SISTEMA DE INFORMACIÓN HERMES - MANUAL DEL USUARIO

 
SISTEMA DE INFORMACIÓN HERMES - MANUAL DEL USUARIO
SISTEMA DE INFORMACIÓN HERMES

MANUAL DEL USUARIO

Procesos de investigación y laboratorios

Publicado por

 Control de Revisiones                             Fecha                     Elaborado por

 Versión 1.0                                       Abril de 2015             Paola Andrea Castillo Rozo

                     Av. El Dorado No. 44A - 40, HEMEROTECA NACIONAL UNIVERSITARIA
                                     Conmutador: 57 (1) 3165000 Ext. 11111
                                              hermes@unal.edu.co
                                         Bogotá, Colombia, Sur América
SISTEMA DE INFORMACIÓN HERMES - MANUAL DEL USUARIO
Contenido
¿QUÉ ES EL SISTEMA DE INFORMACIÓN HERMES? ...................................................................................... 3
ACCESO AL SISTEMA DE INFORMACIÓN HERMES ........................................................................................ 4
INGRESO AL SISTEMA DE INFORMACIÓN HERMES ...................................................................................... 5
PAGINA PRINCIPAL DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN HERMES .................................................................... 6
BUSCADOR DEL SISTEMA HERMES ............................................................................................................... 6
SERVICIOS ASOCIADOS A LOS MÓDULOS DEL SISTEMA ............................................................................. 12
   COMPONENTE DE PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN ............................................................................... 12
      REGISTRO DE PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN, REGALIAS Y LABORAROTORIOS ............................... 12
      SOLICITUD Y TRÁMITE DE AVALES INSTITUCIONALES PARA PROYECTOS EXTERNOS Y JORNADA
      DOCENTE ............................................................................................................................................. 17
      SERVICIOS DE CONVOCATORIAS INTERNAS ....................................................................................... 18
      SEGUIMIENTO A PROYECTOS DE CONVOCATORIAS INTERNAS.......................................................... 19
   COMPONENTE DE ACTIVIDADES DE SOPORTE A INVESTIGACIÓN ......................................................... 23
      INFORMACIÓN DE GRUPOS DE INVESTIGACIÓN ................................................................................ 23
      INFORMACIÓN DE COLECCIONES BIOLÓGICAS .................................................................................. 24
      PERMISO RECOLECCIÓN DE ESPECÍMENES:........................................................................................ 25
      HOJA DE VIDA DOCENTE ..................................................................................................................... 25
   COMPONENTE DE LABORATORIOS ......................................................................................................... 26
      SERVICIO DE INFORMACIÓN DE LABORATORIOS ............................................................................... 26
   COMPONENTE DE SOPORTE AL SISTEMA HERMES ................................................................................ 27
      RETROALIMENTACIÓN Y MEJORAS..................................................................................................... 27
      ALERTAS .............................................................................................................................................. 27

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¿QUÉ ES EL SISTEMA DE INFORMACIÓN HERMES?
El sistema de información de la investigación Hermes fue creado en el 2005 y adoptado en el 2007 como
sistema para la recopilación de información sobre las actividades de investigación en la Universidad por
medio de la Resolución 013 de 2007 de la Vicerrectoría de Investigación (VRi)1, donde se establece que
todo proyecto de investigación debe ser ingresado al sistema Hermes por parte el docente líder del
proyecto, y se define una asignación de roles generales.

Además, mediante Resolución 09 de 2014 de la VRi se adoptó el sistema de información Hermes para el
desarrollo de ciclo de actividades de extensión en la Universidad Nacional de Colombia.

Respecto a los procedimientos que modela, es necesario aclarar que el sistema es adaptable, es decir,
cambia conforme las necesidades que imponen las reglamentaciones internas y externas, porque es un
sistema desarrollado por personal y contratistas de la Universidad Nacional de Colombia, y por lo tanto
los requerimientos y cambios se realizan directamente al equipo de trabajo del sistema de Información
Hermes, que forma parte de la VRi.

1
    Disponible en http://www.investigacion.unal.edu.co/images/stories/normas/2007_Resol_13.pdf

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ACCESO AL SISTEMA DE INFORMACIÓN HERMES

Para ingresar al sistema de información de la investigación Hermes, se requiere tener el rol establecido
para realizar las actividades correspondientes. En este caso los roles principales son:

   Docentes de planta: tienen ingreso automático al sistema, de acuerdo a la conexión con el sistema
    de Información SARA. De esta manera cuenta con el rol de investigador que le permite acceder a
    varios módulos y funcionalidades del sistema. Puede consultar esta información en el protocolo para
    manejo de roles2.

    El ingreso es con el usuario y contraseña establecida de acuerdo al LDAP (sistema de autenticación de
    la Universidad), utilizado en todos los sistemas de la UN y el que el docente usa para acceder a estos.
    Por lo tanto, el sistema no maneja cambio de claves, trámite que debe realizarse a través de la mesa
    de ayuda de la Universidad (ext. 81000).

