Preservación de archivos policiales: Guía para profesionales Essential 03/2016 - Swisspeace
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Preservación de Essential archivos policiales: 03/2016 Guía para profesionales Trudy Huskamp Peterson
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Editor
swisspeace es un instituto de investigación de paz
orientado a la práctica. Este instituto analiza las causas
de conflictos violentos y desarrolla estrategias para la
transformación pacífica. El objetivo de swisspeace es
contribuir al mejoramiento de la prevención del conflicto 1 Introducción 02
y a la transformación del conflicto.
2 Transferencia de la custodia 03
El Programa “Tratando con el Pasado” 3 Toma de control 05
(inglés: Dealing with the Past) de swisspeace apoya a actores
4 Protección de los archivos 09
gubernamentales y no gubernamentales en el diseño, la imple-
mentación, el monitoreo y la evaluación de actividades de Tra- 5 Comprensión de la organización de la policía 11
tando con el Pasado. El programa provee un amplio rango de
6 Comprensión del método de mantenimiento
oportunidades de entrenamiento que incluyen cursos introducto-
de registros de la policía 14
rios y cursos en aspectos más específicos de Tratando con el
Pasado y contribuye con el nexo de política de investigación en 7 Comprensión de los tipos
swisspeace a través de sus proyectos de investigación, eventos físicos de registros policiales 16
investigativos, conferencias, publicaciones y enseñanza.
8 Ordenamiento y descripción de los
registros policiales 19
Serie “Esenciales”
Con su serie “Esenciales”, swisspeace ofrece asesoramiento y 9 Preparación del servicio de referencia 22
orientación para profesionales en varios temas de construcción
10 Servicio de referencia para los usuarios 30
civil de paz. Los esenciales de Tratando con el Pasado incluyen:
“Preservación de Archivos Policiales” y “Archivos para un Futuro 11 Difusión 32
Pacífico”.
12 Conclusión 33
La traducción de está publicación fue financiada por Open Anexo: Disposiciones archivísticas del Conjunto
Society Justice Initiative. de Principios Actualizado contra la Impunidad 34
Open Society Justice Initiative utiliza la ley para proteger y
Acerca de la autora 38
empoderar a las personas alrededor del mundo. A través de litigio,
incidencia, investigación y asistencia técnica, Justice Initiative Acerca de swisspeace 39
promueve los derechos humanos y desarrolla las capacidades
legales.
Imagen en la carátula
Archivos de la Policía Nacional de Guatemala descubiertos en 2006.
Copyright: Daniel Hernández-Salazar.
swisspeace
Sonnenbergstrasse 17
PO Box, 3001 Bern
www.swisspeace.org
info@swisspeace.ch
© 2016 swisspeace
Primera edición publicada en inglés en 20131 Introducción 2 Transferencia de la custodia
1 Para Egipto véase como Ya sea en Egipto o en Lituania, los archivos policia- El primer paso fundamental es la transferencia de la 3 Bundesbeauftragter
ejemplo AL-Masry Al-Youm, für die Unterlagen des
Investigations: State Security
les son un objetivo de los revolucionarios. El antiguo custodia de los archivos policiales a un nuevo organismo Staatssicherheitsdienstes
head ordered records destroyed, régimen lo sabe, y sus funcionarios pueden tratar responsable. Hay tres autoridades que pueden ordenar der ehemaligen Deutschen
artículo publicado en: Egypt de destruir rápidamente los archivos policiales.1 la transferencia de la custodia: el jefe de gobierno, el Demokratischen Republik (BStU)
Independent, 28 6 2012. Para (Comisionado Federal
Lituania véase MISIUNAS
Pero a menudo, los funcionarios no cuentan con órgano legislativo o un tribunal. Por ejemplo, cuando se de los Registros del Servicio
Romuald J., The archives of tiempo suficiente para destruir completamente los derrumbó el régimen de Alemania Oriental, la legislatura de Seguridad del Estado de
the Lithuanian KGB: Berichte archivos y dejan información valiosa para investiga- alemana aprobó una ley que creó la institución del la ex República Democrática
des Bundesinstituts für Alemana).
ostwissenschaftliche und ciones futuras. Comisionado Federal para los Archivos del Servicio de
internationale Studien, 1994. Seguridad del Estado del ex gobierno de la República
2 Para más información sobre
En situaciones de transición, es importante Democrática Alemana, la entidad que actualmente
los procedimientos y una
descripción de los archivos que las nuevas autoridades adopten medidas administra los archivos de la policía secreta (conocida
policiales de varios países, inmediatas para proteger los archivos policiales. como la Stasi).3
véase González-Quintana
Antonio, Archival policies in
Entre las medidas que se deben adoptar se incluyen
the protection of human rights, aquellas que permitan asumir la custodia de los
Transferencia de la custodia en Guatemala
UNESCO and the International archivos, autorizar a un organismo específico para
Council on Archives (ICA) 2009, Cuando el Defensor del Pueblo de Guatemala descubrió
que controle los archivos, encomendar una descrip-
http://www.ica.org/download. el archivo de la Policía Nacional anterior de Guatemala
php?id=971 (citado como ción profesional del contenido de los archivos,
Gonzalez, Archival policies in correspondientes al período del conflicto armado en ese
adoptar claras normas de acceso a los archivos
the protection of human rights) país, le solicitó a un tribunal una orden de protección
también disponible en español: y establecer un régimen de acceso.
para que se le exigiera a la policía la preservación de los
Políticas archivísticas para
la defensa de los derechos registros con el propósito de realizar investigaciones
Debido a que la policía cumple funciones
humanos, UNESCO/ICA. OHCHR, de posibles abusos de los derechos humanos. El
Report of the Office of the United regulares para las cuales necesita acceder a los
tribunal ordenó la preservación y el defensor del pueblo
Nations High Commissioner for registros previos, por ejemplo, archivos de infrac-
Human Rights on the seminar pudo describir y utilizar los archivos. Posteriormente,
ciones de tránsito, archivos personales y médicos
on experiences of archives as el vicepresidente de Guatemala envió una carta al
a means to guarantee the right de los empleados y registros de los permisos y
Ministerio de Gobernación (el ministerio a cargo de la
to the truth, A/HRC/17/21 2011; licencias, es fundamental que las nuevas autorida-
versión oficial de la ONU en policía) ordenando la transferencia de los registros
español disponible en http:// des articulen medidas que permitan el uso regular
policiales a los archivos nacionales/ministerio de cultura
daccess-dds-ny.un.org/doc/ por parte de la policía de aquellos archivos perti-
UNDOC/GEN/G11/128/97/PDF/ (Ministerio de Cultura y Deportes); ambos ministerios
nentes sin contenido político y que paralelamente
G1112897.pdf?OpenElement. ignoraron la orden. Para cumplimentar la transferencia
preserven los registros.
de la custodia hizo falta una acción legislativa.
