REGLAMENTO ESPECIFICO DEL SISTEMA DE ADMINISTRACION DE BIENES Y SERVICIOS - GESTION 2003 - H. MUNICIPALIDAD DE COCHABAMBA
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H. MUNICIPALIDAD DE COCHABAMBA
DPTO. DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
REGLAMENTO ESPECIFICO DEL SISTEMA DE
ADMINISTRACION DE BIENES Y SERVICIOS
GESTION 2003
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DPTO. DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
REGLAMENTO ESPECIFICO DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN
DE BIENES Y SERVICIOS
CONTENIDO
TITULO I
SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS (SABS)
CAPITULO PRIMERO
ASPECTOS GENERALES:.................................................................................................. 4
TITULO II
SUBSISTEMA DE CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
CAPITULO PRIMERO
DISPOSICIONES GENERALES:........................................................................................11
CAPITULO SEGUNDO
PROCESOS DE CONTRATACIÓN:..................................................................................17
CAPITULO TERCERO
MODALIDAD DE COMPRAS Y CONTRATACIONES MENORES:...........................20
CAPITULO CUARTO
MODALIDAD DE CONTRATACIÓN POR EXCEPCION:............................................22
CAPITULO QUINTO
RECURSOS ADMINISTRATIVOS:....................................................................................24
TITULO III
SUBSISTEMA DE MANEJO DE BIENES
CAPITULO PRIMERO
ASPECTOS GENERALES:.................................................................................................28
CAPITULO SEGUNDO
ADMINISTRACIÓN DE ALMACENES:..........................................................................33
CAPITULO TERCERO
ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS MUEBLES:................................................38
CAPITULO CUARTO
ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS INMUEBLES:...........................................44
TITULO IV
SUBSISTEMA DE DISPOSICIÓN DE BIENES
CAPITULO PRIMERO
ASPECTOS GENERALES:................................................................................................47.
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DPTO. DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
CAPITULO SEGUNDO
DISPOSICIÓN TEMPORAL DE BIENES:......................................................................54
CAPITULO TERCERO
DISPOSICIÓN DEFINITIVA DE BIENES:....................................................................56
CAPITULO CUARTO
BAJA DE BIENES:.............................................................................................................64
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DPTO. DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
REGLAMENTO ESPECIFICO DEL SISTEMA DE
ADMINISTRACION DE BIENES Y SERVICIOS (RE-SABS)
DEL GOBIERNO MUNICIPAL DE COCHABAMBA
TÍTULO I
SISTEMA DE ADMINISTRACION DE BIENES Y SERVICIOS (SABS)
CAPITULO PRIMERO
ASPECTOS GENERALES
Artículo 1 (Definición del Reglamento Específico)
El Reglamento Específico del Sistema de Administración de Bienes y Servicios (RE-SABS)
de la Municipalidad de Cochabamba, regula y operativiza el funcionamiento del Sistema de
Administración de Bienes y Servicios de la Municipalidad de Cochabamba, en sus
subsistemas de contratación, manejo y disposición, de acuerdo a su naturaleza, tamaño y
características propias; estableciendo, de acuerdo al caso, procesos y/o procedimientos y
describiendo las actividades, los responsables y los tiempos necesarios; enmarcados en la
Gestión Municipal Participativa.
En razón a que las Normas Básicas y los anexos a las mismas son abundantemente explícitos
y consignan los procedimientos a realizar, el presente Reglamento Específico constituye un
conjunto de disposiciones complementarias y reglamentarias que dan especificidad a
aquellos aspectos de las Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y
Servicios.
Artículo 2 (Objetivos)
El Reglamento del Sistema de Administración de Bienes y Servicios del Gobierno Municipal
de Cochabamba, tiene como objetivos:
a. Constituirse en un instrumento de regulación del Sistema de Administración de Bienes y
Servicios, según lo estipulado por la Ley 1178 y las Normas Básicas del Sistema de
Administración de Bienes y Servicios, ajustándose a las características y naturaleza de la
Municipalidad de Cochabamba.
b. Establecer los elementos de organización, funcionamiento y de control interno del
Sistema de Administración de Bienes y Servicios de la Municipalidad de Cochabamba,
desde su requerimiento hasta la disposición final de los mismos.
c. Identificar a las unidades y cargos de los servidores públicos responsables de la
implantación y funcionamiento del Sistema de Administración de Bienes y Servicios.
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DPTO. DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
d. Regular la administración de los recursos la Municipalidad de Cochabamba, con criterios
de eficiencia, oportunidad y transparencia.
e. Ser un instrumento de implementación del Sistema de Administración de Bienes y
Servicios en la Municipalidad de Cochabamba.
Artículo 3 (Ambito de aplicación del Reglamento Específico del Sistema de
Administración de Bienes y Servicios)
El Reglamento Específico del Sistema de Administración de Bienes y Servicios es de
aplicación y cumplimiento obligatorio en todas las unidades organizacionales de la
Municipalidad de Cochabamba, según la estructura vigente. Asimismo, constituirá un
elemento referencial e indicativo respecto las relaciones de éstas unidades con los actores
sociales que participan en los procesos de gestión municipal participativa, o tienen relación
con los mencionados procesos.
