Transformación digital en la - Universidad - ULPGC
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Transformación digital en la Universidad Extracto documental de la Jornada Proyectos y retos pos-pandemia Editores: José Pablo Suárez Rivero | a J vier Sánchez Pérez
Índice Prólogo 5 Recursos audiovisuales 6 Transformación digital en la Universidad de Las Palmas de 9 Gran Canaria José Pablo Suárez Rivero Vicerrector de Investigación, Innovación y Transferencia, Director de la Cátedra Telefónica (ULPGC) La transformación digital en la Universidad de La Laguna 15 Jorge Riera Ledesma Vicerrector de Agenda Digital, Modernización y Campus Central (ULL) Los sistemas de información en la ULPGC 19 Javier Sánchez Pérez Director de Sistemas de Información (ULPGC) Infraestructura informática y despliegue en la ULPGC 23 Carlos Mena Mesa Director del Servicio de Informática (ULPGC) Transformación digital en la ULPGC a través de las 27 Esta publicación es un extracto documental de la metodologías ágiles Jornada Transformación Antonio Ballester Monzón digital en la Universidad: Proyectos y Retos pos- Gerente de TIC ULPGC Pandemia, celebrada el 23 de julio de 2020 en la Sala 26 de Abril de la Infraestructura informática y despliegue en la Universidad 31 Sede Institucional de la Universidad de Las Palmas de La Laguna de Gran Canaria. Juan Carlos Hernández Perdomo Edición: Jefe del Servicio TIC (ULL) José Pablo Suárez Rivero Javier Sánchez Pérez accedaCRIS: el portal de la producción científica 35 Revisión y corrección: Kira Sosa Gutiérrez José Miguel Santana Melián Rosario Cardenal de la Nuez Servicio de Informática (ULPGC) Maquetación: Sergio Sánchez / AVATARA Portal investigador: Perfil Investigador y Grupos de 39 Fecha de publicación: Investigación Octubre de 2020 Judith Rosario Sanabria Cruz Fundación Canaria Parque Científico Gestión de proyectos I+D y autorizaciones de gastos 43 Esta publicación está bajo Juan José Caballero García una Licencia Creative Ex Subdirector de Gestión de Recursos y Ayudas a la Investigación Commons Atribución- NoComercial-SinDerivadas del Servicio de Investigación (ULPGC) 4.0 Internacional (CC BY-NC-ND 4.0) 3
Análisis y explotación de datos: los «rankings» 47 Francisco José Casas Cabrera Jefe del Grupo de Explotación de Datos del Servicio de Prólogo Informática (ULPGC) Gestión de las ayudas a la investigación 51 Antonio Gerardo Hernández Viera La transformación digital no es un escaparate de modernidad para las Subdirector del Servicio de Investigación (ULPGC) universidades, aunque que pudiera serlo. Se trata de una visión que comprende un proyecto global de la institución para ejecutar acciones Automatización de la gestión de los estudios de doctorado 55 encaminadas a sustituir y repensar procedimientos obsoletos, manuales y Pedro Herráez Thomas analógicos, por otros que se hallan íntegramente en el ámbito de lo digital. Director de la Escuela de Doctorado (ULPGC) Aplicación de Títulos Propios ULPGC 59 La ULPGC tiene una tradición «politécnica» desde sus orígenes formativos, José María Lorenzo Nespereira hace más de 40 años. Y en este periodo se ha ido construyendo un camino Director de Formación Permanente, Vicerrectorado de donde las herramientas tecnológicas han acompañado a su misión y Titulaciones y Formación Permanente (ULPGC) estrategia como universidad. La apuesta por los programas de movilidad 65 Se presenta en este volumen un compendio de resúmenes de las ponencias Crístofer Martel Miranda Técnico informático del Gabinete de Relaciones presentadas en la Jornada Transformación digital en la Universidad, Internacionales (ULPGC) Proyectos y Retos pos-Pandemia, celebrada el 23 de julio de 2020. En ellas se dieron a conocer 22 proyectos y demostraciones que relatan Transformación digital desde la e-Administración 67 cómo la universidad y su entorno afrontan un camino decidido hacia la José Manuel Hernández Cárdenes transformación digital. De los 22 proyectos, 14 lo son del ámbito exclusivo Coordinador del Proyecto de Transformación Digital de la de la ULPGC, muestra del impulso dado al área de desarrollo de software, Administración de la ULPGC emprendido en el año 