MANUAL DE USABILIDAD DE LA APLICACIÓN DE CONVOCATORIAS - Programa de Ayudas a Proyectos de Iniciativas Sociales Hacerlo juntos para hacerlo realidad
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Programa de Ayudas a Proyectos de Iniciativas Sociales
Hacerlo juntos para hacerlo realidad
MANUAL DE USABILIDAD
DE LA APLICACIÓN DE CONVOCATORIAS
Programa de Ayudas a Proyectos de Iniciativas Sociales
ÍNDICE
1. INTRODUCCIÓN 3
2. REGISTRO DEL USUARIO GESTOR 4
Cómo realizar el registro del usuario gestor 4
3. ACREDITACIÓN DE LA ENTIDAD 8
Cómo realizar la acreditación de la entidad 8
4. PRESENTACIÓN DEL PROYECTO 10
Cómo realizar la presentación del proyecto 10
Pestaña 1: Información de la entidad y el proyecto 11
Pestaña 2: Entidad 13
Pestaña 3: Descripción del proyecto 13
Pestaña 4: Planificación del proyecto 14
Pestaña 5: Impacto y valor añadido 15
Pestaña 6: Planificación de los recursos 17
Pestaña 7: Presupuesto 20
Pestaña 8: Partenariado 22
Cómo aceptar una invitación por parte del representante de una entidad colaboradora 22
Cómo visualizar el flujo de aceptaciones por parte de la entidad gestora del proyecto 24
Justificar el partenariado 26
5. TRAMITACIÓN DE LA SOLICITUD 27
6. TEXTOS E ICONOS 28
Textos 28
Principales iconos 28
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Programa de Ayudas a Proyectos de Iniciativas Sociales
1. INTRODUCCIÓN
La presentación de solicitudes al Programa de Ayudas a Proyectos de Iniciativas Sociales de la Fundación
”la Caixa” se realizará a través de la nueva aplicación de convocatorias convocatorias.fundacionlacaixa.org
Este manual de usabilidad tiene como finalidad facilitar la comprensión de la nueva aplicación y sus
posibilidades, y acompañar en los procesos y fases para la presentación de una solicitud.
Para cualquier duda o aclaración que necesite, puede dirigirse al Programa de Ayudas Sociales de la
Fundación ”la Caixa” a través de ayudassociales@fundacionlacaixa.org.
Qué debe saber antes de empezar
• Deberá registrarse en la aplicación de convocatorias como usuario. Es importante que este usuario
sea el usuario gestor del proyecto que se está presentando.
• Deberá acreditar su entidad o delegación. Aunque alguno de los datos de su entidad, como el nombre,
el NIF o el domicilio, ya estén registrados, deberá completar los datos que no aparezcan y sean
obligatorios y solicitar la acreditación.
• El ciclo de la convocatoria sigue siendo el mismo:
• La estructura del formulario se ha simplificado, reduciendo el número de pestañas y vinculando
campos entre estas a fin de hacerlo más eficaz en la organización de la información.
• Las características de la aplicación, su usabilidad y el entorno gráfico mejoran la navegación, la
gestión de la solicitud y la comunicación con los usuarios gestores y las entidades.
• Aspectos importantes del proyecto –como la información de los objetivos, las actividades, la
valoración del presupuesto o los proyectos en partenariado– se gestionan de forma integrada a lo
largo del formulario.
• Los principales pasos en la presentación del proyecto son los siguientes: primero, es preciso registrar
al usuario gestor y acreditar la entidad o delegación; estos son validados y dan acceso a la
presentación del proyecto, que se inicia anexando y enviando para validación la documentación de
elegibilidad; una vez enviada se habilita el formulario para la presentación del proyecto, a la vez que
se inicia la revisión; una vez validada la elegibilidad, el formulario podrá ser tramitado para la
evaluación del proyecto.
1 Registro y acreditación 2 Presentación del proyecto
Usuario gestor Entidad Elegibilidad Formulario
Validación Validación Validación Tramitación
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Programa de Ayudas a Proyectos de Iniciativas Sociales
2. REGISTRO DEL USUARIO GESTOR
Para presentar una solicitud a las convocatorias es imprescindible acreditar al que será el usuario gestor de
la solicitud que se está presentando. Tenga en cuenta que, una vez realizado el registro de los datos del
usuario gestor, deberá esperar a que su solicitud sea verificada y durante este período no podrá iniciar el
proceso de registro de la entidad, ni rellenar el formulario referente al proyecto que desea presentar.
Cómo realizar el registro del usuario gestor:
Acceda a la aplicación a través del enlace convocatorias.fundacionlacaixa.org, seleccione “Nuev@ en el
sistema” y clique el botón “Registro”.
Puede cambiar de idioma clicando sobre el símbolo que se encuentra en el ángulo superior
derecho.
• Aparecerá la pantalla “Opción de registro”. Para registrarse como usuario gestor de la entidad deberá
clicar sobre “¿Es usted un usuario gestor?”
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Programa de Ayudas a Proyectos de Iniciativas Sociales
• Acepte la política de privacidad:
Deberá aceptar la política de privacidad clicando sobre el botón “Aceptar”.