Artículo 4 (Marco Jurídico del Reglamento Específico del Sistema de
Administración de Bienes y Servicios)
Comprende el marco jurídico del presente Reglamento Específico del Sistema de
Administración de Bienes y Servicios:
a. Constitución Política del Estado.
b. Ley Nº 1178, de 20 de julio de 1990 de Administración y Control Gubernamentales.
c. Ley Nº 1551, del 20 de abril de 1994, de Participación Popular y disposiciones
reglamentarias.
d. Ley Nº 2028, del 28 de octubre de 1999, de Municipalidades.
e. Ley Nº 2235, de 31 de julio de 2001, del Dialogo Nacional 2000.
f. Decreto Supremo Nº 23318-A, de 3 de noviembre de 1992, de Responsabilidad por la
Función Pública y Decreto Supremo Nº 26237 del 29 de junio de 2001 que lo modifica.
g. Decretos Supremos Nº 25964, de 21 de octubre de 2000, 26144 de 23 de abril y 26208 del
15 de junio de 2001, que aprueban, modifican y ponen en vigencia las Normas Básicas del
Sistema de Administración de Bienes y Servicios.
h. Decreto Supremo Nº 25576, de 5 de noviembre de 1999, de la Gaceta Oficial de
Convocatorias;
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i. Decreto Supremo Nº 26449 de 28 de diciembre de 2001, que establece el procedimiento
para la remisión de información de Contrataciones Estatales al Sistema de Información de
Contrataciones Estatales (SICOES) y Resolución Ministerial Nº 013, de 15 de enero de
2002, que aprueba el Reglamento de operaciones del SICOES..
j. Decreto Supremo Nº 26685 de 5 de julio de 2002, que aprueba las disposiciones
complementarias a las Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y
Servicios para su aplicación en las Municipalidades.
k. Resolución Ministerial Nº 569, de 6 de julio de 2001, que aprueba los modelos de pliegos
de condiciones, cuantías y precios de venta de los pliegos de condiciones (sólo en lo que
corresponde a los modelos de pliego de condiciones para licitación pública)
l. Resolución Ministerial Nº 757 de 26 de agosto de 2002, que aprueba las cuantías,
modelos de pliego de condiciones y precios de venta del pliego de condiciones, en
conformidad al Decreto Supremo Nº 26685.
m. Normas de Control Interno emitidas por la Contraloría General de la República.
n. Otras disposiciones específicas que estén relacionadas con la aplicación de las NB-SABS.
Artículo 5 (Identificación y responsabilidad de la Máxima Autoridad Ejecutiva de
la Entidad)
El Alcalde Municipal de la provincia Cercado del Departamento de Cochabamba es el H.
Alcalde Municipal, quién coordinará con el H. Concejo Municipal y el Comité de Vigilancia
y la sociedad civil, como entes de fiscalización y control social, además es responsable de:
1.- Administración
a. La implantación y funcionamiento del Sistema de Administración de Bienes y Servicios
en la Municipalidad de Cochabamba bajo la orientación de los principios establecidos en
las Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios.
b. Garantizar la transparencia de los procesos ejecutados en los tres subsistemas:
Contratación de bienes y servicios, Manejo y Disposición de bienes.
c. Suscribir contratos resultantes del SABS.
2.- En Contratación
a. Designar para cada proyecto, mediante Resolución en forma expresa a la Autoridad
Responsable del Proceso de Contratación (ARPC) en la Municipalidad, designación que
se realizará por áreas.
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b. Designar a los servidores públicos responsables de las compras y contrataciones menores,
mediante Memorándum y de acuerdo a la estructura orgánica aprobada para la
gestión en forma expresa.
c. Supervisar, controlar y hacer seguimiento de los actos de la autoridad designada (ARPC),
mediante requerimiento de informe verbal o escrito a la misma o a los involucrados en el
proceso de contratación o mediante su presencia en los actos públicos de los procesos.
d. Informar al Organo Rector y a la Contraloría General de la República sobre las
contrataciones por excepción y los recursos administrativos interpuestos.
e. Designar cuando corresponda a los miembros de la Comisión de Asesoramiento Externo.
f. Resolver en una sola instancia, los recursos de impugnación interpuestos por los
proponentes de acuerdo a los plazos establecidos en las Normas Básicas del Sistema de
Administración de Bienes y Servicios y en el capítulo correspondiente a recursos
administrativos.
g. Promover la asistencia de funcionarios municipales a eventos de capacitación
programados, para asegurar la disponibilidad de personal capacitado y certificado que
integre las Comisiones de Calificación.
h. Cuando por nueva elección, por suspensión, renuncia, censura constructiva u otro motivo
el Alcalde Municipal cesara en sus funciones, la nueva autoridad podrá revisar, evaluar y
fiscalizar, antes de la suscripción del contrato, aquellos procesos que hubieran sido
adjudicados en cualquier modalidad de compra, a fin de verificar que los mismos se
realizaron de acuerdo a las Normas Básicas y al presente Reglamento Específico. Si del
resultado de dicha actividad, se verificase que existen irregularidades, anulará
automáticamente el proceso y la adjudicación, apoyándose documentalmente para dicha
determinación, acto que deberá ser informado a la Contraloría General de la República, a
efectos de establecer las responsabilidades pertinentes.
i. Decidir la contratación por excepción, según las causales previstas en el artículo 61 de las
Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios y el presente
Reglamento Específico, mediante Resolución Administrativa motivada, en la que
instruirá se realice la correspondiente contratación.
j. Remitir al Concejo Municipal los contratos a partir de Bs. 60.001,- y sus antecedentes,
para que en el término de 15 días calendario verifique el cumplimiento de las normas
legales en el proceso de contratación.
3.- En Manejo
a.- Supervisar, controlar y hacer seguimiento de los actos del Oficial Administrativo
Financiero como principales responsables del subsistema de manejo de bienes. De
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manera que cumplan sus responsabilidades determinadas en el Art.90 de las Normas
Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios y en el presente
Reglamento Específico, mediante solicitudes de informe verbal o escrito a los mismos o a
los servidores públicos involucrados en el subsistema.
4.- En Disposición
a. El Alcalde Municipal es responsable en el marco de lo establecido en la Ley de
Municipalidades Nº 2028, Ley N° 1178, sus Reglamentos, las Normas Básicas y el
presente Reglamento Específico, por la disposición de bienes y sus resultados.
b. Autorizar a solicitud del Oficial Administrativo Financiero el concurso de funcionarios
municipales en las tareas de análisis de factibilidad legal, conveniencia administrativa
y/o determinación del precio base de los bienes a disponer. De ser necesarios los
servicios de consultores individuales o empresas privadas, el Alcalde podrá autorizar la
contratación de acuerdo a las modalidades previstas en el Subsistema de Contratación,
los servicios de consultores individuales o empresas privadas.
c. Aprobar el informe de la disposición final de bienes e instruir su inclusión en el Programa
Operativo Anual de la correspondiente gestión para su aprobación por el Concejo
Municipal, mediante Resolución Municipal, salvo la disposición bajo la modalidad de
Préstamo de Uso o Comodato que será excepcional. Una vez aprobado por el Concejo
Municipal se promulgará la Resolución Municipal sobre la disposición de bienes.