2017. Campus Virtual y «e-learning» en la era pospandemia 71 Norberto M. Ramos Calero Dentro del conjunto de proyectos presentados, destacan los de software Director del Campus Virtual (ULPGC) para la gestión, tanto por ser mayoría como por su importancia y por las necesidades detectadas por la institución. Hacia una nueva web corporativa 75 José Miguel Santos Espino Agradecemos a todos los ponentes y responsables de proyectos el esfuerzo Director de Gestión Web y Accesibilidad (ULPGC) realizado y esperamos poder seguir contando con sus equipos de trabajo para continuar desarrollando estas y otras acciones de transformación Gestión de patentes con IDEAS 79 María Sacristán Rodríguez digital de la ULPGC. Oficina de Propiedad Industrial e Intelectual (ULPGC) Aplicativo de gestión de la Fundación Canaria Parque 83 Científico Tecnológico Almudena Suárez Rodríguez Coordinadora de la Oficina de Proyectos Europeos (ULPGC) Álbum fotográfico de la Jornada 85 José Pablo Suárez Rivero Vicerrector de Investigación, Innovación y Transferencia, Director de la Cátedra Telefónica (ULPGC) 4 5
Recursos audiovisuales Jornada íntegra: https://open.ulpgc.es/index.php?start=4 Relación de vídeoentrevistas realizadas por Factoría de Emprendedores (Radio Las Palmas): José Pablo Suárez Rivero > https://youtu.be/MPT8d8hxF68 Antonio Ballester Monzón > https://youtu.be/MlbCmIZZ7Jw Carlos Mena Mesa > https://youtu.be/zudS0MZUPhM Francisco José Casas Cabrera > https://youtu.be/U7bf9hpgkas Gerardo Hernández Viera > https://youtu.be/Qcpk_h6bDBY Javier Sánchez Pérez > https://youtu.be/FnFCC_HWdlg Jorge Riera Ledesma > https://youtu.be/qMJeNW6202w José Manuel Hernández > https://youtu.be/5eZrEUxwtkY José Miguel Santana > https://youtu.be/wxPqEIRtLEU José Miguel Santos > https://youtu.be/moKeLKkQddY Juan José Caballero > https://youtu.be/mGIshAHCRdo Judith Sanabria Cruz > https://youtu.be/ISZkI6Y2v-g María Sacristán Rodríguez > https://youtu.be/L0YuGjuZZS4 Norberto M. Ramos Calero > https://youtu.be/P2emJ-DRE1g Víctor Manuel Melián > https://youtu.be/8fU5ZRzpChE Publicaciones 6 7
Transformación digital en la Universidad de Las Palmas de Gran Canaria (ULPGC) José Pablo Suárez Rivero Vicerrector de Investigación, Innovación y Transferencia, Director de la Cátedra Telefónica (ULPGC) viit@ulpgc.es La ULPGC es una universidad pública canaria cuyos datos dan muestra de su dimensión y función: 15 centros propios, 44 títulos de grado, 6 dobles titulaciones de grado, 22 másteres universitarios, 13 programas de doctorado, 33 maestrías expertos y formación especializada propios y 5 programas formativos especiales. Con un presupuesto anual de 147 millones de euros, la organización se distribuye en 6 campus universitarios: 4 en Gran Canaria, 1 en Lanzarote y 1 en Fuerteventura. Además, en al año 2019 había 20.811 alumnos registrados y 1.942 profesores en el Campus Virtual, así como 540 grupos de trabajo en entornos virtuales. Con 30 años de vida como ULPGC, y 40 como Universidad Politécnica de Las Palmas, la Universidad ha ido labrando un recorrido en el que siempre ha perseguido su empeño de adaptarse a los tiempos modernos y, en particular, la búsqueda incesante de los mejores medios para la eficiencia del trabajo. Estructura de la ULPGC. 8 9
En la ULPGC se ha potenciado el desarrollo propio de aplicaciones frente a la adquisición comercial, tras un duro proceso de estudio de las ventajas y desventajas. Si tuviéramos que señalar en una figura estas características, lo representaríamos como una balanza: Transformación digital en la ULPGC. Ventajas y desventajas del desarrollo propio y adquisición. En el periodo 2016-2020 hemos definido tres ejes estratégicos como camino hacia la transformación digital de la Universidad de Las Palmas de Gran Canaria: la estrategia / gobernanza hacia la transformación digital, mayor agilidad en el funcionamiento y gestión e inversión y mejora de los servicios. Probablemente, si hubiera que destacar algo clave en este proceso es la agilidad, como parámetro que debe estar presente en todas las acciones de la transformación digital. Pero donde las metodologías ágiles adquieren mayor importancia es precisamente en