(PADA) Programa Anual de Desarrollo Archivístico 2021
←
→
Transcripción del contenido de la página
Si su navegador no muestra la página correctamente, lea el contenido de la página a continuación
Programa Anual de Desarrollo Archivístico
(PADA)
2021DE LA PLANEACIÓN EN MATERIA ARCHIVÍSTICA
PRESENTACIÓN
Con fecha de 18 de noviembre del 2018 se publicó en la Gaceta Oficial de la Ciudad de México “Decreto por el
que se abroga la Ley de Archivos del Distrito Federal y se expide la Ley de Archivos de la Ciudad de México” el
cual menciona Artículo 20 “El Sistema Institucional de Archivos es el conjunto de principios, lineamientos,
procedimientos y estructuras que tomando como base el ciclo vital del documento, norman la funcionalidad y
operatividad de la gestión documental y la administración de los archivos de cada sujeto obligado”.
Así también, la misma Ley en su Artículo 23 indica que el Sistema Institucional de Archivos (SIA) de cada sujeto
obligado deberá integrarse por:
“I. Área Coordinadora de Archivos
II. Las áreas operativas siguientes:
a) De Correspondencia;
b) Archivo de trámite, por área o unidad;
c) Archivo de concentración, y
d) Archivo histórico, en su caso, sujeto a la capacidad presupuestal y técnica del sujeto obligado.
III. Las demás áreas que conforman el COTECIAD.”
La Ley de Archivos de la Ciudad de México también establece en su Artículo 28 “Los sujetos obligados deberán
elaborar un programa anual en materia de archivos y publicarlo en su portal electrónico en los primeros treinta
días naturales del ejercicio fiscal correspondiente.”
El presente Plan Anual de Desarrollo Archivístico del Fideicomiso Centro Histórico de la Ciudad de México
(FCHCDMX) contempla las prioridades, recursos económicos, tecnológicos y operativos, así como los
programas de organización y capacitación, de la gestión documental, administración de los archivos.
Lo anterior con la finalidad que la consulta de los archivos contenga las medidas de seguridad en el manejo de
la información.ICE
PRESENTACIÓN
INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................................................... 1
ENFOQUE DEL PROGRAMA ANUAL EN LOS DERECHOS HUMANOS ............................................................... 1
ELEMENTOS DEL PROGRAMA ANUAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO ...................................................... 2
MARCO DE REFERENCIAL ............................................................................................................................................ 2
NIVEL ESTRUCTURAL............................................................................................................................................... 2
NIVEL DOCUMENTAL ................................................................................................................................................ 2
NIVEL NORMATIVO.................................................................................................................................................... 2
ÁREAS DE OPORTUNIDAD ............................................................................................................................................... 2
JUSTIFICACIÓN .................................................................................................................................................................... 3
OBJETIVOS........................................................................................................................................................................ 3
GENERAL ....................................................................................................................................................................... 3
ESPECÍFICOS ............................................................................................................................................................... 4
ALCANCE ....................................................................................................................................................................... 4
PLANEACIÓN DE ACTIVIDADES ............................................................................................................................ 4
ENTREGABLES Y ACTIVIDADES ................................................................................................................................. 4
CRONOGRAMA DEL PROGRAMA ANUAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO 2021 .................................. 6
RECURSOS ........................................................................................................................................................................ 7
CALENDARIO DE SESIONES Y REPORTE DE AVANCES..................................................................................... 7
MARCO JURÍDICO ........................................................................................................................................................... 8
GLOSARIO.......................................................................................................................................................................... 9INTRODUCCIÓN
Los archivos son testimonio del trabajo diario del Gobierno de la Ciudad de México; el instrumento mediante el
cual se comprueba el correcto desempeño de los servidores públicos, en ellos se resguarda información con
valor jurídico, administrativo, fiscal e histórico, la integridad, conservación y organización de los archivos, es
esencial para el manejo de los mismos y permite conservar la memoria de ese quehacer y garantizan la agilidad
en la respuesta del derecho ciudadano.