Artículo 6 (Responsabilidades del Concejo Municipal)
Son responsabilidades del H. Concejo Municipal las siguientes:
a) Aprobar o rechazar los contratos suscritos de compras o contrataciones, mediante
Resolución Municipal en un plazo máximo de quince (15) días calendario, de exceder el
plazo, se los dará por aprobados, de conformidad a la Ley de Municipalidades art. 12,
numeral 11.
b) Autorizar las compras y contrataciones de bienes y servicios con cargo al presupuesto del
Concejo Municipal, mediante aprobación expresa del Presidente y Secretario del Concejo
(Ley de Municipalidades Art. 39 numeral 14).
c) Aprobar por dos tercios (2/3) de votos la concesión otorgada previa licitación pública de
obras y servicios públicos o la explotación de bienes de propiedad municipal que no se
efectúen en forma directa por la Municipalidad.
d) Fiscalizar los procesos de contratación de bienes y servicios, de manejo y disposición de
bienes que realiza el Alcalde Municipal, presenciando los actos públicos de Contratación
o Enajenación, solicitando informes escritos al o los responsables de los procesos, vía el
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Alcalde Municipal, realizando visitas a las construcciones en proceso y consultando
proveedores y contratistas.
Artículo 7 (Prohibiciones)
Además de las prohibiciones señaladas en el artículo 22 de las Normas Básicas del Sistema
de Administración de Bienes y Servicios, La Ley de Municipalidades señala las siguientes
para los Concejales:
Los Concejales no podrán anteponer sus intereses privados ante los intereses públicos y de la
Municipalidad, siendo pasibles a la pérdida del mandato previo proceso y sanción penal
cuando corresponda están prohibidos de:
a) Intervenir en la decisión de asuntos municipales en los cuales tengan interés personal o
los tuvieran sus cónyuges, sus parientes hasta el cuarto grado de consanguinidad o
segundo de afinidad.
b) Celebrar contratos por sí o por terceros sobre bienes, rentas y ejecución de obras,
prestación de servicios o explotaciones municipales, concedidas, reguladas o
supervisadas por el H. Concejo Municipal del cual forman parte.
c) Ejercer funciones de administrador, arrendatario, concesionario o adjudicatario de
bienes, obras, servicios públicos y explotaciones municipales, servir de intermediario,
fiador, deudor y en cualquier otra actividad financiera, comercial, industrial o de
servicios en general, en la cual se encuentre relacionado la Municipalidad, sus bienes,
servicios, obligaciones; y
d) Usar indebidamente la información y las influencias derivadas del cargo que ejerce para
obtener beneficios para sí, familiares o terceros en los asuntos o trámites que se ventilen
en la Municipalidad o que se deriven o generen en éste.
En general los servidores públicos municipales tienen la siguiente restricción según la Ley de
Municipalidades Art.118, numeral II.
“Es nulo todo contrato celebrado entre la Municipalidad con los servidores públicos
municipales, con empleados de libre contratación y remoción, distinto al de prestación de
servicios personales, con las personas dependientes de las empresas municipales, hasta doce
(12) meses posteriores al cese de sus actividades en el Gobierno Municipal, con los
miembros de la Directiva del Comité de Vigilancia sea directamente o por interpósita
persona, con los cónyuges, ascendientes, descendientes o parientes colaterales de aquellos
hasta el cuarto grado de consanguinidad y segundo de afinidad. El quebrantamiento de estas
restricciones será sancionado de acuerdo a Ley”.
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Artículo 8 ( Previsión)
En caso de presentarse dudas, omisiones, contradicciones y/o diferencias en la interpretación
del Reglamento Específico de la Municipalidad de Cochabamba, éstas serán solucionadas en
los alcances y previsiones establecidas en las Normas Básicas del Sistema de Administración
de Bienes y Servicios y la Ley de Municipalidades.
Artículo 9 (Procedimiento, Revisión y Actualización del Reglamento Específico)
La Municipalidad revisará por lo menos una vez al año el presente Reglamento, y de ser
necesario actualizará el mismo en base al análisis de la experiencia de su aplicación, la
dinámica administrativa, el funcionamiento de otros sistemas y de las modificaciones de las
Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios. Para el proceso de
revisión y ajuste, la Máxima Autoridad Ejecutiva conformará una Comisión del ejecutivo.
Realizada la propuesta de modificación del Reglamento Específico, el Alcalde Municipal
remitirá el proyecto al Ministerio de Hacienda para su compatibilización como establecen
las Normas Básicas vigentes. Cumplida la misma y realizados los ajustes recomendados, el
Ejecutivo Municipal deberá remitir al H. Concejo Municipal para su aprobación.
Artículo 10 Programa Anual de Contrataciones
El PAC será elaborado por la Dirección de Planificación, y será publicado por la Dirección
de Administración y Contratación de Bienes y Servicios obligatoriamente en el SICOES,
durante el primer bimestre de cada gestión y alternativamente en:
a) La Gaceta Oficial de Convocatorias
b) Medios de Comunicación escritos, radiales y televisivos de carácter local.
c) Paneles públicos (bandos) de las Municipalidades.
d) Medios electrónicos que considere conveniente
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TÍTULO II
SUBSISTEMA DE CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
CAPÍTULO PRIMERO
DISPOSICIONES GENERALES
Artículo 11 (Modalidades de Contratación y Cuantías)
Para la contratación de bienes y servicios, la Municipalidad de Cochabamba utilizará las
siguientes modalidades y cuantías establecidas por el D.S. 26685 y la R.M. 757 de fechas 5
de julio y 26 de agosto del 2002.
