En HORIZONTE 2020 Las reglas de participación - XXIII Seminario Asesores H2020, Segovia , 21 de Abril 2016 Andrés Martinez NCP de aspectos legales ...
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Las reglas de participación
En HORIZONTE 2020
XXIII Seminario Asesores H2020,
Segovia , 21 de Abril 2016
Andrés Martinez
NCP de aspectos legales y financieros
Representante CDTI en SOST
UNIÓN EUROPEA Fondo Europeo de Desarrollo Regional (FEDER) 2 (14/04/2016) Una manera de hacer Europa
Índice
1. Introducción: ¿estamos preparados?
2. Reglas de Participación en H2020
– Elegibilidad y financiación
– Costes Elegibles
– Terceras Partes
– IPR
3. Implementación
4. Próximas novedades
UNIÓN EUROPEA
Fondo Europeo de
Desarrollo Regional (FEDER) 3 (14/04/2016)
Una manera de hacer Europa
IPR PILOT PLANTS & EQUIPMENT COSTS
IN-HOUSE CONSULTANTS
¿ESTAMOS
EXCEPTIONS TO GENERAL RULES REMUNERATIONS
AUDITS
PREPARADOS?
THIRD PARTIES
HORIZON 2020
UNIÓN EUROPEA
Fondo Europeo de
Desarrollo Regional (FEDER)
ANNOTATED MODEL GRAN AGREEMENT
4 (14/04/2016)
Una manera de hacer Europa
Índice
1. Introducción: ¿estamos preparados?
2. Reglas de Participación en H2020
– Elegibilidad y financiación
– Costes Elegibles
– Terceras Partes
– IPR
3. Implementación
4. Próximas novedades
UNIÓN EUROPEA
Fondo Europeo de
Desarrollo Regional (FEDER) 5 (14/04/2016)
Una manera de hacer Europa
Elegibilidad de los participantes (I)
BENEFICIARIOS
Toda entidad legal (1) con personalidad jurídica (1) que cumpla con los requisitos
establecidos en las Reglas de Participación (RfP) y en los Programas de Trabajo (WP)
correspondientes.
REQUISITOS GENERALES DE PARTICIPACIÓN
Mínimo 3 entidades legales independientes de 3 Estados Miembros (EM) o Estados
Asociados (EA) diferentes (2)
(1) Las entidades sin personalidad juridica tienen que demostrar su capacidad de adquirir obligaciones legales y su capacidad
financiera y operativa
(2) Ver condiciones especiales en cada WP: Premios, Acciones ERC, MSC, SME instrument,, Delegated act for CLEAN SKY, CSA, etc.
UNIÓN EUROPEA
Fondo Europeo de
Desarrollo Regional (FEDER) 6 (14/04/2016)
Una manera de hacer Europa
Elegibilidad de los participantes (II)
PARTICIPACIÓN DE TERCEROS PAISES
• Apertura Generalizada (siempre que aporte valor al proyecto)
• Acciones focalizadas con socios internacionales (Targeted Actions)
• Acciones horizontales de Cooperación Internacional (Ex-INCO) en el SC 6
FINANCIACION DE TERCEROS PAISES
– Financiación automática para países que aparecen en los listados de los Anexos a los WP (BRIC y MEJICO
salen de esta lista)
– Financiación puntual:
• Si se indica explícitamente en la Convocatoria
• Si dicha financiación se enmarca en algún acuerdo bilateral en C&T con la UE
• Si la CE considera esencial su participación (proyecto por proyecto)
UNIÓN EUROPEA
Fondo Europeo de
Desarrollo Regional (FEDER) 7 (14/04/2016)
Una manera de hacer Europa
Instrumentos de financiación en H2020
“CLÁSICOS”
• Subvenciones (100% / 70% / %variable COFUND )
“NUEVAS” FORMAS DE FINANCIACIÓN DE LA INNOVACIÓN
• Pago contra resultados (“Output based funding”): Fase 1 del Instrumento
PYME (estudio de viabilidad: 50.000€),
• Compra pública pre comercial y Compra pública innovadora,
• Premios (de reconocimiento y para inducir actividades futuras),
• Instrumentos financieros “ampliados” (Prestamos, Garantías, Capital, etc.).
UNIÓN EUROPEA
Fondo Europeo de
Desarrollo Regional (FEDER) 8 (14/04/2016)
Una manera de hacer Europa
Condiciones de financiación
Tipo de ACCIÓN
Tipo de
Research and
ENTIDAD Innovation actions
Innovation
Non- Profit 100%
100%
Profit 70%
TASA fija para COSTES INDIRECTOS (25%)
SUBVENCIONES como principal instrumento de financiación,
1 TASA DE FINANCIACIÓN POR PROYECTO para TODOS los participantes.
UNIÓN EUROPEA
Fondo Europeo de
Desarrollo Regional (FEDER) 9 (14/04/2016)
Una manera de hacer Europa
REALES
Tipos de costes financiables
FLAT
RATE COSTES UNITARIOS
H2020 es un esquema de actuación indirecta de la UE en acciones de
LUMP
I+i. Por ello la EC rembolsa estas actividades de la siguiente manera: SUM
1. Costes Reales Directos
2. Costes Unitarios: Tarifas determinadas
por la CE (i.e: SME owners') o basada en
las practicas habituales del beneficiario
(i.e: average personnel costs)
3. Flat Rates (Tasas Fijas)
4. Lump-sums (Cantidades a tanto alzado):
Cantidad fija por la realización de
determinadas actividades (i.e: Phase 1 of
the SME instrument)
UNIÓN EUROPEA
Fondo Europeo de
Desarrollo Regional (FEDER) 10 (14/04/2016)
Una manera de hacer EuropaRequisitos generales de elegibilidad de los Costes (Art. 6.1 GA)
COSTES REALES
• Incurridos por el beneficiario
• Durante la duración de la acción (costes relacionados con la redacción y
presentación del final report: 60 días adicionales,
• Presupuestados en el Anexo 2,
• Conectados con los objetivos de la acción tal y como aparecen en el Anexo 1
• Registrados en la contabilidad el beneficiario,
• Cumplir con la normativa nacional a nivel fiscal y laboral,
• Ser razonables, justificables y en línea con el principio de economía y
eficiencia
UNIÓN EUROPEA
Fondo Europeo de
Desarrollo Regional (FEDER) 11 (14/04/2016)
Una manera de hacer EuropaCostes NO elegibles
• Dividendos,
• Gastos financieros,
• Provisiones,
• Intereses,
• Deudas de dudoso cobro,
• Pérdidas por cambio de moneda,
• Comisiones bancarias por transferencias recibidas desde la CE,
• Gastos irracional o excesivo,
• Costes incurridos durante el periodo de suspensión del proyecto,
• IVA recuperable.
