PROGRAMA ANUAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO 2021 ÁREA COORDINADORA DE ARCHIVO - H. AYUNTAMIENTO CONSTITUCIONAL DE TULTEPEC, ESTADO DE MÉXICO.
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H. AYUNTAMIENTO CONSTITUCIONAL DE
TULTEPEC, ESTADO DE MÉXICO.
PROGRAMA ANUAL DE
DESARROLLO ARCHIVÍSTICO 2021
ÁREA COORDINADORA DE
ARCHIVO
SECRETARÍA DEL H. AYUNAMIENTO
TRABAJO, TRADICIÓN Y SOL DE PROGRESO 2019-2021
ÍNDICE
I. PRESENTACIÓN ..………………………………………………………………….…….
II. JUSTIFICACIÓN……………………………………………………………………………
III. OBJETIVOS
IV. ESTRUCTURA DEL PADA
V. PLANEACIÓN
A) REQUISITOS
B) ALCANCE
C) ENTREGRABLES
D) ACTIVIDADES
E) RECURSOS
F) TIEMPO DE IMPLEMENTACIÓN. CRONÓGRAMA
G) COSTOS
VI. ADMINISTRACIÓN DEL PADA
A) COMUNICACIÓN
B) REPORTE DE AVANCE
C) CONTROLES DE CAMBIO
D) ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS
VII. MARCO NORMATIVOI. PRESENTACIÓN
El presente documento denominado Programa Anual de Desarrollo Archivístico (PADA), es el instrumento de
planeación orientado a establecer la administración de los archivos de los sujetos obligados, en el que se definen
las prioridades institucionales en materia de archivos. Dicho instrumento representa una herramienta de
planeación de corto plazo que contempla un conjunto de procesos, proyectos, actividades, acciones y la
asignación de recursos, orientados a mejorar las capacidades de organización del Sistema Institucional de
Archivos (SIA), así como el establecimiento de estrategias, técnicas y metodologías que permitan mejorar los
procesos y procedimientos de la administración, organización y conservación documental de los archivos de
trámite, concentración e históricos de la Entidad y de conformidad con lo establecido en la Ley
Es así que el PADA se convierte en la herramienta para guiar y dar seguimiento a la sistematización de los
archivos generados por cada una de las unidades administrativas que integran la Administración Municipal de
Tultepec, Estado de México 2019-2021, a través de la determinación de acciones concretas, con estrategias,
procesos, procedimientos y actividades que de forma integral permiten el logro de los objetivos establecidos en
el PADA.
Contar con un Programa que conlleve a la modernización y mejoramiento continuo de los servicios documentales
y archivísticos genera los siguientes beneficios:
❖ Facilita la gestión administrativa;
❖ Permite el control de producción y flujo de los documentos para evitar la explosión documental;
❖ Favorece la administración de los documentos generados por cada área, los cuales registran el ejercicio
de las atribuciones y/o funciones de éstas;
❖ Fomenta las actividades para integrar adecuada y continuamente los documentos de archivo en
expedientes;
❖ Facilita la toma de decisiones;
❖ Favorece el cumplimiento del derecho de acceso a la información, auspiciando la transparencia,
rendición de cuentas, y las auditorías;
❖ Coadyuva en la gestión de los planes y proyectos institucionales con sustentos documentales;
❖ Ayuda a reducir los tiempos de respuesta de las solicitudes de acceso a la información;
❖ Coadyuva a la protección de datos personales;
❖ Facilita el control de la permanencia de los documentos hasta su destino final (ciclo vital de los
documentos) y evita la acumulación innecesaria de documentos;
❖ Coadyuva a garantizar la permanencia de documentos dictaminados como históricos;
❖ Fomenta la obligación de documentar toda decisión y actividad gubernamental; y
❖ Establece las estrategias para la elaboración del Programa de Digitalización del acervo documental.II. JUSTIFICACIÓN
El seguimiento y control de la documentación recibida oficialmente en cada unidad administrativa para su trámite,
constituye un aspecto medular tanto para el correcto y oportuno desarrollo de la gestión administrativa, como
para la adecuada integración y preservación de los recursos informativos, por tal el Programa Anual de Desarrollo
Archivístico 2021, se presentan las actividades a desarrollar durante el año en curso, permitiendo dar continuidad
a la organización de los archivos, así como también seguir manteniendo actualizados los instrumentos de control
y consulta archivística, aplicando las disposiciones en materia de archivos, regulando el control y conservación
de los documentos con participación de los integrantes operativos del Sistema Institucional de Archivos.