    Adicionalmente, de acuerdo al cargo designado el docente puede tener otros roles definidos en el
    sistema Hermes, cuya asignación debe solicitarse al correo del sistema.

   Administrativos y contratistas: por lo general pueden tener diferentes roles en el sistema Hermes de
    acuerdo a las actividades de investigación y laboratorios que realicen en la Universidad Nacional de
    Colombia. Sin embargo, en todos los casos debe solicitarse la creación del rol al sistema Hermes, como
    se menciona en el protocolo con los lineamientos de creación de roles3. Es conveniente aclarar que
    se recomienda tener correo electrónico de la Universidad porque el ingreso es con el usuario y
    contraseña establecida para acceso a todos los sistemas de la Universidad, por lo tanto el sistema no
    maneja cambio de claves, debe realizarse a través de la mesa de ayuda de la Universidad (ext. 81000).

   Estudiantes: solo tienen ingreso para algunas convocatorias y diligenciar propuestas cuando los
    términos de referencia así lo indiquen. El docente es quien lo autoriza al registrarlo en la propuesta
    en el sistema Hermes. Se recomienda revisar las convocatorias vigentes en el portal del Sistema de
    Investigación de la UN4 o a través del buscador de convocatorias del sistema Hermes5.

2
  El protocolo está disponible en
http://www.hermes.unal.edu.co/pages/html/descargas/Instructivos%20Seguimiento/Roles/Lineamientos_roles_Si
stema_Hermes.pdf
3
  Ver nota de pie de página 2.
4
  http://www.investigacion.unal.edu.co/convocatorias
5
  http://www.hermes.unal.edu.co/pages/Consultas/BuscadorConvocatorias.xhtml

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INGRESO AL SISTEMA DE INFORMACIÓN HERMES

Para ingresar al Sistema de Información Hermes, debe ingresarse a la página web
www.hermes.unal.edu.co, en la cual encontrará el acceso para ingreso al sistema. El usuario es el mismo
del correo institucional (sin @unal.edu.co), al igual que la clave. Si es un usuario externo la clave será
enviada por correo electrónico.

Al ingresar al sistema le dará la bienvenida al sistema y le mostrará en la parte central los módulos a los
cuales puede acceder de acuerdo a los roles asignados. El sistema le permitirá:
 Registrar información de proyectos y convocatorias (si aplica)
 Solicitar o tramitar procesos en el sistema (si aplica)
 Consultar documentos del SIUN y las movilidades (si aplica)
 Gestionar y soportar tanto en trámites como procesos de investigación, extensión y laboratorios

Al hacer clic en la palabra Inicio, ubicada al lado derecho de la pantalla, siempre volverá al home del
sistema. En el mismo sector se encuentra el botón con la opción de salir del sistema (cerrar sesión).

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PAGINA PRINCIPAL DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN HERMES

En la página principal del Sistema de Información Hermes, además del acceso para ingreso al sistema, hay
un enlace de convocatorias, que permite acceder al buscador, así como una opción para ingresar a SIGE y
la oferta de cursos de educación continua, la información de laboratorios, información de innovación,
acceso al sistema de biodiversidad y búsqueda de colecciones, una opción con la información de los
manuales instructivos de manejo del sistema y, finalmente, una información acerca del sistema Hermes.

BUSCADOR DEL SISTEMA HERMES

En la página principal se encuentra el buscador del sistema Hermes, que permite consultar información
acerca de:

   Investigadores, docentes adscritos a la Universidad que realizan actividades de investigación.
   Grupos de investigación adscritos a la Universidad.
   Laboratorios avalados por la Universidad.
   Proyectos (aprobados, activos o finalizados) que están inscritos en el sistema Hermes.
   Cursos de educación continua vigentes para inscripciones.

Este buscador de capacidades puede ser utilizado por todos los usuarios y el público en general. Basta con
ingresar una palabra clave en las categorías mencionadas arriba (puede buscarse por categoría o de
manera general en todas).

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Según la categoría que se seleccione, aparecerán unos filtros que puede usar para facilitar la búsqueda.
En el caso de los grupos de investigación, Hermes permitirá buscarlos por sede, facultad, datos del líder
del grupo o líneas de investigación, como se muestra en la siguiente imagen:

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En el caso de los laboratorios, el sistema permitirá buscarlos por sede, facultad y dedicación —que puede
ser de investigación, extensión y laboratorios—. Además, permite restringir la búsqueda a laboratorios
acreditados o interfacultades, como se muestra en la siguiente figura:

De esta manera los resultados se verán reflejados en la página. El sistema puede generar un documento
en formato PDF a modo de portafolio del Sistema de Investigación de la Universidad Nacional de Colombia
(SIUN), que puede ser presentado, enviado o adjunto de acuerdo a la necesidad del usuario.

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SERVICIOS ASOCIADOS A LOS MÓDULOS DEL SISTEMA

El Sistema de Información Hermes cuenta con varios módulos que se encuentran en modo de producción,
los cuales, junto con las actividades principales a realizar en el sistema, se detallan a continuación:

COMPONENTE DE PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN

REGISTRO DE PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN, REGALIAS Y LABORAROTORIOS

                          Surge de la necesidad de tener un sistema centralizado para el registro, control y
                          seguimiento de cada uno de estos proyectos y así facilitar también la asociación de
                          estos proyectos con otras actividades o procesos (p. ej., convocatorias internas,
                          solicitud de aval o aprobación institucional). El módulo se lanzó de esta manera en
                          enero de 2014.

