Gestión de Compras durante la Pandemia - Informe de Campo PROCUREMENT EN PANDEMIA - Deloitte
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Gestión de Compras durante la
Pandemia
Informe de Campo
Prof. Ramon Sagarra PROCUREMENT EN PANDEMIA Ricardo Cesario
Gestión de Compras durante la Pandemia
Informe de Campo
Objetivo Equipo del Estudio
La presente investigación se realizó como El estudio fue realizado por el equipo de consultores
de Deloitte y con el apoyo de la Escuela de
base previa al curso PROCUREMENT EN Administración UC (EAUC) para rescatar las mejores
PANDEMIA: NUEVOS DESAFÍOS Y prácticas e incorporarlas al APM (Agile Procurement
SOLUCIONES. El objetivo fue entender Methodology). Este modelo no sólo es el más
indicado para los momentos de crisis, sino que se
cómo habían afrontado la pandemia las está imponiendo para lograr que Procurement
Áreas de Abastecimiento, hacia dónde contribuya a los objetivos estratégicos del Negocio.
habían enfocado sus prevenciones y que
En este Informe, les presentamos los principales
acciones les habían resultado más útiles. hallazgos y las lecciones aprendidas.
2
Prof. Ramon Sagarra PROCUREMENT EN PANDEMIA Ricardo CesarioCiclo frente al Impacto Covid-19
El ciclo que se presenta, es el que cabe esperar después del
fuerte impacto de un acontecimiento, tan imprevisto, como
fue la aparición del Covid-19. Nos hemos cuestionado si las
áreas de Procurement fueron conscientes y reconocieron
en qué momento estaban y por tanto cómo debían enfocar
su gestión.
El objetivo del estudio no fue cuantificar esta información,
pero si dejó la huella de que ante futuras crisis, de esta
envergadura, el gráfico que les mostramos debe estar en la
mente de los gerentes, para tomar decisiones en función
del momento en que se encuentran.
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Prof. Ramon Sagarra PROCUREMENT EN PANDEMIA Ricardo CesarioEnfocamos nuestra Responder Recuperar Repuntar
conversación con
empresas chilenas ¿Cómo orquestar la
en los tres ¿Cuáles son los riesgos
recuperación de
nuestra cadena de
¿Qué capacidades de la
cadena de suministro
momentos para nuestra cadena
de suministro y cómo
suministro,
asegurando el flujo
necesitamos para
garantizar la resiliencia
relevantes vividos respondemos? de productos en un
entorno laboral
y ganar en la “nueva
normalidad"?
durante este seguro?
periodo de
pandemia:
Responder,
Recuperar y Manejo de situación y Etapa de aprendizaje y Cuando la empresa se
Repuntar gestión de la de emerger más prepara para la nueva
continuidad del negocio fuerte normalidad
4
Prof. Ramon Sagarra PROCUREMENT EN PANDEMIA Ricardo CesarioPrincipales interrogantes en cada uno de los momentos
Para recabar la información de forma que realmente
sirviera para los objetivos del estudio se definieron los
aspectos organizacionales que iban a investigarse.
Este enfoque tan profesional, es una de las grandes
lecciones que debemos aprender, cómo ante una crisis
tan brutal, son malos caminos a seguir, el pánico y/o la
hiperactividad.
Se impone la reflexión ordenada que permita no sólo
un análisis sino la toma de las decisiones más
6 Interrogantes indicadas.
Responder - Recuperar - Repuntar
5
Prof. Ramon Sagarra PROCUREMENT EN PANDEMIA Ricardo Cesario¿Qué queremos conocer en esta investigación de campo?