Para ello, se tiene la necesidad de implementar estrategias que aseguren la aplicación y homologación de los
procesos archivísticos, desde el control de los documentos de entrada y salida, la correcta generación y
administración de expedientes, su guarda precautoria y, en caso de ser necesario; su conservación permanente.
El impacto que se espera alcanzar a corto plazo, es la elaboración y actualización de los instrumentos de control
y consulta archivística (Manuales del manejo de la información documental). A mediano plazo, la estandarización
en la integración de expedientes, reforzar todos los procesos de los archivos en trámite y en concentración ; la
sistematización de los archivos.
Es así como el Programa Anual de Desarrollo Administrativo del Municipio de Tultepec, Estado de México se
convierte en la herramienta para dar solución a la problemática planteada: reforzar la sistematización de los
procesos de administración de los archivos, a través de la determinación de acciones concretas, con estrategias,
procesos y actividades que de forma integral permitan la consecución de los objetivos de este programa y las
finalidades específicas de cada una de las acciones.
III. OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL. Cumplir con el mandato constitucional de preservar los archivos, así como optimizar el
proceso de organización y conservación documental de los archivos de trámite, concentración e histórico que
permitan contar con acervos actualizados que garanticen el acceso a la información, la transparencia y la
rendición de cuentas, fomentando así una nueva cultura archivística en la Administración Municipal de Tultepec,
Estado de México 2019-2021.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS: Optimizar la gestión documental de las unidades administrativas que integran la
Administración Pública Municipal; Garantizar la operación del Sistema Institucional de Archivos, mediante la
elaboración, actualización e implementación de procedimientos. Automatizar los procesos técnico-archivísticos,
implementando herramientas informáticas y finalmente contar con instrumentos de control y consulta archivística.IV. ESTRUCTURA DEL PROGRAMA ANUAL DE DESARROLLO
ARCHIVISTICO
El Programa Anual Archivístico es una herramienta de planeación orientada a mejorar las capacidades de
administración de archivos de las dependencias y entidades. El PADA contempla diversos programas o
proyectos encaminados a la optimización de la gestión de documentos, por lo que debe cubrir tres niveles:
❖ Nivel Estructural: Establecimiento formal del Sistema Institucional de Archivos, que debe contar con
la estructura orgánica, infraestructura, recursos materiales, humanos y financieros para un adecuado
funcionamiento: o Sistema Institucional de Archivos: área coordinadora de archivos, unidad de
correspondencia, archivos de trámite, de concentración y, en su caso, histórica. o Infraestructura:
Inmueble, mobiliario, suministros, sistema de mitigación de riesgos. o Recursos Humanos: personal
perfilado para los archivos. Capacitación y profesionalización en la materia.
❖ Nivel Documental: Elaboración, actualización y uso de los instrumentos de control y consulta
archivística para propiciar la organización, administración, conservación y localización, expedita de los
archivos. o Cuadro general de clasificación archivística. o Catálogo de disposición documental. o Guía
Simple de Archivos. o Inventarios. o Clasificación de Expedientes con base en el cuadro general de
clasificación archivística. o Valoración Documental y destino final de la documentación. o Transferencias
primarias y secundarias con base en las vigencias documentales establecidas en el Catalogo de
disposición documental. o Préstamo de Expedientes. o Difusión de los Acervos Históricos, en caso de
contar con ellos.
❖ Nivel Normativo: Cumplimiento de las disposiciones emanadas de la normatividad vigente y aplicable
en materia de archivos, tendiente a regular la producción, uso y control de los documentos, de
conformidad con las atribuciones y funciones establecidas en la normatividad interna de cada
institución, las cuales están vinculadas con la transparencia, el acceso a la información, su clasificación
y la protección de datos personales.V. PLANEACIÓN.
A través de la participación conjunta entre el área Coordinadora de Archivos, los responsables de los archivos
de trámite, de concentración e histórico; así como del Grupo Interdisciplinario se esperan alcanzar los siguientes
beneficios en materia archivística para la dependencia
❖ Mantener actualizado en cuanto a sus integrantes al Sistema Institucional de Archivos.
❖ Fomentar la profesionalización continua del personal involucrado en el manejo u operación de archivos
a través de cursos de capacitación tanto internos como externos.
❖ Abonar al desarrollo e implementación de un Sistema de Gestión Documental que cumpla con el ciclo
vital del documento.
❖ Realizar los procesos de baja documental, apegados a los tiempos y lineamientos establecidos.
❖ Realizar el proceso de Transferencias primarias, a través de un correcta calendarización y seguimiento
de los lineamientos establecidos, haciendo hincapié en la correcta utilización de los formatos previstos
para dicho proceso.
