Transformación digital en la - Universidad - ULPGC
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Transformación
digital en la
Universidad
Extracto documental de la Jornada
Proyectos y retos pos-pandemia
Editores:
José Pablo Suárez Rivero | a
J vier Sánchez Pérez
Índice
Prólogo 5
Recursos audiovisuales 6
Transformación digital en la Universidad de Las Palmas de 9
Gran Canaria
José Pablo Suárez Rivero
Vicerrector de Investigación, Innovación y Transferencia, Director
de la Cátedra Telefónica (ULPGC)
La transformación digital en la Universidad de La Laguna 15
Jorge Riera Ledesma
Vicerrector de Agenda Digital, Modernización y Campus
Central (ULL)
Los sistemas de información en la ULPGC 19
Javier Sánchez Pérez
Director de Sistemas de Información (ULPGC)
Infraestructura informática y despliegue en la ULPGC 23
Carlos Mena Mesa
Director del Servicio de Informática (ULPGC)
Transformación digital en la ULPGC a través de las 27
Esta publicación es un
extracto documental de la metodologías ágiles
Jornada Transformación Antonio Ballester Monzón
digital en la Universidad:
Proyectos y Retos pos- Gerente de TIC ULPGC
Pandemia, celebrada el
23 de julio de 2020 en
la Sala 26 de Abril de la Infraestructura informática y despliegue en la Universidad 31
Sede Institucional de la
Universidad de Las Palmas
de La Laguna
de Gran Canaria. Juan Carlos Hernández Perdomo
Edición: Jefe del Servicio TIC (ULL)
José Pablo Suárez Rivero
Javier Sánchez Pérez
accedaCRIS: el portal de la producción científica 35
Revisión y corrección:
Kira Sosa Gutiérrez
José Miguel Santana Melián
Rosario Cardenal de la Nuez Servicio de Informática (ULPGC)
Maquetación:
Sergio Sánchez / AVATARA Portal investigador: Perfil Investigador y Grupos de 39
Fecha de publicación: Investigación
Octubre de 2020 Judith Rosario Sanabria Cruz
Fundación Canaria Parque Científico
Gestión de proyectos I+D y autorizaciones de gastos 43
Esta publicación está bajo
Juan José Caballero García
una Licencia Creative Ex Subdirector de Gestión de Recursos y Ayudas a la Investigación
Commons Atribución-
NoComercial-SinDerivadas del Servicio de Investigación (ULPGC)
4.0 Internacional
(CC BY-NC-ND 4.0)
3
Análisis y explotación de datos: los «rankings» 47
Francisco José Casas Cabrera
Jefe del Grupo de Explotación de Datos del Servicio de Prólogo
Informática (ULPGC)
Gestión de las ayudas a la investigación 51
Antonio Gerardo Hernández Viera La transformación digital no es un escaparate de modernidad para las
Subdirector del Servicio de Investigación (ULPGC) universidades, aunque que pudiera serlo. Se trata de una visión que
comprende un proyecto global de la institución para ejecutar acciones
Automatización de la gestión de los estudios de doctorado 55 encaminadas a sustituir y repensar procedimientos obsoletos, manuales y
Pedro Herráez Thomas
analógicos, por otros que se hallan íntegramente en el ámbito de lo digital.
Director de la Escuela de Doctorado (ULPGC)
Aplicación de Títulos Propios ULPGC 59 La ULPGC tiene una tradición «politécnica» desde sus orígenes formativos,
José María Lorenzo Nespereira hace más de 40 años. Y en este periodo se ha ido construyendo un camino
Director de Formación Permanente, Vicerrectorado de donde las herramientas tecnológicas han acompañado a su misión y
Titulaciones y Formación Permanente (ULPGC) estrategia como universidad.
La apuesta por los programas de movilidad 65
Se presenta en este volumen un compendio de resúmenes de las ponencias
Crístofer Martel Miranda
Técnico informático del Gabinete de Relaciones presentadas en la Jornada Transformación digital en la Universidad,
Internacionales (ULPGC) Proyectos y Retos pos-Pandemia, celebrada el 23 de julio de 2020. En
ellas se dieron a conocer 22 proyectos y demostraciones que relatan
Transformación digital desde la e-Administración 67 cómo la universidad y su entorno afrontan un camino decidido hacia la
José Manuel Hernández Cárdenes transformación digital. De los 22 proyectos, 14 lo son del ámbito exclusivo
Coordinador del Proyecto de Transformación Digital de la de la ULPGC, muestra del impulso dado al área de desarrollo de software,
Administración de la ULPGC
emprendido en el año 2017.
Campus Virtual y «e-learning» en la era pospandemia 71
Norberto M. Ramos Calero Dentro del conjunto de proyectos presentados, destacan los de software
Director del Campus Virtual (ULPGC) para la gestión, tanto por ser mayoría como por su importancia y por las
necesidades detectadas por la institución.
Hacia una nueva web corporativa 75
José Miguel Santos Espino Agradecemos a todos los ponentes y responsables de proyectos el esfuerzo
Director de Gestión Web y Accesibilidad (ULPGC) realizado y esperamos poder seguir contando con sus equipos de trabajo
para continuar desarrollando estas y otras acciones de transformación
Gestión de patentes con IDEAS 79
María Sacristán Rodríguez digital de la ULPGC.
