SISTEMA DE CONTROL DE FONDOS COLECTIVOS - Octubre 2003 - ACTIVIDAD DOCUMENTO DE ANÁLISIS

 
GERENCIA DE SISTEMAS – DESARROLLO DE SISTEMAS

SISTEMA DE CONTROL DE FONDOS
         COLECTIVOS

                ACTIVIDAD

          DOCUMENTO DE ANÁLISIS
   REVISADO POR EL AREA DE FONDOS COLECTIVOS
            EL 30 DE SETIEMBRE 2003

                  Versión 2.0

             Octubre 2003
ACTIVIDAD                    :   FASE ANALISIS – Documento de Análisis
PROYECTO / AREA              :   SFC – Sistema de Control de Fondos Colectivos                           Desarrollo de Sistemas
AMBITO                       :   COMISION NACIONAL SUPERVISORA DE EMPRESAS Y VALORES - CONASEV

                                                    TABLA DE CONTENIDO

1.   Introducción .........................................................................................................................2
2.   Descripción General ............................................................................................................3
   2.1.    Antecedentes ...............................................................................................................3
   2.2.    Objetivos ......................................................................................................................4
   2.2.1.    Objetivo General ......................................................................................................4
   2.2.2.    Objetivos Específicos...............................................................................................4
   2.3.    Sustento - Base Legal..................................................................................................4
   2.4.    Equipo de Trabajo........................................................................................................5
   2.5.    Proceso Principales de Fondos Colectivos..................................................................5
   2.6.    Solución Propuesta....................................................................................................12
   2.6.1.    Principales Características y consideraciones......................................................12
   2.6.3.    Interfaces del sistema propuesto ...........................................................................15
   2.6.4.    Alcances del Sistema.............................................................................................17
   2.6.5.    Restricciones Generales ........................................................................................18
   2.6.6.    Interrelación con otras aplicaciones.......................................................................19
3. Procesos ............................................................................................................................19
   3.1.    Relación de Procesos ................................................................................................19
   3.2.    Especificaciones funcionales .....................................................................................23
   3.3.    Operatividad del SISTEMA...........................................................................................42
   3.4.    Menú de Opciones del Sistema .................................................................................42
4. Anexos...................................................................................................................................45
5. Anexo Técnico .......................................................................................................................49
   5.1. Diagrama de Flujo de Datos ...........................................................................................49
   5.2. Modelo Lógico de Datos del Sistema Propuesto............................................................55

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AMBITO                  :   COMISION NACIONAL SUPERVISORA DE EMPRESAS Y VALORES - CONASEV

    1. Introducción
         En la actualidad el Área de Fondos Colectivos, no cuenta con un sistema informático
         para monitorear el comportamiento del Sistema de Fondos Colectivos (en adelante
         SISTEMA), así como contar con una base de datos para las estadísticas del sector. Las
         labores de supervisión es realizada de manera manual cargando información en hojas
         electrónicas, lo cual es dificultoso y distrae mucho tiempo en trabajo operativo, y la
         información para actividades de control no se encuentren disponibles.

         Al no contar con un sistema informático, que permita obtener información por parte de
         las empresas administradoras de fondos colectivos (en adelante las ADMINISTRADORAS)
         de manera estandarizada, se esta perdiendo el registro del comportamiento de éste
         sector y ello ocasiona que las actividades de control se caractericen por ser correctivas
         y no preventivas, el cual debe revertirse con un sistema de información.

         El sistema informático permitirá tener información disponible sobre el desarrollo del
         SISTEMA por cada programa, grupo y contrato, esta será enviada por las
         ADMINISTRADORAS mediante estructuras de archivos en formato texto. Esta información
         que se ingresa en forma automática por el nuevo sistema evitará la carga del trabajo
         operativo que viene desarrollando el usuario CONASEV, teniendo consistencia y
         evitando errores de traslado de datos.

         Asimismo, el usuario CONASEV tendrá a cargo la emisión automática de reportes
         estadísticos para facilitar la gestión de control del SISTEMA.

         Las ADMINISTRADORAS ya no realizarán la digitación manual y minimizara el riesgo de
         error involuntario por el traslado de información de su sistema a los formatos excel que
         se les solicita actualmente; su sistema informático deberá crear los archivos texto en
         forma automática para que sea enviado a la CONASEV. Este es un desarrollo por
         parte de las ADMINISTRADORAS que será solicitado mediante un documento elaborado
         con las especificaciones técnicas detalladas de la estructura de los archivos.

         Finalmente el presente documento contiene las necesidades y requerimientos de
         información, así mismo se plantea el esquema de la solución propuesta que se
         desarrollará en la etapa de diseño y construcción.

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    2. Descripción General
         2.1. Antecedentes

               Mediante Resolución CONASEV N° 265-93-EF/94.10.0 de fecha 26 de Octubre
               1993,        se aprobó la Guía de Reportes Estadísticos así como los indicadores
               económicos y financieros de las ADMINISTRADORAS, que deben ser presentados a
               la CONASEV en forma mensual.

               Con la citada Resolución inicialmente se aprobaron trece (13) formatos y seis (6)
               anexos, en formatos excel, y en fecha posterior mediante oficio circular fueron
               suspendidos algunos de ellos, presentando las ADMINISTRADORAS en la actualidad
               cuatro (04) formatos y (02) anexos, debido a la imposibilidad real de los usuarios
               para realizar la revisión total de los reportes mediante procesos manuales, debido
               a la significativa disminución de personal ocurrida durante ese periodo.

               Estos formatos son enviados a través del portal del MVNet. Ver anexos.

               Formato 1 : Conformación de Grupo
               Formato 2 : Situación de los Grupos en el Sistema.
               Formato 3 : Situación de las Adjudicaciones.
               Formato 4 : Flujo de fondos del Sistema.

