IFS 2020 - Informe de Sostenibilidad CHEC ...
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desa
IFS 2020
rro
Contratación
responsable
para el desarrollo local
llo
Hablar de contratación
responsable, implica el
aseguramiento de una gestión
transparente, legal y oportuna, en
un ambiente económico de
inclusión y legítima competencia;
demostrando la incorporación de
prácticas eficientes que agreguen
valor a la empresa y aporten al
crecimiento y fortalecimiento de
los proveedores y contratistas.
324 325
económico y competitivo favorable promueven el desarrollo sostenible y la
para la sostenibilidad. Por tal motivo, el competitividad de los territorios donde el
proceso de contratación debe concebirse Grupo EPM tiene presencia.
como un promotor de mejoras sociales,
integrando la generación de buenas Desarrollar capacidades locales y
condiciones laborales, la protección de fomentar la sostenibilidad con prácticas
los derechos humanos, la generación que promuevan el tejido empresarial
de ingresos para la comunidad y el local.
de capacidades en actores económicos crecimiento del tejido empresarial para
103-1
locales, regionales y nacionales para el mejorar la competitividad.
103-2
La contratación es una palanca fortalecimiento del tejido empresarial;
fundamental para aportar al logro de fomentando de esta manera la La generación de valor económico A través de la gestión de la cadena
los objetivos de desarrollo sostenible, sostenibilidad y la competitividad de los asociada a la gestión de la cadena de suministro de CHEC, se asegura
en especial para los objetivos 8 (Trabajo territorios en donde CHEC y el Grupo EPM de suministro, se consolida a partir de el aprovisionamiento de los bienes y
decente y crecimiento económico) y 12 hacen presencia. asegurar la adquisición de los bienes servicios necesarios para la prestación del
(Producción y consumo sostenible); a su y servicios en el tiempo requerido, la servicio de energía eléctrica con eficiencia
vez permite fomentar la sostenibilidad Todos los productos, servicios y cantidad, al precio justo y de acuerdo con y calidad en todo el territorio de Caldas
y la competitividad de los territorios del operaciones ofertados por CHEC; así como las especificaciones técnicas solicitadas; y Risaralda. Para lograr dicho propósito
área de influencia de la empresa; implica su e infraestructura, tienen un impacto demostrando la incorporación de todos los procesos de contratación en sus
la integración de criterios económicos, sobre el medio ambiente a lo largo de su prácticas eficientes que agreguen valor etapas precontractual, contractual y pos
sociales, éticos y ambientales en la ciclo de vida, desde el aprovechamiento a la empresa y aporten al crecimiento contractual buscan, de manera integral,
adjudicación y renovación de los contratos. de las materias primas, la producción, y fortalecimiento de los proveedores y cumplir con los estándares económicos,
Hablar de contratación responsable, hasta su utilización y eliminación. Una contratistas. Esta generación de valor debe sociales, éticos y ambientales definidos.
implica el aseguramiento de una gestión contratación con criterios de sostenibilidad complementarse con la incorporación
transparente, legal y oportuna, en un puede reducir notoriamente los efectos de criterios éticos y de transparencia, CHEC en el marco de su modelo de
ambiente económico de inclusión y negativos, marcando una diferencia pues con ello se contribuye a mejorar la Responsabilidad Social Empresarial,
legítima competencia; demostrando la tanto en el ámbito local como global. Así confianza y reputación de la empresa y reconoce que su actuar empresarial
incorporación de prácticas eficientes que mismo, las decisiones de contratación el Grupo EPM con los grupos de interés; en relación con su cadena de valor
agreguen valor a la empresa y aporten que buscan satisfacer las necesidades y permite responder desde el quehacer puede generar impactos en el entorno
al crecimiento y fortalecimiento de los y requerimientos de los negocios de de los negocios a las expectativas de la y los grupos de interés, a partir de las
proveedores y contratistas. Es por ello CHEC, conllevan repercusiones sociales sociedad y el Estado, con el fin de generar acciones que emanan de las operaciones
que la gestión de dicha actividad se que impactan la calidad de vida de más valor en términos de desarrollo. realizadas por su cadena de suministro;
hace partiendo del potencial productivo las personas que habitan su área dichos impactos están asociados a
de la región y procurando la generación influencia y el desarrollo de un entorno Criterios y prácticas de contratación que aspectos tales como trabajo decente,
326 327
derechos humanos y corrupción, entre Los Objetivos de Desarrollo Sostenible
otros, por tal razón el gestionar dichos (ODS).
aspectos, se convierte en un tema
relevante frente al cual se asumen Normatividad colombiana.
compromisos en el marco de la gestión
que las empresas tienen con este tema. Direccionamiento Estratégico.
De otro lado, es un tema que está Política de Gestión Integral CHEC:
directamente relacionado con el propósito, Lineamiento 1 y 3.
estrategia y objetivos organizacionales
definidos por CHEC y el Grupo EPM, Política Ambiental y de RSE de Grupo
su adecuada gestión en el marco de EPM.
la prestación de los servicios públicos,
impacta el crecimiento económico de los Política de Derechos Humanos.
negocios, el bienestar de las personas, el
cuidado del entorno como recurso vital Política de Relacionamiento con
para el desarrollo social y ambiental de Proveedores y Contratistas.
los territorios.
Código de Conducta de Proveedores
Para gestionar los diferentes aspectos y Contratistas.
asociados a este tema relevante CHEC
cuenta con una política de relacionamiento Manual de contratación.
con proveedores y contratistas, en la cual
se establecen, de cara a los impactos Principios Pacto Global.
generados por la cadena de suministro,
los lineamientos que guían el actuar Acuerdo por la sostenibilidad
Descripción de la Cadena de Suministro Gestión de Aspectos Ambientales en la
empresarial en pro de una contratación Andesco: Compromisos 1, 4 y 12.
