PAQUETE DE LOGÍSTICA DE INSCRIPCIÓN Nº 1 - Seminario para Primeros Vicegobernadores / Gobernadores Electos de Distrito Q Center - St. Charles, IL ...
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Seminario para Primeros
Vicegobernadores / Gobernadores
Electos de Distrito
Q Center - St. Charles, IL, EE.UU.
PAQUETE DE
LOGÍSTICA DE
INSCRIPCIÓN Nº 1
[Type text]
Estimado Primer Vicegobernador / Gobernador Electo de Distrito: ¡Esperamos poder darle la bienvenida al Seminario para PVGD / GED 2020! Una vez más, celebraremos el Seminario para PVGD / GED en el Q Center de St. Charles, Illinois. El Q Center está aproximadamente a 35 millas al oeste de Chicago y es el centro de conferencias más grande del medio oeste de los EE. UU. En el Q Center se llevan a cabo capacitaciones para ejecutivos de las compañías de Fortune 500, así como conferencias para asociaciones y eventos especiales. Las instalaciones son extraordinarias y proporcionan todas las amenidades necesarias para los participantes, incluyendo hotel y restaurantes, todo en un mismo sitio. Los PVGD / GED DGE pasarán una semana dedicada a la capacitación, se tomarán fotos con el Vicepresidente y visitarán la oficina internacional. Los PVGD / GED se beneficiarán de establecer contactos con otros PVGD / GED de todo el mundo y compartir ideas mientras se preparan para dirigir sus distritos el próximo año. El equipo de la oficina internacional espera poder trabajar con usted mientras se prepara para asistir al Seminario y se compromete a hacer que este evento sea memorable y productivo. Saludos cordiales. Equipo del Seminario para PVGD / GED 2020 FVDG/DGE LM 1A.es-ES. 2
Paquete de logística para la Inscripción en el
Seminario para PVGD / GED
Adjunto encontrará información referente a sus preparativos para el Seminario
para Primeros Vicegobernadores (PVGD) / Gobernadores Electos de Distrito (GED)
2020 programados en el Centro Q de St. Charles, IL, EE.UU.
El Seminario para Primeros Vicegobernadores / Gobernadores Electos de Distrito
ofrecerá oportunidades de aprendizaje para ayudar a los PVGD / GED a prepararse para
su gestión como gobernador de distrito. El seminario incluirá capacitación especializada,
la oportunidad de tomarse fotos con el Vicepresidente Internacional Juez Haynes
Townsend y una visita a la oficina internacional. El Seminario para PVGD / GED en St.
Charles es exclusivamente para los Primeros Vicegobernadores / Gobernadores Electos
de Distrito. Los acompañantes y / o invitados no pueden asistir.
En esta remesa encontrará información sobre cómo:
• Enviar el formulario de inscripción y viaje de los PVGD / GED 2020 a LCI para el
Seminario para PVGD / GED 2020 en St. Charles, IL, EE.UU.
• Inscribirse y reservar su habitación en el Q Center en St. Charles, IL, EE.UU.
• Reservar los pasajes aéreos a St. Charles, IL, EE.UU.
• Inscribirse para el Seminario para PVGD / GED 2020 y la Convención
Internacional en Singapur
Lea atentamente la información que contiene este documento. Asegúrese de enviar el
Formulario de inscripción y viaje de los PVGD / GED 2020 al Departamento de
Inscripción y Reservas de la oficina internacional no más tarde del 21 de octubre de
2019 para que pueda recibir el enlace para la inscripción y reserva en el Q Center, así
como para hacer los arreglos de los pasajes aéreos.
Se le enviará por correo electrónico un segundo paquete de logística en enero de 2020
y dicho paquete incluirá información detallada sobre el Q Center, instrucciones de viaje
para su llegada a St. Charles, IL, traslados de ida y vuelta del aeropuerto al Q Center y el
programa del Seminario. Las instrucciones para la inscripción en la Convención de
Singapur se incluirán en el paquete de enero de 2020.
