Guía del usuario de WebEx Meeting Center (WBS31)
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Guía del usuario de WebEx Meeting Center (WBS31)
Primera publicación: 5 de abril de 2016
Última modificación: 5 de abril de 2016
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CONTENIDO
Planificar una reunión 1
Planificar una reunión: introducción 1
Elegir el nivel de seguridad de una reunión planificada 2
Planificar una reunión con el Planificador rápido 2
Planificar una reunión con el Planificador avanzado 3
Referencia rápida del planificador 3
Permitir que otro usuario planifique reuniones en su nombre 7
Aceptación y rechazo de solicitudes de registro 8
Administración de plantillas de reunión 8
Reuniones instantáneas con Reunirse ahora 9
Conexión de audio con autenticación ANI y CLI 10
¿Qué es la autenticación ANI y CLI? 10
Planificación de una reunión con autenticación ANI y CLI 10
Especificación de un número de teléfono para la autenticación de llamadas 11
Especificación del código PIN de autenticación de la cuenta de organizador 11
Editar números de teléfono almacenados 11
Unirse a una reunión 13
Acceso a una reunión con una invitación por correo electrónico 13
Acceso a una reunión en el sitio de WebEx con una cuenta 14
Acceso a una reunión en el sitio de WebEx sin cuenta 14
Acceso a una reunión con un dispositivo móvil 15
Acceso a una reunión de sala personal 15
Acceso a una reunión con un sistema de conferencia de vídeo 16
Acceso a una reunión con una aplicación de conferencia de vídeo 16
Visualización de la información de la reunión de WebEx 16
Anotación de una reunión en el calendario 17
Solución de problemas que se producen al unirse a una reunión 19
Unirse a una reunión 19
Usuarios de PC (Internet Explorer) 19
Guía del usuario de WebEx Meeting Center (WBS31)
iiiContenido
Usuarios de PC (Firefox o Chrome) 19
Usuarios de Mac 20
Registro en una reunión de WebEx 21
¿Por qué debería registrarse en una reunión? 21
Registro en una reunión mediante la invitación recibida por correo electrónico 21
Registro en una reunión en el sitio de WebEx 22
Organización de una reunión: tareas de referencia rápida 23
Organización de una reunión: tareas de referencia rápida 23
Administración de las notas, las actas de reunión y los subtítulos 27
Administración de las notas, las actas de reunión y los subtítulos 27
Uso del audio de WebEx 29
Visión general 29
Conectarse al audio de WebEx 29
Tareas de referencia rápida del audio de WebEx 30
Administración de vídeos 33
Visión general 33
Referencia rápida del vídeo 33
Uso compartido de contenido o de un ordenador remoto 35
Compartir contenido 35
Tareas de referencia rápida del uso compartido de un ordenador remoto 36
Uso compartido de contenido con Meeting Center: prácticas recomendadas 38
Uso compartido del contenido en el modo de pantalla completa 38
Solución de problemas relativos a la apariencia de los colores en el contenido compartido 39
Realización de un sondeo en una reunión de WebEx 41
Sondeos 41
Creación de un cuestionario con Windows 41
Creación de un cuestionario con Mac 42
Tareas de referencia rápida para realizar un sondeo 42
Accesos rápidos de teclado y accesibilidad en WebEx Meeting Center 45
Acceder a la ventana Reunión con el teclado 45
Usar la lista de participantes 46
Copia de texto del panel Chat 47
Introducción de texto en un cuadro de entrada 47
Acceder al panel Controles de la reunión durante el uso compartido 48
Compatibilidad con lectores de pantalla 48
Guía del usuario de WebEx Meeting Center (WBS31)
ivContenido
Administración de la información en Mi WebEx 49
Registrarse en una cuenta de usuario 49
Importación y exportación de información de contacto 50
Creación de una lista de distribución 50
Visualización de la lista de reuniones 51
Administración de archivos en las carpetas personales 52
Edición del perfil de usuario 52
Edición de las preferencias WebEx 53
Generación de informes 54
Información acerca de los informes 55
Guía del usuario de WebEx Meeting Center (WBS31)
vContenido
Guía del usuario de WebEx Meeting Center (WBS31)
viCAPÍTULO 1
Planificar una reunión
• Planificar una reunión: introducción, página 1
• Elegir el nivel de seguridad de una reunión planificada, página 2
• Planificar una reunión con el Planificador rápido, página 2
• Planificar una reunión con el Planificador avanzado, página 3
• Referencia rápida del planificador, página 3
• Permitir que otro usuario planifique reuniones en su nombre, página 7
• Aceptación y rechazo de solicitudes de registro, página 8
• Administración de plantillas de reunión, página 8
• Reuniones instantáneas con Reunirse ahora, página 9
• Conexión de audio con autenticación ANI y CLI, página 10
Planificar una reunión: introducción
Puede planificar una reunión de WebEx con el planificador avanzado o con el rápido.
¿Dispone de poco tiempo?
• Utilice el planificador rápido. Introduzca algunos detalles y listo.
¿Necesita más opciones para su reunión, como opciones de seguridad o de asignación de privilegios?
• Utilice el planificador avanzado y añada el nivel de detalle que desee.
Nota Puede cambiar en cualquier momento del planificador avanzado al rápido y viceversa. Además, toda la
información que introduzca se guarda en el otro planificador.
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1Planificar una reunión
Elegir el nivel de seguridad de una reunión planificada
Elegir el nivel de seguridad de una reunión planificada
Puede aumentar la protección de una reunión de distintas maneras.
• Requerir una contraseña para unirse:
◦ En la página de información necesaria del planificador avanzado y en el planificador rápido.
◦ Según la configuración del sitio, se puede requerir una contraseña.
