PLAN ESTRATÉGICO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN - Dirección de Estándares y Arquitectura de TI - Gobierno en Línea

PLAN ESTRATÉGICO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN

                               Dirección de Estándares y Arquitectura de TI

Agenda

1. Planeación
2. Planeación estratégica
3. Planeación estratégica de TI
4. Estructura del PETI
5. Taller Práctico
6. Preguntas

Planeación

La planeación es el primer paso
del proceso administrativo donde
se determina los resultados que
pretende alcanzar la entidad.

                     Corto

           Mediano

                             Largo Plazo

Planeación Estratégica

Es un proceso de toma de decisiones para alcanzar un futuro deseado,
teniendo en cuenta la situación actual y los factores internos y
externos que pueden influir en el logro de los objetivos.
                                                       (Jimenez, 1982)

Es un proceso gerencial de desarrollar y mantener una dirección
estratégica que pueda alinear las metas y recursos de la organización
con sus oportunidades cambiantes del mercado
                                                         (Kotler, 1990)

Planeación Estratégica

 Es fundamental establecer las metas “correctas” y después elegir
  los medios “correctos” para alcanzar dichas metas. (Peter Drucker)

 “la planificación es letra muerta si no existe la voluntad política de
  realizar lo que se planifica” (Ezequiel Ander Egg)

 Planeación estratégica NO es lo mismo que prospectiva estratégica

 La planeación estratégica no es un lujo sino un asunto de
  supervivencia (Jack Welch)

Planeación Estratégica

 Ander Egg:             “Planes Flexibles y adaptables”.

 Hax y Majluf:       “Asignación de responsabilidades”.

 Cynthia Bendlin: “Eficacia en el logro de objetivos”.

Planeación Estratégica

Herramientas

   Fortalezas-Oportunidades-Debilidades-Amenazas (FODA)
   Matriz Boston Consulting Group (BCG)
   Matriz McKinsey
   Matriz producto / mercado Ansoff
   Posición Estrategica y Evaluación de la Acción (PEYEA)
   5 fuerzas de Porter
   Mapas estratégicos (cuadro de mando integral)

Por qué hacer planeación Estratégica
                                              de TI?

Decreto 415 de 2016
Artículo 2.2.35.3. Objetivos del fortalecimiento institucional.

1. Liderar la gestión estratégica con tecnologías de la información y las
comunicaciones mediante la definición, implementación, ejecución, seguimiento y
divulgación de un Plan Estratégico de Tecnología y Sistemas de Información (PETI)
que esté alineado a la estrategia y modelo integrado de gestión de la entidad y el
cual, con un enfoque de generación de valor público, habilite las capacidades y
servicios de tecnología necesarios para impulsar las transformaciones en el
desarrollo de su sector y la eficiencia y transparencia del Estado.

Por qué hacer planeación Estratégica
                                              de TI?

Decreto 1078 de 2015
Artículo 2.2.5.1.2.2 Instrumentos- Marco de Referencia de Arquitectura
Empresarial para la gestión de TI
LI.ES.05. Documentación de la estrategia de TI en el PETI

La dirección de Tecnologías y Sistemas de la Información o quien haga sus veces
debe contar con una estrategia de TI documentada en el Plan Estratégico de las
Tecnologías de la Información y Comunicaciones - PETI, el cual puede ser emitido
de manera independiente o puede ser parte de un plan estratégico de la institución.
El PETI debe incorporar los resultados de los ejercicios de Arquitectura Empresarial.
El PETI debe contener la proyección de la estrategia para 4 años, y deberá ser
actualizado anualmente a razón de los cambios de la estrategia del sector, la
institución y la evolución y tendencias de las Tecnologías de la Información.

