Guía para elimiar el efectivo en tu empresa - Publicado en Oct 2021 - Payhawk
←
→
Transcripción del contenido de la página
Si su navegador no muestra la página correctamente, lea el contenido de la página a continuación
Publicado en
Oct 2021
E-BOOK
Guía para elimiar
el efectivo en tu empresa
Empresa
La manera más sencilla de gestionar las finanzas de empresa
sin efectivo
Índice
Pág 2 ¿Un futuro sin efectivo?
Pág 2 Los países sin efectivo
Pagos por móvil
Compras sin efectivo de los consumidores
Compras empresariales sin efectivo
Pág 7 El caso de la digitalización de las operaciones de A.T.U
Pág 9 El caso de Luxair y la eliminación del efectivo
entre sus guías turísticos
Pág 11 Beneficios de eliminar el efectivo en la empresa
Pág 12 Pasos a seguir para olvidarte del efectivo en tu empresa
La manera más sen-
cilla de gestionar las
finanzas de empresa
Payhawk combina tarjetas de empresa, pagos,
gastos y efectivo en una experiencia integrada.
Empresa
La manera más sencilla de gestionar las finanzas de empresa
sin efectivo
¿Un futuro sin efectivo?
La presión para pagar sin efectivo va en aumento. Y es normal. Las empresas sin efectivo
en economías que también funcionan sin efectivo serán más eficientes, sencillas, seguras y
sostenibles.
Nunca ha sido tan fácil para los consumidores pagar sin efectivo, pero… ¿y para las empre-
sas? Sin duda, todo avanza en esa dirección y el ritmo es trepidante. Las nuevas tecnologías
y sus constantes innovaciones han conseguido que dejar de usar efectivo sea algo sencillo
para clientes, proveedores y empleados.
Para la mayoría de las empresas los pagos digitales van a convertirse en la forma de hacer
negocios en el futuro. No obstante, surge la pregunta de si el mundo estará preparado.
Los países sin efectivo
En todo el mundo, muchos gobiernos se están dedicando a promocionar las economías sin
pago en efectivo, sobre todo desde que comenzó la pandemia. Incluso hay expertos que di-
cen que un gran número de países operará sin efectivo en menos de cinco años. A la cabeza
están países como Suecia, Canadá, Hong Kong, Singapur, Nueva Zelanda, Japón y Australia1.
No obstante, aún es pronto para olvidarse de la cartera. El Banco Central Europeo (BCE) ha
dejado claro que el dinero en metálico siempre estará disponible para garantizar la inclusión
financiera en la eurozona. El efectivo es el único método de pago accesible para todos.
James Andrews, 2021, Cashless Countries, Money.co.uk, accessed 6 October 2021.
1
2
Empresa
La manera más sencilla de gestionar las finanzas de empresa
sin efectivo
En 2009, el BCE realizó una encuesta2 a más de 40.000 encuestados en 17 países de la
zona euro. Los resultados revelaron que para los pagos en las redes entre pares (P2P) y
los pagos en terminales de puntos de venta (TPV), el 73 % de los encuestados prefería los
pagos en efectivo a los medios de pago no monetarios. ¿Y estos números han cambiado
con la pandemia?
Estas son las cifras en el Reino Unido:
• 9 de cada 10 personas tienen tarjeta de débito.
• El 67 % de las personas tienen tarjeta de crédito.
• En 2028 solo el 9 % de las operaciones serán en efectivo, según las predicciones de LINK3.
Gráfico 1. Volumen de pagos en RU (Reino Unido), en el periodo de 2009 a 2019 (en millones)
25.000
20.000
Number of payments (millions)
15.000
10.000
5.000
0
2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019
Cash Cheque Direct Debit
Standing Order Bacs Direct Credit Faster payments and other remote banking
Credit/charge/purchasing card Debit Card Other
(Fuente: UK Finance, junio de 2020, UK PAYMENT MARKETS SUMMARY 2020 [Resumen de Mercados de Pago en el Reino Unido
de 2020])
Sin embargo, en Alemania, se dice que Nur Bares ist Wahres (el efectivo manda). Al menos
ha sido así hasta ahora. Según un informe de Euromonitor, los pagos con tarjeta superaron
a los de efectivo por primera vez en la historia en el año 2020. La pandemia no fue el único
factor que cambió el comportamiento de los alemanes en cuanto al uso de las tarjetas. El
aumento de las medidas de privacidad en las transacciones con tarjeta también fue un fac-
tor crucial para impulsar este gran cambio.