❖ Mantener actualizados los Inventarios de Archivo de Trámite y Concentración, antes y después de los
procesos de transferencias primarias y baja documental
A) REQUISITOS
Para la ejecución de las actividades en materia de gestión documental y administración de archivos, se tiene
considerado lo siguiente:
1) Levantamiento de información con las áreas responsables de Archivo de Trámite y Concentración.
2) El Área Coordinadora de Archivo deberá cumplir con los tiempos previstos por la Ley de Archivos del Estado
de México.
3) Que los responsables de Archivo de Trámite y Concentración cumplan en tiempo y forma con la elaboración
y actualización de los Instrumentos de Control y Consulta Archivística.
4) El personal responsable de Archivo de Trámite y Concentración sea capacitado en materia de archivo.
5) Capacitar a los Responsables de Archivo de Trámite y Concentración en el manejo del Sistema de
Administración de Archivos.B) ALCANCE
El Programa Anual de Desarrollo Archivístico es una herramienta de planeación estratégica sobre temas de
archivo, la cual deberá ser observada por los responsables del archivo en trámite y concentración de cada unidad
administrativa, para cumplir con la actualización de los instrumentos de control y consulta archivística; así como
la liberación de espacios a través de las bajas documentales y capacitación del personal en materia de archivos.
C) ENTREGABLES
I. Actualización de los instrumentos de control y consulta archivística:
- Cuadro General de Clasificación Archivística.
- Catálogo de Disposición Documental.
- Guías Simples de Archivo.
- Inventarios.
II. Clasificación de los expedientes conforme al Catálogo de Disposición Documental:
- Generar Claves
- Colocar Portadas
III. Liberación de espacios:
- Bajas Documentales
- Transferencias
IV. Capacitación en materia de archivo.
- Tomar cursos presenciales y/o en línea en materia de archivo.
- Asistencia a reuniones.
D) ACTIVIDADES
I. Cuadro General de Clasificación Archivística.
- Crear el Cuadro General de Clasificación Archivística.
- Someter al Grupo Interdisciplinario la aprobación del CGCA, el cual formará parte del Catálogo de
Disposición Documental.
II. Catálogo de Disposición Documental.
- Someter al Grupo Interdisciplinario la aprobación el Catálogo de Disposición Documental.III. Guías Simples de Archivo.
- Llevar a cabo el levantamiento de información con los Responsables de Archivo en Trámite y
Concentración.
- Elaborar Guías Simples de Archivos de Trámite y Concentración.
IV. Inventarios
- Asesorar a los responsables de archivo en Trámite y Concentración para la elaboración de los
inventarios.
- Realizar el inventario de archivos en Trámite y Concentración e Inventario General.
- Compilar los inventarios de los archivos en Trámite y Concentración por parte del Área Coordinadora
de Archivos.
V. Clasificación de Expedientes
- Asesorar a los responsables de archivo en Trámite y Concentración de la Administración Pública
Municipal de Tultepec, Estado de México para elaborar las claves de clasificación y portadas de los
expedientes.
VI. Bajas Documentales y Transferencias
- Asesorar a los responsables del archivo en concentración para la elaboración de Bajas Documentales.
- Realizar los inventarios de Baja Documental.
- Elaborar los documentos para el trámite de solicitud de Transferencia.
VII. Papel de desecho donado.
- Recibir el papel de desecho que generen las unidades administrativas.
- Concentrar el papel de desecho.
VIII. Capacitación en materia de archivos.
- Asistir a los cursos presenciales y/o en línea, en materia de archivo.
IX. Baja de Documentos de Comprobación Administrativa Inmediata.
- Dar a conocer a los responsables de Archivo en Trámite el listado de los documentos de comprobación
administrativa.
- Promover y solicitar a las áreas que realicen la gestión para baja de los documentos de comprobación
administrativa inmediata conforme a lo establecido en la normatividad y en el Catálogo de Disposición
Documental.E) RECURSOS
Recursos Humanos: Dos servidores públicos de la Coordinación Administrativa fungen como Área
Coordinadora de Archivos y brindan la asesoría a los responsables de archivo de trámite y de concentración,
para la elaboración y revisión de las actividades de archivo, quienes, a su vez realizan las funciones propias de
su área de adscripción, con lo cual es difícil determinar el tiempo que destinan a dichas actividades.
Recursos Materiales: El principal requerimiento son cajas para archivo, carpetas, folders, y hojas, que
permitirán la organización de la documentación para su correcto resguardo y manejo. Otro tipo de materiales,
como anaqueles, no se solicitan, debido a que no están contemplados en el presupuesto general.