                     El módulo de Proyectos en el Sistema de Información Hermes permite tener un
                     control de todos los proyectos planteados y desarrollados por los docentes de la
Universidad, llevando la trazabilidad de todas sus fases.

Existen dos clases de proyectos de investigación en el sistema:

            Proyectos internos: son desarrollados con financiación interna de la Universidad y generalmente
             están vinculados a convocatorias internas.
            Proyectos externos: son financiados por entidades externas, bajo los parámetros establecidos
             por dichas entidades.

De esta manera se muestra la trazabilidad y proceso en cada uno de los casos:
           PROCESO           PROYECTO INTERNO 6                 PROYECTO EXTERNO                     ESTADOS
    Formulación           Se refiere al registro de la      Se refiere al registro de la       Ingresando
                          propuesta para aplicar a          «ficha única de proyectos»,        Propuesto
                          una convocatoria o                relacionada con la propuesta       Borrado
                          financiación interna              y la solicitud de aval emitido
                                                            por la Universidad para
                                                            presentarse a una

6
    Consulte el módulo de convocatorias internas para revisión de la trazabilidad de estos proyectos internos.

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PROCESO              PROYECTO INTERNO 6                PROYECTO EXTERNO                 ESTADOS
                                                           convocatoria o solicitar
                                                           financiación externa.7
    Legalización                                           Se relaciona con la              Elegible
                                                           legalización del contrato o      Aprobado
                                                           convenio y a los acuerdos con
                                                           la entidad externa (se lanzará
                                                           este módulo en mayo de
                                                           2015).
    Formalización        Se relaciona con la fase de       Se relaciona con la              Elegible
                         revisión de requisitos de las     formalización del proyecto en    No cumple (con)
                         propuestas y con la               la Universidad, resoluciones y   requisitos
                         evaluación interna o              creación en el sistema           Aprobado
                         externa para selección de         financiero de la Universidad     No aprobado
                         propuestas ganadoras de           para ejecutar los recursos
                         las convocatorias.                asignados (si es el caso).
    Inicio               Se genera el acta de inicio       Es el momento en el cual el      Activo
                         en el sistema, se realiza la      docente tiene el proyecto
                         activación y la generación        activo y comienza a
                         de compromisos
                         establecidos.

    Ejecución y          Se relaciona con registro de      Se inicia el desarrollo del      Activo
    seguimiento          solicitudes (cambio de            proyecto y hace uso de cada
                         rubros, prórrogas, cambios        recurso asignado (financiero,
                         de integrantes entre otros),      personal, equipos, etc.). Se
                         registro de informes y            ha considerado vincular
                         trámites durante la               seguimiento y realización de
                         ejecución, esto incluye la        trámites, solicitudes e
                         programación de alertas a         informes en el sistema (se
                         compromisos                       lanzará este módulo en julio
                                                           de 2015).
    Finalización         Es el proceso en el cual se       Es el proceso en el cual se      Finalizado
                         entregan los compromisos y        entregan los compromisos y
                         resultados finales, se genera     resultados finales, se genera
                         el acta de finalización en el     el acta de finalización con la
                         sistema Hermes y se cierra        entidad externa y se cierra de
                         de manera administrativa y        manera administrativa y
                         financiera.                       financiera.

7
    Consulte el módulo de “avales” para revisión de la formulación de proyectos externos.

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Ahora se detalla la documentación generada en el sistema en cada una de las fases del proyecto:

                                                 FORMALIZACIÓN Y                      EJECUCIÓN Y
                       FORMULACIÓN                 LEGALIZACIÓN                      SEGUIMIENTO                 LIQUIDACIÓN
                                             *Formato de ficha adm. y
                                                                               *Movimientos rubros         *Informe final
                                             financiera.
                                                                               (oficio Hermes)             (Hermes)
                Convocatorias Registro de    *Acta de inicio (Hermes)
                                                                               *Informes (Hermes)          *Acta finalización
                internas      formulación de *Convocatoria
                                                                               *Prorroga (Oficio)          (Hermes)
                (Financiación convocatoria   *Modalidad
INVESTIGACIÓN

                                                                               * Alertas programadas a     * Cumplimiento
                interna)      HERMES         *Valor asignado
                                                                               compromisos                 *Compromisos
                                             *Obligaciones
                                                                               HERMES                      HERMES
                                             HERMES
                                                                                                           Se encuentra en
                              Ficha única de      Se encuentra en              Se encuentra en
                Convocatorias                                                                              desarrollo en el
                              proyectos y         desarrollo en el sistema     desarrollo en el sistema
                externas                                                                                   sistema Hermes, se
                              solicitud de        Hermes, Se lanzará en        Hermes, se lanzará en
                (financiación                                                                              lanzará en agosto de
                              Aval                mayo de 2015                 julio de 2015
                externa)                                                                                   2015
                              HERMES