Contratación
responsable y sostenible. Desarrollo y Acompañamiento de
Proveedores y Contratistas Gestión de Aspectos Éticos en la
Compromiso sectorial Acción Contratación
Por tal razón, en el marco de los Colectiva. Generación de Valor en la Cadena de
Abastecimiento Iniciativas para la Comunicación y el
compromisos empresariales con: Relacionamiento con Proveedores y
Gestión de Aspectos Sociales en la
Contratistas
Contratación
Administración de Inventarios
328 329
que CHEC utiliza para la ejecución Comercialización de energía
de la operación de generación Para la comercialización de energía,
termoeléctrica, es el combustible de CHEC compra energía en contratos
tipo líquido y gas, obtenido a precios y en bolsa con el fin de soportar la
competitivos a través de la celebración demanda de energía de los mercados
de contratos con los diferentes que atiende.
proveedores del país. Así mismo la
empresa celebra contratos con otros Abastecimiento de bienes y servicios
generadores, con el fin de respaldar El abastecimiento de bienes y servicios
la generación de energía eléctrica es una actividad que contribuye con
mientras se realizan las actividades la generación de valor de la empresa,
de mantenimiento a las plantas al suplir todas las necesidades de
y embalses, soportando de esta materiales, equipos, obras y servicios
manera el cargo por confiabilidad. de las diferentes áreas y negocios;
permitiendo su adquisición a través de
Transmisión de energía procesos de compra y contratación.
DESCRIPCIÓN DE LA Para la transmisión de energía, CHEC
CADENA DE SUMINISTRO
paga los servicios por conexión y uso Administración de inventarios
de redes al Sistema de Transmisión Proceso que garantiza la entrega
Nacional (STN). Lo anterior con el satisfactoria de los bienes y servicios
fin de transportar la energía hacia adquiridos por la empresa a quien
102-9 los centros de distribución. A su vez lo requirió, por tanto, se encarga
recibe pagos por la operación de dos de catalogar, recibir, administrar,
bahías de línea de 230Kv. custodiar y entregar los bienes
comprados. Adicionalmente,
La cadena de suministro de CHEC se Generación de energía Distribución de energía gestiona los recursos inventariables
estructura con base en las operaciones La principal materia prima para la CHEC, en sus centros de distribución, de la empresa para que tengan la
de generación, distribución y generación de energía en CHEC transforma la energía procedente adecuada rotación y gestión; a su
comercialización de energía. En cada es el agua; con el fin de acceder a del Sistema de Transmisión Nacional vez se encarga del aprovechamiento
una de estas operaciones, se desarrollan este recurso natural, la empresa (STN) y la distribuye a sus clientes a del material obsoleto, desmontado
diferentes actividades que se soportan realiza acuerdos con diferentes través del Sistema de Transmisión o dado de baja a través de ventas,
en la adquisición y el abastecimiento de corporaciones autónomas regionales Regional (STR). Para tal fin realiza donaciones o destrucciones que
insumos para la prestación del servicio para la concesión del uso del mismo. pagos y contratos por el uso del STR. permiten la disposición final de los
público de energía eléctrica, así: Por otro lado, la materia prima mismos.
330 331
Transmisión Distribución Comercialización
Generación de energía de energía de energía de energía
La principal materia prima para la generación de energía en CHEC es el agua; con el fin de Para la transmisión de energía, CHEC CHEC, en sus centros de distribución, Para la comercialización de energía, CHEC
acceder a este recurso natural, la empresa realiza acuerdos con diferentes corporaciones paga los servicios por conexión y uso transforma la energía procedente del compra energía en contratos y en bolsa con el fin
autónomas regionales para la concesión del uso del mismo. Por otro lado, la materia prima de redes al Sistema de Transmisión Sistema de Transmisión Nacional (STN) y la de soportar la demanda de energía de los
que CHEC utiliza para la ejecución de la operación de generación termoeléctrica, es el Nacional (STN). Lo anterior con el fin distribuye a sus clientes a través del Sistema mercados que atiende.
combustible de tipo líquido y gas, obtenido a precios competitivos a través de la de transportar la energía hacia los de Transmisión Regional (STR). Para tal fin
celebración de contratos con los diferentes proveedores del país. Así mismo la empresa centros de distribución. A su vez realiza pagos y contratos por el uso del STR.
celebra contratos con otros generadores, con el fin de respaldar la generación de energía recibe pagos por la operación de dos
eléctrica mientras se realizan las actividades de mantenimiento a las plantas y embalses, bahías de línea de 230Kv.
soportando de esta manera el cargo por confiabilidad.
Abastecimiento de bienes y servicios Administración de inventario
El abastecimiento de bienes y servicios es una actividad que contribuye con Proceso que garantiza la entrega satisfactoria de los bienes y servicios adquiridos por la empresa a quien lo
la generación de valor de la empresa, al suplir todas las necesidades de requirió, por tanto, se encarga de catalogar, recibir, administrar, custodiar y entregar los bienes comprados.
materiales, equipos, obras y servicios de las diferentes áreas y negocios; Adicionalmente, gestiona los recursos inventariables de la empresa para que tengan la adecuada rotación y
permitiendo su adquisición a través de procesos de compra y contratación. gestión; a su vez se encarga del aprovechamiento del material obsoleto, desmontado o dado de baja a través
de ventas, donaciones o destrucciones que permiten la disposición final de los mismos.
332 333Por lo anterior, se ha identificado altamente intensiva en mano de obra
que CHEC, para el desarrollo de sus y materiales para el mantenimiento
operaciones, y teniendo en cuenta las y construcción de la infraestructura
características específicas del sector, eléctrica.
cuenta con una cadena de suministro
Es importante aclarar que el número de contratistas según el tipo de contrato no es
equivalente al número total de contratistas, pues éstos, en muchos casos, ejecutan
contratos de diferente tipo, por lo que los valores presentados por cada rubro pueden no
*Proveedor: Se reconoce como toda persona natural o jurídica que puede o ha suministrado un coincidir con la sumatoria total.
bien o servicio a CHEC.
** Contratista: Se reconoce como el proveedor que actualmente suministra un bien o servicio a
partir de un contrato con CHEC.
*** Trabajador de Contratista: Se reconoce como toda persona que realiza una labor o presta un Cambios significativos en la organización
servicio para CHEC a través de un contrato firmado con un contratista.
y su cadena de suministro 102-10
En 2020, no se presentaron cambios que nacionales, donde se realizan revisiones
afectaran la estructura o tamaño de la periódicas con el fin de revisar temas que
organización ni el alcance o estructura puedan llegar a homologarse. Así mismo,
de su cadena de suministro. Teniendo en se ha dado continuidad al programa
cuenta que el trabajo de homologación de relacionamiento con proveedores,
es permanente, se dio continuidad a el cual permite, a través de diferentes
este trabajo para lo cual existe una estrategias, tener un contacto frecuente
reunión de integración y coordinación con el grupo de interés proveedores y
(RIC), en la cual participa EPM y las filiales contratistas.