Oficina de Propiedad Industrial e Intelectual (ULPGC)
Aplicativo de gestión de la Fundación Canaria Parque 83
Científico Tecnológico
Almudena Suárez Rodríguez
Coordinadora de la Oficina de Proyectos Europeos (ULPGC)
Álbum fotográfico de la Jornada 85
José Pablo Suárez Rivero
Vicerrector de Investigación, Innovación y Transferencia,
Director de la Cátedra Telefónica (ULPGC)
4 5
Recursos audiovisuales
Jornada íntegra:
https://open.ulpgc.es/index.php?start=4
Relación de vídeoentrevistas realizadas por
Factoría de Emprendedores (Radio Las Palmas):
José Pablo Suárez Rivero > https://youtu.be/MPT8d8hxF68
Antonio Ballester Monzón > https://youtu.be/MlbCmIZZ7Jw
Carlos Mena Mesa > https://youtu.be/zudS0MZUPhM
Francisco José Casas Cabrera > https://youtu.be/U7bf9hpgkas
Gerardo Hernández Viera > https://youtu.be/Qcpk_h6bDBY
Javier Sánchez Pérez > https://youtu.be/FnFCC_HWdlg
Jorge Riera Ledesma > https://youtu.be/qMJeNW6202w
José Manuel Hernández > https://youtu.be/5eZrEUxwtkY
José Miguel Santana > https://youtu.be/wxPqEIRtLEU
José Miguel Santos > https://youtu.be/moKeLKkQddY
Juan José Caballero > https://youtu.be/mGIshAHCRdo
Judith Sanabria Cruz > https://youtu.be/ISZkI6Y2v-g
María Sacristán Rodríguez > https://youtu.be/L0YuGjuZZS4
Norberto M. Ramos Calero > https://youtu.be/P2emJ-DRE1g
Víctor Manuel Melián > https://youtu.be/8fU5ZRzpChE
Publicaciones
6 7
Transformación digital en la
Universidad de Las Palmas de Gran
Canaria (ULPGC)
José Pablo Suárez Rivero
Vicerrector de Investigación, Innovación y Transferencia,
Director de la Cátedra Telefónica (ULPGC)
viit@ulpgc.es
La ULPGC es una universidad pública canaria cuyos datos dan muestra de
su dimensión y función: 15 centros propios, 44 títulos de grado, 6 dobles
titulaciones de grado, 22 másteres universitarios, 13 programas de doctorado,
33 maestrías expertos y formación especializada propios y 5 programas
formativos especiales. Con un presupuesto anual de 147 millones de euros,
la organización se distribuye en 6 campus universitarios: 4 en Gran Canaria,
1 en Lanzarote y 1 en Fuerteventura. Además, en al año 2019 había 20.811
alumnos registrados y 1.942 profesores en el Campus Virtual, así como 540
grupos de trabajo en entornos virtuales.
Con 30 años de vida como ULPGC, y 40 como Universidad Politécnica de
Las Palmas, la Universidad ha ido labrando un recorrido en el que siempre ha
perseguido su empeño de adaptarse a los tiempos modernos y, en particular,
la búsqueda incesante de los mejores medios para la eficiencia del trabajo.
Estructura de la ULPGC.
8 9
En la ULPGC se ha potenciado el desarrollo propio de aplicaciones
frente a la adquisición comercial, tras un duro proceso de estudio de las
ventajas y desventajas. Si tuviéramos que señalar en una figura estas
características, lo representaríamos como una balanza:
Transformación digital en la ULPGC.
Ventajas y desventajas del desarrollo propio y adquisición.
En el periodo 2016-2020 hemos definido tres ejes estratégicos como camino
hacia la transformación digital de la Universidad de Las Palmas de Gran
Canaria: la estrategia / gobernanza hacia la transformación digital, mayor
agilidad en el funcionamiento y gestión e inversión y mejora de los servicios.
Probablemente, si hubiera que destacar algo clave en este proceso es la
agilidad, como parámetro que debe estar presente en todas las acciones
de la transformación digital. Pero donde las metodologías ágiles adquieren
mayor importancia es precisamente en el desarrollo de software. El
software es la herramienta que puede llegar a vertebrar a toda una
organización y por esta razón, en el periodo 2016-2020 hemos cuidado
meticulosamente las necesidades y el desarrollo de nuevo software para
la Universidad. Decimos de manera coloquial que el software es la semilla
para la transformación digital.
El Servicio de Informática de la ULPGC se orienta en términos generales
hacia la dirección del proyecto software, de las bases de datos corporativas
y del despliegue y producción de aplicaciones. También cuenta con una
empresa pública, TIC-ULPGC, que lleva a cabo, de forma coordinada con el
Servicio, la dirección de desarrollos, los grupos de desarrollo y los analistas.
Infraestructura para la transformación digital 2005-2019 en la ULPGC.
10 11
El desarrollo de software con medios propios ha sido sin duda un reto para El modo de trabajo, tanto técnico como funcional, en etapas cortas y con
la institución. Partimos de la visión de que las metodologías ágiles son avances controlados, permite a los departamentos que han impulsado
las idóneas para enfrentar dicho reto. Pero no solamente hace falta un estos aplicativos recabar la experiencia del usuario y facilita la toma de
compromiso y una apuesta institucional. También conlleva incorporar o decisiones para corregir errores o aprovechar oportunidades creadas en la
reubicar funciones del personal, una definición clara de los proyectos a propia Universidad o lanzadas al mercado por un nuevo proveedor.
acometer, liderazgo, dirección estratégica, formación e inversión económica.
En el periodo 2018-2019 se logró una inversión para adelantar el desarrollo El reto que nos queda es seguir impulsando no solo la etapa de desarrollo
de software como impulso a la transformación digital de la Universidad. Los de aplicativos software dentro de la transformación digital, sino otras
1,5 millones de euros invertidos se distribuyeron de la siguiente manera: necesarias para la institución en los siguientes ámbitos: físico (hardware),
modelos de gestión, despliegue de soluciones, formación y aprendizaje y
administración electrónica, de los cuales también existen proyectos vivos
en la ULPGC, no reportados en este resumen.
Dentro del conjunto de aplicativos de software desarrollados, destacan los
de gestión, por ser mayoría y por su importancia, dada la funcionalidad que
ocupan dentro de la Universidad. Se resumen a continuación las áreas de
los 14 aplicativos que han sido presentados en este periodo de gobierno y
que han sido objeto del programa de la Jornada Transformación digital en
la Universidad, Proyectos y Retos pos-Pandemia, celebrada el 23 de julio de
2020:
12 13
La transformación digital en la
Universidad de La Laguna
Jorge Riera Ledesma
Vicerrector de Agenda Digital, Modernización y Campus Central (ULL)
vicerrectorado.agendadigital@ull.es
La Universidad de La Laguna ha evolucionado notablemente en el ámbito
tecnológico desde 1994, cuando se implanta el correo electrónico, hasta la
actualidad, pasando de vetustos módems a las grandes infraestructuras
y la digitalización actual. Sin embargo, algo que no ha cambiado es la alta
burocratización, que en muchas ocasiones entorpece la relación de los
usuarios con la institución, por lo que uno de los retos de la transformación
digital es, justamente, aligerar esa carga.