◦ Puede aceptar la que genera el sistema o crear una nueva.
• No anotar la reunión en el calendario de reuniones:
◦ Para unirse a una reunión que no aparezca en el calendario, los asistentes deberán facilitar el número
de reunión único que el organizador haya proporcionado. Este número no aparece en el sitio de
WebEx.
◦ En la página de información necesaria del planificador avanzado.
• No incluir la contraseña de la reunión en las invitaciones por correo electrónico:
◦ En la página de información necesaria del planificador avanzado.
• Solicitar a los asistentes que inicien sesión:
◦ Para unirse a la reunión, cada asistente debe disponer de una cuenta en el sitio de WebEx.
◦ En la página Invitar asistentes del planificador avanzado.
Planificar una reunión con el Planificador rápido
Paso 1 Inicie sesión en el sitio de WebEx.
Paso 2 Vaya a Organizar una reunión > Planificar una reunión.
Paso 3 Si visualiza el planificador avanzado, seleccione el planificador rápido.
Paso 4 Introduzca la información de la reunión y seleccione Iniciar o Planificar.
Aparecerá la página Reunión planificada, que confirma que la reunión se ha planificado. También recibirá un correo
electrónico con información sobre la reunión.
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2Planificar una reunión
Planificar una reunión con el Planificador avanzado
Planificar una reunión con el Planificador avanzado
Paso 1 Inicie sesión en el sitio de WebEx.
Paso 2 Vaya a Organizar una reunión > Planificar una reunión.
Paso 3 Si visualiza el planificador rápido, seleccione el planificador avanzado.
Paso 4 Siga las indicaciones para introducir información sobre la reunión y seleccione Siguiente para pasar a la siguiente página.
Nota Si tiene WebEx Meeting Center WBS31, puede optar por solicitar a los asistentes que inicien sesión con la
autenticación de inicio único de sesión para unirse a esa reunión. Puede restringir el acceso a la reunión solo a
asistentes invitados.
En el asistente del planificador avanzado, pasará por nueve páginas para planificar la reunión.
Paso 5 En la página Revisión, compruebe la información de la reunión y seleccione Iniciar o Planificar.
Aparecerá la página Reunión planificada, que confirma que la reunión se ha planificado. También recibirá un correo
electrónico con información sobre la reunión.
Referencia rápida del planificador
En la siguiente tabla, se describen los elementos del planificador avanzado que pueden requerir una explicación
más amplia.
Opción Descripción
Contraseña de la reunión Se solicita a los participantes que introduzcan la contraseña que usted especificó para
entrar en la reunión. Cada participante que invite a la reunión recibirá un mensaje de
Confirmar contraseña
invitación por correo electrónico que incluye la contraseña, a menos que usted solicite
que las contraseñas no aparezcan en las invitaciones por correo electrónico. Es posible
que la configuración de su sitio le solicite que incluya una contraseña de reunión. Puede
aceptar la que genera el sistema o crear una nueva.
Una contraseña puede contener como máximo 16 caracteres y no puede incluir espacios
ni ninguno de los siguientes caracteres: \ ` “ / & < > = [ ].
Códigos de seguimiento Identificar su departamento, su proyecto u otra información que su organización desee
asociar a sus reuniones. Estos códigos pueden ser opcionales u obligatorios, en función
de la configuración definida por el administrador del sitio.
Los asistentes pueden unirse [x] Permitir que los asistentes se unan a la reunión un determinado número de minutos antes
minutos antes de la hora de inicio de la hora de inicio.
Nota Si desactiva esta casilla de verificación o define esta opción en 0 minutos, deberá
iniciar la reunión antes de que los asistentes puedan unirse.
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3Planificar una reunión
Referencia rápida del planificador
Opción Descripción
Los asistentes también pueden Si permite que los asistentes se unan a una reunión antes de la hora de inicio planificada,
conectarse a la audioconferencia también puede permitir que se unan a una audioconferencia de WebEx antes del comienzo
de la reunión.
Configure la audioconferencia de WebEx en la página siguiente.
Periodicidad Ninguno: especifica que la reunión no se repetirá.
Diaria: la reunión se repite todos los días hasta la fecha de finalización que seleccione.
• Cada [x] días: la reunión se repite cuando transcurra el número de días especificado.
• Cada día de la semana: repite la reunión cada día, de lunes a viernes.
Semanal: la reunión se repite cuando transcurra el número de semanas especificado
hasta la fecha de finalización que seleccione.
• Cada [x] semana(s) en: especifica el día de la semana en el que se repetirá la
reunión y el número de semanas que transcurrirán antes de que se repita.
• Domingo-sábado: especifica el día que se repetirá la reunión. Puede seleccionar
más de un día.
Mensual: la reunión se repite todos los meses hasta la fecha de finalización que
seleccione.
• Día [x] de cada [x] mes(es): especifica el día concreto del mes en el que se repetirá
la reunión y el número de meses que transcurrirán antes de que se repita.
• [x] [x] de cada [x] mes(es): especifica la semana y el día de la semana en los que
se repetirá la reunión y el número de meses que transcurrirán antes de que se repita.
Anual: repite la reunión todos los años hasta la fecha de finalización que seleccione.
• Cada [mes] [fecha]: especifica el mes y la fecha en los que se repetirá la reunión
todos los años.
• [x] [día] de [mes]: especifica la semana, el día de la semana y el mes en los que
se repetirá la reunión todos los años.
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4Planificar una reunión
Referencia rápida del planificador
Opción Descripción
Seleccionar tipo de conferencia Audio de WebEx
Especificar que la reunión incluye una audioconferencia integrada. El servicio de audio
de WebEx (modo híbrido) ofrece flexibilidad para que los asistentes se conecten al audio
con su ordenador o su teléfono.