En este informe se describen las principales
medidas necesarias para la preservación de los
archivos policiales, con especial consideración de
Tal como lo indica el ejemplo de Guatemala, la
la utilización de los archivos para tratar con aconte-
ejecución de la decisión es crucial, y el organismo al que
cimientos sucedidos en el pasado y con los proce-
se le transfiere la autoridad debe estar en condiciones
sos de justicia transicional. Este informe está
de tomar el control rápidamente.4
principalmente destinado a los funcionarios de un
gobierno que sucede a un régimen represivo y a las
organizaciones de la sociedad civil que procuran la
preservación de los archivos policiales.2
2 3Transferencia de la custodia
3 Toma de control
Existen varias posibilidades para un nuevo organismo de 5 En el sitio web de los Archivos
Nacionales de Latvia se puede
custodia de los archivos policiales: los archivos naciona-
acceder a una tra-ducción al
les, un organismo especial temporario o un organismo inglés de la Ley de Archivos de
gubernamental no archivístico. Latvia.
6 Por medio de un decreto estatal
de 1991, los registros del Servicio
El lugar permanente más obvio para albergar los de Seguridad de Ucrania han
archivos policiales es la sede de los archivos naciona- sido transferidos a los Archivos
Estatales de Ucrania. Archives
les, y en varios países la legislación existente sobre of Ukraine, No 3 (254) 2004.
archivos nacionales establece que los registros de los 7 González, Archival policies in
ministerios se deben transferir a la custodia archivís- the protection of human rights,
páginas 53 y 104 (op. cit. 2 de la
tica. Por ejemplo, en Latvia,5 Ucrania6 y España7 los versión en inglés, en la version
registros policiales se enviaban directamente a los española, paginas 74 y 131).
Véase también: Archivo Histórico
archivos nacionales. El problema práctico que presenta Nacional: González Quintana
esta opción es que los archivos nacionales tal vez no Antonio, El archivo de la Guerra
cuenten con el espacio necesario para albergar el Civil de Salamanca, publicado en
Historia 16, no. 230, junio 1995,
volumen de los archivos policiales y es posible que su páginas 12-26; Centro Docu-
personal tenga poca experiencia en la gestión de mental de la Memoria Histórica.
materiales modernos de investigación. Una solución 8 Este es el caso de Guatemala, el
Documentos de la Policía Nacional AHPN se encuentra físicamente
de Guatemala. Copyright: Archivo para el problema del espacio es que los archivos ubicado en los edificios de la
Histórico de la Policía Nacional, AHPN, nacionales se hagan cargo del área de almacenamiento ex Policía Nacional pero a nivel
Guatemala administrativo forma parte
del lugar donde se encuentren los archivos policiales
de los Archivos Nacionales de
y que esta área opere como una dependencia de los Guatemala (Archivo General de
archivos nacionales.8 En este caso, los archivos nacio- Centroamérica – AGCA).
nales tienen que adoptar las medidas necesarias para
garantizar que el lugar de almacenamiento externo
cumpla con las normas archivísticas en términos de
4 Para más información sobre accesibilidad, condiciones de preservación (control de
el Archivo Histórico de la
Policía Nacional de Guatemala, humedad, aire acondicionado) y particularmente con las
AHPN). Actualmente, el AHPN normas de seguridad y protección. Los conocimientos
de Guatemala está bajo la
dirección del Archivo General de
necesarios para administrar los archivos policiales se
Centroamérica (AGCA), el archivo pueden adquirir a través de la capacitación y de consul-
nacional de Guatemala. El AHPN tas con otras entidades que hayan enfrentado una
posee 8000 metros lineales
de documentos archivísticos y
situación similar. Sin embargo, el problema más impor-
representa el repositorio de tante que se plantea es si la institución archivística
registros más grande para los nacional fue pasible de una restructuración considera-
investigadores de derechos
humanos. Véase también: ble con respecto a su operación bajo el régimen anterior
Doyle Kate, The Atrocity Files. y si es suficientemente independiente de la presión
Deciphering the Archives of
política para que el público la considere como un
Guatemala’s Dirty War, publicado
en Harper’s Magazine, 2007, custodio confiable para los archivos policiales.
p. 52-64.
4 5Toma de control Toma de control
9 La Ley Alemana concerniente Otra opción sería crear un organismo de custodia administración de una masa importante y controvertida
a los registros del Servicio de
Seguridad del Estado de la ex
intermedio dentro del gobierno para que administre los de archivos policiales desviará al personal del desem-
República Democrática Alemana registros por un período determinado mientras que se peño de su misión principal y esto podría implicar una
(Stasi-Unterlagen-Gesetz - ponen en marcha el procesamiento y la utilización inicial sobrecarga de trabajo.
StUG) del 20 de diciembre de
1991 (citado como: Stasi Records
y luego transferir los registros a los archivos nacionales.
Act) indica en el Artículo 40 Este es el modelo alemán, los registros de la Stasi
(Medidas para la Preservación se encuentran actualmente bajo la custodia de una
de los Registros), parágrafo. 2,
cita 3: “Conforme al Artículo 2, estructura gubernamental especial, y posteriormente
Parágrafo 1 de la Ley Federal de se los transferirá a los archivos nacionales de Alemania.9
Archivo, luego de cumplido el
Un custodio intermedio tiene ventajas y desventajas.
período de retención, se deben
ofrecer al Archivo Federal los En su condición de entidad nueva, se la percibirá como
documentos desarrollados a un custodio nuevo y reputado, y no como una entidad
partir de la documentación”.
www.bstu.bund.de/.
reformada, y las personas designadas para dirigir esta
nueva entidad se pueden seleccionar entre un grupo de
personas conocidas su independencia y falta de invo-
lucramiento con los abusos del sistema anterior. Sin
embargo, el establecimiento de una nueva entidad
puede insumir tiempo y siempre requiere recursos
económicos: personal, lugar físico, equipamiento,
apoyo administrativo. Además, es probable que el
nuevo personal carezca de experiencia en el manejo
de archivos, lo cual implica una vasta capacitación.
