: Identificar las necesidades en materia de recursos
materiales que se requieren en los Archivos de Trámite y de Concentración.
Acciones a implementar:
• Evaluación del mobiliario para el resguardo y conservación de los
expedientes (muebles, cajas y guardas documentales)
• Adquisición de mobiliario
•
11. Reuniones de seguimiento
Objetivo particular: Evaluar y analizar el cabal cumplimiento de la aplicación de
los Instrumentos de Control y Consulta Archivística
Acciones a implementar:
• Juntas para conocer los avances y necesidades del personal del CONADIS
en el uso y aplicación del CGCA, CDD, Inventarios, Guía Simple de
Archivos y demás formatos para la organización y clasificación de los
archivos
12Plan Anual de
Desarrollo Archivístico
2020
12. Capacitación en materia de Archivo
Objetivo particular: Instruir al personal del CONADIS involucrado con el
quehacer archivístico, para ello resulta necesario capacitarlo en los temas
básicos que rigen la organización de archivos, así como mantenerlo actualizado
de las disposiciones jurídicas vigentes que regulan esta materia
Acciones a implementar:
• Implementar cursos de actualización en materia archivística dirigidos a
los Responsables de los Archivos de Trámite
• Implementar cursos básicos para el personal operativo que tiene relación
con las tareas archivísticas
13Plan Anual de
Desarrollo Archivístico
2020
Recursos
La asignación de recursos garantiza de una manera razonable el logro de los
objetivos; como en todo plan y programa se hace necesaria la entrega de una
adecuada cantidad de insumos, recurso humano, equipos y suministros que se
mencionan a continuación:
Recursos humanos
Detalle de los recursos humanos necesarios para el desempeño de las
actividades en materia de archivos
Función Descripción
Elaborar y presentar al Comité de Transparencia (CT) los
instrumentos y procedimientos archivísticos para facilitar el
acceso a la información; elaborar, en coordinación con los
responsables de los archivos de trámite, de concentración e
histórico, el CGCA, el CDD, así como el inventario general de
Responsable del área
la Entidad; coordinar las acciones de los archivos de trámite;
coordinadora de
desarrollar un programa de capacitación en la materia
archivos
archivística; coordinar los procedimientos de valoración y
destino final de la documentación; coordinar con el área de
tecnologías de la información las actividades destinadas a la
automatización de los archivos y a la gestión y digitalización
de documentos electrónicos
Integrar los expedientes de archivo; conservar la
documentación que se encuentra activa y aquella que ha
sido clasificada como reservada o confidencial; coadyuvar
con el área coordinadora de archivos en la elaboración del
Responsables de
CGCA, el CDD y el inventario general; elaborar los inventarios
archivo de trámite
de transferencia primaria, y valorar y seleccionar los
documentos y expedientes de las series documentales, con
el objeto de realizar las transferencias primarias al archivo de
concentración
Recibir y conservar la documentación semiactiva hasta
cumplir su vigencia conforme al CDD mediante las
transferencias primarias; gestionar ante el área
Responsable del
coordinadora de archivos y a la unidad administrativa
archivo de
generadora el destino final de los expedientes una vez
concentración
cumplido su vigencia documental; elaborar los inventarios
de baja documental y de transferencia secundaria realizar el
trámite de destino final
14Plan Anual de
Desarrollo Archivístico
2020
Recursos materiales y servicios generales y Recursos financieros
Se atenderá con los mismos recursos materiales con que se cuenta, como son
mobiliario, insumos de papelería (incluye cajas de archivo), uso de
multifuncionales, etc
Se pretende no solicitar recursos financieros adicionales a los definidos dentro
del PEF 2020
Recursos Tecnológicos
Se solicitará el apoyo de la Dirección General para el tema de implementación
del Sistema Institucional de Control y Organización de Archivos para el control
de los documentos que se resguardan tanto en Archivo de Trámite como en el
Archivo de Concentración
15Plan Anual de
Desarrollo Archivístico
Cronograma
2020
PERIODO Enero a Diciembre 2020
Dirección de Operación Administrativa /Área
ÁREA
Coordinadora de Archivos
Periodo
No. Actividad
Ene. Feb. Mar. Abr. May. Jun. Jul. Ago. Sep. Oct. Nov. Dic.
Designación de los Responsables de los Archivos de
1 Trámite y del titular del Área Coordinadora de
Archivos
Presentación de los Instrumentos Archivísticos al
2
Comité de Información
Presentación del Catálogo de Disposición
3
Documental al Archivo General de la Nación
Actualización del Cuadro General de Clasificación
4 Archivística y el Catálogo de Disposición
Documental.
Publicación de información en materia de archivos
5
en el portal del CONADIS
Verificación del correcto llenado de Inventarios
6
Documentales y Guía Simple de Archivos
Verificación del correcto llenado de las carátulas de
7
expedientes
Asesoría a las unidades administrativas en materia
8
de Archivo
Valoración documental y destino final de
9
documentos
Evaluación de los recursos materiales institucionales
10
para las tareas de Archivo
11 Reuniones de seguimiento
12 Capacitación en materia de Archivo
16También puede leer