334 335DESARROLLO Y Se realizaron eventos de formación se afectó ya que muchas actividades
ACOMPAÑAMIENTO DE
con la participación de la Unidad originalmente presenciales se
de Diversidad y Desarrollo de tuvieron que desarrollar de manera
PROVEEDORES Y CONTRATISTAS Proveedores de EPM. virtual. Al cierre del período 2020
se definieron los 3 desafíos más
Se compartió con los PYC todo 1 desafío abierto. Para el primer
lo relacionado al proceso de semestre del 2021 se espera realizar
inscripción en Ariba, se amplió la apertura de la convocatoria y
El desarrollo y acompañamiento de Es así como a través de los diferentes
la información y se revisaron escoger los proveedores con los
proveedores y contratistas de CHEC, se mecanismos ideados por la empresa
inquietudes sobre esta plataforma. cuales se realizará el desarrollo.
encuentra apalancado por la política como lo son las Jornadas Educativas,
*Durante los eventos y boletines
de relacionamiento con proveedores Encuentros de Comunicación, Mesas
se desarrollaron artículos para Del 21 al 24 de agosto se
y contratistas del Grupo EPM, la cual de Trabajo, Boletines, entre otros,
procura el establecimiento de relaciones CHEC gestiona el cumplimiento del reforzar los conocimientos en ARIBA realizó socialización a todos
de largo plazo con nuestros proveedores objetivo trazado; siempre buscando la y los beneficios que tiene para un los administradores o gestores
y contratistas con enfoque de beneficio sostenibilidad a través de la gestión proveedor estar registrado en la técnico-administrativos de la
mutuo y para la sociedad; enmarcadas de los diferentes grupos de interés y el plataforma. Durante el evento anual empresa del nuevo manual de
en la transparencia, igualdad de impacto que dicha gestión tiene sobre los del grupo EPM se desarrollaron administración contractual que entró
oportunidades y no discriminación; y territorios donde se tiene influencia por temas en los cuales se reforzó la a regir desde el 14 de septiembre.
siempre asegurando el cumplimiento parte de la empresa. importancia de la plataforma en los Se contó aproximadamente con
de nuestro compromiso con el medio procesos de contratación. la participación de 200 personas
ambiente y con el respeto por los con rol de administradores o con la
derechos humanos. Por tema de pandemia, el cronograma posibilidad de tener dicho rol.
Las actividades proyectadas para el trabajadores CHEC para socializar el
primer semestre del año sufrieron manual de administración de contratos y
Ajustar y ejecutar el Programa de Desarrollo de Proveedores, en su tercera cohorte,
algunas variaciones por la contingencia reforzar conocimientos en la plataforma
con un nuevo enfoque hacia la innovación
del COVID-19. Se tenían programados ARIBA, estos encuentros fue necesario
eventos de formación con los reprogramarlos y realizarlos de manera
336 337virtual para mantener la comunicación de pandemia, el cronograma se de contratación, administración y conocimiento, para implementar
actualizada con los gestores técnicos afectó ya que muchas actividades liquidación de contratos. programa de capacitación integral
administrativos sobre diferentes medidas originalmente presenciales fue para requeridores y gestores técnicos
a tomar de manera contractual frente a necesario desarrollarlas de Terminar con las siguientes etapas administrativos.
la situación por la pandemia, y activarlos manera virtual. Durante el período del Programa de Desarrollo
como multiplicadores de la información 2021 se espera terminar con las de Proveedores: convocatoria Llevar a cabo el prototipo de
con proveedores y contratistas. siguientes etapas: convocatoria empresas solucionadoras, selección contratación con el acompañamiento
empresas solucionadoras, selección solucionadores, sesiones de de Confluye y la participación de
Durante el 2020 fue necesario solucionadores, sesiones de formación, presentación propuesta las diferentes áreas, subgerencias
suspender algunos contratos por la formación, presentación, propuesta y y negociación, con una relación de y roles definidos. Este prototipo
contingencia del COVID-19. En total negociación. alianza estratégica y compromiso busca fortalecer la integración de
fueron 7 contratos suspendidos con la innovación. los actores, reconstruir el sentido y
entre los cuales se encuentran Los eventos 2020 programados expectativas sobre la contratación y
contratos de prestación de servicios con proveedores y contratistas se Elaboración de diseño instruccional, su impacto en la organización.
técnicos, instalaciones, obras civiles, realizaron de manera virtual y no de metodología y mapa de
mantenimientos, entre otros. manera presencial como siempre
se habían realizado. Igualmente, la
El convenio suscrito con Cámara de
Comercio de Manizales, a través
difusión de boletines y comunicados
se realizaron de manera virtual GENERACIÓN DE VALOR EN LA
del cual se ejecuta el Programa de
Desarrollo de Proveedores, tuvo que
debido a la contingencia de la
pandemia. A pesar de lo anterior,
CADENA DE ABASTECIMIENTO
ser prorrogado, lo anterior obedece la interacción con este grupo de
Para ejecutar el proceso de adquisición de bienes y servicios al interior de la empresa
al nuevo esquema de trabajo, donde interés se mantuvo, permitiendo
se han definido diferentes normas que reglan la contratación en CHEC. Dentro de éstas
se requirió el desarrollo de nuevas la actualización permanente y la
es posible diferenciar entre los conceptos de proceso de contratación y contrato, donde
actividades para alcanzar los objetivos relación activa con proveedores y
el proceso de contratación refleja las necesidades y cuantías estimadas para realizar la
propuestos en el convenio. Por tema contratistas.
contratación anual, y el contrato, por su parte, es la forma de materializar el proceso de
contratación.
Continuar con la socialización a los y reforzar los conocimientos en
trabajadores de CHEC del manual la Plataforma ARIBA. Con estas
de administración de contratos como actividades de formación se espera
parte de la cadena de suministro mejorar los tiempos en el proceso
338 339Es de aclarar que el número de contratos Contratación por procedencia.
gestionados no es equivalente al número
Contratación por modalidad.
Contratación por Tipo:
de contratistas, pues éstos en muchos
casos, ejecutan varios contratos de
diferente tipología, por lo que los valores Ajustes a la contratación.
