PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA LA CONTRATACIÓN DE LOS SERVICIOS DE IMPRESIÓN GESTIONADA DEL SERVICIO PÚBLICO DE EMPLEO ESTATAL.
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MINISTERIO
DE TRABAJO, MIGRACIONES
Y SEGURIDAD SOCIAL
SUBDIRECCIÓN GENERAL
DE TECNOLOGÍAS DE LA
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COMUNICACIONES
PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA LA
CONTRATACIÓN DE LOS SERVICIOS DE IMPRESIÓN
GESTIONADA DEL SERVICIO PÚBLICO DE EMPLEO ESTATAL.
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Tabla de contenido
1.- Objeto del contrato. 3
2.- Presupuesto y vigencia del contrato. 3
3.- Servicios de impresión y copia. 4
3.1.- Ámbito de los servicios. ......................................................................................................... 4
3.3.- Servicio a suministrar ............................................................................................................. 4
3.3.1.- Objetivos a alcanzar. ........................................................................................................ 4
3.3.2.- Requerimientos de la solución aportada. ...................................................................... 5
3.4.- Mantenimiento del parque de impresión y copia. ................................................................ 5
3.4.1.- Parque de equipos a mantener ....................................................................................... 6
3.4.2.- Horario del servicio. ......................................................................................................... 6
3.4.3.- Tiempo de respuesta........................................................................................................ 6
3.4.4.- Tiempo de resolución. ..................................................................................................... 6
3.4.5.- Reapertura de incidencias. ............................................................................................. 7
3.4.6.- Disponibilidad de repuestos. .......................................................................................... 7
3.4.7.- Actualización de drivers y/o microcódigo. .................................................................... 7
3.4.8.- Mantenimiento preventivo. .............................................................................................. 7
3.4.9.- Sustitución de equipos. ................................................................................................... 7
3.4.10.- Traslado y reinstalación de equipos. ........................................................................... 8
3.4.11.- Retirada de material. ...................................................................................................... 8
3.4.13.- Información de gestión de incidencias. ....................................................................... 9
3.4.14.- Personal técnico de mantenimiento. ............................................................................ 9
3.4.15.- Cobertura geográfica. .................................................................................................. 10
3.5.- Consumibles y fungibles. ..................................................................................................... 10
3.5.1.- Métodos de solicitud de reposición. ............................................................................ 11
3.5.2.- Recogida de consumibles utilizados. .......................................................................... 11
3.5.3.- Frecuencia de la recogida de consumibles utilizados. .............................................. 11
3.6.- Software de Gestión y Control de Impresión. ................................................................... 12
3.6.1.- Mantenimiento y actualización del software de Gestión y Control de Impresión. .. 12
3.6.2. – Servicio de mantenimiento del software de Gestión y Control de Impresión........ 12
3.6.3.- Actualización de versiones y revisiones del software de Gestión y Control de
Impresión. ................................................................................................................................... 13
3.7.- Facturación. ........................................................................................................................... 13
3.8.- Contenido de las ofertas ..................................................................................................... 14
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1.- Objeto del contrato.
Servicio de Impresión Gestionada para el Servicio Público de Empleo Estatal (en adelante SEPE).
Situación actual:
El SEPE, cuenta en la actualidad con un servicio de Impresión Gestionada formado por el siguiente parque:
Modelo Mantenimiento F. inicio F. Fin Coste por copia
IMP. LASER
En garantía (KYOCERA) 01/01/2016 31/12/2021 Sí
KYOCERA FS4200DN 1526
IMP. MULTIFUNCION
En garantía (KYOCERA) 01/01/2016 31/12/2021 Sí
KYOCERA ECOSYS M3540idn 710
IMP. MULTIFUNCION
En este contrato 01/01/2020 31/12/2021 Sí
KYOCERA TASKalfa 3010i 105
IMP. MULTIFUNCION
En este contrato 01/01/2020 31/12/2021 Sí
YOCERA TASKalfa 3051ci 67
IMP. MULTIFUNCION
En este contrato 01/01/2020 31/12/2021 Sí
KYOCERA TASKalfa 4501i 118
IMP. MULTIFUNCION
En este contrato 01/01/2020 31/12/2021 Sí
KYOCERA TASKalfa 4551ci 59
IMP. MULTIFUNCION
En este contrato 01/01/2020 31/12/2021 Sí
KYOCERA TASKalfa 5002i 1
Total general 2586
La oferta presentada debe plantearse fundamentalmente como un servicio gestionado en el que, a modo de
resumen, se han de cubrir los siguientes aspectos:
Mantenimiento de los equipos de impresión y copia en formato A3 previsto durante el contrato
inicial, hasta 31/12/2021.