Una tercera opción es transferir la custodia a una Cajas de almacenamiento en el Archivo
Histórico de la Policía Nacional
institución gubernamental no archivística existente, de Guatemala. Copyright: Archivo
por ejemplo una comisión de derechos humanos, el Histórico de la Policía Nacional, AHPN,
Guatemala
procurador o defensor del pueblo o el ministerio de
justicia. Dando por supuesto que la ley nacional de
archivos cubra a esta institución, los registros policiales Cualquiera sea la opción que se seleccione, se
podrían terminar finalmente en los archivos nacionales deben establecer de manera clara y pública las autori-
después de un período bajo la custodia de la entidad dades, las obligaciones y la duración de la custodia y los
gubernamental. Cuando los registros se depositan bajo registros deben estar a disposición para su consulta
la custodia de un organismo gubernamental, se plan- para propósitos de asuntos relacionados con la justicia
tean los mismos problemas de experiencia, lugar físico transicional y el tratamiento de acontecimientos
y financiamiento que cuando se los deposita bajo la sucedidos en el pasado. La cuestión del acceso a los
custodia de un organismo temporario. El mayor pro- registros se analiza en la Sección 9.
blema en este caso es que el organismo existente ya
tiene una misión, y que el hecho de agregarle la
6 7Toma de control
4 Protección de los archivos
Paraguay - Transferencia de la custodia a una institución Tan pronto como se designe el organismo de control de 10 En base a un acuerdo entre los
gobiernos de Suiza y Guatemala,
no archivística existente los archivos, la nueva autoridad de custodia debe en los Archivos Federales de
Los archivos de la Policía Política de Paraguay ex se establecer las medidas de protección de los registros y Suiza (SFA) se mantiene una
encuentran en el Centro de Documentación y Archivo de la dependencia donde se almacenen. Esto incluye la copia de seguridad de todos
los registros digitalizados del
para la Defensa de los Derechos Humanos (CdyA) integridad física del edificio (es notable que muchos de AHPN. A intervalos regulares, el
ubicado en la Suprema Corte de Justicia de la ciudad los edificios donde se almacenan los registros tienen AHPN le envía a SFA una copia
de Asunción del Paraguay. La colección consiste de techos endebles, les faltan ventanas o tienen ventanas de seguridad actualizada de los
registros.
una serie de documentos de la Policía Paraguaya bajo rotas y cañerías superiores con pérdidas) y el control de
el período del gobierno de Stroessner (1954-1989) e las entradas y salidas del edificio. La nueva autoridad
incluye documentos relacionados con la Operación debe incorporar, con frecuencia por medio de contrata-
Cóndor, un acuerdo secreto de cooperación entre las ciones externas, un cuerpo de vigilancia confiable que
fuerzas de seguridad de al menos 5 dictaduras militares permanezca en las dependencias a toda hora del día y
latinoamericanas. todos los días del año. Es necesario instalar un sistema
de alarmas de detección de intrusión, incendio y humo,
y si la dependencia no contara con un equipamiento de
extinción de incendios, se debe instalar uno que incluya
desde matafuegos de mano hasta sistemas automáticos
de extinción de incendios. Para evitar que los registros
apilados en el suelo se dañen en contacto con la tierra y
posibles inundaciones, es necesario ubicarlos en altura,
preferentemente en anaqueles, pero como mínimo se
deben colocar sobre tarimas de madera. Es necesario
eliminar roedores e insectos. Se deben controlar los
sistemas eléctricos y reparar todos aquellos cables
viejos o defectuosos que pudieran causar un incendio.
Las computadoras donde se almacenen los registros
electrónicos de la policía deben estar protegidas de los
ataques de fuentes externas y es necesario duplicar los
datos a la brevedad posible almacenándolos en copias
de seguridad.
Los duplicados de todos los registros electrónicos,
tanto los que fueron creados por la policía como aque-
llas copias escaneadas por los archivos con propósitos
de seguridad, se deben guardar en un lugar geográfica-
mente diferente que no comparta las mismas amenazas
de desastres naturales o los mismos riesgos de seguri-
dad que el lugar donde se encuentran los archivos
policiales.10
8 9Protección de los archivos 5 Comprensión de la
organización de la policía
Almacenamiento y preservación de registros digitales Al igual que todos los organismos oficiales, una fuerza
policial crea registros en el cumplimiento de sus
>> A Cornell University se puede acceder a un tutorial
funciones. Para comprender los registros de la policía es
en línea sobre la preservación digital desarrollado
necesario entender (1) la organización de la policía y su
por especialistas de Cornell University.
cambio con el transcurso del tiempo y (2) las funciones
>> La organización International Records Management
asignadas a la policía, qué unidad era responsable de
Trust Education and Training Materials ofrece
cada función, y cómo se modificó dicha asignación de
materiales de capacitación para la gestión general
funciones con el transcurso del tiempo.
de registros electrónicos.
>> Se puede consultar un análisis fundamental sobre
Al nivel más básico, un departamento de policía se
el almacenamiento digital en el informe Preserving
compone de una sede o cuartel central y de estaciones
Digital Storage, que también incluye una recomen-
de policía. También podría haber uno o más niveles
dación para el almacenamiento en distintos lugares.
intermedios entre el cuartel central y la estación de
>> La norma ISO 16363:2012 de la Organización
policía. Asimismo es posible que las estaciones ubica-
Internacional de Normalización (ISO, en inglés)
das en la ciudad capital se administren de manera
contiene pautas para evaluar la confiabilidad de los
diferente que las estaciones ubicadas en el interior del
repositorios digitales. La versión final de la norma
país, por ejemplo, las estaciones de la ciudad capital
CCSDS 652.0-M-1-, Audit and Certification of
pueden reportar directamente al cuartel general
Trustworthy Digital Repositories está disponible
central, mientras que las estaciones ubicadas en el
en inglés.
interior del país pueden reportar a una oficina interme-
dia. Y esta organización puede cambiar con el trans-
curso del tiempo, a medida que cambie la complejidad
de las responsabilidades del departamento de policía y
se modifique la relación de poder con otros organismos
gubernamentales, particularmente con los servicios
militares.