El paquete final de logística se enviará por correo electrónico en mayo de 2020 e
incluirá información detallada sobre el Seminario para PVGD / GED y la Convención
Internacional de Singapur, confirmaciones de inscripción y reserva de hotel y el programa
del Seminario y de la Convención Internacional.
Habrá disponible información actualizada en el sitio web de la asociación: www.lionsclubs.org
(busque “SEMINARIO PARA PVGD/GED”)
¡Esperamos poder darle la bienvenida en Sr. Charles!
2020 FVDG/DGE LM 1A.es-ES. 3
¡Marque la fecha en su calendario!
Lunes, 21 de octubre Fecha límite para enviar el formulario de inscripción y
viaje para el Seminario para PVGD / GED 2020 a la
oficina internacional
Viernes, 29 de noviembre Fecha límite para reservar los pasajes aéreos para el
Seminario para PVGD / GED 2020 en el Q Center
Viernes, 13 de diciembre Fecha límite para la inscripción y reserva de habitación
en línea en el Q Center.
Enero de 2020 Segundo paquete de logística con información detallada
sobre el Q Center, instrucciones de viaje para su
llegada a St. Charles, IL (incluidos los traslados de ida y
vuelta del aeropuerto) y el programa del Seminario.
Lunes, 10 de febrero Fecha de registro en el Q Center
Viernes, 14 de febrero Fecha de salida del Q Center
Jueves, 27 de febrero Fecha límite para inscribirse para el Seminario para
PVGD / GED 2020 y la Convención Internacional en
Singapur
Viernes, 13 de marzo Fecha límite para enviar TODAS las cuentas de gastos
de transporte para la capacitación en el Q Center al
Departamento de Contabilidad de la oficina
internacional
Mayo de 2020 Paquete final de logística que incluye información y el
programa del Seminario para PVGD / GED y la
Convención Internacional en Singapur, confirmaciones
de inscripción y reserva de hotel para Singapur e
instrucciones de viaje, incluidos los traslados de ida y
vuelta del aeropuerto a su llegada a Singapur.
2020 FVDG/DGE LM 1A.es-ES. 4
Inscripción, alojamiento y viaje al
Seminario para PVGD / GED
¡Empecemos!
Paso 1: Complete el formulario de inscripción y viaje del Seminario para PVGD /
GED 2020 y envíelo a la oficina internacional en dgeseminar@lionsclubs.org no más
tarde del lunes 21 de octubre
El Seminario para PVGD / GED en St. Charles, IL, EE.UU. es exclusivamente
para los Primeros Vicegobernadores / Gobernadores Electos de Distrito. Los
acompañantes y / o invitados no pueden asistir.
Recibirá un mensaje de correo electrónico de la oficina internacional confirmando
el recibo de su formulario de inscripción y se le enviarán detalles a través de un
enlace sobre cómo regístrese y reservar su habitación en el Q Center, y
reservar sus pasajes aéreos.
Paso 2: Reserve los pasajes aéreos.
Revise las instrucciones para reservar el viaje en DOCUMENTO ADJUNTO Nº 2
correspondiente al país donde reside.
Todas las reservas de pasajes aéreos de los PVGD / GED deben gestionarse a
través de la agencia de viajes aprobada por la asociación antes de la fecha límite
del viernes, 29 de noviembre de 2019.
Comuníquese con la agencia de viajes y reserve su viaje.
Siga las instrucciones del DOCUMENTO ADJUNTO Nº 2 referentes al pago /
reembolso del pasaje aéreo.
La oficina internacional recibirá una copia del itinerario de su aerolínea para
organizar los traslados del aeropuerto al Q Center. Notifique a la oficina
internacional si planea extender su estadía más allá de las fechas aprobadas por la
asociación.
Paso 3: Inscríbase y reserve su habitación de hotel para el Seminario para PVGD /
GED en el Q Center
La oficina internacional le proporcionará un enlace para inscribirse en el Seminario
para PVGD / GED y reservar su habitación de hotel en el Q Center para el
viernes, 13 de diciembre de 2019. Este enlace es exclusivamente para el primer
vicegobernador / gobernador electo de distrito y no debe compartirse con otros.