ECB, 2020, Study on the payment attitudes of consumers in the euro area (SPACE), accessed 6 October 2021.
2
3
George Nixon, 2019, Is a cashless society in Britain near? Banking data suggests just 9% of all payments will be cash by
2028, thisismoney.co.uk, accessed 7 October 2021.
4
Euromonitor, 2020, Card to Exceed Cash Payment in Germany for the First Time in History, accessed 5 October 2021. 3
Empresa
La manera más sencilla de gestionar las finanzas de empresa
sin efectivo
En cambio, Dinamarca, Suecia y Noruega podrían estar entre los primeros países europeos
en tener economías sin efectivo. En Suecia, solo el 9 % de las transacciones se producen
en efectivo5. Sin embargo, en Francia, España y Grecia, el método de pago preferido sigue
siendo el dinero contante y sonante.
Pagos por móvil
Las economías sin efectivo solo son posibles gracias a las opciones de pago por móvil a
disposición de los consumidores y las empresas. Desde el año 2019, el valor de las transac-
ciones de los pagos digitales y con el móvil han aumentado en más de un 30 %6, en parte
impulsado por la adopción de los smartphones y el aumento de las conexiones 4G y 5G en
Europa.
La tecnología utilizada en los pagos móviles es diferente según el punto de venta, el tipo de
pago realizado y dependiendo de si se trata de un pago de un consumidor a una empresa
(b2c) o entre empresas (b2b). Los principales tipos de pago son los siguientes:
• Pagos con tarjeta sin contacto (tarjeta por tokens o códigos únicos identificativos) que están
en su billetera digital, como Google Pay, Apple Pay o Samsung Pay. Como consumidor, se puede
conectar fácilmente la tarjeta a estos pagos sin contacto y pagar en el momento. Para las com-
pras de empresas, los empleados pueden operar de manera muy similar utilizando un software
financiero, como Payhawk. Payhawk, por ejemplo, se integra con las opciones de pago sin con-
tacto para que los empleados puedan utilizar sus tarjetas de empresa para pagar a través de su
teléfono y a la vez capturar los recibos físicos o digitales. Los pagos con tarjeta sin contacto son
más seguros que los realizados con tarjetas físicas, ya que los comercios no tienen acceso a los
datos de tu cuenta bancaria ni a la información de la tarjeta de crédito/debito.
• Aplicaciones de pago por móvil como PayPal, Paym o Bizum.
• Aplicaciones de banca móvil como Revolut, N26, BNext o Barclays.
• Pagos con códigos de respuesta rápida (QR, del inglés Quick Response): una alternativa a la
introducción de los datos de la tarjeta en algunas cajas de comercio electrónico.
Por otro lado, también existen las Super Apps, que incluyen los pagos por móvil como par-
te de una solución multifuncional; éstas se han desarrollado sobre todo en Asia e incluyen
WeChat, Alipay y Kakao. En septiembre de este año, Paypal anunció el lanzamiento de su Su-
per App, que incluye los ingresos por domiciliación, el pago de facturas, una billetera digital,
las redes P2P, herramientas de compras, criptomonedas y capacidades de ahorro. En 2021,
la primera Super App Europea está todavía en proceso de creación.
5
Swedish Central Bank, 2020, Payments in Sweden, 2020, accessed 11 October 2021.
6
Vijay Kanade, 2021, Europe to Witness a Significant Spike in Digital Payments, toolbox.com, accessed 4 October 2021.
7
Grace Broadbent, 2021, PayPal’s super app dreams come to fruition, setting it up for strong cross-promotion possibilities,
businessinsider.com, accessed 4 October 2021.
4Empresa
La manera más sencilla de gestionar las finanzas de empresa
sin efectivo
Compras sin efectivo de los consumidores
Square, un proveedor estadounidense de pagos digitales, desveló que el número de sus
clientes que no utilizan efectivo aumentó en más del doble en Estados Unidos, Australia,
Canadá y Reino Unido entre febrero de 2020 y febrero de 2021. Puede ser otra secuela de
la Covid-19, ya que muchas empresas atendieron más pedidos online y aceptaron más pagos
sin contacto que nunca.