Otro servicio de teleconferencia
Especificar que la reunión incluye una audioconferencia proporcionada por otro servicio.
Introduzca cualquier instrucción necesaria para unirse a la conferencia. Estas aparecerán
en los siguientes lugares:
• La página Información de la reunión de su sitio de WebEx
• La invitación enviada por correo electrónico
• La pestaña Información de la ventana Reunión
• El cuadro de diálogo Conectarse al audio de la ventana de los participantes de la
reunión.
Audioconferencia de Cisco Unified MeetingPlace
Especifica que la reunión incluye una audioconferencia integrada en su cuenta de
audioconferencia de Cisco Unified MeetingPlace. Si selecciona esta opción, elija el tipo
de conferencia:
• Los asistentes realizan la llamada directa.
• Los asistentes reciben una devolución de llamada: El participante debe tener una
línea telefónica directa para recibir la llamada del servicio de teleconferencia. No
obstante, siempre estará disponible el número de llamada directa en la ventana de
la reunión.
utilizar únicamente VoIP:
Especificar si desea configurar una conferencia de VoIP integrada para la reunión.
Asistentes Puede designar uno o varios asistentes como organizadores alternativos. Los organizadores
alternativos pueden iniciar la reunión y actuar como el organizador. Un organizador
alternativo debe tener una cuenta de usuario en el sitio Web de Meeting Center.
Solicitar que los asistentes comprueben Solicite que los asistentes comprueben si Flash Player y Windows Media Player están
los reproductores de archivos instalados en sus ordenadores.
multimedia enriquecidos antes de unirse
a la reunión
Agenda Definir el orden del día de la reunión. Puede escribir un máximo de 2500 caracteres,
incluyendo espacios y signos de puntuación. El orden del día aparece en la página
Información de la reunión de su sitio de WebEx.
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5Planificar una reunión
Referencia rápida del planificador
Opción Descripción
Compartir automáticamente una Seleccionar una presentación o un documento para compartir automáticamente cuando
presentación o un documento cuando un participante se una a la reunión. Esta opción es de utilidad si permite que los asistentes
el participante se una a la reunión se unan a la reunión antes que el organizador.
El archivo que seleccione debe estar en formato universal de comunicaciones (UCF) y
ubicarse en sus carpetas personales del sitio de WebEx.
Iniciar automáticamente Las diapositivas de la presentación o las páginas del documento se muestran
automáticamente en el visor de contenido.
• Seleccione esta opción únicamente si la presentación o el documento contienen
varias diapositivas o páginas.
• No seleccione esta opción si la presentación o el documento contiene archivos
multimedia UCF.
Reproducción continua: solo está disponible si selecciona Iniciar automáticamente.
Especifica que la presentación o el documento compartidos se reinicien al terminar, y
que las páginas avancen automáticamente.
Avanzar página cada [x] segundos: solo está disponible si selecciona Iniciar
automáticamente. Permite seleccionar la frecuencia con la que avanzan automáticamente
las diapositivas o las páginas.
Permitir que los participantes controlen el archivo: permite que los participantes se
desplacen por la presentación o el documento de manera independiente en sus visores
de contenido. Las diapositivas o las páginas no avanzan automáticamente.
Seleccione esta opción si la presentación o el documento contienen únicamente una
diapositiva o una página, o si contienen algún objeto multimedia enriquecido UCF, como
objetos de audio o de vídeo.
Vídeo Especificar que las opciones de vídeo estén disponibles en la ventana Reunión durante
la reunión.
Activar vídeo de alta calidad: el vídeo puede tener una resolución máxima de 360 p
(640 x 360). No obstante, la calidad del vídeo que pueden enviar y recibir los participantes
depende de la cámara web y de la capacidad del ordenador de cada uno, y de la velocidad
de la red.
Activar vídeo de alta definición: permite que los participantes envíen o reciban vídeo
HD con una resolución de hasta 720 p. No obstante, la calidad del vídeo que pueden
enviar y recibir los participantes depende de la cámara web y de la capacidad del
ordenador de cada uno, y de la velocidad de la red.
Ver miniaturas de vídeo: permite que los participantes cambien de ver la lista de
participantes a miniaturas de vídeo de los participantes. Si se desactiva esta opción, los
participantes verán únicamente el vídeo del orador activo y sus vistas propias.
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6Planificar una reunión
Permitir que otro usuario planifique reuniones en su nombre
Opción Descripción
Activar los subtítulos Permitir que un solo participante (el creador de subtítulos) transcriba notas durante la
reunión. La incorporación de subtítulos resulta útil si asisten a la reunión participantes
con problemas auditivos. De forma predeterminada, el organizador es el creador de
subtítulos, pero puede designar a otro participante para esta tarea durante la reunión. El
Gestor de reuniones publica los subtítulos en la ventana Reunión de todos los participantes
una vez que el creador de los subtítulos pulsa la tecla Intro en el teclado. Por tanto, las
notas se publican normalmente línea a línea. El organizador puede enviar la transcripción
de los subtítulos a los participantes en cualquier momento.
Activar archivos multimedia enriquecidos Permitir que los asistentes compartan archivos multimedia en formato universal de
UCF para los asistentes comunicaciones (UCF) durante la reunión, ya sea en una presentación multimedia UCF
o como archivos multimedia UCF independientes. Si el organizador de la reunión es
también el presentador, siempre podrá compartir archivos multimedia UCF,
independientemente de si ha seleccionado o no esta casilla de verificación.
Nota Las opciones de alerta únicamente proceden si selecciona una teleconferencia
integrada en la página Teleconferencia del Planificador avanzado.