Introduzca todos los datos necesarios y haga clic en ENVIAR para completar la
inscripción y la reserva de hotel.
Recibirá una confirmación automática por correo electrónico del Q Center.
Si tiene dificultades para utilizar el sitio web del Q Center, envíe un correo
electrónico a la oficina internacional a dgeseminar@lionsclubs.org para que
podamos ayudarle.
La fecha de llegada aprobada para los PVGD / GED es el lunes, 10 de febrero
y la fecha de salida aprobada es el viernes, 14 de febrero
(Las noches adicionales en el Q Center se consideran un gasto personal y están
sujetas a la disponibilidad. Estos gastos se pagarán directamente al Q Center al
momento de la salida del hotel).
Importante: Asegúrese de que las fechas de sus pasajes aéreos coincidan con las fechas
de reserva de su habitación. Si necesita ayuda escríbanos a dgeseminar@lionsclubs.org .
2020 FVDG/DGE LM 1A.es-ES. 5
Centro de Conferencias del Q Center en St.
Charles, IL, EE.UU.
El Q Center es el centro de conferencias más grande del medio oeste, se encuentra en
St. Charles, Illinois, y está rodeado de 95 acres de terreno. El Q Center está
aproximadamente a 35 millas al oeste de la ciudad de Chicago. El Q Center cuenta con
comedores, salas de reuniones y habitaciones de hotel.
Las habitaciones del Q Center son estándar de estilo dormitorio equipadas con una
cama individual y una estación ergonómica de trabajo. Los cuartos de baño privados
incluyen una ducha (sin bañera) y está prohibido fumar en las habitaciones. Todas las
habitaciones tienen acceso gratuito a WIFI básico del Q Center, y un televisor de 26
pulgadas de alta definición con programación de estaciones de cable. El acceso a WIFI
Premium del Q Center tiene un costo adicional
de 15 USD por día y se considera un gasto
personal. Las habitaciones también cuentan
con cafetera, radio reloj despertador, secador
de pelo, plancha y tabla de planchar, artículos
de tocador.
El Q Center tiene también una tienda donde
pueden comprarse artículos de regalo, un área
de lavandería de autoservicio que es gratuita, un
centro de negocios con personal, gimnasio y una
sala de meditación / oratorio.
El Q Center ofrece el ambiente ideal para
capacitar a los Primeros
Vicegobernadores / Gobernadores
Electos de Distrito y prepararlos para su
gestión como gobernadores de distrito.
Las salas de reuniones tienen paredes
insonorizadas, sillas ergonómicas, y WIFI
básico del Q Center.
2020 FVDG/DGE LM 1A.es-ES. 6
Habitaciones de hotel
Una vez que reciba el formulario de inscripción y viaje de los PVGD / GED, se le
proporcionará un enlace al Q Center para que reservar su habitación. Las fechas
aprobadas son de llegada y salida son el lunes, 10 de febrero y el viernes, 14 de
febrero respectivamente. Debe permanecer en el Q Center durante todo el programa
de capacitación de los Primeros Vicegobernadores / Gobernadores Electos de Distrito.
La asociación pagará por una
habitación individual con una cama
individual en el Q Center solo durante
las fechas aprobadas. Los acompañantes
/ huéspedes no pueden asistir al Seminario
para Primeros Vicegobernadores /
Gobernadores Electos de Distrito.
El Q Center hará todo lo posible por
atender las necesidades de los huéspedes
con necesidades especiales. Indique sus
necesidades detalladamente al hacer la
reserva de su habitación en el Q Center.
Recibirá un enlace en línea para reservar su habitación en el Q Center. Las
noches adicionales (que no sean las fechas aprobadas por la asociación) en el
Q Center serán un gasto personal y están sujetas a disponibilidad. Si desea
información sobre la tarifa de las noches adicionales, puede ponerse en contacto
con dgeseminar@lionsclubs.org.