Es necesario organizar el fondo documental del FCHCDMX, a través de los instrumentos archivísticos, tomando
en cuenta las edades y valores correspondientes a su Ciclo Vital, sólo de esta manera, será posible el
conocimiento y control del desarrollo de la información.
Así también; la supervisión del cumplimiento de las funciones y atribuciones; orientar el ejercicio del Poder
Público; disponer permanentemente de los documentos necesarios para la eficacia gubernamental; la vigencia
permanente de los derechos de los ciudadanos; el ejercicio de las funciones y atribuciones de los servidores
públicos; garantizan la conservación del patrimonio documental del FCHCDMX.
El COTECIAD, es el órgano técnico consultivo de instrumentación y retroalimentación de la normatividad
interna en materia de archivos, para la implementación de las normas y acciones archivísticas institucionales,
tendientes a la mejora integral de los archivos.
ENFOQUE DEL PROGRAMA ANUAL EN LOS DERECHOS HUMANOS
En México, el derecho a la información es una garantía constitucional, establecida en el artículo sexto, el cual
dice; "La manifestación de las ideas no será objeto de ninguna inquisición judicial o administrativa, sino en el caso
de que ataque a la moral, los derechos de tercero, provoque algún delito, o perturbe el orden público; el derecho
a la información será garantizado por el Estado".
Por su parte, el artículo octavo señala: "Los funcionarios y empleados públicos respetarán el derecho de petición,
siempre que ésta se formule por escrito, de manera pacífica y respetuosa, pero en materia política sólo podrán
hacer uso de ese derecho los ciudadanos de la República".
La disciplina archivística está estrechamente relacionada con la protección de los derechos humanos al
garantizar la organización de la información mediante la preservación de archivos y facilitando su consulta.
1ELEMENTOS DEL PROGRAMA ANUAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO
MARCO DE REFERENCIAL
El PADA es el instrumento de planeación orientado a establecer la administración del archivo del FCHCDMX, en
el que se definen las prioridades en materia de archivos, lo anterior en términos de lo previsto en los artículos
28, 29, 30 y 31 de la Ley de Archivos de la Ciudad de México; asimismo, contempla las actividades a desarrollar
a nivel institucional factibles de realizar durante el año en curso, con el propósito de dar continuidad a la
gestión documental y la formación y del SIA.
Este programa anual definirá los recursos disponibles y representa una herramienta de planeación de corto,
mediano y largo plazo que contempla un conjunto de acciones o actividades a la optimización de la gestión de
documentos, por lo que deberá cubrir tres niveles.
NIVEL ESTRUCTURAL
Orientado a consolidar y formalizar el Sistema Institucional de Archivos, debiendo contar con la estructura
orgánica, así como con los recursos materiales, humanos y financieros para un adecuado funcionamiento.
NIVEL DOCUMENTAL
Este criterio planea la elaboración, actualización y uso de los instrumentos de control y consulta archivística
para poder propiciar la organización, descripción, valoración, administración, conservación, acceso ágil y
localización de los documentos.
NIVEL NORMATIVO
Enfatiza el cumplimiento de las disposiciones derivadas de la normatividad vigente y aplicable en materia de
archivos.
ÁREAS DE OPORTUNIDAD
o Formalización de las áreas operativas de correspondencia, archivos de trámite y concentración para la
correcta organización y administración de los archivos del FCHCDMX.
o Encaminar y fomentar la autoformación en la aplicación de métodos y técnicas archivísticos
encaminados al desarrollo del SIA para garantizar la conservación, disponibilidad, integridad y
localización expedita de los documentos.
o Planificar y prever que se realicen las transferencias de los distintos archivos de trámite coadyuvando
con los responsables de los mismos para que se realicen de acuerdo a los lineamientos establecidos en
materia archivística.
2o Programar reuniones de trabajo con el fin de dar seguimiento a los avances en materia de valoración
documental, vigencias, plazos de conservación, disposición documental de las series, planeación
estratégica y normatividad.
