SUBGERENCIA DE ABASTECIMIENTO - AGOSTO 2017 - Efe
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SUBGERENCIA DE
ABASTECIMIENTO
AGOSTO 2017
Funciones Subgerencia de Abastecimiento • Asegurar compras competitivas y eficientes al Grupo EFE, de acuerdo a las capacidades establecidas en términos de metodologías de trabajo definidas, procesos establecidos y herramientas tecnológicas implementadas. • Asegurar la planificación de los procesos de compras del Grupo EFE, identificando las oportunidades para el Grupo. • Asegurar el desarrollo y mantención de las plataformas tecnológicas de compras y la gestión de proveedores y contratos. Descripción Licitaciones y compras que terminan en contrato Gestionar el proceso de compra desde el requerimiento hasta la firma del contrato Realizar análisis, tanto interno y como de mercado) para optimización de los procesos de compras con el objetivo de obtener ahorros y mejores condiciones en los servicios y bines adquiridos. Gestión de proveedores en el proceso de compra Compras spot Realizar las compras puntuales de la Matriz, no consideradas en el plan de compras (OC) Gestión de contratos y modificaciones de documentos (actividad trabajada en equipo con fiscalía y áreas usuarias) • Gestión de contratos provenientes de procesos de compras, • Gestionar modificaciones y liquidaciones y finiquitos de contratos • Generar Contratos de compra Directa Mantenimiento de plataformas y maestros • Key User módulo MM_ Capacitación del Modulo Soporte Nivel 2 • Mantener maestros de proveedores, servicios y materiales (SAP) • Mantener Planilla de soporte de Compras (Acces) Gestión de proveedores y Contratos • Gestión de evaluación de proveedores en la Plataforma Evaluar (Aquilles) • Gestión y registro de proveedores en REGIC (Aquilles) • Revisión de contratos a nivel de Grupo (excepción Merval) Planificar y control de gestión de los procesos de compras • Establecer Plan Anual de Compras • Generar informes de gestión de la subgerencia
BENEFICIOS DEL PROYECTO
ABASTECIMIENTO ESTRATÉGICO
¿Qué significa Abastecimiento Estratégico, para EFE?
• Corresponde a la aplicación sistemática de una metodología de trabajo que busca la reducción del gasto en
compras (gastos e inversiones).
• El principal enfoque del Abastecimiento Estratégico es la reducción del Costo Total de Adquisición (CTA), por medio
de la ejecución de las siguientes actividades:
• Análisis del proceso de compras, de las especificaciones de bienes, servicios y de la demanda.
• Análisis de los contratos versus los consumos.
• Revisión de la base de proveedores y análisis del mercado proveedor.
Pilares de Abastecimiento Estratégico Grupo EFE
ü Contar con licitaciones planificadas y competitivas
ü Creación de valor a través de la gestión estratégica de las categorías
ü Automatización de los procesos y controles
ü Entrega de niveles de servicio
BENEFICIOS
ESTRATEGIADEL PROYECTO
DE ABASTECIMIENTO
El nuevo Modelo Estratégico Abastecimiento del Grupo EFE
BENEFICIOS DEL PROYECTO
requirió el desarrollo de 23 procesos de negocios
Contexto y Alcance
• El proyecto de definición de un Modelo de Abastecimiento Estratégico requiere la transformación operacional de seis procesos,
los que a su vez agrupan 23 subprocesos para el modelo son:
ü Proceso de Estrategia de Sourcing y Procurement (2 Procesos). ü Proceso de Gestión de Proveedores (5 Procesos).
ü Proceso de Gestión de Sourcing (4 Procesos). ü Proceso de Gestión de Contratos (2 Procesos).
ü Proceso de Gestión de Compras (8 Procesos). ü Proceso de Gestión de Métricas y Controles (2 Procesos).