                                   NO SE CUENTA CON LOS TRÁMITES PRECONTRACTUALES EN EL SISTEMA

                  Igualmente, en el módulo de proyectos el docente investigador y el coinvestigador encontrarán el listado
                  de proyectos de investigación asociados. De acuerdo a esto podrá realizar diferentes trámites según el
                  estado del proyecto:

                     Activos: consultar, generar reporte, revisar resultado de revisión de requisitos y aprobación, revisar
                      ficha administrativa y financiera e información de seguimiento.
                     Aprobados: consultar e imprimir, revisar resultado de revisión de requisitos y aprobación, revisar
                      ficha administrativa y financiera e información de seguimiento.
                     Elegibles: consultar e imprimir, revisar resultado de revisión de requisitos, revisar ficha administrativa
                      y financiera.
                     Propuestos: consultar, imprimir y revisar ficha administrativa y financiera.
                     Ingresando: consultar, editar y eliminar.
                     No cumplió con requisitos: consultar e imprimir, revisar resultado de revisión de requisitos, revisar
                      ficha administrativa y financiera.
                     No aprobados: consultar e imprimir, revisar evaluación, revisar ficha administrativa y financiera.

                                         Av. El Dorado No. 44A - 40, HEMEROTECA NACIONAL UNIVERSITARIA
                                                         Conmutador: 57 (1) 3165000 Ext. 11111
                                                                  hermes@unal.edu.co
                                                             Bogotá, Colombia, Sur América
Como se muestra en la siguiente figura:

FASE DE FORMULACIÓN

Para la fase de formulación, se ha definido la «Ficha de Registro Único de Proyectos», que contempla toda
la información necesaria para la postulación de diversos tipos de proyecto y consta de dos componentes
básicos:

   Información académico-administrativa
   Información financiera

Dentro del componente Información académico-administrativa se encuentran los formularios de:

   Información principal (tipo de proyecto, duración, director, dependencias responsables)
   Información general (descripción general, objetivos, resultados esperados, productos académicos)
   Clasificación (objetivo socioeconómico, áreas científicas y tecnológicas)
   Palabras Clave
   Equipo de trabajo (docentes, estudiantes, administrativos, contratistas, entre otras personas que
    participen en la ejecución del proyecto)

Por su parte, en el componente Información financiera aparecen los formularios de:

   Aspectos generales (lugar de ejecución)

                      Av. El Dorado No. 44A - 40, HEMEROTECA NACIONAL UNIVERSITARIA
                                      Conmutador: 57 (1) 3165000 Ext. 11111
                                               hermes@unal.edu.co
                                          Bogotá, Colombia, Sur América
    Costos (fuentes de financiación y rubros)

En la fase de Formulación, un proyecto puede tener tres estados posibles:

                                           Figura: Estados de proyectos - fase Formulación

    Ingresando: desde cuando se comienza a diligenciar el proyecto y se guarda por primera vez.
    Propuesto: cuando se termina de diligenciar el proyecto por completo.
    Borrado: cuando se elimina el proyecto.

En esta fase se encuentra el paso siguiente al registro de proyectos, el cual consiste en la postulación del
proyecto al proceso que se necesite, como una convocatoria interna o una externa. Para esto, el proyecto
debe estar en estado Propuesto.

Para el caso de los proyectos que quieran postularse a una convocatoria interna, deben registrar el
proyecto y enviar el proyecto para revisión (módulo de convocatorias). Para los proyectos que van a
postularse a una convocatoria externa o están relacionados con una actividad de extensión, deben realizar
la solicitud de aval (módulo de avales).

Manuales instructivos

Los manuales instructivos para la formulación de proyectos pueden descargarse desde la página web del
Sistema Hermes:

    Registro de proyectos de investigación y para regalías8
    Solicitud de aval de proyectos de investigación y para regalías9
    Solicitud de aval de jornada docente10

8

http://www.hermes.unal.edu.co/pages/html/descargas/Instructivos%20Proyectos/Instructivo%20Registro%20Proyectos%20Invest%20Reg%20
V3.pdf
9

http://www.hermes.unal.edu.co/pages/html/descargas/Instructivos%20Aval/Instructivo%20para%20solicitud%20de%20avales%20proyectos%
20inv,%20movilidades,%20reg%20v3.pdf
10

http://www.hermes.unal.edu.co/pages/html/descargas/Instructivos%20Aval/Manual%20para%20tramite%20de%20avales%20proyectos%20d
e%20jornada%20docente.pdf

                           Av. El Dorado No. 44A - 40, HEMEROTECA NACIONAL UNIVERSITARIA
                                           Conmutador: 57 (1) 3165000 Ext. 11111
                                                    hermes@unal.edu.co
                                               Bogotá, Colombia, Sur América
SOLICITUD Y TRÁMITE DE AVALES INSTITUCIONALES PARA PROYECTOS EXTERNOS Y JORNADA
DOCENTE

                           Gestiona el trámite de las solicitudes de aval institucional para la presentación de
                           proyectos de investigación a convocatorias externas y soporta las solicitudes para
                           realización de proyectos de jornada docente.