La asociación está gestionando la reserva de habitaciones en el Q Center. Para
evitar confusiones, no se ponga en contacto directamente con el Q Center.
Todas las preguntas relacionadas con las habitaciones de hotel deben dirigirse a
la oficina internacional en dgeseminar@lionsclubs.org
Cada PVGD / GED, al momento de la salida del hotel debe pagar las noches
adicionales, gastos imprevistos y los impuestos relacionados con estos cargos.
Comidas en el Q Center.
La asociación pagará por el
desayuno, almuerzo y cena en los
comedores del Q Tower o Fox River
durante el Seminario de
Capacitación para PVGD / GED. El
comedor del Q Center ofrece una
amplia variedad de alimentos
(incluidos vegetarianos e indios) que
se sirven al estilo bufet; por lo tanto,
podrá comer conforme a sus
preferencias dietéticas.
2020 FVDG/DGE LM 1A.es-ES. 7
Política y procedimientos de
viaje
Viaje en avión:
Todos los preparativos de viaje para los PVGD / GED deben completarse en o antes del
viernes, 20 de noviembre. Las reservas tempranas le permitirán conseguir una ruta
más directa y más opciones y disponibilidad de vuelos. Chicago es la ciudad más
cercana al Q Center y los asistentes pueden volar a los aeropuertos O'Hare o Midway
de Chicago.
SIGA LOS PROCEDIMIENTOS DE RESERVA DE PASAJES AÉREOS QUE SE INDICAN EN EL
DOCUMENTO ADJUNTO Nº 2.
El procedimiento será diferente para cada región geográfica.
Política de reembolso de gastos de viaje
al Seminario para PVGD/GED
La asociación reembolsará los gastos de viaje siguientes:
Pasaje aéreo:
Un (1) pasaje de ida y vuelta en clase económica por la ruta más directa para el
PVGD/GED.
• El reembolso por pasaje estará basado en la tarifa más baja disponible en
clase económica en las fechas del viaje.
• Tiene que acatar la política de viaje de la asociación para recibir el reembolso
de sus gastos.
Transporte al aeropuerto desde su residencia
El transporte de ida y vuelta entre su domicilio y el aeropuerto local se le
reembolsará cuando remita a la oficina internacional el Formulario de Transporte
Local de los PVGD / GED con los recibos correspondientes. Encontrará el formulario
más actualizado en la página de recursos de finanzas.
• Se reembolsará el estacionamiento en el aeropuerto siempre que el monto
sea inferior al costo del kilometraje de ida y vuelta, por taxi, autobús o tren.
Cargo por equipaje:
La asociación reembolsará al PVGD / GED solo lo que pague por la primera maleta
facturada siempre y cuando cumpla con las normas de tamaño y peso de la aerolínea.
• Las maletas adicionales o el exceso de peso del equipaje se consideran un
gasto personal no reembolsable. La política de equipaje de las aerolíneas
varía según la compañía, por lo que se recomienda obtener más información
de la aerolínea correspondiente.
• El gasto de la primera maleta facturada puede reclamarse junto con los
gastos de transporte local.
2020 FVDG/DGE LM 1A.es-ES. 8
Traslados del aeropuerto al Q Center
LCI proporcionará el transporte de ida y vuelta desde el
aeropuerto O'Hare o Midway de Chicago al Q Center en
las fechas aprobadas por la asociación sin costo alguno
para usted. Se enviará información adicional con
respecto a los traslados de ida y vuelta del aeropuerto
en los mensajes electrónicos de enero de 2020.
Otros modos de
transporte
Si viaja al Q Center en automóvil, tren o autobús, se le
rembolsarán solo gastos limitados de conformidad con
Política de Reembolso de la asociación.