Los gobiernos también están interesados en promover las empresas sin efectivo para redu-
cir la economía sumergida. Un informe del FMI8 reveló que la economía sumergida puede
representar hasta el 30 % del PIB en algunos países, como Grecia e Italia. El coste de tener
una economía sumergida supone, entre otras consecuencias, que existan distorsiones en el
mercado laboral y que se pierdan ingresos por la declaración fraudulenta de los salarios y
de los resultados empresariales.
Las empresas de todo el mundo se están convirtiendo en empresas sin efectivo para
adaptarse a las preferencias de los consumidores, digitalizarse y tener el control de to-
dos sus gastos. Pero, entonces… ¿en qué consisten las ventajas de no usar efectivo?
Compras empresariales sin efectivo
A los consumidores les resulta muy fácil confiar en la comodidad y la seguridad de los pagos
sin efectivo. Así que, ¿por qué tiene que ser diferente para los empleados que realizan pagos
de empresa?
Muchas pequeñas empresas y start-ups están muy avanzadas tecnológicamente en lo que
respecta a sus propios productos e innovaciones. Sin embargo, en cuanto a los pagos,
siguen teniendo una caja de efectivo o comúnmente llamada caja chica con una sola llave.
Obviamente, no es lo idóneo para equipos que crecen, que viajan o remotos.
Las empresas pueden dar más libertad a sus empleados para realizar pagos sin efectivo de
forma muy similar a la forma a cómo lo hacen como consumidores, con tarjetas de empre-
sa y software de gastos. Las empresas de tecnología financiera como Payhawk ofrecen a
las empresas todo lo que necesitan para que sus empleados puedan pagar con una tarjeta
física, una tarjeta virtual o con el móvil, cuando están fuera de la empresa y para el envío de
sus notas de gastos.
Kelmason et al. 2019, Explaining the Shadow Economy in Europe: Size, Causes and Policy Options, IMF.
8
5Empresa
La manera más sencilla de gestionar las finanzas de empresa
sin efectivo
Ya sea para comprar los almuerzos del equipo, pagar los taxis o reponer la leche de la nevera
de la oficina, hay muchos casos que serían más sencillos con el pago digital.
Pero no son solo las pequeñas cosas. A.T.U, una empresa automovilística alemana, se cam-
bió a una solución sin efectivo con Payhawk para ayudar a sus 550 sucursales a comprar
piezas y maquinaria de forma más eficiente, ahorrar costes y agilizar los procesos. Mientras
tanto, la aerolínea luxemburguesa Luxair (página 9) eliminó el efectivo entre sus guías turísti-
cos en más de 40 destinos para así poder centralizar y controlar sus gastos.
6Empresa
La manera más sencilla de gestionar las finanzas de empresa
sin efectivo
El caso de la
digitalización
de las opera-
ciones de A.T.U
La empresa A.T.U es la principal cadena profesional de tiendas y talleres de automóviles en
Alemania. Fundada en 1985, A.T.U cuenta con más de 10.000 empleados en la actualidad y
tiene alrededor de 550 sucursales en Alemania y Austria, con una media de ventas anuales
de 1,3 billones de euros.
El reto
“La transformación digital es un desafío importante para nosotros. Hace tan solo un año
transportamos nuestras facturas por Alemania con dos de nuestros camiones”, explica el di-
rector financiero de A.T.U, Sebastian Jarankowski. “Un gran problema era lidiar con las com-
pras externas, especialmente cuando se tiene en cuenta que tenemos más de 500 sucurs-
ales y sistemas de efectivo individuales en cada sitio”. Al comprar piezas de otras empresas
del sector, nuestros directores de sucursal siempre recurrían al efectivo, lo que generaba
una enorme cantidad de papeleo. Nuestro objetivo es agilizar los procesos y ahorrar en gas-
tos generales”.
Según Jarankowski: “Nuestro mayor desafío era reducir los gastos en efectivo. No dis-
poníamos de otros métodos de pago y necesitábamos flexibilidad en las distintas sucurs-
ales. Al mismo tiempo, tenemos que controlar los presupuestos y permitir un cierto nivel de
liquidez. Payhawk nos ha ofrecido una solución que resuelve todos esos problemas en
nuestra empresa”.