La contratación en CHEC, para la el uno del otro por la naturaleza de
presentados por cada uno de los rubros adquisición de bienes y servicios, previsión a futuro (pedidos a demanda,
pueden no coincidir con la sumatoria Queremos resaltar que, respecto al
está enmarcada en cinco (5) tipos según necesidad), que tiene este último
final. reporte de valores de contratación,
contractuales principales: compraventa, que contrasta directamente con la certeza
se incluyen aquellos asociados a los
procesos de renovación contractual, es suministro, obra, prestación de servicios en el bien o producto, entrega específica
Con el fin de dar cuenta acerca de la
decir procesos en los cuales las partes se y consultoría. y precio que ofrece el primero.
gestión en contratación durante el año
2020, presentaremos el informe a partir obligan nuevamente al desarrollo de las
actividades pactadas y de acuerdo con Esta tipología obedece, principalmente, a A continuación, se presenta la contratación
de los siguientes aspectos:
los términos allí convenidos por acuerdo los objetos a contratar por la empresa y realizada por CHEC clasificada por
Contratación por tipo. entre ellas. a la forma de ejecución de los mismos. tipología contractual y el número de
A manera de ejemplo, los contratos de contratos asociadas a la misma.
compraventa y suministro se diferencian
Valor Contratación CHEC
340 341204-1
204-1
Contratación por procedencia:
CHEC, acorde con las necesidades de cuyo domicilio se encuentre ubicado
relacionamiento que van surgiendo, en los demás departamentos del
debe segmentar su grupo de interés, territorio colombiano.
proveedores y contratistas, para
comprender la dinámica de éste y Internacional: proveedores y
establecer acciones que propendan contratistas cuyo domicilio se
encuentre ubicado por fuera de
por el desarrollo de cada uno de ellos.
Colombia.
En tal sentido, se han generado 4
subgrupos según el origen del contratista
Con el fin de garantizar la adquisición de
entendiéndose estos como:
bienes y servicios con la oportunidad y
Local: proveedores y contratistas calidad requeridas; así como promover
cuyo domicilio se encuentre ubicado esquemas que aporten al fomento de la
en Manizales o Villamaría. productividad y el desarrollo económico
del país y la región. En 2020 fomentamos
Regional: proveedores y contratistas el desarrollo económico al establecer
cuyo domicilio se encuentre ubicado contratos con 568 empresas por valor
en Quindío, Risaralda y los demás de COP 131 023 millones, con alcance
NOTA: Respecto a la variación que se pueda presentar de las cifras reportadas en años anteriores, vale aclarar que
municipios de Caldas. nacional el 67,07%, local 29,12%, regional la contratación de CHEC se da dentro de un sistema de información el cual se actualiza periódicamente y cuyas
2,76% e internacional de 1,04%. variaciones en cifras como por ejemplo las tasas representativas de cambio de las diferentes monedas en las cuales
contrata CHEC, hace que se establezcan valores diferentes.
Nacional: proveedores y contratistas
342 343Contratación por modalidad: Ajustes a la contratación:
En el siguiente cuadro se excluyen las órdenes de compra por no estar vinculadas al
sistema de contratación que permite la siguiente clasificación y las renovaciones por
tratarse de un proceso especial.
CHEC, en el año 2020, adelantó un total compra de bienes inferiores o iguales a
de 161 procesos de contratación para 100 SMLMV CHEC, ejecuta la contratación
los procesos de servicios en todas sus a través de Órdenes de Compra que se
cuantías y para la contratación de bienes expiden previo proceso simplificado de
de mayor cuantía. Para los procesos de selección de contratista.
344 345Para determinar los contratos que por
Multas en la contratación: 414-1 414-2 su ejecución pueden llegar a tener
CHEC cuenta con una Política de impactos negativos reales o potenciales
Relacionamiento con proveedores y en materia social, se tienen en cuenta los
contratistas y un código de conducta para contratos de prestación de servicio, obra
proveedores, los cuales se configuran en y consultoría, pues los objetos que en
guías y marcos de actuación para quienes estos se ejecutan, tienen asociada mano
hacen parte de la cadena de suministro. de obra la cual puede llegar a verse
impactada significativamente de manera
Para la evaluación y selección de positiva o negativa en materia laboral, de
contratistas en materia social CHEC toma derechos humanos y corrupción, y a su
como referentes lo establecido en el vez pueden generar impactos sociales o
Código de Conducta para Proveedores comunitarios en el área de influencia que
y Contratistas del Grupo EPM, el cual para el caso de CHEC corresponde a los
considera aspectos como: departamentos de Caldas y Risaralda. De
este análisis se exceptúan los contratos
Derechos humanos. de compraventa y suministro.
GESTIÓN DE ASPECTOS SOCIALES
Prácticas laborales.
Por tal razón y en el marco de la debida
Calidad y Medio Ambiente. diligencia en la contratación, desde la
EN LA CONTRATACIÓN Corrupción y soborno.
planeación contractual, se implementan
análisis de riesgos económicos,
Protección de información. laborales, sociales, ambientales y de
corrupción que determinan la viabilidad y
Dichos aspectos recogen elementos controles a implementar en los procesos
Los procesos de contratación que favorable para la sostenibilidad. Por tal como trabajo decente, trabajo forzado de contratación. Posteriormente en los
buscan satisfacer las necesidades y razón la gestión de una contratación y discriminación, trabajo infantil, salud y términos de referencia de la contratación
requerimientos de los negocios de responsable debe considerarse como un seguridad en el trabajo, trabajo Infantil, se establecen clausulas asociadas al
CHEC, conllevan repercusiones sociales factor de mejoras sociales, que integran
cumplimiento de la normatividad, cumplimento de la normatividad, políticas
que impactan la calidad de vida de las la generación de buenas condiciones
protección y recuperación del ambiente, organizacionales como lo son la política
personas que trabajan en la cadena de laborales, la protección de los derechos
corrupción, fraude y soborno, entre otros. de Responsabilidad Social Empresarial
suministro, las personas y comunidades humanos, la generación de ingresos
(RSE), ambiental de DDHH, anticorrupción,
que habitan el área influencia; de igual para la comunidad y el fomento del tejido
forma, inciden en el desarrollo de empresarial local. de salud y seguridad en el trabajo, entre
un entorno económico y competitivo otras.