El total de los gastos de viaje combinados, incluidos el kilometraje, los peajes, el hotel,
las comidas y los gastos de estacionamiento para el Primer Vicegobernador /
Gobernador de Distrito Electo no debe exceder de la tarifa aérea más baja en clase
turista a partir del 1 de enero de 2020. Se le reembolsará el precio de un solo pasaje
aéreo. Si viaja en automóvil con otro PVGD / GED, solo se reembolsará una dieta de
viaje. Encontrará el Formulario de cuenta de gastos de automóvil para los PVGD / GED
en la página del sitio web de los GED, así como en el sitio web de la asociación en
Recursos de Finanzas.
Envíe el formulario de cuenta de gastos de automóvil de los PVGD / GED al
Departamento de Contabilidad de la oficina internacional, junto con los recibos, no más
tarde del viernes, 13 de marzo.
Viaje previo o posterior
Si tiene pensado hacer alguna excursión antes o
después del seminario, asegúrese de que las fechas
de viaje no estén en conflicto con la fecha de llegada
aprobada del lunes, 10 de febrero y la fecha de
salida del viernes, 14 de febrero.
Notifique a la oficina internacional sus planes de viaje
en dgeseminar@lionsclubs.org e indique si necesitará
traslados en las fechas aprobadas desde el aeropuerto
O'Hare o Midway de Chicago a St. Charles, IL.
2020 FVDG/DGE LM 1A.es-ES. 9
La aplicación del Q Center
El Q Center ha lanzado una aplicación móvil que ayudará a los huéspedes a navegar por
las instalaciones. Una vez que la descargue a su tableta o teléfono inteligente, le
proporcionará instrucciones sobre cómo llegar al destino que desea en las instalaciones.
Si no está seguro del salón que busca, seleccione Events (Eventos) para encontrar la
reunión y navegar hasta el lugar.
Con los servicios de ubicación y Bluetooth habilitados su dispositivo móvil se comunicará
con más de 350 balizas pequeñas instaladas por todo el Q Center. La información que
recibirá desde dichas balizas le ayudará a identificar dónde está en el mapa. Puede
activar una función para evitar las escaleras y, en su lugar, tener recomendaciones de
ascensores o pedir que lo lleve al sanitario más cercano u otro servicio.
La aplicación del Q Center está disponible en la Tienda de aplicaciones de Apple y en
Google Play Store. Solo tiene que buscar “Q Center” e instalarla.
Pasaportes y visados
Dependiendo del país de ciudadanía del PVGD / GED y / o la duración de la estadía en
los Estados Unidos, los viajeros internacionales deberán obtener un pasaporte y ESTA
para países en el Programa de Exención de Visado o un visado. Los pasaportes deben
llevar su firma y tener páginas en blanco suficientes para estampar las visas necesarias.
La fecha de caducidad del pasaporte debe ser posterior, al menos seis meses, a la fecha
de su vuelo de regreso. Consulte con el consulado local los requisitos de la visa. Los
asistentes deben planificar para solicitar con antelación suficiente los documentos
requeridos para dar tiempo a los trámites necesarios.
También encontrará información en www.travel.state.gov. Encontrará
información adicional sobre los documentos de viaje en la página de
LCICON page. Las cartas de invitación para los viajeros
internacionales están disponibles a solicitud del interesado. Complete
el formulario de solicitud de carta de invitación de los PVGD / GED y
envíe el formulario a Convention@lionsclubs.org
Los ciudadanos de EE.UU. deben presentar un pasaporte, licencia de manejo o
identificación oficial estatal con fotografía. Consulte www.tsa.gov para obtener más
información. Consulte https://www.dhs.gov/real-id para determinar los requisitos de
identificación con foto de su estado para abordar un avión.
2020 FVDG/DGE LM 1A.es-ES. 10Programa del Seminario para PVGD /
GED
Visite el sitio web del Seminario para PVGD / GED para ver el programa preliminar del
Seminario. El programa está sujeto a cambio. Se indicará el horario diario por correo
electrónico antes del seminario.
