Plataforma Office 365 en la Universidad Autónoma de Ciudad Juárez
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Coordinación General de Tecnologías de Información
Coordinación de Desarrollo de Tecnología Educativa
Jefatura de Evaluación e Implementación de Plataformas Educativas
“Las TIC rompen el paradigma de enseñanza-aprendizaje en todos los niveles educativos tanto
para estudiantes, docentes y administrativos de una Institución”.
Plataforma Office 365 en la Universidad Autónoma de Ciudad Juárez
La Universidad Autónoma de Ciudad Juárez se encuentra en una constante búsqueda de proveer
a la comunidad un nivel académico adecuado en conjunto con las exigencias que el mundo actual
está requiriendo. Es por lo anterior que la Coordinación General de Tecnologías de Información
provee de este manual de capacitación para la implementación, uso y desarrollo de la plataforma
tecnológica conecta uacj donde alumnos, docentes y administrativos de la institución pueden
desarrollar, obtener y aprovechar los recursos disponibles como apoyo a su proceso de
enseñanza-aprendizaje. Con esta opción se ahorra tiempo al contar con herramientas en la
llamada nube de la información. Es de esta manera como se ofrece una nueva forma de trabajo,
se visiona hacia una colaboración constante en un ambiente virtual dejando a un lado las barreras
de las limitantes físicas de hardware, lugar establecido y problemas de almacenamiento para el
transporte, entrega, colaboración y trabajo, tanto individual como en equipo educativo. Se ofrece
con esta plataforma de Office 365 llamada en la Institución como conecta uacj la forma de una
movilidad constante dando así las soluciones a las exigencias de un flujo de información
instantánea que el mundo actual ha marcado tanto en la vida cotidiana, laboral y científica.
Manual de usuario
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Índice
1. Generalidades de la plataforma.
a. Generador de Presentaciones PowerPoint 2013 de escritorio y PowerPoint
presentation Online.
Índice de Imágenes
Imagen 1: Pantalla principal del portal UACJ. ........................................................................................... 4
Imagen 2: Pantalla de segundo nivel para ingresar a la nube del usuario UACJ......................................... 5
Imagen 3: Pantalla en espera ................................................................................................................... 5
Imagen 4: Pantalla principal de la nube, Office 365. ................................................................................. 6
Imagen 5: Encontrar aplicación. ............................................................................................................... 8
Imagen 6: Seleccionar aplicación. ............................................................................................................ 8
Imagen 7: Inicio de aplicación .................................................................................................................. 9
Imagen 8: Inicio de documento ............................................................................................................. 10
Imagen 9: Barra de herramientas. ......................................................................................................... 10
Imagen 10: Abrir documento. ................................................................................................................ 11
Imagen 11: Menú de inicio. ................................................................................................................... 11
Imagen 12: Menú insertar. .................................................................................................................... 11
Imagen 13: Menú diseño ....................................................................................................................... 12
Imagen 14: Menú Transiciones. ............................................................................................................. 12
Imagen 15: Menú animaciones. ............................................................................................................. 12
Imagen 16: Menú presentación con diapositivas. .................................................................................. 12
Imagen 17: Menú revisar. ...................................................................................................................... 13
Imagen 18: Menú vista. ......................................................................................................................... 13
Imagen 19: Guardar. .............................................................................................................................. 14
Imagen 20: Acceder a los servicios de Office 365. .................................................................................. 15
Imagen 21: Acceder a los servicios de Office 365. .................................................................................. 15
Imagen 22: Documentos en One Drive................................................................................................... 16
Imagen 23: Crear documentos en aplicaciones en línea. ........................................................................ 16
Imagen 24: Inicio de documentos en aplicaciones Online. ..................................................................... 17
Imagen 25: Guardar documentos de PowerPoint Online. ....................................................................... 17
Imagen 26: Guardar documentos de PowerPoint Online. ....................................................................... 18
Imagen 27: Guardar documentos de PowerPoint Online........................................................................ 19
Imagen 28: Verificar el archivo de PowerPoint Online. .......................................................................... 20
Imagen 29: Seleccionar el archivo de PowerPoint Online. ..................................................................... 20
Imagen 30: Se muestra contenido de PowerPoint Online. ..................................................................... 21
Imagen 31: Muestra para compartir. ..................................................................................................... 22
Imagen 32: Compartir archivo. .............................................................................................................. 22
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Imagen 33: Seleccionar personas a compartir ........................................................................................ 23
Manual de Usuario Office 365
La tecnología está cambiando con el día a día, es así que la forma de comunicación, elaboración
y trabajo dentro del proceso de enseñanza-aprendizaje está tomando un camino donde el futuro
se torna presente ante la tendencia de trabajar sin limitaciones físicas, con opciones de movilidad
en archivos, comunicación, de crear, trabajar, compartir información en forma local, en la
llamada nube tanto para estudiantes, docentes como también administrativos de la Universidad
Autónoma de Ciudad Juárez es ya una realidad.