Habitualmente, las funciones de la policía son las
siguientes:
>> Responder a incidentes criminales y delictivos (lo
cual incluye responder ante las quejas y pedidos de
ayuda).
>> Investigar crímenes y delitos.
>> Manejar pruebas, huellas dactilares e información
de antecedentes penales.
>> Analizar pruebas en los laboratorios de la policía.
>> Ocuparse de los delincuentes juveniles.
>> Controlar el tránsito vehicular.
10 11Comprensión de la organización de la policía Comprensión de la organización de la policía
En algunos países, los departamentos de policía nivel ni la cantidad de información que compartió un 11 Véase: Mawby, Robert I., Policing
Across The World: Issues For
también son responsables de varias otras funciones, departamento de policía con otro departamento del The Twenty-First Century,
por ejemplo: mismo nivel jerárquico. Por otra parte, también es Taylor & Francis 1999; Bayley,
importante comprender las relaciones entre las unida- David, Patterns of Policing:
A Comparative International
>> Funcionamiento de las cárceles. des de policía y los organismos no policiales porque los Analysis, Rutgers University
>> Funcionamiento de hospitales policiales. registros también deberían reflejar esas relaciones.11 Press 1990.
>> Emisión de permisos y licencias (por ejemplo,
licencias de armas de fuego). Una actividad prioritaria para el nuevo organismo
>> Emisión de tarjetas nacionales de identidad. de custodia es investigar la organización e historia de
la policía. Es posible que la policía haya escrito una
Estas funciones las desempeñan las unidades historia que se pueda utilizar como punto de partida,
especializadas de la policía a cargo de lo siguiente: puede que la policía tenga un conjunto maestro de
órdenes generales que debería incluir las órdenes sobre
>> Dirección central. reorganizaciones internas y un gacetilla interna de la
>> Administración general (presupuesto, finanzas, policía también podría contener información sobre la
compras, personal, administración de propiedades organización.
policiales, mantenimiento de la flota de vehículos).
>> Redes de radio y comunicaciones. Incluso un boceto preliminar o gráfico del organi-
>> Relaciones públicas. grama puede ser útil para identificar las unidades de la
>> Capacitación. policía, y por lo tanto, las unidades donde se crearon los
>> Enlace nacional e internacional con otras fuerzas de registros. Si los ex funcionarios policiales están dis-
seguridad. puestos a hablar sobre la organización, también se
>> Investigación y auditoría internas. puede obtener información importante por medio de
entrevistas.
Algunas de estas funciones, como la de responder
Entender la organización de la policía
a los pedidos de ayuda, están a cargo de las unidades de
las estaciones de policía como así también del cuartel El Archivo Histórico de la Policía Nacional de Guatemala
general, mientras que hay otras funciones (por ejemplo, (AHPN) realizó una serie de estudios sobre la estructura
laboratorios, registro de huellas dactilares, capacita- y el funcionamiento de la Policía Nacional anterior de
ción) que están a cargo exclusivamente de unidades del Guatemala. Por ejemplo: Del Silencio a la Memoria.
cuartel general. Revelaciones del Archivo Histórico de la Policía Nacio-
nal, Archivo Histórico de la Policía Nacional, Guatemala
Aunque es probable que los lineamientos generales 2011.
de la organización y las funciones de la policía sean de
El Comisionado Federal para los Registros de la
público conocimiento, no sucede lo mismo con los
Stasi publicó un manual para facilitar la comprensión de
detalles de la operación cotidiana. Habitualmente, las
la organización de la Stasi que fue elaborado dentro de
organizaciones policiales tienen un esquema jerárquico
un proyecto de investigación: BStU, Anatomie der
rígido, con reportes que fluyen hacia la cima de la
Staatssicherheit. Geschichte, Struktur und Methoden,
estructura jerárquica y órdenes que fluyen hacia abajo.
MfS-Handbuch, Berlin 2009.
Las relaciones horizontales entre los cuerpos de policía
son variables, no obstante, no es posible conjeturar el
12 136 Comprensión del método Comprensión del método de mantenimiento de registros de la policía
de mantenimiento de registros
de la policía
La clave para organizar los archivos está en conocer Es habitual que la policía disponga de salas o
la estructura de la organización que creó los registros. depósitos centrales de archivos. Pero incluso cuando el
El principio básico de los archivos es que los registros cuartel general o las estaciones de policía hayan tenido
de una organización que creó y mantuvo registros en una sala central de archivos, es probable que algunas
ejercicio de sus funciones no se deben mezclar con unidades tuvieran otros archivos separados debido a
los registros de ninguna otra organización que creó y que su trabajo no afectaba a otras unidades o porque
mantuvo registros por separado. Esto se conoce como los registros fueron considerados demasiado secretos
el principio de procedencia. para guardarlos en el archivo central. Por ejemplo, los
registros de la división de identificación de huellas
Un segundo principio básico es respetar el orde- dactilares suelen estar separados, al igual que los
namiento original que utilizó la oficina que creó los registros de la división de investigaciones y los registros
registros. Por ejemplo, si un cuerpo de registros está del jefe de policía, aunque es posible que algunas copias
clasificado en orden cronológico y existe una ficha de estos registros se guarden dentro de los archivos
índice en orden alfabético que corresponde a dichos centrales.
registros, el hecho de conservar intacto el registro
cronológico implica que se puede utilizar la ficha índice En otras palabras, en el cuartel general y en las
para buscar el ítem en particular que se desee encon- estaciones de policía se crearon una serie de cuerpos
trar. Mantener los registros en su orden original de registros y se mantuvieron separados entre si. Estos
demuestra la relación de los registros entre sí, puede registros fueron creados y utilizados por una unidad de
aportar una evidencia significativa de cómo se acumuló policía particular en el curso de las actividades y
y utilizó el expediente y permite utilizar cualquier funciones de esa unidad. La aplicación del principio de
mecanismo existente de ayuda para realizar la procedencia de archivos a estos registros significa que
búsqueda. estos cuerpos de registros tienen que mantenerse
separados entre sí, y en la medida de lo posible, habría
Los sistemas de mantenimiento de registros de que conservarlos en el mismo orden que los mantuvo
la policía tienden a cambiar muy lentamente. Incluso esa unidad. Cada uno de esos cuerpos de registros se
cuando se cambie el nombre de una unidad policial en describirán por separado como los registros del cuartel
particular o se modifique su relación de reporte, el tipo general unidad X o estación de policía Y. Hasta tanto se
de registros que crea en el desempeño de sus funciones examinen atentamente los registros y se comprenda la
por lo general sigue siendo el mismo. Por ejemplo, los organización de la policía, los archivistas no podrán
reportes diarios y los reportes mensuales, los registros saber cuántas unidades con archivos separados existían
de ingreso y egreso de armas, las órdenes y reportes y por lo tanto, tampoco podrán saber cuántas descrip-
de arrestos y los sistemas de huellas dactilares son ciones de archivos por separado será necesario
sistemas que tienden a mantenerse constantes con el efectuar.
transcurso del tiempo. La comprensión del sistema de
mantenimiento de registros durante una década
probablemente pueda ofrecer un buen panorama de las
prácticas de mantenimiento de registros treinta años
más tarde.