               Anexo II : Situación Financiera del Programa
               Anexo III : Evolución del Sistema según Programas y Grupos

               Estos reportes son recibidos por el usuario CONASEV desde el aplicativo
               Workflow en excel y grabados a un directorio de la PC del usuario de fondos
               colectivos, el cual realiza en forma manual el cálculo de totales por grupo que
               luego son ingresados a una opción del módulo de Registro de Personas Jurídicas,
               que sólo permite guardar información básica de saldos mensuales que no permite
               guardar historia del movimiento del SISTEMA por programa y grupo.

               La situación actual dificulta la evaluación y control del comportamiento del
               SISTEMA porque no se guarda información histórica y no se emiten reportes,
               consultas y estadísticas de indicadores de gestión y alarmas.

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         2.2. Objetivos

             2.2.1. Objetivo General

                    •   Percibir el desenvolvimiento del SISTEMAS administrado, a efectos de
                        prever situaciones que puedan afectar el ordenado desarrollo de los
                        programas y de los grupos en su conjunto para dictar en forma oportuna
                        las medidas correctivas que fueran necesarias.

             2.2.2. Objetivos Específicos

                    •   Facilitar al usuario CONASEV el control y seguimiento de los fondos
                        colectivos captados por cada ADMINISTRADORA.

                    •   Emitir reportes resúmenes de manera periódica sobre la evolución del
                        SISTEMA por parte de las ADMINISTRADORAS, para permitir a los usuarios
                        monitorear y controlar el comportamiento del Sector.

                    •   Mejorar la calidad de la información remitida por las ADMINISTRADORAS en
                        forma detallada evitando el traslado manual de información.

                    •   Elaborar las especificaciones técnicas para que las ADMINISTRADORAS
                        remitan información a CONASEV de acuerdo a la periodicidad establecida
                        de manera estandarizada acerca de los sistemas, programas y grupos.

         2.3. Sustento - Base Legal

               Las Normas Legales que sustentan y regulan el proceso de Administración de
               Fondos Colectivos vigentes están definidas en las resoluciones :

                    •   Decreto Ley N° 21907 de fecha 16 de agosto de 1977 mediante el cual se
                        encarga a CONASEV la supervigilancia y control de las EAFC.

                    •   Decreto Ley N° 22014 de fecha 06 de diciembre de 1977 en el que se
                        establecen diferencias entre las EAFC y el SISTEMA que administran,
                        constituido por los aportes de los asociados así como normas especiales
                        para la quiebra y liquidación de estas empresas.

                    •   Resolución Conasev N° 265-93-EF/94.10.0 del 26 de diciembre de 1993,
                        donde        se     indica       la    Guía      de     Reportes       Estadísticos      de   las
                        ADMINISTRADORAS.             Incluye        13    formatos,      6   anexos      e    indicadores
                        estadísticos y financieros.

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                    •    Resolución Conasev N°186-94-EF/94.10.0 del 19 de abril de 1994, que
                         aprueba el plan de cuentas específicas del SISTEMA.

                    •    Decreto Ley N° 27659 del 17 de enero de 2002 que modifica los Decreto
                         ley N° 21907 y N° 22014.

                    •    Reglamento de Fondos Colectivos N° 730-97-EF/94.10 del 10 de
                         diciembre de 1997, sobre las disposiciones generales del funcionamiento
                         del SISTEMA, desde la creación de la EAFC y obligaciones con CONASEV.

                    •    Resolución Conasev N° 095-2000-EF/94.10 del 10 de diciembre de 2000
                         que aprueba las normas sobre contribuciones por los servicios de
                         supervisión que presta la CONASEV.

                    •    Resolución CONASEV N° 042-2002-EF/94.10 del 11 de julio del 2002
                         sobre adecuaciones al Régimen Especial de las ADMINISTRADORAS.

         2.4. Equipo de Trabajo

                 Participante                             Area                               Rol
         Roxana Mora                            Fondos Colectivos                    Líder del Proyecto
         Alfonso Sanabria                       Fondos Colectivos                    Participante
         Luis Vera                              Fondos Colectivos                    Participante
         Luis Jo                                Fondos Colectivos                    Participante
         Edgard Egúsquiza                       Fondos Colectivos                    Participante
         José Espinoza                          Gerencia de Organización y           Supervisor
                                                Sistemas
         Janeth Conhy                           Gerencia de Organización y           Jefe de Proyecto
                                                Sistemas

         2.5. Proceso Principales de Fondos Colectivos

             2.5.1. Creación de las Empresas Administradoras : Las ADMINISTRADORAS para
                        operar en el mercado necesitan contar con autorización de funcionamiento
                        otorgada por CONASEV, previa presentación de la solicitud de organización
                        y documentación sustentatoria de sus organizadores.
                        A la fecha existen cuatro (4) ADMINISTRADORAS en actividad con autorización
                        de funcionamiento:

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                                                                                                      Fecha de
             ADMINISTRADORA                         Resolución de Autorización                     Funcionamiento
    Pandero S.A EAFC                          Resolución Conasev N° 152-78-EF94.10                   08/11/1978
    Plan de Ahorro Previo EAFC S.A.C          Resolución Conasev N° 206-86-EF-94.10                  11/07/1986
    Promotora Opción S.A. EAFC                Resolución Conasev N° 167-88-EF/94.10                  26/10/1988
    EAFC Maquisistema S.A.                    Resolución Conasev N° 425-92-EF/94.10                  11/08/1992

    Actualmente esta información se registra en el Módulo de Registro de Personas Jurídicas
    que esta a cargo del Area de Fondos Colectivos.