NB: IVA NO recuperable es elegible en H2020 (prorrata aceptable e implica
ajuste del FORM C con los datos definitivos)
UNIÓN EUROPEA
Fondo Europeo de
Desarrollo Regional (FEDER) 12 (14/04/2016)
Una manera de hacer EuropaCategorías de Costes: Costes Directos vs Costes Indirectos
Coste Directo: Además de ser necesario para un proyecto, se corresponde con
recursos que de manera directa pueden atribuirse al proyecto.
Costes indirectos: nos referimos a aquellos que siendo necesarios para el proyecto,
su atribución a la actividad no es inmediata, sino que requiere de un ejercicio
analítico para su adecuada discriminación e imputación
EJEMPLOS DE COSTES DIRECTOS (controvertidos):
• Costes de personal de oficinas de proyectos (administrativos) se consideran habitualmente se como costes indirectos ,
salvo que la entidad los considere habitualmente como costes directos, efectúen tareas identificadas en el Anexo 1 y
puedan medirse (timesheets)
• Consumibles (costs of other goods and services): siempre que se pueda medir/demostrar su consumo directo por el
proyecto
UNIÓN EUROPEA
Fondo Europeo de
Desarrollo Regional (FEDER) 13 (14/04/2016)
Una manera de hacer EuropaCostes Directos: TIPOS
UNIÓN EUROPEA
Fondo Europeo de
Desarrollo Regional (FEDER) 14 (14/04/2016)
Una manera de hacer EuropaCostes Directos: Costes de PERSONAL
Generalidades
1. Costes de Personal propio: contrato de trabajo con el beneficiario
2. Contrato de trabajo con una tercera parte “adscrita” al beneficiario
3. Personas físicas contratadas directamente por el beneficiario con contratos no
laborales (autónomos, consultores “in-house”)
Metodo de
Calculo:
UNIÓN EUROPEA
Fondo Europeo de
Desarrollo Regional (FEDER) 15 (14/04/2016)
Una manera de hacer EuropaCostes Directos: Costes de PERSONAL
Costes de Personal propio
• No se distingue entre personal contratado ad hoc y el personal propio (o estatutario), pero se exige
vinculación contractual con él beneficiario.
• NO tiene porque ser un COSTE NUEVO. La institución podrá hacer luego con ese dinero lo que le
parezca oportuno (e.g .sistema de INCENTIVOS)
– OJO para evitar doble financiación: no podemos financiar el mismo ítem con dos subvenciones europeas
(i.e. Torres Quevedo, Ramón y Cajal, etc.)
Se pueden usar 2 métodos de calculo:
1. COSTES REALES DE PERSONAL (Actual Personnel Costs)
2. COSTES UNITARIOS DE PERSONAL:
• Fijados por la CE (propietarios de PYMES y personas NATURALES sin sueldo (Epígrafe A.4 del Anexo 2 = EUR
31,74/hora, en el caso de España)
• Para beneficiarios cuya práctica habitual es el uso medias de personal por categorías (average personnel costs). Se
pueden usar directamente por beneficiarios o solicitar de antemano un Certificado Metodológico que los acredite
(valido para todo H2020 + Certificados FP7 no son válidos). La metodología de calculo debe respetar los criterios de
elegibilidad (no incluir CI, Horas productivas establecidas en el GA, etc.)
UNIÓN EUROPEA
Fondo Europeo de
Desarrollo Regional (FEDER) 16 (14/04/2016)
Una manera de hacer EuropaCostes Directos: Costes de PERSONAL
Costes elegibles (RB + RA)
SUELDO “Remuneración básica” BONUS “Remuneración adicional”
Sueldo base Complementos por trabajo adicional o
+ diferente “expertise”
cuota patronal a SS • Solo para non-profit legal entities
+ • Limitado a 8.000€/persona/año
Otros impuestos • Sujeto a criterios específicos de
Hourly rate
+ elegibilidad:
Complementos por trabajo habitual, no dependen de – formar parte de la política habitual del
participación en un proyecto especifico beneficiario;
1. FIJOS: establecidos por contrato o por ley – criterios de cálculo sean objetivos;
– se pague siempre que se realice un determinado
trabajo;
2. VARIABLES
– sea de aplicación general con independencia del
• importes establecidos por contrato o por ley, origen de los fondos (No ligada a la propia
• condiciones objetivas (no arbitrariedad) participación en la acción europea
• De acuerdo a procedimientos internos del beneficiario concreta)
– esté directamente relacionado con el proyecto.
Ojo con la reciente exclusión de todas aquellas que estén directamente relacionadas con
objetivos comerciales, obtención de financiación externa, pago de divid/benef)
UNIÓN EUROPEA Overall performance (sales increase, market increase, improvement
Fondo Europeo de
Desarrollo Regional (FEDER) in financial17 (14/04/2016)
results, etc.) can activate a scheme of Bonus which could
Una manera de hacer Europa be eligible (to be included in next AMGA version)Costes Directos: Costes de PERSONAL
Cálculo
• El gasto de personal (HOURLY RATE) se calcula sobre la base del nuevo concepto de last closed
financial year
• Si el financial year no se ha cerrado a la fecha del reporting (31/3/2016), el beneficiario deberá
utilizar el ultimo año cerrado disponible (2015)
• Excepcionalmente cuando NO haya histórico se puede usar el dato real
Ventajas:
• No habrá ajustes en posteriores justificaciones
• Certeza legal
• Evita errores ligados a cálculos erróneos de fracciones de anualidades
UNIÓN EUROPEA
Fondo Europeo de
Desarrollo Regional (FEDER) 18 (14/04/2016)
Una manera de hacer EuropaCostes Directos: Costes de PERSONAL
Horas productivas
1720 Horas anuales
Obligatoria si el contrato no especifica el “working time” ó si no se pueden determinar las horas laborables anuales
Horas productivas individuales
Número de horas reales trabajadas por una persona (horas laborables según contrato, convenio laboral o
legislación + las horas extras - absentismo)
Horas productivas estandar
El mayor número entre: Horas productivas habitualmente empleadas por el beneficiario y el 90% de las horas
laborables según contrato, convenio laboral o legislación
Se deducen las bajas de maternidad/paternidad (en todos los casos)
En ningún caso se pueden cargar más horas al proyecto de las utilizadas para calcular el hourly rate
Es deseable que un beneficiario use una modalidad de manera genérica, aunque puede optar por variaciones según categoría.
