Resumen General del Manual de Organización y Funciones
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Superintendencia Adjunta de Administradoras Privadas de Fondos de Pensiones Resumen General del Manual de Organización y Funciones (El Manual de Organización y Funciones fue aprobado por Resolución Administrativa SBS N°257-2011, del 05 de mayo de 2011) 2011
MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES RESUMEN GENERAL SUPERINTENDENCIA ADJUNTA DE ADMINISTRADORAS PRIVADAS DE FONDOS DE PENSIONES I. SUPERINTENDENCIA ADJUNTA DE ADMINISTRADORAS PRIVADAS DE FONDOS DE PENSIONES 1.1. Función Básica La Superintendencia Adjunta de Administradoras Privadas de Fondos de Pensiones, es el órgano encargado de la supervisión de las empresas Administradoras Privadas de Fondo de Pensiones, de los conglomerados financieros a los que estas pertenecen y demás empresas sometidas a su supervisión, así como de velar por la seguridad y la rentabilidad de las inversiones que efectúen las AFP con los recursos del Fondo de Pensiones, verificar el cumplimiento de las normas que rigen su funcionamiento, así como resguardar el otorgamiento adecuado y oportuno de las prestaciones y los beneficios de los afiliados. La Superintendencia Adjunta de AFP se encarga también de supervisar el cumplimiento de las obligaciones formales y sustanciales que los empleadores tienen frente al Sistema Privado de Administración de Fondos de Pensiones (SPP). Además, la Superintendencia Adjunta de AFP se encarga de realizar la evaluación y la supervisión de la Caja de Pensiones Militar y Policial, para el adecuado control de los riesgos que asume en sus operaciones. 1.2. Organización La Superintendencia Adjunta de Administradoras Privadas de Fondos de Pensiones está organizada en cuatro Departamentos: Departamento de Estrategia Previsional. Departamento de Supervisión de Instituciones. Departamento de Supervisión de la Gestión de las Carteras Administradas. Departamento de Supervisión de Pensiones y Beneficios. 1.3. Organigrama Estructural Superintendencia Adjunta de Administradoras Privadas de Fondos de Pensiones Departamento Dpto. de Supervisión de la Departamento Departamento de Supervisión de Gestión de las Carteras de Supervisión de de Estrategia Previsional Instituciones Administradas Beneficios 2
1.4. Organigrama de Puestos de Trabajo Superintendente Adjunto de Administradoras Privadas de Fondos de Pensiones Secretaria Agente de Auxiliar Ejecutiva Seguridad-Chofer Administrativo Intendente de AFP, Intendente de AFP, Dpto. de Intendente de AFP, Intendente de AFP, Departamento Supervisión de la Gestión de Departamento Departamento de Supervisión de Instituciones las Carteras Administradas de Supervisión de Beneficios de Estrategia Previsional 1.5. Descripción y Especificaciones de los Puestos de Trabajo 1.5.1. Superintendente Adjunto de AFP FUNCIÓN BÁSICA Promover un crecimiento equilibrado y sostenido del Sistema Privado de Pensiones, velando por el cumplimiento de los principios previsionales y la adecuada orientación de la regulación, la supervisión y la provisión de información. Asimismo, planificar, organizar, dirigir y coordinar los procesos técnicos de evaluación e inspección de la Caja de Pensiones Militar Policial, con el propósito de obtener como resultado informes que expresen la situación real de los fondos de cesantía y jubilación, de acuerdo con las disposiciones vigentes. FUNCIONES ESPECÍFICAS a. Planificar, organizar, dirigir y coordinar las acciones que resulten necesarias para supervisar el cumplimiento del orden jurídico aplicable, velando por la satisfacción del afiliado con relación a los servicios que brinda el SPP y fomentando la eficiencia operativa de las distintas entidades que participan en él. Las tareas de supervisión implican el control del funcionamiento de las AFP como empresas, la vigilancia de la seguridad de las inversiones que efectúan las AFP con los recursos que administran, y el resguardo del adecuado otorgamiento de las prestaciones que las AFP brindan a los afiliados. b. Disponer las medidas correctivas necesarias frente a cualquier deficiencia detectada, así como evaluar la imposición de las sanciones que correspondan en los casos expresamente previstos por la Ley del SPP y sus reglamentos. c. Proponer y coordinar con los órganos competentes de la Superintendencia, la elaboración de normas técnicas que tiendan a fomentar el bienestar del afiliado y preservar la solidez económica y financiera de las AFP. Asimismo, colaborar activamente con los Poderes Ejecutivo y Legislativo en el establecimiento de un marco jurídico general que apunte hacia los mismos objetivos. d. Planificar, organizar, dirigir y coordinar las acciones que resulten necesarias para supervisar a los empleadores en el cumplimiento de las obligaciones formales y 3
sustanciales derivadas de su calidad de agente retenedor de aportes. Las labores de supervisión implican la realización de inspecciones en los centros de trabajo teniendo acceso a las planillas y registros de personal y la imposición de las multas que resulten aplicables. e. Planificar, organizar, dirigir y coordinar los procesos técnicos de evaluación e inspección de la Caja de Pensiones Militar Policial. Asimismo, coordinar la elaboración de informes para la mencionada institución, revisar y discutir las observaciones, conclusiones y recomendaciones más críticas; a fin de disponer su control y seguimiento posterior. f. Proponer y coordinar con los órganos competentes de la Superintendencia, las acciones necesarias para fomentar una cultura previsional en la población, ampliando el grado de conocimiento del SPP en el ámbito nacional. g. Dirigir la revisión y el análisis de los estudios de solicitud de autorización de organización y de funcionamiento de nuevas empresas y subsidiarias. h. Dirigir y coordinar la elaboración del Plan Anual de Actividades de la Superintendencia Adjunta de AFP, vigilando el cumplimiento de sus metas. i. Transferir conocimientos, experiencia y motivación al personal de su área, a fin de orientar los esfuerzos del personal para conseguir los resultados de la Superintendencia Adjunta. j. Supervisar el que se brinde apoyo al órgano competente de la Superintendencia en la atención de consultas y denuncias efectuadas en relación a las personas naturales y jurídicas bajo su supervisión. k. Coordinar la atención de requerimientos de información relacionada al sistema privado de pensiones, provenientes de otras