    Esta es la pantalla donde se registra la información de las ADMINISTRADORAS, cada
    pestaña indica un ingreso de información :

  El Módulo genera a partir de esta información una ficha que es de uso público y se
  encuentra disponible en el portal de CONASEV:

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                                    Diagrama de flujo de Datos Actual de Creación de una EAFC

  Autorización de Organización y Funcionamiento de la EAFC

          Nombre             Documentación
        Nacionalidad          Sustentatoria                      Datos de la
        Razon Social             para la                        Administradora
  Participacion de Capital    Organización                                               Terceras Personas
                                                                                                                Formulación de
                                                                                                                  Objeciones

      Organizadores
                                                                                                   Otorgamiento de autorización 5 días                   EAFC

                                                 1. Recepción de
                                                 Solicitud y docs                       2
                                                  sustentatorios                 Otorgamiento de
                                                                                 Autorización de
                                                                                  Organización                                                                       Incripción en Registros
                                                                                                                                                                             Públicos
                                                                                                     Vigencia de un año a partir de la organización

                                                                                                                                          Otorgamiento de funcionamiento 10 días
           EAFC

                                     Publicación de Aviso a los 5 días
       Razon Social
       Monto Inicial

                                                                                                                             3. Autorizacion de
                                                                                                                              Funcionamiento

                                           Publicacion en
                                               Diario
                                                                                                Documentación de
                                                                           Nombre Orgaizadoressustentacion para el
                                                                          Representantes Legales Funcionamiento

                       2.5.2. Autorización de un Programa: las ADMINISTRADORAS con autorización de
                                    funcionamiento deben solicitar la autorización de un Programa a CONASEV,
                                    que se aprobará en un plazo máximo de diez (10) días, previa presentación
                                    de la siguiente documentación:
                                    a)          Características del Programa :

                                                i)          Denominación del Programa;

                                                ii)         Objeto del contrato;

                                                iii)        Valor de los certificados de compra o bienes y/o servicios;

                                                iv)         Plazo de duración del grupo;

                                                v)          Número de asociados;

                                                vi) Número de adjudicaciones por asamblea y modalidad de las
                                                mismas; y,

                  vii) Cuotas de inscripción, administración, capital y de ser el caso, cuota de seguro
                  y/o de fondo de reserva.

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    b)      Modelo de contrato a utilizarse; y,

    c)      Flujo de caja proyectado del SISTEMA y de la ADMINISTRADORA para el período de
            duración del mismo.
    Los programas pueden ser creados bajo los siguientes sistemas:
                  1. Sistema de Bienes y /o Servicios Predeterminados.- Aquel cuyo objeto es
                      adjudicar el bien y/o servicio específico materia del contrato, el mismo que
                      será adquirido en proveedor determinado por la Administradora. El valor de
                      las cuotas varía en función del precio vigente del bien y/o servicio. A estos
                      efectos se aplicará la lista de precios al público, fijada por el fabricante,
                      representante o distribuidor. Las variaciones de precios afectarán las cuotas
                      de todos los asociados del grupo, hayan o no sido adjudicados.

                  2. Sistema de Certificado de Compra con Proveedor Predeterminado.- Aquel
                      cuyo objeto es adjudicar el derecho a un importe que será utilizado
                      exclusivamente para adquirir el bien y/o servicio materia del contrato, en un
                      proveedor determinado por la Administradora; y,

                  3. Sistema de Certificado de Compra con Proveedor Libre.- Aquel cuyo objeto
                      es adjudicar el derecho a un importe que será utilizado exclusivamente para
                      adquirir el bien y/o servicio materia del contrato, en un proveedor elegido
                      por el asociado.

                      En los Sistemas de Certificado de Compra el valor de las cuotas de los
                      contratos es fijo. La diferencia del valor del certificado al interior de un
                      grupo, entre el límite superior e inferior, no deberá superar el cincuenta por
                      ciento (50%) del límite inferior.

         2.5.3. Creación de Grupos : Aprobado un programa con la publicación de autorización
                en el diario oficial El Peruano, la ADMINISTRADORA tiene hasta 120 días para crear
                su primer grupo y realizar la primera asamblea inaugural. Las Asambleas se
                realizan todos los meses en las fechas indicadas por las ADMINISTRADORAS, en
                cada asamblea se realizan las adjudicaciones mediante sorteos y remates
                establecidos en el contrato, entre los asociados que se encuentren al día en el
                pago de sus cuotas.

                Transcurrido el plazo de 120 días, sin que se haya realizado dicha asamblea,
                operará automáticamente la revocación de la autorización de funcionamiento,
                salvo que la ADMINISTRADORA solicite, antes de los treinta (30) días del

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                vencimiento del plazo señalado, una prórroga, la que podrá ser autorizada por
                una sola vez y por un período que no excederá de sesenta (60) días.

             2.5.4. Venta de Contratos o Vacantes : Los asociados que adquieran una
                      vacante tienen hasta 24 horas antes de la asamblea Inaugural para retirarse
                      libremente y obtener la devolución de su dinero dentro los cinco (05) días
                      posteriores.

                      El Asociado podrá adquirir vacantes de grupos avanzados considerando
                      que deberá ponerse al día en sus cuotas bajo las siguientes condiciones :

                      a)      Abonar el íntegro de las cuotas devengadas al momento de la
                              celebración del contrato;

                      b)      Prorratear el monto de las cuotas devengadas entre las cuotas
                              pendientes de pago; o,

                      c)      Abonar el íntegro de las cuotas devengadas en la oportunidad que se
                              logre la adjudicación

             2.5.5. Garantías          presentadas          por     las     EAFC       a      CONASEV               :   Las
                      ADMINISTRADORAS deberán constituir una garantía a favor de CONASEV, en
                      respaldo de los compromisos contraídos con los asociados, por un monto
                      no inferior al dos por ciento (2%) de la responsabilidad del Fondo Colectivo,
                      entendiéndose por ésta, el valor al que ascienden las cuotas capital
                      aportadas por los asociados no adjudicados. Las Garantías podrán ser
                      ejecutadas       por    CONASEV          cuando       la   ADMINISTRADORA            incurra      en
                      incumplimiento de obligaciones contraídas por gestión que ocasione
                      perjuicio financiero al Fondo Colectivo.