el desarrollo de software. El software es la herramienta que puede llegar a vertebrar a toda una organización y por esta razón, en el periodo 2016-2020 hemos cuidado meticulosamente las necesidades y el desarrollo de nuevo software para la Universidad. Decimos de manera coloquial que el software es la semilla para la transformación digital. El Servicio de Informática de la ULPGC se orienta en términos generales hacia la dirección del proyecto software, de las bases de datos corporativas y del despliegue y producción de aplicaciones. También cuenta con una empresa pública, TIC-ULPGC, que lleva a cabo, de forma coordinada con el Servicio, la dirección de desarrollos, los grupos de desarrollo y los analistas. Infraestructura para la transformación digital 2005-2019 en la ULPGC. 10 11
El desarrollo de software con medios propios ha sido sin duda un reto para El modo de trabajo, tanto técnico como funcional, en etapas cortas y con la institución. Partimos de la visión de que las metodologías ágiles son avances controlados, permite a los departamentos que han impulsado las idóneas para enfrentar dicho reto. Pero no solamente hace falta un estos aplicativos recabar la experiencia del usuario y facilita la toma de compromiso y una apuesta institucional. También conlleva incorporar o decisiones para corregir errores o aprovechar oportunidades creadas en la reubicar funciones del personal, una definición clara de los proyectos a propia Universidad o lanzadas al mercado por un nuevo proveedor. acometer, liderazgo, dirección estratégica, formación e inversión económica. En el periodo 2018-2019 se logró una inversión para adelantar el desarrollo El reto que nos queda es seguir impulsando no solo la etapa de desarrollo de software como impulso a la transformación digital de la Universidad. Los de aplicativos software dentro de la transformación digital, sino otras 1,5 millones de euros invertidos se distribuyeron de la siguiente manera: necesarias para la institución en los siguientes ámbitos: físico (hardware), modelos de gestión, despliegue de soluciones, formación y aprendizaje y administración electrónica, de los cuales también existen proyectos vivos en la ULPGC, no reportados en este resumen. Dentro del conjunto de aplicativos de software desarrollados, destacan los de gestión, por ser mayoría y por su importancia, dada la funcionalidad que ocupan dentro de la Universidad. Se resumen a continuación las áreas de los 14 aplicativos que han sido presentados en este periodo de gobierno y que han sido objeto del programa de la Jornada Transformación digital en la Universidad, Proyectos y Retos pos-Pandemia, celebrada el 23 de julio de 2020: 12 13
La transformación digital en la Universidad de La Laguna Jorge Riera Ledesma Vicerrector de Agenda Digital, Modernización y Campus Central (ULL) vicerrectorado.agendadigital@ull.es La Universidad de La Laguna ha evolucionado notablemente en el ámbito tecnológico desde 1994, cuando se implanta el correo electrónico, hasta la actualidad, pasando de vetustos módems a las grandes infraestructuras y la digitalización actual. Sin embargo, algo que no ha cambiado es la alta burocratización, que en muchas ocasiones entorpece la relación de los usuarios con la institución, por lo que uno de los retos de la transformación digital es, justamente, aligerar esa carga. Para lograrlo, es imprescindible mejorar los sistemas de información y contar con la mayor cantidad posible de datos para poder trabajar con ellos y mejorar los procesos. Este es, en general, el mismo enfoque que están asumiendo todas las Administraciones Públicas para lograr una mayor transparencia y sostenibilidad y un mejor servicio. Así, se persigue que exista interoperabildad, es decir, que los datos de una Administración sean reconocibles por otra para, de esta manera, agilizar los trámites. También se aspira al precepto de «presentar la documentación una sola vez», de modo que en sucesivos trámites un usuario no tenga que adjuntar nuevamente datos que, de hecho, la Administración ya posee de ocasiones anteriores. La Universidad de La Laguna ha afrontado en los últimos tiempos dos proyectos para