ESTRATEGIA DE SOURCING Y G ESTIÓN DE G ESTIÓN DE M ÉTRICAS Y
G ESTIÓN DE SOURCING G ESTIÓN DE COMPRAS G ESTIÓN DE CONTRATOS
Procesos
P ROCUREMENT P ROVEEDORES CONTROLES
Desarrollar Estrategia de Definir y Actualizar Plan de Crear Requerimiento de Desarrollar y Controlar
Crear Contrato Segmentar Proveedores
Compras, Sourcing y Compras Compra Métricas
Procurement
Analizar Mercado de Conducir Licitación (RFP) / Medir Rendimiento de
Gestionar Contrato Generar Reporting
Definir la Organización, Proveedores Cotización (RFQ) Proveedores
Procesos y Tecnología
Revisar Oferta Técnica y Conducir Revisión de
Analizar Cadena de Suministro
Económica Proveedores
Sub Procesos
Implementar Estrategias de Comunicar Resultados de Revisar Mejoramiento
Sourcing Licitación Continuo
Seleccionar y Activar
Generar Orden de Compra
Proveedores
Recibir y Verificar
Producto/Servicio
Recolectar Datos de Compra
Autorizar Pago de
ProveedoresBENEFICIOS
PROCESO DEDEL PROYECTODE REQUERIMIENTO
FORMULACION
• Descripción del proceso de formular requerimiento.BENEFICIOS
PROCESO DEDEL PROYECTO
LICITACION
• Descripción del proceso de preparación de licitación.BENEFICIOS
PROCESO DEDEL PROYECTO
LICITACION
• Descripción del proceso de publicación y aclaracionesBENEFICIOS
PROCESO DEDEL PROYECTO
LICITACION
• Descripción del proceso de LicitaciónBENEFICIOS
PROCESO DEDEL PROYECTO
COTIZACION
• Descripción del proceso de CotizaciónBENEFICIOS
PROCESO DEDEL PROYECTO
GESTION DE CONTRATOS
• Descripción del proceso de gestión de comprasBENEFICIOS
PROCESO DEDEL PROYECTO
GESTION DE CONTRATOS
• Descripción del proceso de gestión de firmasBENEFICIOS DEL PROYECTO
ATRIBUCIONES
Cuadro de Atribuciones.
Compra Nuevo Manual
LICITACIONES 0 - 10.000 UF: Gerente General y Gerente del Área.
(+) 10.000 UF: Directorio.
COTIZACIONES 20 - 1.000 UF: Subgerente de Abastecimiento y Gerente del Área O GG
1.000 – 5.000 UF: Gerente de Adm. Y Finanzas y Gerente del Área O GG
CONTRATACIONES DIRECTAS 20 - 5.000 UF: Gerente General y Gerente del Área.
Sobre 5.000 UF: Directorio
GASTOS MENORES 0 – 10 UF: Caja Chica.
10 – 20 UF: Subgerente Abastecimiento
GASTOS POR EMERGENCIA 0 – 6.000 UF: Gerente de área y G.G
6.000 – 12.500 UF: G.G y Presidente Directorio
Más 12.500 UF: Directorio.
COTIZACION, LICITACION Y COMPRAS 0 – 10.000 UF: Gerente Proyecto y Gerente General
DIRECTAS DE PROYECTOS SOBRE 10.000 UF: DirectorioBENEFICIOS DELPARA
ATRIBUCIONES PROYECTO
ADENDA
ATRIBUCIONES ADENDA
MODIFICACION AUMENTO APRUEBA
Administrador de Contrato. y
Hasta un 5%
Gerente de Área
CONTRATOS
HASTA 10.000 UF Entre un 5% y 20% Gerente General
Sobre un 20% Directorio
Hasta 20% con un max. De 3.000 UF Gerente General
CONTRATOS
SOBRE 10.000 UF
Sobre el 20% Directorio
Administrador de Contrato. y
Hasta 20%
Gerente de Área
SOLO VIGENCIA
Sobre 20% Gerente General
MODIFICACIÓN DE CONTRATOS DE PROYECTOS.