             2.5.6. Diagrama de procesos principales de la EAFC

                      La ADMINISTRADORA realiza una secuencia de procesos que se inicia con la
                      creación del Programa que es autorizado por CONASEV, luego la formación
                      de los grupos mediante la venta de contratos, la primera asamblea inaugural
                      marca el inicio del grupo y de la primera adjudicación. La entrega del bien o
                      servicio adjudicado está condicionado a la entrega de las garantías que
                      debe presentar el asociado.

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                                                                   Inicio

                                                              Solicita creación
                                                               de Programas

                                                               Formación de
                                                                  Grupo

                                                               Cobranza de
                                                              cuotas capitales
                                                               para el Fondo

                                                                 Convoca
                                                                 asamblea

                                                              Adjudicaciones
                                                               por sorteo o
                                                                  remate

                                                                  Solicita
                                                                 Garantiás
                                                 Si                                   No

                                            Recepción y
                                                                                  Anulación de
                                            Custodia de
                                                                                  Adjudicación
                                             Garantías

                                                                                  comunica al
                                           entrega del Bien
                                                                                   Asociado

                                                                    Fin

         2.6. Solución Propuesta

             2.6.1. Principales Características y consideraciones

                    1. La información que alimenta el sistema para la generación de los reportes
                        y consultas sobre los indicadores y alertas será registrada principalmente
                        por la información remitida por las ADMINISTRADORAS (EAFC).

                            Adicionalmente el usuario CONASEV llevará un registro de parámetros
                            que servirán para la validación y consistencia de los archivos.

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                    2. La información remitida por la ADMINISTRADORA se solicita en base a:

                      a) Sobre el Movimiento del SISTEMA : formación de grupos, venta de
                             contratos, movimiento de asociados, adjudicaciones, garantías y
                             estados financieros.

                      b) Sobre el movimiento financiero de la ADMINISTRADORA: flujo de caja de la
                             empresa.

                    3. Con la información enviada el sistema determinará lo siguiente:

                        a) La presencia de la ADMINISTRADORA en el SISTEMA con relación a la
                              efectividad en la formación de grupos.

                        b) Indicadores operativos sobre la evolución del SISTEMA a nivel de
                              grupos estableciendo los niveles de morosidad, vacancia, resolución,
                              fondos captados, entre otros.

                        c) Efectividad para el cumplimiento de sus compromisos con el SISTEMA
                              por adjudicaciones y entregas mensuales, así como la liquidación del
                              grupo dentro de los plazos establecidos.

                        d) Transparencia en la administración del SISTEMA a nivel de programas,
                              grupos y contratos.

                        e) Seguimiento y control del ciclo de vida de un grupo formado, así como
                              de los contratos vendidos para cubrir vacantes.

                        f)    Situación de las garantías obtenidas como respaldo de los fondos
                              colectivos aplicados en las adjudicaciones a los asociados y su
                              ejecución en los casos de morosidad.

                        g) Resultados económicos y financieros mensuales obtenidos por la
                              ADMINISTRADORA.

                        h) Base imponible de las contribuciones a la CONASEV

                    4. La operatividad del Sistema de fondos Colectivos contempla :

                        a) La administración de información de las ADMINISTRADORAS.

                        b) La        administración         de     los       programas      creados       por     cada
                              ADMINISTRADORA.
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                        c) La validación y carga de información según estructuras solicitadas
                              mensual, trimestral y semestral a las ADMINISTRADORAS.

                        d) Explotación          de      la    información       enviada      mediante        reportes   y
                              estadísticas.

                        e) Control de operaciones de envío.

                        f)    Control de movimiento financiero de la ADMINISTRADORA.

                        g) Brindar al usuario CONASEV la facilidad de llevar un control y

                              seguimiento al comportamiento del sector de Fondos Colectivos

                        h) Desarrollar e implementar el control por indicadores y alertas del

                              movimiento del SISTEMA y de la ADMINISTRADORA.

                        i)    Cálculo automático de contribuciones a CONASEV.

                        j)    Reportar el resultado de las validaciones de archivos enviados por las

                              ADMINISTRADORAS.

                        k) Controlar el movimiento de ingresos y gastos de la ADMINISTRADORA.

                        l)    Validar la formación de los grupos bajo condiciones mínimas.

                        m) Seguimiento a la entrega de los bienes adjudicados.

                        n) Seguimiento al ciclo de vida de un grupo.

             2.6.2. Esquema de Seguridad

                      El SISTEMA estará protegido por códigos de usuario y claves de acceso
                      definidas por el usuario líder, se contempla el control de registros de
                      creación y modificación de datos mediante los campos de auditoria.

                      Para el Módulo Administrador se tendrá en cuenta perfiles de usuario que
                      se les otorgará a cada usuario, los permisos a cada opción del módulo
                      estarán definidos en el módulo de Seguridad que actualmente está en
                      producción.

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             2.6.3. Interfaces del sistema propuesto

            √ Aplicativo Web
               Se deberá hacer un desarrollo a nivel web, que permita implementar páginas para
               que las ADMINISTRADORAS realicen el envío de la Información Estadística del
               movimiento de los grupos y programas a través del MVNet.

               Estos archivos deberán ser de extensión TXT con estructuras definidas. Este
               módulo deberá permitir hacer una prevalidación y conversión de datos que
               deberán ser almacenados en la base de datos de CONASEV. Para esta etapa de
               desarrollo es necesario elaborar las especificaciones técnicas de la conformación
               de los archivos para que las ADMINISTRADORAS remitan la información a
               CONASEV de manera estandarizada acerca del movimientos del SISTEMA
               administrado , por programas y grupos. El Usuario deberá indicar que información
               es necesaria para poder efectuar su labor de seguimiento y control.

               Asimismo, se debe guardar las ocurrencias de envío por cada empresa con un log
               de errores que le indique a la ADMINISTRADORA el registro de error y lo pueda
               corregir y volver a enviar.