tratar, precisamente, de agilizar la burocracia mediante la explotación automatizada de datos, que representan la línea seguida en este último año. Uno es la expedición digital del certificado de docencia impartida, que antes era un procedimiento que podía prolongarse durante quince días, pues el formulario rellenado por el profesorado debía pasar por cuatro pasos diferentes, con la consiguiente comprobación manual de datos en cada uno de ellos. Desde hace dos meses, es un procedimiento de Sede Electrónica que tarda, literalmente, un segundo. El segundo proceso en el que se trabaja es el de la transparencia del Plan de Ordenación Docente, para el cual es necesaria la consulta en varios sistemas de información. Permite saber de manera veraz, gracias a los números, el encargo y capacidad docente de cada área de conocimiento, de tal modo 14 15
que se tiene una imagen global de la institución y, desde el gobierno, se puede priorizar de mejor manera la petición de plazas de profesorado para cada uno de los departamentos. Además de estos dos, la Universidad de La Laguna ha concluido más proyectos de transformación digital basados en el tratamiento de los datos: certificados automatizados, transparencia en el historial del procedimiento electrónico, optimización de procedimientos y estructuración de áreas operativas, registro interoperable, tablón de anuncios con sellado de tiempo, codificación de espacios y horarios en el ERP, teletrabajo, escritorios, aplicaciones y laboratorios virtuales, así como la aplicación de la Universidad de La Laguna. 16 17
Los sistemas de información en la ULPGC Javier Sánchez Pérez Director de Sistemas de Información (ULPGC) dsi@ulpgc.es Durante los últimos tres años, la Universidad de Las Palmas de Gran Canaria ha hecho una apuesta decidida por la consolidación de los sistemas de información, que se traduce en la implantación de una serie de sistemas que han contribuido a facilitar la gestión en varias áreas estratégicas. La Universidad venía impulsado desde hace un tiempo el desarrollo propio, y en esa dirección ha continuado durante estos años, lo que ha favorecido que las aplicaciones se adapten bien a sus necesidades y que proporcionen mayor flexibilidad para realizar cambios. En esta imagen se muestran las aplicaciones y sistemas desarrollados durante los últimos años, la mayor parte con recursos propios. Algunas de estas aplicaciones son grandes proyectos estratégicos de la ULPGC. La única comprada a una empresa es la aplicación de patentes IDEAS. En cuanto a los sistemas, hay que destacar el importante papel que el Campus Virtual ha desempeñado durante el periodo de confinamiento, momento en el que se pasó en muy poco tiempo de una docencia presencial a una docencia 18 19
online. También se ha avanzado en un nuevo sistema para la administración adecuado de las aplicaciones y de su integración con el resto de los sistemas, electrónica, que estará disponible a finales de este año o principios de 2021. y también se ha encargado del mantenimiento de los sistemas desarrollados hasta ahora. De cara al futuro, sería interesante delegar, tanto el desarrollo En el año 2017, el principal objetivo era implantar herramientas para la como el mantenimiento, en TIC-ULPGC o en empresas externas, con el objetivo gestión de la I+D. En esta línea, se crearon dos portales web: ULPGC de que el Servicio de Informática pueda centrarse más en la coordinación. Research, un portal para la difusión, a través de vídeos, noticias y conexión a las redes sociales, de la actividad de los investigadores; y por otro lado, TIC-ULPGC ha implantado la metodología Scrum en los equipos de desarrollo, accedaCRIS, un portal destinado a la producción científica de la Universidad, cuyas características la hacen idónea para abordar grandes proyectos de en el que han colaborado el Vicerrectorado de Investigación, Innovación y software. Por un lado, las tareas se priorizan atendiendo a las necesidades Transferencia, la Biblioteca y el Servicio de Informática. Este portal contiene de los usuarios, de manera que se pueden poner en producción lo antes publicaciones, proyectos de I+D, patentes, tesis y mucha más