Anotar Añadir notas en los documentos o las presentaciones compartidos, o escribir y dibujar
en las pizarras compartidas que aparecen en sus visores de contenido con la barra de
herramientas que hay sobre el visor. Los participantes pueden ver las anotaciones de los
demás.
Contactar con el operador por privado Marcar 00 en cualquier momento durante una teleconferencia para ponerse en contacto
con el operador del servicio de teleconferencia.
Solo está disponible si el sitio incluye la opción de operador privado.
Permitir que otro usuario planifique reuniones en su nombre
Si otra persona planifica una reunión con usted, esta aparecerá en su lista de reuniones. Puede iniciar y organizar
la reunión como si la hubiese planificado usted mismo.
Paso 1 Inicie sesión en el sitio de WebEx.
Paso 2 Vaya a Mi WebEx > Preferencias.
Aparecerá la página Preferencias.
Paso 3 En Opciones de planificación, vaya a la sección Permiso de planificación y seleccione Seleccionar organizador para
elegir los usuarios de una lista en la que aparecen todos los que disponen de una cuenta en el sitio de WebEx.
Paso 4 Seleccione Actualizar.
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7Planificar una reunión
Aceptación y rechazo de solicitudes de registro
Aceptación y rechazo de solicitudes de registro
Paso 1 Inicie sesión en el sitio de WebEx.
Paso 2 Vaya a Mi WebEx > Mis Reuniones.
Aparecerá una lista de las reuniones que ha planificado.
Paso 3 Seleccione el enlace del tema de la reunión.
Aparece la página Mis reuniones.
Paso 4 Seleccionar Asistentes.
Aparecerá la página Asistentes registrados con una lista de los asistentes que se hayan registrado en la reunión.
Paso 5 Para aprobar las solicitudes de registro, marque la casilla de cada asistente que desee aceptar y seleccione Aceptar.
Paso 6 Para rechazar las solicitudes de registro, marque la casilla de cada asistente que desee rechazar y seleccione Rechazar.
Administración de plantillas de reunión
Si se suele reunir con el mismo grupo de personas y planifica las reuniones con los mismos códigos de
seguimiento, configuración de audio y otras opciones de reunión, puede guardar esta configuración en una
plantilla. Más adelante, cuando tenga que planificar otra reunión, podrá seleccionar esa plantilla desde cualquier
página del Planificador rápido o el Planificador avanzado.
Puede usar una plantilla de reunión existente de tres formas:
• Utilizar la plantilla sin guardar cambios.
• Realizar cambios en la configuración de la plantilla y guardar los cambios.
• Realizar cambios en la configuración de la plantilla y guardar los cambios en una plantilla nueva.
Paso 1 Inicie sesión en el sitio de WebEx.
Paso 2 Vaya a Organizar una reunión > Planificar una reunión.
Paso 3 Seleccione la plantilla que desee utilizar en la lista Configurar opciones mediante plantilla.
Paso 4 Realice cambios en la configuración de cualquier página.
Paso 5 (Opcional) Para guardar la plantilla, seleccionar Guardar como plantilla.
Aparecerá una lista de plantillas.
Paso 6 Sobrescriba la plantilla o guárdela como una nueva:
• Para sobrescribir la plantilla con sus cambios, seleccione la que desea sobrescribir y, a continuación, Guardar.
• Para guardar los cambios en una nueva plantilla, en el cuadro Nombre de plantilla, escriba el nombre de la plantilla
nueva y, a continuación, seleccione Guardar.
Paso 7 Finalice la planificación de la reunión como normalmente lo hace.
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8Planificar una reunión
Reuniones instantáneas con Reunirse ahora
Reuniones instantáneas con Reunirse ahora
¿Necesita organizar una reunión ahora? El comando Reunirse ahora es una forma sencilla de iniciar reuniones
instantáneas.
Puede iniciar reuniones instantáneas en el sitio de WebEx con el comando Reunirse ahora. De forma
predeterminada, las reuniones instantáneas que inicie con el comando Reunirse ahora tienen lugar en su sala
personal. Si no quiere realizarlas en su sala personal, desactive la opción Utilizar la sala personal para todas
mis reuniones instantáneas en la sección Configuración de Reunirse ahora de las Preferencias.
Si dispone de las herramientas de productividad de WebEx, puede realizar todo esto en su escritorio.
Tarea Acción
Editar la configuración predeterminada para las
1 Inicie sesión en el sitio de WebEx.
reuniones instantáneas.
2 Vaya a Mi WebEx > Preferencias.
3 En Configuración de Reunirse ahora, edite las
opciones predeterminadas para las reuniones
instantáneas.
Iniciar reuniones instantáneas desde su sitio de
1 Inicie sesión en el sitio de WebEx.
WebEx.
2 Vaya a Meeting Center > Organizar una
reunión.
3 Seleccione Reunirse ahora.
Iniciar una reunión instantánea con los accesos Realice cualquiera de las siguientes acciones para
rápidos de las herramientas de productividad de iniciar una reunión instantánea:
WebEx.
• Seleccione Reunirse ahora en el panel de
herramientas de productividad de WebEx. Si el
panel no aparece, puede abrirlo con el acceso
rápido de las herramientas de productividad de
WebEx de su escritorio o en el menú de inicio
de Windows.
• Haga clic con el botón derecho en el icono de
la barra de tareas de las herramientas de
productividad de WebEx y seleccione Reunirse
ahora.
• Seleccione Reunirse ahora en la barra de
herramientas de WebEx de Microsoft Outlook.
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9Planificar una reunión
Conexión de audio con autenticación ANI y CLI
Conexión de audio con autenticación ANI y CLI
¿Qué es la autenticación ANI y CLI?
La CLI (identificación de línea de llamada) o ANI (identificación automática de número) son formas de ID
de llamada.