Mantenimiento de los equipos de impresión y copia tanto en formato A3, como A4, durante
cualquier periodo de prórroga, si se aplica, desde 01/01/2022.
Gestión y suministro de materiales fungibles y consumibles para todo los equipos, tanto en
formato A3 como A4; tóner, fusores, lámparas, etc.; quedando como único consumible a cargo del
SEPE el suministro de papel.
Software de auditoría y control integral del proceso de impresión y copia, que permita definir las
políticas que en cada caso procedan, incluyendo a) ahorro tóner; b) limitaciones al uso de color; c)
limitaciones al número de copias por usuario; d) eliminación de trabajos pendientes al cabo de un
tiempo de no haber sido impresos; etc.
Pago por uso para todos los equipos del servicio de Impresión Gestionada del SEPE, tanto en
formato A3 como A4, dependiente únicamente del tipo de página impresa (blanco/negro o color).
NOTA: Los equipos en formato A4, tanto multifuncionales como impresoras láser, se encuentran cubiertos por
la garantía del fabricante KYOCERA hasta el 31/12/2021.
2.- Presupuesto y vigencia del contrato.
El techo presupuestario se fija en la cantidad de 1.100.000,00 €, sin incluir el Impuesto sobre el Valor
Añadido que se satisfará con cargo a los ejercicios presupuestarios de los años 2020, 2021 y 2022:
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Contrato inicial Meses Importe Importe + IVA 21 %
2020 11 504.166,67 610.041,67
2021 12 550.000,00 665.500,00
2022 1 45.833,33 55.458,33
1.100.000,00 1.331.000,00
Prórrogas Meses Importe Importe + IVA 21 %
2022 11 699.416,67 846.294,17
2023 12 763.000,00 923.230,00
2024 1 63.583,33 76.935,83
1.526.000,00 1.846.460,00
El plazo de ejecución será de 2 años, desde el 01/01/2020, o desde la firma del contrato, si esta fuese
posterior, hasta el 31/12/2021, con capacidad de prórroga, en una o varias veces, por un periodo máximo de
otros 2 años adicionales.
3.- Servicios de impresión y copia.
3.1.- Ámbito de los servicios.
Actualmente la red de centros del SEPE, se encuentra distribuida a nivel provincial.
Nivel Central
o Servicios Centrales del SEPE (SS.CC.).
o Centro de Alternativo de Respaldo del SEPE (CARES)
Nivel Provincial
o Direcciones Provinciales del SEPE (DP)
o Oficinas de Prestaciones/Empleo (OP/E)
o Oficinas Delegadas (OD)
o Centros Nacionales de Formación Ocupacional (CNFO)
La relación detallada de centros de trabajo y sus ubicaciones se encuentra en el ANEXO 1 de este documento.
Servicios existentes:
Servicios de impresión.
Servicios de copias.
3.3.- Servicio a suministrar
3.3.1.- Objetivos a alcanzar.
Optimización de costes.
Incremento de productividad.
Mejora del nivel de servicio.
Reducción de impactos medioambientales y de consumo energético.
Control y auditoria del servicio de impresión y copia.
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3.3.2.- Requerimientos de la solución aportada.
Mantenimiento de los equipos de impresión y copia en formato A3 previsto durante el contrato
inicial, hasta 31/12/2021.
Mantenimiento de los equipos de impresión y copia tanto en formato A3, como A4, durante
cualquier periodo de prórroga, si se aplica, desde 01/01/2022.
Gestión y suministro de materiales fungibles y consumibles para todo los equipos, tanto en
formato A3 como A4; tóner, fusores, lámparas, etc.; quedando como único consumible a cargo del
SEPE el suministro de papel.
Software de auditoría y control integral del proceso de impresión y copia, que permita definir las
políticas que en cada caso procedan, incluyendo a) ahorro tóner; b) limitaciones al uso de color; c)
limitaciones al número de copias por usuario; d) eliminación de trabajos pendientes al cabo de un
tiempo de no haber sido impresos; etc.
Pago por uso para todos los equipos del servicio de Impresión Gestionada del SEPE, tanto en
formato A3 como A4, dependiente únicamente del tipo de página impresa (blanco/negro o color).