346 347La evaluación de dichos contratos y del proceso de contratación, donde por
contratistas, se hace a partir de las acciones parte de diferentes áreas se determina el
de gestoría técnica-administrativa que cumplimiento de la normatividad y de los
hacen los trabajadores de CHEC, donde requisitos exigidos previo a la adjudicación
se toma como base el cumplimiento de del contrato. El tercer momento de
compromisos legales y contractuales revisión es durante el inicio, ejecución y
establecidos en la solicitud de ofertas terminación del contrato a través de la
a cargo del contratista, los cuales, en gestoría técnica-administrativa la cual
relación con el tema de DDHH, respalda es ejercida por un gestor designado al
aspectos como: prohibición de mano de interior de la empresa. En ese sentido, la
obra infantil, remuneración justa y pago totalidad de los contratistas con contrato
oportuno de salarios y prestaciones, suscrito para la vigencia se reportan como
libertad de asociación, gestión de evaluados (excluyendo de esta revisión
condiciones de salud y seguridad en el los de órdenes de compra, compraventa y
trabajo, responsabilidad con el medio suministro, por ser contratos de ejecución
ambiente, comportamiento responsable, instantánea).
gestión anticorrupción, entre otras.
Para la vigencia 2020, se evaluaron 148
Es así que en CHEC, todos los procesos contratos en materia de DDHH, prácticas
de contratación agotan tres momentos laborales, repercusión social e impacto
importantes de revisión y evaluación en ambiental; los contratistas evaluados
materia económica, social y ambiental. representan el 100% de la contratación
El primero de ellos se da en el momento que en dicha vigencia cumple con los
en que se construyen las condiciones requisitos mencionados anteriormente.
de contratación donde, a los contratos En ese sentido, la totalidad de los
identificados como de alto riesgo se les contratistas con contrato suscrito para
hace una revisión exhaustiva por parte de la vigencia 2020 se reportan como
diferentes equipos con el fin de determinar evaluados.
los aspectos que se deben tener en
cuenta para mitigar la materialización
de riesgos e impactos de tipo legal,
ambiental, social y laboral. El segundo
momento, se da con la evaluación de
las ofertas de los diferentes participantes
348 349La evaluación de los contratistas, cuando se hacen renovaciones se da el resultado. Los cálculos, por ende, están tiempo. Para aquellos trabajadores
respecto a criterios relacionados con continuidad al proceso de evaluación de pensados para un solo trabajador, por lo con dedicación de tiempo diferente, se
prácticas laborales y repercusión social, prácticas laborales y repercusión social. cual, la cifra resultante se multiplica por realizó un nuevo cálculo aparte y al final,
se hace a partir de las gestorías técnicas- el número de trabajadores del contratista se sumaron los resultados de los cálculos
administrativas que hacen algunos Es importante tener en cuenta que los que tuviesen la misma dedicación de realizados por cada contratista.
trabajadores de CHEC, donde se toma contratos y contratistas evaluados e
como base los requisitos establecidos identificados en función de riesgos e
en las condiciones de contratación en impactos negativos significativos reales
materia laboral e impacto social. En y potenciales en relación con prácticas
esta categoría se evalúan los contratos laborales, impactos sociales, salud
de consultoría, prestación de servicios y seguridad en el trabajo, impacto
y obra; se exceptúan los contratos de ambiental, entre otros, se hace en un
compraventa y suministro. Es de anotar marco de probabilidad de ocurrencia y
que CHEC evalúa las prácticas laborales unas posibles consecuencias con lo cual
y la repercusión social por cada contrato no implica que se hayan materializado
realizado, independientemente de si lo dichos eventos.
ejecuta un mismo contratista. A su vez, 202-1
En relación con trabajadores de Como parte de los procesos de
Empleos Generados contratistas CHEC reconoce que la seguimiento y control de interventoría,
constitución de los salarios es potestad que están asociados a la gestión en
Desde el año 2016, por directriz de Grupo c) Un mes de trabajo equivale a 192 de los contratistas y se somete a materia contractual, en el año 2020 se
EPM se implementó una nueva forma horas. lo establecido por la Normatividad presentaron inconvenientes con dos
para calcular el número de empleos Colombiana en materia de salario mínimo de nuestros contratistas por no realizar
d) Un año de trabajo equivale a 2 304
externos generados; el nuevo método mensual legal vigente (SMMLV), a su vez los pagos de salarios y prestaciones
horas.
de cálculo utiliza el criterio de hombre/ se encuentra que los salarios pagados de acuerdo con lo establecido legal y
año equivalente, teniendo en cuenta los cumplen con dicha normatividad y contractualmente, por lo cual se tomaron
Es así que, se tomó cada caso en
siguientes parámetros: superan en la mayoría de los casos los las medidas contractuales y legales a
particular y se identificó el número de días,
semanas, meses o años laborados por valores pagados según las tendencias que hubo lugar. Así mismo, teniendo
a) Un día completo de trabajo de mercado. CHEC a través de las en cuenta los riesgos existentes por
el trabajador del contratista. Se convirtió
equivale a 8 horas. interventorías en contratación verifica solidaridad laboral, CHEC procedió a
dicha suma, teniendo en cuenta las cifras
b) Una semana de trabajo equivale a ya mostradas anteriormente y esto se que el pago de salarios, prestaciones y realizar algunos de los pagos para
48 horas. dividió por el número de horas laborales seguridad social se hagan de acuerdo posteriormente hacer reclamaciones a
que tiene un año (2 304), obteniendo así con lo establecido en la ley. través de las aseguradoras.
350 351a través de las gestorías técnicas- la vigencia se destaca el contrato para
Gestión en DDHH con contratistas administrativas o canales establecidos la prestación del servicio de vigilancia
por la empresa. y seguridad con la empresa Seguridad
Todos los procesos de contratación, y casos o denuncias formales a través de ONCOR L.T.D.A para los años 2019 – 2021.
subsecuentes contratos que se celebran las interventorías o canales establecidos
412-3
en CHEC hacen referencia, en sus por la empresa.