Hasta un 20% con un máximo de
Gerente General
TODOS 10.000 UF
Sobre 20% Comité de Proyectos o Directorio.BENEFICIOS
PROCESOS DEL PROYECTO
Y GASTOS EN 2016
GASTO AÑO 2016 INVERSIÓN AÑO 2016
TIPO PROCESO CANTIDAD MONTO UF TIPO PROCESO CANTIDAD MONTO UF
CONTRATO DE COMPRA
22 29.321 CONTRATO DE COMPRA
DIRECTA 22 411.419
DIRECTA
CONTRATO DE PROCESO DE
30 627.072 CONTRATO DE PROCESO DE
COMPRA
55 890.861
COMPRA
COTIZACION 29 60.392
FINIQUITO 6 5.545 COTIZACION 62 351.103
LICITACION PRIVADA FINIQUITO 10 77.943
3 75.287
DIRECTORIO
LICITACION PÚBLICA
LICITACION PÚBLICA
11 436.578
DIRECTORIO
5 554.115
DIRECTORIO
LICITACIÓN PÚBLICA G.G. 1 18.460
LICITACIÓN PÚBLICA G.G. 1 3.000
MODIFICACIÓN DE MODIFICACIÓN DE
26 38.033 46 284.686
CONTRATO CONTRATO
TOTALES 122 1.392.766 TOTALES 207 2.471.051LICITACIÓN PÚBLICA “ADQUISICION, IMPLEMENTACION Y SOPORTE DE
BENEFICIOS
HERRAMIENTA DEL PROYECTO
TENOLOGICA e-SOURCING/ e-PROCUREMENT PARA EL
PROCESO DE ABASTECIMIENTO ESTRATEGICO PARA GRUPO EFE
Grupo EFE requiere una herramienta tecnológica que permita modelar y controlar cada
una de las etapas del modelo estratégico de Abastecimiento, asignar plazos, establecer
actividades, realizar seguimiento, interactuar con proveedores y colaboradores que
intervienen en el proceso, permitiendo además a partir de un análisis del gasto y del
mercado de proveedores, mejorar la cadena de suministro, obtener un ahorro y mejorar el
control de los procesos, todo ello incorporando las políticas y procedimientos del área de
abastecimiento de EFE
DESCRIPCIÓN FECHA
PUBLICACIÓN 06 AGOSTO 2017
VENTA DE BASES HASTA EL 14 DE AGOSTO
PREGUNTAS HASTA EL 16 DE AGOSTO
RESPUESTAS HASTA EL 21 DE AGOSTO
ENTREGA DE FORMULARIO ECONOMICO ENTRE EL 23 Y 25 DE AGOSTO
RECEPCIÓN DE OFERTAS 06 DE SEPTIEMBRE
PRESENTACIÓN DEMO ENTRE EL 08 Y 12 DE SEPTIEMBRE
APERTURA ECONOMICA 12 DE SEPTIEMBREFIN
BENEFICIOSDE
SOLICITUD DEL PROYECTO
ANTECEDENTES
1) Copia de la Escritura de Constitución de la sociedad proponente o de las sociedades integrantes del
consorcio proponente y sus modificaciones.
2) Certificado de Vigencia de la Sociedad.
3) Identificación del Representante Legal y copia de los documentos que acrediten su personería.
4) Certificado de Vigencia de la Personería del Representante Legal con una fecha no superior a 30 días.
5) Fotocopia del Rut de la Sociedad Oferente.
6) Fotocopia de la Cédula de Identidad del Representante Legal de la Sociedad (anverso y reverso).
7) Declaración de Relación de Negocios (Formulario Nº 3).
8) En caso de empresas extranjeras, ya sea que participen individualmente o en consorcio, deberán
presentar los documentos que acrediten su constitución conforme a la legislación vigente del país de
origen, más el instrumento en que consten los poderes de su representante legal.
9) Declaración jurada en que conste que el proponente no ha sido notificado de demandas judiciales o
arbitrales pendientes presentadas en su contra, en contra de sus empresas integrantes o en contra de
sus controladores, por parte de EFE o de cualquiera de sus empresas filiales.
10) Certificado de Antecedente Comerciales.
11) Balances de los últimos 3 años, auditados.
12) Boletas de Garantía de Fiel cumplimiento de contrato, por el 10% del valor neto del contrato*
13) Pólizas de Todo riesgo en construcción y de Responsabilidad Civil**
*Esta será exigida a todo contrato superior a las UF 500, a memos que fiscalía indique que no es necesaria.
**Estos seguros serán requeridos cuando el proceso lo requiera y exista un riesgo para las instalaciones o personas.También puede leer