A continuación, se le solicitará si se está registrando como representante de una delegación o de una
entidad. Rellene los campos que se solicitan empezando por “Nombre de la entidad”. Puede introducir el
nombre o el NIF y la aplicación mostrará las coincidencias, incluyendo las delegaciones (si su entidad es
una delegación es útil introducir la provincia o el código postal para localizarla). Si en la lista se encuentra
su entidad, clique sobre su nombre y complete los datos de registro.
Si la entidad a la que representa no está registrada, deberá clicar en el enlace que aparece en el texto
“Si no puede encontrar su entidad, por favor haga click aquí para registrarla”. Si su entidad es una
delegación de una entidad ya registrada pero su delegación no lo está, se abrirá una nueva ventana para
el registro de la nueva delegación. Después de informar esta ventana, deberá guardar y volver al enlace
para localizar la nueva delegación ahora registrada.
Aparecerá una pantalla en la que deberá introducir la denominación legal, país de residencia, tipo de
documento y número (NIF), así como los datos personales del representante. Todos los campos de este
formulario son obligatorios. Una vez completado, clique en el botón “Enviar” en la parte inferior del formulario.
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Programa de Ayudas a Proyectos de Iniciativas Sociales
• Activación
Una vez realizado el registro, recibirá un correo electrónico informándole de que su registro como usuario
gestor de la entidad ha sido completado. Revise su correo electrónico y clique en el “Enlace de activación”
para definir su contraseña.
Al introducir la contraseña el sistema le redirigirá a una nueva pantalla para que el usuario gestor suba su
documento de acreditación accediendo a través de un enlace (habrá recibido también un correo electrónico
informándole del cambio de su contraseña).
è La contraseña tiene una vigencia limitada y deberá renovarla periódicamente. Cuando caduque, el
sistema le impedirá el acceso y le pedirá que la renueve. Deberá identificarse con el mismo correo
electrónico de usuario gestor con el que se ha registrado inicialmente.
Clicando en el enlace accederá a una nueva pantalla y deberá completar la información requerida en las
pestañas “Información personal”, “Información adicional” y “Documentos”.
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Programa de Ayudas a Proyectos de Iniciativas Sociales
Si se está registrando bajo una delegación, también deberá indicarlo en esta pestaña. Si su delegación no
está registrada, deberá registrarla clicando sobre “Nuevo registro de Delegación”, rellenando los campos
con la información solicitada. Al finalizar clique en el botón “Guardar”.
En la sección “Documentos” deberá cargar el documento de acreditación y su identificación personal.
Descargue el documento mediante el enlace, rellénelo con la información requerida y cárguelo (recuerde
que este documento debe estar firmado por un representante legal de la entidad). La copia del documento
de identidad o pasaporte deberá ser cargada en formato .pdf. Adicionalmente, también puede cargar una
imagen que se ubicará en su perfil.
• Validación
Una vez actualizado su registro con la información y los documentos solicitados, clique “Actualizar perfil”
para iniciar el proceso de revisión. Una vez validada la acreditación, el usuario gestor de la entidad recibirá
un correo electrónico de confirmación y, en caso de que la entidad a la que representa aún no esté
registrada, también le recordará que debe hacerlo.
è Es importante que el usuario gestor registre únicamente un perfil de usuario en el sistema con sus datos
personales (nombre, documento de identificación y dirección de correo electrónico, que se recomienda
que sea institucional). No será posible registrar más de un perfil con el mismo documento identificativo
y correo electrónico. La dirección de correo electrónico facilitada será aquella a la que se enviarán todas
las comunicaciones relacionadas con la convocatoria.
Correo electrónico de la aplicación de convocatorias
El remitente de todos los correos es Convocatorias Fundación ”la Caixa”. Es importante que cuando
reciba el mensaje de este remitente agregue esta dirección a su lista de contactos seguros a fin
de evitar que los correos que reciba se almacenen en la bandeja de correo no deseado. Puesto
que es una dirección únicamente para envíos, no debe responder a los correos que reciba de
este remitente.
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Programa de Ayudas a Proyectos de Iniciativas Sociales
3. ACREDITACIÓN DE LA ENTIDAD
En el momento de registrar al usuario gestor y, en caso de que la entidad no esté registrada, habrá tenido
que introducir los datos de denominación legal, país de residencia y NIF de la entidad. Con estos datos la
entidad quedará vinculada al usuario gestor, pero todavía no habrá finalizado el proceso de acreditación de
la misma.
Cómo realizar la acreditación de la entidad
• El representante de la entidad deberá acceder a convocatorias.fundacionlacaixa.org, introduciendo el
correo electrónico y la contraseña con los que se haya registrado.
• A continuación, aparecerá la siguiente pantalla, que le recuerda que la entidad aún no está acreditada y
le muestra un enlace para poder acceder al perfil de la entidad y completar los datos. También podrá
acceder al perfil de la entidad clicando en el círculo de la parte superior derecha que muestra la inicial del
representante.
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Programa de Ayudas a Proyectos de Iniciativas Sociales
• Clicando en el enlace accederá a las diferentes pestañas, que le permitirán completar la información de
acreditación de la entidad: “Información general”, “Información de contacto”, “Información adicional”,
“Documentación” y “Órgano de gobierno”.
• Complete la información obligatoria requerida en cada campo y anexe los documentos que se le solicitan
(NIF de la entidad e inscripción en el registro).