A continuación explicamos su funcionamiento:
1 El número de teléfono con el que llama para acceder a las reuniones se añade a las preferencias de WebEx.
2 En primer lugar, debe realizar la llamada para conectarse a la parte de audio de la reunión.
3 A continuación, el sistema compara el número que ha usado para realizar la llamada con el número que
se ha añadido a la configuración de sus preferencias de WebEx.
4 A continuación, se le redirige a la reunión correspondiente sin necesidad de introducir el número de reunión.
Si tiene una cuenta de organizador y el sitio tiene habilitada la autenticación ANI o CLI, podrá realizar las
siguientes acciones:
• Planificar una reunión con autenticación de teleconferencia ANI/CLI de llamada entrante.
• Especificar un número de teléfono para autenticarse cuando llame a cualquier audioconferencia con ANI
y CLI. No obstante, solo se le autenticará si se le ha enviado una invitación por correo electrónico durante
la fase de planificación.
• Especificar un código PIN de audio para impedir que los “falsificadores” marquen su número para
realizar la llamada.
Planificación de una reunión con autenticación ANI y CLI
Paso 1 Inicie sesión en el sitio de WebEx.
Paso 2 Vaya a Organizar una reunión > Planificar una reunión.
Aparece la página Planificar una reunión de WebEx.
Paso 3 Seleccione Cambiar audioconferencia.
Aparecerá el cuadro de diálogo Configuración de audioconferencia.
Paso 4 Seleccione Activar autenticación de audioconferencia CLI cuando llamen los participantes, si no está seleccionado.
Paso 5 Planifique la reunión como normalmente lo hace.
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10Planificar una reunión
Especificación de un número de teléfono para la autenticación de llamadas
Especificación de un número de teléfono para la autenticación de llamadas
Puede configurar la autenticación de cualquier número de teléfono incluido en su perfil de usuario.
Paso 1 Inicie sesión en el sitio web de Meeting Center.
Paso 2 Vaya a Mi WebEx y seleccione Preferencias.
Paso 3 En la sección Audio, seleccione Configurar, o bien expanda dicha sección, si ya ha configurado las opciones de audio.
Paso 4 En la opción Mis números de teléfono, situada junto al número al que desee conceder la autorización, active Autenticación
de llamada entrante.
Paso 5 Seleccione Guardar.
Especificación del código PIN de autenticación de la cuenta de organizador
Paso 1 Inicie sesión en el sitio de WebEx.
Paso 2 Vaya a Mi WebEx y seleccione Preferencias.
Paso 3 En la sección Audio, seleccione Configurar, o bien expanda dicha sección, si ya ha configurado las opciones de audio.
Paso 4 En Mis números de teléfono, introduzca el número PIN de 4 cifras en el cuadro PIN que se muestra.
Paso 5 Seleccione Guardar.
Editar números de teléfono almacenados
Antes de comenzar
• No conectarse a la parte de audio de una reunión hasta que haya editado los números de teléfono.
• Cualquier cambio que realice no surtirá efecto hasta que vuelva a unirse a una reunión o evento.
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11Planificar una reunión
Editar números de teléfono almacenados
• No podrá participar en una audioconferencia por teléfono mientras esté editando sus números de teléfono.
Paso 1 Unirse a la reunión a través del ordenador, sin realizar una llamada directa.
Paso 2 En la página Inicio rápido, seleccione el icono Más ....
Paso 3 Seleccione Llamarme, o bien Llamarme a un número diferente si ya aparece un número debajo de la opción
“Llamarme”.
Paso 4 Seleccione la lista y, a continuación, Gestionar números de teléfono.
Paso 5 Seleccione Editar para actualizar los números de teléfono o Borrar para eliminar los números existentes.
Paso 6 Seleccione Guardar.
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12CAPÍTULO 2
Unirse a una reunión
• Acceso a una reunión con una invitación por correo electrónico, página 13
• Acceso a una reunión en el sitio de WebEx con una cuenta, página 14
• Acceso a una reunión en el sitio de WebEx sin cuenta, página 14
• Acceso a una reunión con un dispositivo móvil, página 15
• Acceso a una reunión de sala personal, página 15
• Acceso a una reunión con un sistema de conferencia de vídeo, página 16
• Acceso a una reunión con una aplicación de conferencia de vídeo, página 16
• Visualización de la información de la reunión de WebEx, página 16
• Anotación de una reunión en el calendario, página 17
Acceso a una reunión con una invitación por correo electrónico
Paso 1 Seleccione la URL de la invitación que ha recibido por correo electrónico.
Aparecerá la página Información de la reunión.
Paso 2 Introduzca la información solicitada y seleccione Unirse.
Es posible que el botón Unirse esté desactivado si no se permite que los asistentes se unan antes que el organizador. Una
vez se una el organizador, el botón Unirse aparecerá activo.
Paso 3 Elija la conexión de audio. Puede recibir una llamada a su teléfono, llamar usted o utilizar un ordenador para conectarse
al audio de la reunión.
Si el sitio es compatible con los sistemas de videoconferencia, puede utilizar uno para conectarse al audio y el vídeo, o
recibir una llamada de la reunión a su sistema de videoconferencia.
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13Unirse a una reunión
Acceso a una reunión en el sitio de WebEx con una cuenta
Acceso a una reunión en el sitio de WebEx con una cuenta
Paso 1 Inicie sesión en el sitio de WebEx.
Paso 2 Vaya a Asistir a una reunión > Ver reuniones.
Aparecerá el calendario de reuniones.
Paso 3 Si ve la reunión en la lista, seleccione el botón Unirse.