Quedan fuera del presente contrato:
Impresoras selladoras de los Registros.
Impresoras térmicas especiales y/o de etiquetas.
Impresoras matriciales.
Los equipos pertenecientes a los servicios de reprografía, que debido a sus características técnicas
sean máquinas de gran producción propias de imprenta profesional.
3.3.- Cualificación Técnica del ofertante.
Con el fin de proporcionar correctamente los servicios objeto del contrato, el ofertante deberá presentar:
1) Acuerdos y contratos de mantenimiento y soporte al máximo nivel con el fabricante de los equipos,
KYOCERA, de los cuales deberá aportar los correspondientes certificados del propio fabricante.
2) Certificación que acredite de manera fehaciente que el fabricante del consumible a entregar cumple
con los estándares de calidad, seguridad y medioambiente respecto al desarrollo y producción de
cartuchos de impresión (o equivalentes):
o Norma ISO 14001: Principios de comportamiento ambiental auditables.
o Norma ISO 9001:2008: Requisitos para un Sistema de Gestión de Calidad.
o Normas ISO 19752/19798: Certificación de rendimiento del cartucho (tóner en impresoras
láser).
o Norma medioambiental EMAS: Gestión y auditoría ambientales.
3) Certificación para las normas DIN 33870, acerca del reciclado de cartuchos de tóner par impresoras
láser en su modalidad de "ACREDITACIÓN", no sólo de "DECLARACIÓN".
3.4.- Mantenimiento del parque de impresión y copia.
El adjudicatario deberá proveer el servicio de mantenimiento sobre los equipos y sistemas del servicio de
impresión y copia, por el periodo de duración del contrato.
Dicho mantenimiento debe cubrir los aspectos tanto preventivos, y correctivos (incidencias y averías).
La empresa adjudicataria indicará en su oferta el sistema de comunicación a emplear por el usuario con el fin
de minimizar el tiempo de respuesta.
Dicha solicitud será formulada por el SEPE, aportando al servicio técnico los datos que éste estime oportunos,
para lo cual la empresa ofertante deberá incluir en la oferta un modelo de petición de asistencia técnica en el
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que figuren los datos que permitan conocer las características del equipo, su ubicación, el problema existente,
la fecha y hora de solicitud de la asistencia, la solución aportada y la fecha y hora en que se produjo ésta.
3.4.1.- Parque de equipos a mantener
Durante el contrato inicial (hasta 31/12/2021). Dispositivos multifuncionales (copia, impresión y
escáner) de alta capacidad, tanto en B/N como color en formato A3.
Durante las posibles prórrogas: Dispositivos multifuncionales (copia, impresión y escáner) de alta
capacidad, tanto en B/N como color en formato A3, y dispositivos multifuncionales e impresoras láser
en formato A4 (una vez que finalice su garantía el 31/12/2021).
La relación detallada de equipos se encuentra detallada en el ANEXO 2.
NOTA: Los equipos en formato A4, tanto multifuncionales como impresoras láser, se encuentran cubiertos por
la garantía del fabricante KYOCERA hasta el 31/12/2021.
3.4.2.- Horario del servicio.
Se considera horario de servicio a la franja horaria diaria en la que la empresa está en disposición, tanto de
recibir una comunicación de avería como de visitar y acometer la resolución de la misma.
Desde las 8 horas a las 18 horas en días laborables
3.4.3.- Tiempo de respuesta.
Se considera tiempo de respuesta el que transcurre desde la comunicación de la incidencia/avería hasta la
primera visita o contacto del técnico con el lugar donde se encuentra instalado el equipo, en horas computables
según el horario de servicio.
El tiempo de respuesta se calculará desde la notificación al proveedor por parte del SEPE a través del Sistema
de Gestión de Averías del SEPE, hasta la comunicación de la visita o contacto del técnico a través de dicho
Sistema.
Equipos ubicados en SS.CC y DD.PP. (generalmente en capitales de provincia o 4 horas.
grandes poblaciones).
Equipos ubicados en otras sedes (otros municipios, Ceuta y Melilla). 8 horas.
3.4.4.- Tiempo de resolución.