• En la pestaña “Órgano de gobierno”, clique en el botón “Editar tabla” y a continuación utilice el botón +
para añadir los miembros que lo forman e introducir sus datos. En el campo “Tipo” puede indicar si alguno
de los miembros representa a una entidad. Cuando finalice la introducción de los miembros del “Órgano
de gobierno”, clique en el botón “Guardar” y, a continuación, en “Cerrar”.
• Para guardar los datos de la pestaña, clique en “Actualizar perfil”. Una vez completada la información de
las cuatro pestañas, para iniciar el proceso de validación clique en el botón “Solicitar acreditación”.
El representante acreditado recibirá un correo electrónico informándole de la validación de la acreditación
de la entidad o de solicitud de corrección de la información o de los documentos anexados.
è Para iniciar la solicitud deberá recibir un correo de confirmación o de corrección de la acreditación de la
entidad. En este último caso, realice la corrección de inmediato y vuelva a solicitar la acreditación. Este
proceso estará abierto solo hasta la fecha de cierre de la convocatoria, por lo que el proceso completo
de acreditación deberá realizarse y ser validado lo antes posible.
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Programa de Ayudas a Proyectos de Iniciativas Sociales
4. PRESENTACIÓN DEL PROYECTO
Cómo realizar la presentación del proyecto
Después de introducir el correo electrónico y la contraseña con los que se haya registrado, accederá a la
pantalla con la siguiente información:
• Estado de las solicitudes registradas.
• Acciones que deberá realizar en relación con las solicitudes activas. Aquí encontrará las solicitudes en
las que participa en partenariado y podrá visualizar el proyecto y gestionar su colaboración.
• Convocatorias abiertas a las que puede presentar una solicitud.
Para iniciar una solicitud, deberá identificar la convocatoria en la que desea participar en la lista de
“Convocatorias Abiertas”, donde podrá ver el nombre de la convocatoria, la fecha de inicio y la fecha límite
para la tramitación de solicitudes. Debe clicar sobre “Abrir convocatoria”.
• En la siguiente pantalla se mostrarán los detalles de la convocatoria y los documentos relacionados (bases
y guías), así como los criterios de elegibilidad; para comenzar su solicitud deberá clicar en “Iniciar
solicitud”. A continuación, accederá a la pestaña “Información de la entidad y el proyecto”.
10Programa de Ayudas a Proyectos de Iniciativas Sociales
Pestaña1: Información de la entidad y el proyecto
Esta pestaña contiene las siguientes secciones:
• Detalles de la solicitud: aparecen los datos básicos de la solicitud, importados del registro previo.
• Tipología de proyecto: deberá seleccionar el tipo de presentación y el ámbito principal del proyecto.
è Puesto que la selección que haga en esta sección determinará la configuración del resto del
formulario, que no podrá rectificar sin descartarlo por completo, considere sus opciones
previamente. Un proyecto conjunto en partenariado, por ejemplo, deberá ser sólidamente acordado
y planificado en detalle, de forma que en este momento ya disponga de la conformidad de sus
colaboradores.
Gestión del partenariado
Los proyectos conjuntos, además de requerir documentación específica (Acuerdo de
colaboración y Plan de trabajo conjunto), requieren el registro de las entidades colaboradoras.
Para ello se le habrá activado a la izquierda de la pantalla el menú con el que podrá realizar
la gestión del partenariado. Las entidades colaboradoras tendrán acceso al formulario y
deberán validar la información registrada sobre su colaboración. Planifique el proyecto en
partenariado con antelación y compartiendo todos los detalles con las entidades
colaboradoras. El desistimiento de alguna de ellas podrá acarrear la invalidación de la
colaboración y el proyecto. Vea más adelante en la guía la sección dedicada al partenariado.
• Documentación de la entidad: adjunte toda la documentación obligatoria para validar la elegibilidad,
incluyendo la documentación del partenariado en caso de una presentación conjunta.
è Finalizada esta acción, clique en “Guardar borrador” y a continuación en “Continuar”; aparecerá este aviso:
A partir de este momento se iniciará el proceso de revisión de la documentación, cuyo resultado
recibirá por correo electrónico. Este proceso no impide que simultáneamente inicie el formulario de
presentación del proyecto, pero tenga en cuenta que la elegibilidad deberá haber sido validada para
que su solicitud sea evaluada. Por lo tanto, es importante iniciar este proceso lo antes posible a fin
de asegurar la elegibilidad de la entidad. Este proceso estará abierto solo hasta la fecha de cierre de
la convocatoria, por lo que el proceso completo de acreditación deberá realizarse y ser validado lo
antes posible.
11Programa de Ayudas a Proyectos de Iniciativas Sociales
Después de enviar la información para la elegibilidad, observará que la pestaña “Información de la entidad y
el proyecto” ha quedado bloqueada y aparecerán en la pantalla las pestañas correspondientes al formulario
de presentación del proyecto.
• Los botones “Guardar borrador”, “Validar” y “Tramitar” ubicados en la parte baja de la pantalla, estarán
disponibles durante el proceso de solicitud. Utilice “Guardar borrador” para registrar y actualizar la
información introducida; utilice “Validar” para verificar que los campos obligatorios están informados y los
datos son correctos.