En caso de cambio de método, debería realizarse sobre ejercicios económicos cerrados.
UNIÓN EUROPEA
Fondo Europeo de
Desarrollo Regional (FEDER) 19 (14/04/2016)
Una manera de hacer EuropaCostes Directos: Costes de PERSONAL
Costes de Personal propio: otros
• Costes de contratación: NO elegibles como regla general (salvo en ERC)
• Contratos de formación (100%): NO elegibles
• Indemnizaciones por despido: NO son elegibles salvo que provenga de una obligación legal
(calculo en proporción al tiempo dedicado al proyecto) y se devenga durante la duración del
proyecto.
• Teletrabajo: Se acepta si es practica habitual de la entidad y se rige por una normativa
interna clara y es posible identificar y justificar las horas dedicadas al proyecto
• Contribuciones en especie (coche de empresa, tickets restaurante, etc.): SI elegibles si son
practica habitual de la entidad y cumplen con todos los criterios generales de elegbilidad
UNIÓN EUROPEA
Fondo Europeo de
Desarrollo Regional (FEDER) 20 (14/04/2016)
Una manera de hacer EuropaCostes Directos: Costes de PERSONAL
Otros costes de Personal (no propio)
• Consultores in-house: Coste de personas físicas trabajando para el beneficiario (part-time or
full-time) con un vínculo contractual distinto al laboral y cumpliendo unas determinadas condiciones:
– Contrato entre la persona y el beneficiario (no con una empresa)
– Contrato por horas (no por resultados)
– trabajar bajo las instrucciones del beneficiario y en principio en las instalaciones del beneficiario;
– el resultado del trabajo pertenece al beneficiario y
– su coste no difiere de manera significativa del personal realizando tareas similares bajo contrato laboral). Se
justifican como gasto de personal.
• Su remuneración se basa en working hours (time sheets)
• Coste de estas personas se calculará al igual que para el personal del beneficiario y como HOURLY
RATE se utilizará el que aparezca en el contrato.
• Si el contrato fija un coste total pero no establece un número de horas, estos costes deberán
declararse como “purchase of service (Art 10) or subcontract (Art 13) y NO como costes de personal.
UNIÓN EUROPEA
Fondo Europeo de
Desarrollo Regional (FEDER) 21 (14/04/2016)
Una manera de hacer EuropaCostes Directos: Costes de PERSONAL
Costes Unitarios para SME-Owners
Lanzado en FP7 para dar respuesta a dedicación de propietarios de PYMEs (y
personas físicas), que participan en acciones y no tienen sueldo asignado.
Se financia bajo Coste Unitario lo que implica:
- Debe estar recogido como tal en el anexo II
- Solo hay que documentar (TS) las horas trabajadas
1) Toma como referencia el valor de ‘Mobility allowance’ de MSCA: 4.650 € /mes
2) Se indexa al igual que en MSCA. En el caso de España: 97,6 %
3) Se calcula bajo la fórmula de 1.720 horas productivas
UNIÓN EUROPEA
Fondo Europeo de
Desarrollo Regional (FEDER) 22 (14/04/2016)
Una manera de hacer EuropaCostes Directos: Costes de PERSONAL
Registro de tiempos
HORAS DEDICADAS / IMPUTADAS (Time Records) – EC TEMPLATES disponibles
1. Recomendable usar “time sheets” escritos (o electrónicos) como mínimo validados por la persona que trabaje en la acción y
sus supervisores con carácter al menos, mensual (con detalle diario preferiblemente). Full-time recording system no es
obligatorio (http://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/other/legal/templ/tmpl_time-records_en.pdf)
2. No es necesario para personas que trabajen exclusivamente en la acción, suficiente con una declaración del beneficiario
(http://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/other/legal/templ/tmpl_decl_excl-work_en.pdf)
3. Obligación de guardar documentos originales por 5 años (Vs 2 para Auditorias). También aplica a las Linked TP
UNIÓN EUROPEA
Fondo Europeo de
Desarrollo Regional (FEDER) 23 (14/04/2016)
Una manera de hacer EuropaCOSTES DIRECTOS
COSTES DE PERSONAL: TIMESHEETS
UNIÓN EUROPEA
Fondo Europeo de
Desarrollo Regional (FEDER) 24 (14/04/2016)
Una manera de hacer EuropaCOSTES DIRECTOS
COSTES DE PERSONAL: Certificado Personal Exclusivo acción
UNIÓN EUROPEA
Fondo Europeo de
Desarrollo Regional (FEDER) 25 (14/04/2016)
Una manera de hacer EuropaCostes Directos: OTROS COSTES DIRECTOS
VIAJES Y DIETAS
– Practicas habituales (dietas vs justificación de gastos reales, economy vs
businness) – NO “flat rates” como en FP7
– Justificar la relación del viaje con el proyecto (agendas, actas, hojas de
asistencia, etc.)
– Documentación apropiada para justificar el gasto (extracto VISA no es
suficiente, guardar tarjetas de embarque)
– El IVA NO recuperable (o NO identificable) es elegible
– Los gastos de desplazamiento para el KoM pueden ser anteriores al
proyecto siempre que :
• El KoM tenga lugar durante el periodo del proyecto y
• Se justifica que es la opción más económica (NB: si el importe es significativo,
el AMGA recomienda consultarlo con el PO)
UNIÓN EUROPEA
Fondo Europeo de
Desarrollo Regional (FEDER) 26 (14/04/2016)
Una manera de hacer EuropaCostes Directos: OTROS COSTES DIRECTOS – EQUIPOS
• Amortización de equipos, infraestructuras y otros bienes usados en
proyecto (en proporción al uso/”full capacity”!)
– En Algunos casos se podrán recoger el 100% del coste de compra de equipos,
infraestructura u otros bienes si se especifica en el WP
– Alquileres (incluyendo los impuestos y tasas no deducibles) siempre que sea
demostrable que precio es igual o inferior a compra y quitando gastos financieros
extras asociados al propio alquiler, leasing, rental, etc..)