unidades de la Superintendencia o de órganos externos de acuerdo a las normas internas vigentes. l. Supervisar la solución de controversias y conflictos de interés vinculados al otorgamiento de beneficios, se encuentren o no bajo el marco del Contrato de Administración de Riesgos de Invalidez y Sobrevivencia, imponiendo las medidas administrativas correspondientes. m. Participar de la elaboración del plan anual de supervisión consolidada, así como definir los lineamientos para la realización de acciones y coordinaciones necesarias para la ejecución del mismo con las Superintendencias Adjuntas competentes. n. Apoyar, cuando se requiera, el proceso de selección de admisión de personal, la gestión de los recursos humanos, el proceso de adquisición de bienes y servicios y el seguimiento contractual de los mismos. o. Supervisar que se formule, ejecute y controle el Plan Estratégico y los Planes de Acción de la Superintendencia Adjunta de AFP, en concordancia con la visión, misión, objetivos y estrategias generales de la institución. 4
p. Coordinar el apoyo a la formalización de los procesos internos, la formulación de los documentos normativos internos y la mejora de los procesos dispuestos por el Superintendente de Banca, Seguros y AFP. q. Implementar y supervisar, dentro del ámbito de su competencia, el funcionamiento del sistema de control interno, de acuerdo con los lineamientos establecidos por la Alta Dirección. r. Las demás actividades que le sean asignadas por el Superintendente. 1.5.2. Secretaria Ejecutiva FUNCIÓN BÁSICA Apoyar administrativamente al Superintendente Adjunto de AFP en actividades de elaboración de textos de correspondencia, informes, registro, archivo y control de la documentación y correspondencia y velar por la confidencialidad de los mismos. FUNCIONES ESPECÍFICAS a. Elaborar textos de correspondencia interna o externa y realizar la impresión y acabado final de los informes realizados. b. Operar los sistemas computarizados que se apliquen en la Superintendencia, de acuerdo al ámbito de su competencia funcional. c. Organizar y mantener actualizado el archivo de documentos de la Superintendencia Adjunta de AFP. d. Recibir, registrar, clasificar y distribuir la documentación de la Superintendencia Adjunta de AFP. e. Efectuar coordinaciones y gestiones relacionadas con reuniones de trabajo u otros eventos. f. Preparar la información y/o documentación necesaria para las reuniones de trabajo u otros eventos en los que participe el Superintendente Adjunto de AFP. g. Solicitar y distribuir el material de trabajo para la Superintendencia Adjunta de AFP. h. Concertar citas, atender y efectuar llamadas telefónicas y mantener actualizado el directorio de teléfonos de las entidades y proveedores. i. Efectuar el seguimiento de los asuntos pendientes, realizando las coordinaciones con las áreas o Funcionarios correspondientes e informando sobre su cumplimiento, atraso o incumplimiento. j. Aplicar el sistema de control interno, en concordancia con los lineamientos establecidos por la Alta Dirección. k. Las demás actividades que le sean asignadas por su jefe inmediato 5
1.5.3. Auxiliar Administrativo FUNCIÓN BÁSICA Distribuir y archivar correspondencia y otros documentos de acuerdo a instrucciones de la Secretaria del Superintendente Adjunto de AFP. FUNCIONES ESPECÍFICAS a. Distribuir la correspondencia y otros documentos de la Superintendencia, haciendo firmar y sellar en el formato de cargo correspondiente. b. Descargar la documentación externa recibida a través del Módulo Documentario. c. Apoyar en las tareas de archivo de correspondencia y otros documentos propios de la oficina del Superintendente Adjunto de AFP. d. Operar el equipo de fotocopias y llevar un control de consumo de las mismas. e. Efectuar encargos diversos solicitados por el Superintendente Adjunto de AFP o la Secretaria. f. Aplicar el sistema de control interno, en concordancia con los lineamientos establecidos por la Alta Dirección. g. Las demás actividades que le sean asignadas por su jefe inmediato. 1.5.4. Agente de Seguridad-Chofer FUNCIÓN BÁSICA Proteger la vida e integridad física del Superintendente Adjunto de AFP y/o familiares durante los desplazamientos, lugares de permanencia, centro de trabajo y residencia, contra ataques, atentados, asaltos, plagios y otros actos perpetrados por la delincuencia, así como el cuidado y conservación del vehículo asignado. FUNCIONES ESPECÍFICAS a. Proteger, por encima de cualquier otra consideración, la vida e integridad física del Superintendente Adjunto de AFP. b. Elaborar un plan que abarque cuatro o más rutas en los desplazamientos al Centro de Trabajo, residencia y viceversa, así como a los lugares que frecuentan sus protegidos, variando continuamente sus rutas. Para el Plan de Rutas, considerará los teléfonos, direcciones y lugares de refugio (Dependencias Policiales y Militares, Clínicas, Hospitales, Servicios de Emergencias), Puntos Críticos, Momentos Críticos o Zonas Peligrosas (desviaciones de tránsito, manifestaciones, etc.). c. Estudiar las características del área adyacente a los locales visitados, públicos o privados, como parqueos, locales que puedan ofrecer protección o peligro y las posibles rutas de escape. 6
d. Permanecer alerta y fuera del vehículo durante la espera a la persona que protege y coordinar con otros Agentes de Seguridad debidamente identificados del lugar donde se encuentre, acciones de protección mutua, sectores de vigilancia, alarmas, desplazamientos, etc. e. Efectuar diariamente una exhaustiva inspección del vehículo contra sabotajes, al iniciar sus labores y cada vez que por alguna una razón justificada deje el vehículo fuera de su área de vigilancia. Alertar al resguardado, ponerlo a buen recaudo y solicitar apoyo a la PNP si encontrara algún indicio significativamente sospechoso, sin perjuicio de comunicar a la Jefatura de Seguridad de la Superintendencia f. Mantenerse permanentemente informado y con la debida anticipación de los desplazamientos del Superintendente Adjunto de AFP, debiendo mantener la información en absoluta reserva y/o discreción. g. Con mucho tino y discreción, recomendar al Superintendente Adjunto de AFP y/o familiares que protege, las medidas de seguridad que conviene adoptar (cinturón de seguridad, puertas aseguradas, medidas de seguridad en general, etc.). h. Mantenerse informado de todos los procedimientos que debe efectuar en caso de accidentes y/o siniestros, debiendo en todo momento actuar de acuerdo a ley, evitando en todo momento infligir las reglas de tránsito, salvo casos de extrema urgencia. i. Mantener orden y limpieza del vehículo a su cargo, así como de las áreas donde preste sus servicios. j. Evitar durante los parqueos o estacionamientos, la formación de grupos o aglomeraciones. k. Mantener en permanente estado de operatividad el vehículo, mediante un registro, detectando fallas mecánicas, y verificando los niveles de combustible y carburantes, equipos de seguridad, etc., para su oportuna reparación. l. Informar sobre el estado de mantenimiento de los vehículos y cumplir con los programas de mantenimiento vehicular, llevando el vehículo al taller autorizado. m. Aplicar el sistema de control interno, en concordancia con los lineamientos establecidos por la Alta Dirección n. Las demás actividades que le sean asignadas por su jefe inmediato. 7