è No es necesario completar las diferentes secciones y pestañas en el orden en que aparecen. Puede
navegar entre pestañas y secciones a través de los menús superior y derecho; no obstante, para evitar
la pérdida de datos, se recomienda la acción “Guardar borrador” antes de salir de la aplicación y
“Validar” durante todo el proceso para garantizar que podrá realizar la tramitación antes de la
fecha límite para la presentación de solicitudes.
A continuación, describimos algunos aspectos que deberá tener en cuenta al completar cada una de las
pestañas del formulario.
• Deberá completar toda la información que se solicita en los campos y documentos de cada sección.
Recuerde que los indicados con * son obligatorios.
• Cuando se soliciten documentos, utilice el botón para abrir la carga. Nombre siempre los archivos de
forma que pueda identificarse claramente el contenido del documento.
• Cuando el campo requiera una lista, utilice el botón para añadir una entrada.
• Si el campo requiere una tabla, utilice el botón para rellenarla.
• Use los botones para registrar y comprobar que la información se ha
completado.
• Una vez guardada y validada la información puede utilizar el botón para modificar los campos.
Después de la modificación, guarde el borrador y realice la acción completar.
• Si desea suprimir la entrada, utilice el botón
12Programa de Ayudas a Proyectos de Iniciativas Sociales
El formulario contiene las siguientes pestañas. Algunas de las pestañas requieren especial atención. A
continuación, destacamos sus particularidades.
• Entidad
• Descripción del proyecto
• Planificación del proyecto
• Impacto y valor añadido
• Planificación de los recursos
• Presupuesto
• Partenariado
Pestaña 2: Entidad
A parte de los campos obligatorios, se resaltan los siguientes puntos:
• Se deberá completar también, al menos, una entrada en la sección “Proyectos recientes”, ya que de lo
contrario la aplicación no le permitirá tramitar la solicitud.
• Por otro lado, en la sección “Voluntariado de la entidad”, si la respuesta a la pregunta “Indique si la entidad
cuenta con personas voluntarias” es “Sí”, será necesario completar la información requerida en los
campos y, sobre todo, adjuntar la documentación de soporte del voluntariado.
• En la sección “Datos económicos de la entidad” será necesario utilizar el botón “Abrir” para completar la
información del “Balance de situación” y de la “Diversificación de ingresos”. Los datos introducidos
deberán estar alineados con la “Documentación económica de la entidad”.
Pestaña 3: Descripción del proyecto
A parte de los campos obligatorios, se resaltan los siguientes puntos:
• Se deberá introducir la fecha de inicio y la fecha de finalización del proyecto. Una vez completada esta
información y clicando el botón “Guardar borrador” en la parte inferior del formulario, será
automáticamente presentada la duración del proyecto en meses.
• En la sección “Emplazamiento”, si el emplazamiento de su proyecto es el domicilio social de la entidad o
delegación, podrá clicar el botón “Importar” para importar la información ya registrada. Por favor, clique
“Guardar borrador” antes de clicar el botón “Importar”. Cuando clique el botón, se recargará la aplicación
13Programa de Ayudas a Proyectos de Iniciativas Sociales
de convocatorias y volverá al inicio. Deberá acceder de nuevo a su solicitud, donde encontrará actualizada
la información.
• En el caso de que el proyecto no se realice en el domicilio social de la entidad, habrá que completar la
información requerida en los campos presentados.
Pestaña 4: Planificación del proyecto
Deberá informar los objetivos, los indicadores y las actividades. Estas informaciones están vinculadas entre
ellas, de forma que los objetivos se enlazan con los indicadores y con las actividades. Para informar las
actividades deberá informar antes los objetivos y los indicadores. Se deberá completar, al menos, una entrada
en la sección “Objetivos específicos y actividades”, ya que de lo contrario la aplicación no le permitirá tramitar
la solicitud.
• En la sección “Objetivos específicos y actividades”, deberá añadir e informar las diferentes actividades que se
desarrollarán en el proyecto. Al detallar dichas actividades, tenga en cuenta que deberá vincularlas a los
objetivos previamente identificados. Para completar los objetivos del proyecto, deberá pulsar el botón
indicado y se abrirá una pantalla con los campos obligatorios a completar.
14Programa de Ayudas a Proyectos de Iniciativas Sociales
• Para completar los “Indicadores de proceso” e “Indicadores del resultado”, deberá clicar “Abrir” y rellenar
los campos requeridos. Para añadir más indicadores, solo tendrá que clicar en “+”.
• En cuanto los datos estén todos completados, clique en el botón “Completar”. Para volver a modificar los
datos del objetivo o eliminarlo, deberá abrirlo de nuevo y clicar el botón “Editar”.
• Para completar las actividades que se desarrollarán en el proyecto, habrá que clicar el botón y se abrirá
una ventana con los campos obligatorios a completar sobre la actividad.
• Además de los campos obligatorios, es imprescindible que se hayan introducido previamente los objetivos
para poder seleccionar el objetivo a vincular a la actividad que hay que detallar. Por otro lado, deberá
seleccionar la “Categoría de la actividad” y clicar el botón “Guardar borrador”. Esto asegurará que sus
opciones aparecen en el campo siguiente de “Tipología de la actividad”.