Tareas de los PVGD / GED
Recibirá un correo electrónico del líder de su grupo con información
sobre las tareas independientes que debe completar. Las tareas
incluyen lectura y cursos en línea, en el Centro de Aprendizaje
Leonístico actualizado, que abordan las habilidades esenciales para
tener éxito como gobernador de distrito.
Traducción e interpretación
Grupo de salón de clase:
Los salones de los PVGD / GED han sido asignados conforme al idioma oficial del
distrito, según lo identificara la División de Administración de Distritos y Clubes de la
oficina internacional. Las sesiones serán facilitadas por líderes de grupo que hablan el
idioma del grupo. Si necesita participar en un grupo con un idioma diferente al que le
asignaron, envíe su solicitud de cambio de grupo por correo electrónico a Lori Saldaña a
Lori.Saldana@lionsclubs.org no más tarde del lunes, 30 de diciembre de 2019. Los
cambios están sujetos a disponibilidad en el salón de clase.
Traducción de la sesión general:
La ceremonia de apertura y las sesiones generales se
presentarán en inglés. La asociación ofrece interpretación
en los idiomas siguientes: alemán, chino, coreano, español,
finlandés, francés, hindi, italiano, japonés, portugués y
sueco.
Intérprete personal: Si necesita un intérprete personal durante las sesiones de
clase, para un idioma diferente a los especificados anteriormente, debe enviar una
solicitud por escrito a Kelly Zielinski en dgeseminar@lionsclubs.org para obtener la
aprobación de la asociación. La solicitud está sujeta a disponibilidad de espacio en el
salón de clase. Si se aprueba su solicitud, recibirá el Formulario de inscripción de
intérprete personal, que deberá completar y enviar con las tarifas aplicables para el
viaje, hotel y comidas, a Kelly Zielinski no más tarde del viernes, 13 de diciembre de
2019. Todos los gastos relacionados se considerarán un gasto personal.
2020 FVDG/DGE LM 1A.es-ES. 11Convención Internacional en Singapur en
2020
Se llevará a cabo una sesión de anticipo de Singapur en el Q Center el jueves, 13 de
febrero. Durante esta reunión, se proporcionará información sobre la Convención
Internacional y el 4º día del Seminario para PVGD / GED en Singapur. No se pierda esta
sesión para PVGD / GED.
Se incluirá la información sobre la inscripción y reserva para la Convención Internacional
de Singapur correo electrónico que se enviará en enero de 2020. Los representantes
del departamento de inscripciones de LCI y servicios de alojamiento estarán presentes
en el Q Center para ayudarlo con cualquier pregunta que pudiera surgir.
Algunos puntos para tener en cuenta:
La asociación le inscribirá a usted y a un acompañante adulto en la Convención
Internacional de 2020 en Singapur y en el banquete de celebración. NO se
inscriba en línea en la Convención Internacional, ya que se duplicaría la
inscripción.
Para inscribir a los miembros de su familia para la Convención Internacional en
Singapur, solicite un Formulario de inscripción en la convención para la familia del
PVGD / GED y envíelo cumplimentado a dgeseminar@lionsclubs.org. Los boletos
del banquete de celebración y los vales de transporte de ida y vuelta al aeropuerto
deben comprarse utilizando este formulario. Los boletos del banquete de
celebración están sujetos a disponibilidad.
Dirija las preguntas referentes al Seminario para
PVGD / GED a:
Preguntas referentes a: Contacto Teléfono Correo electrónico
Inscripción/reserva Kelly Zielinski +1 630-468-7016
s de hotel dgeseminar@lionsclubs.org
Lisa Pastore +1 630-468-7052
Arreglos de viaje / vuelos dgetravel@lionsclubs.org
Lynda Rohr +1 630-468-6832
Reembolso de gastos de viaje Laura Delgado +1 630-468-6846 DistrictGovernorClaims@lionsclubs.org
Contenido del programa del Cynthia Bianchi +1 630-468-6770 cynthia.bianchi@lionsclubs.org
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2020 FVDG/DGE LM 1A.es-ES. 12También puede leer