Cada una de las áreas que conforman la Administración Pública Municipal de Tultepec, Estado de México,
resguardan su Archivo de Concentración, debido a que la Entidad no cuenta con un espacio destinado para tal
fin. Por lo anterior, el Municipio adecuará un espacio dentro de sus instalaciones, que permita el resguardo de
los expedientes semiactivos.
F) TIEMPO DE IMPLEMENTACION. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
SEPTIEMBRE
DICIEMBRE
NOVIEMBRE
OCTUBRE
FEBRERO
AGOSTO
MARZO
ENERO
JUNIO
ABRIL
MAYO
JULIO
No. ACTIVIDAD
1 Cuadro General de Clasificacion Archivística
2 Catálogo de Disposición Documental
3 Guía Simple de Archivos
Inventario General de Archivo en Trámite y
4
Concentración
5 Clasificación de Expedientes
6 Bajas Documentales
7 Transferencias
8 Gestiones para donación
9 Capacitación
Baja de Documentos de comprobación
10
administrativa inmediataG) COSTOS
Debido a que las funciones tanto del Área Coordinadora de Archivos como de los responsables de Archivo en
Trámite y Concentración no están destinadas en su totalidad a funciones de archivo, se dificulta determinar el
presupuesto requerido para el desarrollo del Programa Anual de Desarrollo Archivístico 2021, por tal motivo se
solicitarán los recursos presupuestarios conforme a la disponibilidad que se tenga dentro del presupuesto
autorizado de la administración municipal.
VI. ADMINISTRACIÓN DEL PROGRAMA ANUAL DE DESARROLLO
ARCHIVÍSTICO (PADA).
En cumplimiento a lo establecido en el artículo 23 de la Ley de Archivos y Administración de Documentos del
Estado de México y Municipios, en el que se establece que los Sujetos Obligados deberán elaborar un Programa
Anual y publicarlo en su portal electrónico en los primeros treinta días naturales del ejercicio fiscal
correspondiente.
A) COMUNICACIÓN
Las comunicaciones entre el Área Coordinadora de Archivos y los Responsables del Archivo en Trámite y en
Concentración se harán a través de correos electrónicos, reuniones de trabajo y haciendo uso de las
herramientas digitales.
B) REPORTES DE AVANCE
Se solicitarán de forma semestral los inventarios generales de archivo en trámite, a fin de mantener actualizados
dichos instrumentos y verificar que los Responsables de Archivo en Trámite apliquen correctamente las
instrucciones establecidas en las guías simples de archivo con la finalidad de garantizar una adecuada gestión
documental.
C) CONTROLES DE CAMBIO
Al término de cada semestre se verificará si es necesario hacer algún cambio en el presente Programa,
a fin de ajustar el cronograma o cualquiera de los recursos necesarios para estar en posibilidad de
alcanzar los objetivos.
D) ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS
Existen riesgos que, en caso de materializarse, podrían evitar que se alcancen los objetivos planteados
en este Programa, por ello es necesario identificarlos y administrarlos adecuadamente a fin de disminuir
la posibilidad de que ocurra algo no previsto.V. MARCO NORMATIVO
❖ Ley Federal de Archivos, Diario Oficial de la Federación, 23 de enero de 2012.
❖ Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, Diario Oficial de la
Federación, 11 de junio de 2002; última reforma 8 de junio de 2012.
❖ Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares, Diario Oficial de la
Federación, 5 de julio de 2010.
❖ Ley Federal del Trabajo, última reforma, Diario Oficial de la Federación, 30 de noviembre de 2012.
❖ Ley Federal de los Trabajadores al Servicio del Estado, reglamentaria del Apartado B, del artículo 123
constitucional; última reforma, Diario Oficial de la Federación, 3 de mayo de 2006.
❖ Ley General de Protección Civil, Diario Oficial de la Federación, 6 de junio de 2012.
❖ Ley Federal sobre Monumentos y Zonas Arqueológicos, Artísticos e Históricos, Diario Oficial de la
Federación, 13 de enero de 1986.
❖ Ley General de Bienes Nacionales, Diario Oficial de la Federación, 20 de mayo de 2004.
❖ Ley de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos, Diario Oficial de la Federación,
13 de marzo de 2002.
❖ Ley de Fiscalización y Rendición de Cuentas de la Federación, Diario Oficial de la Federación, 29 de
mayo de 2009.
❖ Código Fiscal de la Federación, Diario Oficial de la Federación, 31 de diciembre de 1981.
❖ Código Penal Federal, Diario Oficial de la Federación, 14 de agosto de 1931.
❖ Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos de la Administración
Pública Federal, Diario Oficial de la Federación, 20 de febrero de 2004.
❖ Lineamientos para la protección de datos personales, Diario Oficial de la Federación, 30 de septiembre
de 2005.También puede leer
