PLAN DE ACCIÓN INSTITUCIONAL 2020 - Curso virtual: Archivo General de la Nación
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Unidad x:
PLAN DE ACCIÓN INSTITUCIONAL
2020
Oficina Asesora de Planeación
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VISIÓN
MISIÓN
En el 2022 el Archivo General de la Nación será reconocido
como la entidad líder de la modernización de los archivos
El Archivo General de la Nación es la entidad encargada de
en el territorio nacional y del fortalecimiento del
formular y liderar la Política de Archivos y de Gestión
patrimonio documental del país, mediante una
Documental en el territorio nacional, referente de la
transformación digital que permita el adecuado
gestión pública para salvaguardar y difundir el patrimonio
tratamiento y gestión de la información, para preservar su
documental como herramienta para la transparencia y el
valor y significado, procurando salvaguardar su integridad,
acceso a la información pública.
seguridad y transparencia.Curso virtual:
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Estructura del Plan Estratégico Institucional 2020 – 2022:
6 13
35 Metas
Objetivos EstrategiasCurso virtual:
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META
ESTRATEGIA RESPONSABLE META TRIENIO DESCRIPCION META
2020
Considerando que el MIPG, precisa de la
Armonización del sistema de gestión
1 Oficina Asesora de 1 consolidación y armonización de todos los
institucional
Planeación Armonizar el Sistema de Seguridad y Salud sistemas de la entidad, se requiere incorporar la
Promover la consolidación Año 2020: 40%
en el trabajo con MIPG actualización del Sistema de Seguridad y Salud.
de los Sistemas de Gestión Año 2021: 70%
Secretaria General Integración Decreto 612/18: Plan de Trabajo
Año 2022: 100%
Anual en Seguridad y Salud en el Trabajo
Desarrollar las acciones requeridas en avance
de la implementación MIPG, verificando los
2 puntos débiles de la evaluación FURAG.
2
Integración Decreto 612/18: Plan Institucional
Oficina Asesora de Adopción de los lineamientos del Modelo de Archivos de la Entidad –PINAR, Plan
Fortalecer la Planeación y
Planeación Integrado de Planeación y Gestión (MIPG) Línea Base FURAG (69,7) + 5 Puntos Anticorrupción y de Atención al Ciudadano,
Gestión a través de la
Plan Anual de Vacantes, Plan de Previsión de
implementación del MIPG
Recursos Humanos, Plan Estratégico de Talento
Humano, Plan Institucional de Capacitación,
Plan de Incentivos Institucionales.
3 Se desarrollará un documento donde se
Documentos corporativos para la venta de
evidencien los servicios, estrategias de
servicios de SAPTA que den cuenta de
3 Un (1) documento para la venta de marketing y alianzas del AGN donde se
branding corporativo (marca) y alianzas
servicios de SAPTA elaborado centralice el desarrollo continuo y actividades
estratégicas.
Aumentar los ingresos Subdirección de Asistencia que se ejecutan en cada uno de ellos.
generados por venta de Técnica y Proyectos
Eventos con propuesta de valor ampliada a 4
servicios Archivísticos
través de soluciones informáticas y Mediante la presencia institucional en tres(3)
productos de alto impacto que atiendan Tres (3) Eventos realizados eventos se espera promocionar y dar a conocer
eficazmente las necesidades de los los servicios que ofrece el AGN.
clientes del AGNCurso virtual:
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META
ESTRATEGIA RESPONSABLE META TRIENIO DESCRIPCION META
2020
Año 2020: Elaborar una propuesta de 5
4 rediseño a los procesos y Elaborar un documento técnico de propuesta de
Oficina Asesora de
procedimientos de la entidad rediseño orientado a una operación por procesos,
Implementar una estructura de Planeación Un (1) documento técnico de
Año 2021: Adoptar una estructura de que contenga la propuesta de mapa de procesos,
negocios por procesos en el AGN. rediseño institucional
negocio articulada por procesos orientados a dar cumplimiento a las competencias
Secretaria General
Año 2022: Verificar el cumplimiento de y funciones a cargo del AGN.
requisitos de la implementación.