4 . P R I N C I PA L E S C A M B I O S
3 . P R I N C I PA L E S D E S A F Í O S implementados y los logros alcanzados por la
que ha enfrentado la empresa en este función de Compras, poniendo atención en
periodo, con respecto a: cuales serán sostenibles y permanecerán
Personas – Procesos - Tecnologías luego del periodo de pandemia
2 . C A PA C I D A D E S 5 .VA L O R D E L A
ya habilitadas en la empresa, que FUNCIÓN DE COMPRAS
ayudaron a la función de Compras a como ha cambiado la visión con
enfrentar la pandemia respecto al valor de la función de
Compras dentro de la organización
1.RIESGOS IDENTIFICADOS 6 . P I L A R E S D E L A N U E VA
al inicio de la pandemia y cuan efectivos NORMALIDAD
fueron los planes de mitigación o los planes que serán implementados por las
de contingencia implementados por la función organizaciones para mitigar
de Compras interrupciones en la cadena de suministro
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Prof. Ramon Sagarra PROCUREMENT EN PANDEMIA Ricardo CesarioGestión de Compras en periodo de
Pandemia
Responder
Prof. Ramon Sagarra PROCUREMENT EN PANDEMIA Ricardo Cesario1. RIESGOS IDENTIFICADOS
Responder
Los colaboradores primero
Riesgo Sanitario
La totalidad de las empresas coincidieron que el primer riesgo para ellos fue la salud de
100 % sus colaboradores, más en los casos que estaban atendiendo a clientes
En nuestras
conversaciones En la primera fase Responder al impacto, se puso de manifiesto
destacó como que lo primordial era “salvar las columnas que soportan el
Riesgo edificio” parece una obviedad: pero
transversal en no siempre está aseveración ha regido los pasos en las empresas.
todas las
No es aceptable afirmar que las crisis son bienvenidas, ¡son!,
organizaciones
pero dejan demasiados escombros. Mucha de la información que
la estabilidad se presenta, no es totalmente novedosa. Recordarnos que como
de sus gestores debemos considerar que las personas son lo primero,
colaboradores no es baldío. El 100% de los encuestados afirma que lo más
urgente y donde se enfocaron los recursos, fue a cubrir el riesgo
sanitario que podía afectar a los colaboradores.
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Prof. Ramon Sagarra PROCUREMENT EN PANDEMIA Ricardo Cesario1. RIESGOS IDENTIFICADOS
Responder
Los colaboradores primero
Riesgo Sanitario
La totalidad de las empresas coincidieron que el primer riesgo para ellos fue la salud de
100 % sus colaboradores, más en los casos que estaban atendiendo a clientes
En nuestras Velar por la continuidad operacional
Deterioro de capacidad
conversaciones operacional/Cierre de
Disrupción de la Adaptación y recursos
88 % operaciones, por condiciones
cadena de para los trabajadores
destacó como sanitarias
suministro por trabajo remoto
Riesgo
transversal en Deterioro de la capacidad
productiva/Incapacidad de Disminución de la oferta
todas las 63 % prestación de servicios – de bienes y servicios en el
mercado proveedor
incapacidad de atender su
organizaciones demanda
la estabilidad
de sus Muy ligado al punto anterior está la necesidad de “Mantener la Continuidad Operacional”,
colaboradores la pandemia produjo alteraciones tremendas en la demanda, en gran mayoría una fuerte
recesión. Pero en algunos rubros la producción tuvo que aumentarse y la operación no
podía quedar descolgada. En cualquier caso, la operación debía seguir a la imprevisible
demanda. Abastecimiento no podía ser el lastre, tanto en plena pandemia como en la
recuperación al New Normal. 9
Prof. Ramon Sagarra PROCUREMENT EN PANDEMIA Ricardo Cesario1. RIESGOS IDENTIFICADOS
Otros Riesgos
A pesar de la constante insistencia de toda la década anterior que lo
más crucial para Abastecimiento eran los AHORROS, cuando explota la
En Otros
crisis, estos pasan a segundo plano. Así lo muestra en el apartado de
Riesgo
“Otros Riesgos”. Las empresas que han realizado el paso de
identificados, Abastecimiento, tradicional orientado en aprovisionar, a Procurement,
se observa que con la mirada a incorporar valor a la compañía, este cambio de
pasa a segundo prioridades fue la principal palanca para la Transformación.
plano la
obtención de
ahorros
Aumento de
Necesidad de reducción
50 % precios de bienes
y servicios
50 % de personal
No cumplimiento de los
Guerra de Crisis
25 % precios 25 % procesos/ políticas de
Compras
13 % económica
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Prof. Ramon Sagarra PROCUREMENT EN PANDEMIA Ricardo Cesario1. RIESGOS IDENTIFICADOS
Responder
Planes de Mitigación frente al Covid-19
Nuevamente la preocupación por la aplicación de los protocolos sanitarios es la que lidera,
fundamental para salvaguardar la continuidad del negocio, sin bajas en el equipo de colaboradores
y la posibilidad de la adecuación de la producción a la volatilidad del entorno.