MODALIDAD CUANTÍAS
Compras y Contrataciones Menores De Bs.1,- a Bs. 100.000,-
a Bs. 200.000.-
Invitación Pública De Bs.100.001,- a Bs. 2.500.000,-
Licitación Pública De Bs. 2.500.001,- adelante
Contratación por Excepción Sin límite de monto
Artículo 12 (Autoridad Responsable de Proceso de Contratación ARPC)
La Autoridad Responsable del Proceso de Contratación (ARPC), para la modalidad de
Invitación Pública y Licitación Pública, es responsable directa ante el Alcalde Municipal por
la contratación de bienes y servicios de la Municipalidad y de sus resultados.
El Alcalde Municipal designará a la Autoridad Responsable del Proceso de Contratación
(ARPC) en forma expresa, mediante Resolución Ejecutiva indicando el nombre, apellido,
cargo y la cuantía de la designación a los siguientes servidores públicos jerárquicos:
• Oficial Mayor de Coordinación u Oficiales de Area de la Municipalidad de Cochabamba,
tratándose de Invitación Pública y Licitaciones Públicas Nacionales e Internacionales.
Estas Autoridades como Responsables del Proceso de Contratación (ARPC) autorizarán y
adjudicarán los procesos de contratación en las modalidades y cuantías establecidas por Ley
y según lo señalado precedentemente, siendo en esta situación, responsables solidarios por la
adjudicación, los miembros de la comisión de Calificación y las Autoridades Responsables
del Proceso de Contratación.
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Artículo 13 (Funciones de la Autoridad Responsable del Proceso de Contratación)
Las autoridades designadas mediante Resolución, como Responsables de los Procesos de
Contratación, en función a las cuantías establecidas, tienen las siguientes funciones:
a. Autorizar mediante Resolución Expresa el inicio del proceso de contratación.
b. Designar mediante memorándum a los miembros de la comisión de calificación para
cada proceso de contratación que requiera de la conformación de esta comisión.
c. Controlar el cumplimiento de los procesos de contratación, estableciendo las
responsabilidades correspondientes a través de cronograma, solicitudes de informes
verbales y escritos y otros medios.
d. Contratar consultores especializados en contrataciones, mediante la modalidad que
corresponda, cuando la Municipalidad no cuente con el personal técnico necesario.
La Municipalidad también podrá contar con el asesoramiento de los técnicos
mencionados en los incisos a),b),c) y d) del párrafo I del artículo 3 del D. S. 26685.
e. Adjudicar las contrataciones, después de recibido el informe de calificación final y
recomendación, elaborado por la Comisión de Calificación.
f. Informar a la Unidad de Normas del Ministerio de Hacienda, la información requerida
Sobre las contrataciones realizadas a partir de Bs. 100.001,-, a través del Sistema de
Información de Contrataciones Estatales (SICOES) cuyo responsable de manejo es la
Oficialía Administrativa y Financiera.
g. Designar mediante memorándum a los miembros de la comisión de recepción.
h. Atender los requerimientos de información del Concejo Municipal y Comité de
Vigilancia, realizados a través del Alcalde Municipal.
i. Atender los casos de excusa de los miembros de la Comisión de Calificación.
Artículo 14 (Excusa y nueva designación)
En casos de excusa de la Autoridad designada como Autoridad Responsable del Proceso de
Contratación, por estar comprendido en una o más causales señaladas en el parágrafo III del
artículo 28 de las Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios, el
Alcalde Municipal, decidirá dentro de cuatro días calendario de recibida la excusa, si la
Autoridad Responsable del Proceso de Contratación continúa dirigiendo el proceso de
contratación o designa a otra autoridad de la entidad, para ejercer dichas funciones.
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Artículo 15 (Conformación de Comisiones para Contrataciones por Invitación y
Licitación Pública)
El Oficial Mayor de Coordinación u Oficial de Area designada expresamente como
Autoridad Responsable del Proceso de Contratación según las modalidades de contratación,
conformará las siguientes Comisiones de Calificación y de Recepción, para las
contrataciones que se realicen en la Municipalidad por Invitación Pública o Licitación
Pública.
a) Comisión de Calificación, será conformada por tres miembros, en los 7 días
calendario previos a la presentación de propuestas, integrada por:
Presidente: a) Invitación Pública: Director de Area
b) Licitación Pública: Oficial de Area
Secretario: Dirección de Administración y Contratación Bienes y Servicios
Vocal: Unidad Solicitante
Técnicos: Según la necesidad y complejidad de la contratación.
b) Comisiones de Recepción
• Comisión de Recepción de bienes, será conformada por la Autoridad Responsable
del Proceso de Contratación y deberá estar integrada por:
- Jefe del Departamento de Almacenes.
- Representante de la Unidad Solicitante
• Comisión de Recepción de Servicios, Será conformada por la Autoridad
Responsable del Proceso de Contratación y deberá estar integrada por:
- Jefe de la Unidad Solicitante
- Técnico de la misma unidad
• Comisión de Recepción de obras
- Fiscal de obra designado por la Autoridad Responsable del Proceso de
Contratación para cada contratación, designación que podrá recaer en el
Oficial Técnico, Director Infraestructura Urbana u otro profesional
Técnico.
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- Un funcionario de la Unidad Solicitante.
- Un Técnico que sea designado por la ARPC.
• Contraparte para la recepción de servicios de consultoría
El responsable de la Unidad Solicitante.
Artículo 16 (Organización y responsabilidad de las Unidades involucradas en el
proceso de contratación)
a. Organización
Las Unidades y Comisiones involucradas en el proceso de contratación de la
Municipalidad de Cochabamba, son las siguientes:
- Unidades Solicitantes:
Concejo Municipal, Despacho del Alcalde, Oficialía Mayor, Oficialías de Area,
Direcciones de Area, Unidades Desconcentradas, Jefaturas de Departamento y
Divisiones.