Elaborar un documento técnico que contenga:
5 (a) 1 diagnóstico de la situación actual del software
6
Sicof ERP, (b) 1 Modelo de requisitos técnicos para
la integración de los módulos administrativos:
Actualizar los sistemas de información (nómina, talento humano, inventarios y activos
Desarrollar iniciativas para el para la gestión administrativa (Single fijos). Single sing on en versión WEB, y (c) 1 estudio
Un (1) Estudio de viabilidad de
mejoramiento de capacidades Sign On, Actualización versión WEB de factibilidad para la actualización del sofware Sicof
Grupo de Sistemas integración de los 2 sistemas de
administrativas, físicas y SICOF ERP en los 4 Módulos: Nómina, ERP, Single sing on en versión WEB.
Información administrativos
tecnológicas. talento humano, compras, activos fijos e Integración Decreto 612/18: Plan Estratégico de
inventarios. Tecnologías de la Información y las
Comunicaciones PETI, Plan de Tratamiento de
Riesgos de Seguridad y Privacidad de la
Información, y Plan de Seguridad y Privacidad de la
InformaciónCurso virtual:
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META
ESTRATEGIA RESPONSABLE META TRIENIO DESCRIPCION META
2020
7
Horas efectivas en Jornadas de Asistencia
374 Horas de Asistencia Técnica Realizar 374 de Asistencia Técnica en Territorio.
Técnica Regional
regional realizadas
6 Subdirección de
Horas efectivas de Asistencia Técnica
Asistencia Técnica y 8
Archivística virtual en procesos de
Proyectos Archivísticos Realizar 275 horas de Asistencia Técnica en
Ampliar la oferta del AGN administración integral, gestión documental,
275 Horas de Asistencia Técnica modalidad Virtual producto de las solicitudes de las
acorde con las necesidades de organización, automatización, digitalización,
virtual diferentes entidades públicas y privadas con
la población en los territorios microfilmación y conservación de sus
función pública
contribuyendo al índice de documentos físico y electrónicos y demás
desempeño institucional procesos de la función archivística
Desarrollar actividades de capacitación en
9 Actividades de capacitación en materia archivística,
materia archivística, en modalidades presencial
1.325 actividades de capacitación en modalidades presencial y/o virtual a través de
y virtual, dirigidas a entidades que conforman
Subdirección del Sistema presencial o virtual desarrolladas eventos de educación no formal.
los grupos de valor del SNA
Nacional de Archivos 10
Diplomados en Archivística en alianza con Desarrollar un diplomado en archivística y gestión
Un (1) diplomado realizado
instituciones educativas documentalCurso virtual:
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META
ESTRATEGIA RESPONSABLE META TRIENIO DESCRIPCION META
2020
11 Partiendo de los datos FURAG 2018 relacionados con la
Incrementar el índice del resultado
Política de Gestión Documental (promedio del 59.75%),
consolidado de la medición del 67% de cumplimiento en el índice del
se realizarán actividades de acompañamiento a través de
Subdirección del Sistema instrumento archivístico inventario resultado consolidado de la medición del
la Estrategia Territorial, esperando un incremento en el
Nacional de Archivos documental para las Gobernaciones y instrumento archivístico “inventario
promedio de ese porcentaje. Esta estrategia incluye las 5
Distritos Especiales pasando del nivel documental” para las Gobernaciones y
capacitaciones en zona limítrofe departamental.
de cumplimiento del 60% al 80%. Distritos Especiales
7
12
Articular los Grupos de
valor del SNA y cabezas
Estudios y ficha técnica para la
de sector para la Porcentaje de implementación de la Incluye la elaboración de la Ficha técnica de la Fase I de
Implementación de la Red Nacional de
adopción, Subdirección del Sistema Fase I de la Red Nacional de Archivos. la Red Nacional de Archivos para su Implementación.
Archivos. (50%)
implementación y Nacional de Archivos
seguimiento de la Política
de Archivos y de Gestión Subdirección de Tecnologías
Documental de la Información Archivística
Incorporación de dos fuentes de información al Sistema
y Documento Electrónico 13 de información del Sistema Nacional de Archivos –SISNA,
(4) nuevas fuentes incorporadas 2 nuevas fuentes incorporadas la cual se constituye la plataforma tecnológica para
al SISNA al SISNA evaluar y hacer seguimiento en línea al desarrollo y
cumplimiento de la aplicación de la Ley General de
Archivos del país.