II. DEPARTAMENTO DE ESTRATEGIA PREVISIONAL 2.1. Función Básica El Departamento de Estrategia Previsional, es una unidad organizativa dependiente de la Superintendencia Adjunta de de Administradoras Privadas de Fondos de Pensiones, encargada de proporcionar las labores técnicas de respaldo que resulten necesarias para la adecuada supervisión del SPP, coordinando las labores de supervisión de los diferentes departamentos de control de la Superintendencia Adjunta de AFP y evaluando los estudios, investigaciones, cálculos actuariales y las normas técnicas que tiendan a fomentar el bienestar del afiliado y preservar el desarrollo del SPP. 2.2. Organigrama de Puestos de Trabajo Intendente de AFP, Departamento de Estrategia Previsional Secretaria Analista de Estrategia Previsional II Analista de Estrategia Previsional 2.3. Descripción y Especificaciones de los Puestos de Trabajo 2.3.1. Intendente del Departamento de Estrategia Previsional FUNCIÓN BÁSICA Proponer, coordinar y ejecutar las labores de respaldo que resulten necesarias para la adecuada supervisión del SPP, sobre la base de los requerimientos de la Superintendencia Adjunta de AFP. Asimismo, proporcionar opinión técnica sobre los estudios y las propuestas que tiendan a fomentar el bienestar del afiliado y preservar la solidez y desarrollo del SPP. FUNCIONES ESPECÍFICAS a. Proponer, coordinar, elaborar y revisar los documentos técnicos necesarios para mejorar las labores de supervisión del SPP, sobre la base de los requerimientos de la Superintendencia Adjunta de AFP. b. Proponer, coordinar, elaborar y revisar la absolución de las consultas y los requerimientos alcanzados por instancias públicas y privadas, cuya naturaleza 8
requiera el aporte de una visión estratégica del desarrollo del SPP o un enfoque integral de las labores de supervisión de la Superintendencia Adjunta de AFP. c. Participar en las comisiones de trabajo que requiera la Superintendencia Adjunta de AFP, con el fin expresar la posición técnica de la misma frente a los organismos competentes, así como instancias públicas y privadas. d. Emitir opinión técnica sobre la producción normativa del SPP, de tal forma que el marco regulatorio responda a los objetivos previsionales. Asimismo, proponer y coordinar con los órganos competentes, la elaboración de nuevas normas y proyectos para desarrollar el SPP. e. Elaborar y/o coordinar la elaboración de proyectos de investigación que favorezcan el desarrollo del SPP y promuevan la mejora de beneficios para el afiliado. f. Realizar los estudios técnicos y/o actuariales que correspondan para el análisis, simulación y proyección de las principales variables o propuestas del Sistema Privado de Pensiones. g. Representar a la Superintendencia Adjunta, de acuerdo con las indicaciones del Superintendente Adjunto de AFP, en los comités internos que establezca la Superintendencia de Banca, Seguros y AFP para el desarrollo institucional o en las coordinaciones con las áreas correspondientes en lo que se relacione con el SPP. h. Atender los requerimientos de información relacionados a las empresas bajo supervisión, provenientes de otras unidades de la Superintendencia de Banca, Seguros y AFP o de órganos externos (Congreso de la República, Fiscalía, Poder Judicial, MEF, Banco Central de Reserva, UIF, Policía Nacional, etc.). i. Apoyar, cuando se requiera, el proceso de selección de admisión de personal, la gestión de los recursos humanos, el proceso de adquisición de bienes y servicios y el seguimiento contractual de los mismos. j. Participar en la formulación del Plan Estratégico y Planes de Acción de su área y en el seguimiento de los mismos, elaborando los reportes de cumplimiento correspondientes. k. Participar en la formalización de los procedimientos internos, la formulación de los documentos normativos internos y la mejora de los procesos. l. Planificar y coordinar la participación de la Superintendencia de Banca, Seguros y AFP en el ámbito de la Asociación Internacional de Organismos de Supervisión de Fondos de Pensiones y de la Organización Internacional de Supervisores de Pensiones, lo cual implica la organización de las reuniones técnicas que periódicamente se llevan a cabo en alguno de los países miembros, la elaboración de documentos e investigaciones conjuntas, entre otras actividades. m. Diseñar la estrategia de difusión del SPP y coordinar las actividades asociadas a la proyección de la Superintendencia con el exterior. 9
n. Transferir los conocimientos, la experiencia y la motivación al personal de su unidad, a fin de orientar sus esfuerzos a conseguir los objetivos de la Superintendencia Adjunta de AFP. o. Proponer, coordinar, elaborar y revisar los documentos técnicos y actuariales referidos a los fondos de cesantía y jubilación, que sean necesarios para mejorar las labores de supervisión de la Caja de Pensiones Militar Policial, sobre la base de los requerimientos de la Superintendencia Adjunta de AFP. p. Proponer políticas y mecanismos de difusión para mejorar el conocimiento de todos los procesos del Sistema Privado de Pensiones. q. Implementar y supervisar, dentro del ámbito de su competencia, el funcionamiento del sistema de control interno, de acuerdo con los lineamientos establecidos por la Alta Dirección. r. Las demás actividades que le sean asignadas por su jefe inmediato. 