               El acceso a la página de Envío de Información Estadística será desde el home o
               página principal del aplicativo internet del MVNet, se creará un enlace que indique
               al usuario registrar su usuario y clave de acceso, también podrá realizar consultas
               sobre el envío de información realizada, en caso de error podrá volver a enviar la
               información del periodo siempre y cuando se encuentre dentro de las fechas
               registradas en el cronograma de envíos.

               En caso no se encuentre dentro del periodo de envío, podrá solicitar a CONASEV
               que se le permita un reemplazo de archivos que a criterio del usuario encargado
               CONASEV podrá facilitar la autorización correspondiente.

               Los reportes y consultas tendrán la opción de imprimir el reporte solicitado.

               Para el envío de la información financiera del SISTEMA, tendrá la facilidad de
               contar con los archivos excel que contienen la macro de conversión a archivos
               textos.

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                                                                                   CONASEV

                                       Validación y
                                      consistencia de                                  Valida Archivos
                                         Archivos

                   EMPRESA           Envío de Archivos                                                       B.D. Fondos
                ADMINISTRADORA         formato .TXT
                                                                   MVNet2                                     Colectivos
                  DE FONDOS
                  COLECTIVOS

                                                                                           Guarda
                                     Consultas sobre                                 información en BD
                                       información                                         de F.C
                                         enviada

            √     Aplicativo Administrador (Cliente Servidor)
                Tendrán acceso al Aplicativo Administrador únicamente los usuarios CONASEV
                definidos a nivel de perfiles y accesos por el Módulo de Seguridad, la lista de
                usuarios será definido por el Área de Fondos Colectivos.

                Se deberá validar correctamente el usuario, clave y perfil a nivel del Módulo de
                Seguridad. Los perfiles serán los siguientes :

                Perfil Reportes : permitirá acceder únicamente a los reportes y búsquedas del
                Aplicativo Administrador (Usuario de Consulta).

                Perfil Administrador : Tendrá los mismos permisos que el Perfil reportes más el
                Perfil de Administrador. Es decir deberá permitir acceder a todas las funciones de
                mantenimiento        de      valores      del   Aplicativo     Administrador             (perfil   asignado
                únicamente a los usuarios autorizados del Servicio de Fondos Colectivos).

                Se deberá mantener la actual estructura de seguridad del aplicativo MVNet.
                En todos los casos se deberá llevar el control de registro en los logs del propio
                aplicativo donde quedará registrado el usuario, fecha, hora, etc.

                El Módulo Administrador contará con las siguientes opciones:
                            •    Administración de Empresas Administradoras de Fondos Colectivos.

                            •    Administración de Programas y grupos.
                            •    Administración de Calendario de envío.

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                            •   Seguimiento de operaciones .
                            •   Consultas, Reportes y Estadísticas.

               Los Reportes y Estadísticas serán generados a partir de la información registrada
               por los archivos enviados por las ADMINISTRADORAS.

               Estos reportes y estadísticas deberán ser diseñados a solicitud y criterio del
               usuario de Fondos Colectivos,                  que le permitirá monitorear y controlar el
               comportamiento del Sector de Fondos Colectivos.

                                  Registro y
                                Administracion de
                                     EAFC

                                   Registro y
                                Administración de
                                  Programas
                                                                           APLICATIVO
       CONASEV                                                           ADMINISTRADOR
                                  Registro de
                                 Calendario de
                                Envíos y Adm. de                                                     B.D. Fondos
                                  operaciones                                                         Colectivos

                                 Generación de
                                   Reportes
                                  estadísticos

             2.6.4. Alcances del Sistema

                  2.6.4.1. El Sistema de Monitoreo y Control de Fondos Colectivos, involucra a
                            las ADMINISTRADORAS y a la Gerencia de Intermediarios y Fondos.
                  2.6.4.2. Este Sistema permitirá implementar un proceso de envío de
                            información sobre el movimiento de los grupos y programas, situación
                            de asociados según su comportamiento de pagos, flujo operativo del
                            SISTEMA, de la Empresa y la emisión de reportes estadísticos que
                            permita hacer seguimiento y control a todo el proceso.
                  2.6.4.3. Se ha considerado guardar información histórica resumida a nivel de
                            grupos de los programas definidos por cada ADMINISTRADORA.

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                  2.6.4.4. El usuario CONASEV tendrá la facilidad y responsabilidad de
                            administrar los datos generales de las ADMINISTRADORAS tales como su
                            organización, inscripción, socios, capital, etc.
                  2.6.4.5. En la información solicitada a las ADMINISTRADORAS se incluye:
                            información estadística sobre el SISTEMA, así como información
                            financiera de la ADMINISTRADORA y del SISTEMA.

                  2.6.4.6. En las visitas a las ADMINISTRADORAS se comprobó que cuentan con la
                            herramienta necesaria para implementar la creación automática y el
                            envío de los archivos en formato TXT por el portal MVNet.
                  2.6.4.7. El Módulo Cliente Servidor contará con un proceso de contingencia de
                            carga de archivos, en el caso de que la línea de comunicación web
                            presente algún inconveniente y la ADMINISTRADORA no pueda utilizar
                            esta medio, podrá enviar los documento por correo electrónico y ser
                            cargados a través del módulo que administra el usuario, mediante este
                            proceso alterno se evitará el retraso en la actualización de la
                            información requerida para el control del SISTEMA.

             2.6.5. Restricciones Generales

                  2.6.5.1. No se contempla para este desarrollo tener información de cuenta
                            corriente por asociado, se registra información de movimientos del fondo
                            a nivel de totales por grupo. Es tarea de la ADMINISTRADORA realizar las
                            cobranzas y seguimiento al asociado, se tendrá información resumida de
                            la situación del asociado en su grupo.