JUSTIFICACIÓN
De conformidad con lo establecido en la Ley de Archivos de la Ciudad de México, el FCHCDMX implementara
estrategias para el correcto tratamiento del ciclo vital de documento en cada una de sus fases; activa en el
archivo de tramite; semiactiva en el archivo de concentración; e inactiva en la baja documental o el archivo
histórico con el único propósito de fortalecer el SIA, con la metodología archivística y normativa vigente en
materia.
Para poder desarrollar su modelo de Gestión Documental el FCHCDMX es responsable de:
o Organizar y conservar sus archivos.
o La operación de su sistema institucional.
o Del cumplimiento de lo dispuesto por la Ley garantizando que no se sustraigan, dañen o eliminen
documentos de archivo y la información a su cargo.
o El servidor público que concluya su empleo, cargo o comisión, deberá garantizar la entrega de los
archivos a quien lo sustituya, debiendo estar organizados y descritos de conformidad con los
instrumentos de control y consulta archivísticos que identifiquen la función que les dio origen.
Derivado de lo anterior el PADA, se convierte en una herramienta para dar solución a las problemáticas en
materia de gestión documental y organización de archivos, es importante mencionar los beneficios de la
implantación de dicho programa los cuales son:
o Consolidar el SIA del FCHCDMX.
o Contar con los archivos organizados, controlados y actualizados.
o Evitar la desorganización documental.
o Dar cumplimiento a la normatividad en materia de archivo.
o Fomentar la integración, de manera adecuada y continua de los documentos.
o Optimización de los espacios en las unidades de archivo de trámite y concentración.
o Facilitar la localización de la información.
o Facilitar la toma de decisiones.
OBJETIVOS
GENERAL
Dar a conocer las metodologías y estrategias del FCHCDMX, que se aplicaran en el periodo enero a diciembre
2021, para atender y garantizar la preservación del patrimonio documental de este Ente Público, y mediante
procesos eficientes y eficaces para la gestión documental, la organización del archivo y el acceso regulado a la
información.
3ESPECÍFICOS
o Consolidar el SIA, a través del nombramiento oficial de sus integrantes.
o Fomentar la capacitación y profesionalización continua del personal involucrado en el manejo u
operación de archivos.
o Establecer las técnicas y estrategias necesarias para la óptima organización de la documentación, así
como garantizar su correcta recepción, circulación, control, uso, conservación y destino final.
o Actualizar el Cuadro General de Clasificación Archivístico y Catálogo de Disposición Documental para
el ejercicio 2021.
o Realizar las transferencias primarias de la documentación que ha cumplido su plazo legal y vigencia
administrativa.
o Atención a solicitudes de préstamo y consulta de expedientes del archivo de concentración y su
seguimiento.
o Establecer el calendario de transferencias primarias.
ALCANCE
El presente PADA es de aplicación general para el FCHCDMX con el objetivo de regular la gestión y organización
de archivos en cada una de sus fases del ciclo vital de documento, implementando acciones que fortalecerán
el tratamiento documental.
PLANEACIÓN DE ACTIVIDADES
El impacto que se espera alcanzar en el plazo de un año, plasmados en el presente PADA, se dará a través de la
participación conjunta del grupo interdisciplinario, en el siguiente orden de acciones:
1. Establecer el SIA, a través del nombramiento de sus integrantes.
2. Actualizar el Cuadro General de Clasificación Archivístico y Catálogo de Disposición Documental para
el ejercicio 2021
3. Elaborar los procedimientos del SIA (Unidad de correspondencia, archivo de trámite y archivo de
concentración).
4. Fomentar la profesionalización continua del personal involucrado en el manejo u operación de
archivos, a través de cursos de capacitación en materia archivística.
5. Contribuir con el desarrollo e implementación de un procedimiento de Gestión Documental que
cumpla con el ciclo vital del documento.
6. Realizar el Calendario de Transferencias primarias para su aplicación general.
ENTREGABLES Y ACTIVIDADES
Derivado de las actividades a desarrollar, a continuación, se describen los siguientes entregables y las
actividades específicas proyectadas:
4ID ACTIVIDADES POR REALIZAR ENTREGABLES NORMATIVIDAD
Artículos 28, 29, 30 y 31.