Planeación Estratégica de TI

Técnicas:                             Metodologías:
 Autoevaluaciones basadas en          Strategic Information Systems
     estándares, marcos o modelos         Planning (SISP)
     (Por ejemplo con respecto al      Business Systems Planning (BSP)
     MRAE y al MPSI)                   Strategic Systems Planning (SSP)
 Modelos de simulación a partir de    Enterprise Achitecture (EA)
     variables internas y externas     Information Engineering (IE)
 Cuadro de mando integral para TI     Method/1
 Gestión de portafolio de TI
 Modelo de Gestión de TI It4+

Estructura del PETI

Estructura del PETI

Objetivo

Alcance
Marco Normativo
Análisis de la situación actual
Rupturas Estratégicas
Entendimiento Estratégico

Modelo de Gestión
Modelo de Planeación

Objetivo

Objetivos

Estos objetivos deben estar alineados con los objetivos estratégicos de la institución y
con los objetivos sectoriales y/o territoriales según aplique.

• Deben ser específicos, medibles,       “Establecer los lineamientos para el desarrollo
  alcanzables, importantes para la       de los sistemas de información de la
  institución y con tiempos              Administración Central Municipal para
  definidos.                             garantizar la adecuada administración de
• Así mismo los objetivos deben          los recursos tecnológicos, infraestructura de
  iniciar con verbo en infinitivo (ar,   datos y comunicaciones en la
  er, ir )                               Administración Municipal”.

Alcance

Alcance

Se describe claramente el alcance del PETI teniendo en cuenta que debe
proyectarse a máximo cuatro años y debe actualizarse cada año.

 • El alcance del PETI debe indicar lo que efectivamente debe lograr la entidad
   durante la vigencia del PETI.
 • El alcance establecido en el PETI debe abordar los dominios del Marco de
   Referencia de AE y los componentes de la Estrategia de GEL.

Marco Normativo

Marco Normativo

Se debe realizar una revisión       Leyes
exhaustiva del marco
normativo que se relaciona
directamente con el PETI,         Decretos
iniciando por las leyes          Nacionales y
relacionadas, de tal forma que   Territoriales
se identifiquen las
derogaciones en la normativa      Acuerdos,
vigente.                         resoluciones
                                  y CONPES

Marco Normativo

La estrategia de TI de la Cancillería se encuentra alineada al marco normativo definido el Sector de Relaciones Exteriores. A continuación
se hace referencia a la normatividad a partir de la cual tienen sustento el desarrollo e implementación de la tecnología y los sistemas de
información del sector.
    Directiva Presidencial No. 09 de 2010: Directrices para la elaboración y articulación de los planes estratégicos sectoriales e
     institucionales e implementación del Sistema de Monitoreo de Gestión y Resultados.
    Directiva Presidencial No. 04 de 2012: Eficiencia Administrativa y Lineamentos de la Política de Cero Papel en la Administración
     Pública.
    Decreto 2573 de 2014: Por medio del cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en Línea.
    Ley 1712 de 2014: Ley de trasparencia y de acceso a la información pública nacional.
    Acuerdo 03 de 2015 del AGN: Documento electrónicos.
    Decreto 3355 de 2009 MRE- Por medio del cual se modifica la estructura del Ministerio de Relaciones Exteriores.
    Resolución 5813 de 2011 MRE: Por la cual se crean Grupos Internos de Trabajo del Ministerio de Relaciones Exteriores.

Análisis de la
situación actual

Análisis de la situación actual

Se describe la situación actual de las Tecnologías de la Información de la
institución en relación con los dominios del marco de referencia de Arquitectura
Empresarial y los componentes de la Estrategia GEL.

 • Este análisis debe permitir conocer el estado actual o línea base a partir de
   la cual se debe partir para proyectar la visión de lo que se espera en materia
   de gestión de TI en la entidad.