                  2.6.5.2. Se ha considerado realizar una carga inicial del total de grupos
                            formados por programa y año. Se ha tomado como inicio de actividades
                            el año 2000, teniendo en consideración el inicio de actividades de la
                            ADMINISTRADORA.        La fecha de corte para la carga histórica sobre los
                            programas y grupos vigentes dependerá de la fecha inicial de
                            movimientos registrados en su sistema informático.

                  2.6.5.3. Como resultado de las visitas a las ADMINISTRADORAS se concluyó que
                            sólo la EAFC Maquisistema S.A. tiene página web en uso, las otras tres
                            están en proyecto de desarrollo. La implementación de consultas
                            remotas no esta considerada para este desarrollo por no contar con los
                            recursos tecnológicos suficientes por parte de las ADMINISTRADORAS.
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             2.6.6. Interrelación con otras aplicaciones

                  2.6.6.1. MVNet .- El acceso al envío de los archivos de las ADMINISTRADORAS
                            se hará a través de este portal, mediante un usuario y clave de acceso.

                  2.6.6.2. WorkFlow .- Se tendrá la consulta de las resoluciones de creación de
                            programas, para ser registrados en el nuevo Sistema.

                  2.6.6.3. Módulo de Emisoras .- Consulta de Estados Financieros de la
                            ADMINISTRADORA adecuando la nomenclatura de cuentas.

                  2.6.6.4. Documento Valorados .- Consulta sobre las Garantías presentadas por
                            las ADMINISTRADORAS.

    3. Procesos
         3.1. Relación de Procesos

             3.1.1. Administración de información de las ADMINISTRADORAS.- El sistema
                      tendrá la opción de administrar los datos de las ADMINISTRADORAS, se
                      tomará como base las pantallas de administración que actualmente están
                      en producción y se encuentran ubicadas en el módulo de Registro de
                      Personas Jurídicas, al que se le va ha adicionar campos solicitados por el
                      usuario que le permitan llevar el registro y control de los datos del
                      Reglamento.

                      Se debe modificar la ficha de datos de la ADMINISTRADORA adicionando los
                      siguientes campos:

                            •   Ampliar Objeto Social

                            •   RUC, Representante legal, fax, email, nombre de los Proveedores
                                jurídicos.

                            •   Teléfono, Fax y email de la Plana Gerencial.

                            •   Incluir a oficial de cumplimiento (uso interno)

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                            •   En caso de Revocación o Cancelación indicar Nro. Resolución,
                                fecha y motivo (Por solicitud o sanción).

                            •   Cambios de estatuto

                            •   Nuevos Accionistas.

             3.1.2. Autorización de Programas .- El usuario CONASEV es responsable de
                      autorizar los Programas y dar seguimiento a la información registrada. El
                      Programa contiene el conjunto de características de los grupos a
                      administrar. Estos son aprobados con Resolución General CONASEV que
                      se podrá consultar en el workflow.

                      El Usuario CONASEV se encargará de realizar la carga inicial de los
                      Programas que actualmente están en vigencia mediante la opción de
                      Mantenimiento que tendrá disponible en el Sistema.

             3.1.3. Formación de grupos.- Los grupos están conformados con un número
                      determinado de contratos que deben cumplir con las características del
                      programa autorizado; para que la ADMINISTRADORA pueda crear un grupo
                      debe cumplir ciertas condiciones dependiendo del tipo de régimen que
                      aplique (General o Especial). Esta información de los grupos es alimentada
                      por los archivos texto que envíen las ADMINISTRADORAS a través del MVNet.

             3.1.4. Movimiento de Asociados .- Los asociados a un grupo pueden cambiar de
                      situación o característica en diferentes periodos, dependiendo de su
                      condición de pago o ingreso a un grupo, esta información será cargada
                      mediante los archivos texto que envíen las empresas por el MVNet
                      mensualmente.

             3.1.5. Adjudicaciones .- En una asamblea se puede efectuar adjudicaciones por
                      sorteo y por remate, depende del total de las cuotas pagadas o del monto
                      captado en sus cobranzas, el programa indica las adjudicaciones mínimas
                      que debe cumplir. Sólo pueden participar de las adjudicaciones o entregas
                      los asociados que están al día en sus pagos.                          Esta información de
                      adjudicaciones entregadas o pendientes a sido estructurada para ser
                      enviada por las ADMINISTRADORAS mensualmente ya que en todas las
                      asambleas mensuales existe por lo menos una adjudicación.

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             3.1.6. Movimientos del fondo del SISTEMA.- Se entiende por fondo del SISTEMA
                      al monto total de aportes de los asociados para la entrega de un bien o
                      servicio. Este fondo es intangible y esta depositado en una cuenta bancaria
                      que la ADMINISTRADORA apertura debidamente identificada con las siglas FC
                      (Fondo Colectivo) seguida por la denominación del programa.

                      La ADMINISTRADORA informará los flujos mensuales de los fondos colectivos
                      y trimestralmente mediante el Estado de Flujos de Efectivo del SISTEMA.

             3.1.7. De las Garantías de los Asociados.- Se llevará un registro de las
                      garantías solicitadas al asociado que se adjudica por sorteo o remate, el
                      sistema permitirá llevar un seguimiento de la ejecución y custodia de estos
                      valores. Esta información se mantiene actualizada por los archivos enviados
                      por las ADMINISTRADORAS.
             3.1.8. Estado de Ingresos y Gastos.- La ADMINISTRADORA informa mensualmente
                      el flujo de caja para controlar la capacidad adquisitiva y financiera, así como
                      la información para el cálculo de las garantías mínimas requeridas para
                      respaldar el Fondo Colectivo.

             3.1.9. Del envío de Información
                      En general esta es la periodicidad e información que deben enviar las
                      ADMINISTRADORAS.