Todos los procesos de contratación, y 410-1
condiciones generales, al Código de
Conducta el cual es vinculante para el subsecuentes contratos que se celebran Respecto de la formación aplicables
contratista y contiene las obligaciones 407-1 en CHEC hacen referencia, en sus a terceras organizaciones que
que se han determinado necesarias para Respecto a proveedores y contratistas condiciones generales, al Código de proporcionan el servicio de vigilancia y
él en materia de Derechos Humanos. cuyo derecho a la libertad de asociación Conducta el cual es vinculante para el seguridad, se continuó con la gestión de
En tal sentido, se aclara que los 182 y negociación colectiva podría estar en contratista y contiene las obligaciones exigir la capacitación al 100% del personal
contratos celebrados en 2019 (incluyendo riesgo, la empresa reconoce que los que se han determinado necesarias en de seguridad de la empresa en materia
renovaciones y excluyendo las órdenes de contratistas y contratos de alta intensidad materia de Derechos Humanos. En tal de Derechos Humanos, contando así con
compra), cuentan con dicho clausulado y en mano de obra (consultoría, prestación sentido, se aclara que los 257 contratos 138 vigilantes para el 2020, reentrenados
por ende están sometidos a evaluación de servicios y obra), son aquellos que celebrados (incluyendo renovaciones en su totalidad en aspectos de Derechos
de derechos humanos por medio de están expuestos de manera significativa, y excluyendo las órdenes de compra) Humanos y Derecho Internacional
la interventoría en cumplimiento con lo por lo cual CHEC reconoce este como cuentan con dicho clausulado y por Humanitario en el marco del pensum
expuesto en el código de conducta del un derecho laboral el cual debe ser ende están sometidos a evaluación académico. Adicionalmente se realizaron
Grupo EPM. respetado, pues en su propia gestión es de derechos humanos por medio de acciones de sensibilización y capacitación
una empresa que garantiza el derecho de la gestoría técnica-administrativa en en sitio, haciendo uso de herramientas
Dentro de la contratación de CHEC, no asociación sindical, respeta y reconoce cumplimiento con lo expuesto en el didácticas para tal fin, lo que generó en
se ha encontrado en ningún momento, el desarrollo de actividades sindicales, código de conducta del Grupo EPM. el año 2020 un incremento en las horas
un riesgo latente de trabajo infantil, suscribe convenciones colectivas y Como acuerdo significativo de inversión de formación en materia de seguridad.
así como tampoco de exposición a cumple con esta y la normatividad vigente que incluye cláusulas de DDHH, para
trabajos peligrosos a dicha población en materia laboral.
ni se han reportado casos o denuncias
formales a través de la gestoría técnica- En tal sentido, no existen orientaciones o
administrativa o canales establecidos por políticas para proveedores que restrinjan
la empresa. el derecho de libre asociación. Igualmente,
en el marco del proceso contractual cada
contratista se somete en el desarrollo del
408-1 409-1 contrato y sus actividades a cumplir con
Para la vigencia 2019, CHEC no ha todos los aspectos que demande la ley
identificado proveedores con un riesgo en este y otros aspectos. Es de anotar
considerado crítico de explotación infantil que para la vigencia 2020, en CHEC no se
y de trabajo forzoso ni se han reportado reportaron casos o denuncias formales
352 353Para el año 2020 el programa “Alianza de Nacional, esté convenio va desde anualmente en revisión por la dirección, seguros y saludables, la mejora continua
las Empresas contra el Fraude” se unificó noviembre 2020 y finaliza en julio de con el fin de establecer si se cumple y y el desempeño eficiente. Cumple con las
con el programa “Frente de Seguridad 2022. sigue siendo pertinente. disposiciones legales vigentes aplicables
Empresarial” que tiene relación entre y administra los recursos necesarios,
la Policía Nacional y las empresas de Por un plan de ahorro y optimización de CHEC, para el desarrollo de sus para lograr la mitigación y control de
Caldas y Risaralda. recursos, se terminaron temporalmente actividades, gestiona la seguridad y salud los peligros identificados en aras del
los convenios que se tenían con la Policía en el trabajo y la prevención de los riesgos bienestar integral de la gente CHEC; para
De otro lado, en el período 2020 se Nacional. laborales de su gente, de los proveedores permitir la productividad y el desarrollo
suscribió un convenio con el Ejército y contratistas. Promueve la cultura del sostenible en la prestación del servicio.
autocuidado, el trabajo en ambientes
Comunicación y Promoción de los Derechos Humanos
Requisitos relativos a la salud y seguridad de los em-
Siguiendo con el plan empresarial de CHEC moderó e interactuó con este grupo pleados de contratistas y subcontratistas
Derechos Humanos y con el plan de de interés en temas como:
relacionamiento con Proveedores y
Contratistas del 2020, se llevó a cabo El programa de desarrollo de En el desarrollo de cualquier contrato evaluado por el Proceso de Seguridad
el Encuentro Anual de Proveedores y proveedores en convenio con Cámara con CHEC, un contratista deberá cumplir y Salud en el Trabajo de CHEC, una
Contratistas del Grupo EPM, el cual fue de Comercio de Manizales. mínimo con lo siguiente, sin perjuicio vez se haya adjudicado el contrato,
realizado con la participación de todas de que, por la naturaleza del contrato previo al inicio de actividades.
las filiales del Grupo en Colombia y con Compromisos empresariales en o su especialidad, se le exijan mayores
la novedad que se realizó por primera DDHH. condiciones:
Cumplir con las disposiciones y
vez de manera virtual por la plataforma recomendaciones de su asesor en
teams; en dicho espacio se contó con la Entrega de bienes en almacenes. Cumplir con la normatividad vigente Seguridad y Salud en el Trabajo y del
asistencia de 80 participantes en donde relacionada con la atención a los Proceso de Seguridad y Salud en el
aspectos de Seguridad y Salud en el Trabajo de CHEC. En caso de que se
Trabajo, además de las obligaciones incumplan con las recomendaciones
relacionadas con el pago de aportes generadas desde Seguridad y Salud
Políticas y requisitos relativos a la salud de salud, pensión, riesgos laborales, en el Trabajo, a través de la gestoría
y la seguridad de los empleados, con- aportes parafiscales y prestaciones técnica-administrativa del contrato,
tratistas y subcontratistas EU-16 sociales. se aplicarán las sanciones o multas a
que haya lugar.