Un nuevo aspecto, quizás no tan nuevo, para las organizaciones de compra que han dado el salto a
Procurement: Colaboración con el proveedor, hasta el punto de prestar apoyo a los que han
sufrido gravemente el cataclismo pandémico. El proveedor deja de ser el “enemigo a batir”, si cae,
su falta de suministro nos puede afectar mortalmente. El 75% de los encuestados adoptan una
postura de coordinación y colaboración; la gran pregunta: superada la crisis, ¿van a seguir así?.
Por otro lado, es positivo que se señale que , y de nuevo la pregunta, ¿Cómo estaban gestionando su Panel de Proveedores? En Agile
Procurement éste es un capitulo clave, ¿Cúan ágil es la función, para ir acomodando su Panel a la
evolución de las propias necesidades de la empresa y al desarrollo de los mercados donde se
aprovisionan?.
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Prof. Ramon Sagarra PROCUREMENT EN PANDEMIA Ricardo Cesario1. RIESGOS IDENTIFICADOS
Responder
Planes de Mitigación frente al Covid-19
• Entregaron apoyo a proveedores afectados
• Aplicación de protocolos sanitarios
100 % 75 % por cese de servicios de manera parcial o
total
• 88% Entregaron lineamientos y/o apoyo para • 38% Trabajaron de manera colaborativa con la organización y
trabajar en modalidad remota proveedores para lograr reducción de gastos
Mayormente • 50% Implementaron política de bienestar para • 25% Negociaron alzas de costos con proveedores críticos
los Planes de colaboradores
• 13% Levantaron de manera temprana potenciales alzas de
• 13% Mantuvieron dotación parcial de colaboradores
Mitigación en la oficina
costos con proveedores críticos
desarrollados Personas Costos
estuvieron
enfocados en Tecnologías (*) Procesos
• Implementaron herramientas de • Trabajaron de manera colaborativa con
4 25 % visualización para seguimiento y 88 % proveedores para evitar interrupción de
dimensiones control de los procesos: Planificación -
Compras - Inventarios - Producción -
productos y servicios
• 75% Aumentaron la coordinación y colaboración entre las
Logística funciones de la cadena de suministro: Planificación - Compras -
• 25% Implementaron firma electrónica avanzada y Inventarios - Producción - Logística
tecnología para gestión de documentos • 63% Identificaron proveedores alternos para categorías críticas
• 13% Implementaron nuevas herramientas para • 50% Implementaron el Comité de Crisis
trabajar a distancia
• 38% Flexibilizaron las políticas y procesos de compras
(*) Algunas organizaciones ya contaban con tecnologías • 38% Aumentaron stock de categorías criticas
implementadas antes de la pandemia
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Prof. Ramon Sagarra PROCUREMENT EN PANDEMIA Ricardo Cesario2. CAPACIDADES
Responder
Se identificaron 12 Capacidades habilitadas que ayudaron a soportar la pandemia
Comunicarse es lo primero junto con avanzar Equipos especializados en las categorías
Contar con una gestión centralizada de Compras con alto
Contar con plataforma de Comunicación/Reuniones % de gasto gestionado. Es así que esta visión global de las
Permitió mantener comunicados a sus equipos desde necesidades, ayudó a concentrar los esfuerzos de
el primer día, a pesar de estar desde sus hogares negociación y coordinación
Contar con un equipo de Compradores Estratégicos
Contar con un equipo de Compras organizados por categorías. El conocimiento sobre sus
especifico para la gestión transaccional categorías, fue primordial para gestionarlas en crisis
Un equipo ya estructurado dio
continuidad a la gestión de las compras Estructura organizacional flexible para la toma
100% de decisiones. Entregó rapidez a las soluciones 63%
La Gestión por Categorías, muestra hasta que punto el área de Abastecimiento en Chile, estaba anclada en
principios ya totalmente obsoletos frente a las economías avanzadas. Parece obvio que deben seguirse estrategias
diferenciales en función del impacto de la categoría en el Negocio y de la complejidad del mercado donde se
compra. Pues no lo ha sido tan obvio en las empresas chilenas, cuando el 63% de las encuestadas manifiestan que
deberían contar con equipos especializados.