Paso 4 Si no la ve, puede que sea una reunión no incluida en el calendario:
a) Vaya a Asistir a una reunión y seleccione Reunión no listada.
b) Introduzca el número de reunión y, a continuación, seleccione Unirse.
Paso 5 En la página Información de la reunión, introduzca la información solicitada y seleccione Unirse.
Es posible que el botón Unirse esté desactivado si no se permite que los asistentes se unan antes que el organizador. Una
vez se una el organizador, el botón Unirse aparecerá activo.
Paso 6 Elija la conexión de audio. Puede recibir una llamada a su teléfono, llamar usted o utilizar un ordenador para conectarse
al audio de la reunión.
Si el sitio es compatible con los sistemas de videoconferencia, puede utilizar uno para conectarse al audio y el vídeo, o
recibir una llamada de la reunión a su sistema de videoconferencia.
Acceso a una reunión en el sitio de WebEx sin cuenta
Paso 1 Vaya al sitio de WebEx.
Paso 2 Introduzca el número de reunión y seleccione Unirse.
Aparecerá la página Información de la reunión.
Paso 3 Introduzca la información solicitada y seleccione Unirse.
Es posible que el botón Unirse esté desactivado si no se permite que los asistentes se unan antes que el organizador. Una
vez se una el organizador, el botón Unirse aparecerá activo.
Paso 4 Elija la conexión de audio. Puede recibir una llamada a su teléfono, llamar usted o utilizar un ordenador para conectarse
al audio de la reunión.
Si el sitio es compatible con los sistemas de videoconferencia, puede utilizar uno para conectarse al audio y el vídeo, o
recibir una llamada de la reunión a su sistema de videoconferencia.
Guía del usuario de WebEx Meeting Center (WBS31)
14Unirse a una reunión
Acceso a una reunión con un dispositivo móvil
Acceso a una reunión con un dispositivo móvil
Puede unirse a una reunión con un dispositivo móvil si ha instalado la aplicación de Cisco WebEx Meetings.
Paso 1 Inicie la aplicación de Cisco WebEx Meetings.
Paso 2 Toque Unirse a la reunión.
Paso 3 Elija la conexión de audio. Puede recibir una llamada a su teléfono, llamar usted o utilizar un ordenador para conectarse
al audio de la reunión.
Si el sitio es compatible con los sistemas de videoconferencia, puede utilizar uno para conectarse al audio y el vídeo, o
recibir una llamada de la reunión a su sistema de videoconferencia.
Acceso a una reunión de sala personal
Paso 1 Realice una de las siguientes acciones:
• Si ha recibido una invitación por correo electrónico, seleccione el enlace que aparece en el correo. Aparecerá la
página de información de la sala personal del organizador.
• Copie la URL de la sala personal, péguela en la barra de direcciones del navegador y pulse Intro. Aparecerá la
página de información de la sala personal del organizador.
• En el sitio de WebEx, introduzca el ID de la sala personal del organizador.
Nota Puede encontrar el ID de la sala personal del organizador en la URL de la sala personal. Por ejemplo,
organizationname.webex.com/meet/jparker. El nombre de usuario es jparker. Aparecerá la página de
información de la sala personal.
Paso 2 Seleccionar Unirse.
Paso 3 Elija la conexión de audio. Puede recibir una llamada a su teléfono, llamar usted o utilizar un ordenador para conectarse
al audio de la reunión.
Si el sitio es compatible con los sistemas de videoconferencia, puede utilizar uno para conectarse al audio y el vídeo, o
recibir una llamada de la reunión a su sistema de videoconferencia.
Guía del usuario de WebEx Meeting Center (WBS31)
15Unirse a una reunión
Acceso a una reunión con un sistema de conferencia de vídeo
Acceso a una reunión con un sistema de conferencia de vídeo
Puede iniciar una reunión de CMR Cloud o unirse a ella con cualquier sistema de vídeo compatible, como
Cisco o Polycom.
Paso 1 Abra el teclado virtual controle de forma remota su sistema de conferencia de vídeo.
Paso 2 Seleccione Marcar o Nueva llamada.
Paso 3 Seleccione el botón del teclado y marque la dirección de vídeo.
Paso 4 Siga las indicaciones del sistema.
Acceso a una reunión con una aplicación de conferencia de
vídeo
Puede iniciar una reunión con una aplicación de vídeo como Cisco Jabber Video.
Paso 1 Abra la aplicación.
Paso 2 Marque la dirección de vídeo.
Paso 3 Seleccione Iniciar, Llamar o el control correspondiente para iniciar una videollamada.
Paso 4 Siga las indicaciones.
Visualización de la información de la reunión de WebEx
Antes de unirse a una reunión, puede consultar un poco más de información sobre esta, como el nombre y la
dirección de correo electrónico del organizador, el número de reunión y el orden del día.
Para visualizar información de la reunión, realice una de las siguientes acciones:
• Si ha recibido una invitación por correo electrónico, seleccione el enlace del mensaje para ver la
información de la reunión.
• Vaya al calendario de reuniones de los organizadores de su sitio de WebEx:
a) Vaya a Asistir a una reunión > Ver reuniones.
b) En el calendario de reuniones, busque la reunión y seleccione el enlace.
c) Introduzca la contraseña si se solicita.
d) Para ver el orden del día de la reunión, seleccione Ver orden del día.
Guía del usuario de WebEx Meeting Center (WBS31)
16Unirse a una reunión
Anotación de una reunión en el calendario
Anotación de una reunión en el calendario
Si la aplicación del calendario es compatible con el estándar iCalendar, puede añadir reuniones planificadas
en este. Si el organizador cancela la reunión, el mensaje de cancelación por correo electrónico que reciba
contendrá una opción para quitar la reunión de la aplicación del calendario.