• Una vez completada toda la información sobre la actividad, deberá clicar “Completar”. Si desea eliminar
la actividad creada, podrá clicar “Descartar” directamente. Si ya había clicado en “Completar”, deberá
abrir de nuevo la actividad, clicar “Editar” y luego “Descartar”.
Pestaña 5: Impacto y valor añadido
Se solicita información de varios aspectos relacionados con las personas destinatarias. Las personas
destinatarias directas son aquellas a las que está dirigido el proyecto, que reciben directamente el resultado
de la intervención y que se beneficiarán directamente de las actividades. No debe confundirlas con las
personas destinatarias indirectas, aquellas a quienes las acciones del proyecto pueden repercutir en última
instancia, aunque ni la propuesta ni las acciones se dirijan directamente a ellas.
15Programa de Ayudas a Proyectos de Iniciativas Sociales
A parte de los campos obligatorios en las diversas secciones de esta pestaña, se destacan los siguientes
puntos:
• Indique cuáles son los grupos de edad de las personas destinatarias directas y, a continuación, clique el
botón “Guardar borrador”. Esto asegurará que sus opciones aparecen en la tabla siguiente.
• Para introducir el número de personas destinatarias directas, clique en el botón “Abrir” y se abrirá una
pantalla con una tabla para introducir los valores.
• Una vez abierta la pantalla, clique en el botón “Guardar” antes de empezar a rellenar la tabla. Esta acción
garantizará que el sistema calcule correctamente el número total de beneficiarios. Rellene la tabla
introduciendo las cifras de beneficiarios de su proyecto en las celdas de grupo y edad correspondientes.
Cuando finalice, recuerde volver a guardar esta tabla para no perder la información introducida. Si es
necesario, posteriormente podrá introducir correcciones realizando las mismas acciones.
• Si el proyecto cuenta con beneficiarios indirectos, clique en el botón “Abrir” y se abrirá una pantalla con
una tabla para introducir los valores.
16Programa de Ayudas a Proyectos de Iniciativas Sociales
Pestaña 6: Planificación de los recursos
La información indicada en esta pestaña está vinculada y se trasladará automáticamente a la tabla de la
pestaña “Presupuesto”. Únicamente podrá modificar la tabla de presupuesto haciendo los cambios oportunos
en la pestaña “Planificación de los recursos”. Deberá guardar la información introducida para que se muestre
en la tabla de presupuesto.
En el caso de los recursos humanos, la información que introduzca se vinculará con la información requerida
en la sección “Coste de los recursos”, de forma que deberá definir en primer lugar los perfiles de los recursos
humanos y guardarlos para que estén disponibles posteriormente cuando informe su valoración.
Esta pestaña contiene las siguientes secciones:
• “Perfiles del proyecto”. Recoge las necesidades de personal del proyecto: trabajadores contratados por
la entidad, profesionales externos autónomos, personas voluntarias, servicios profesionales
externalizados y personas cumpliendo medidas penales en programas de trabajo. Deberá indicar cuáles
colaborarán en el proyecto.
è Recuerde que siempre deberá “Guardar borrador” para que se registre la información y así se traslade
y esté disponible para su selección en la siguiente sección.
• “Información de los perfiles.” Recoge la caracterización de cada uno de los recursos que ha indicado en
la anterior sección: nombre del perfil (por ejemplo, trabajador social, psicólogo, administrativo, etc.), tareas
que desarrollará, número de personas, dedicación total al proyecto, etc.; la información solicitada variará
en función del tipo de recurso.
è Deberá añadir una entrada a la lista para cada perfil de cada tipo de recurso previsto, repitiendo los
mismos pasos. Los perfiles creados estarán disponibles en la sección “Coste de los recursos” a fin de
introducir su valoración económica individualmente.
En el ejemplo siguiente se ha seleccionado “Profesional autónomo” y se ha creado el perfil profesional
de “Psicólogo”.
è Recuerde que siempre debe “Guardar borrador” y “Completar” para que se registre la información y
así se traslade y esté disponible para su selección en la siguiente sección.
• “Coste de los recursos”. Permite asignar el coste previsto para cada concepto de gasto. Los tipos de
recurso se agrupan en tres categorías:
17Programa de Ayudas a Proyectos de Iniciativas Sociales
§ “Actividad”. Comprende tres tipos de gasto, costes de recursos humanos, alquileres y bienes
y servicios para las personas destinatarias; algunos de estos se desglosan en conceptos.
§ “Inversión”. Incluye la compra de equipos y material para las actividades y obras de
adecuación y mejora.
§ “Gestión”. Comprende los costes de gestión y formación del voluntariado y la promoción y
difusión del proyecto.
En esta sección, en la lista “Tabla de coste de los recursos” deberá introducir uno a uno todos los costes
previstos en el proyecto independientemente de si van a ser imputados a la ayuda solicitada o no.
Cada vez que añada una entrada a la lista aparecerá una nueva ventana en la que deberá seleccionar
primero el tipo de recurso por categoría, a continuación el tipo de gasto y, en algunos casos como los
recursos humanos y los alquileres, el concepto específico.
En el ejemplo adjunto se ha seleccionado la categoría “Actividad”, el tipo de gasto “Recursos humanos” y
el tipo de recurso “Profesional autónomo” (en la lista desplegable aparece ese tipo de recurso, ya que
previamente, en la anterior sección “Información de los perfiles”, se había seleccionado que en el proyecto
participarían personas contratadas).