14 157 Comprensión de los tipos Comprensión de los tipos físicos de registros policiales
físicos de registros policiales
Los archivos policiales contienen registros que abarcan fotografías de vigilancia. Los departamentos poseen 12 El AHPN contiene numerosos:
registros fotográficos. Los
una amplia variedad de formatos físicos. Todos los tipos fotografías de los miembros de la fuerza policial,
ejemplos contenidos en la
físicos contienen pruebas importantes que se pueden también en fichas, expedientes del personal o en publicación demuestran cómo
utilizar en los procesos de justicia transicional. álbumes. Por último, los departamentos de policía la Policía Nacional identificó a
las víctimas a través de fotos
suelen tener fotografías de algunas actividades de la tomadas, por ejemplo, durante
Papel. La mayoría de los registros policiales del policía, por ejemplo, imágenes de las graduaciones de demostraciones políticas
siglo XX son de papel. Pueden ser hojas sueltas (sin las academias de policía, ceremonias y eventos sociales (v.g., la identificación del líder
estudiantil Oliverio Castañeda de
encuadernar), cuadernos y otros volúmenes encuader- de la policía y reuniones formales tales como visitas de León). Véase AHPN, Del Silencio
nados, fichas y tarjetas de huellas dactilares. Los funcionarios policiales de otros países.12 a la Memoria. Revelaciones del
registros sin encuadernar pueden estar guardados en Archivo Histórico de la Policía
Nacional, Volumen 1, Guatemala
carpetas simples o con anillos, atados en paquetes o Grabaciones de sonido y cintas de video. La policía 2011, página 403 y siguientes.
simplemente apilados. Los registros asentados en monitorea emisiones de radio y televisión y también
cuadernos suelen ser manuscritos, los registros no graba los interrogatorios. Es posible que instalen
encuadernados generalmente están mecanografiados, aparatos de monitoreo en domicilios residenciales y
las fichas y tarjetas de huelas dactilares pueden ser comerciales y también en los teléfonos. Algunos
versiones manuscritas o mecanografiadas. departamentos de policía transcriben las grabaciones
y eliminan las cintas originales, otros mantienen ambos
Microformas. En la última mitad del siglo XX, los
departamentos de policía, sobrepasados por la cantidad
de registros de papel, a veces convertían los registros
de papel a un formato de microfilm o microficha y
desechaban los registros de papel. Otros departamen-
tos filmaban los registros y los archivaban sin destruir
las copias de papel. Los investigadores que encuentren
microformas entre los registros policiales tienen que
determinar si las imágenes corresponden a duplicados
de piezas de papel existentes o si se trata de una
documentación única. Si las imágenes son la única
documentación existente, será necesario preparar una
descripción archivística como si se tratara de los
expedientes originales en papel que fueron filmados.
Fotografías fijas. Rutinariamente, los departamen-
tos de policía toman fotografías de las personas arres-
tadas. Estas fotos pueden estar en las fichas, en los
expedientes de los casos y en álbumes de fotos mante-
nidos por la unidad responsable de tomar las fotogra-
fías. Las fotografías de escenas del crimen pueden estar Archivero del Archivo Histórico de
la Policía Nacional de Guatemala.
dentro de los expedientes de los casos relacionados con Copyright: Archivo Histórico de la
la investigación del crimen, y es posible que existan Policía Nacional, AHPN, Guatemala
16 17Comprensión de los tipos físicos de registros policiales 8 Ordenamiento y descripción
de los registros policiales
13 Los archivos de la Dirección registros, algunos solo transcriben una parte de las El objetivo de describir los archivos es adquirir el control 14 International Council on
de Inteligencia de la Policía de Archives, , Second edition, ICA
la Provincia de Buenos Aires
grabaciones y pueden o no conservar las grabaciones, interiorizándose intelectualmente del contenido de los 2011, General International
(DIPBA) contienen 750 cintas estén o no transcriptas.13 registros. Ese control se establece por medio de la Standard Archival Description;
de video en formato VHS y 160 descripción de la temática de los registros (el contenido Version en español: Norma
cintas de audio de la DIPBA internacional genral de
con información relacionada Electrónicos. Durante los últimos 25 años del siglo de la información de los registros) y de quienes los descripción archivística.
con graves violaciones a los XX, los departamentos de policía del mundo entero crearon. Una vez que se logra establecer el control 15 International Standard Archival
derechos humanos cometidas Authority Record for Corporate
adoptaron la tecnología informática. La computadora, intelectual, los investigadores pueden avanzar sobre los
por la policía. Los archivos son Bodies, Persons and Families,
ampliamente utilizados por utilizada inicialmente para manejar grandes bases de registros con mayores probabilidades de encontrar las 2nd edition, ICA 2011; Version en
la comisión de la verdad de la datos, remplazó rápidamente a las fichas donde se respuestas a las preguntas que se están haciendo. La español: Norma Internacional
provincia (véase: Comisión sobre los Registros de
Provincial por la Memoria) como
mantenían registros de personas de interés de la policía, descripción es una parte sumamente importante de Autoridad de Archivos relativos
así también por las autoridades tanto delincuentes, sospechosos, víctimas, testigos, cualquier proyecto archivístico. a Instituciones, Personas y
judiciales que investigan los como personas que presentaban quejas o individuos Familias.
crímenes cometidos durante el 16 Huskamp Peterson Trudy, ICA
régimen militar de Argentina. Hay
cuyos nombre surgían en el curso de una investigación. Es fundamental que la orden de transferencia de la 2012, Application of ISAD(G) for
un equipo especial de archivistas Pronto surgieron otros usos para la computadora, y custodia de los archivos policiales establezca clara- Human Rights Archives (no existe
que trabaja con las autoridades actualmente los registros computarizados son esencia- mente que el nuevo custodio tiene el derecho de ordenar en español).
judiciales, y los documentos de
los archivos fueron un elemento les para la policía moderna. Existe una gran variedad de y describir los registros. Si se demora el trámite de la
de prueba esencial en varios dispositivos de almacenamiento de datos informáticos orden de transferencia, el custodio propuesto podría
procesos judiciales.