Para lograrlo, es imprescindible mejorar los sistemas de información y
contar con la mayor cantidad posible de datos para poder trabajar con ellos
y mejorar los procesos. Este es, en general, el mismo enfoque que están
asumiendo todas las Administraciones Públicas para lograr una mayor
transparencia y sostenibilidad y un mejor servicio. Así, se persigue que
exista interoperabildad, es decir, que los datos de una Administración sean
reconocibles por otra para, de esta manera, agilizar los trámites. También se
aspira al precepto de «presentar la documentación una sola vez», de modo
que en sucesivos trámites un usuario no tenga que adjuntar nuevamente
datos que, de hecho, la Administración ya posee de ocasiones anteriores.
La Universidad de La Laguna ha afrontado en los últimos tiempos dos
proyectos para tratar, precisamente, de agilizar la burocracia mediante la
explotación automatizada de datos, que representan la línea seguida en
este último año. Uno es la expedición digital del certificado de docencia
impartida, que antes era un procedimiento que podía prolongarse durante
quince días, pues el formulario rellenado por el profesorado debía pasar
por cuatro pasos diferentes, con la consiguiente comprobación manual de
datos en cada uno de ellos. Desde hace dos meses, es un procedimiento de
Sede Electrónica que tarda, literalmente, un segundo.
El segundo proceso en el que se trabaja es el de la transparencia del Plan de
Ordenación Docente, para el cual es necesaria la consulta en varios sistemas
de información. Permite saber de manera veraz, gracias a los números, el
encargo y capacidad docente de cada área de conocimiento, de tal modo
14 15
que se tiene una imagen global de la institución y, desde el gobierno, se
puede priorizar de mejor manera la petición de plazas de profesorado para
cada uno de los departamentos.
Además de estos dos, la Universidad de La Laguna ha concluido más
proyectos de transformación digital basados en el tratamiento de los datos:
certificados automatizados, transparencia en el historial del procedimiento
electrónico, optimización de procedimientos y estructuración de áreas
operativas, registro interoperable, tablón de anuncios con sellado de tiempo,
codificación de espacios y horarios en el ERP, teletrabajo, escritorios,
aplicaciones y laboratorios virtuales, así como la aplicación de la Universidad
de La Laguna.
16 17
Los sistemas de información
en la ULPGC
Javier Sánchez Pérez
Director de Sistemas de Información (ULPGC)
dsi@ulpgc.es
Durante los últimos tres años, la Universidad de Las Palmas de Gran Canaria
ha hecho una apuesta decidida por la consolidación de los sistemas de
información, que se traduce en la implantación de una serie de sistemas
que han contribuido a facilitar la gestión en varias áreas estratégicas. La
Universidad venía impulsado desde hace un tiempo el desarrollo propio, y
en esa dirección ha continuado durante estos años, lo que ha favorecido
que las aplicaciones se adapten bien a sus necesidades y que proporcionen
mayor flexibilidad para realizar cambios.
En esta imagen se muestran las aplicaciones y sistemas desarrollados
durante los últimos años, la mayor parte con recursos propios. Algunas de
estas aplicaciones son grandes proyectos estratégicos de la ULPGC. La única
comprada a una empresa es la aplicación de patentes IDEAS. En cuanto a
los sistemas, hay que destacar el importante papel que el Campus Virtual
ha desempeñado durante el periodo de confinamiento, momento en el que
se pasó en muy poco tiempo de una docencia presencial a una docencia
18 19online. También se ha avanzado en un nuevo sistema para la administración adecuado de las aplicaciones y de su integración con el resto de los sistemas,
electrónica, que estará disponible a finales de este año o principios de 2021. y también se ha encargado del mantenimiento de los sistemas desarrollados
hasta ahora. De cara al futuro, sería interesante delegar, tanto el desarrollo
En el año 2017, el principal objetivo era implantar herramientas para la como el mantenimiento, en TIC-ULPGC o en empresas externas, con el objetivo
gestión de la I+D. En esta línea, se crearon dos portales web: ULPGC de que el Servicio de Informática pueda centrarse más en la coordinación.
Research, un portal para la difusión, a través de vídeos, noticias y conexión
a las redes sociales, de la actividad de los investigadores; y por otro lado, TIC-ULPGC ha implantado la metodología Scrum en los equipos de desarrollo,
accedaCRIS, un portal destinado a la producción científica de la Universidad, cuyas características la hacen idónea para abordar grandes proyectos de
en el que han colaborado el Vicerrectorado de Investigación, Innovación y software. Por un lado, las tareas se priorizan atendiendo a las necesidades
Transferencia, la Biblioteca y el Servicio de Informática. Este portal contiene de los usuarios, de manera que se pueden poner en producción lo antes
publicaciones, proyectos de I+D, patentes, tesis y mucha más información posible. Por otro, el equipo establece un sistema de reuniones que favorece
sobre los investigadores. Ha sido un proyecto estratégico en el que en muy el trabajo en grupo y, además, se estimula la retroalimentación directa con
poco tiempo se ha logrado pasar de 9.000 publicaciones (año 2017) a más los usuarios.
de 40.000.
De cara al futuro, es necesario que se defina una estructura organizativa
La aplicación Grupos de Investigación permite registrar a los miembros y que permita desarrollar los sistemas de información de forma sistemática.
las líneas de investigación de cada grupo. Además, los coordinadores de los Debemos, además, consolidar el trabajo que se ha llevado a cabo y afianzar
grupos pueden editar la información en el plazo que se abre anualmente para estos procesos. En este último periodo, las metodologías ágiles se han
este fin. Esta aplicación, que se complementa con los datos de publicaciones, posicionado como un elemento central para la automatización dentro de
proyectos y patentes que se obtienen desde accedaCRIS, ha seguido la Universidad. Una apuesta decidida, a largo plazo, permitirá a la ULPGC
evolucionando para incorporar más información sobre los investigadores. avanzar, de manera sostenible, en el camino de la transformación digital.
En el año 2017 se valoró la necesidad de disponer de una estructura para
facilitar el desarrollo basada en metodologías ágiles. Para ello, en febrero de
2018 se crearon dos grupos de desarrollo integrados por cuatro personas
y un analista de TIC-ULPGC, una empresa perteneciente a la Universidad.