El tiempo de resolución máximo (entendido como tiempo desde la respuesta hasta la resolución definitiva de
la incidencia/avería en horas computables según el horario de servicio)), estipulado para la reparación de las
averías que se produzcan en los equipos objeto del presente contrato será el siguiente:
PRIOPRIDAD ALTA: Averías que impliquen detención del servicio prestado por el equipo 4 horas
sin alternativa de funcionamiento
PRIORIDAD MEDIA: Averías que reduzcan la capacidad del equipo sin causar su 24 horas.
detención o con alternativa de funcionamiento.
PRIORIDAD BAJA: Averías que no implique pérdida de capacidad del equipo 72 horas.
La empresa adjudicataria deberá señalar las capitales de provincia o municipios donde no pueda
comprometerse a cumplir los tiempos de respuesta señalados y, en este caso, señalar cuáles serían éstos.
En el caso de que para la solución de la avería baste con la reparación o sustitución de algún componente, se
deberá garantizar que no comporte disminución de la fiabilidad ni de las prestaciones.
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En principio, todas las reparaciones deberán realizarse "in situ". Cuando lo anterior no sea posible, se
comprobará que el componente o equipo devuelto sea el mismo que la firma adjudicataria retiró para su
reparación.
En el caso de sustitución del equipo, el ofertante comunicará la misma al SEPE.
Todos los gastos derivados de cualquier clase de operación exigida por la reparación o sustitución de equipos,
incluido el embalaje, movimiento o retirada de las máquinas, serán por cuenta del adjudicatario, no pudiendo
éste reclamar abonos por estos conceptos.
3.4.5.- Reapertura de incidencias.
Una incidencia se considerará reabierta cuando el SEPE notifique exactamente la misma incidencia, relativa al
mismo equipo, dentro de las 48 horas posteriores a su cierre definitivo.
3.4.6.- Disponibilidad de repuestos.
El suministrador garantizará, bajo su responsabilidad, la previsión y disponibilidad de cualquier clase de
repuestos necesarios para el mantenimiento de los equipos amparados por el contrato. No obstante, si
resultase imposible, o excesivamente oneroso su obtención, podrá plantear en su oferta soluciones
alternativas, como el préstamo o el cambio de los equipos averiados por otros de iguales o superiores
prestaciones.
En el caso de que los equipos sean propiedad del SEPE (tanto por adquisición en este contrato como
existentes previamente hasta su total sustitución), las piezas sustituidas pasarán a ser propiedad del
adjudicatario.
3.4.7.- Actualización de drivers y/o microcódigo.
El suministrador queda obligado a garantizar la disponibilidad sin coste adicional de nuevas actualizaciones del
drivers y/o microcódigo de los equipos objeto del contrato que así lo precisen a partir de su liberación por el
fabricante, y que permitan la explotación plena de los mismos de acuerdo con la evolución de los sistemas
operativos de puesto de trabajo, tanto para puestos físicos convencionales, como en puestos de trabajo
virtualizados.
La actualización de drivers y/o microcódigo no se considerará finalizada sin la realización de las
comprobaciones y diagnósticos asociados que aseguren el correcto y pleno funcionamiento de los servicios.
3.4.8.- Mantenimiento preventivo.
El suministrador proporcionará asistencia técnica de carácter periódico para la realización de las operaciones
pertinentes indicadas en las especificaciones del fabricante de cada uno de los equipos, al objeto de evitar un
deterioro de los mismos, así como reducir el riesgo de averías:
Limpieza general externa e interna de los equipos.
Revisión sistemas móviles (cilindros, ejes, etc.)
Revisión de conectores y cableados para garantizar el correcto suministro de corriente y su conexión a
las redes de área local
Sustitución de elementos que estén averiados.
Programas de diagnóstico de correcto funcionamiento.
Cualquier otra actuación preventiva que se requiera.
3.4.9.- Sustitución de equipos.
Ante la imposibilidad de la reparación de un equipo existente, el suministrado, podrá llevar a cabo la sustitución
de un equipo por otro nuevo de la misma naturaleza y prestaciones iguales o superiores sin coste adicional.
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El adjudicatario deberá proporcionar equipamiento del nuevo modelo para llevar a cabo la verificación de
compatibilidad con:
Los sistemas las aplicaciones, sistemas y redes del SEPE,
Los sistemas de gestión y control de impresión KYOCERA, instalados en el SEPE.
Si ante la imposibilidad de reparar una avería fuera necesaria la sustitución definitiva de un sistema por otro,
se ha de comunicar a los interlocutores técnicos del SEPE, tanto a nivel provincial, como a nivel de
Responsables Globales del Proyecto.