Si recibió una invitación por correo electrónico, seleccione el enlace para incluir la reunión en su calendario
o abra el archivo de iCalendar (.ics) adjunto y acepte.
De lo contrario, incluya la reunión en su calendario en el sitio de WebEx:
Paso 1 Inicie sesión en el sitio de WebEx.
Paso 2 Vaya a Asistir a una reunión > Ver reuniones.
Aparecerá el calendario de reuniones.
Paso 3 Busque la reunión y seleccione el enlace.
Paso 4 Introduzca la contraseña si se solicita.
Aparecerá la página Información de la reunión.
Paso 5 Seleccione Añadir a mi calendario.
Guía del usuario de WebEx Meeting Center (WBS31)
17Unirse a una reunión
Anotación de una reunión en el calendario
Guía del usuario de WebEx Meeting Center (WBS31)
18CAPÍTULO 3
Solución de problemas que se producen al unirse
a una reunión
• Unirse a una reunión, página 19
• Usuarios de PC (Internet Explorer), página 19
• Usuarios de PC (Firefox o Chrome), página 19
• Usuarios de Mac, página 20
Unirse a una reunión
Al seleccionar el enlace para unirse a la reunión, se descarga la aplicación Gestor de reuniones de WebEx en
su ordenador automáticamente. Si no se inicia, compruebe los siguientes temas para encontrar una posible
solución.
Usuarios de PC (Internet Explorer)
Busque el aviso de instalación del complemento ActiveX de color amarillo, a menudo se encuentra en la parte
inferior de la pantalla. Selecciónelo y siga las instrucciones en pantalla para instalar el complemento.
Si su organización no permite ActiveX, póngase en contacto con el administrador del sitio de WebEx para
obtener ayuda.
Cuando se complete la instalación, la reunión se iniciará de forma automática.
Usuarios de PC (Firefox o Chrome)
Busque el mensaje relacionado con Java, a menudo aparece una indicación para descargar e instalar la última
versión.
Aunque puede seguir las instrucciones que aparecen en pantalla para instalar Java, la solución más rápida es
seleccionar Instalar la aplicación de reuniones ubicado en la parte inferior de la página.
Guía del usuario de WebEx Meeting Center (WBS31)
19Solución de problemas que se producen al unirse a una reunión
Usuarios de Mac
Si su organización no permite descargas de Java, póngase en contacto con el administrador del sitio de WebEx
para obtener ayuda.
Cuando se complete la instalación, la reunión se iniciará de forma automática.
Usuarios de Mac
Paso 1 Busque la indicación para descargar e instalar el complemento.
Paso 2 Seleccione Descargar e instalar complemento y descargue el archivo Cisco_WebEx_Add-On.dmg.
Paso 3 Ejecute el archivo:
• En Chrome, seleccione el archivo descargado en la barra de la parte inferior.
• En Safari, seleccione el archivo en la sección Descargas.
• En Firefox, abra el archivo directamente o bien guárdelo en la ubicación que prefiera.
Paso 4 Siga las instrucciones en pantalla.
Cuando se complete la instalación, la reunión se iniciará de forma automática.
Guía del usuario de WebEx Meeting Center (WBS31)
20CAPÍTULO 4
Registro en una reunión de WebEx
• ¿Por qué debería registrarse en una reunión?, página 21
• Registro en una reunión mediante la invitación recibida por correo electrónico, página 21
• Registro en una reunión en el sitio de WebEx, página 22
¿Por qué debería registrarse en una reunión?
El registro permite que el organizador recopile información sobre los asistentes, restrinja el acceso y proteja
la información de la reunión.
No todas las reuniones requieren que se registre. Si en la reunión se solicita, puede registrarse mediante la
invitación que ha recibido por correo electrónico o en el sitio de WebEx.
Cuando el organizador apruebe el registro, recibirá una confirmación de registro por correo electrónico. Ya
puede unirse a la reunión cuando se inicie. Si la reunión ya está en curso y el organizador ha decidido aprobar
automáticamente todas las solicitudes de registro, se unirá a la reunión de inmediato.
Registro en una reunión mediante la invitación recibida por
correo electrónico
Paso 1 Abra el correo electrónico y seleccione Registrar.
Aparecerá la página Información de la reunión.
Paso 2 Seleccione Registrarse.
Aparecerá la página de registro.
Paso 3 Complete el formulario de registro y seleccione Registrarse ahora.
Aparecerá la página de confirmación de registro.
Guía del usuario de WebEx Meeting Center (WBS31)
21Registro en una reunión de WebEx
Registro en una reunión en el sitio de WebEx
Registro en una reunión en el sitio de WebEx
Paso 1 Vaya al sitio de WebEx.
Paso 2 Si dispone de una cuenta de WebEx, haga lo siguiente:
a) Inicie sesión.
b) Vaya a Asistir a una reunión > Ver reuniones.
Aparecerá el calendario de reuniones.
Paso 3 Si no dispone de una cuenta de WebEx, haga lo siguiente:
a) Introduzca el número de reunión y seleccione Unirse.
b) Seleccione Registrar. Aparecerá el calendario de reuniones.
Paso 4 Seleccione Registrar en la reunión a la que desea asistir.
Aparecerá la página de registro.
Paso 5 Complete el formulario de registro y seleccione Registrarse ahora.
Aparecerá la página de confirmación de registro.
Guía del usuario de WebEx Meeting Center (WBS31)
22CAPÍTULO 5
Organización de una reunión: tareas de
referencia rápida
• Organización de una reunión: tareas de referencia rápida, página 23
Organización de una reunión: tareas de referencia rápida
La ventana Reunión le permite administrar todos los aspectos de la reunión y que los participantes utilicen el
chat, envíen vídeo, compartan información e interactúen con documentos, presentaciones, pizarras, aplicaciones
y mucho más.