Los recursos deberán vincularse a una actividad, como se ha hecho en el ejemplo con la “Actividad 1”.
Las actividades registradas en la pestaña “Planificación del proyecto” aparecen en forma de lista con una
casilla de verificación a su izquierda para indicar las que están vinculadas al recurso).
18Programa de Ayudas a Proyectos de Iniciativas Sociales
A continuación, es necesario especificar el trabajador concreto que generará ese coste, en el ejemplo se
ha nombrado “Psicólogo 1” y, en consecuencia, se le asigna el perfil “Psicólogo” que aparece en la lista
desplegable, que ya se había creado previamente en la sección “Información de los perfiles”.
è Especificar el detalle unitario de cada coste de personal (asalariado o autónomo) facilitará la
evaluación del proyecto y su presupuesto, su reformulación o redimensionamiento en caso necesario,
así como la futura evaluación de su formulario de finalización y justificación.
Después de asignar el perfil al nombre del recurso, deberá aportar la información solicitada sobre la
valoración económica del recurso: horas de dedicación según el contrato, precio hora y horas que
dedicará al proyecto; la aplicación calculará la proporción de dedicación al proyecto y el coste que esa
dedicación significa.
A continuación, deberá indicar cómo se desglosa la financiación de ese recurso, indicando la distribución
en porcentaje imputada a la ayuda, a fondos propios, a entidades del partenariado u otros financiadores;
la aplicación distribuirá el coste del recurso entre los financiadores según su imputación, asignando un
importe a cada uno. Después de “Guardar” y “Completar”, estos valores se trasladarán a la tabla de
presupuesto.
è Este proceso de descripción del coste y de asignación del valor deberá repetirse para cada coste de
recurso añadido a la lista. De esta forma se completará la tabla de presupuesto con los costes
asignados a cada recurso por financiador. Recuerde “Guardar” y “Completar” cada acción para que
la información se traslade correctamente a la tabla de presupuesto.
19Programa de Ayudas a Proyectos de Iniciativas Sociales
è Para algunos de los recursos como los profesionales externos autónomos, servicios profesionales
externalizados, alquileres o inversiones, el formulario requerirá adjuntar de forma obligatoria el
documento de presupuesto o factura proforma, de modo que en la evaluación pueda contrastarse ese
coste; en caso contrario, el valor de ese coste se detraerá del importe elegible de la ayuda.
Planificación del presupuesto
La forma en que se genera la tabla de presupuesto requiere una rigurosa planificación previa
de los costes del proyecto. No solo en relación con la ayuda que se solicita, sino también en
la medida en que muchos de los recursos son compartidos por otros proyectos o servicios de
la entidad.
Una correcta planificación del presupuesto del proyecto deberá formularse teniendo en
cuenta el coste global para la entidad, una gestión de los recursos humanos y materiales
eficiente y una visión realista de la financiación que permita dimensionarlo adecuadamente
en beneficio de la eficacia final del proyecto.
Antes de introducir la información en la pestaña “Planificación de los recursos”, planifique en
detalle el presupuesto del proyecto.
Pestaña 7: Presupuesto
Una vez completada la información en la pestaña anterior “Planificación de los recursos” y guardados los
datos introducidos en la sección “Tabla de coste de los recursos”, el “Presupuesto” se completa
automáticamente con los gastos previamente introducidos, incorporando todos los conceptos de gasto
desglosados y asignados a las distintas fuentes de financiación previstas en la pestaña “Planificación de los
recursos”. El presupuesto solo se podrá modificar haciendo los cambios oportunos en la pestaña “Planificación
de los recursos”.
è Para la elaboración del presupuesto del proyecto no es necesario considerar los costes de
funcionamiento y mantenimiento de la entidad imputables al proyecto, puesto que la tabla asigna un
porcentaje fijo a esos costes que se suma, en concepto de costes indirectos, a la aportación propia
de la entidad a la financiación del proyecto. Estos costes indirectos també se tendrán en cuenta en la
justificación de la ayuda.
20Programa de Ayudas a Proyectos de Iniciativas Sociales
• En esta pestaña también deberá aportar la documentación de apoyo a la financiación de terceros obtenida
o solicitada y en trámite, y justificar globalmente los costes del proyecto y, especialmente, los asignados a
la ayuda solicitada.
• En la sección “Reformulación del proyecto”, deberá utilizar el botón “Abrir” para abrir la tabla donde deberá
introducir los importes ajustados considerando una reducción al 60 % del importe de la ayuda, de forma
que la tabla muestre qué ajuste se realizará para mantener el presupuesto y la financiación previstos. Un
campo de texto permite argumentar el ajuste y justificar una reducción aun manteniendo los objetivos y
calidad de la intervención. La desviación sobre el porcentaje asignado en el presupuesto original no podrá
ser superior o inferior al 20 % en cada una de las partidas.