Levantamiento de Información

                                                              Definir una
                    Identificar que       Construir los                                Ejecutar el            Realizar la
   Identificar                                                 logística
                        tipo de         instrumentos de                                proceso de           compilación y
   fuentes de                                              adecuada para la
                     información         recolección de                              recolección de       presentación de
  información                                              recolección de la
                       requiero               datos                                   información          la información
                                                             información

                         • Información            • Entrevista
                                                                                                      • Preparación de
                           sobre los 6            • Cuestionario
• Quién conoce la                                                              • Citas                  informes
                           dominios del           • Observación
  información                                                                  • Espacio              • Generación de
                           MRAE                   • Inspección o
• Dónde esta                                                                   • Disponibilidad         gráficos,
                         • Calidad y                Simulación
  almacenada                                                                   • Permisos               diagramas ,
                           disponibilidad de      • Herramientas de
                                                                                                        matrices etc.
                           la información           autoevaluación

Estrategia de TI
       La institución debe realizar un entendimiento claro y documentado de la situación
                   actual de la entidad, el contexto organizacional y el entorno

    Analizar
•   Plan Nacional
•   Plan Decenal
•   Plan Sectorial
•   Plan institucional

Gobierno de TI

Describir la estructura organizacional actual del área de TI en la institución, detallando la
cantidad de personas que conforman el área, sus funciones, tipo de contratación, toma de
decisiones, políticas, procesos de TI y perfiles.

    TIPS
• Identificar las necesidades
  de recurso humano de TI
  con relación a su formación
  y competencias y cantidad
  de personas para soportar la
  operación actual de TI.
• Hacer un RACI para la
  gestión de TI.

Gestión de la Información
Se describe la situación actual de la entidad en materia de gestión de información, en donde
se debe diagnosticar el estado de la arquitectura de información, haciendo un análisis de los
puntos críticos y cuellos de botella.

 Importante

 • Identificar y caracterizar el
   mapa de información,
   entidades de negocio, datos
   maestros y datos abiertos.

Sistemas de información

Describe la situación actual de los
sistemas de información de
acuerdo con las siguientes
categorías:
• Sistemas de apoyo
• Sistemas misionales
      • Sistemas misionales de
         gestión
      • Sistemas misionales de
         prestación
      • Servicios de información
         digital, incluidos los
         portales
• Sistemas de direccionamiento
    estratégico

Servicios Tecnológicos

Describe la situación actual de los servicios
tecnológicos:
• Estrategia y gobierno de los servicios
   tecnológicos
• Acuerdos de niveles de servicio (ANS)
• Administración de sistemas de
   información
• Infraestructura
• Conectividad
• Servicios de operación
• Mesa de servicios

Servicios Tecnológicos

Servicios Tecnológicos

Ilustración 67: Arquitectura General Servicios Tecnológicos.

Análisis Financiero

Se describen los costos actuales de operación y funcionamiento del área de TI

• La dirección de Tecnologías y Sistemas de la Información o quien haga sus
  veces debe realizar de manera periódica el seguimiento y control de la
  ejecución del presupuesto y el plan de compras asociado a los proyectos
  estratégicos del PETI.

Análisis Financiero
      A continuación se muestra la distribución de la inversión en tecnología de acuerdo a
      los dominios del marco de referencia:

        Dominio               2015              2016              2017              2018
Gobierno de TI           $    260.000.000 $     450.000.000 $     350.000.000 $     350.000.000
Estrategia de TI         $            -   $             -   $             -   $              -

Información              $    300.000.000 $    1.875.000.000 $   1.730.000.000 $    500.000.000

Sistemas de información $    1.306.905.000 $    760.000.000 $     870.000.000 $     670.000.000

Servicios tecnológicos   $   3.432.695.000 $   4.300.000.000 $   3.300.000.000 $   3.200.000.000

Uso y apropiación        $            -   $     150.000.000 $             -   $     300.000.000
                         $ 5.299.600.000 $ 7.535.000.000 $ 6.250.000.000 $ 5.020.000.000

Rupturas
Estratégicas

Las rupturas estratégicas

Se identifican las necesidades, las oportunidades de mejora y los paradigmas a
romper necesarios para llevar a cabo la transformación de la gestión y el logro
de resultados de impacto.