• Importe a justificar para AMORTIZACIONES siguiendo la siguiente formula:
%
Coste de %
adquisición
x Amortización x Utilización
x Días/365
anual
UNIÓN EUROPEA
Fondo Europeo de
Desarrollo Regional (FEDER) 27 (14/04/2016)
Una manera de hacer EuropaCostes Directos: OTROS COSTES DIRECTOS – EQUIPOS
PROTOTIPOS Y PILOTOS
Como declarar un PROTOTIPO-PILOTO:
¿ Seguirá siendo utilizado/valor contable a la finalización del proyecto?
• SI: AMORTIZACION
• NO ¿SE PUEDE DESMONTAR?
• NO: Gasto del proyecto al 100%
• SI:
– Amortización de la parte reutilizable
– Gasto del proyecto de la parte NO reutilizable
Caso en el que se podrá imputar el 100% de coste de PROTOTIPOS-PILOTOS, cuando se cumplan estos
3 requisitos:
1. La construcción del prototipo-piloto es parte de las actividades del proyecto (Anexo 1)
2. Costes incluidos en el Prespuesto del Anexo 2
3. Los costes son elegibles y estan contabilizados en las cuentas del beneficiario de acuerdo a sus
practicas habituales y los estandares de contabilidad nacionales
UNIÓN EUROPEA
Fondo Europeo de
Desarrollo Regional (FEDER) 28 (14/04/2016)
Una manera de hacer EuropaCostes Directos: OTROS COSTES DIRECTOS
Compra de bienes, trabajos y servicio (Art. 10 GA)
1. Contratos ordinarios para la compra de bienes, servicios u obras necesarios para la ejecución de la acción y con relación
directa con el proyecto
2. No se tienen que incluir en el Anexo 1 y no cubren acciones del proyecto como tales
3. Servicios no científico-técnicos limitados por regla general en coste y alcance,
4. Respetar la regla de mejor relación Calidad-Precio (Best Value for money) y evitar conflictos de interés,
5. Precio pagado suele incluir un margen de beneficio,
6. IVA NO recuperable es elegible,
7. OJO con las facturas internas (Asegurarse que es el coste real),
– Generan Costes Indirectos,
– Ejemplos:
- Consumibles y suministros, - Certificados de Auditoría,
- Publicaciones y actividades de difusión, - Traducciones,
diseminación (incluyendo “open access “ durante la acción) - Organización de eventos,
- Gastos IPR (incluyendo costes para proteger los resultados y - Catering,
royalties pagados por derechos de acceso necesarios para la acción). - Etc.
UNIÓN EUROPEA
Fondo Europeo de
Desarrollo Regional (FEDER) 29 (14/04/2016)
Una manera de hacer EuropaCostes Directos: OTROS COSTES DIRECTOS
Large Research Infrastructures (LRI)
• Fórmula para “directizar algunos costes indirectos” (gastos de
capitalización y gastos operativos) de determinadas entidades
• Aprobación de la metodología “ex-ante” por la CE
• Condiciones para ser considerado gran infraestructura
• Guía en el Art. 6.2.D.4, pág. 69 a 80 del AGA y Procedimiento
(http://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/grants_manu
al/hi/large_infra/h2020-hi-large-infrastructures-ass_en.pdf)
– Valor superior a 20 Millones de € por beneficiario
– Coste de la LRI debe representar como mínimo un 75% del activo del Beneficiario en
el ultimo balance aprobado
UNIÓN EUROPEA
Fondo Europeo de
Desarrollo Regional (FEDER) 30 (14/04/2016)
Una manera de hacer EuropaINGRESOS (Art. 5.3.3 MGA)
PRINCIPIO DE NO-BENEFICIO
Principio de NO-BENEFICIO: Las contribuciones europeas se
minoraran si fuera necesario para cumplir esta condición:
Contribución de la CE Total Gastos elegibles
+ ≤
Ingresos del proyecto del proyecto
• Novedad H2020: A diferencia de FP7, el análisis de Beneficio se realiza a nivel de CONSORCIO,
NO de beneficiario (OJO: prever procedimiento relacionado con ingresos en el CA)
• Los INGRESOS se declaran en el ultimo informe:
– Contribuciones financieras (financial contributions”) de terceros para uso especifico en la acción
– Contribuciones en especie (“in-kind contributions”) de terceros proporcionadas de manera gratuita y para uso especifico en la
acción (siempre que sean declaradas como coste elegible)
– Ingresos generados por la acción (excepción: explotación de resultados)
– Ingresos generados por la venta de bienes adquiridos bajo el GA con el limite del coste imputado a la acción
UNIÓN EUROPEA
Fondo Europeo de
Desarrollo Regional (FEDER) 31 (14/04/2016)
Una manera de hacer EuropaPRESUPUESTO DE LOS PROYECTOS H2020
A NIVEL DE PROPUESTA
UNIÓN EUROPEA
Fondo Europeo de
Desarrollo Regional (FEDER) 32 (14/04/2016)
Una manera de hacer EuropaPRESUPUESTO DE LOS PROYECTOS H2020
ESTADOS FINANCIEROS (ANEXO 2)
• Incluye las siguientes partidas:
– Costes Directos de Personal (A) • No hay limites cuantitativos ni % entre tipos de Costes
– Subcontrataciones (B)
– Coste de proporcionar Apoyo Financiero a terceros (C)
– Otros Costes Directos (D) • Aviso automático del PP cuando Other Direct Costs >15%
– Costes Indirectos(E) Personnel Costs, es necesario detallar esos Other Direct
– Unit Costs especiales (F) Costs
– Ingresps
– Gastos totakes /Contribución UE
– Costes de contribuciones de terceros trabajando fuera de las instalaciones del beneficiario
UNIÓN EUROPEA
Fondo Europeo de
Desarrollo Regional (FEDER) 33 (14/04/2016)
Una manera de hacer EuropaTerceras Partes UNIÓN EUROPEA Fondo Europeo de Desarrollo Regional (FEDER) 34 (14/04/2016) Una manera de hacer Europa
Terceras Partes: 4 Preguntas clave
UNIÓN EUROPEA
Fondo Europeo de
Desarrollo Regional (FEDER) 35 (14/04/2016)
Una manera de hacer EuropaTerceras Partes
“The beneficiaries must have the appropriate resources (technical and financial) to implement
the action”. “Other entities which participate in the action but do not sign the GA (including
entities linked to the beneficiaries) are considered as ‘third parties involved in the action” (Art. 8
GA)
TERCERA PARTE: cualquier entidad legal que no firma el GA, pero que de una forma u otra
está presente en el desarrollo del proyecto.