La Política de Seguridad y Salud en el lineamientos, que corresponden al
Trabajo de CHEC, ha sido formulada por punto de partida para la formulación de Contar con un Sistema de Gestión
la alta dirección y expresa el compromiso objetivos, planes, programas, sistemas y en Seguridad y Salud en el Trabajo, Tener a disposición todos los
de la organización frente a la Seguridad sus actividades. La política de Seguridad de acuerdo con lo establecido en el elementos de protección personal,
y Salud en el Trabajo, a través de y Salud en el Trabajo, es evaluada Decreto 1072 de 2015, el cual podrá requeridos para cumplir con las
354 355tareas de acuerdo con los riesgos Garantizar que sus empleados,
identificados; deberá inspeccionar subcontratistas y personas bajo su
y mantener inventario suficiente dirección (proveedores, asesores y
para reemplazos en caso de daño o visitantes), cumplan con las normas
pérdida. Todos estos costos deberán de seguridad establecidas en las
presupuestarse dentro de los gastos instalaciones de CHEC y suspender el
de administración del contrato. personal a su cargo que no cumpla
con las mismas.
Porcentaje de Contratistas y subcon-
tratistas que han recibido algún tipo de
formación en salud y seguridad EU-18
GESTIÓN DE ASPECTOS
El nivel de cobertura de capacitación
al personal contratista en aspectos de
contratadas tanto en la potencialidad
como en la materialización de los
AMBIENTALES EN LA
Seguridad y Salud de Trabajo, responde al
direccionamiento del sistema de gestión
riesgos. En el año 2020, se intervinieron
62 contratos considerados críticos para
CONTRATACIÓN
frente a los requerimientos de ejecución el Sistema de Seguridad y Salud en el
de inducción en los aspectos generales y trabajo, definidos como aquellos que
específicos de las actividades a realizar, hacen parte de las actividades propias 308-1 308-2
que incluye entre otros, la identificación y el del negocio, tales como: mano de obra,
control de peligros y riesgos en su trabajo actividades que se realizan dentro de las Todos los servicios ofertados por CHEC, ambiente puede reducir notoriamente
y la prevención de accidentes de trabajo instalaciones o en la infraestructura de la tienen asociados la utilización de los efectos negativos, marcando una
y enfermedades laborales; partiendo empresa. Adicionalmente a los aspectos productos e instalaciones que generan diferencia tanto en el ámbito local como
de lo anterior, de la priorización de los relacionados con el seguimiento al SG SST, un impacto sobre el medio ambiente global.
riesgos potenciales y del comportamiento se verificó la definición y cumplimiento de
a lo largo de su ciclo de vida, desde el
de la accidentalidad, como punto de los protocolos de bioseguridad para la
aprovechamiento de materias primas, Al interior de los procesos de contratación
partida para inducir y formar a nuestro prevención y contención del coronavirus
la producción, hasta su utilización y de CHEC, se desarrollan diferentes
personal contratista se estableció un COVID-19.
alcance inicial y paulatino con aquellos eliminación. Una contratación con acciones y estrategias encaminadas a
que convergen según las actividades criterios de responsabilidad con el medio fortalecer la incorporación de criterios
356 357ambientales en el desarrollo de los
contratos gestionados por los diferentes
Durante el año 2020 y en el marco
de la implementación del sistema de GESTIÓN DE ASPECTOS ÉTICOS
negocios, algunas de ellas son: gestión ambiental, se continuó utilizando
y actualizando el Manual de criterios
EN LA CONTRATACIÓN
Inclusión de cláusula ambiental ambientales para la adquisición de
incorporada a todas las condiciones bienes, servicios y obras, el cual tiene
de contratación de los procesos por objeto establecer lineamientos Gestión de Aspectos Éticos en la Contratación
nuevos. ambientales para la contratación,
dentro del proceso de adquisición de
Acompañamiento en reuniones Otro factor relevante asociada a la negocios a expectativas de la sociedad
bienes, servicios y obras en CHEC, con
de inicio con contratistas para contratación y gestión de la cadena de y el estado, generando más valor en
el fin de asegurar la implementación de
definir obligaciones ambientales suministro es la incorporación de criterios términos de desarrollo. Es así que los
controles dentro de las condiciones para
y actividades a desarrollar para éticos y de transparencia, pues con ello aspectos éticos se aseguran a partir de
contratar bienes, servicios y obras, que
prevenir y mitigar impactos se contribuye a mejorar la confianza y la incorporación de cláusulas en términos
prevengan y minimicen la generación de
reputación de los grupos de interés sobre de referencia asociadas a contratación
Establecimiento de un formato e impactos ambientales negativos, y en el
la empresa y el Grupo EPM; y permite responsable y en el desarrollo de las
indicador de seguimiento a la gestión cual los contratistas y proveedores sean
responder desde el quehacer de los gestorías técnicas-administrativas.
ambiental de contratistas para tener conscientes de su accionar en el entorno.
trazabilidad de reuniones, revisión de
informes y vistas de campo.
205-3
Casos de corrupción confirmados y medidas tomadas
Para la vigencia 2020 CHEC no presenta trabajadores en el desarrollo de contratos;
casos confirmados en los que se haya ni se aplicaron sanciones o medidas
rescindido o no se haya renovado un disciplinarias asociadas a tal situación.
contrato con un socio empresarial debido Así mismo durante la vigencia se
a infracciones relacionadas con la ejecutaron 2082 consultas en materia
corrupción. De otro lado no se presentaron de Lavado de Activos y Financiación del
por parte de los gestores técnico- Terrorismo para asegurar la reputación de
administrativos, casos confirmados CHEC y el normal desarrollo de la actividad
de corrupción con contratistas y/o contractual. Dichas evaluaciones se
358 359hacen a todos los proveedores que se Línea telefónica: 018000522955 septiembre con proveedores regionales Seguridad y salud en el trabajo: SST y
presentan a los procesos de contratación, y nacionales (inscritos y no inscritos) del la nueva evaluación de desempeño.
sea de mayor o menor cuantía. Registro en página web del incidente: grupo EPM. Protocolos de seguridad COVID-19.