14 Actividades de capacitación a 10 CTA´s para que
Subdirección del Sistema
(30) CTAs capacitados 10 CTAs capacitados fortalezcan el cumplimiento de sus funciones como
Nacional de Archivos
órgano asesor del AGN.Curso virtual:
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META
ESTRATEGIA RESPONSABLE META TRIENIO DESCRIPCION META
2020
La meta hace referencia al número de Tablas de Retención
15 Documental o Tablas de Valoración Documental que se presentan
Subdirección de
(90) TRD y TVD evaluadas ante el Comité Evaluador de Documentos del AGN, para la
Gestión del Patrimonio 30 TRD y TVD evaluadas y convalidadas
y convalidadas evaluación y certificación del cumplimiento de los requisitos
Documental
técnicos de elaboración y aprobación de los instrumentos
archivísticos.
8 El Archivo Digital Nacional – ADN es una apuesta hacia el futuro de
16
Implementar acciones de los archivos digitales, su preservación y acceso a largo plazo, que
Tres (3) documentos técnicos y normativos
protección, pretende la gestión integral tanto de los documentos nacidos
Infraestructura para la construcción del repositorio de
reconocimiento y electrónicos y transferidos al AGN, como las copias y descripciones
Subdirección de Tecnológica del ADN información técnica para el uso del ADN
salvaguarda del digitalizadas del patrimonio documental custodiadas. En este orden
Tecnologías de la adquirida por parte de la entidades publicas; una
patrimonio cultural de ideas, para este año se tiene planeada la elaboración de 3
Información campaña de lanzamiento y recordación de
documental colombiano documentos técnicos para la construcción del repositorio y una
Archivística y marca del ADN.
para preservar nuestra campaña de recordación de la marca ADN
Documento
memoria e identidad Documento de estructura 17 El Archivo Digital Territorial tiene como objetivo principal, integrar
Electrónico
nacional, desde los conceptual, técnica y los archivos históricos en una única fuente de consulta, con
territorios tecnológica para la Una ficha técnica elaborada facilidades de acceso a los ciudadanos, iniciando con el diagnóstico
construcción del ADT - del estado actual de los archivos históricos del país mediante la
Archivo Digital Territorial elaboración de la ficha.
Corresponde al proceso técnico, administrativo y legal mediante el
(16) Transferencias 18
Subdirección de cual se recibe en el AGN, los documentos o archivos que de
documentales secundarias 5 Transferencias documentales
Gestión del Patrimonio conformidad con las Tablas de retención documental o tablas de
de entidades públicas secundarias de entidades públicas
Documental valoración documental han cumplido su tiempo de retención en la
recibidas recibidas
etapa del archivo central de las entidades.Curso virtual:
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META
ESTRATEGIA RESPONSABLE META TRIENIO DESCRIPCION META
2020
19 Intervención de 1.405.000 folios mediante la aplicación de procesos de
(4.215.000) folios
conservación preventiva, conservación y restauración de los bienes
8 intervenidos de acuerdo al 1.405.000 folios intervenidos
documentales pertenecientes a la nación, en especial de los fondos
nivel de conservación
Implementar acciones Subdirección de Gestión documentales que custodia el AGN.
de protección, del Patrimonio
reconocimiento y Documental 20 Con el objetivo de divulgar el patrimonio histórico que custodia el AGN
salvaguarda del se ejecutaran actividades de descripción documental de 224 unidades
patrimonio cultural (672) Unidades de 224 Unidades de almacenamiento
de almacenamiento tales como tomos, legajos, cajas y carpetas,
documental almacenamiento descritas descritas
aplicando las normas técnicas nacionales e internacionales de
colombiano para descripción archivística.
preservar nuestra
memoria e identidad (3) Proyectos de cooperación 21
nacional, desde los Presentación de al menos Un proyecto de cooperación, presentado
presentado a organismo Un (1) Proyecto de cooperación
territorios Dirección General para la financiación de uno o varios organismos internacionales para la
internacional para presentado a organismo
difusión y desarrollo de procesos documentales y patrimoniales.
aprobación internacional para aprobación
22
Subdirección de Gestión (12) archivos históricos a Identificación de 4 archivos históricos significativos, para ser
del Patrimonio través de web del AGN y la Cuatro (4) archivos históricos a digitalizados, compartidos al AGN y publicarlos en la plataforma
Documental plataforma informativa través de web del AGN y la ARCHIDOC.