información posible. Por otro, el equipo establece un sistema de reuniones que favorece sobre los investigadores. Ha sido un proyecto estratégico en el que en muy el trabajo en grupo y, además, se estimula la retroalimentación directa con poco tiempo se ha logrado pasar de 9.000 publicaciones (año 2017) a más los usuarios. de 40.000. De cara al futuro, es necesario que se defina una estructura organizativa La aplicación Grupos de Investigación permite registrar a los miembros y que permita desarrollar los sistemas de información de forma sistemática. las líneas de investigación de cada grupo. Además, los coordinadores de los Debemos, además, consolidar el trabajo que se ha llevado a cabo y afianzar grupos pueden editar la información en el plazo que se abre anualmente para estos procesos. En este último periodo, las metodologías ágiles se han este fin. Esta aplicación, que se complementa con los datos de publicaciones, posicionado como un elemento central para la automatización dentro de proyectos y patentes que se obtienen desde accedaCRIS, ha seguido la Universidad. Una apuesta decidida, a largo plazo, permitirá a la ULPGC evolucionando para incorporar más información sobre los investigadores. avanzar, de manera sostenible, en el camino de la transformación digital. En el año 2017 se valoró la necesidad de disponer de una estructura para facilitar el desarrollo basada en metodologías ágiles. Para ello, en febrero de 2018 se crearon dos grupos de desarrollo integrados por cuatro personas y un analista de TIC-ULPGC, una empresa perteneciente a la Universidad. Uno de estos grupos ha sido el encargado de desarrollar las aplicaciones de investigación. El otro grupo ha desarrollado la aplicación Programas de Movilidad, con el objetivo de facilitar la gestión de los programas de desplazamiento de alumnos y profesores a universidades de otros países. Esta aplicación ha permitido sustituir una externa que no se adaptaba bien a las necesidades de la ULPGC, así como tener el control de los datos, centralizando la información en las bases de datos propias. A finales de 2018 se creó un grupo de desarrollo para la aplicación Programas de Doctorado, que ha tenido un buen funcionamiento para unos estudios con características muy distintas de los de grado y posgrado. El último proyecto iniciado fue el de Títulos Propios, que es también un proyecto estratégico. Aunque no ha llegado a finalizarse por falta de presupuesto, la aplicación está operativa con las prestaciones desarrolladas hasta la fecha y se podrá completar en un futuro próximo. En cuanto a la organización, el Servicio de Informática ha sido el responsable de la coordinación de los proyectos, lo que ha permitido hacer un seguimiento 20 21
Infraestructura informática y despliegue en la ULPGC Carlos Mena Mesa Director del Servicio de Informática (ULPGC) Carlos.Mena@ulpgc.es El periodo de confinamiento debido a la pandemia de la COVID-19 se vio marcado, para el trabajo desarrollado por el Servicio de Informática, por la urgencia. Esta fue, sin duda, la principal característica tanto de esta situación como de las actuaciones que se llevaron a cabo. Hubo, por ello, que primar el uso de los recursos disponibles en ese momento, así como la simplicidad, esto es, soluciones buenas en lugar de soluciones óptimas. Además, fue necesario diversificar las soluciones para cada necesidad. Con todo, y gracias al esfuerzo de todas las partes implicadas, se logró que prácticamente el cien por cien de la plantilla cuyas funciones lo permitían pudiera teletrabajar. Además, se posibilitó el teleaprendizaje: se pudieron impartir las clases y se celebraron los exámenes. Para ello, se llevaron a cabo numerosas actuaciones y mejoras tanto en las infraestructuras como en el ámbito de la gestión, del teletrabajo y de la telenseñanza. 22 23