Uno de estos grupos ha sido el encargado de desarrollar las aplicaciones de
investigación.
El otro grupo ha desarrollado la aplicación Programas de Movilidad, con
el objetivo de facilitar la gestión de los programas de desplazamiento de
alumnos y profesores a universidades de otros países. Esta aplicación ha
permitido sustituir una externa que no se adaptaba bien a las necesidades
de la ULPGC, así como tener el control de los datos, centralizando la
información en las bases de datos propias.
A finales de 2018 se creó un grupo de desarrollo para la aplicación Programas
de Doctorado, que ha tenido un buen funcionamiento para unos estudios con
características muy distintas de los de grado y posgrado. El último proyecto
iniciado fue el de Títulos Propios, que es también un proyecto estratégico.
Aunque no ha llegado a finalizarse por falta de presupuesto, la aplicación
está operativa con las prestaciones desarrolladas hasta la fecha y se podrá
completar en un futuro próximo.
En cuanto a la organización, el Servicio de Informática ha sido el responsable
de la coordinación de los proyectos, lo que ha permitido hacer un seguimiento
20 21Infraestructura informática y
despliegue en la ULPGC
Carlos Mena Mesa
Director del Servicio de Informática (ULPGC)
Carlos.Mena@ulpgc.es
El periodo de confinamiento debido a la pandemia de la COVID-19 se vio
marcado, para el trabajo desarrollado por el Servicio de Informática, por
la urgencia. Esta fue, sin duda, la principal característica tanto de esta
situación como de las actuaciones que se llevaron a cabo. Hubo, por ello,
que primar el uso de los recursos disponibles en ese momento, así como
la simplicidad, esto es, soluciones buenas en lugar de soluciones óptimas.
Además, fue necesario diversificar las soluciones para cada necesidad.
Con todo, y gracias al esfuerzo de todas las partes implicadas, se logró que
prácticamente el cien por cien de la plantilla cuyas funciones lo permitían
pudiera teletrabajar. Además, se posibilitó el teleaprendizaje: se pudieron
impartir las clases y se celebraron los exámenes. Para ello, se llevaron a cabo
numerosas actuaciones y mejoras tanto en las infraestructuras como en el
ámbito de la gestión, del teletrabajo y de la telenseñanza.
22 23La clave del éxito de esta difícil empresa fueron, por supuesto, las personas:
el extraordinario compromiso del personal del Servicio de Informática y la
paciencia, colaboración e implicación de todos los usuarios. En especial, y
sin menoscabo del resto de figuras laborales cuya intervención fue esencial
para esta crisis, hay que destacar la labor de los informáticos, encargados
de asegurar que los sistemas siguieran funcionando, que fueron capaces
además de soportar el enorme incremento de carga que se produjo en casi
todos los servicios.
¿Y ahora?
Ahora ya no existen excusas de urgencias, imprevisibilidad, generalización o
fuerza mayor. Sin embargo, continuamos en una situación de incertidumbre,
con un presupuesto agotado y sin partidas específicas. Así que es necesaria
la capacidad de cambio repentino de entorno para poder adaptarnos a esta
realidad cambiante.
De momento, el confinamiento ha posibilitado que se superen miedos y
reticencias. Se ha demostrado la capacidad para asumir retos mayores y se
ha renovado el impulso a la digitalización de la Universidad. Por otro lado,
hay que destacar la apuesta por el teletrabajo como modelo contrastado
de alta productividad en el Servicio de Informática y como prueba piloto
a exportar a otras unidades. Y, por último, hay que reseñar la importancia
de las colaboraciones con otras instituciones, como la Universidad de La
Laguna, el Cabildo de Gran Canaria, RedIris, CRUE-TIC y el Ministerio Asuntos
Exteriores y Transformación Digital.
24 25Transformación digital en
la ULPGC a través de las
metodologías ágiles
Antonio Ballester Monzón
Gerente de TIC ULPGC
gerente@tic-ulpgc.es
TIC ULPGC es una empresa creada en 2006 como medio propio de la
Universidad de Las Palmas de Gran Canaria. Su objeto es la prestación
de todo tipo de servicios en tecnologías de la información y las
comunicaciones a la Universidad, y su visión es el apoyo al Servicio de
Informática. Tiene 28 trabajadores, de los cuales 11 están dedicados al
desarrollo de aplicaciones software.
La aportación de TIC ULPGC a la transformación digital de la ULPGC
está enfocada al desarrollo de aplicaciones de apoyo a la gestión
administrativa. Hasta 2018, la empresa usaba un modelo de gestión
predictiva de proyectos, basado en una toma de requisitos al principio del
proyecto, con un presupuesto y una planificación cerrada, así como un
modelo de un analista y un programador. Esto, sumado al escaso número
de personas dedicadas a ello, hacía que los desarrollos de aplicaciones
tuvieran problemas cuando se cambiaba algún requisito. Además, era
muy complicado desarrollar proyectos de gran alcance.
Fue en febrero de 2018 cuando el Servicio de Informática de la ULPGC,
impulsado por el Vicerrectorado de Investigación, Innovación y Transferencia,
con el Director de Sistemas de Información, el Dr. Javier Sánchez Pérez, al
frente, decidió implantar un modelo de desarrollo de aplicaciones basado en
la metodología ágil Scrum. A partir de ese momento se impulsó el área de
desarrollo de TIC ULPGC, con el movimiento de algunos compañeros de otras
áreas de la empresa a la de desarrollo de aplicaciones, y con la contratación
de más programadores para atender el incremento en la demanda del
desarrollo de aplicaciones informáticas.
En la siguiente imagen se aprecia cómo en los últimos años ha ido
aumentando el número de personas dedicadas al desarrollo de
aplicaciones en TIC ULPGC, frente al número de personas que se ocupan
de otras encomiendas.
26 27hoy?, ¿qué dificultad tienes para realizar tu tarea? Este encuentro de entre
cinco y quince minutos es fundamental para cumplir con la metodología y
permite que el equipo se coordine y que nadie se quede atascado en una
tarea. En todo momento, en el tablero kanvan se refleja la tarea que está
haciendo cada miembro del equipo.