1 Elaboración del Programa Anual de Desarrollo Archivístico. Programa Anual de Desarrollo Archivístico. Ley de Archivos de la
Ciudad de México.
Designación o ratificación del responsable del área coordinadora de Artículo 23. Ley de
2 archivos; de los archivos de tramite; del archivo de concentración; y del Oficio de designación para cada una de las áreas. Archivos de la Ciudad
grupo interdisciplinario. de México.
Fortalecer la cultura archivística mediante: • Constancia de participación a cursos de
• Capacitación a los responsables de los archivos de trámite y Artículo 33. Fracción VI
3 capacitación. Ley de Archivos de la
concentración. • Listado de asesorías realizadas. Ciudad de México.
• Celebración de reuniones de trabajo y asesorías archivísticas.
4 Actualización del Cuadro General de Clasificación Archivístico. Minuta de trabajo con el grupo interdisciplinario. Artículo 16. Ley de
Archivos de la Ciudad
5 Actualización del Catálogo de Disposición Documental. Minuta de trabajo con el grupo interdisciplinario.
de México.
Artículo 17. Ley de
Guía de archivo documental de los archivos de
6 Actualizar la Guía de archivo documental. Archivos de la Ciudad
trámite y concentración.
de México.
Inventarios de expedientes que conservan sus
Artículo 35. Fracción VI
Promover la realización de transferencias primarias conforme lo valores primarios de conformidad con el
7 Ley de Archivos de la
establecido en el Catálogo de Disposición Documental. Catálogo de Disposición Documental, por cada
Ciudad de México.
una de las áreas.
Artículo 36. Fracción II
Atender las solicitudes de préstamo y consulta de expedientes del
8 Solicitudes de préstamo. Ley de Archivos de la
archivo de concentración y su seguimiento.
Ciudad de México.
Concluir con la organización del archivo de concentración de las áreas:
• Coordinación de Desarrollo Inmobiliario. Transitorio décimo
• Dirección General. primero. Ley de
9 Inventarios.
• Coordinación de Promisión y Difusión. Archivos de la Ciudad
• Unidad de Transparencia. de México.
5CRONOGRAMA DEL PROGRAMA ANUAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO 2021
Actividad ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
Elaboración del Programa Anual de Desarrollo Archivístico.
Designación o ratificación del responsable del área coordinadora de archivos; de los
archivos de tramite; del archivo de concentración.
Fortalecer la cultura archivística mediante: Se enviara el calendario con la fechas y los cursos que tendrán que
• Capacitación a los responsables de los archivos de trámite y concentración. tomar en el INAI.
• Celebración de reuniones de trabajo (COTECIAD).
Actualización del Cuadro General de Clasificación Archivístico.
Actualización del Catálogo de Disposición Documental.
Actualizar la Guía de archivo documental .
Promover la realización de transferencias primarias conforme lo establecido en el
Catálogo de Disposición Documental.
Atender las solicitudes de préstamo y consulta de expedientes del archivo de
concentración y su seguimiento.
Concluir con la organización del archivo de concentración de las áreas:
• Coordinación de Desarrollo Inmobiliario.
• Dirección General.
• Coordinación de Promoción y Difusión.
• Unidad de Transparencia.
6RECURSOS
CAPITAL HUMANO
Cargo y/o nombramiento Función
• Fomentar que las áreas operativas lleven a cabo las
Titulares de las Unidades acciones de gestión documental y administración de los
Administrativas. archivos.
• Coordinar que las áreas operativas lleven a cabo las
acciones de gestión documental y administración de los
Responsable del Área Coordinadora de archivos.
Archivos. • Propiciara la integración y formalización del COTECIAD,
convocar a reuniones de trabajo y moderar las mismas.
Personal de apoyo adscrito al Área
Coordinadora de Archivos. • Acciones de gestión documental y administración de
Responsables del Archivo de Tramite. los archivos.
Responsables del Archivo de
Concentración.