La clave del éxito de esta difícil empresa fueron, por supuesto, las personas: el extraordinario compromiso del personal del Servicio de Informática y la paciencia, colaboración e implicación de todos los usuarios. En especial, y sin menoscabo del resto de figuras laborales cuya intervención fue esencial para esta crisis, hay que destacar la labor de los informáticos, encargados de asegurar que los sistemas siguieran funcionando, que fueron capaces además de soportar el enorme incremento de carga que se produjo en casi todos los servicios. ¿Y ahora? Ahora ya no existen excusas de urgencias, imprevisibilidad, generalización o fuerza mayor. Sin embargo, continuamos en una situación de incertidumbre, con un presupuesto agotado y sin partidas específicas. Así que es necesaria la capacidad de cambio repentino de entorno para poder adaptarnos a esta realidad cambiante. De momento, el confinamiento ha posibilitado que se superen miedos y reticencias. Se ha demostrado la capacidad para asumir retos mayores y se ha renovado el impulso a la digitalización de la Universidad. Por otro lado, hay que destacar la apuesta por el teletrabajo como modelo contrastado de alta productividad en el Servicio de Informática y como prueba piloto a exportar a otras unidades. Y, por último, hay que reseñar la importancia de las colaboraciones con otras instituciones, como la Universidad de La Laguna, el Cabildo de Gran Canaria, RedIris, CRUE-TIC y el Ministerio Asuntos Exteriores y Transformación Digital. 24 25
Transformación digital en la ULPGC a través de las metodologías ágiles Antonio Ballester Monzón Gerente de TIC ULPGC gerente@tic-ulpgc.es TIC ULPGC es una empresa creada en 2006 como medio propio de la Universidad de Las Palmas de Gran Canaria. Su objeto es la prestación de todo tipo de servicios en tecnologías de la información y las comunicaciones a la Universidad, y su visión es el apoyo al Servicio de Informática. Tiene 28 trabajadores, de los cuales 11 están dedicados al desarrollo de aplicaciones software. La aportación de TIC ULPGC a la transformación digital de la ULPGC está enfocada al desarrollo de aplicaciones de apoyo a la gestión administrativa. Hasta 2018, la empresa usaba un modelo de gestión predictiva de proyectos, basado en una toma de requisitos al principio del proyecto, con un presupuesto y una planificación cerrada, así como un modelo de un analista y un programador. Esto, sumado al escaso número de personas dedicadas a ello, hacía que los desarrollos de aplicaciones tuvieran problemas cuando se cambiaba algún requisito. Además, era muy complicado desarrollar proyectos de gran alcance. Fue en febrero de 2018 cuando el Servicio de Informática de la ULPGC, impulsado por el Vicerrectorado de Investigación, Innovación y Transferencia, con el Director de Sistemas de Información, el Dr. Javier Sánchez Pérez, al frente, decidió implantar un modelo de desarrollo de aplicaciones basado en la metodología ágil Scrum. A partir de ese momento se impulsó el área de desarrollo de TIC ULPGC, con el movimiento de algunos compañeros de otras áreas de la empresa a la de desarrollo de aplicaciones, y con la contratación de más programadores para atender el incremento en la demanda del desarrollo de aplicaciones informáticas. En la siguiente imagen se aprecia cómo en los últimos años ha ido aumentando el número de personas dedicadas al desarrollo de aplicaciones en TIC ULPGC, frente al número de personas que se ocupan de otras encomiendas. 26 27
hoy?, ¿qué dificultad tienes para realizar tu tarea? Este encuentro de entre cinco y quince minutos es fundamental para cumplir con la metodología y permite que el equipo se coordine y que nadie se quede atascado en una tarea. En todo momento, en el tablero kanvan se refleja la tarea que está haciendo cada miembro del equipo. Reunión de entrega: Después del desarrollo del sprint se entrega a los clientes y al Servicio de Informática la aplicación funcionando. Asiste a la reunión todo el equipo y el Product Owner. Reunión de retrospectiva: Una vez terminado el sprint, el Scrum Master, el equipo y el Product Owner se reúnen para analizar cómo ha ido el sprint, ver qué se ha hecho bien, para seguir repitiéndolo, y qué se ha hecho mal, para seguir mejorando. Después de más de dos años de aplicación de la metodología ágil Scrum, la experiencia en TIC ULPGC es muy positiva: ha proporcionado el marco Con la implantación de este metodología, cambió el modelo de trabajo con necesario para desarrollar aplicaciones