En ningún caso podrán ser unidades solicitantes aquellos que no se encuentran
expresamente identificados en el presente Reglamento Específico.
Las entidades sectoriales o desconcentradas (de salud y educación) del Municipio,
canalizarán sus requerimientos a través de la Oficialía Administrativa Financiera.
- Unidad Administrativa:
- Dirección de Servicios Administrativos.
- Otras Unidades y Responsables:
Contador (Encargado de Presupuesto), Encargado de Ingresos (Cajero, Tesorero),
Dirección de Infraestructura Urbana.
- Comisión de Calificación, descrita en el Artículo 14.
- Comisiones de Recepción, descrita en el Artículo 14.
b. Funciones y Atribuciones:
Las funciones de los Responsables de Unidades involucradas en el proceso de
contratación son las siguientes:
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Responsables de Unidades Solicitantes:
- Solicitud de contratación requerida mediante formularios de requerimiento de trabajo
o servicio, debidamente autorizado por la unidad solicitante.
- Elaborar las especificaciones técnicas o términos de referencia de los bienes o
servicios a contratar, para su incorporación al pliego de condiciones por la Dirección
de Administración y Contratación de Bienes y Servicios. En caso de que la
Unidad Solicitante no cuente con el personal adecuado para la elaboración de los
mismos, recurrirá al apoyo de otras Unidades de la entidad; caso contrario, preverá la
contratación de especialistas oportunamente.
- Estimar el precio referencial del requerimiento en forma adecuada, para lograr la
presentación de propuestas con el contenido y alcance requeridos por el Gobierno
Municipal.
- Verificar el origen de los fondos, la existencia de la partida presupuestaria específica
y la disponibilidad de recursos, requiriendo la certificación presupuestaria al
Departamento de Presupuestos dependiente de la Oficialía Administrativa y
Financiera.
Responsable de la Unidad Administrativa, delegada a la Dirección de Contratación
de Bienes y Servicios :
- Solicitar en forma escrita al Sr. Alcalde Municipal la designación de la Autoridad
Responsable del Proceso de Contratación para que autorice el inicio del proceso de
contratación, con la justificación del requerimiento en concordancia con el POA,
incluyendo las especificaciones técnicas o términos de referencia elaborados y la
certificación de la partida presupuestaria correspondiente, para cualquier cuantía,
llenando el formulario respectivo con los datos anteriores.
- Preparar el pliego de condiciones, en las modalidades de compras que se requiera
utilizando el modelo de pliego respectivo, incorporando las especificaciones técnicas
o términos de referencia elaborado por las Unidades Solicitantes.
- Iniciar el proceso de contratación con la autorización de la Autoridad Responsable del
Proceso de Contratación, previa verificación de la conveniencia y oportunidad de la
contratación.
- Verificar el cumplimiento de la normatividad que regula el proceso de contratación.
Comisión de Calificación:
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- Las actividades de la Comisión de Calificación están limitadas a las modalidades de
licitación pública e invitación pública, siendo responsabilidad de otros niveles, la
contratación por excepción y las compras menores.
- Para el funcionamiento de la Comisión de Calificación, sus tres componentes como
mínimo, tendrán igualdad de jerarquía y opinión. Toda decisión deberá tomarse por
consenso y nunca por votación. En casos de discrepancia se hará conocer en el
informe las opiniones divergentes.
- Sesionar por tiempo y materia, con la totalidad de sus miembros, para la calificación
de los sobre “A” y “B”, en único acto. Cualquier acto de filtración de información y
violación de confidencialidad, provocará sanciones ejemplificadoras por parte del
Alcalde Municipal e indicios de responsabilidad administrativa para sus miembros.
- La Comisión de Calificación en acto único realizará la apertura de propuestas,
análisis, evaluación y calificación de las mismas y elaborará el informe final y
recomendación de adjudicación a la Autoridad Responsable del Proceso de
Contratación.
- De ser necesario, dentro el plazo de 72 horas en la modalidad de I.P. la Comisión
podrá solicitar asesoramiento del asesor legal y técnicos según la complejidad de la
contratación.
- Tratándose de L.P. se podrá solicitar asesoramiento dentro los plazos pertinentes.
Comisiones de Recepción:
- Verificar que el bien, servicio u obra cumpla con las especificaciones técnicas o
términos de referencia contenidos en el pliego de condiciones y con el objeto del
contrato, elaborar el acta de recepción de bienes y servicios, sujetándose a lo
estipulado en el presente reglamento específico, a las Normas Básicas del Sistema de
Administración de Bienes y Servicios y los pliegos de condiciones respectivos, en lo
referente a la manera de efectuar la recepción, plazos, informes, responsabilidades y
otros.
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CAPÍTULO SEGUNDO
PROCESOS DE CONTRATACIÓN
EN LAS MODALIDADES DE LICITACIÓN PUBLICA E INVITACION PÚBLICA
Artículo 17 ( Actividades previas al proceso de contratación)
Cualquier proyecto de obra y/o adquisición de bienes o contratación de servicios con
carácter previo debe considerar indefectiblemente los aspectos que siguen:
- Programa Anual de contrataciones.
- Certificación Presupuestaria.
- Recursos disponibles.
- Designación de la Autoridad Responsable del Proceso de Contratación
- Autorización del inicio del proceso de contratación por la Autoridad Responsable del
Proceso de Contratación.
Artículo 18 (Pliego de Condiciones)
La Dirección de Administración y Contratación de Bienes y Servicios, que fungirá como
unidad administrativa, preparará el pliego de condiciones para cada contratación, utilizando
según la cuantía, el modelo de pliego que corresponda. Para el caso de invitaciones públicas,
se observarán las diferencias señaladas en el Instructivo para Invitación Pública Nacional que
se encuentra en cada modelo de pliego .