Los equipos sustituidos deberán ser debidamente etiquetados de acuerdo con las normas de Control y
Etiquetado de equipos, propias del SEPE, debiendo informar la empresa adjudicataria de los códigos del
equipo sustituido y del alternativo que lo remplaza.
3.4.10.- Traslado y reinstalación de equipos.
En caso de que existan eventuales cambios de ubicación, tanto internos (dentro de la propia sede), como
exteriores (entre sedes), el SEPE, podrá solicitar al suministrador del servicio, que lleva a cabo el traslado, sin
que ello suponga coste alguno para la Administración.
En caso de traslado entre centros, se deberán observar las medidas necesarias para el embalaje y protección
de los equipos a mover, de manera que quede minimizados los posibles riesgos derivados de dichos
movimientos.
3.4.11.- Retirada de material.
En el caso que alguno de los elementos (tanto los correspondientes al formato A3 en mantenimiento en este
contrato, como en A4 en garantía con el fabricante KYOCERA), deba ser dado de baja, y proceda su retirada
de la sede en la que se encuentre ubicado, el SEPE, podrá solicitar a la empresa adjudicataria la retirada del
equipamiento de dicha sede:
El equipo quedará a disposición de SEPE, que podrá solicitar a la empresa su traslado a los almacenes del
SEPE, u optar por su desafectación y entrega a la empresa.
El SEPE comunicará la fecha de efectos a partir de la cual se considerará la baja del equipamiento solicitado,
con una antelación mínima de 15 días naturales; y a partir de la fecha de efectos de la baja, no se abonará
ningún importe por conceptos de mantenimiento, ni pago por uso sobre el citado equipo y sus servicios
asociados.
El SEPE, procederá a dar de baja en sus inventarios dicho equipamiento, que podrá quedar a disposición de la
empresa, si así se acuerda, debiendo la empresa aportar un certificado en el que se garantice la destrucción de
toda información de carácter reservado o personal que pueda estar almacenado en dichos dispositivos.
3.4.12.- Aumento de parque
En el caso de que por necesidades sobrevenidas, el SEPE, requiera de equipamiento adicional al existente, en
cualquiera de los modelos de equipos, tanto en formato A3, como en A4, el ofertante proporcionará al SEPE
dicho equipamiento, sin coste adicional para el SEPE.
Dicho equipamiento deberá corresponder a los modelos existentes, siempre que sea posible:
KYOCERA TA4551ci color (A3)
KYOCERA TA3051ci color (A3)
KYOCERA TA4501i B/N (A3)
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KYOCERA TA3010i B/N (A3)
KYOCERA ECOSYS M3540idn (A4)
KYOCERA FS4200dn (A4)
En el caso de que no sea posible el suministro de un modelo de los existentes, deberá de tenerse en cuenta el
cumplimiento de los aspectos previstos para la sustitución de equipos, incluyendo el etiquetado y registro en los
sistemas de Gestión y Control de Impresión.
El equipamiento adicional suministrado en este caso, será incorporado al parque del SEPE como equipamiento
en propiedad, y será instalado por el suministrador, en el centro de destino.
Para la gestión de este tipo de aumento de parque, el proveedor constituirá un importe que será considerado
como una bolsa de dinero de la cual se detraerán los importes correspondientes a los elementos solicitados por
el SEPE, según sus necesidades. El importe mínimo de dicha bolsa será del 5% del importe base de licitación,
será valorable que el ofertante asuma un tanto por ciento superior, según se indique en los criterios de
valoración.
3.4.13.- Información de gestión de incidencias.
Se considera "gestión de incidencias" al conjunto de servicios colaterales que la firma adjudicataria deberá
realizar para garantizar el correcto funcionamiento del servicio de mantenimiento, sin coste adicional para el
SEPE. En tal sentido la firma adjudicataria deberá proporcionar la información requerida, sobre el estado de las
averías que se hayan reportado a la misma, a través del sistema que determine el SEPE. Así mismo la
empresa adjudicataria deberá proporcionar al Director Técnico que se nombre, la siguiente documentación, con
periodicidad mensual, en soporte informático:
Codificación de las averías.
Información de asistencias técnicas desglosada por dependencias, provincia, tipo de equipo, marca y
modelo.
Información de asistencias técnicas con incidencias (exceso en tiempos de respuesta o de reparación),
indicando la causa de dicha incidencia, desglosada por los mismos conceptos.