7Empresa
La manera más sencilla de gestionar las finanzas de empresa
sin efectivo
La solución
“A.T.U gestiona una cadena de tiendas y talleres de automóviles. Por tanto, nuestros directo-
res de sucursal no están muy familiarizados con herramientas financieras. Al principio, nos
preocupaba cómo se adaptarían nuestros compañeros a los nuevos medios de pago digi-
tales, a la carga digital de recibos y al portal. Nos preguntábamos si la adopción del producto
exigiría mucha formación y material. Pero cuando recogimos las tarjetas al final de la primera
fase de prueba, los comentarios que recibimos eran inmejorables… Decían: “¿Por qué nos
quitan las tarjetas? No queremos devolverlas”, cuenta Jarankowski.
“Payhawk es la solución que necesitábamos. Estamos reduciendo los gastos en efectivo
a cero y creando un entorno de trabajo muy flexible, seguro y transparente. Ahora somos
capaces de baremar rápidamente nuestros procesos de gastos entre cientos de directores
de sucursal”.
8Empresa
La manera más sencilla de gestionar las finanzas de empresa
sin efectivo
El caso de Luxair
y la eliminación del
efectivo entre sus
guías turísticos
La aerolínea de Luxemburgo, Luxair, ha estado en activo durante más de 50 años y vuela a
muchos de los principales aeropuertos. Con una flota de 19 aviones, Luxair opera en cuatro
ámbitos relacionados con la aviación: transporte aéreo de pasajeros, funciones de operador
turístico, servicios aeroportuarios y manipulación de carga aérea.
El reto
El vicepresidente de finanzas de Luxair, Tineke Van Maerken, cuenta que antes de introducir
Payhawk, la aerolínea tenía cajas registradoras manuales para sus guías turísticos en 40
destinos. Cada uno de los guías turísticos presentaba un registro en Excel cada mes con co-
pias de los tickets escaneados. El equipo de contabilidad tenía que introducir manualmente
en el sistema de contabilidad toda la información de los papeles escaneados de más de 80
cajas registradoras.
Antes de pasarse a Payhawk, los empleados de Luxair tenían que abonar los gastos de
empresa desde su cuenta bancaria personal. Así, todos los recibos tenían que pegarse
manualmente a una hoja de gastos, se tenían que hacer dos copias y se enviaban al depar-
tamento de RR.HH. para su reembolso. Se trataba de un proceso lento y la aerolínea quería
mejorarlo.
Además, en ese momento, Luxair no tenía una visión general digitalizada del gasto de la em-
presa por categoría o por empleado y la extracción de datos era complicada. El proceso de
9Empresa
La manera más sencilla de gestionar las finanzas de empresa
sin efectivo
aprobación también era manual y requería la firma autorizada de un responsable a través de
un documento escaneado o por correo electrónico.
Luxair quería controlar sus gastos con mayor facilidad y saber quién estaba gastando,
cuánto y dónde, así que decidieron dejar de usar efectivo para los controles internos.
La solución
Gracias a Payhawk, ahora Luxair puede gestionar de forma centralizada los límites
de sus tarjetas y controlar mejor el gasto global de la empresa. La aerolínea tiene
información en tiempo real sobre lo que ha gastado en sus guías turísticos y ha digi-
talizado su proceso de autorización con éxito. Además, ahora, a final de mes, puede
generar automáticamente informes de gastos cuyo valor es enorme.
“
“Como administrador, puedo adaptar los límites de las tarjetas de forma instantánea
según las necesidades de la empresa. Todos los miembros tienen un límite mensual,
pero también pueden surgir gastos inesperados que superen el límite. El empleado
simplemente envía una petición a través de la aplicación de Payhawk para solicitar
fondos adicionales, incluyendo una explicación, y puedo aprobarla en el momento.