MATERIALES Y TECNOLÓGICOS
Concepto Disponibles Requeridos
Equipo de cómputo con paquetería básica de productividad de 2 computadoras de 0
oficina y conexión a internet. escritorio.
Equipo de digitalización e impresión. 1 multifuncional modelo 0
kyocera ecosys m3655idn.
Trituradoras de papel. 2 equipos. 0
Cajas de archivo tamaño registrador. 100 cajas. 300.
Guantes multiusos desechables de látex. 10 pares. 500 pares.
Respirador plegable N95, para polvos y partículas. 10 piezas. 500 piezas.
CALENDARIO DE SESIONES Y REPORTE DE AVANCES
Se elaborará un informe trimestral, sobre el nivel de cumplimiento que se lleve registrado hasta ese momento,
el cual se presentará en las Sesiones Ordinarias, conforme al siguiente calendario:
SESIÓN FECHA
Primera Sesión Ordinaria 28 de enero del 2021
Segunda Sesión Ordinaria 30 de abril del 2021
Tercera Sesión Ordinaria 26 de agosto del 2021
Cuarta Sesión Ordinaria 25 de noviembre del 2021
7MARCO JURÍDICO
o Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.
o Ley General de Archivos.
o Ley de Archivos de la Ciudad de México.
o Ley de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Rendición de Cuentas de la Ciudad de México.
o Ley de Protección de Datos Personales en posesión de sujetos obligados de la Ciudad México.
o Circular Uno 2019, Normatividad en Materia de Administración de Recursos.
o Manual Especio de Operación del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos del
FCHCDMX.
8GLOSARIO
Administración de archivos: Las funciones, acciones, planeación, y demás actividades que permiten una
adecuada administración de los archivos y por tanto de los documentos, aunque para éstos se suele referir
específicamente la gestión documental. La administración de archivos permite una buena utilización y
transparencia en el manejo de los diversos recursos o bienes que se tienen y requieren para el logro de los
objetivos de una institución archivística.
Archivo: El conjunto orgánico de documentos en cualquier soporte o formato, producidos o recibidos en el
ejercicio de las atribuciones y funciones de los sujetos obligados y que ocupan un lugar determinado a partir
de su estructura funcional u orgánica.
Archivo de concentración: El integrado por documentos de archivo transferidos desde las áreas o unidades
productoras, que tienen todavía vigencia administrativa, de consulta esporádica y que pueden ser
eliminados o conservados permanentemente después de un proceso de valoración documental.
Archivo de trámite: Unidad administrativa integrada por documentos de archivo de uso cotidiano y
necesario para el ejercicio de las atribuciones y funciones de los sujetos obligados.
Archivo histórico: El integrado por documentos de carácter público, de conservación permanente y de
relevancia para la historia y memoria nacional, regional o local.
Área Coordinadora de Archivos: La instancia encargada de promover y vigilar el cumplimiento de las
disposiciones en materia de gestión documental y administración de archivos, así como de coordinar las
áreas operativas del Sistema Institucional de Archivos.
Áreas operativas: Las que integran el Sistema Institucional de Archivos: unidad de correspondencia,
archivo(s) de trámite, archivo de concentración y, en su caso, archivo histórico.
Baja documental: La eliminación de aquellos documentos que hayan prescrito en su vigencia
administrativa, en conformidad con los plazos de conservación establecidos en el catálogo de disposición
documental y que no posean los valores secundarios o históricos considerados para ser conservados de
manera permanente, de acuerdo con la Ley y las disposiciones jurídicas aplicables.
Catálogo de disposición documental: Al registro general y sistemático que establece los valores
documentales, la vigencia documental, los plazos de conservación y la disposición de las series documental.
Ciclo vital: A las etapas por las que atraviesan los documentos de archivo desde su producción o recepción
hasta su baja documental o transferencia a un archivo histórico.
9Conservación de documentos: El conjunto de procedimientos y medidas destinados a asegurar la
prevención de alteraciones físicas de los documentos en papel y la preservación de los documentos digitales
a largo plazo.