Cuadro de distribución de asistencias realizadas, asistencias pendientes y tiempo medio de asistencias,
desglosadas por dependencia del organismo, provincia y mes.
Notificación de los movimientos o sustituciones definitivas de equipos llevadas a cabo para la
resolución de averías que así lo precisen.
Toda la información de gestión de incidencias entregada por la empresa será contrastada con la información
registrada en los Sistemas de Gestión de Averías del SEPE, a los efectos de determinar los tiempos de
respuesta y los tiempos de reparación de las averías, que serán los determinados a través del Sistema de
Comunicación de Averías del SEPE.
Asimismo, la empresa adjudicataria deberá disponer y presentar, cuando sea requerido por la Subdirección
General de Tecnologías de la Información y Comunicaciones del SERVICIO PÚBLICO DE EMPLEO
ESTATAL, la siguiente documentación:
Control estadístico de averías por equipo.
Número de averías por marca modelo.
3.4.14.- Personal técnico de mantenimiento.
La empresa ofertante deberá nombrar un Director de Proyecto encargado de las relaciones directas con el
SEPE y que tenga acceso directo a la Dirección de la citada firma.
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El ofertante deberá aportar certificación de KYOCERA, en la que se acredite que el personal técnico asignado
a prestar la asistencia técnica derivada de este contrato está adecuadamente cualificado para la prestación del
servicio.
Se requiere que el adjudicatario pueda abrir y tratar casos de soporte con el Centro de Soporte Técnico del
fabricante de los equipos, y dar visibilidad del detalle y seguimiento de dichos casos de soporte a al SEPE,
cuando así se solicite.
Se requiere que la empresa suministradora cuente con el adecuado número de técnicos de mantenimiento de
la propia empresa y de sus centros colaboradores que sea susceptible de prestar adecuadamente los servicios
solicitados.
3.4.15.- Cobertura geográfica.
Las ofertas incluirán una relación de los centros de asistencia técnica de la empresa ordenados por provincia,
En la relación se hará constar los siguientes datos:
Empresa asociada.
Persona de contacto.
Dirección.
Teléfono.
Fax.
Número de técnicos en plantilla dedicados a prestar los servicios de mantenimiento objeto de este
contrato
En aquellos casos en los que la empresa ofertante deba recurrir a centros colaboradores para prestar la
garantía exigida, se deberá hacer constar este hecho además de los datos anteriormente reseñados.
También se hará relación de aquellas provincias que no dispongan de centro de asistencia propio o
colaborador, indicando desde que centro será atendida la garantía
3.5.- Consumibles y fungibles.
El modelo de este contrato establece el pago por copia, para todos los equipos, tanto en formato A3, como en
formato A4; y tanto durante el contrato inicial como durante sus posibles prórrogas, independientemente de
que su situación sea la de mantenimiento o en garantía con el fabricante KYOCERA, por lo que se entiende
que todos los elementos necesarios para la explotación del servicio de impresión y copia deben ser cubiertos
dentro de dichos costes, quedando a cargo del SEPE, únicamente el gasto de papel.
Quedan por lo tanto englobados:
Cartuchos de tóner para multifuncionales e impresoras, tanto en B/N como en color.
Kits de mantenimiento necesarios de cualquier tipo.
Fusores y rodillos y cualquier otra pieza que pueda sufrir desgaste debido a la explotación continua.
Los consumibles informáticos solicitados en este contrato han de ser originales o equivalentes compatibles
nuevos con la marca fabricante de los equipos.
Si el consumible es compatible:
La oferta detallará marca y modelo del mismo.
La duración deberá ser igual o superior a la original del fabricante, por lo que la oferta debe incluir este
dato comparativo para cada consumible.
La oferta deberá acreditar que el consumible a utilizar cumple con los estándares de calidad, seguridad
y medioambiente respecto al desarrollo y producción de cartuchos de impresión o (equivalentes).
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El adjudicatario se hará cargo de la gestión y suministro de todos los consumibles o fungibles, excepto papel y
grapas, y los instalará con personal propio, salvo cartuchos de tóner, que será cambiado por el personal que el
SEPE determine en cada caso.
El volumen estimado de copias y su distribución según los tipos de equipos se encuentra detallado en el
ANEXO 3.
3.5.1.- Métodos de solicitud de reposición.