De esta manera nuestro equipo sobre el terreno se hace más fuerte”
-explica Van Maerken
10Empresa
La manera más sencilla de gestionar las finanzas de empresa
sin efectivo
Beneficios de eliminar
el efectivo en la empresa
Mayor seguridad
• Reduce el riesgo de robo y de mala gestión
• Reduce el precio del seguro de la empresa (al haber menos efectivo en la empresa)
Mejora la eficiencia
• Ahorra tiempo, ya que el recuento y gestión del efectivo es muy manual
• Ayuda a cerrar los libros de contabilidad más rápido cada mes
• Reduce la posibilidad de que se produzcan errores humanos (relacionados con el re-
cuento de efectivo)
• Permite una mayor agilidad en la toma de decisiones estratégicas con proyecciones
semanales -- y que haya liquidez
• Evita los retrasos en los pagos
Aumenta la transparencia
• Todas las ganancias y pérdidas de la empresa están en formato digital, lo que permite
ser 100 % transparente. La transparencia es esencial para las auditorías y otros tipos
de escrutinio de las operaciones empresariales
• Automatiza el proceso tributario de la empresa. Las transacciones digitales ayudan a
presentar la información fiscal en menos tiempo y con niveles muy bajos de error.
Comodidad
• Facilita la agilidad de los empleados. Tu equipo no tendrá que preocuparse de llevar
dinero encima o buscar el cajero más cercano para sus gastos de empresa
11Empresa
La manera más sencilla de gestionar las finanzas de empresa
sin efectivo
Pasos a seguir para olvidarte
del efectivo en tu empresa
Revisa cada opción para ver si tienes lo necesario para eliminar el efectivo en tu empresa.
¿Puedes eliminar el efectivo para pequeños gastos de empresa y dar
tarjetas de empresa al equipo?
No dejes que el dinero de pequeños gastos genere problemas y ralentice al equipo,
elimínalo con una tarjeta de empresa. También puedes dar tarjetas de empresa a cada
sucursal o tienda para que hagan los pagos que necesiten hacer.
¿Se pueden reembolsar digitalmente los gastos de los empleados?
Proporciona a tus empleados tarjetas de empresa que incorporen controles en tiempo
real, así como políticas de gasto. Así, podrás permitir el acceso a los recursos de la
empresa con mayor facilidad y olvidarte de todos los informes y reembolsos. Puedes
comprobar el ahorro en costes y tiempo con nuestra calculadora.
¿Existen opciones para que los proveedores operen sin efectivo?
Habilita los pagos a través del software de contabilidad o con integraciones de ERP. En
estos enlaces se explica el modo de hacerlo:
• Xero – vea el vídeo aquí
• Quickbooks – aquí puede leer el artículo
• SAP – descargue la guía aquí
Si no tienes un ERP o un software de contabilidad, busca soluciones de gestión de gastos
que incluyen capacidades de pago de facturas e integraciones, como es el caso de Payhawk.
¿Entiendes los posibles retos que pueden surgir?
Los empleados pueden ser reacios a aprender cómo usar una nueva herramienta o pro-
ceso. Sin embargo, en el caso de A.T.U, a los empleados les encantó trabajar sin efectivo
y prefirieron la experiencia y eficiencia de usar tarjetas de empresa.
Trabajar sin efectivo no es gratis. Pero con Payhawk, el cliente obtiene un 3% de cash-
back o reembolso con cada pago, lo que significa que el producto se paga solo.
Si te interesa saber cómo hacerlo, programa una demostración
aquí y te ayudaremos a dar el paso.
12Empresa
La manera más sencilla de gestionar las finanzas de empresa
sin efectivo
Nuestra historia
Payhawk es el sistema financiero del mañana que combina tarjetas de crédito, pagos, gastos y efectivo en una ex-
periencia integrada con tu contabilidad. Payhawk se fundó en 2018 y actualmente atiende a clientes en 28 países de
Europa desde sus oficinas en Londres, Berlín, Barcelona y Sofía. Payhawk disrumpe el mercado de gestión de gastos
mediante la combinación de productos financieros y de software en una única plataforma.
El producto está disponible para cualquier empresa registrada en Austria, Bélgica, Bulgaria, Croacia, República de
Chipre, República Checa República, Dinamarca, Estonia, Finlandia, Francia, Alemania, Grecia, Hungría, Irlanda, Italia,
Letonia, Lituania, Luxemburgo, Malta, Países Bajos, Polonia, Portugal, Rumania, Eslovaquia, Eslovenia, España,
Suecia y Reino Unido.
Casos de uso
Podcast
Historias de clientesTambién puede leer