Reunión de entrega: Después del desarrollo del sprint se entrega a los
clientes y al Servicio de Informática la aplicación funcionando. Asiste a la
reunión todo el equipo y el Product Owner.
Reunión de retrospectiva: Una vez terminado el sprint, el Scrum Master, el
equipo y el Product Owner se reúnen para analizar cómo ha ido el sprint, ver
qué se ha hecho bien, para seguir repitiéndolo, y qué se ha hecho mal, para
seguir mejorando.
Después de más de dos años de aplicación de la metodología ágil Scrum,
la experiencia en TIC ULPGC es muy positiva: ha proporcionado el marco
Con la implantación de este metodología, cambió el modelo de trabajo con necesario para desarrollar aplicaciones estratégicas de gran alcance y,
los nuevos roles que define Scrum: además, la entrega temprana hace que el usuario esté más motivado y que
los resultados se vayan ajustando perfectamente a sus necesidades.
Product Owner: Desaparece la antigua figura del analista para centralizar en
una persona la toma de requisitos, que pasó a hacerse directamente con los
En los tiempos que corren, la transformación digital se hace totalmente
usuarios finales de la aplicación y el responsable del Servicio de Informática.
necesaria en la ULPGC. La aplicación de la metodología ágil en TIC ULPGC
ha permitido que esta se pueda llevar a cabo con medios propios de la
Scrum Master: Vela por el correcto cumplimiento de la metodología y
Universidad.
resuelve los problemas que impiden trabajar al equipo de desarrollo.
Equipo de desarrollo: Son equipos autoorganizados de tres o cuatro
personas. Los resultados son de gran calidad y surgen las mejores ideas
para resolver los problemas derivados de los proyectos complicados. La
motivación de los trabajadores con esta estructura es mayor, puesto que
los proyectos se entregan antes y con más calidad.
Con la metodología ágil Scrum se establecen reuniones periódicas con un
formato establecido. Ninguna de esas reuniones se debe obviar:
Reunión de toma de requisitos: Participan los usuarios, con el responsable
de Servicio de Informática y el Product Owner. Se hacen tantas reuniones
como sean necesarias, pero como mínimo una al mes (coincide con cada
ciclo sprint de cuatro semanas en el que se produce una entrega temprana
al usuario final).
Reunión de planificación: Al principio de cada sprint, el Product Owner y el
equipo planifican lo que van a entregar en el sprint.
Reunión diaria: Cada día a la misma hora, el equipo se reúne con el Scrum
Master para responder a tres preguntas: ¿qué hiciste ayer?, ¿qué vas a hacer
28 29Infraestructura informática y
despliegue en la Universidad de
La Laguna
Juan Carlos Hernández Perdomo
Jefe del Servicio TIC (ULL)
El 14 de marzo de 2020, la Universidad de La Laguna se enfrentó a la situación
derivada de la emergencia sanitaria mundial de la COVID-19. De ser una
universidad presencial cien por cien, tuvo que pasar a ser una universidad
cien por cien virtual, sin presupuesto reservado y sin cintura para realizar
contrataciones de las dimensiones necesarias.
En ese momento, la principal prioridad fue tratar de mantener la actividad
administrativa y docente. Para ello, ese fin de semana del 14 y 15 de marzo
hubo que trabajar, no solo con la plantilla del servicio, sino con otros
trabajadores de la institución que, de manera voluntaria, se prestaron a
hacer pruebas con las diferentes soluciones que se fueron implementando
en esas cuarenta y ocho horas críticas.
Para lograr que la administración siguiera trabajando, se decidió llevar
directamente el puesto de trabajo completo a las casas de los trabajadores
y trabajadoras. Para ello, se estableció una operativa de trabajo, se
redimensionaron los servidores involucrados y se elaboraron guías y
configuraciones para que el personal pudieran acceder desde su casa, a
través de terminales remotos, a sus equipos de trabajo.
Una vez alcanzado este objetivo, el siguiente paso fue lograr que, usando
una aplicación para teléfonos móviles, los usuarios pudieran disponer
también de su teléfono de trabajo en sus móviles; pudieron incluso usar
sus extensiones privadas (números cortos), de forma que las llamadas se
realizaban a través de la centralita de la Universidad. De esta manera, para
ellos no tenía ningún coste (pues la conexión se produce usando los datos)
y, además, el destinatario veía un número de entrada de la Universidad, lo
que facilitó el funcionamiento ordinario de los servicios.
En cuanto a la docencia, el reto consistía en redimensionar y potenciar el
Campus Virtual existente, que estaba configurado como apoyo a la docencia
tradicional y, claramente, no estaba preparado para las conexiones masivas
que requiere una docencia totalmente virtual. Para solucionar esta situación,
30 31se decidió pasar de uno a trece campus virtuales. Esta medida permitió
dividir la demanda y la carga de trabajo, y asegurar que, si por cualquier
razón fallaba alguno de los campus virtuales, el problema no se trasladaba
al resto y se podía seguir trabajando.
Adicionalmente, se adquirió espacio en la nube para poder trasladar
cualquier exceso de tráfico que pudiera producirse (problemas de desborde
en alguno de los campus), una precaución que, aunque nunca fue necesaria,
permitió afrontar, durante el periodo de exámenes, picos de más de 19.000
conexiones simultáneas y la presentación de más de 5.000 exámenes y
otros tantos trabajos.
De cara al próximo curso, la Universidad de La Laguna está trabajado en
un proyecto de escritorios virtuales que facilitará el trabajo a distancia.
Así, se podrá cumplir con posibles políticas de distancia social. El proyecto
estaría apoyado por un sistema de préstamos de equipos, por la actual
infraestructura wifi y por la adecuación de espacios con puntos de corriente.
Paralelamente se ha puesto en marcha un proyecto de gestión de aulas
centralizadas y otro, más complejo, para facilitar la retransmisión de clases
en directo, que implica la instalación de más de 250 cámaras en las aulas. El
reto para el próximo curso es, pese a la incertidumbre de la situación futura,
continuar con la actividad, tanto si es presencial como si es semipresencial
o totalmente remota.
32 33accedaCRIS:
el portal de la
producción científica
José Miguel Santana Melián
Servicio de Informática (ULPGC)
jmiguel.santana@ulpgc.es
accedaCRIS ULPGC es la herramienta que integra la producción científica
de toda la Universidad de Las Palmas de Gran Canaria en un único lugar.