Generalidades de la Plataforma
La plataforma Office 365 la cual se distingue en la Universidad como conecta uacj tiene a
disposición el acceder a las distintas herramientas de manejo de la información dentro de
Internet y contar con un espacio exclusivo donde sólo el usuario puede dar derechos de quien o
con quienes comparte documentos, le da opción para verlos, editarlos para así contener un solo
archivo de trabajo en línea.
En la plataforma se encuentran las opciones de correo electrónico, buscar personas, crear su
propia red social, utilizar calendario, crear sitios de proyectos colaborativos, utilizar con licencia
aplicaciones de la paquetería Office tanto en línea como en escritorio para cinco distintos
dispositivos.
El acceso a la nube se realiza de la siguiente manera: Se Ingresa en el navegador la dirección de
la Universidad Autónoma de Ciudad Juárez, la cual es: www.uacj.mx. En ese momento se
presenta una pantalla como la siguiente:
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Imagen 1: Pantalla principal del portal UACJ.
En la parte central izquierda se encuentra una serie de opciones como lo son: Aspirantes,
Alumnos, Egresados, Docentes y Administrativos. Favor de ingresar según sea el caso de su
relación con la Institución. Cabe mencionar que únicamente quien es parte activa de la
comunidad universitaria como alumno, docente o administrativo tiene las ventajas de la
plataforma conecta uacj ya que es necesario que la cuenta de correo electrónico sea oficial de
Microsoft.
Como ejemplo se tiene la imagen, en ella se despliegan las opciones sugeridas al seleccionar el
campo de Alumnos. Al entrar a él se hace referencia al siguiente nivel de pantalla. Por el
momento se debe acceder a la selección de Correo Electrónico; sin embargo, cuando sea más
común el acceso, se podrá entrar en el ícono o bien opción de conecta uacj.
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Imagen 2: Pantalla de segundo nivel para ingresar a la nube del usuario UACJ.
Al acceder a la nube según el rol de cada usuario, se tiene un tiempo de espera como se observa
en la imagen, se autentica y muestra a disposición la información almacenada en la nube.
Imagen 3: Pantalla en espera
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Al momento de acceder, se tiene un panorama general de las opciones que tiene Office 365 al
servicio de la comunidad. Se despliega en la imagen la pantalla principal donde tiene en la parte
superior los botones con los menús desplegables de cada sección.
Imagen 4: Pantalla principal de la nube, Office 365.
Como se observa en la figura anterior, la pantalla está divida en: la parte superior una franja azul
con el logotipo de Office 365, el menú principal con las opciones de Outlook, Calendario,
Personas, Noticias, OneDrive, Sites, puntos suspensivos, identificador de usuario (nombre),
engrane general e imagen de signo de interrogación para acceder a preguntas o dudas.
En la parte central, se despliega la información de cada uno de las opciones elegidas en la parte
superior.
Ventajas y Desventajas del Uso de la Plataforma
El uso de la plataforma de Office 365 da la oportunidad de utilizar la tecnología de comunicación,
se pueden enumerar las siguientes ventajas:
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Uso de la paquetería de Office Online.
Uso de la paquetería de Office de escritorio.
Uso de herramientas para trabajo colaborativo con archivos.
Capacidad mayor para almacenamiento en la nube.
Acceso a descarga de paquetería Office hasta con 5 dispositivos ya sea móviles, tabletas,
IPad, MAC o PC, sistema Android, IOS, Windows.
Se tiene acceso a todos los documentos que se encuentran almacenados sin importar el
hardware utilizado, sólo con una computadora que pueda acceder a internet.
Recursos y acceso a administración de cursos de tecnología con un autoaprendizaje según
las necesidades y tiempos del usuario.