Consulta de documentos: A las actividades relacionadas con el acceso a los documentos debidamente
organizados que garantizan el derecho que tienen los usuarios mediante la atención de requerimientos.
COTECIAD: Comité Técnico Interno de Administración de Documentos.
Cuadro general de clasificación archivística: El instrumento que refleja la estructura de un archivo con base
en las atribuciones, funciones y estructura orgánica de cada sujeto obligado y que permite dar a cada
documento su lugar en el conjunto orgánico que es el archivo.
Descripción archivística: La representación y enumeración de los principales elementos formales e
informativos de los documentos de archivo y sus agrupaciones, así como del o los contextos en los cuales se
produjeron.
Disposición documental: La selección sistemática de los expedientes de los archivos de trámite y
concentración cuyo uso administrativo o vigencia documental y plazo de conservación hayan prescrito, con
el fin de realizar transferencias ordenadas o bajas documentales.
Documento de archivo: Aquel que registra un hecho, acto administrativo, jurídico, fiscal o contable,
producido, recibido y utilizado en el ejercicio de las facultades, competencias, atribuciones o funciones de
los sujetos obligados, con independencia de su soporte documental y que encuentra pleno sentido al
relacionarse con otros documentos para formar expedientes.
Expediente: La unidad documental compuesta, constituida por documentos de archivo, clasificados y
ordenados a partir de un mismo asunto, actividad o trámite de los sujetos obligados.
FCHCDMX: Fideicomiso Centro Histórico de la Ciudad de México.
Ficha técnica de valoración documental: El instrumento que permite identificar, analizar, describir y
establecer el contexto de valoración de la serie documental.
Fondo documental: La totalidad de los documentos producidos por los sujetos obligados en el desarrollo de
sus funciones y atribuciones.
Gestión documental: El tratamiento integral de la documentación a lo largo de su ciclo vital, a través de la
ejecución de los procesos de producción, organización, descripción, acceso, valoración, disposición
documental y conservación.
10Identificación: Proceso de análisis para reconocer las características formales e informativas de los
documentos que componen un fondo documental, así como del contexto histórico-administrativo en el cual
fueron producidos, con miras al establecimiento de las series documentales.
INAI: El Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales.
Instrumentos de control y consulta archivística: Los instrumentos que, sustentan la organización, control
y conservación de los documentos de archivo a lo largo de su ciclo vital (cuadro general de clasificación
archivística, catálogo de disposición documental e inventarios general, de transferencia y baja documental)
así como su localización expedita para la consulta por parte del ente generador y del público en general.
Ley: La Ley de Archivos de la Ciudad de México
Organización: El conjunto de operaciones intelectuales y mecánicas destinadas a la identificación,
clasificación y ordenación de los documentos de archivo con el propósito de mantener su organicidad a lo
largo de la gestión documental.
PADA: Programa Anual de Desarrollo Archivístico.
Plazo de conservación: El periodo de guarda de los documentos en los archivos de trámite y concentración,
que consiste en la combinación de la vigencia administrativa y, en su caso, el término precautorio y periodo
de reserva que se establezcan de conformidad con la normatividad aplicable en materia de transparencia.
SIA: Sistema Institucional de Archivos.
Transferencia: Al traslado controlado y sistemático de series documentales o partes de ellas, de un archivo
de trámite a uno de concentración y de aquellas cuyos documentos deben conservarse de manera
permanente, del archivo de concentración al archivo histórico.
Valoración documental: A la actividad que consiste en el análisis e identificación de los valores
documentales; es decir, el estudio de la condición de los documentos que les confiere características
específicas en los archivos de trámite o concentración, o evidénciales, testimoniales e informativos para los
documentos históricos, con la finalidad de establecer criterios, vigencias documentales y, en su caso, plazos
de conservación, así como para la disposición documental.
Vigencia documental: Al periodo durante el cual un documento de archivo mantiene sus valores
administrativos, legales, fiscales o contables, de conformidad con las disposiciones jurídicas vigentes y
aplicables.
11También puede leer