Por parte del adjudicatario, proactivamente, cuando detecte su próxima necesidad, mediante los
procedimientos automáticos proporcionados para la gestión y control del servicio de impresión y copia.
Por parte de la Unidades que el SEPE designe para cada una de las provincias y de los SS.CC.,
pudiendo ser utilizado el mismo sistema que para la resolución de incidencias y averías. El consumible
solicitado deberá ser suministrado en un plazo no superior a 8 horas desde la recepción de la solicitud
en el sistema del contratista (de acuerdo con el horario de servicio).
El adjudicatario deberá proporcionar al SEPE acceso al menos en modo consulta a un aplicativo
orientado a la trazabilidad de los envíos de consumibles, con particularización para este contrato, y
que permita:
o Notificación acceso a nivel de responsable provincial de los envíos de consumibles originados:
Por el sistema automático de detección de agotamiento del consumible
Por solicitud particular de un responsable autorizado del SEPE.
o Etiquetado del envío con datos particularizados del SEPE (Organismo: Servicio Público de
Empleo Estatal, provincia, código de centro, datos del centro (localidad y dirección), marca y
modelo de equipo, y en caso de origen automático, número de serie del equipo).
o Acceso a la trazabilidad del envío y su transición por los distintos estados: fechas,
notificaciones (de emisión de la solicitud, de confirmación de pedido en curso, de notificación
de entrega, de cierre con acceso a albarán).
3.5.2.- Recogida de consumibles utilizados.
El adjudicatario estará obligado a prestar el servicio de recogida y gestión de los consumibles utilizados, para lo
que deberá proporcionar un servicio de recogida de consumibles usados, así como la dotación en caso
necesario de contenedores de almacenaje temporal que puedan necesitarse para esta prestación.
La empresa adjudicataria, para proporcionar este servicio, deberá contar con las correspondientes
autorizaciones para la gestión de este tipo de residuos.
El contratista deberá suministrar al SEPE, si así lo requiere, los documentos que acrediten su correcta gestión.
Para ello deberá presentar la autorización vigente como gestor autorizado para este tipo de residuos,
documento aceptación del residuo y el certificado de valorización/tratamiento de planta final.
3.5.3.- Frecuencia de la recogida de consumibles utilizados.
Con alcance a todas las sedes, tanto correspondientes a los Servicios Centrales y las Direcciones Provinciales
(incluyendo sus segundos edificios si los hubiera), como al resto de centros (Oficinas de Prestaciones/Empleo y
Centros Nacionales de Formación).
La frecuencia de mínima de recogida de residuos será de 6 meses.
Para el almacenamiento temporal de los residuos generados en cada centro, el adjudicatario deberá
proporcionar sistemas de almacenamiento específicos para este tipo de residuos:
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Para Servicios Centrales y Direcciones Provinciales: Ecoembalaje industrial, (medidas aproximadas
120x80 cm. base x 80cm. Alto).
Para el resto de centros (Oficinas y Centros Nacionales de Formación): Ecoembalaje estándar,
(medidas aproximadas 46x35 cm base x 68 cm alto).
Se valorará que el servicio de recogida de consumibles sea ampliado por parte del ofertante en todas las sedes
del SEPE, minorando el tiempo de almacenamiento temporal en el centro, o adaptándose a las peticiones de
recogida emitidas por el SEPE,
3.6.- Software de Gestión y Control de Impresión.
Sistema centralizado de gestión de las infraestructuras y equipos de gestión y copia, control de acceso de los
usuarios, auditoría y generación de informes de servicio.
Sistema de servidores de impresión centralizado: KYOCERA NET MANAGER
o Sistema de servidores de impresión centralizado, ubicado en el CPD de los SS.CC., utilizando
la infraestructura existente de servidores virtuales del SEPE, basada en VMware, que
proporciona configuración en alta disponibilidad y contingencia en CPD alternativo de respaldo
(CARES).
o No existen servidores de impresión en las sedes periféricas del SEPE (ni en Direcciones
Provinciales, ni en Oficinas de Empleo/Prestaciones, ni en otros tipos de centros),
o Integración con los directorios corporativos del SEPE: LDAP v3 y Microsoft Directorio Activo.
o Capacidad de impresión en cualquier impresora de la sede
o Impresión segura, autenticación y privacidad
Método habitual: mediante tarjetas de proximidad mifare.
Identificación del usuario mediante las credenciales de LDAP o Directorio Activo.