Para ello, combina las funciones de repositorio de publicaciones con las de
CRIS (Current Research Information System), lo que permite gestionar de
manera global todos los procesos relacionados con la investigación.
Partiendo del repositorio institucional existente (acceda) y a instancias del
Vicerrectorado de Investigación, Innovación y Transferencia junto con la
Biblioteca Universitaria de la ULPGC, desde el Servicio de Informática y bajo
la dirección del Director de Sistemas de Información, el Dr. Javier Sánchez
Pérez, se planificó y realizó un ambicioso proyecto que ha culminado con lo
que ahora mismo es accedaCRIS.
Para el desarrollo del proyecto se siguió la metodología de trabajo ágil
Scrum. Se migró el contenido del antiguo repositorio acceda, basado en el
software libre DSpace en su versión 3, a un nuevo repositorio basado en
el software libre DSpace-CRIS versión 5.10. Posteriormente, se realizaron
modificaciones en el interfaz gráfico para adaptarlo al entorno de la ULPGC,
se tradujo el idioma del interfaz desde el inglés y se implementaron una serie
de desarrollos propios para permitir, entre otras, las siguientes funciones:
Sincronización de entidades (personal investigador, grupos de inves-
tigación, centros, departamentos, proyectos) desde las bases de datos
institucionales basadas en Oracle® hacia el servicio accedaCRIS.
Descarga periódica de publicaciones desde bases de datos bibliográficas
(Scopus®, Web of Science®, Dialnet®) vinculadas a personal investigador
de la Universidad.
Carga de publicaciones seriadas (principalmente revistas de investi-
gación) y factores de impacto.
Sincronización de datos de productividad investigadora hacia la base
34 35de datos institucional para su uso, entre otras, por las aplicaciones Perfil del
Investigador y Grupos de Investigación.
El esquema o arquitectura final se muestra en la siguiente figura:
Si se tiene en cuenta el uso de la plataforma y la evolución del número de
publicaciones almacenadas, podemos concluir que los resultados han sido
más que satisfactorios. Hasta julio de 2020 había en la plataforma más de
41.000 publicaciones, de las que 29.000 son investigaciones, 9.500 son
trabajos de fin de título o de grado y 2.500 corresponden a tesis doctorales.
Había 24.000 documentos (objetos digitales) almacenados, 15.000 en abierto y
9.000 de acceso restringido. Se habían integrado en la plataforma 2.250 perfiles
de investigadores y 164 departamentos, institutos y grupo de investigación.
Siguiendo la metodología de trabajo ágil, el ciclo de vida del proyecto aún
no se ha cerrado, está en constante evolución. Como líneas de actuación
se plantea para el futuro la integración con las aplicaciones institucionales
de Tercer Ciclo y Títulos, la exportación de publicaciones en formato CVN,
la integración con Google Scholar Metrics y la elaboración de estadísticas y
gráficas por investigador y organización.
36 37Portal investigador:
Perfil Investigador y
Grupos de Investigación
Judith Rosario Sanabria Cruz
Fundación Canaria Parque Científico
tecnologicojsanabria@fpct.ulpgc.es
El Perfil Investigador y los Grupos de Investigación son dos proyectos
desarrollados por el Servicio de Informática en colaboración con el
Vicerrectorado de Investigación, Innovación y Transferencia.
Con el desarrollo de estos dos proyectos se ha conseguido implementar dos
aplicaciones que permiten, accediendo a Mi Perfil Investigador y a Grupos de
Investigación, consultar en línea la productividad investigadora individual y
la productividad investigadora colectiva.
Ambas aplicaciones, integradas en la página web institucional (www.ulpgc.es),
consultan las bases de datos institucionales y están sincronizadas con el
portal ULPGC accedaCRIS.
Desde el portal ULPGC accedaCRIS se importan los datos de publicaciones de
las bases de datos Web of Science (WOS), Scopus y Dialnet, posteriormente
revisadas por la Biblioteca y la Unidad de Bibliometría, los proyectos,
convenios y contratos de las diferentes unidades gestoras y las invenciones
de la Oficina de Propiedad Industrial e Intelectual (OPII).
Desde las bases de datos institucionales se consulta la información del
personal docente investigador, así como del personal contratado a través de
convocatorias públicas competitivas, de las tesis de la Unidad de Postgrado
y Doctorado y de los TFT.
Identificándose en Mi ULPGC y accediendo a Mi Investigación, se visualizan
los enlaces de las aplicaciones Mi Perfil Investigador y Mi Grupo de
Investigación.
La aplicación Grupos de Investigación consta de tres pantallas. La de
consulta a través de Mi Grupo de Investigación; la de edición, que permite la
gestión de los Grupos de Investigación; y la de búsqueda sin identificarse en
Mi ULPGC, accediendo al menú principal de Investigación, a Estructuras de
Investigación y seleccionando Grupos de Investigación.
38 39Con la puesta en marcha de estas aplicaciones se han logrado importantes Agradecimientos
mejoras: el personal docente e investigador puede consultar en línea la
productividad individual y la de los grupos de investigación accediendo Al Vicerrector de Investigación, Innovación y Transferencia (José Pablo
a Mi ULPGC; los/as coordinadores/as acceden en línea a la edición de los Suárez) y al Director de Sistemas de Información (Javier Sánchez). Al Servicio
grupos de investigación a través de Mi ULPGC; los/as directores/as de de Informática, por el desarrollo de estas aplicaciones (Lucía Medina, José
departamentos e institutos universitarios de investigación pueden validar Luis Sánchez y Francisco Casas). Al Director de Organización Científica y
en línea los grupos de investigación adscritos a su unidad; además, la Promoción de la Investigación (David Greiner), al Director de Infraestructuras
información de los grupos de investigación está disponible en la página y Transferencia (Jorge Rodríguez). A la Biblioteca (Pino Vera), la Unidad de
web institucional para la comunidad universitaria y la sociedad en general. Gestión de Conocimiento (Pablo Vázquez), la Unidad de Bibliometría (Águeda
Sánchez), la Directora de Planificación Académica (Begoña González), el
Por otro lado, se eliminan procedimientos administrativos relacionados con Servicio de Investigación (Olga Alonso, Rosi Santana, Elena Domínguez, Juan
el envío de los datos curriculares para la contabilización de la productividad José Caballero, Paqui Molina, Gerardo Hernández, Juana Teresa Trabadelo y
investigadora del personal investigador. Las aplicaciones permiten visualizar María Babío), la Subdirección de Personal Docente (Asunción Morales), el
información de diferentes unidades gestoras. Esto ha logrado una colaboración Vicerrectorado de Internacionalización y Cooperación (Javier de León), la
directa de los servicios responsables de la información, lo que implica una Unidad de Postgrado y Doctorado (Dulce Santana), la Oficina de Proyectos
garantía en la fiabilidad de los datos. Europeos (Almudena Suárez, Noelia Díaz, Laura Rodríguez y Acerina Sosa),
la Oficina de Propiedad industrial e Intelectual (María Sacristán) y la Oficina
Gracias a estas aplicaciones ha mejorado también la visibilidad de los de Transferencia de Resultados de Investigación (Artemis Rivero, Pilar Abreu
grupos de investigación, la transparencia en la información y la explotación e Ignacio González).