plataforma informativaCurso virtual:
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META
ESTRATEGIA RESPONSABLE META TRIENIO DESCRIPCION META
2020
8 Actividades (eventos 23
académicos, culturales, Desarrollo en las regiones de eventos, exposiciones, capacitaciones ,
Implementar acciones capacitaciones, exposiciones conferencias para divulgar y crear conciencia del patrimonio
de protección, 12 Actividades de divulgación del
y/o publicaciones) dentro y documental. Estas actividades permitirán además identificar los
reconocimiento y patrimonio documental realizados
fuera del AGN, que permitan documentos históricos que se encuentran en custodia de privados en
salvaguarda del Subdirección de Gestión la divulgación del patrimonio cada una de las regiones a visitar.
patrimonio cultural del Patrimonio documental.
documental Documental
colombiano para
preservar nuestra (4.050.000) imágenes
memoria e identidad 24
digitalizadas para el Ejecutar actividades de digitalización de los fondos documentales que
nacional, desde los fortalecimiento o puesta en 1.350.000 imágenes digitalizadas custodia el AGN, con el fin de ponerlas en consulta de todos los
territorios servicio Web del acervo usuarios a través de la página web de la entidad.
documentalCurso virtual:
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META
ESTRATEGIA RESPONSABLE META TRIENIO DESCRIPCION META
2020
9 25
Un (1) documento técnico por Un (1) documento técnico que
Diseño, implementación y Subdirección del Elaboración de un (1) documento técnico que de cuenta del diagnostico
año de apoyo a la contenga:
seguimiento a la política Sistema Nacional de de la Política de Archivos y Gestión Documental y la interoperabilidad de
implementación de la política Diagnostico de la política pública y su
de Gestión Documental Archivos los expedientes electrónico .
nacional de archivos socialización - Documento técnico
como eje transversal en la
sobre interoperabilidad de
administración pública
expedientes electrónico
Esta meta responde a los compromisos del AGN en el CONPES 3975
26
política nacional para la transformación digital e inteligencia artificial. En
Diseñar la estrategia de
Medir el grado de modernización Dicha estrategia procurará la incorporación de tecnologías que aporten
modernización de los archivos
digital de los archivos, en las en la digitalización y creación de expedientes y documentos electrónicos,
10 entidades del nivel nacional (50%) así como en su preservación digital, promoción y acceso.
Coordinar la adecuada
27
conformación, gestión y El plan de coordinación archivística tiene como objetivo asegurar el
Desarrollar el Plan de Desarrollar un documento con los
preservación digital de los adecuado tratamiento y gestión de la información digital de los archivos,
transformación digital en Subdirección de lineamentos para la adecuada
expedientes electrónicos preservar su valor y significado; garantizando la integridad, seguridad y la
los archivos y hoja de ruta Tecnologías de la conformación de expedientes
teniendo en cuenta la transparencia de las actuaciones administrativas.
de complementación de Información electrónicos y su preservación digital,
información que pueda ser Responde a los compromisos del AGN en el CONPES 3975 política
la gestión documental Archivística y aplicables al Portal Único del Estado
generada en los trámites y nacional para la transformación digital e inteligencia artificial.
electrónica, preservación Documento Electrónico Colombiano. (60 %)
servicios del Portal Único del
digital y digitalización.
Estado Colombiano.
Esta meta responde a los compromisos del AGN en el CONPES 3920
28 Política Nacional De Explotación De Datos (Big Data). Este Plan de Gestión
Generar un plan de gestión
busca la automatización progresiva de procesos y procedimientos
documental electrónica (Hoja Estructura Plan de gestión
administrativos en la producción y gestión de documentos nativos
de Ruta) documental electrónica (25%)
electrónicos y digitalizados, implementando estándares que permitan que
los datos contenidos en estos sean descubribles, usables y fiablesCurso virtual:
Módulo x:
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META
ESTRATEGIA RESPONSABLE META TRIENIO DESCRIPCION META
2020
29
Sistema Integral Nacional de Archivos Electrónicos es un programa especial de
coordinación de la política nacional de archivos electrónicos del Estado
50% de avance en la
Colombiano. Por lo anterior se espera avanzar en la estandarización y
Desarrollo del SINAE implementación del Sistema
10 homogenización de las políticas y lineamientos del Estado, la generación de
Nacional de Archivos Electrónicos
lineamientos técnicos para la aplicación de tecnología en los archivos, en temas
Desarrollar el Plan de de gestión documental electrónica, digitalización y preservación a largo plazo.