(cintas, discos de diversos tamaños, memorias USB) y obtener una orden judicial que designe a un grupo de
también otros formatos obsoletos. Mientras que hay personas como “expertos especiales” de la corte con el
algunos dispositivos que todavía se pueden leer, hay propósito de describir los registros existentes e infor-
otros que requieren de asistencia especializada para mar a la corte. Esto permitiría, como mínimo, el conoci-
extraer la información. miento de los registros existentes.
Materiales impresos. La policía produce sus Existen normas internacionales para la descripción
propias publicaciones, como materiales de capacitación de los archivos. Una de las normas, Norma Internacional
y boletines policiales. También es posible que conserven General de Descripción Archivística (ISAD-G),14 se aplica
copias impresas de diarios y demás publicaciones a la descripción del contenido de los registros. Otra
oficiales del gobierno. norma, la Norma Internacional de Registro de Autorida-
des Archivísticas (ISAAR), se aplica a la descripción de
Pruebas. La práctica profesional es guardar las la unidad organizacional que creó los registros.15 En el
pruebas en “salas de depósito de pruebas” o locales de sitio web de Consejo Internacional de Archivos (CIA) se
almacenamiento separados (los vehículos incautados puede consultar una guía de aplicación de la norma
están en playas de estacionamiento designadas), pero ISAD-G para la descripción de archivos de derechos
a veces, las pruebas están dentro de los expedientes de humanos.16
los casos. Aunque los elementos de prueba suelen ser
objetos (por ejemplo, armas), hay otras pruebas como Las descripciones de los registros pueden ser tan
libros, cartas, fotografías y demás archivos incautados breves o tan extensas como lo deseen los custodios de
durante redadas o confiscados durante el arresto de las los archivos. A menudo, un expediente cronológico se
personas. Las pruebas se pueden conservar localmente describirá simplemente como un expediente cronoló-
o en una o más locaciones centrales. Deberían existir gico, vale decir que es innecesario enumerar los meses y
documentos donde se registren las pruebas.
18 19Ordenamiento y descripción de los registros policiales Ordenamiento y descripción de los registros policiales
años reiteradamente. Por otra parte, para que un Cuando comience el trabajo archivístico, será
conjunto de expedientes de casos organizados por necesario contar con un conjunto de instrucciones
nombre, número o código resulte útil, es necesario crear básicas para el personal a cargo del procesamiento.
una lista de los títulos de los expedientes. Si los títulos Por lo general, esto adquiere la forma de un manual
de los expedientes son un código en sí mismos, se puede de procesamiento. Este manual se actualiza continua-
crear una lista para descifrar la información del título. mente a medida que se recaba mayor conocimiento del
contenido de los registros. Se deben incluir los princi-
pios básicos de ordenamiento, las normas de descrip-
Resumen del método básico de ordenamiento ción y cualquier regla local sobre la descripción. El
y descripción manual constituye una herramienta esencial para la
capacitación del personal.
>> Si el cuartel general o la estación de policía tenía
salas centrales de expedientes para ciertos tipos de
registros, mantenga los expedientes centrales
juntos y descríbalos como registros de la sala
central de expedientes.
>> Si una unidad policial mantuvo sus propios expe-
dientes, sepárelos de la sala central de expedientes
y manténgalos separados de los expedientes de
cualquier otra unidad policial, mantenga los regis-
tros de la unidad por separado y descríbalos por
separado.
>> Dentro de cada cuerpo de registros, busque el
ordenamiento original de los registros y presérvelo
en la medida de lo posible.
>> Use las normas internacionales para la descripción.
>> Prepare un manual de procedimientos de ordena-
miento y descripción.
>> Capacite al personal en los procedimientos básicos
indicados en el manual de procesamiento.
>> Ponga a prueba el plan de ordenamiento y descrip-
ción a través de un proyecto piloto de una estación y
de una unidad del cuartel general de policía.
>> Examine los registros para establecer prioridades y
desarrollar un plan de trabajo.
20 219 Preparación del servicio de referencia Preparación del servicio de referencia
17 Los archivos son ampliamente El propósito del ordenamiento y descripción de los el fundamento de la ONU, el Principio 6 de los “Princi- derechos humanos mediante
utilizados por los mecanismos la lucha contra la impunidad
registros es ponerlos a disposición para su uso en pios de Acceso a los Archivos” del Consejo Internacional
de justicia transicional. Para (citado en inglés como Updated
consultar un análisis de la investigaciones y pesquisas. de Archivos (CIA) establece, “Las instituciones que Set of Principles against
utilización de los archivos conservan archivos garantizan que las víctimas de Impunity).
(incluidos los archivos policiales) 20 Los Principios de Acceso
para procesos judiciales,
Un análisis detallado de los puntos a considerar graves crímenes, conforme a la definición del derecho a los Archivos del Consejo
investigación de antecedentes, para poner los registros a disposición de los usuarios, internacional, tengan acceso a los archivos que contie- Internacional de Archivos (CIA)
búsqueda de la verdad y un proceso comúnmente llamado servicio de referencia, nen la evidencia necesaria para hacer valer sus dere- están acompañados de un
reparaciones, véase Huskamp Informe Técnico que contiene
Peterson Trudy, Archives against
excede el alcance de este informe.17 A continuación se chos humanos y para documentar las violaciones de los un modelo de muestra de las
Amnesia, in: Politorbis, No 50, presentan algunos puntos básicos que se deben tener mismos, incluso cuando esos archivos no son accesibles normas de acceso para una
3/2010, p. 123-131. en consideración antes que comience a funcionar el para el público en general”.22 institución archivísticas.
18 UN Document E/CN.4/ En el sitio web del Consejo
Sub.2/1997/20/Rev.1, 2 October servicio de referencia. Internacional de Archivos (CIA)
1997, The Administration of 9.2 Principio de igualdad de acceso se encuentran la oficial en ingles
Justice and the Human Rights y en español.