Se cumplirá con los siguientes pasos:
• Reunión de Aclaración.- La Dirección de Administración de Bienes y Servicios que
fungirá como Unidad Administrativa en coordinación con la Unidad Solicitante de la
contratación, llevarán a cabo una reunión de aclaración pública sobre el pliego de
condiciones:
a) Diez (10) días calendario después de la fecha de inicio del pliego de condiciones.
En la reunión de Aclaración participarán las empresas que adquirieron el pliego de
condiciones y organizaciones empresariales que deseen realizar consultas sobre el mismo, un
representante del H. Concejo Municipal y/o Comité de Vigilancia.
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• Consultas Escritas.- En caso de que existan consultas escritas éstas serán presentadas
hasta dos (2) horas antes de la hora y fecha fijada para la reunión de aclaración.:
a) Hasta veinte (20) días calendario antes del plazo de presentación de propuestas,
tratándose de Licitaciones Públicas.
La Dirección de Administración y Contratación de Bienes y Servicios, es responsable de
hacer conocer a las empresas las respuestas a las consultas, que serán elaboradas por técnicos
responsables de las Unidades Solicitantes, Asesoría Legal y la Oficialía Mayor
Administrativa y Financiera en un plazo máximo de 48 horas después de la conclusión de la
reunión de aclaración
• Aprobación del Pliego.- Concluido la reunión de aclaración el periodo previsto para
la formulación de consultas escritas y una vez absueltas las mismas en el plazo
máximo establecido, la Autoridad Responsable del Proceso de Contratación
aprobará el pliego de condiciones con todas sus enmiendas, si existieran, mediante
Resolución Ejecutiva, y notificará por escrito en el plazo de 48 horas a las empresas
que adquirieron el pliego de condiciones, potenciales proponentes y organizaciones
empresariales, a efectos de que puedan presentar el recurso de revocatoria
• Tanto en el pliego de condiciones como en la convocatoria se indicará, que los
proponentes registrarán el domicilio legal que no esten en el contenido del pliego ni
en la convocatoria y los medios por los cuales se hará llegar las respuestas a las
consultas escritas enviadas por las mismas.
Artículo 19 (Convocatoria)
La Dirección de Administración y Contratación de Bienes y Servicios, elaborará la
convocatoria, en base al modelo de convocatoria señalado en los modelos de pliego de
condiciones, diferenciando los aspectos necesarios en caso de licitación o invitación pública,
para su publicación en la Gaceta Oficial de Convocatorias y en medios de comunicación, de
acuerdo a lo señalado en el artículo 35 de las Normas Básicas del Sistema de Administración
de Bienes y Servicios.
§Clases de convocatoria: Las convocatorias podrán ser:
Nacionales cuando solo podrán participar empresas legalmente constituidas en el país.
Internacionales cuando participan empresas nacionales legalmente constituidas en
Bolivia y empresas extranjeras legalmente constituidas en su país de origen .
Artículo 20 (Plazos y forma de presentación de propuestas)
Los plazos de presentación de propuestas a partir de la fecha en que se ponga a la venta el
pliego de condiciones, son:
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- Para invitación pública no podrá ser menor a 20 días calendario .
- Para licitación pública no podrá ser menor a 30 días calendario.
Los plazos establecidos precedentemente, solo se podrán ampliar por una sola vez en un
máximo de 15 días calendario, por razones de fuerza mayor debidamente justificados o por
modificaciones a los requerimientos de la convocatoria original, realizados conforme señala
el artículo 34 numeral V debiendo en la enmienda o nota aclaratoria correspondiente,
notificarse la prorroga por escrito a todos los que adquirieron el pliego de condiciones, por
lo menos 8 días calendario previos a la presentación de propuestas .
Asimismo, la ampliación del plazo de presentación de propuestas se debe publicar en la
Gaceta Oficial de convocatorias, en el plazo antes señalado .
Artículo 21 (Recepción de propuestas)
La presentación de propuestas debe ser dentro el plazo, lugar y hora fijado en la convocatoria
pública y constar en Acta de Recepción de propuestas, la que debe estar firmada por un
Auxiliar responsable y el visto bueno del Director de Administración y Contratación de
Bienes y Servicios.
Al margen del Acta de Recepción, se registrará en un libro los datos esenciales de la
Empresa, a los efectos de comunicar cualquier aclaración y/o emisión de enmiendas.
La propuesta se presentará de acuerdo ala cuantía es decir:
a) Invitación Pública
La propuesta se presentará en sobre único.
b) Licitación Pública
La propuesta se presentará en dos sobres “A” y “B”
Artículo 22 ( Proceso de Contratación)
I. Los trámites legales y administrativos durante el proceso de contratación se sujetarán
estrictamente a lo establecido en los artículos 34 al 59 al de las Normas Básicas del
Sistema de Contratación de Bienes y Servicios (texto ordenado) y las modificaciones
del D.S. 26685 (Artículos 6 al 13).
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DPTO. DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
CAPÍTULO TERCERO
MODALIDAD DE COMPRAS Y CONTRATACIONES MENORES
Artículo 23 (Responsabilidad por la modalidad de compras y contrataciones menores)
Son responsables de realizar contrataciones menores: Oficiales de Area, Directores, Jefes de
Departamento, quienes autorizan la solicitud de pedido de pedido de material y el
requerimiento de trabajo o servicio, asimismo el Jefe de la División de Adquisiciones que
elabora el cuadro comparativo, firma la orden de compra y liquidación de pago, en función a
las subcuantias que se detallan en los artículos que siguen:
Artículo 24 (Compras y Contrataciones Menores)
I Compras y Contrataciones Menores Directas
a)Subcuantía de 1 Bs. A 5.000 para obras y bienes
-Requerimiento en formulario Pedido de Material
-Autorización Departamento de Presupuestos.
-Ingreso Departamento Almacenes
-Responsables Jefe de Departamento como Unidad solicitante y Jefe de Divisiónde
Adquisiciones, por ser la Unidad encargada del trámite Administrativo.