transformación digital en Subdirección de
los archivos y hoja de ruta Tecnologías de la
de complementación de Información Año 2020: Proyecto de
la gestión documental Archivística y documento con estándares y 30
electrónica, preservación Documento Electrónico lineamientos técnicos para el
digital y digitalización. Esta meta responde a los compromisos del AGN en el CONPES 3920 Política
proceso de anonimización 1 Proyecto de documento con
Nacional De Explotación De Datos (Big Data). Con esta meta se busca
Año 2021: Socialización de estándares y lineamientos
garantizar la adecuada remoción de los identificadores personales y mitigar
proyecto de plan técnicos para el proceso de
riesgos de reidentificación de datos personales, de modo que garantice la
Año 2022: Documento con anonimización elaborado.
privacidad por diseño y defecto de los datos personales de los ciudadanos.
estándares y lineamientos
técnicos para el proceso de
anonimización definitivoCurso virtual:
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Unidad x:
META
ESTRATEGIA RESPONSABLE META TRIENIO DESCRIPCION META
2020
31
Proyectos desarrollados a través Un (1) Proyecto a través de Este desarrollo tecnológico espera contribuir a la
11 de soluciones tecnológicas o soluciones tecnológicas o transformación de los archivos mediante un ejercicio de
procesos innovadores procesos innovadores realidad aumentada.
Impulsar la innovación y el Subdirección de Tecnologías
desarrollado
desarrollo tecnológico para la de la Información Archivística
Ideas creativas o productos
transformación de archivos y Documento Electrónico 32 Se pretende desarrollar una idea creativa o producto
innovadores que permitan
innovador que contribuya a la difusión de la importancia de los
visibilizar la importancia de los Una (1) Idea creativa o
archivos y su historia a través del uso de las tecnologías
documentos, archivos y su historia productos innovadores
emergentes como el desarrollo de un videojuego.
elaborado
Implementación del laboratorio
digital
33 Esta meta consiste en proyectar la construcción de un Espacio
Año 2020: Definición de
para la experimentación, investigación, creación y aprendizaje
Subdirección de Tecnologías requerimientos 33% de avance en la
12 con tecnologías digitales. Para esta vigencia se propone
de la Información Archivística Año 2021: Desarrollo del implementación del
Generar de proyectos archivísticos realizar la descripción de los componentes del laboratorio
y Documento Electrónico componente tecnológico laboratorio digital
e ideas de negocios basados en digital a través del análisis y documentación de herramientas
Año 2022: Implementación y
competitividad, innovación y para su implementación.
puesta en funcionamiento
creatividad
Portafolio de servicios del AGN a Se desarrollarán dos documentos que den cuenta de la
Subdirección de Asistencia 34
fin de ampliar o actualizar dos viabilidad para la creación de dos nuevos servicios para el
Técnica y Proyectos 2 servicios archivísticos
servicios nuevos portafolio de servicios de la entidad
Archivísticos nuevos y operandoCurso virtual:
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Unidad x:
META
ESTRATEGIA RESPONSABLE META TRIENIO DESCRIPCION META
2020
Implementación de la Política de
Gestión del conocimiento
Año 2020: Levantamiento del 35
En coherencia con los desafíos del decreto 1499 de 2018, en
13 diagnóstico o estado de la política
cumplimiento de la nueva política de gestión del conocimiento
Año 2021: Elaborar los Un documento de
Consolidar redes de conocimiento y la Innovación, es necesario avanzar en su implementación,
Secretaria General documentos requeridos para su diagnóstico o estado de la
del TH. con el propósito de incrementar al menos 10 puntos en el
implementación política de GCI elaborado
indicador de desempeño asociado a la Dimensión 6. Gestión
Año 2022: Socializaciones
del conocimiento.
realizadas al interior de la entidad
que dan cuenta de la
implementación de la políticaCurso virtual:
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