Reglas generales:
1. Necesarias para implementar la acción y uso de forma EXCEPCIONAL (no es una
herramienta adhoc para agregar artificialmente beneficiarios).
2. La responsabilidad ante la EC es del beneficiario
3. Tanto las cuentas del Beneficiario como las de la TP son auditables
4. Acceso al Portal del Participante es exclusivo del Beneficiario
5. Siempre es recomendable introducir la TP en la descripción del beneficiario
UNIÓN EUROPEA
Fondo Europeo de
Desarrollo Regional (FEDER) 36 (14/04/2016)
Una manera de hacer EuropaTerceras Partes
• Art. 9: Implementación de la acción por terceros que no reciben financiación
• Art. 10: Compra de bienes, trabajos o servicios
• Art. 11: Uso de contribuciones in-kind de terceros contra pago
• Art. 12: Uso de contribuciones in-kind de terceros sin contraprestación
• Art. 13: Implementación de tareas por entidades subcontratadas
• Art. 14: Implementación de tareas por terceras partes vinculadas
• Art. 15: Apoyo Financiero a terceras partes
UNIÓN EUROPEA
Fondo Europeo de
Desarrollo Regional (FEDER) 37 (14/04/2016)
Una manera de hacer EuropaTerceras Partes: Beneficiarios que NO reciben EU funding
(Art. 9 GA)
• Se consideran beneficiarios,
• Suelen ser socios de terceros países (no incluidos
en el Anexo General A),
• Sus tareas tienen que aparecer en el Anexo 1 y sus
costes (aunque no sean elegibles) en el Anexo 2
(aunque no se tendrá en cuenta para calcular la
contribucion EU)
• Tienen la obligación de implementar la acción y en
función de su estatus/tareas en el proyecto están
exentos de algunas obligaciones recogidas en el GA
(justificaciones, auditorías, controles, etc.)
UNIÓN EUROPEA
Fondo Europeo de
Desarrollo Regional (FEDER) 38 (14/04/2016)
Una manera de hacer EuropaTerceras Partes: Tipologías
Si aportan recursos
Artículo 11: Uso de contribuciones in-kind de terceros CON contraprestación
• Caso en el que hay una tercera parte que provee un recurso a un beneficiario con pago
de por medio. Ejemplo: Personal, uso de equipo, acceso a recursos de investigación, …
• La elegibilidad estará sujeta a:
- La TP y ese recurso debe estar incluido en el Anexo 1
- Siempre en base a coste real (sin margen comercial si 25% de OH)
- Documentar la cesión del recurso (y su uso)
• Como hay pago queda registrado en la contabilidad del beneficiario.
UNIÓN EUROPEA
Fondo Europeo de
Desarrollo Regional (FEDER) 39 (14/04/2016)
Una manera de hacer EuropaTerceras Partes: Tipologías
Si aportan recursos
Artículo 11: Uso de contribuciones in-kind de terceros SIN contraprestación
• Caso en que un beneficiario tiene un recurso que un tercero le cede sin pago y que usa
para el proyecto.
• Debe estar preferentemente reflejado en el anexo I (sección 4),
• Además para la elegibilidad hay que tener en cuenta que debe haber un acuerdo general
(no cesión específica)
• Bajo este artículo entran por ejemplo las fundaciones de Centros Públicos creadas para
gestionar sus proyectos (incluyendo el Art. 41.2.b) en caso de coordinación): ‘authorisation
to administer’
UNIÓN EUROPEA
Fondo Europeo de
Desarrollo Regional (FEDER) 40 (14/04/2016)
Una manera de hacer EuropaTerceras Partes: Tipologías
Si aportan recursos
Art. 11 vs Art 12: Elementos comunes y diferencias
Elementos comunes:
• Sólo Cesión de Recursos: humanos, materiales,….
• No puede haber régimen comercial
• No debe ser un socio el cedente
• TP auditable
Diferencias:
• Art. 12 debe haber una cesión general al beneficiario y no específico
• Art. 11 conviene que exista un acuerdo de la cesión y de la contraprestación
UNIÓN EUROPEA
Fondo Europeo de
Desarrollo Regional (FEDER) 41 (14/04/2016)
Una manera de hacer EuropaTerceras Partes: Tipologías
Si llevan a cabo parte del trabajo
Subcontrataciones (Art. 13 GA)
• Cubren partes limitadas del proyecto (salvo en la Fase 2 del SME Instrument);
• Respetar los principio de mejor relación CALIDAD-PRECIO y evitar conflictos de intereses,
• Asegurar que la mayor parte del trabajo de I+D se realice en los Estados miembros o asociados,
• Las tareas a subcontratar deben estar en el Anexo 1 y el coste estimado en el Anexo 2
• Responsabilidad siempre del beneficiario,
• El subcontratista no tiene derechos ni obligaciones en relación con la CE ni con el resto del
consorcio PERO puede ser auditado
– Algunas tareas del coordinador no pueden subcontratarse (Art. 41.2 (b): vis a vis de la CE, revisión y enviar informes ,
entregables y cualquier otro documento requerido por la CE, realizar pagos al resto de beneficiarios, etc.)
– Prohibida la Subcontratación entre beneficiarios y a entidades afiliadas (excepto que exista un framework contract)
UNIÓN EUROPEA
Fondo Europeo de
Desarrollo Regional (FEDER) 42 (14/04/2016)
Una manera de hacer EuropaTerceras Partes: Tipologías
Si llevan a cabo parte del trabajo
Linked Third Parties (Art. 14 GA)
• Legal link entre PYMES “no ligadas” bajo la SME Recommendation (linked or partner)Terceras Partes: Tipologías
Financial support to third parties (Art. 15 GA)
• OJO: NO interpretar que aplica a todas las TP
• Solo para casos específicos (COFUND: “cascading grants”)
• Ex-clausula Especial 42 de FP7
• Limite máximo de 60.000 € para cada TP (no es una norma
general para todas las TP)
Ejemplos:
• Apoyo financiero a usuarios finales previsto en algunas convocatorias
• Premios
UNIÓN EUROPEA
Fondo Europeo de
Desarrollo Regional (FEDER) 44 (14/04/2016)
Una manera de hacer EuropaReglas de Explotación, Diseminación e IPR
Orientaciones Generales
Proyectos colaborativos
• Participar en un proyecto colaborativo implica compartir conocimientos , no
sólo en relación con los resultados que vamos a obtener, sino también a la
propiedad intelectual que vamos a aportar al proyecto para alcanzar los
objetivos.