                 Periodicidad                           Descripción
                 Anual                                  Información Financiera Auditada de la
                                                        ADMINISTRADORA y del SISTEMA
                                                        Carta de Control Interno
                                                        Memoria Anual
                                                        Preparado de acuerdo a las normas
                                                        contables vigentes
                 Trimestral                             Información Financiera no Auditada de la
                                                        ADMINISTRADORA y del SISTEMA dentro de
                                                        los treinta (30) días calendario posteriores
                                                        al vencimiento de cada trimestre, excepto
                                                        el 4to trimestre que tienen un plazo de 45
                                                        días calendario.
                 Mensual                                Información estadística y financiera del
                                                        SISTEMA de acuerdo a los formatos
                                                        vigentes.
                 Eventual                               Información eventual de formación y
                                                        liquidación de grupos, venta de contratos
                                                        sobre grupos iniciados y cesiones de
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                                                       contratos.

             3.1.10. Consultas y Reportes
                  Los reportes estadísticos son generados a partir de la información que envían
                  las ADMINISTRADORAS, se requiere de reportes y consultas que permita a los
                  usuarios CONASEV monitorear y controlar el comportamiento del Sector de
                  Fondos Colectivos, haciendo una labor preventiva y que pueda detectarse
                  dentro del periodo de ocurrencia del hecho, para ello se han establecidos
                  indicadores y alertas de control, también se contará con reportes gráficos que
                  indiquen la tendencia dentro de un rango o entre las asambleas efectuadas.

                  Lista de Consultas y Reportes

                            Consultas

                            1. Ficha de la empresa
                            2. Programas y grupos
                            3. Contratos y asociados
                            4. Tipos de cambio
                            5. Garantías por contrato
                            6. Adjudicaciones por contrato
                            Reportes
                            1. Formación de grupos
                            2. Situación de asociados
                            3. Situación de adjudicaciones
                            4. Garantías por contratos
                            5. Liquidación de grupos
                            6. Grupos formados
                            7. Grupos vigentes
                            8. Contratos vigentes
                            9. Morosidad
                            10. Resolución
                            11. Vacancia
                            12. Efectividad de adjudicaciones
                            13. Efectividad de entregas de adjudicaciones
                            14. Respaldo de adjudicaciones pendientes de entrega
                            15. Fondos colectivos por adjudicar
                            16. Costo de financiamiento a través del sistema

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                            17. Número de contratos vendidos por grupo
                            18. Número de contratos vigentes por grupo
                            19. Número de adjudicaciones por grupo
                            20. Número de adjudicaciones entregadas por grupo
                            21. Balance General del SISTEMA
                            22. Flujo de efectivo del SISTEMA
                            23. Flujo operativo por grupo
                            24. Flujo operativo de la EAFC mensual
                            25. Balance General de la EAFC
                            26. Flujo financiero de la EFC
                            27. Garantías de las EAFC

3.2.     Especificaciones funcionales

    3.2.1. Estructura de Archivos de Envío de Información.
             Se ha considerado solicitar a las ADMINISTRADORAS las siguientes estructuras de
             información que servirán de alimentación (input) para la generación de los reportes
             y estadísticas de control.

             La información solicitada corresponde al movimiento a la fecha de la asamblea por
             programa y grupo.

             Las ADMINISTRADORAS tendrán la facilidad de descargar de la página web de
             CONASEV archivos excel que contienen una macro de generación de la
             información estructurada en archivos texto para los siguientes archivos:

             Estado de Ingresos y Gastos de la ADMINISTRADORA
             Balance General del SISTEMA
             Flujo Financiero del SISTEMA
             Garantías de la ADMINISTRADORA

             Estos archivos excel permiten a la ADMINISTRADORA cargar información en un
             formato excel predeterminado y generar a través del mismo excel el archivo texto
             que deben enviar a CONASEV si así lo requieran de lo contrario podrán crear el
             programa en sus sistemas para que los genere en forma automática.

       3.2.1.1. Venta de Contratos y Cesiones

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                  Mediante este archivo la ADMINISTRADORA informará los contratos vendidos por
                  programa y grupo desde su creación, así como las modificaciones efectuadas
                  durante todo el proceso. La periodicidad de este archivo es eventual,
                  dependiendo de la ocurrencia de cambios en los contratos. Al inicio del grupo
                  esta información remitida tendrá mayor frecuencia, luego de haber cubiertos las
                  vacantes la frecuencia será menor.

                  Se controlará que los grupos cumplan con el mínimo de asociados o monto de
                  adjudicaciones requeridas según reglamento de gestión, definido en el
                  programa según el régimen acogido (Regular o Especial)

                  Se debe indicar los datos del asociado, valores pactados en el contrato.

                  Este archivo será enviado al inicio de la primera asamblea de creación del
                  grupo y cuando se produzcan nuevos ingresos y cesiones en las asambleas
                  correspondiente.

                  Para este archivo se requieren los siguientes campos, teniendo en cuenta el
                  orden detallado, los campos 1 al 4 son campos de identificación.

                  La fecha de corte es la fecha de la asamblea.

                                                                              Descripción
       N°                   Campo
   1          Código programa                      Código único de identificación del Programa.
   2          Código de Grupo                      Código único de identificación del Grupo o secuencia de
                                                   creación del grupo en un programa ejemplo:
                                                   001 (primer grupo del programa)
   3          Ubicación en el grupo                Es la posición del asociado en el número de ubicaciones según
                                                   modelo teórico.
   4          Secuencia del asociado en la         Indica el número de veces que ha sido ocupada una ubicación
              ubicación                            por el asociado
   5          Tipo Registro                        00 : Formación de Grupo
                                                   01 : Nuevo Asociado a una ubicación libre
                                                   02 Nuevo Asociado a una ubicación con contrato resuelto
                                                   03: Cesión de contrato existente
   6          Número de Asamblea                   El N° de asamblea que tiene el grupo a la fecha del reporte
   7          Fecha Asamblea                      Fecha de realización de la asamblea del mes de reporte, para
                                                  cada grupo.
                                                  Formato ddmmyyyy.
   8          Número Contrato                      Número de Contrato designado al Asociado por la
                                                   administradora
   9          Tipo Doc Identidad                  Tipo de documento de Identificación del asociado