                        Existen entidades externas a la Universidad Nacional de Colombia, tanto a nivel
                        nacional como internacional, que financian la realización de proyectos de
                        investigación, situación que tiene una importancia significativa para la actividad
                        investigativa de la UN. Se evidenció entonces la necesidad de apoyar el trámite de
los avales institucionales para la presentación de proyectos a convocatorias externas desde el Sistema de
Información Hermes, mejorando los tiempos del trámite y llevando registro de los avales emitidos para la
generación de indicadores.

Este proceso es posterior al registro del proyecto, el cual debe aparecer en estado Propuesto para poder
tramitar la solicitud de aval.

De acuerdo al tipo de aval que se registre se solicita una información detallada para cada caso,
generalmente el proceso incluye:

    El docente investigador realiza la solicitud de aval en el sistema (relacionando el proyecto propuesto).
    La Facultad o Instituto con el rol de “UAB” Vicedecanatura de Investigación puede revisar el aval, y
     tener la opción de devolver para correcciones habilitando edición del proyecto y aval, aprobar o no
     aprobar, se recomienda revisar instructivo para revisión de avales 11
    La Dirección de Investigación con el rol de “DI” puede revisar el aval, devolver para correcciones
     habilitando edición del proyecto y aval, aprobar o no aprobar. Finalmente puede generar los reportes
     de carta de manera automática para ser presentada a la institución se recomienda revisar instructivo
     para revisión de avales se recomienda revisar instructivo para revisión de avales.

En el caso de los proyectos de jornada docente, el trámite es enviado al rol de Director de Departamento,
quien debe revisar y aprobar, si así lo considera.

11

http://www.hermes.unal.edu.co/pages/html/descargas/Personal%20Dependencias%20Investigacion%20y%20Extension/Instructivo%20para%2
0revision%20de%20avales%20de%20proyectos%20Investigacion%20(1).pdf

                           Av. El Dorado No. 44A - 40, HEMEROTECA NACIONAL UNIVERSITARIA
                                           Conmutador: 57 (1) 3165000 Ext. 11111
                                                    hermes@unal.edu.co
                                               Bogotá, Colombia, Sur América
Manuales instructivos

      Instructivo para solicitud de aval de proyecto de investigación12
      Instructivo para solicitud de aval de proyecto de regalías13
      Instructivo para solicitud de aval de jornada docente14
      Instructivo para revisión de aval15

SERVICIOS DE CONVOCATORIAS INTERNAS

                       Este es uno de los principales módulos del sistema de información, a través del cual
                       la VRi y las diferentes dependencias de la Universidad Nacional de Colombia (sedes
                       y facultades o institutos) realizan el proceso de asignación de recursos a sus
                       docentes y estudiantes para desarrollar proyectos de investigación y extensión con
                       financiación interna. Mediante este módulo se gestiona la información de los
                       proyectos desde la formulación de las propuestas, revisión, evaluación y selección
                       de los proyectos, así como su activación, seguimiento y finalización. Este proceso se
                       ajusta a lo consagrado en la Resolución 016 de 2007 de la Vicerrectoría de
                       Investigación,16 por el cual se reglamenta el mecanismo de convocatoria para la
financiación de la investigación en la Universidad Nacional de Colombia.

Las convocatorias internas están organizadas de acuerdo al tipo de convocatoria:

      Convocatorias del Sistema de Investigación
      Programas de apoyo
      Convocatorias de sedes o facultades

12

http://www.hermes.unal.edu.co/pages/html/descargas/Instructivos%20Aval/Instructivo%20para%20solicitud%20de%20avales%20proyectos%
20inv,%20movilidades,%20reg%20v3.pdf
13

http://www.hermes.unal.edu.co/pages/html/descargas/Instructivos%20Aval/Instructivo%20para%20solicitud%20de%20avales%20proyectos%
20inv,%20movilidades,%20reg%20v3.pdf

14

http://www.hermes.unal.edu.co/pages/html/descargas/Instructivos%20Aval/Manual%20para%20tramite%20de%20avales%20proyectos%20d
e%20jornada%20docente.pdf
15

http://www.hermes.unal.edu.co/pages/html/descargas/Personal%20Dependencias%20Investigacion%20y%20Extension/Instructivo%20para%2
0revision%20de%20avales%20de%20proyectos%20Investigacion%20(1).pdf
16
     http://www.investigacion.unal.edu.co/images/stories/normas/2007_Resol_16.pdf

                           Av. El Dorado No. 44A - 40, HEMEROTECA NACIONAL UNIVERSITARIA
                                           Conmutador: 57 (1) 3165000 Ext. 11111
                                                    hermes@unal.edu.co
                                               Bogotá, Colombia, Sur América
      Otras: convocatorias que soportan procesos del Sistema de Investigación

Las fases que se manejan en las convocatorias internas son las siguientes:

      Generación de términos de referencia: Las facultades, direcciones o dependencias encargadas de
       realizar convocatorias, deben formular los términos de referencia, teniendo en cuenta la Resolución
       016 de 2007 de la Vicerrectoría de Investigación y acto administrativo de aprobación.
      Solicitud de creación de la convocatoria en el sistema Hermes: Las facultades, direcciones o
       dependencias encargadas, deben realizar la solicitud al sistema de información Hermes de crear la
       convocatoria, publicarla y activarla, adjuntando los términos de referencia para revisión y generación
       de la propuesta de formulario. Esto debe realizarse con al menos 10 días hábiles antes de la fecha de
       apertura de la convocatoria.
      Creación de la convocatoria: El sistema Hermes crea la convocatoria, los formularios, la lista de
       requisitos y se activa en el sistema.
      Publicación de la convocatoria: En la página principal del Sistema de Información Hermes:
       generalmente se pueden consultar en el buscador.17
      El docente investigador puede presentarse a la convocatoria ingresando al sistema y haciendo clic en
       Convocatorias, seleccionando la convocatoria a la que quiera postularse e inscribiendo la propuesta.
       Los manuales instructivos para cada una de las convocatorias se encuentran en el portal del SIUN.18

SEGUIMIENTO A PROYECTOS DE CONVOCATORIAS INTERNAS

El módulo de convocatorias internas, uno de los que cuenta con mayor información en el sistema de
Información Hermes, se divide en estas grandes etapas, que se desarrollan después de que el proyecto
sea propuesto y de que haya culminado el proceso de la convocatoria:

1.     Revisión de requisitos: los requisitos se configuran según los términos de referencia y deben ser
       revisados por la persona encargada de este proceso, teniendo en cuenta el manual instructivo de
       revisión de requisitos.19 El resultado de la revisión puede ser consultado por el docente investigador
       al momento de revisar el proyecto.
2.     Evaluación de propuestas: en esta etapa se asignan propuestas a evaluadores internos y externos de
       la Universidad y se puede registrar la evaluación realizada en comité o mesa, teniendo en cuenta el

17
     http://www.hermes.unal.edu.co/pages/Consultas/BuscadorConvocatorias.xhtml
18
     http://www.investigacion.unal.edu.co/convocatorias
19

http://www.hermes.unal.edu.co/pages/html/descargas/Personal%20Dependencias%20Investigacion%20y%20Extension/Instructivo%20Revisio
n%20de%20requisitos%20-%20Coordinador(1).pdf

                           Av. El Dorado No. 44A - 40, HEMEROTECA NACIONAL UNIVERSITARIA
                                           Conmutador: 57 (1) 3165000 Ext. 11111
                                                    hermes@unal.edu.co
                                               Bogotá, Colombia, Sur América
manual instructivo correspondiente.20 De esta manera ellos realizan la evaluación del proyecto
      directamente en el sistema Hermes, según las instrucciones del rol de evaluador que aparecen en el
      respectivo manual.21 Debido a la confidencialidad de la evaluación de las propuestas por parte de los
      evaluadores, en esta etapa no es visible la información del investigador principal.
3.    Activación y seguimiento de proyectos: esta etapa incluye la generación de actas de inicio
      directamente en el Sistema de Información Hermes por parte del personal encargado de este
      proceso, según el correspondiente manual instructivo.22 Posteriormente debe realizarse la
      aprobación por parte del docente, teniendo en cuenta el manual instructivo.23 De esta manera se
      realiza la configuración automática de compromisos y fechas para la programación de las alertas.
4.    Seguimiento: el seguimiento incluye la realización de solicitudes (cambio de rubros, prórrogas,
      cancelación entre otras) por parte del docente investigador, según las instrucciones del respectivo
      manual.24 Además, pueden registrarse informes de avance y final de los proyectos teniendo en
      cuenta el manual correspondiente.25 Esta etapa incluye la emisión de alertas (recordatorios) a los
      correos electrónicos de los docentes investigadores y del rol de coordinador del proyecto para que
      realicen las actividades mencionadas según los cronogramas de las respectivas convocatorias. Los
      funcionarios encargados en las facultades, institutos o sedes revisan las solicitudes e informes de
      acuerdo con sus respectivos roles y deben realizar los trámites correspondientes siguiendo los
      manuales instructivos disponibles en la sección de descargas del portal del sistema.26

20

http://www.hermes.unal.edu.co/pages/html/descargas/Personal%20Dependencias%20Investigacion%20y%20Extension/Instructivo%20Asigna
cion%20de%20Evaluadores%20-%20Coordinador(1).pdf
21
   http://www.hermes.unal.edu.co/pages/html/descargas/Instructivos%20Seguimiento/Roles/Instructivo%20Rol%20Evaluador.pdf
22

http://www.hermes.unal.edu.co/pages/html/descargas/Personal%20Dependencias%20Investigacion%20y%20Extension/Instructivo%20Genera
cion%20acta%20de%20inicio%20-%20Coordinador(1).pdf
23

http://www.hermes.unal.edu.co/pages/html/descargas/Instructivos%20Seguimiento/Convocatorias%20Internas/Instructivo%20Aceptacion%2
0acta%20de%20inicio%20-%20Docente(1).pdf
24

http://www.hermes.unal.edu.co/pages/html/descargas/Instructivos%20Seguimiento/Convocatorias%20Internas/Instructivo%20trramite%20de
%20solicitudes%20(prorrogas,%20cambio%20rubros%20etc)%20-%20Docente(1).pdf
25

http://www.hermes.unal.edu.co/pages/html/descargas/Instructivos%20Seguimiento/Convocatorias%20Internas/Instructivo%20Diligenciamien
to%20informes(2).pdf
26
   http://www.hermes.unal.edu.co/pages/html/descargas/index.xhtml