2.3.2. Analista Principal de Estrategia Previsional II FUNCIÓN BÁSICA Participar en las labores de respaldo que resulten necesarias para la adecuada supervisión del SPP, sobre la base de los requerimientos de la Superintendencia Adjunta de AFP. Asimismo, analizar los estudios y las propuestas normativas que tiendan a fomentar el bienestar del afiliado y preservar la solidez del SPP. FUNCIONES ESPECÍFICAS a. Elaborar informes técnicos que evalúen las propuestas de trabajo que se desarrollen en el ámbito de la Superintendencia Adjunta de AFP, haciendo uso de instrumental económico, normativo, estadístico y actuarial. b. Proponer proyectos de absolución a las consultas y los requerimientos alcanzados por instancias públicas y privadas, cuya naturaleza requiera el aporte de una visión estratégica del desarrollo del SPP o un enfoque integral de las labores de supervisión de la Superintendencia Adjunta de AFP. c. Coordinación y participación en proyectos de investigación específicos que por su naturaleza requieran el concurso activo de la Superintendencia Adjunta de AFP. d. Elaborar y coordinar los documentos que se aprueben en el ámbito de la Asociación Internacional de Organismos de Supervisión de Fondos de Pensiones y de la Organización Internacional de Supervisores de Pensiones. e. Atender y elaborar los requerimientos de información relacionados a las empresas bajo supervisión, provenientes de otras unidades de la Superintendencia de Banca, Seguros y AFP o de órganos externos (Congreso de la República, Fiscalía, Poder Judicial, MEF, Banco Central de Reserva, UIF, Policía Nacional, etc.). 10
f. Apoyar en la elaboración de los estudios técnicos y/o actuariales que correspondan para el análisis, simulación y proyección de las principales variables o propuestas del Sistema Privado de Pensiones. g. Apoyar en la formulación del Plan Estratégico y Planes de Acción de su área y en el seguimiento de los mismos, elaborando los reportes de cumplimiento correspondientes. h. Apoyar en la formalización de los procedimientos internos, la formulación de los documentos normativos internos y la mejora de los procesos. i. Elaborar informes técnicos que evalúen las propuestas de trabajo que se desarrollen en el ámbito de la Caja de Pensiones Militar Policial, haciendo uso de instrumental económico, normativo, estadístico y actuarial. j. Apoyar en la ejecución de los proyectos de estudio de difusión para mejorar el conocimiento de todos los procesos del Sistema Privado de Pensiones. k. Aplicar el sistema de control interno, en concordancia con los lineamientos establecidos por la Alta Dirección. l. Las demás actividades que le sean asignadas por su jefe inmediato. 2.3.3. Analista de Estrategia Previsional I FUNCIÓN BÁSICA Participar en las labores de respaldo que resulten necesarias para la adecuada supervisión del SPP, sobre la base de los requerimientos de la Superintendencia Adjunta de AFP. Asimismo, analizar los estudios y las propuestas normativas que tiendan a fomentar el bienestar del afiliado y preservar la solidez del SPP. FUNCIONES ESPECÍFICAS a. Elaborar informes técnicos que evalúen las propuestas de trabajo que se desarrollen en el ámbito de la Superintendencia Adjunta de AFP, haciendo uso de instrumental económico, normativo, estadístico y actuarial. b. Participación en proyectos de investigación específicos que por su naturaleza requieran el concurso activo de la Superintendencia Adjunta de AFP. c. Atender y elaborar los requerimientos de información relacionados a las empresas bajo supervisión, provenientes de otras unidades de la Superintendencia de Banca, Seguros y AFP o de órganos externos (Congreso de la República, Fiscalía, Poder Judicial, MEF, Banco Central de Reserva, UIF, Policía Nacional, etc.). d. Apoyar en la elaboración de los estudios técnicos y/o actuariales que correspondan para el análisis, simulación y proyección de las principales variables o propuestas del Sistema Privado de Pensiones. 11
e. Apoyar en la formalización de los procedimientos internos, la formulación de los documentos normativos internos y la mejora de los procesos. f. Elaborar informes técnicos que evalúen las propuestas de trabajo que se desarrollen en el ámbito de la Caja de Pensiones Militar Policial, haciendo uso de instrumental económico, normativo, estadístico y actuarial. g. Apoyar en la ejecución de los proyectos de estudio de difusión para mejorar el conocimiento de todos los procesos del Sistema Privado de Pensiones. h. Aplicar el sistema de control interno, en concordancia con los lineamientos establecidos por la Alta Dirección. i. Las demás actividades que le sean asignadas por su jefe inmediato. 2.3.4. Secretaria FUNCIÓN BÁSICA Apoyar administrativamente al personal del Departamento de Estrategia Previsional en actividades de elaboración de textos de correspondencia, informes, registro, archivo y control de la documentación y la correspondencia de este departamento y velar por la confidencialidad de los mismos. FUNCIONES ESPECÍFICAS a. Elaborar textos de correspondencia interna o externa e informes del departamento, y realizar la impresión y acabado final de los mismos. b. Operar los sistemas computarizados que se apliquen en la Superintendencia, de acuerdo al ámbito de su competencia funcional. c. Organizar y mantener actualizado el archivo de documentos del área. d. Recibir, registrar, clasificar y distribuir la documentación de la unidad. e. Efectuar coordinaciones y gestiones relacionadas con reuniones de trabajo u otros eventos. f. Preparar la información y/o documentación necesaria para las reuniones de trabajo u otros eventos. g. Concertar citas, atender y efectuar llamadas telefónicas y mantener actualizado el directorio de teléfonos de las entidades y proveedores. h. Efectuar el seguimiento de los asuntos pendientes, realizando las coordinaciones con las áreas o Funcionarios correspondientes e informando sobre su cumplimiento, atraso o incumplimiento. i. Aplicar el sistema de control interno, en concordancia con los lineamientos establecidos por la Alta Dirección. 12
j. Las demás actividades que le sean asignadas por su jefe inmediato. 13