Fecha de Actualización: 13/08/2004        Versión: 2.0     FASE ANALISIS – Documento de Análisis
                                       Página : 24 de 65   SFC – Sistema de Control de Fondos Colectivos
ACTIVIDAD               :    FASE ANALISIS – Documento de Análisis
PROYECTO / AREA         :    SFC – Sistema de Control de Fondos Colectivos               Desarrollo de Sistemas
AMBITO                  :    COMISION NACIONAL SUPERVISORA DE EMPRESAS Y VALORES - CONASEV

                                                                             Descripción
        N°                  Campo
                                                  01 : DNI
                                                  02 : LE
                                                  03 : RUC
                                                  04 : Carnet Extranjería
                                                  05 : Pasaporte
   10         Nro. Doc. Identidad                 Número de Documento de Identificación del asociado
   11         Apellido paterno                    Apellido Paterno del Asociado
   12         Apellido Materno                    Apellido Materno del Asociado
   13         Nombres                             Nombres del Asociado
   14         Valor de la Adjudicación            Valor de la Adjudicación (Bien o Servicio pactado)
   15         % Cuota inscripción Pactada         Porcentaje del Valor del certificado pactado con el asociado.
   16         % Cuota Inscripción Pagada         Porcentaje del Valor de la Adjudicación pagado por el asociado
   17         % Cuota de Administración           Porcentaje del Valor de la Adjudicación pactado con el asociado
   18         % Cuota de Seguro                   Porcentaje del Valor de la Adjudicación pactado con el asociado
   19         % Cuota Otros                      Porcentaje del Valor de la Adjudicación pactado con el asociado
   20         Cuota de Reserva                    Monto de la cuota de reserva
   21         Forma de pago cuotas                Para el caso de asociados nuevos se debe informar la forma de
              devengadas                          pago de las cuotas vencidas:
                                                  01 : Contado al ingreso
                                                  02 : Diferido a la Adjudicación
                                                  03 : Prorrateado entre cuotas por devengar
   22         Cuotas Pagadas                      Se debe informar las cuotas pagadas al momento de la
                                                  asamblea.

        3.2.1.2. Situación de Asociados y Adjudicaciones
                  En este Archivo la ADMINISTRADORA enviará la lista de todos los asociados con
                  su situación de comportamiento en el grupo y las adjudicaciones concedidas en
                  cada asamblea. Este archivo es de periodicidad mensual y se considera en
                  base a la ultima asamblea realizada.

                  Se considera que el asociado puede tener las siguientes situaciones :

                  • Hábil: Asociado al día en sus pagos.
                  • Resuelto : Asociado que tiene más de tres (03) cuotas mensuales
                    consecutivas impagas o se retira voluntariamente de un grupo
                  • Moroso : Asociado con hasta tres (03) cuotas impagas.
                  • Reingreso : aquel asociado que habiendo sido resuelto se reincorpora al
                    grupo y mantiene el mismo número de contrato.

Fecha de Actualización: 13/08/2004       Versión: 2.0     FASE ANALISIS – Documento de Análisis
                                      Página : 25 de 65   SFC – Sistema de Control de Fondos Colectivos
ACTIVIDAD               :   FASE ANALISIS – Documento de Análisis
PROYECTO / AREA         :   SFC – Sistema de Control de Fondos Colectivos               Desarrollo de Sistemas
AMBITO                  :   COMISION NACIONAL SUPERVISORA DE EMPRESAS Y VALORES - CONASEV

                  Se llevará control de aquellos asociado que tienes más de tres cuotas
                  consecutivas impagas, debiendo estar resuelto y la capacidad de cobranzas de
                  la ADMINISTRADORA.

                  Este archivo es solicitado bajo la siguiente estructura :

                                                                    Descripción
    N°              Campo
    1       Código de Programa          Código único de identificación del Programa.

    2       Código de Grupo             Código único de identificación del Grupo o secuencia de creación
                                        en un grupo ejemplo:
                                        001 (primer grupo del programa)
    3       Nro de Asamblea             El Nro. de asamblea que tiene el grupo a la fecha del reporte

    4       Nro de Contrato             Corresponde al Nro de Contrato
    5       Fecha de la Asamblea Corresponde a la Fecha de la Asamblea (ddmmyyyy)
    6       Situación actual del        Se debe indicar la situación actual del asociado.
            asociado                        01 : Hábil :Asociado al día en sus pagos
                                            02 : Resueltos : Asociado que fue liberado del grupo
                                            03 : Moroso : Asociado con alguna cuota impaga.
                                            04 : Reingreso : aquel asociado que habiendo sido
                                               resuelto se reincorpora al grupo con el mismo
                                               número de contrato

    7       Cuotas Morosas              Sólo para el caso de Morosos de lo contrario vendrá con
                                        ceros
    8       Condición adjudicado        Muestra la situación del asociado actual
                                        S : Sorteo
                                        R : Remate
                                        N : No Adjudicado
                                        X : Adjudicación anulada
    9       Cuotas Rematadas            Número de cuotas rematas , sólo debe informarse para el
                                        caso de estar adjudicado por remate, en otro caso debe
                                        venir con ceros
    10      Destino de Cuotas           Este campo tendrá valores sólo para adjudicaciones por
            rematadas                   remate. Para otros casos vendrá con ceros.
                                            01 Para cancelar cuotas en
                                                forma inversa
                                            02 Para reducir las cuotas
                                                Pendientes

        3.2.1.3. Entrega de Adjudicaciones
                  Las ADMINISTRADORAS deben informar mediante este archivo la situación de
                  entrega de las adjudicaciones, y en el caso de que un asociado se haya

Fecha de Actualización: 13/08/2004      Versión: 2.0     FASE ANALISIS – Documento de Análisis
                                     Página : 26 de 65   SFC – Sistema de Control de Fondos Colectivos
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