Desventajas
Cuenta de correo electrónico sólo cuando se tiene la relación con la Institución.
Es necesario estar firmado para acceder a sus servicios, aplicaciones y archivos.
El menú de herramientas de la paquetería Office es menos basto en línea que la opción
de escritorio.
Si no se tiene acceso a Internet, no es posible recuperar los archivos almacenados en la
plataforma Office 365.
PowerPoint 2013, Escritorio
Este programa es un miembro de la Suite de Microsoft Office 2013, teniendo un propósito muy
definido, el crear materiales para presentación.
Se Puede Iniciar PowerPoint 2013 de diferentes maneras, la más común y sencilla es la siguiente:
Siga estos pasos:
1.- Seleccionar el Botón Inicio.
2.- Ingresar al Submenú Todos los Programas.
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Imagen 5: Encontrar aplicación.
3.- Seleccionar la Carpeta Microsoft Office 2013.
4.- Ingresar en PowerPoint 2013.
Imagen 6: Seleccionar aplicación.
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El Inicio que se mostrara luego de abrir el Office PowerPoint 2013.
Se puede encontrar desde los datos del Usuario, Plantillas para comenzar a trabajar con una
presentación y las presentaciones recientes.
Para que se elabore una presentación nueva en PowerPoint 2013 se debe seleccionar en la
pantalla de inicio Presentación en Blanco, o bien, si se desea trabajar con una plantilla que
Microsoft PowerPoint 2013 le ofrece, y se selecciona la deseada.
Imagen 7: Inicio de aplicación
Después de que se selecciona la presentación en blanco, PowerPoint 2013 abrirá la pantalla de
trabajo, mostrando la barra de herramientas con las que se podrá comenzar la nueva
presentación.
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Imagen 8: Inicio de documento
Imagen 9: Barra de herramientas.
La barra de herramientas de office PowerPoint 2013, contiene los submenús que ayudarán a
crear, diseñar, ilustrar, revisar, etc. Una mejor Presentación.
Menú Archivo. Este despliega una barra lateral izquierda, que muestra una forma más de las
cuales puede crear una diapositiva nueva, abrir una diapositiva ya existente, guardar, Imprimir,
compartir, salir, etc.
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Imagen 10: Abrir documento.
Menú Inicio. Aquí se puede cambiar el tipo de fuente de la letra que se desea utilizar, tamaño
de la letra, entre lo más común.
Imagen 11: Menú de inicio.
Menú Insertar. Como su nombre lo dice, se puede insertar desde, nuevas diapositivas para la
presentación, imágenes, tablas, graficas, formas geométricas, símbolos, audio, video, etc.
Imagen 12: Menú insertar.
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Menú Diseño.- En este menú se puede dar una imagen a la presentación, cambiarle el fondo,
ponerle un diseño de acorde a la información de la presentación.
Imagen 13: Menú diseño
Menú Transiciones. Este menú es una de las herramientas que Office PowerPoint te ofrece para
tu Presentación; te ayudará en el momento que se quiera darle un énfasis a una diapositiva.
Imagen 14: Menú Transiciones.
Menú Animaciones. El menú Animaciones da la opción de animar, como su nombre lo dice, una
imagen, frase, etc.
Imagen 15: Menú animaciones.
Menú Presentación con Diapositivas. Es una de las opciones que Office PowerPoint ofrece para
poder dar inicio a una presentación y a si exponer el tema ya elaborado y terminado.
Imagen 16: Menú presentación con diapositivas.
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Menú revisar. Un error común cuando se está tecleando información, es el mantener una
ortografía correcta; antes de finalizar una presentación, se puede revisar con esta herramienta
y así corregir posibles errores ortográficos.
Imagen 17: Menú revisar.
Menú Vista. Despliega las opciones que tiene el usuario para ver las diapositivas de su
presentación, ya sea de diferentes formas como, esquema, clasificador, páginas de nota, etc.
Imagen 18: Menú vista.
Para Guardar una Presentación se debe seguir los siguientes pasos:
Ingresar en menú Archivo.
Luego seleccionar la opción Guardar o Guardar como.
Se generan unas opciones de donde se puede guardar, enseguida se debe seleccionar la
opción deseada, ya sea guardar en OneDrive, o en el equipo, etc.
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Imagen 19: Guardar.