 • Las rupturas estratégicas deben:
     • comunicar un cambio en el enfoque estratégico.
     • Permitir transformar e Innovar.
     • Facilitar la adopción de un modelo y permitir que la tecnología se
        vuelva un instrumento que genera valor.

Las rupturas estratégicas

•   Rupturas estratégicas - Dominio Estrategia.
      •   Transformar el Sector de las Comunicaciones con Tecnologías de la Información
      •   Ser líder del sector y el País en la implementación de la estrategia TI del Estado
• Rupturas estratégicas - Dominio Gobierno de TI
      •   Líderes de TI orientados a la gestión de resultados
      •   Gestión de TI soportada en procesos
• Rupturas estratégicas – Dominio Sistemas de Información
      •   Sistemas de Información soportando los procesos de la entidad.
      •   Disponer de los Sistemas de información en ambientes independientes y controlados
      •   Resolver el falso dilema entre «desarrollar en casa» vs. «Comprar software comercial»: La
          solución, ser integradores

Entendimiento
   Estratégico

Modelo operativo

   Análisis

Necesidades de información

Describe el flujo y las necesidades de información al interior de la institución pública,
el sector y el territorio.

• Relaciones de la institución pública y los actores involucrados con quienes se
  intercambia información.
• Para cada actor involucrado se indica qué información entrega la institución
  pública y qué información recibe.
• Entrevistas con los grupos de interés
• Análisis del mapa de información de la entidad con el fin de identificar zonas de
  calor

Necesidades de información

¿La información para el análisis y la toma de decisiones se toma directamente de
los sistemas de información?
¿Los indicadores empleados permiten comprobar que se han alcanzado las mentas
esperadas?
¿Tienen definidos procesos de gestión de información para recolección, validación,
consolidación y publicación?
¿La información suministrada a la alta dirección apoya la toma de decisiones
relacionadas con el logro de los objetivos estratégicos?

¿El Sector comparte información entre sus entidades, a través de los sistemas de
información integrados, posibilitando acciones para establecer nuevas estrategias
sectoriales?

Alineación de TI con los procesos

    Se lleva a cabo el análisis de los procesos de la institución pública y se establece
    el apoyo tecnológico requerido para su mejoramiento.

                                                                    • Para ello se puede construir una
                                                                      matriz de procesos versus sistemas de
                                                                      información y una matriz de sistemas
                                                                      de información vs datos y/o categorías
                                                                      de información, con el fin de
                                                                      identificar como las TI soportan los
                                                                      procesos de la institución.

Ilustración 101: Subprocesos de Gestión de Servicios Tecnológicos

Modelo de
  Gestión

Estrategia de TI

Se debe
describir la
estrategia de TI,
que garantice la
generación de
valor estratégico
para la
institución
pública, el sector
y territorio.

Objetivos Estratégicos

Se deben definir los objetivos estratégicos para las Tecnologías de la Información en la
institución pública para una vigencia mínima de dos años.

   • Para cada objetivo estratégico se deben
     indicar las actividades a desarrollar para su
     cumplimiento y el resultado final de cada
     actividad.
   • Se debe indicar cómo la estrategia de TI va a
     apoyar el cumplimiento del plan sectorial,
     territorial, nacional o decenal etc.

Objetivos Estratégicos

 Establecer el diagnóstico de la plataforma tecnológica con que cuenta la Entidad, en
  sus componentes de hardware, software, redes y comunicaciones.

 Definir un plan a corto plazo o plan de choque, que permita dar continuidad a
  servicios críticos de la Entidad y dotar de manera oportuna a las diferentes
  dependencias con las herramientas básicas para el desempeño de sus funciones.

 Fortalecer el uso de las TIC´s al interior de la Contraloría de Bogotá, desarrollando
  las actividades necesarias para garantizar la actualización, modernización,
  mantenimiento y sostenibilidad de la plataforma tecnológica en todos sus
  componentes.