de los datos.
40 41Gestión de proyectos I+D y
autorizaciones de gastos
Juan José Caballero García
Ex Subdirector de Gestión de Recursos y Ayudas a la
Investigación del Servicio de Investigación (ULPGC)
juanjose.caballero@ulpgc.es
El área de Gestión de Recursos y Ayudas a la Investigación del Servicio de
Investigación —que gestiona los proyectos, convenios e infraestructuras
de investigación— analizó y detectó las necesidades técnicas que debían
aportar eficiencia operativa tanto a los investigadores como a los gestores.
Se comenzó a trabajar teniendo en cuenta parámetros estructurales y no
estructurales, determinados en función de que la aplicación tuviera un
carácter permanente o no, y atendiera al procedimiento de gestión integral
de una subvención.
Por otro lado, se analizó la necesidad de aquellas otras herramientas que
ayudaran a gestionar procedimientos establecidos por normas de nueva
implantación y, por tanto, sujetas a que se dejaran de usar por previsibles
actualizaciones de la norma. No obstante, todas las herramientas,
estructurales o no, están directamente relacionadas.
42 43Las herramientas desarrolladas son las siguientes: También se cubre la necesidad del investigador de conocer si una factura
está pagada o no y en qué fecha, con lo que posibilita la respuesta al
Módulo de subvenciones proveedor que pregunta por el estado de su factura.
Es un aplicativo raíz donde se registran las subvenciones y aportaciones
públicas y privadas externas en las que participa la Universidad de Las
Palmas de Gran Canaria. Se genera un único código de subvención que la
identifica durante toda su vigencia.
En él se gestiona desde la convocatoria de la ayuda hasta su resolución
definitiva de concesión, e integra los datos generales de la subvención,
los ingresos y gastos previstos y las fechas de ejecución, justificación y
prórrogas, en su caso. También se registran los participantes en el proyecto,
infraestructura o convenio.
Módulo de gestión de proyectos
Se trata de un aplicativo de gestión económica de las subvenciones
concedidas a la ULPGC.
El inicio del procedimiento de gestión y registro de los datos económicos de
cada subvención comienza identificando el código de la subvención que se
va a tratar. Este módulo conecta mediante una pasarela con el módulo de
contabilización del aplicativo contable de la ULPGC y, una vez contabilizado
un gasto, se vuelca toda la información en el módulo, con lo que facilita
íntegramente la pista de auditoría.
Tanto el módulo de subvenciones como el de gestión de proyectos posibilitan
a la Universidad el control de la financiación afectada, es decir, la procedente
de fondos externos.
Aplicativo web de autorizaciones de gastos
Facilita al investigador y al gestor la gestión de autorizaciones de gastos
introducida por la Ley 9/2017, de 8 de noviembre, de Contratos del Sector
Público. Aporta sencillez y agilidad a un proceso que inicialmente era tedioso
y con una respuesta dilatada en el tiempo. Además, en una misma solicitud
se pueden enviar telemáticamente múltiples gastos, con lo que también se
consigue minimizar el tiempo de dedicación a esta gestión. La resolución de
cada solicitud se gestiona y resuelve telemáticamente.
Consulta web del estado económico de un proyecto
Está a disposición tanto del investigador como del responsable de
una subvención para la consulta online del estado económico de sus
subvenciones o ayudas.
Esta consulta evita que el investigador tenga que contactar con la unidad
gestora por teléfono o por correo electrónico para conocer el estado
económico de sus proyectos. Se obtiene un beneficio colateral en la unidad
gestora, al disminuir el volumen de estas tareas.
44 45Análisis y explotación de datos:
los «rankings»
Francisco José Casas Cabrera
Jefe del Grupo de Explotación de Datos del
Servicio de Informática (ULPGC)
francisco.casas@ulpgc.es
En las universidades españoles, cada ranking presenta su propia metodología
de cálculo de indicadores y mide conceptos diferentes a los demás. Los datos
se basan tanto en fuentes externas gubernamentales como en el Sistema
Integrado de Información Universitaria y en los propios datos incorporados
por las universidades. Presentan la clasificación por institución y por ámbitos
de agrupación. Además, permiten al alumno de nuevo ingreso la elección de
universidad de estudios.
La incorporación de la información a los rankings ha evolucionado a lo largo
del tiempo. En los primeros cursos académicos la información la gestionaba
el Vicerrectorado de Coordinación, mientras que la tarea del Servicio de
Informática era la de suministrador de información. El principal problema de
esta forma de gestión era el poco tiempo que se dedicaba al proyecto.
Posteriormente, el Grupo de Explotación de Datos del Servicio de Informática
se encargó de gestionar la incorporación de la información a los diferentes
aplicativos de los rankings. El Vicerrectorado de Coordinación era el
responsable funcional del proyecto. Se conseguía, de esta forma, dedicación
exclusiva durante el tiempo que duró su planificación y también un mejor
conocimiento de la información a incorporar.