III. DEPARTAMENTO DE SUPERVISIÓN DE INSTITUCIONES 3.1. Función Básica El Departamento de Supervisión de Instituciones es una unidad organizativa dependiente de la Superintendencia Adjunta de Administradoras Privadas de Fondos de Pensiones, encargada de realizar la evaluación permanente; así como, de ejercer la Supervisión “in situ” de las Administradoras Privadas de Fondos de Pensiones, para el adecuado control de los riesgos que los supervisados asumen en sus operaciones, tanto a nivel de la Cartera Administrada como de la propia AFP como ente económico y administrador del Fondo de Pensiones. Del mismo modo, se encarga de efectuar visitas de inspección en los locales de los empleadores con la finalidad de verificar el cumplimiento de las obligaciones formales y sustanciales que estos agentes tienen con el Sistema Privado de Pensiones. Asimismo, el Departamento se encarga de desarrollar el proceso técnico de la evaluación de la Caja de Pensiones Militar Policial, de acuerdo con los dispositivos legales vigentes; y efectuar la Visita de Inspección con la finalidad de detectar, durante el trabajo de campo, las correspondientes observaciones; y, emitir el Informe de Visita de Inspección que comprende los aspectos económico, financiero, operativo, contable y legal. 3.2. Organigrama de Puestos de Trabajo Intendente de AFP del Departamento de Supervisión de Instituciones Secretaria Jefe de Supervisión de Supervisor Principal de AFP AFP Supervisor de AFP Inspector de AFP Inspector de Empleadores 3.3. Descripción y Especificaciones de los Puestos de Trabajo 3.3.1. Intendente de AFP del Departamento de Supervisión de Instituciones FUNCION BÁSICA Programar, coordinar y supervisar el control y la fiscalización de las actividades de las AFP en cumplimiento de las disposiciones que las rigen, tanto en relación al Fondo de Pensiones que administran, como a la empresa supervisada. Asi como también las medidas que permitan verificar el cumplimiento de las obligaciones formales y sustanciales que los empleadores tienen frente al SPP, a través de visitas de inspección en sus locales. Asimismo se encarga de programar, coordinar y supervisar 14
el proceso técnico de la evaluación y la supervisión de la Caja de Pensiones Militar Policial, de acuerdo con los dispositivos legales vigentes. FUNCIONES ESPECÍFICAS a. Coordinar con el Superintendente Adjunto sobre las actividades del Departamento. b. Representar a la Superintendencia, cuando lo designe la Alta Dirección, ante diferentes instituciones en asuntos relacionados con el área bajo su responsabilidad. c. Asumir por encargatura la Superintendencia Adjunta. d. Reemplazar a los demás Intendentes de AFP cuando así lo disponga la Superintendencia Adjunta. e. Elaborar el programa de capacitación interna y/o externa para el personal del Departamento, priorizando los aspectos de mayor requerimiento y especialización en materias necesarias para el mejor cumplimiento de los fines. f. Presentar al Superintendente Adjunto los requerimientos de personal, equipamiento, material y recursos financieros para el funcionamiento eficiente del Departamento. g. Proponer al Superintendente Adjunto, las promociones y el otorgamiento de incentivos al personal a su cargo. h. Atender los requerimientos de información relacionados a las operaciones de las empresas bajo supervisión, provenientes de otras unidades de la Superintendencia de Banca, Seguros y AFP o de órganos externos (Congreso de la República, Fiscalía, Poder Judicial, Defensoría del Pueblo, MEF, Banco Central de Reserva, UIF, Policía Nacional, etc.). i. Apoyar, cuando se requiera, el proceso de selección de admisión de personal, la gestión de los recursos humanos, el proceso de adquisición de bienes y servicios y el seguimiento contractual de los mismos. j. Participar en la formulación del Plan Estratégico y Planes de Acción de su área y en el seguimiento de los mismos, elaborando los reportes de cumplimiento correspondientes. k. Participar en la formalización de los procedimientos internos, la formulación de los documentos normativos internos y la mejora de los procesos. l. Coordinar con la Superintendencia Adjunta de Riesgos, sobre las labores de monitoreo de las acciones de seguimiento de las observaciones o de cumplimiento normativo interno, vinculadas con el proceso de supervisión en las empresas y los conglomerados bajo supervisión. m. Implementar y supervisar, dentro del ámbito de su competencia, el funcionamiento del sistema de control interno, de acuerdo con los lineamientos establecidos por la Alta Dirección. 15
Para el caso de las AFP n. Programar, coordinar y supervisar el proceso de visita de inspección, así como el proceso técnico de análisis, evaluación y control de las AFP de acuerdo a la normatividad, manuales y procesos técnicos de la Superintendencia y dispositivos legales vigentes, tanto con relación al Fondo de Pensiones que administran, como a la empresa supervisada. o. Revisar y elevar al Superintendente Adjunto de AFP, los informes de inspección de las AFP; cuyos contenidos deberán concordar con lo que establece el manual técnico vigente. p. Proponer el requerimiento de medidas correctivas para salvaguardar la marcha del sistema previsional, así como elevar al Superintendente Adjunto de AFP las sanciones respectivas, tanto a AFP como a las empresas, si se detectan infracciones a la Ley del SPP y/o a la normatividad legal vigente, previa coordinación con la Superintendencia Adjunta de Asesoría Jurídica. q. Evaluar los recursos de impugnación que presenten los supervisados y afiliados. r. Evaluar la procedencia y autorizar la apertura, traslado y cierre de agencias y oficinas de asesoramiento previsional. s. Coordinar permanentemente con los funcionarios de las empresas bajo su responsabilidad, para asegurar un óptimo flujo de información que facilite el trabajo de supervisión. t. Revisar los informes del personal a su cargo y considerar la procedencia de los comentarios u observaciones contenidas en el mismo. u. Coordinar la resolución de las denuncias sobre la informalidad operativa y la respuesta a las consultas de las empresas supervisadas, afiliados, empleadores y otros. v. Coordinar con la Superintendencia Adjunta de Asesoría Jurídica y la Gerencia de Tecnologías de Información, la definición de los formatos de requerimiento de información a las entidades supervisadas. Asimismo, proponer y coordinar con los órganos competentes, la elaboración de nuevas normas para preservar la estabilidad del SPP. w. Elaborar el Programa Anual de Visitas de inspección a las AFP. x. Proponer a la Superintendente Adjunta de AFP el alcance de la Visita de Inspección, elaborando para tal fin la Directiva y el Programa de Visita de Inspección, que incluye la revisión de los procedimientos de cobranza, conciliación y acreditación de la cuenta individual del afiliado, la oportunidad de la prestación y, la calidad de las inversiones, y los controles internos, entre otros puntos críticos; incluye también la revisión en situ del cumplimiento de la normatividad vigente, los procedimientos contables; participando en este proceso el Jefe de Supervisión de AFP. 16