Modelo de Gestión

Análisis de la situación actual

Objetivos estratégicos               Modelo de Gestión

Contexto Organizacional

Modelo de Gestión

                          Modelo de Gobierno

                       Gestión de la Información

                       Gestión de los Sistemas de
Modelo de Gestión             Información

                    Gestión de servicios tecnológicos

                          Uso de apropiación

Modelo de Gestión

                          • Cadena de Valor - Indicadores
 Modelo de Gobierno       • Estructura de organizacional – Roles – Funciones - Decisiones

     Gestión de la        • Herramientas de Análisis
     Información          • Arquitectura de Información

Gestión de los Sistemas   • Arquitectura de Sistemas de Información
    de Información        • Implementación de sistemas de información

 Gestión de servicios     • Procesos de Gestión de los servicios – Mesa de Ayuda
    tecnológicos          • Infraestructura, Conectividad, Servicios de operación

  Uso de apropiación      • Estrategia de uso y apropiación

Modelo de
Planeación

Lineamientos y/o principios

                                  Construir un Senado más transparente,
                                   promoviendo una ciudadanía activa y fortaleciendo
En esta sección se definen los     la institución.
lineamientos y principios que     Generar espacios participativos para los ciudadanos.
guían la definición del PETI      Modernizar la gestión que se realiza en el Senado
                                   de la República, a través de transformaciones de
                                   negocio, oportunidades de TI y capacidades de TI.
                                  Establecer un marco de gobernabilidad de TI.
                                  Fortalecer la gestión de TI, consolidando el rol de la
                                   DPS, para generar valor estratégico.
                                  Habilitar servicios de publicación de información y
                                   fortalecer las capacidades de análisis.

Modelo de Gestión

                                         Proyectos e Iniciativas

            Modelo
Situación
              de           Brecha
  Actual
            Gestión

                         Dominios
                      Crear, modificar
                         o eliminar

Plan maestro o Mapa de Ruta

Para cada uno de los seis (6) dominios del Marco de Referencia de AE, se deben establecer
los productos y entregables más significativos y las actividades, iniciativas o proyectos en las
que se debe comprometer la institución pública para alcanzarlos.

   Este plan maestro define el norte de acción estratégica en materia de TI y a él se
   deberán alinear el plan de inversiones, la definición de la estructura de recursos
   humanos y todas las iniciativas que se adelanten durante la vigencia del PETI.

Plan maestro o Mapa de Ruta

Priorización de proyectos

Selección de los
                   Ponderación de                                               Análisis final y
  criterios de                        Documentación        Calificación de la
                   los criterios de                                               toma de
 evaluación de                        de las iniciativas       iniciativas
                     evaluación                                                  decisiones
 los proyectos

Indicadores

                                                             Para cada uno de los seis (6)
Identificación y/o revisión de objetivos que serán medidos
                                                             dominios del plan maestro se deben
                                                             definir indicadores de logro y
     Establecer medidas de desempeño claves                  resultado

        Asignar las responsabilidades                           Composición

        Establecer referentes comparativos
                                                              Incluyendo: tipo Indicador
                                                              (proceso o logro), nombre,
                                                              descripción, metas para los
        Construir fórmulas
                                                              siguientes años, meta (valor
                                                              esperado)
     Validar indicadores

Comunicar e informar

Indicadores

Otros Planes

Plan de intervención     • Intervenciones sobre los sistemas de información a
                           fin de lograr una mayor alineación con los procesos
    sistemas de            y mejorar el apoyo sobre los mismos.
    información

                         • Proyectos que en el corto y mediano plazo se
Plan de proyectos de       realizarán en el frente de servicios tecnológicos de
servicios tecnológicos     acuerdo con las necesidades de capacidad
                           tecnológica y operación.
                                                                                    Complementan
                         • Proyecto de inversión para la gestión de TI en la
                                                                                        PETI
  Plan proyecto de         institución pública.
      inversión

     Plan de             • Actividades de comunicación y sensibilización para
                           socializar y apropiar el PETI en la institución.
 comunicaciones del
       PETI