9.1 Política de acceso Las normas de acceso deben adaptarse a las distintas 21 Véase como ejemplo Stasi
of Detainees. Question of the
impunity of perpetrators of El primer paso para crear un servicio de referencia es categorías de usuarios, tales como el uso por parte del Records Act (op. cit. 9).
human rights violations (civil determinar las normas de acceso, es decir, la decision gobierno para sus asuntos corrientes, del defensor del 22 Principio 6 de los en Principios
and political). Revised final de Acceso a los Archivos del
report prepared by Louis Joinet
sobre cuáles son los registros que estarán disponibles pueblo, las víctimas o los herederos de las víctimas o las Consejo Internacional de
pursuant to Sub-Commission para la consulta y quiénes los podrán consultar. Si las personas que actúen en su nombre, y del público general Archivos (CIA), (op. cit. 20, pagina
decision 1996/119 (citado normas de acceso a los registros no han sido estableci- con fines de investigación.23 Una vez que se establezcan 12 en la versión española).
como Joinet Principles against 23 El Principio 5 de los Principios
Impunity); Version en español: das por ley, un organismo oficial con autoridad de estas categorías, las reglas de acceso deben aplicarse de Acceso a los Archivos del
La cuestión de la impunidad control sobre los archivos policiales, como un consejo de forma igualitaria a todas las personas que se Consejo Internacional de
de los autores de violaciones encuentren dentro de esa categoría. Se deben publicar Archivos (CIA) establece, “Los
consultivo, debe establecer las normas de acceso. Para
de los derechos humanos archivos son accesibles en
(civiles y políticos). Informe establecer las normas de acceso se deben tomar como las normas generales de acceso a los archivos para que términos iguales e imparciales”
final elaborado y revisado referencia los Principios contra la impunidad enuncia- las personas que deseen acceder sepan cuáles son las (p. 9, op. cit. 20 de la versión en
por M. Joinet en aplicación inglés, página 11 en la versión
dos por Louis Joinet18 y el Conjunto de Principios reglas aplicables a sus peticiones.24 española). La Parte 3 de la Stasi
de la decisión 1996/119 de la
Subcomisión. Actualizados contra la impunidad de la Comisión de Records Act define las siguientes
19 Los Principios Joinet contra la Derechos Humanos de Naciones Unidas, adoptados en 9.3 Revisión de los documentos conforme a las categorías de personas que
impunidad fueron actualizados tienen derecho a acceder a
en 2005 por Diane Orentlicher,
1997 y actualizados en 2005,19 y los Principios de Acceso politicas de acceso determinada información de
véase: UN Document E/ a los Archivos adoptados por el Consejo Internacional de los archivos: los titulares de
CN.4/2005/102/Add.1, Report of Archivos (CIA) en 2012.20 Las consideraciones básicas Antes de poner a disposición un expediente o docu- los datos, terceras partes,
Diane Orentlicher, independent empleados y beneficiarios
expert to update the Set of para el desarrollo de las normas de acceso para la mento para su consulta con fines de investigación, los del Servicio de Seguridad
principles to combat impunity, consulta de los registros policiales son aquellas cues- archivistas deben decidir si es posible entregar el del Estado, incluidos los
Updated Set of principles for familiares cercanos de personas
tiones relacionadas con la privacidad, el personal y la material a ese usuario en particular en función de la
the protection and promotion desaparecidas y fallecidas
of human rights through action seguridad nacional vigente.21 politica de acceso. como así también los tribunales
to combat impunity. Versión y fiscales (Stasi Records Act,
oficial en español, Informe Articles 12 to 18, op. cit. 9).
de Diane Orentlicher, experta
Tanto los principios de la ONU como los del Consejo Métodos generales. En los archivos se usan dos
independiente encargada Internacional de Archivos (CIA) destacan la importancia métodos diferentes para la revisión de los registros. Uno
de actualizar el conjunto de del acceso a los archivos por parte de las víctimas y sus de ellos es efectuar la revisión de una serie completa de
principios para la lucha contra la
impunidad - Conjunto de
familiares para hacer valer sus derechos, de las perso- registros bajo el criterio utilizado para determinar la
principios actualizado para la nas implicadas que deseen consultar información para divulgación de los registros al público general. Esta
protección y la promoción de los su defensa y de los investigadores históricos. Basado en revisión se completa independientemente de que se
22 23Preparación del servicio de referencia Preparación del servicio de referencia
presente o no una solicitud específica para la serie de Después de determinar el estatus de acceso del 25 En términos archivísticos,
la edición es un proceso que
registros. Los archivistas consideran el nivel de revisión solicitante, los archivistas comienzan una revisión de
consiste en cubrir o eliminar
establecido por las normas, completan la revisión y los materiales reservados. Aunque hay algunos expe- la información sensible de un
colocan los registros a disposición de los usuarios en dientes de la policía que se pueden examinar rápida- documento antes de ponerlo a
disposición para su consulta. La
una parte del área de almacenamiento y los registros mente (por ejemplo, los de una academia de policía), información sobre las técnicas
retenidos en una zona separada; si se trata de registros hay otros que requieren de una lectura más detenida. de edición de registros se puede
electrónicos, los elementos disponibles para consulta A veces, los registros policiales no mencionan el nombre consultar en el Informe Técnico
que se adjunta a los Principios
se deben copiar en una parte separada del sistema de de un individuo pero contienen suficiente información de Acceso a los Archivos (op.
computación. El otro método consiste en esperar hasta para identificar a la persona (por ejemplo, una referen- cit. 20).
que un usuario solicite un conjunto de expedientes para cia a “la mujer que vivía al lado de la iglesia y que le
revisarlos en ese momento. Esto vincula directamente el lavaba la ropa al cura”) y es importante identificar estas
interés investigativo con el proceso de revisión y elimina referencias específicas al igual que los nombres
la revisión de los registros que no estén sujetos a una propios.
necesidad inmediata de investigación.