Registro Ariba: Procedimiento para el
CHEC con el fin de garantizar canales y En el evento se brindó capacitación
registro en el sistema de información,
mecanismos que permitan la denuncia general al grupo de interés en los
bondades de estar registrado en la
siguientes temas:
en materia de corrupción por parte plataforma.
de proveedores y contratistas y en el
Acontecer empresarial: Como va Charla externa: ¿Cómo enfrentar
desarrollo de la contratación, cuenta Contacto Transparente:
nuestra empresa. la incertidumbre ante el futuro
con un canal con alcance de Grupo EPM contactotransparente@epm.com.co emergente?.
denominado contacto transparente el
cual ofrece los siguientes medios:
INICIATIVAS PARA LA
COMUNICACIÓN Y EL
RELACIONAMIENTO CON
PROVEEDORES Y CONTRATISTAS
Durante el 2020, se llevaron a cabo los siguientes espacios para la comunicación y
CHEC Forma Región
relacionamiento con proveedores y contratistas:
CHEC al Día Es un espacio de fortalecimiento de la Proveedores y Contratista Grupo EPM, el
relación con los proveedores y contratistas cual fue realizado con la participación de
locales y regionales a través del desarrollo todas las filiales del Grupo en Colombia.
Se trata de un espacio informativo sobre de bienes y servicios, fortaleciendo la de sus capacidades y competencias
temas de interés común para la empresa cadena de suministro de CHEC. Para este que incrementen su competitividad. El encuentro se realizó el 11,12 y 13 de
y los Proveedores y Contratistas, que año, CHEC al Día se realizó por primera Este evento se realizó de una manera noviembre, algunos de los temas tratados
tienen como objetivo contribuir al vez de manera virtual por la plataforma diferente, ya que el evento quedo fueron:
aseguramiento del abastecimiento teams. El encuentro se realizó el 29 de incluido dentro del Encuentro Anual de
360 361Economía circular Grupo EPM. por cada filial, en sala CHEC tuvimos así que en este escenario se abordan el 11 de diciembre con la participación de
la participación de aproximadamente temas de interés como la planeación 242 proveedores regionales y nacionales
La importancia de los estudios de
80 proveedores y contratistas. Este fue de la contratación, actualidad de la del grupo EPM.
mercado en los procesos de compras
un encuentro de 2 horas donde CHEC contratación, resultados de la gestión
y contratación.
moderó e interactuó con este grupo de en materia de sostenibilidad y cambios Para esta versión, se trataron los
Los sistemas que soportan la interés en temas como: empresariales en contratación. En esta siguientes temas:
contratación. versión, además, se presentó el nuevo
El programa de desarrollo de
propósito empresarial y se dio una charla Proyectos de transmisión y distribución
Iniciativas para desarrollar proveedores en convenio con Cámara
sobre ciberseguridad, dada la relevancia de energía.
proveedores en el Grupo EPM. de Comercio de Manizales.
que tiene dicho tema en el día a día de
Proyectos de Generación de energía.
Compromisos empresariales en las organizaciones.
Los mitos y realidades en Salud y
Seguridad en el trabajo. DDHH. Plan de contratación 2021.
Para este año, el Encuentro Anual con
Entrega de bienes en almacenes. Proveedores y Contratistas se realizó Charla externa: Salud mental en
El 13 de noviembre se desarrolló un espacio
por primera vez de manera virtual por la tiempo de COVID-19.
plataforma teams. El encuentro se realizó
Encuentro Anual con Proveedores y Contratistas
El encuentro anual con proveedores de suministro de CHEC, información
y contratistas, se configura como un relevante para la gestión contractual
espacio de relacionamiento enfocado con la empresa, así como retroalimentar
hacia el dialogo y la comunicación, que acerca de la gestión organizacional
busca entregar a los actores de la cadena que impacta a este grupo de interés, es
362 363ADMINISTRACIÓN DE
INVENTARIOS
En un trabajo colaborativo con los permitiendo agilidad en los cargues
Teniendo en cuenta que los inventarios de la empresa, optimizando una porción negocios se logró reducir un 8% y descargues de materiales.
hacen parte del patrimonio de la del activo corriente así como del activo del inmovilizado en todo CHEC
empresa, desde el proceso de no corriente, mediante la administración correspondiente a COP 460 408 455 Además, se contribuyó con la
administración de inventarios no solo adecuada de los materiales, equipos y y en el inmovilizado por bodega, es implementación del modelo unificado
se aporta a la disposición de bienes repuestos, la gestión de inmovilizados y decir, el que es inmovilizado en una de planeación y presupuestación que
necesarios para la prestación del servicio el apalancamiento de indicadores como o varias bodegas, pero tiene rotación permite tener una visión unificada,
de energía eléctrica; sino que a su vez la rotación de inventario.
en otras se disminuyó el 30%. tomando acciones oportunas en el
se busca a portar a la salud financiera
abastecimiento de materiales por sus
Adicionalmente, se implementó la seguimientos.
ficha técnica para el inmovilizado
necesario para determinar qué Se logró la sensibilización y
materiales realmente se deben capacitación del personal impactado,
marcar con este criterio y poder hacer además de la parametrización en
seguimiento a dichos materiales y el sistema de información para
Realizar un trabajo conjunto con dar respuestas más rápidas a una depuración constante. aprovechar el cierre de año para las
los negocios con el fin de depurar necesidades inmediatas.
migraciones correspondientes.
los inventarios inmovilizados y con
Se trabajó en el diseño de una
baja rotación, gestionando las bajas Realizar el proyecto de unificación
herramienta que permitirá tener Si bien no se empezó con la
de materiales que no cumplen por de almacenes (en JDE) para mejorar
diferentes tableros de control para administración de los bienes “No
obsolescencia o deterioro. los niveles de inventario y la
el reabastecimiento de materiales, inventaríales”, se presupuestó para
disponibilidad del mismo.
Mejorar el diseño de la herramienta si bien no se tiene la totalidad de la el 2021 todos los recursos que se
de reabastecimiento, permitiendo Empezar a administrar los bienes misma ya se tiene el Datamart con requieren para la implementación,
que se involucren más variables en la que se compran en CHEC como toda la información que se requiere. adicionalmente se iniciaron las
misma. “No inventariables” para mejorar el parametrizaciones, perfiles y
control de los mismos y así optimizar Se inició el despacho paletizado de definiciones de dicha bodega de
Diseñar estrategias innovadoras que recursos financieros de las diferentes materiales a las bodegas de zona, control.
permitan optimizar las operaciones áreas de trabajo.
de los almacenes, el servicio y
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