                            Av. El Dorado No. 44A - 40, HEMEROTECA NACIONAL UNIVERSITARIA
                                            Conmutador: 57 (1) 3165000 Ext. 11111
                                                     hermes@unal.edu.co
                                                Bogotá, Colombia, Sur América
En el siguiente diagrama se detalla el proceso en cada fase:

Cambio de estado de los proyectos

Cabe aclarar que en cada proceso realizado, el proyecto cambia de estado de manera automática al ser
revisado (elegible), evaluado (aprobado) y al ser activado (activo), como se muestra en la siguiente figura:

                       Av. El Dorado No. 44A - 40, HEMEROTECA NACIONAL UNIVERSITARIA
                                       Conmutador: 57 (1) 3165000 Ext. 11111
                                                hermes@unal.edu.co
                                           Bogotá, Colombia, Sur América
Sin embargo hay una opción de cambio de estado de los proyectos disponible únicamente para los
coordinadores asignados con unas restricciones establecidas en el protocolo de cambios de estado de
proyectos.27

27
  http://www.hermes.unal.edu.co/pages/html/descargas/Instructivos%20Seguimiento/estado/procolo_ccambio_de_estado_de_
proyectos_Sistema_Hermes.pdf

                           Av. El Dorado No. 44A - 40, HEMEROTECA NACIONAL UNIVERSITARIA
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COMPONENTE DE ACTIVIDADES DE SOPORTE A INVESTIGACIÓN

INFORMACIÓN DE GRUPOS DE INVESTIGACIÓN

                         El módulo de grupos de investigación permite a los investigadores de la UN
                         gestionar la información de sus grupos y habilita una página web pública que puede
                         usarse para consultar información y publicar sus investigaciones a través del
                         buscador de la página principal del sistema Hermes www.hermes.unal.edu.co.

                     Por medio de esta opción los docentes pueden saber a qué grupos de la UN están
                     vinculados como participantes y así consultar, editar y generar un reporte de la
información de sus grupos.

El investigador puede, a través de la opción Agregar nuevo grupo, vincular un grupo al registro de los
grupos de la UN. Sin embargo, debe realizarse la solicitud de aval institucional, teniendo en cuenta los
requisitos publicados en el portal del SIUN28 para que el grupo aparezca avalado por la UN y sea visible en
el buscador.

La información relacionada en el grupo de investigación corresponde a la información de sus integrantes,
las líneas de investigación, las áreas de interés y la visión hacia el futuro que tiene el grupo.

28
     http://www.investigacion.unal.edu.co/index.php/mapa-servicios/avales-para-grupos

                          Av. El Dorado No. 44A - 40, HEMEROTECA NACIONAL UNIVERSITARIA
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INFORMACIÓN DE COLECCIONES BIOLÓGICAS
Para dar cumplimiento al Decreto 1375 de 2013 del Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible, la
Vicerrectoría de Investigación de la Universidad Nacional de Colombia decidió habilitar en el Sistema de
Información de la Investigación un módulo para la gestión de la información de las colecciones biológicas
de la UN, en el cual los curadores o directores de las colecciones pueden ingresar y actualizar los datos
que deben ser reportados periódicamente al Instituto de Investigación de Recursos Biológicos Alexander
von Humboldt, y en el que a la vez el público general pueda realizar la consulta unificada de la información
básica de las colecciones y sus datos de contacto.

Los roles establecidos en el sistema Hermes permiten registrar y actualizar las colecciones de la
Universidad. El manual instructivo y la información pueden consultarse en la sección del Sistema de
Información de la Biodiversidad de la UN (UNSib) del portal del SIUN.29

29
  http://www.investigacion.unal.edu.co/unsib/index.php?option=com_content&view=article&id=538:registro-y-
gestion-de-colecciones&catid=205&Itemid=370

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PERMISO RECOLECCIÓN DE ESPECÍMENES:

                      Este módulo permite a los docentes que participan en actividades de recolección
                      de especímenes silvestres tener un permiso para su recolección, movilización y
                      estudio. Este permiso marco de recolección de especímenes permite a las
                      instituciones de educación superior tener una relación y un control directo de las
                      personas que tendrán autorización para realizar dichas actividades, sin que los
                      investigadores tengan que hacer un procedimiento complejo individual y
                      directamente con la Autoridad Nacional de Licencias Ambientales, entidad
responsable. Todos estos procedimientos legales se describen en el Decreto 1376 del 27 de junio de 2014
del Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible.