y. Determinar las actividades, los procedimientos y las responsabilidades que genera la Visita de Inspección a las AFP a efectos de identificar el cumplimiento de sus obligaciones formales y sustanciales. z. Identificar y coordinar los procedimientos que se generan en una Visita de Inspección Integral o Específica entre las diferentes unidades operativas que intervienen en el proceso de preparación de las inspecciones a las AFP. aa. Apoyar y asesorar a los Jefes de Supervisión de AFP durante el desarrollo de las Visitas para el cabal cumplimiento de la Directiva. bb. Supervisar el desarrollo de la Visita de Inspección a efectos de lograr se cumpla con los objetivos de la misma, así como coordinar y dirigir el cierre de Visita. cc. Refrendar el informe de Visita de Inspección, integral o específica, que formula el Jefe de Supervisión de AFP, compartiendo la responsabilidad del mismo. dd. Supervisar y coordinar el seguimiento de las recomendaciones u observaciones señaladas en los informes de visita de inspección, e informar sobre el resultado del seguimiento al Superintendente Adjunto de AFP. Para el caso de la Caja de Pensiones Militar Policial ee. Supervisar el desarrollo del proceso de análisis por solvencia de la Caja de Pensiones Militar Policial, para lo cual debe cumplir con las siguientes funciones: Supervisar el análisis, la evaluación y suficiencia de las reservas técnicas, informando a las instancias correspondientes si fueran insuficientes. Proponer planes o programas para salvaguardar la solvencia de la institución. Supervisar el análisis y el control de las inversiones, así como su rentabilidad. Asimismo, debe revisar el análisis acerca de las valorizaciones tomadas por la Cajas de Pensiones Militar Policial para su cartera de inversiones. Velar porque la información remitida esté completa y de acuerdo a las exigencias de la Superintendencia. Supervisar el análisis e interpretación de los estados financieros e índices y ratios. Revisar los informes de análisis situacional, mensuales, trimestrales y/o anuales. Velar porque se mantenga actualizada la información sobre el Consejo Directivo y funcionarios. Supervisar que se ejercite el control administrativo y legal al Consejo Directivo y los funcionarios de acuerdo con la normatividad vigente, referido al control de las renuncias y los nombramientos de funcionarios a fin de que no transgredan las disposiciones legales, su ley y su reglamento. ff. Definir el alcance de la Visita de Inspección referida a la Caja de Pensiones Militar Policial, elaborando para tal fin la Directiva de Visita de Inspección, que 17
incluye principalmente la evaluación de la solidez económica y financiera de los planes de cesantía y jubilación. gg. Supervisar el desarrollo del proceso de visita de inspección a la Caja de Pensiones Militar Policial, en sus etapas de planeación, ejecución y elaboración del informe, para lo cual debe cumplir con las siguientes funciones: Velar porque se distribuya la documentación pertinente de presentación del equipo de inspección a la entidad visitada. Supervisar la realización de la visita de inspección integral o específica, de acuerdo con lo dispuesto en la Directiva y la verificación de la situación de la empresa visitada. Revisar el proyecto del informe de visita de inspección con el Jefe de Supervisión, con el fin de verificar que los puntos críticos y otros aspectos previstos en el alcance, estén considerados y se haya producido de acuerdo a los procesos técnicos de inspección. Velar porque se realice el seguimiento de las recomendaciones planteadas en los informes de inspección y oficios remitidos, con el fin de evaluar su cumplimiento. hh. Supervisar la revisión del contrato anual de los auditores externos, evaluar sus informes (carta de control interno, dictamen de los estados financieros, etc.) y la elaboración de los informes de acuerdo con el Manual de Evaluación de Informes de Auditores Externos. ii. Coordinar con la Oficina de Control Interno (OCI), que depende de la Contraloría General de la República, para obtener información relacionada con el control de gastos en los que incurre la Caja de Pensiones Militar Policial. jj. Velar por el cumplimiento de la normatividad dictada por la Superintendencia y proponer sanciones por infracciones a la Ley General y/o a la normatividad vigente. kk. Recibir comunicaciones y dar atención a las mismas de acuerdo a la prioridad del caso, en coordinación con el Superintendente Adjunto. ll. Elaborar propuestas de normatividad con el fin de mejorar su control y supervisión. Para el caso de los Empleadores mm. Elaborar el cronograma de visitas de inspección a los empleadores, en el ámbito nacional. nn. Obtener, a través de las AFP y del Informe Crediticio Confidencial la información de aquellos empleadores que se encuentren en calidad de morosos con el SPP. oo. Seleccionar a los empleadores que serán sujetos de inspección. pp. Notificar a los empleadores el inicio de la visita de inspección. 18
qq. Evaluar los resultados de las visitas de inspección a los empleadores. rr. Proponer, de ser el caso, las sanciones aplicables. ss. Evaluar los recursos de impugnación que presenten los empleadores contra las sanciones impuestas. tt. En general, las demás actividades que le sean asignadas por el Superintendente Adjunto. 3.3.2. Jefe de Supervisión de AFP FUNCIÓN BÁSICA Desarrollar el proceso técnico de evaluación de las AFP o la Caja de Pensiones Militar Policial, analizando la efectividad de sus sistemas de administración de riesgos y control interno, evaluando el grado de cumplimiento de la normatividad, así como verificando que las operaciones se desarrollen dentro de las acciones de prudencia. Asi como actuar como Jefe de un equipo y participar en el proceso de planeamiento de las visitas de inspección a las AFP y la Caja de Pensiones Militar Policial e integrar las comisiones conformadas para temas específicos de supervisión y/o regulación en los que sea designado. Todo ello de acuerdo con las disposiciones legales y normas vigentes y lo que establecen los manuales técnicos, a fin de contribuir con el control preventivo de las mismas. Integrar las comisiones conformadas para temas específicos de supervisión y/o regulación en los que sea designado. FUNCIONES ESPECÍFICAS a. Atender los requerimientos de información relacionados a las operaciones de las empresas bajo supervisión, provenientes de otras unidades de la Superintendencia de Banca, Seguros y AFP o de órganos externos (Congreso de la República, Fiscalía, Poder Judicial, Defensoría del Pueblo, MEF, Banco Central de Reserva, UIF, Policía Nacional, etc.). b. Participar en la formulación del Plan Estratégico y Planes de Acción de su área y en el seguimiento de los mismos, elaborando los reportes de cumplimiento correspondientes. c. Participar en la formalización de los procedimientos internos, la formulación de los documentos normativos internos y la mejora de los procesos. d. Implementar y supervisar, dentro del ámbito de su competencia, el funcionamiento del sistema de control interno, de acuerdo con los lineamientos establecidos por la Alta Dirección. Para el caso de las AFP e. Elaborar los informes que sirvan de base para evaluar la adecuada administración de los riesgos, examinando información contable reportada por la 19