II Compras y Contrataciones Menores con Cotización
b) Subcuantía de 5001 Bs. a 100.000 para bienes y servicios
c) Subcuantía de Bs. 5001 a Bs. 200000.- Para obras
-Requerimiento en formulario Institucional.
-Autorización Departamento de Presupuestos.
-Tres cotizaciones como mínimo.
-Resumen de Ofertas por bien
-Orden de compra
-Liquidación de pago
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-Resolución Ejecutiva firmada por el Alcalde.
-Contrato firmado por el Alcalde, Oficial de Area, Abogado de la unidad de Contratos
dependiente de la Dirección de Administración y Contratación de Bienes y Servicios
y Asesor Legal.
-Programación de pago efectuado por la Dirección de Finanzas
-Recepción Provisional y/o definitiva según la magnitud y la complejidad de la obra.
-Responsables Unidad Solicitante y Jefe de División de Adquisiciones, por ser la
Unidad encargada del trámite Administrativo.
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DPTO. DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
CAPÍTULO CUARTO
MODALIDAD DE CONTRATACIÓN POR EXCEPCIÓN
Artículo 25 (Casos de Contratación por Excepción)
El Alcalde de la Municipalidad de Cochabamba, mediante resolución motivada, instruirá se
realice la contratación por excepción en los casos descritos en el Artículo 61 y 62 de las
Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios, previo cumplimiento
de formalidades y requisitos.
Artículo 26 (Requisitos para la contratación por Excepción)
Los requisitos mínimos para la contratación son:
a) Justificación técnico legal elaborada por la Unidad Solicitante y la Dirección de Asesoría
Legal para realizar la contratación por excepción.
b) Resolución Ejecutiva de contratación por excepción emitida por el Alcalde Municipal,
indicando la causal que motiva la adopción de esta modalidad de contratación y la
instrucción al Director de la Dirección de Administración y Contratación de Bienes y
Servicios para elaborar el contrato incluyendo plazos y otros aspectos necesarios.
c) Suscribir el contrato elaborado en base al modelo del Pliego de Condiciones, el mismo
debe ser de conocimiento del Concejo Municipal a partir de Bs. 60.000.-
Las formalidades posteriores son:
a) La Dirección de Administración y Contratación de Bienes y Servicios deberá Informar
de la contratación realizada, al Organo Rector a través el SICOES y a la Contraloría
General de la República, en un plazo máximo de siete (7) días calendario computables a
partir del dictado de la Resolución pertinente. El responsable de dicha información es el
servidor público acreditado por la Unidad de Normas dependiente del Ministerio de
Hacienda.
b) Publicar en la Gaceta Oficial de Convocatorias las contrataciones realizadas bajo esta
modalidad.
c) Conformar la respectiva Comisión de Recepción.
Artículo 27 (Procedimiento para la contratación por excepción)
En los incisos a), b), f), g) h), i), j) y k) del Art. 61 de las Normas Básicas del Sistema de
Administración de Bienes y Servicios, se seguirá el siguiente procedimiento:
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DPTO. DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
a. La unidad solicitante realizará el requerimiento Alcalde Municipal adjuntando el
informe técnico y las condiciones específicas o términos de referencia. Previamente
verificará la existencia presupuestaria y su asignación para la contratación requerida.
b. El Alcalde Municipal ante dicho solicitud requerirá a la Dirección de Asesoría Legal
o asesor legal el informe jurídico del caso, remitiendo los antecedentes
documentados.
c. La Dirección de Asesoría Legal una vez recibido los antecedentes documentados, en
un plazo máximo de cinco (5) días calendario deberá emitir el informe legal.
d. En base a la justificación técnico legal, el Alcalde Municipal emitirá la Resolución
Ejecutiva que autoriza la contratación por excepción e instruye a la Dirección
Administrativa proceder con los trámites administrativos para la contratación.
e. La Dirección Administrativa elaborará el pliego de condiciones (en los casos que
corresponda), según el modelo de pliego y una vez aprobado, entregará este
documento a los proponentes de forma directa, señalando plazo de remisión de
propuestas.
f. La Comisión de Calificación señalada en el artículo 14 del presente reglamento o la
que disponga el Alcalde Municipal en la Resolución de aprobación de la presente
contratación, procederá a la calificación de la propuesta técnica y económica.
g. La Comisión Calificadora al concluir la evaluación emitirá la recomendación
correspondiente.
h. El Alcalde Municipal en atención al informe de evaluación y la recomendación de la
Comisión Calificadora, procederá a la adjudicación emitiendo la correspondiente
Resolución Ejecutiva.
i. Una vez suscrito el contrato, el Alcalde Municipal debe conformar la Comisión de
Recepción.
j. Informe al Organo Rector a través del SICOES y publicación en la Gaceta Oficial de
Convocatorias del bien, obra o servicio contratado en un plazo máximo de siete (7)
días calendario computables a partir de dictada la Resolución pertinente..
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CAPÍTULO QUINTO
RECURSOS ADMINISTRATIVOS
La presentación y resolución de los recursos administrativos de oposición o impugnación, se
sujetarán a lo estipulado en los artículos 63 al 85 de las Normas Básicas del Sistema de
Administración y Contratación de Bienes y Servicios (texto ordenado D.S. 26208) y las
modificaciones del D.S. 26685 de fechas 15 junio del 2001 y 5 de junio del 2002.
Artículo 28 (Formalidades de los Recursos Administrativos)
La forma de presentación, resolución, efectos, contenido de la resolución y notificación de
los recursos administrativos se realizará según los artículos 63 al 67 de las NB-SABS.
Las notificaciones por efecto de los recursos administrativos las realizará en responsable de
la Unidad Administrativa (profesional II) en el domicilio establecido por los proponentes y
recurrentes, consignando el texto integro del acto motivo de la notificación, cuya copia
servirá como constancia que revele el acto de la notificación por la empresa o firma de los
dependientes o representantes debidamente identificados.