• Muy importante desarrollar una estrategia de Uso (explotación) y
Diseminación de los resultados
• La IP/explotación se evalúa en el apartado de Impacto e Implementación
UNIÓN EUROPEA
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Desarrollo Regional (FEDER) 45 (14/04/2016)
Una manera de hacer EuropaReglas de Explotación, Diseminación e IPR
Orientaciones Generales
• PROPIEDAD DE LOS RESULTADOS
• Los conocimientos resultantes del proyecto son PROPIEDAD de
el(los) participante(s) que los ha(n) generado.
• Novedad H2020: cambio terminología Foreground por Results
• PROPIEDAD DEL BACKGROUND
• Cada Beneficiario es y continua siendo el propietario de su
background, incluso si contribuye con él al proyecto o ha
concedido derechos de acceso a otros Beneficiarios.
• Novedad H2020: Obligación para los participantes de definir por escrito el Background que
aportan al proyecto (lista positiva o negativa)
UNIÓN EUROPEA
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Una manera de hacer EuropaReglas de Explotación, Diseminación e IPR
Orientaciones Generales
• PROTECCIÓN DE LOS RESULTADOS
– Si es posible, razonable y justificado (explotación comercial), cada participante debe proteger adecuadamente sus
resultados explotados comercial o industrialmente,
• Cualquier forma de protección es valida (Patente, Marca, Diseño industrial, Copyright, secreto comercial, confidencialidad)
• Respetar los legítimos intereses de otros beneficiarios
– Si no se protegen la UE puede asumir su propiedad
Novedad H2020: Obligación de informar a la CE si hay intención de abandonar la protección o no extenderla
• EXPLOTACION DE LOS RESULTADOS
– Hacer lo posible (best efforts) para explotar (comercial o Investigación) sus resultados directa o indirectamente
– Las transferencias de propiedad deben notificarse previamente a los otros participantes que tienen derecho a
oponerse
– Las licencias son posibles siempre que se respeten los derechos de acceso correspondientes. Licencias exclusivas
son posibles si los otros participantes ceden sus derechos de acceso
– La CE puede objetar las transferencias de propiedad o licencias exclusivas a TP establecidas fuera de la UE / AC
por razones de seguridad, competitividad y ética)
Novedad H2020: Obligaciones adicionales de explotación se pueden incluir en el GA
UNIÓN EUROPEA
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Una manera de hacer EuropaReglas de Explotación, Diseminación e IPR
Orientaciones Generales
• DISEMINACIÓN DE LOS RESULTADOS
Salvo que vaya en contra de sus intereses legítimos, el beneficiario tienen la obligación de diseminar los resultados (tras
decidir sobre su protección),
Obligación de comunicar la intención de diseminar con al menos 45 días de antelación
– Obligación de comunicar la NO intención de proteger los resultados
– Algunos formas de Diseminación: Website, Presentaciones en conferencias, Publicaciones.
• Open Access to Scientific Publications: es una obligación Novedad en H2020 (OJO: La
obligación NO es publicar, sino que si se hace, se haga en Open Access). Doble vía:
- GOLD WAY: Cubierto por autores (prepago)
- GREEN WAY: repositorios abiertos tras periodo de embargo
• Open Access to Research Data: experiencia piloto a definir en los WP (posibilidad de “Opt-
Out for legitimate reasons” la EC no lo chequeará “trust based approach”)
NB: Coste de publicar Open Access es ELEGIBLE
UNIÓN EUROPEA
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Una manera de hacer EuropaReglas de Explotación, Diseminación e IPR
Derechos de Acceso
• Para implementar la acción: acceso a Background/Results a beneficiarios “on a royalty free basis”,
• Para explotar los resultados: acceso a Background a beneficiarios /affiliates in MS/AC “under fair and
reasonable conditions” (puede incluir royalty free),
Novedad H2020: Se establecen Derechos de Acceso para las instituciones EU (policy making purposes) y para
los Estados Miembros (Security)
UNIÓN EUROPEA
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Una manera de hacer EuropaReglas de Explotación, Diseminación e IPR
The EUROPEAN IPR HELPDESK
Documentacion de interés publicada:
IP Management in Horizon 2020: project proposal
IP management in Horizon 2020: grant
preparation
How to manage IP in Horizon 2020: project
implementation and conclusion
(https://www.iprhelpdesk.eu/library/fact-sheets)
Etc.
UNIÓN EUROPEA
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Desarrollo Regional (FEDER) 50 (14/04/2016)
Una manera de hacer EuropaÍndice
1. Introducción: ¿estamos preparados?
2. Reglas de Participación en H2020
– Elegibilidad y financiación
– Costes Elegibles
– Terceras Partes
– IPR
3. Implementación
4. Próximas novedades
UNIÓN EUROPEA
Fondo Europeo de
Desarrollo Regional (FEDER) 51 (14/04/2016)
Una manera de hacer EuropaPRINCIPALES CONTRATOS ASOCIADOS A PROYECTOS H2020
ACUERDO DE CONSORCIO (CONSORTIUM AGREEMENT)
• Obligatorio (salvo indicación expresa en el WP) – Art. 41.3 GA
• Documento privado, que no puede contravenir lo establecido en las RFP, ni en el MGA
• Recoge todos los detalles en relación con los derechos y obligaciones de los participantes,
• 3 grandes bloques principales:
• Gobernanza de la acción: normas de funcionamiento interno y resolución de conflictos,
• Explotación de resultados y IPR
• Régimen de pagos y distribución de los fondos.
• Modelos Disponibles
– DESCA (http://www.desca-2020.eu)
– EUCAR (http://www.eucar.be)
– DIGITAL EUROPE (http://www.digitaleurope.org/Services/H2020ModelConsortiumAgreement.aspx)
Más detalle: for establishing a consortium agreement:
http://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/other/gm/h2020-guide-cons-a_en.pdf
UNIÓN EUROPEA
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Desarrollo Regional (FEDER) 52 (14/04/2016)
Una manera de hacer EuropaVerificación de la Capacidad
Financiera (FVC)
“Both beneficiaries and coordinators must have a sufficient financial capacity to be able to implement the action (i.e.
achieve its expected objectives and results)”.