propia empresa y, opinar sobre el desarrollo de sus operaciones, en concordancia con la normatividad, manuales y procesos técnicos vigente. f. Proponer al Intendente el requerimiento de medidas correctivas para salvaguardar la marcha operativa del fondo de pensiones bajo su supervisión; elevar al Intendente las sanciones respectivas si se detectan infracciones a la Ley y/o a la normatividad legal vigente. g. Analizar e informar al Intendente sobre la viabilidad de las solicitudes de autorización de apertura, traslado y cierre de agencias y/o oficinas de asesoramiento previsional. h. Controlar y manejar la documentación recibida de las instituciones bajo supervisión; que incluye información sobre los accionistas, directores y funcionarios; así como, información sobre el grupo financiero al que pertenece la empresa supervisada. i. Proponer al Intendente nuevos procedimientos de supervisión para mejorar el alcance y efectividad de la supervisión. Asimismo, proponer la elaboración de nuevas normas para preservar la estabilidad del Sistema Privado de Pensiones. j. Coordinar permanentemente con los responsables de las empresas supervisadas, para asegurar un óptimo flujo de información que facilite el trabajo de supervisión. k. Verificar, selectivamente que las AFP brinden un apropiado servicio a los usuarios, y en su caso, una rápida atención al reclamo del cliente. l. Analizar y evaluar toda la información, clasificándola según los objetivos previstos, distinguiendo aquellos que van a permitir llegar a conclusiones de carácter cuantitativo. m. Coordinar la definición del alcance de la Visita de Inspección con el analista responsable, para la elaboración de la Directiva de Visita de Inspección sobre la base del análisis de situación de la empresa y la evaluación y el seguimiento de las observaciones realizadas por los Auditores Externos e Internos. Del mismo modo, para el caso de la realización de Visitas de Inspección no programadas, elaborará la Directiva de Visita correspondiente, según el requerimiento específico. n. Coordinar con el analista responsable, sobre la información referida a los estados financieros, tanto de la AFP como del Fondo de Pensiones, necesarias para ser evaluada en las visitas de inspección. o. Evaluar el cronograma de cumplimiento de las respuestas a las recomendaciones de la Superintendencia y llevar a cabo el seguimiento de las mismas. p. Elaborar el Informe de Visita y sus anexos correspondientes, cuyo contenido incluya las observaciones y recomendaciones clasificadas por temas y orden de importancia. 20
q. Evaluar y proponer los requerimientos, estructura y contenido de los registros vinculados a las AFP y los promotores de las mismas. r. Evaluar y absolver las consultas, quejas y reclamos presentados por los afiliados, AFP, empleadores y otros, proyectando la respuesta que corresponda. s. Procesar las solicitudes de nulidad de afiliación presentadas por las Administradoras. t. Efectuar las bajas de afiliaciones por concepto de nulidad. u. Revisar la documentación de respaldo remitida por las AFP a efectos de elaborar la Resolución de Desafiliación del SPP y las Resoluciones denegatorias, según sea el caso. v. Llevar a cabo el proceso de traspaso, de forma tal de instruir a las AFP, sobre la transferencia de los fondos. w. Consolidar la información financiera de las AFP y del Fondo de Pensiones, para ser remitidos a la Superintendencia Adjunta de Estudios Económicos. Para el caso de la Caja de Pensiones Militar Policial x. Desarrollar el proceso de análisis y control por solvencia de la Caja de Pensiones Militar Policial, para lo cual debe cumplir con las siguientes funciones: Analizar y evaluar las reservas técnicas. Proponer planes o programas para salvaguardar la solvencia de la institución. Analizar y controlar las inversiones, verificar la suficiencia de la reserva técnica. Asimismo, se debe incluir un análisis acerca de las valorizaciones tomadas para su cartera de inversiones. Revisar que la información recibida esté completa y de acuerdo a las exigencias de la Superintendencia. Analizar e interpretar los estados financieros e índices y ratios, para ello debe analizar las posibles diferencias en los saldos con respecto al mes anterior y al ejercicio anterior. Formular los informes de análisis situacional, mensuales, trimestrales y/o anuales. Controlar la situación económico-financiera, para lo cual se deben tener como parámetro el presupuesto formulado, determinar las diferencias más significativas y solicitar mayor información o aclaración o tomar nota de los puntos críticos a fin de considerarlos en la próxima visita y tomarlos en cuenta en la elaboración del informe de situación de la institución. Mantener actualizada la información sobre el Consejo Directivo y funcionarios, para ejercer el control administrativo y legal referido al control de las renuncias y nombramientos de funcionarios a fin de que no 21