• En la sección “Sostenibilidad económica y viabilidad”, deberá indicar si el proyecto contempla alguna vía
para generar ingresos. En caso de que la respuesta sea “Sí”, se solicitarán qué vías de ingresos se
contemplan y una descripción de cada una de las vías indicadas
21Programa de Ayudas a Proyectos de Iniciativas Sociales
Pestaña 8: Partenariado
• Esta pestaña se activará cuando haya seleccionado la opción “Presentación conjunta” en la sección “Tipo
de presentación” de la pestaña “Información de la entidad y del proyecto”. Al seleccionar “Presentación
conjunta”, en el margen izquierdo de la pantalla aparecerá el menú “Invitaciones”, desde donde podrá
invitar a las entidades colaboradoras en el proyecto.
• Para invitar a las entidades clique en “Invitaciones”. Se abrirá una ventana desde la que podrá invitar a los
representantes de las entidades que forman parte del partenariado introduciendo nombre, apellidos y
correo electrónico. Para hacer efectiva la invitación, clique sobre el botón “Guardar” y, a continuación,
sobre “Invitar”. La persona invitada recibirá un correo electrónico informándole de que la entidad gestora
la invita a participar en el proyecto.
Cómo aceptar una invitación por parte del representante de una entidad colaboradora
• Cuando el representante de la entidad colaboradora recibe el correo electrónico (por favor, guarde este
correo porque volverá a necesitarlo), se activará un enlace desde el que podrá aceptar o declinar la
invitación y le guiará en el proceso de registro.
22Programa de Ayudas a Proyectos de Iniciativas Sociales
• Después de aceptar la invitación, si no está acreditado en el sistema, deberá realizar el proceso de
“Acreditación del representante de la entidad”. Cuando haya finalizado el proceso de acreditación recibirá
un correo electrónico.
• En caso de que la entidad a la que represente no esté acreditada, deberá seguir el proceso descrito en
“Acreditación de la entidad”. Cuando haya finalizado el proceso de acreditación recibirá un correo electrónico.
• Una vez se haya validado su acreditación como representante de la entidad colaboradora, deberá
acceder de nuevo al primer correo electrónico con el que se le invitó a participar, clicar en el enlace y en
“Aceptar”. Entonces podrá acceder a la solicitud y ver el proyecto en el que colabora.
• Para ello, deberá acceder a través www.convocatorias.fundacionlacaixa.org, introduciendo el correo
electrónico y la contraseña con los que se haya registrado.
• Aparecerá la pantalla en la que en la sección “Acciones” se muestra el proyecto de la entidad gestora para el
que debe aceptar la invitación. Deberá clicar en “Abrir” para acceder al proyecto y poder aceptar o declinar la
invitación.
• Aparecerá una nueva pantalla en la que clicando en “Acciones – Ver solicitud en pantalla”, accederá al
contenido del proyecto. Si está de acuerdo en aceptar el proyecto, clicará Aceptar y si no lo está, “Declinar”.
23Programa de Ayudas a Proyectos de Iniciativas Sociales
• Tanto si acepta como si declina participar, el representante de la entidad gestora y los del resto de
entidades colaboradoras recibirán un correo electrónico.
• En cualquier momento de la tramitación del proyecto, la entidad colaboradora podrá declinar la invitación.
Para ello deberá realizar los pasos descritos anteriormente y clicar “Declinar”.
• Si declina, el resto de entidades colaboradoras recibirán un correo electrónico en el que se les ofrecerá
reconsiderar, si así lo estiman oportuno, su participación en el proyecto.
Cómo visualizar el flujo de aceptaciones por parte de la entidad gestora del proyecto
• Cuando el representante de la entidad gestora genera una invitación, el de la entidad colaboradora queda
en estado de “Invitados”.
• Cuando el representante de la entidad colaboradora ha sido acreditado y acepta la invitación a través del
enlace del correo electrónico enviado, queda en estado de “Aceptado”. No obstante, esto no quiere decir
que haya aceptado el contenido del proyecto, sino que ha aceptado la invitación.
• En la pestaña “Partenariado”, constará como “Pendiente de aceptación” (el contenido del proyecto).
Recuerde clicar en el botón “Guardar borrador” para que la información sea presentada correctamente en
la tabla de la sección “Actividades de aceptación del partenariado”.
• Una vez la entidad colaboradora haya entrado en la solicitud, la haya leído y aceptado el contenido, el
estado en la pestaña “Partenariado” será “Aceptado”. La entidad gestora recibirá un correo electrónico
avisándole del cambio de estado.
24Programa de Ayudas a Proyectos de Iniciativas Sociales
• Si en algún momento antes de la tramitación de la solicitud la entidad colaboradora decide declinar la
invitación, la entidad gestora recibirá un correo electrónico comunicando el cambio de estado.
• La entidad colaboradora deberá ser eliminada desde la pestaña “Partenariado”, clicando en “Abrir” y a
continuación en “Descartar”.
• También deberá ser dado de baja del apartado de invitaciones clicando en el aspa que figura al lado
de la entidad colaboradora que ha declinado su participación.
• Tanto la entidad colaboradora que ha declinado su participación, como las entidades que continúan en el
proyecto recibirán un correo electrónico comunicándoles del cambio de estado.
• En el caso de la entidad colaboradora que continua en el proyecto, se le solicitará que confirme de nuevo
su participación en el mismo. Para ello, deberá entrar en la plataforma, y en la sección “Acciones”, “Abrir”
y “Aceptar” o “Declinar” su participación de nuevo.