• Ex-Ante (participantes tienen a su disposición una herramienta de auto-evaluación:
http://ec.europa.eu/research/participants/portal/desktop/en/organisations/lfv.html)
• Ex-Post (Tras evaluación positiva y solo para aquellos beneficiarios que sean coordinadores y con presupuesto
total incluya una aportación UE de 500.000€). FV valida para 18 meses
• Que parámetros financieros se evaluan?
- La liquidez - La solvencia
- La autonomía financiera - La rentabilidad
• Resultados: Good / Acceptable / Weak / Insufficient
• Si WEAK: no podrá ser coordinador y si tiene linked third parties con presupuesto superior al 50% de la contribución UE solicitada, la CE les
pedirá que acepten una responsabilidad conjunta y solidaria. En cualquier caso, la decision final sobre la participación de una entidad con
una FVC “WEAK”, depende del Authorising Officer
• Si INSUFFICIENT: no podrá participar en el proyecto
Todo contacto con la REA a través del PP
UNIÓN EUROPEA
Fondo Europeo de
Desarrollo Regional (FEDER) 53 (14/04/2016)
Una manera de hacer EuropaImplementación: Pagos
Pagos al Coordinador que tiene la obligación de distribuirlos a los Beneficiarios “without
unjustified delay” (Art. 27.1 GA) – Aclarar en el Acuerdo de Consorcio.
PREFINANCIACION
• Pago de la Prefinanciación: 30 días a partir de la última de las dos fechas (ENTRADA EN VIGOR o INICIO)
• Importe: mínimo un 5% y normalmente el 100% de la contribución financiera media por periodo (Art. 21.2 GA)
• Del importe de la prefinanciación se descontará un 5% de la contribución máxima (art. 5.1) en concepto de fondo de garantía.
PAGOS INTERMEDIOS
• La CE realizará los pagos intermedios al coordinador en un plazo máximo de 90 días desde la recepción de los informes
periódicos;
• Importe máximo : Importe máximo financiable - Pre-financiación – 5% DE Retención Fondo de garantía - 10% de retención
PAGO FINAL
• La CE realizará al coordinador el pago final en un plazo máximo de 90 días desde la recepción del informe final. Este pago
incluirá el 5% destinada al inicio para el fondo de garantía y el 10% de retención
UNIÓN EUROPEA
Fondo Europeo de
Desarrollo Regional (FEDER) 54 (14/04/2016)
Una manera de hacer EuropaImplementación: Entregables e Informes
ENTREGABLES
• Información adicional a los informes periódicos y finales (software, listas, brochures, etc.)
• Aparecen en la “list of deliverables” del Anexo 1
INFORMES TECNICOS Y FINANCIEROS
• PERIODIC REPORTS (regla general 18 meses): descripción y justificación del trabajo
realizado, progreso, cuestionario, resúmenes para publicar, declaraciones de costes
individuales, explicaciones del uso de recursos, plan para explotación y diseminación, etc.
• FINAL REPORT (60 días tras la fecha del ultimo periodo): resumen final para publicación,
CFS si fuera necesario.
• No incluir información confidencial o “EU classified”
• Enviados por el coordinador (CoCo): se informa automáticamente al resto de socios
UNIÓN EUROPEA
Fondo Europeo de
Desarrollo Regional (FEDER) 55 (14/04/2016)
Una manera de hacer EuropaImplementación: Amendments (Art. 55 GA)
Cambios que (a priori) SI necesitan Amendments
1. Añadir/Quitar beneficiarios a iniciativa de los propios beneficiarios o de la CE,
2. Añadir/Quitar linked third parties
3. Cambios relacionados con el coordinador: cambio de coordinador, cuenta bancaria,
autorización de administrar
4. Cambio de beneficiario debido a un “Partial takeover”
5. Cambio Fecha de inicio, duración de la acción o de las reporting periods
6. Cambio de titulo/acronimo del proyecto
7. Cambios significativos en el Anexo 1: tareas añadidas / suprimidas, inclusión de
terceras partes de los Art. 11, 12, 13 y14
8. Cambios significativos en el Anexo 2: que afecten al Anexo 1, cambios a formas de
costes que no estaban previstas en el Presupuesto original
UNIÓN EUROPEA
Fondo Europeo de
Desarrollo Regional (FEDER) 56 (14/04/2016)
Una manera de hacer EuropaImplementación: Amendments (Art. 55 GA)
Cambios que NO necesitan Amendments
1. Transferencias de PRESUPUESTOS entre socios, linked third parties o categorías de costes, siempre que la
acción se implemente como se describió en el Anexo 1 y no implique cambios en los tipos de costes (no
recogidos en Anexo 2)
2. Si los gastos elegibles son inferiores a los estimados, la diferencia se puede traspasar a otro beneficiario u
otra categoría de coste
3. Cambio de beneficiario debido a un universal takeover (In FP7: ‘universal transfer of rights and
obligations’, UTRO (salvo en el caso del Coordinator)
4. Cambios de nombre o dirección en beneficiario/coordinador/linked third party
5. Cambios en el nombre del banco, dirección de la sucursal, o titular de la cuenta (solo requiere validación
en el PP)
UNIÓN EUROPEA
Fondo Europeo de
Desarrollo Regional (FEDER) 57 (14/04/2016)
Una manera de hacer EuropaImplementación: Amendments (Art. 55 GA)
Excepciones: “Simplified approval procedure”
1. Los beneficiarios pueden hacer cambios relacionados con las Subcontrataciones
(Art. 13, excepto en el caso de PCP/PPI) y las contribuciones in-kind (Art. 11 y 12)
sin solciitar un amendment
2. Se deberan justificar en el informe tecnico (section ‘unforeseen subcontractor’)
y no deben poner en duda las condiciones de otorgamiento de la subnevcnion
3. La aprobacion del siguiente informe periodico/final validará dichos cambios
(riesgo de no aprobacion y rechazo de sus costes asociados s recae totalmente en
los beneficiacios
4. No es aplicable a las Linked Third Parties (Art. 14)
UNIÓN EUROPEA