Métodos alternativos para el caso de no disponibilidad de los servidores de
autenticación, o problemas en comunicaciones: Autenticación de los usuarios en el
propio equipo: PIN.
o Producto:
KYOCERA NET MANAGER 5.10.14 (en evolución hacia nuevas versiones 7.x)
Embebidos para impresoras en formato A3: versión 5.3.14.
Servidores OCR.
o Servidores de reconocimiento óptico de caracteres OCR centralizados, ubicados en el CPD de
los SS.CC., utilizando la infraestructura existente de servidores virtuales del SEPE, basada en
VMware, que proporciona configuración en alta disponibilidad y contingencia en CPD
alternativo de respaldo (CARES).
o Producto: ABBY RECOGNITION SERVER 4.0.7.
Herramienta de Gestión de parque: KYO FLEET MANAGER / KYOCERA FLEET SERVICES
o Herramienta web de Gestión y Control, del fabricante KYOCERA (y ubicada en sistemas del
fabricante y mantenida por el mismo)
o Personalización de usuarios y grupos, de acuerdo con la estructura de dependencias y centros
del SEPE.
o Informes de consumo, y de facturación.
3.6.1.- Mantenimiento y actualización del software de Gestión y Control de Impresión.
3.6.2. – Servicio de mantenimiento del software de Gestión y Control de Impresión.
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Asistencia técnica a petición del SEPE con el fin de solucionar un mal funcionamiento software de cualquiera
de los productos objeto del presente contrato, pudiendo ser utilizado el mismo sistema que para la resolución
de incidencias y averías.
3.6.3.- Actualización de versiones y revisiones del software de Gestión y Control de Impresión.
Consiste en la actualización de cualquiera de los productos software, relativos al servicio de Gestión de y
Control de Impresión, que así lo precisen.
Siempre que aparezca en el mercado una nueva versión o "revisión", se enviará el producto, en el plazo de un
mes, junto a la documentación precisa para su evaluación por el SEPE, quien decidirá su implantación de
acuerdo con las directrices y planificación del responsable que nombre la Subdirección General de Tecnologías
de la Información y Comunicaciones. La empresa adjudicataria suministrará las copias necesarias para la
sustitución de las existentes.
En los casos de desaparición o cambio de denominación de alguno de los productos software incluidos, el
adjudicatario estará obligado a comunicarlo en el momento y a sustituirlo sin coste adicional por otro
funcionalmente equivalente o superior, de cara a asegurar la continuidad y calidad del servicio prestado.
Finalizado el contrato, se formalizará la actualización de denominación y consiguiente cambio de contrato, si
procede.
A petición del SEPE el adjudicatario procederá a la instalación de los citados productos de acuerdo a los
estándares y planificación definidos en la Subdirección General de Tecnologías de la Información y
Comunicaciones. Esta instalación no supondrá coste alguno para el SEPE.
La instalación se realizará en un único equipo por cada posible plataforma (test, pre-usuarios, producción).
En el caso de que un producto de software está instalado sobre un determinado sistema operativo, y el SEPE
determine la migración de versión de dicho sistema operativo, el adjudicatario deberá realizar las
modificaciones necesarias para que el software opere sobre la nueva versión de Sistema Operativo, sin coste
adicional para el SEPE.
3.7.- Facturación.
Coste mensual de mantenimiento:
o Para los equipos en formato A3 durante el contrato inicial (hasta 31/12/2021)
o Para todos los equipos, tanto en el formato A3 como en A4, para las posibles prórrogas (a
partir del 01/01/2022).
Coste mensual por volumen de impresión: para los equipos, tanto en formato A3 como A4, que se
abonará mensualmente y a mes vencido, y siempre según los contadores obtenidos de páginas
impresas del mes anterior, aplicable tanto para el periodo del contrato inicial, como en sus posibles
prórrogas.
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3.8.- Contenido de las ofertas
Las ofertas incluirán al menos, la siguiente información:
Proyecto detallado indicando la solución propuesta
Servicios incluidos
Detalle de los consumibles, con indicación completa de sus características.
Descripción del Servicio de mantenimiento (parámetros de gestión).
Cobertura geográfica y técnica, con relación de los centros de asistencia técnica ordenados por
provincia.
Compromiso de cumplimiento de los requisitos y condiciones exigidos en este documento.
Declaración expresa suscrita por la empresa ofertante de la conformidad de la modalidad de pago
escogida.
EL DIRECTOR GENERAL
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