Artículo 29 (Domicilio)
Los recurrentes que interpongan recursos administrativos tendrán como domicilio el
establecido en su recurso (incluyendo número de fax) o el despacho de la ARPC Secretaría
General.
Artículo 30 (Representación, Suspención del Proceso de Contratación)
Se procederá de acuerdo a los artículos 69 y 70 de las NB-SABS
Artículo 31 (Ejecución de las Garantías)
Se procederá según el Artículo 71 de las NB-SABS.
El responsable de la ARPC, una vez resuelto el recurso de oposición en la que se confirme la
resolución objetada o se desestime el recurso presentado, instruirá la ejecución de la garantía.
El Alcalde Municipal, una vez resuelto el recurso de impugnación a favor de la
Municipalidad, instruirá la ejecución de la garantía presentada y la cancelación a la Comisión
de Asesoramiento Externo (CAE), en la modalidad de licitación pública.
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DPTO. DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Artículo 32 (Recurso de Oposición)
El procedimiento y las formalidades se sujetarán a lo dispuesto en los artículos 73 al 79 de
las NB-SABS.
En el caso de renovación de garantías, la comunicación de reposición de la garantía al
recurrente la realizará el responsable de la Dirección de Administración y Contratación de
Bienes y Servicios (Profesional II).
Artículo 33 (Recursos de Impugnación)
El procedimiento y las formalidades se sujetarán a lo dispuesto en los artículos 80 al 85 de
las NB-SABS.
En la modalidad de Invitación Pública sólo procederá el recurso de impugnación a la
resolución de adjudicación. El Alcalde Municipal resolverá los recursos de impugnación
interpuestos.
Artículo 34 (Conformación de la Comisión de Asesoramiento Externo para el Recurso
de Impugnación a la adjudicación y su remuneración)
La Comisión de Asesoramiento Externo (CAE) será designada por el Alcalde Municipal,
únicamente en caso de impugnación a la Resolución de adjudicación en licitaciones públicas.
Su conformación y remuneración se realizará de acuerdo a lo establecido en el artículo 82 de
las NB-SABS.
Artículo 35 (Plazos estipulados para los recursos administrativos)
Nº ACTIVIDAD PLAZOS
Notificación de la Resolución y otros actos administrativos emergentes 2 Días hábiles
de los recursos interpuestos (Art. 67 NB-SABS)
1
La notificación puede ser vía fax con la confirmación expresa de recepción 24 horas
del recurrente o proponente (Art. 67 NB-SABS)
Ejecución de Garantías (Art. 71 NB-SABS) A la confirmación de la
2 Resolución
3 Interposición del recurso de oposición ante la ARPC (Art.75 NB-SABS) 3 Días hábiles siguientes a la
notificación.
4 Garantías para la interposición de los recursos. Se podrán renovar lasValidez de 30 días
garantías a requerimiento de la entidad calendario
5 Plazo para la resolución del recurso de oposición al pliego de condiciones 4 Días hábiles
(Art. 79 NB-SABS)
6 Interposición del recurso de impugnación ante la ARPC. (Art.81 NB- 3 Días hábiles (Notif.)
SABS)
7 Elevación del recurso de impugnación ante el Alcalde Municipal Art. 81 2 Días hábiles
NB-SABS)
8 Conformación de la Comisión de Asesoramiento eXTERNO (Art. 82 NB- 4 Días calendario
SABS)
9 Informe fundamentado de la CAE (Art. 82 NB-SABS) 15 Días calendario
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DPTO. DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Nº ACTIVIDAD PLAZOS
10 Plazo para Resolución de recursos de impugnación después de recibido el 5 Días hábiles
informe de la CAE.(Art. 83 NB-SABS)
11 Plazo para resolución de recurso de impugnación sin la conformación de la5 Días hábiles
CAE (Art. 83 NB-SABS)
12 Notificaciones al órgano rector vía SICOES (Art. 84 NB-SABS) Una vez dictada la
Resolución
Artículo 36 (Recursos Administrativos)
Los recursos administrativos son:
a) Recursos de oposición tanto en Invitación como Licitación Pública
- El recurso de oposición en las modalidades señaladas serán resueltos por el
Alcalde Municipal.
Artículo 37 (Plazo para Resolución)
1 El Alcalde Municipal recibido el informe y atendiendo o apartándose de las
recomendaciones de la Comisión de Asesoramiento Externo, en el plazo máximo de
cinco (5) días hábiles, computables desde su recepción, deberá dictar resolución
conforme a lo previsto en el artículo 65 de las Normas Básicas de Administración de
Bienes y Servicios Texto Ordenado, la misma que no admite recursos ulterior.
2 En caso que no corresponda la conformación de la Comisión de Asesoramiento externo
conforme a lo establecido en el numeral III del artículo del artículo 81de la Norma Básica
de Administración de Bienes y Servicios Texto Ordenado, el plazo de cinco (5) días
hábiles para dictar resolución se computará a partir de la fecha en la cual se hubiese
recibido los antecedentes del proceso conforme determina el señalado artículo 81.
3 En caso de presentarse más de un recurso de impugnación, los mismos serán resueltos
simultanea y conjuntamente, debiendo emitirse una sola resolución que contemple la
decisión que corresponda a todas las objeciones interpuestas.
4 La decisión de apartarse de la recomendación emitida por la Comisión de Asesoramiento
Externo, será de exclusiva responsabilidad del Alcalde Municipal, pudiendo en su caso
ser sujeto a la determinación de responsabilidades conforme a la Ley 1178.
5 Si vencido el plazo establecido en el numeral 1 o 2 del presente artículo, según
corresponda, no se dictare resolución, el o los recursos se los tendrá por aceptados,
procediéndose consecuentemente a la reanudación del proceso de contratación
impugnado desde el vicio más antiguo. En este caso, el Alcalde Municipal, será exclusiva
responsable de ésta omisión, debiendo ser sometida al régimen de responsabilidad
administrativa, civil o penal que corresponda, conforme a la Ley 1178 y sus reglamentos,
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