transgredan las disposiciones legales de la empresa, otorgamiento de poderes, entre otros. y. Desarrollar el proceso de visita de inspección a la Caja de Pensiones Militar Policial, en sus etapas de planeación, ejecución y elaboración del informe, para lo cual debe cumplir con las siguientes funciones: Preparar la información básica necesaria para el análisis previo a la visita de inspección ya sea integral o específica. Realizar la visita de inspección integral o específica, de acuerdo con lo dispuesto en la Directiva y verificar la situación de acuerdo con las disposiciones legales. Durante la ejecución de la visita de inspección, cumplir con las siguientes funciones: Revisar y analizar los saldos contables, y por consiguiente, verificar su consistencia técnica. Evaluar la normatividad contable, las políticas y los procedimientos que den soporte a la gestión, con el fin de que trabaje con eficiencia, eficacia y minimice el riesgo. Elaborar el proyecto del informe de visita de inspección y someterlo a la revisión del Intendente, incluyendo las infracciones a las normas legales o administrativas, así como proponiendo proyectos de sanción. Apoyar y/o hacer el seguimiento de las recomendaciones planteadas en los informes de inspección y oficios remitidos, con el fin de evaluar su cumplimiento. Evaluar el cronograma de cumplimiento de las respuestas a las recomendaciones de la Superintendencia. z. Revisar el contrato anual de los auditores externos, evaluar sus informes (carta de control interno, dictamen de los estados financieros, etc.) y elaborar los informes correspondientes. aa. Coordinar con la Oficina de Control Interno (OCI), que depende de la Contraloría General de la República, para obtener información relacionada con el control de los gastos en los que incurre la Caja de Pensiones Militar Policial. bb. Velar por el cumplimiento de la normatividad dictada por la Superintendencia y proponer sanciones por infracciones a la Ley General y/o a la normatividad vigente. cc. Recibir comunicaciones y dar atención a las mismas de acuerdo a la prioridad del caso, en coordinación con el Intendente. dd. Elaborar propuestas de normatividad con el fin de mejorar el control y supervisión. ee. En general, las demás actividades que le sean asignadas por el Intendente. 22
3.3.3. Supervisor Principal de AFP FUNCIÓN BÁSICA Desarrollar el proceso técnico de evaluación de las AFP o la Caja de Pensiones Militar Policial, analizando la efectividad de sus sistemas de administración de riesgos y control interno, evaluando el grado de cumplimiento de la normatividad, así como verificando que las operaciones se desarrollen dentro de las acciones de prudencia. Así como integrar un equipo de visita de inspección como segundo en línea o de ser necesario dirigiendo dicho equipo y asumiendo las funciones respectivas. Como tal, desarrollar el proceso técnico de evaluación in-situ, en función a la Directiva y de acuerdo con las disposiciones legales y normas vigentes, los manuales y procesos técnicos de Inspección. Asimismo participar en las comisiones conformadas para temas específicos de supervisión en los que sea designado. FUNCIONES ESPECÍFICAS a. Atender los requerimientos de información relacionados a las operaciones de las empresas bajo supervisión, provenientes de otras unidades de la Superintendencia de Banca, Seguros y AFP o de órganos externos (Congreso de la República, Fiscalía, Poder Judicial, Defensoría del Pueblo, MEF, Banco Central de Reserva, UIF, Policía Nacional, etc.) b. Aplicar el sistema de control interno, en concordancia con los lineamientos establecidos por la Alta Dirección. Para el caso de las AFP c. Elaborar los informes que sirvan de base para evaluar la adecuada administración de los riesgos, examinando información contable reportada por la propia empresa y, opinar sobre el desarrollo de sus operaciones, en concordancia con la normatividad, manuales y procesos técnicos vigente. d. Proponer al Intendente el requerimiento de medidas correctivas para salvaguardar la marcha operativa del fondo de pensiones bajo su supervisión; elevar al Intendente las sanciones respectivas si se detectan infracciones a la Ley y/o a la normatividad legal vigente. e. Analizar e informar sobre la viabilidad de las solicitudes de autorización de apertura, traslado y cierre de agencias y/o oficinas de asesoramiento previsional. f. Controlar y manejar la documentación recibida de las instituciones bajo supervisión; que incluye información sobre los accionistas, directores y funcionarios; así como, información sobre el grupo financiero al que pertenece la empresa supervisada. g. Proponer al Intendente nuevos procedimientos de supervisión para mejorar el alcance y efectividad de la supervisión. Asimismo, proponer la elaboración de nuevas normas para preservar la estabilidad del Sistema Privado de Pensiones. 23
h. Coordinar permanentemente con los responsables de las empresas supervisadas, para asegurar un óptimo flujo de información que facilite el trabajo de supervisión. i. Verificar, selectivamente que las AFP brinden un apropiado servicio a los usuarios, y en su caso, una rápida atención al reclamo del cliente. j. Analizar y evaluar toda la información, clasificándola según los objetivos previstos, distinguiendo aquellos que van a permitir llegar a conclusiones de carácter cuantitativo. k. Obtener información referida a los estados financieros, tanto de la AFP como del Fondo de Pensiones. l. Evaluar el cronograma de cumplimiento de las respuestas a las recomendaciones de la Superintendencia y llevar a cabo el seguimiento de las mismas. m. Evaluar y proponer los requerimientos, estructura y contenido de los registros vinculados a las AFP y los promotores de las mismas. n. Evaluar y absolver las consultas, quejas y reclamos presentados por los afiliados, AFP, empleadores y otros, proyectando la respuesta que corresponda. o. Procesar las solicitudes de nulidad de afiliación presentadas a las Administradoras. p. Revisar la documentación de respaldo remitida por las AFP a efectos de elaborar la Resolución de Desafiliación del SPP y las Resoluciones denegatorias, según sea el caso. q. Efectuar las bajas de afiliaciones por concepto de nulidad y/o multiafiliación. r. Llevar a cabo el proceso de traspaso, de forma tal de instruir a las AFP, sobre la transferencia de los fondos. s. Consolidar la información financiera de las AFP y del Fondo de Pensiones, para ser remitidos a la Superintendencia Adjunta de Estudios Económicos. Para el caso de la Caja de Pensiones Militar Policial t. Desarrollar el proceso de análisis y control por solvencia de la Caja de Pensiones Militar Policial, para lo cual debe cumplir con las siguientes funciones: Analizar y evaluar las reservas técnicas. Proponer planes o programas para salvaguardar la solvencia de la institución. Analizar y controlar las inversiones, verificar la suficiencia de la reserva técnica. Asimismo, se debe incluir un análisis acerca de las valorizaciones tomadas para su cartera de inversiones. 24
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