El mismo porcentaje señala la necesidad de Estructura organizacional flexible para la toma de decisiones. Agile
Procurement es sin duda el modelo que contempla esta característica como uno de sus ejes de acción.
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Prof. Ramon Sagarra PROCUREMENT EN PANDEMIA Ricardo Cesario2. CAPACIDADES
Responder
Se identificaron 12 Capacidades habilitadas que ayudaron a soportar la pandemia
La rotura del sistema físico de comunicación -los papeles, los archivos, la firma, los documentos -deja al
descubierto un sistema desfasado con la tecnología actual disponible en el planeta. ¿Cómo hacer para validar una
Orden de Compra que requería 4 firmas, alguna de ellas con pluma estilográfica de época?.
Éste es uno de los pocos pequeños aportes de Covid-19 a la modernización de las comunicaciones. En el primer
semestre de 2020 el programa más vendido fue el de la firma electrónica. Es inconcebible que una empresa que
quiera ser competitiva, siguiese utilizando la firma física, al considerar que la electrónica no era “segura”.
Aceleradores Gestión de Documentos Visibilidad
Contar con plataforma Plataforma para
Contar con plataforma de
50% de Sourcing (S2C) y 50% Gestión de Contratos 38% visualización - Dashboard
Procurement (P2P)
Planes de Contingencias
Firma vigente para evitar
Segmentación
50% de proveedores 50% electrónica de 38% interrupción del
documento suministro - Disruptores
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Prof. Ramon Sagarra PROCUREMENT EN PANDEMIA Ricardo Cesario3. PRINCIPALES DESAFÍOS
Responder
Un tema en el que vale la pena incidir
es Aumento de trabajo colaborativo
Principales Desafíos Otros Desafíos Importantes
entre áreas. Es lo que en el modelo
Agile Procurement se conoce como Implementar ambiente
integración con los Stakeholders. adecuado para el trabajo 100% • Mantener la planificación del Área de
remoto Compras
El que el 100% de los encuestados le
den el valor de ser uno de los tres Aumentar el trabajo • Asegurar el aprovisionamiento al mejor
100%
Principales Desafíos, viene a decir colaborativo entre las áreas valor del mercado
que hay que romper con el prejuicio
Tomar decisiones de • Empoderamiento de los diferentes
de que Abastecimiento es un área de 100% niveles de la organización
manera rápida
servicio sino que un partner para las
unidades de negocio y funcionales. Alinear a la organización • Usar herramienta de visualización para
88% control de los procesos
para enfrentar la crisis
Se recomienda una revisión sobre la
propia área del lector de este informe, • Implementar mejoras a ERP/Plataformas
Suspender o readecuar
estimando si para él/ella estos eran 88% tecnológicas
contratos vigentes
sus principales desafíos y en qué • Flexibilizar las políticas y procesos de
Realizar ajustes a la gestión
orden. Del mismo modo cuáles los de inventarios y planes de Compras
75%
señalados como Otros Desafíos producción
Importantes lo fueron también para la • Implementar plan de ahorro
empresa. Es un ejercicio no sólo de Evitar desvinculaciones 63% • Habilitar firma electrónica
recapitulación, sino de visualización
de cara a futuras crisis. 15
Prof. Ramon Sagarra PROCUREMENT EN PANDEMIA 15 Ricardo CesarioGestión de Compras en periodo de
Pandemia
Recuperar
Prof. Ramon Sagarra PROCUREMENT EN PANDEMIA Ricardo Cesario4. PRINCIPALES CAMBIOS
Recuperar
¿Habremos aprendido de esta crisis y estamos dispuestos a implementarlo?
Parece que todo el mundo está de acuerdo
Todos coinciden en que permanecerá… Agilidad! Operar en Crisis, un
en que el trabajo en manera remota
aprendizaje adquirido
permanecerá, pero, porqué no estaba • Trabajar de manera Simplicidad de los procesos
establecido cuando es lógico y eficiente. remota. Se pudo y Estructuras organizacionales
y agilidad en la toma de
preparadas para operar en crisis.