Fondo Europeo de
Desarrollo Regional (FEDER) 58 (14/04/2016)
Una manera de hacer EuropaImplementación: Amendments (Art. 55 GA)
Procedimiento
• Solicitud a través del PP (My Area)
• El coordinador entrega y recibe las solicitudes
de amendment de parte de los beneficiarios
(Anexo 3)
• La notificación debe incluir:
– Las razones
– Los documentos justificativos necesarios, y
– Para cambios de coordinador sin su
acuerdo, su opinión por escrito
• Si la parte que recibe la solicitud esta de
acuerdo , debe firmar el amendment a través
del PP en 45 días desde su notificación. Si no
está de acuerdo debe comunicarlo por la
misma vía en el mismo plazo
UNIÓN EUROPEA
Fondo Europeo de
Desarrollo Regional (FEDER) 59 (14/04/2016)
Una manera de hacer EuropaImplementación: Controles y Auditorias
1. AUDITORÍA DE COSTES (Certificate on the Financial Statement: CFS)
• Obligatoria solo cuando contribución europea
Tipos de Costes recogidos en el GA:
por proyecto y beneficiario supere los 325.000 € Costes a tener en
1.COSTES REALES (REAL COSTS)
cuenta para el
2.COSTES UNITARIOS DE PERSONAL (AVERAGE PERSONNEL COSTS) minimo exigido
3.COSTES UNITARIOS (UNIT COSTS) para presentar
4.TARIFAS FIJAS (FLAT RATE COSTS)
5.TANTO ALZADO (LUMP SUM COSTS)
• En el momento de reclamar el “payment of the balance” (pago final)
• Gasto de la Auditoria SOLO es elegible (Art. 10 GA) cuando es OBLIGATORIO
• Emitido por Auditores externos (ROAC) utilizando el modelo del Anexo 5
• CFS se envía y es un coste elegible al final del proyecto aunque se pague y reporte en informes previos
2. AUDITORIAS METODOLÓGICAS para definir Costes Unitarios (costes medios de personal) y LRI
• Cuando la CE acepte este CoM, se deberá utilizar para TODAS las acciones financiadas por H2020 y la
CE no podrá atribuirle errores sistémicos o recurrentes
UNIÓN EUROPEA
Fondo Europeo de
Desarrollo Regional (FEDER) 60 (14/04/2016)
Una manera de hacer EuropaImplementación: Controles y Auditorias
En H2020 = Menos Controles y
Auditorias!!! (5-7%)
3. CONTROLES: La CE/Agencia directamente o a través de expertos externos puede chequear y/o solicitar
información adicional al beneficiario y terceras partes en cualquier momento.
4. REVISIONES: La CE/Agencia directamente o a través de expertos externos puede revisar la correcta implementación
técnica por parte del beneficiario y/o terceras partes en cualquier momento y hasta 2 años tras el “payment of the balance”
5. EX-POST AUDITS
• Calidad de la implementación financiera
• Por la propia CE, empresas de auditoria contratadas por la CE, Corte de Auditores ó OLAF
• A partir de la presentación del primer Certificado de Costes y hasta 2 años después del “payment of the
balance”.
ERRORES SISTEMATICOS (EXTRAPOLACIONES )
Cuando la CE detecta errores sistemáticos, propone 3 opciones al beneficiario para el resto de proyectos de la entidad:
1. Recalcular el importe real y preciso para cada proyecto
2. Extrapolar el error en la categoría de coste dónde se ha localizado
3. Extrapolar el error sobre el total de gastos
UNIÓN EUROPEA
Fondo Europeo de
Desarrollo Regional (FEDER) 61 (14/04/2016)
Una manera de hacer EuropaÍndice
1. Introducción: ¿estamos preparados?
2. Reglas de Participación en H2020
– Elegibilidad y financiación
– Costes Elegibles
– Terceras Partes
– IPR
3. Implementación
4. Próximas novedades
UNIÓN EUROPEA
Fondo Europeo de
Desarrollo Regional (FEDER) 62 (14/04/2016)
Una manera de hacer EuropaPróximas novedades: Actualización del AMGA
• No formal amendment to on-going grant agreements
• However, retroactive application to on-going grants of the changes which are to the benefit of the
beneficiaries
• The other changes will be applied only to grant agreements with the new provisions
1. Increased flexibility for budget transfers (example from actual to unit cost within personnel costs) –
Articles concerned 4.2, 6.1, 6.2 and Annex 2a;
2. New option to calculate the hourly rate per month;
3. Possibility to partially suspend the payment of the balance – Article concerned 48;
4. Changes due to the revision of Financial Regulation (mostly clarifications or changes in terminology) –
Articles concerned: 5.3, 45, 48, 49 and 50
5. New obligation to indicate the communication activities in the periodic technical report – Article
concerned 20.3;
6. Enhanced focus on the obligation to comply with ethical and research integrity principles – Article
concerned 34.1.
UNIÓN EUROPEA
Fondo Europeo de
Desarrollo Regional (FEDER) 63 (14/04/2016)
Una manera de hacer EuropaUNIÓN EUROPEA Fondo Europeo de Desarrollo Regional (FEDER) 64 (14/04/2016) Una manera de hacer Europa
Para cualquier Información Adicional, consulte con los
NCP para Temas Legales y Financieros:
1. Gonzalo Arévalo (Instituto de Salud Carlos III)
Av/ Monforte de Lemos, 5 - 28029 Madrid
Tel. +34 91 822 20 69
Email: garevalo@eu-isciii.es
2. Carmen Hormigo (CSIC)
Serrano 117 - 28006 Madrid
Tel: +34 91 568 18 30
E-mail: c.hormigo@orgc.csic.es
3. Andrés Martinez (CDTI-SOST)
Rue du Trône, 62 (7th floor) - 1050 Bruselas
Tel + 32 2 289 26 95 / 96
Email: andres.martinez@sost.be
4. Anxo Moreira (OTRI Universidad de Vigo):
Edificio Xerencia, Campus Universitario – 36310 Vigo
Tel +34 986 81 20 52
E-mail: anxomoreira@uvigo.es
UNIÓN EUROPEA
Fondo Europeo de
Desarrollo Regional (FEDER) 65 (14/04/2016)
Una manera de hacer EuropaGracias por su atención… UNIÓN EUROPEA Fondo Europeo de Desarrollo Regional (FEDER) 66 (14/04/2016) Una manera de hacer Europa
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