Nota Si organiza una reunión que incluye sistemas TelePresence, las siguientes características de WebEx no
estarán disponibles:
• Sondeo
• Transferencia de archivos
• Chat (con participantes de la sala de TelePresence)
Tarea Acción
Invitar asistentes a una reunión en curso Desde la pestaña Inicio rápido, seleccione Invitar y
recordar e introduzca la información solicitada.
Desactivar los tonos de entrada y de salida del Seleccionar Participante > Tono de entrada y de
participante salida.
Editar un mensaje de bienvenida Seleccione Reunión > Mensaje de bienvenida.
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23Organización de una reunión: tareas de referencia rápida
Organización de una reunión: tareas de referencia rápida
Tarea Acción
Grabar una reunión Seleccione Grabar.
Consejo Pause y reanude la grabación cuanto haga
falta, en lugar de detenerla y reiniciarla,
para evitar que se creen varios archivos
de grabación.
Cambiar el nombre de un usuario de llamada directa Haga clic con el botón derecho en el nombre de la
lista de participantes y seleccione Renombrar.
Editar alertas de sonido Haga clic con el botón derecho en el título
Participantes y seleccione Alertas de sonido.
Editar el sonido que se reproduce cuando una persona Haga clic con el botón derecho en el título Chat y
introduce un mensaje de chat seleccione Alertas de sonido.
Conceder o retirar privilegios Seleccione Participante > Asignar privilegios y
seleccione las opciones correspondientes.
Convertir a otro en presentador Arrastre la bola de WebEx al nuevo presentador.
Convertir a otro en organizador Haga clic con el botón derecho en el nombre o la
miniatura y seleccione Cambiar función a >
Organizador.
Reclamar la función de organizador Seleccione su nombre en la lista de participantes, a
continuación, seleccione Participante > Reclamar
función de organizador e introduzca la información
solicitada.
Quitar un participante de una reunión Haga clic con el botón derecho en el nombre de la
lista de participantes y seleccione Expulsar.
Restringir el acceso a una reunión Seleccione Reunión > Restringir acceso.
Nota Con esta opción, impide que cualquier
persona se una a la reunión, incluidos los
invitados que aún no se han unido.
Restaurar el acceso a una reunión Seleccione Reunión > Restaurar acceso.
Obtener información de una reunión en curso Seleccione Reunión > Información.
Abandonar una reunión Seleccionar Archivo > Abandonar reunión.
Finalizar reunión Seleccionar Archivo > Finalizar reunión.
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24Organización de una reunión: tareas de referencia rápida
Organización de una reunión: tareas de referencia rápida
Tarea Acción
Enviar una transcripción de la reunión por correo Seleccione Archivo > Enviar transcripción,
electrónico introduzca la información solicitada y envíe el correo
electrónico.
Nota Si guardó los siguientes elementos durante
la reunión, también puede adjuntarlos:
• Documentos compartidos
• Chat
• Cuestionarios de sondeo
• Resultados de sondeos
• Notas públicas o subtítulos que se han
tomado o publicado durante la reunión
La transcripción se envía a todos los
participantes que proporcionaron su correo
electrónico al unirse.
Los participantes solo de audio no
aparecerán en la lista de la transcripción.
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25Organización de una reunión: tareas de referencia rápida
Organización de una reunión: tareas de referencia rápida
Guía del usuario de WebEx Meeting Center (WBS31)
26CAPÍTULO 6
Administración de las notas, las actas de reunión
y los subtítulos
• Administración de las notas, las actas de reunión y los subtítulos, página 27
Administración de las notas, las actas de reunión y los
subtítulos
Debe tener en cuenta los siguientes puntos antes de empezar a gestionar y tomar notas:
• Si todos los participantes tienen permiso para tomar notas, no pueden publicarlas para otros durante la
reunión, pero pueden guardarlas.
• Un solo tomador de notas puede publicar las notas cuando lo desee durante la reunión, o bien enviar a
todos los participantes la transcripción.
• El creador de subtítulos puede publicar los subtítulos en tiempo real durante la reunión, así como enviar
a todos los participantes una transcripción que contenga los subtítulos.
• La característica de notas no está disponible para Mac.
Tarea Acción
Designar un tomador de notas En el panel Participantes, haga clic con el botón
derecho en el participante y, a continuación,
seleccione Cambiar función a > Tomador de notas.
Aparecerá un indicador de lápiz a la derecha del
nombre del participante.
Designar un creador de subtítulos En el panel Participantes, haga clic con el botón
derecho en el participante y, a continuación,
seleccione Cambiar función a > Creador de
subtítulos.
Aparecerá un indicador de subtítulo a la derecha del
nombre del participante.
Guía del usuario de WebEx Meeting Center (WBS31)
27Administración de las notas, las actas de reunión y los subtítulos
Administración de las notas, las actas de reunión y los subtítulos
Tarea Acción
Activar subtítulos En la ventana de la reunión, seleccione Reunión >
Opciones. En el cuadro de diálogo Opciones de
reunión, marque o desmarque Activar subtítulos.
Tomar notas públicas (actas de reunión) Si usted es el único tomador de notas de una reunión,
escríbalas en el panel Notas de su ventana de la
reunión. El resto no podrá ver las notas hasta que las
publique.
Proporcionar subtítulos Si usted es el creador de subtítulos de una reunión,
escríbalos en el panel Subtítulos de su ventana de la
reunión. Puede utilizar el teclado estándar o un teclado
de estenotipia y un software de traducción automática.
Los demás pueden ver los subtítulos desde el
momento en el que pulsa la tecla Intro o selecciona
publicar.
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28También puede leer