Ante todo, por esa primitiva necesidad todo operó bien decisiones. Esto les
Desarrollaron la capacidad de operar
¿cómo vamos a controlar si no están • Relación más permitió lograr los objetivos
con las condiciones básica y mantener
estratégica con los en periodo de crisis
presentes?. la continuidad operacional
proveedores críticos.
¿Volveremos a los tacos generados por la 100 % Ambas partes
incorporación de los empleados en la entendieron la 88 % 63 %
misma franja horaria y su regreso diario a importancia de su rol
la casa?.
Agilidad significa empoderar al más
capacitado con el tema, para tomar la Mayor Todos los Mejoras en procesos transaccionales
decisión eliminando la pirámide automatización documentos on line Mejoras al proceso de seguimiento
de la Orden de Compra. Les
13 %
jerarquizada de supervisión. Del mismo Mejoras en ERP/Plataformas Digitalización de documento permitió actuar rápidamente frente
modo, que se requiere una mayor tecnológicas. Fue muy y firma electrónica. Le dio las causas de las demoras
automatización, como propone “solo” el importante para lograr el trazabilidad a la
éxito del trabajo remoto documentación y continuidad Visibilizar para controlar
38% de los encuestados, ¿tan avanzada
está la empresa chilena?, significa Herramientas de visualización y
“empoderar a la máquina”, ¿están 38 % 25 % control. Sirvió para la toma de 13 %
dispuestos los gerentes a darle esa decisiones y el trabajo
colaborativo entre áreas
confianza a la máquina o van a seguir
interfiriendo, perdiéndose la agilidad?. 17
Prof. Ramon Sagarra PROCUREMENT EN PANDEMIA 17 Ricardo Cesario5. VALOR DE LA FUNCIÓN DE COMPRAS
Recuperar
Todas las organizaciones
coinciden que fue una
buena oportunidad para
Compras, para
demostrar su potencial
estratégico y el valor de
la función de Compras.
Aprovechemos el Fortalecida!! 38 %
impulso que nos ha 50 %
dado la pandemia para 75 % Percepción como socio
Efectivo en la entrega
posicionarnos en el lugar 100 % del mejor valor de
estratégico por parte de sus
Mayor confianza en la clientes internos
estratégico que gestión de las
compra
corresponde Se logró trabajo
compras, agiles
colaborativo entre
Compras y sus clientes
internos
18
Prof. Ramon Sagarra PROCUREMENT EN PANDEMIA Ricardo CesarioGestión de Compras en periodo de
Pandemia
Repuntar
Prof. Ramon Sagarra PROCUREMENT EN PANDEMIA Ricardo Cesario6. PILARES DE LA NUEVA NORMALIDAD
Repuntar
Como consecuencia de la
experiencia del disruptor
Capacidad
de la Pandemia, las Aumentar el nivel de analítica
organizaciones definieron colaboración con los avanzada
usuarios claves 13%
cuales serán los Pilares 88%
para la nueva normalidad
Digitalización de
a ser implementados, para Procesos de Pilares de la Centralización
Compras (Sourcing
mitigar futuras se torna Predictivo, nueva de la gestión de
compras
interrupciones en la Procurement se
normalidad 38%
automatiza, SRM se
cadena de suministro. Se vuelve proactivo)
recomienda que estas 75%
iniciativas sean soportadas Reforzar el
proceso de
por un Business Case, evaluación de
proveedores para
Re-estructurar la
específico a su situación, base de
disminuir la
exposición al
Coordinación Aumentar el
con el lenguaje de la Alta proveedores
Supply Chain nivel de
riesgo
75% 38%
Gerencia logrando así el 75% colaboración con
proveedores
compromiso de la misma 50%
para su implementación. 20
Prof. Ramon Sagarra PROCUREMENT EN PANDEMIA Ricardo CesarioEquipo realizador del Informe de Campo
Pablo Ricardo Eduardo Claudia Ramón
Morales Cesario Estay Gariazzo Sagarra
Socio Specialist Senior Lead Manager Specialist Lead Profesor Escuela de
Supply Chain & Network Supply Chain & Network Supply Chain & Network Supply Chain & Network Administración Pontificia
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plmorales@deloitte.com rcesario@deloitte.com eestaye@deloitte.com cgariazzop@deloitte.com rsagarra@facea.uc.cl
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Pandemia
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