46 47Desde noviembre de 2019 hasta marzo de 2020, la Universidad de Las Palmas
de Gran Canaria llevó a cabo un proyecto transversal denominado Mejora del
posicionamiento de la ULPGC en «rankings», en el que participaron técnicos
del Servicio de Informática, del Vicerrectorado de Investigación y del
Gabinete de Calidad, con el objetivo de determinar fortalezas y debilidades
de la estructura de datos de la ULPGC y posibles acciones de mejora.
También se definieron, a partir de los resultados de este proyecto, las
acciones a realizar a corto plazo —en el tercer cuatrimestre del año 2020—
en la gestión de los datos asociados a los rankings. Se pretende auditar
todos los indicadores de los diferentes rankings para evaluar sus valores
óptimos e intentar posicionar a la ULPGC en puestos mejores.
Por último, como acción a realizar a largo plazo, se hizo hincapié en la
creación de una Unidad de Análisis y Explotación de Datos, cuya misión sea
la gestión de todos los datos generados por la Universidad.
Los objetivos de esta Unidad de Análisis y Explotación serían gestionar todas
las fuentes de información existentes, con la posibilidad de interactuar en la
generación de la estructura interna de los datos almacenados; la generación
de una batería de indicadores de la ULPGC para que sea la única fuente
de datos; crear el Portal de Datos ULPGC para visualizar la información
generada y que sea accesible a la sociedad; y por último, crear Open ULPGC
para compartir, en modo abierto, la información que la Universidad considere
necesaria.
48 49Gestión de las ayudas
a la investigación
Antonio Gerardo Hernández Viera
Subdirector del Servicio de Investigación (ULPGC)
sub_rrhh.inv@ulpgc.es
La Universidad de las Palmas de Gran Canaria ha puesto en funcionamiento
un nuevo aplicativo para la gestión de la convocatoria anual de ayudas para
la consolidación de la actividad investigadora del personal investigador.
Esta convocatoria tiene como punto de partida su publicación en el
BOULPGC. A partir de ese momento, como cualquier procedimiento
administrativo, el proceso se compone de varios plazos: presentación de
solicitudes y documentación; envío de requerimientos de subsanación,
en su caso; publicación de la resolución provisional y apertura del plazo
de reclamaciones; y, finalmente, publicación de la resolución definitiva de
adjudicación de ayudas.
La entrada en funcionamiento del nuevo aplicativo ha hecho posible que,
sin variar las fases del procedimiento administrativo, los interesados
pudieran presentar sus solicitudes de forma telemática. Cabe destacar
que la publicación de la convocatoria se realizó en plena vigencia del
estado de alarma.
Todas las fases del procedimiento pueden realizarse dentro de la misma
aplicación, es decir, la remisión de los requerimientos y el anuncio de la
publicación de las resoluciones provisional y definitiva, manteniendo una
comunicación constante entre el Servicio de Investigación y los solicitantes.
Una vez finalizadas las diferentes fases del procedimiento, el nuevo
aplicativo permite generar los documentos contables y su envío al
portafirmas del Vicerrector de Investigación, Innovación y Transferencia,
al igual que las resoluciones provisional y definitiva. Además, notifica de
forma automática al solicitante cuándo se produce el ingreso efectivo en
su cuenta de la ayuda concedida.
Por tanto, de una forma intuitiva, unifica la gestión de un procedimiento
administrativo en el que intervienen distintos servicios de la ULPGC.
50 51El aplicativo dispone de dos perfiles que posibilitan realizar una serie de
actuaciones. En el caso del gestor del Servicio de Investigación, este puede
crear y configurar una convocatoria, definir datos maestros y finalizar una
convocatoria (publicación de resoluciones provisionales y definitivas). El
solicitante de la ayuda, por su parte, puede crear la solicitud, incorporar
gastos y aportar documentación.
Por tanto, frente a anteriores convocatorias, en las que se dependía
totalmente del formato papel y de los registros administrativos físicos,
con este nuevo aplicativo se pone en valor la gestión telemática de un
procedimiento administrativo.
La aplicación es lo suficientemente flexible para que, de cara al futuro, se
puedan definir nuevos perfiles de usuario, nuevas actividades y tipos de
gastos, etcétera.
Queda pendiente la incorporación al aplicativo de un repositorio para
consultar los documentos generados por la convocatoria: publicación en el
BOULPGC, resolución provisional y resolución definitiva.
52 53Automatización de la gestión
de los estudios de doctorado
Pedro Herráez Thomas
Director de la Escuela de Doctorado (ULPGC)
ded@ulpgc.es
Los estudios de doctorado fueron regulados mediante una normativa propia
de ámbito nacional, el Real Decreto 99/2011, cuatro años más tarde que los
títulos de grado y máster (RD 1393/2007). En la Universidad de Las Palmas
de Gran Canaria existen en la actualidad trece programas de doctorado
que incluyen las cinco ramas del conocimiento. Comenzaron a impartirse
paulatinamente desde el curso 2013/14 hasta el curso 2016/17, fecha de
implantación de la última titulación.
Hasta el desarrollo del nuevo aplicativo informático, para la gestión académica
de los programas de doctorado se empleaban herramientas informáticas
diseñadas para los grados y másteres, que sí comparten estructura
académica similar. Sin embargo, el doctorado presenta una estructura
particular, para la que las herramientas informáticas no eran capaces de
dar una respuesta adecuada. Estas singularidades incluyen, entre otras:
la existencia de procedimientos académicos que no tienen homólogos en
los grados y másteres, una formación no reglada, individual, en la que los
doctorandos deben autogestionar sus propios expedientes académicos,
gestión de prórrogas, bajas y cambios de dedicación, autorización para la
defensa de tesis y la gestión de tribunales evaluadores.
Los grupos de interés a los que va destinado el nuevo aplicativo informático
de gestión del doctorado son los doctorandos, el personal académico y la
estructura académica y administrativa.
En el curso 2019/20 había en la Universidad de Las Palmas de Gran
Canaria 718 doctorandos matriculados en los 13 programas de doctorado.
Estos doctorandos, a diferencia de los grados y másteres, tienen un perfil
heterogéneo, tanto en la dedicación como en rangos de edad, motivación y
metodologías de trabajo, que hace que cada uno de ellos sea considerado
un investigador en formación con sus propias características.
En cuanto al personal académico, el doctorado cuenta en la actualidad
con 625 tutores, 579 directores de tesis, 130 integrantes de comisiones
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