En aquellos casos que se identifique un dato que
Cualquiera de los métodos podrá funcionar, y es deba continuar siendo restringido, los archivistas deben
posible aplicar ambos métodos, a saber, revisar en su asegurar que la restricción se limite a la información
totalidad aquellas series de registros que los archivistas mínima necesaria para la protección del asunto. El
saben que tendrán un interés inmediato de investigación Principio 8 de los Principios de Acceso a los Archivos del
para los usuarios y separar otras series hasta que se Consejo Internacional de Archivos (CIA) establece, “La
surjan solicitudes específicas. divulgación parcial de los archivos supone que se pueda
facilitar el acceso cuando la totalidad del expediente o
Evaluación bajo pedido. Cuando se recibe una del documento no pueda ser realizada. Si un documento
solicitud de acceso a registros reservados, el archivista contiene información sensible en unas cuantas frases o
determina si el solicitante cumple con los requisitos en un número concreto de páginas, esa información es
para acceder a los registros bajo una excepción a una reservada y el resto puede ser puesto al acceso público.
restricción establecida en las normas de acceso; por Como proceder general, los archiveros no deben negarse
ejemplo, una persona que está recabando información a editar los archivos ocultando las partes reservadas del
sobre sí misma o sobre un familiar, una persona que contenido debido a la carga de trabajo que requiere la
24 El Principio 2 de los Principios
desea acceder a los registros para preparar una tarea; no obstante si la edición para ocultar las partes
de Acceso a los Archivos del defensa, o una persona que representa a una autoridad reservadas hace que el documento o expediente
Consejo Internacional de de investigación. Toda persona que solicite este tipo de solicitado sea equívoco o inteligible, los archivistas
Archivos (CIA) establece, “Las
instituciones que custodian acceso debe suministrar las credenciales necesarias no editan el material que permanecerá inaccesible”.25
archivos deben dar a conocer la para que los archivos puedan determinar si esa persona
existencia de los mismos, incluso Debido a que los registros de la policía contienen
cumple los requisitos para la excepción. Si la persona
informando de la existencia de
documentos no accesibles, y han no cumple los requisitos, los registros se evalúan de información extremadamente sensible, es fundamental
de informar sobre la existencia acuerdo al criterio aplicable a la divulgación al público contar con un buen manual que detalle el proceso a
de restricciones que afectan al
acceso a los archivos”. (p. 8, op.
general. utilizar para la revisión de los registros y capacitar a
cit. 20 de la versión en inglés, todos los miembros del personal que realice la tarea de
página 9 en la versión española). revisión.
24 25Preparación del servicio de referencia Preparación del servicio de referencia
Dotación de personal. La selección de las personas 9.4 Notificación a los usarios 26 El Principio 2 de los Principios
de Acceso a los Archivos del
que formarán parte del equipo de revisión es una Cuando a un usuario se le deniega acceso a un registro,
Consejo Internacional de
decisión administrativa importante. Algunos archivos ya sean documentos sueltos o expedientes completos, Archivos (CIA) establece “Los
contratan archivistas, personal general y abogados se le debe notificar que se retuvo alguna parte. Esto se usuarios tienen derecho a saber
si existe o no una determinada
específicamente para la tarea de revisión. Otros archi- cumplimenta colocando avisos dentro del expediente en serie, expedientes, documento
vos seleccionarán a uno o más miembros del personal el lugar donde se retiraron los registros. Los retiros o parte de un documento y si
existente, los asignarán a la tarea de revisión del también deben anotarse en la descripción de los ese ítem esté retenido para su
consulta o si ha sido destruido”.
acceso, complementarán el grupo con especialistas (por registros puesta a disposición del público.26 (p. 8, op. cit. 20 de la versión en
ejemplo, con abogados) y contratarán nueva gente para inglés, página 9 en la versión
remplazarlos en sus puestos de trabajo previos. Cual- 9.5 Derecho a réplica respecto al contenido del registro española).
27 Principio 17 del Conjunto de
quiera de los modelos podrá funcionar. Los registros de la policía pueden contener información Principios Actualizado contra
incorrecta, ya sea por error o por una falsificación la impunidad (op. cit. 19 de la
versión en inglés). Principio 6 de
Los archivistas y los abogados deben trabajar deliberada. Conforme al Principio 17 del Conjunto de los Principios de Acceso
juntos en la elaboración de las normas y el proceso de Principios Actualizado contra la Impunidad de la ONU, a los Archivos del Consejo
revisión. Todos los miembros del personal que revisen todo individuo que acceda a los registros relacionados a Internacional de Archivos (CIA),
(p. 10, op. cit. 20 de la versión en
registros deben ser personas detallistas que compren- su persona que encuentre información falsa debe tener inglés, página 12 en la versión
dan las reglas generales de acceso y que puedan la posibilidad de “impugnar la validez de la información española).
aplicarlas a los registros específicos. Deben ser emplea- que lo concierne ejerciendo un derecho a réplica”. En el
dos confiables que no divulguen la información de los mismo sentido que la declaración de la ONU, el Principio
registros restringidos, excepto como deban hacerlo en 6 de los Principios de Acceso a los Archivos del Consejo
el ejercicio de sus funciones oficiales. Una práctica Internacional de Archivos (CIA), dice que el individuo
recomendada para los archivos es encomendar la puede “rebatir la validez de esta información mediante
revisión inicial a un miembro del personal, que puede o la presentación ante la institución archivística de una
no ser archivista, y encomendarle una segunda revisión declaración que debe ser facilitada por los archivistas
a un archivista. Si se ha establecido un consejo consul- toda vez que se solicite un expediente con fines de
tivo (véase 9.6), los archivos pueden derivarle las investigación que contenga el nombre de esa persona”.27
decisiones difíciles a ese consejo y también pueden
solicitarle la revisión de los materiales de capacitación 9.6 Consejo consultivo
elaborados por los archivos. Los archivistas profesiona- Es muy recomendable designar un consejo consultivo
les suelen estar a cargo de la revisión de los registros para los archivos policiales. Esto resulta especialmente
que se ponen a disposición de las víctimas, en consulta útil en la sección de acceso, donde el consejo puede
con los abogados de los archivos según sea necesario; establecer las normas generales de acceso, revisar las
los abogados de los archivos deben asesorarlos acerca cuestiones específicas de acceso que los archivistas
de los asuntos que deben considerarse durante la deriven a consideración del consejo, y para gestionar las
revisión de los registros relacionados con las víctimas. apelaciones efectuadas por investigadores a los que el
La redacción de la copia final puede estar a cargo del personal del archivo les haya negado el acceso para la
personal general y su revisión a cargo de los archivistas. consulta. Además, el consejo consultivo podría ayudar
a seleccionar el ordenamiento y descripción de los
cuerpos de registros. También puede brindar
26 27También puede leer