• Si desea volver a invitar de nuevo a la entidad que ha declinado, vuelva a iniciar el proceso de invitación
descrito anteriormente.
25Programa de Ayudas a Proyectos de Iniciativas Sociales
Justificar el partenariado
• En la sección “Justificación del partenariado”, los campos son obligatorios y se deberán especificar los
motivos y la finalidad de la colaboración del proyecto en partenariado, entre otros detallados a
continuación.
• En la sección “Reformulación del proyecto” se deberá indicar si se realizará el proyecto en caso de que el
partenariado no se pueda llevar a cabo.
• Por último, es imprescindible adjuntar la documentación solicitada en la sección “Documentación
partenariado”. Se deberán descargar los modelos facilitados a través del botón “aquí”. A continuación, se
deberán cumplimentar los documentos para cargarlos a través del botón
26Programa de Ayudas a Proyectos de Iniciativas Sociales
5. TRAMITACIÓN DE LA SOLICITUD
Una vez completados los datos solicitados en cada una de las pestañas:
• Clique sobre el botón “Guardar borrador” para no perder la información.
• Clique sobre el botón “Validar” para conocer todos aquellos campos que faltan por rellenar o aquellos
errores que hay que subsanar.
• Para visualizar la solicitud completa puede clicar en “Resumen de la aplicación”.
• Una vez haya completado el formulario, es imprescindible clicar la opción “Tramitar” para que la solicitud
se registre en el sistema. Esto deberá hacerse antes de las 17.00 h del último día del plazo de
presentación de solicitudes de cada convocatoria.
• Una vez tramitada la solicitud, el representante de la entidad recibirá un correo electrónico de confirmación
con un archivo PDF del proyecto presentado.
• A partir de ese momento se inicia el proceso de evaluación del proyecto y, en el plazo establecido en las
bases de la convocatoria, se comunicará a la entidad la resolución.
27Programa de Ayudas a Proyectos de Iniciativas Sociales
6. TEXTOS E ICONOS
Textos
Se pueden copiar textos de Word en la mayoría de los campos de texto de la aplicación. Sin embargo, es
importante comprobar que el formato, las letras y los símbolos especiales no se hayan convertido o perdido
en los campos de texto después de copiarlos y pegarlos.
Cada cuadro de texto tiene una cuenta regresiva de caracteres (con espacios) que delimitan el texto máximo
que a utilizar para describir la información que se está solicitando.
Principales iconos
A continuación, se describe el significado de los principales iconos que se encuentran en la aplicación.
Ir a la página de inicio.
Seleccionar el idioma: inglés, catalán o español.
Política de privacidad: términos y condiciones legales aplicables
a su registro y uso del sistema de Convocatorias de la
Fundación ”la Caixa”.
Notificaciones: donde recibirá avisos del sistema.
Mi cuenta: permite ver el perfil personal, el perfil de la entidad,
cambiar la contraseña o cerrar la sesión.
Permite esconder instrucciones que aparecen en el menú lateral
a la derecha de la pantalla.
Vista de la lista: permite ver la lista de documentos en formato
de cuadrícula o formato de lista.
Función “Saltar a”: este menú permite ir a las diferentes
SALTAR A secciones de la pestaña en que se encuentre. Si desea
ocultarlo, clique en el icono de lista.
A medida que se rellena el formulario es necesario utilizar la
función “Guardar borrador” para no perder la información que se
ha ido introduciendo
Una vez finalizado el proceso de rellenado de toda la
información necesaria, sabremos aquellos campos que no han
sido rellenados pero que deben ser obligatoriamente
cumplimentados. Aparecerán en forma de lista en la parte
superior de la pantalla.
Envía la solicitud para su evaluación.
En el entorno de la ventana de información de una lista (una
actividad, por ejemplo) o una tabla, la elimina.
En el entorno de una pestaña de la solicitud, la eliminará por
completo.
Permiten cargar los documentos que se solicitan, ya sea
clicando el botón de carga o bien arrastrando el archivo desde
la ubicación en su ordenador a la carpeta de documentos.
Una vez cargado, una pestaña azul al lado del documento,
permite descargarlo para ver su contenido. También ofrece la
posibilidad de eliminarlo.
En la parte inferior de la pantalla, estos botones permiten pasar
de una pestaña a otra.
28Programa de Ayudas a Proyectos de Iniciativas Sociales
Añade una entrada para responder a un campo del formulario.
Esta acción abre una ventana para introducir la información que
se solicita. Una vez completada, en la línea inferior de la
ventana debe clicar en el botón “Guardar borrador” para grabar
la información. Al salir de la ventana la información aparece en
forma de lista debajo del campo del formulario.
Dentro de una ventana, permite ampliarla a toda la pantalla o
cerrarla. Si cierra la ventana sin guardar la información, esta se
perderá.
En los campos cuya información se muestra en forma de lista,
abre la ventana correspondiente a una de las entradas de esa
lista.
Permite reabrir los campos del formulario y reescribir, siempre
en el estado de borrador.
Permite descargar e imprimir el contenido de la solicitud. Una
vez tramitada la solicitud, la aplicación envía automáticamente
un correo electrónico al representante de la entidad adjuntando
el proyecto en un archivo PDF.
29También puede leer