Los instructivos para solicitar la inclusión en el permiso marco otorgado a la UN se encuentran en la
sección de descargas del sistema Hermes30 en la opción Instructivos para docentes e investigadores /
permiso marco.

HOJA DE VIDA DOCENTE

Este módulo se implementó hace poco tiempo, por lo que se ha considerado articularlo con la información
de Webdocente y de la hoja de vida con la información del sistema SARA. Al mes de abril de 2014 se
                     estaba acordando un plan de trabajo conjunto. El módulo permite a los docentes
                     de la UN ingresar su información académica relacionada con publicaciones,
                     asignaturas, áreas de interés e investigación, perfil y proyectos, entre otros.

                         Cada vez que el docente modifica la información de su hoja de vida, los cambios
                         se ven reflejados automáticamente en la página inicial del sistema Hermes
                         www.hermes.unal.edu.co, en la opción Búsqueda de investigadores, la cual puede
                         ser accedida por una URL en la página y puede generarse mediante un reporte en
                         formato PDF para divulgar.

30
     http://www.hermes.unal.edu.co/pages/html/descargas/index.xhtml

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COMPONENTE DE LABORATORIOS

SERVICIO DE INFORMACIÓN DE LABORATORIOS

                      Este módulo, de gran interés como parte de uno de los procesos de apoyo que se
                      realizan en la Universidad y que se encuentra articulado con procesos de docencia,
                      investigación y extensión, soporta la administración de los laboratorios adscritos a la
                      Universidad Nacional de Colombia y sus equipos, y permite habilitar la consulta en el
                      buscador principal del sistema Hermes. El módulo cuenta con las siguientes opciones:

1. Información – censo de los laboratorios: El sistema habilitó la opción de registrar:
     Información general del laboratorio
     Recurso humano adscrito al laboratorio.
     Infraestructura y riesgos que se relaciona con el espacio físico en el cual se encuentra ubicado el
       laboratorio y el tema de seguridad y riesgos que tiene asociados.
     Gestión, relacionado con el tema de acreditación, certificación, si tiene registros o licencias, etc.
     Equipos asociados en el laboratorio, su estado, uso y si cuentan con mantenimiento.
     Investigación, que relaciona las líneas de investigación, así como relacionar los proyectos
       asociados al laboratorio.
     Docencia, que permite asociar las asignaturas que se trabajan en el laboratorio.
     Ensayos y servicios, que permite vincular la información de las pruebas, ensayos y servicios
       prestados por el laboratorio.

2. Buscador y portafolio: con esta opción el usuario puede consultar, a través del buscador principal del
   sistema Hermes www.hermes.unal.edu.co, los laboratorios adscritos a una facultad y una sede, si se
   encuentra acreditado, entre otros. De esta manera, se cuenta con toda la información disponible de
   manera eficaz y concreta en el Sistema de Información Hermes, para que las personas interesadas en
   consultarlos dispongan de datos suficientes para tomar decisiones.

3. Mantenimiento de equipos: el objetivo de este proceso es apoyar los procesos relacionados con el
   mantenimiento (preventivo y correctivo) de equipos de laboratorio y metrología (calibración) de
   equipos de medición, que permite de esta manera conocer y programar los diferentes
   mantenimientos y tener control sobre las actividades realizadas y por realizar para los equipos. Para
   consultar los manuales instructivos de estos procesos, puede ingresar a la sección de descargas del
   sistema Hermes,31 en la opción Instructivos para el módulo de laboratorios.

31
     http://www.hermes.unal.edu.co/pages/html/descargas/index.xhtml

                         Av. El Dorado No. 44A - 40, HEMEROTECA NACIONAL UNIVERSITARIA
                                         Conmutador: 57 (1) 3165000 Ext. 11111
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COMPONENTE DE SOPORTE AL SISTEMA HERMES

RETROALIMENTACIÓN Y MEJORAS

                              Esta herramienta es visible para todos los usuarios que ingresan al sistema
                              de Información Hermes. El proceso de retroalimentación y mejoras del
                              sistema de información de Hermes permite registrar y centralizar los
                              inconvenientes presentados a los usuarios al momento de interactuar con
                              el sistema y recibir todas las solicitudes de mejora que los usuarios
                              consideren pertinentes, las cuales pueden llevar a desarrollos de nuevas
                              funcionalidades del sistema.

El Sistema de Información Hermes, al ser propiedad de la UN y ser desarrollado directamente por ella
misma, permite mantenerse en fortalecimiento y mejora continuos y permanentes. De esta forma, se ha
diseñado una herramienta que permite a los usuarios contar un mecanismo de soporte a los posibles
inconvenientes que surjan al momento de interactuar con el sistema y llevar a cabo algún proceso en él.

ALERTAS

Es conveniente tener en cuenta que el Sistema de Información Hermes creó una funcionalidad para poder
enviar correos de alertas (recordatorios) a los usuarios del sistema (al correo electrónico registrado) en
cualquier trámite o procedimiento que se está realizando. Esta opción ha permitido crear un sistema de
alertas que facilita la gestión y los trámites realizados en Hermes.

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