PowerPoint presentation, Online
Se tiene una herramienta que Microsoft brinda el Office 365. Sin necesidad de que tenga que
estar instalado el Software, se puede dar uso a esta herramienta siempre y cuando se tenga
acceso a Internet así como acceso a una cuenta de Office 365.
Uno de los pequeños inconvenientes que existe en este sitio a comparación con el paquete de
escritorio es que carece de algunas herramientas.
El PowerPoint Presentation, la herramienta Online, es muy fácil de utilizar ya que no cambia en
nada, tiene la forma común a la que ya se está acostumbrado.
Para iniciar se debe primero ingresar a una cuenta de correo en office 365. Ingresar con el nombre
de usuario o correo y la clave.
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Imagen 20: Acceder a los servicios de Office 365.
Después de ingresar se mostrará la bandeja de entrada del correo. Se selecciona directamente a
la casilla de OneDrive, ubicada en la parte superior derecha del correo.
Imagen 21: Acceder a los servicios de Office 365.
Al seleccionarlo, re-direcciona a la plataforma de OneDrive en Documents.
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Imagen 22: Documentos en One Drive.
A continuación, se tiene que ingresar en Nuevo y posteriormente a Presentación de PowerPoint.
Imagen 23: Crear documentos en aplicaciones en línea.
Se abrirá automáticamente Office PowerPoint 2013 Online.
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Imagen 24: Inicio de documentos en aplicaciones Online.
Se puede percatar que Office PowerPoint 2013 Online y Office PowerPoint 2013 tienen la misma
interacción, únicamente como se menciona al principio Office PowerPoint 2013 Online carece de
algunas herramientas ya que es una Aplicación y no el paquete completo de instalación.
Guardar una Presentación en PowerPoint 2013 Online es mucho más innovador, ya que la
presentación creada se guarda automáticamente, esta es una ventaja muy factible, caso
contrario al paquete de Instalación PowerPoint 2013.
Continuar los siguientes pasos:
-Seleccionar en la parte superior izquierda donde dice Archivo.
Imagen 25: Guardar documentos de PowerPoint Online.
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Se desplegará un menú en la parte izquierda de nuestra pantalla. Enseguida Procedemos a dar
clic en la opción de Guardar Como.
Imagen 26: Guardar documentos de PowerPoint Online.
Después de dar clic en Guardar Como, aparecerá una ventana que dirá que el documento se
guarda en la nube, pero también en el equipo personal se puede guardar una copia (Es
recomendable).
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Imagen 27: Guardar documentos de PowerPoint Online.
Para verificar que la presentación ya ha sido guardada en la Nube, se debe dirigir hacia la página
principal de la Nube y allí observara que la presentación nueva aparecerá con un asterisco color
verde, indicando que la presentación más recientemente creada.
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Imagen 28: Verificar el archivo de PowerPoint Online.
Abrir una Presentación es muy sencillo. Se debe continuar los siguientes pasos:
1.- Seleccionar la presentación que se desea abrir.
Imagen 29: Seleccionar el archivo de PowerPoint Online.
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2.- Enseguida automáticamente se muestra la presentación seleccionada.
Imagen 30: Se muestra contenido de PowerPoint Online.
3.- Compartir
Otra Ventaja que tiene el Office Online es el poder compartir un documento a una o varias
personas a través de OneDrive (nuestro Disco duro Virtual). Hay diferentes maneras de
hacerlo una de ellas es la siguiente.
Para poder compartir un documento se realiza lo siguiente.
1.- Seleccionar la carpeta o documento que desea compartir.
2.- Al seleccionar la carpeta; la casilla Compartir se activará.
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Imagen 31: Muestra para compartir.
3.- Seleccionar en compartir, se abrirá una ventana en la que muestra diferentes maneras
de compartir el documento. Ya sea Invitando a una o varias personas, creando un enlace
Link.
Imagen 32: Compartir archivo.
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4.- Para compartir el documento se debe ingresar el correo de la persona o personas a
quien desea compartir.
Imagen 33: Seleccionar personas a compartir
5.- Una vez que esté terminado, se debe cerciorar que privilegios se desea darle a la(s)
persona(s) sobre el documento que comparte. Estos pueden ser dos.
Poder editar.- Permite que puede editar el documento
Poder Ver.- Solamente se puede ver el contenido del documento.
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Créditos:
Universidad Autónoma de Ciudad Juárez
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Ciudad Juárez Chihuahua, México
Agosto de 2014
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