estratégicas de gran alcance y, los nuevos roles que define Scrum: además, la entrega temprana hace que el usuario esté más motivado y que los resultados se vayan ajustando perfectamente a sus necesidades. Product Owner: Desaparece la antigua figura del analista para centralizar en una persona la toma de requisitos, que pasó a hacerse directamente con los En los tiempos que corren, la transformación digital se hace totalmente usuarios finales de la aplicación y el responsable del Servicio de Informática. necesaria en la ULPGC. La aplicación de la metodología ágil en TIC ULPGC ha permitido que esta se pueda llevar a cabo con medios propios de la Scrum Master: Vela por el correcto cumplimiento de la metodología y Universidad. resuelve los problemas que impiden trabajar al equipo de desarrollo. Equipo de desarrollo: Son equipos autoorganizados de tres o cuatro personas. Los resultados son de gran calidad y surgen las mejores ideas para resolver los problemas derivados de los proyectos complicados. La motivación de los trabajadores con esta estructura es mayor, puesto que los proyectos se entregan antes y con más calidad. Con la metodología ágil Scrum se establecen reuniones periódicas con un formato establecido. Ninguna de esas reuniones se debe obviar: Reunión de toma de requisitos: Participan los usuarios, con el responsable de Servicio de Informática y el Product Owner. Se hacen tantas reuniones como sean necesarias, pero como mínimo una al mes (coincide con cada ciclo sprint de cuatro semanas en el que se produce una entrega temprana al usuario final). Reunión de planificación: Al principio de cada sprint, el Product Owner y el equipo planifican lo que van a entregar en el sprint. Reunión diaria: Cada día a la misma hora, el equipo se reúne con el Scrum Master para responder a tres preguntas: ¿qué hiciste ayer?, ¿qué vas a hacer 28 29
Infraestructura informática y despliegue en la Universidad de La Laguna Juan Carlos Hernández Perdomo Jefe del Servicio TIC (ULL) El 14 de marzo de 2020, la Universidad de La Laguna se enfrentó a la situación derivada de la emergencia sanitaria mundial de la COVID-19. De ser una universidad presencial cien por cien, tuvo que pasar a ser una universidad cien por cien virtual, sin presupuesto reservado y sin cintura para realizar contrataciones de las dimensiones necesarias. En ese momento, la principal prioridad fue tratar de mantener la actividad administrativa y docente. Para ello, ese fin de semana del 14 y 15 de marzo hubo que trabajar, no solo con la plantilla del servicio, sino con otros trabajadores de la institución que, de manera voluntaria, se prestaron a hacer pruebas con las diferentes soluciones que se fueron implementando en esas cuarenta y ocho horas críticas. Para lograr que la administración siguiera trabajando, se decidió llevar directamente el puesto de trabajo completo a las casas de los trabajadores y trabajadoras. Para ello, se estableció una operativa de trabajo, se redimensionaron los servidores involucrados y se elaboraron guías y configuraciones para que el personal pudieran acceder desde su casa, a través de terminales remotos, a sus equipos de trabajo. Una vez alcanzado este objetivo, el siguiente paso fue lograr que, usando una aplicación para teléfonos móviles, los usuarios pudieran disponer también de su teléfono de trabajo en sus móviles; pudieron incluso usar sus extensiones privadas (números cortos), de forma que las llamadas se realizaban a través de la centralita de la Universidad. De esta manera, para ellos no tenía ningún coste (pues la conexión se produce usando los datos) y, además, el destinatario veía un número de entrada de la Universidad, lo que facilitó el funcionamiento ordinario de los servicios. En cuanto a la docencia, el reto consistía en redimensionar y potenciar el Campus Virtual existente, que estaba configurado como apoyo a la docencia tradicional y, claramente, no estaba preparado para las conexiones masivas que requiere una docencia totalmente virtual. Para solucionar esta situación, 30 31
se decidió pasar de uno a trece campus virtuales. Esta medida permitió dividir la demanda y la carga de trabajo, y asegurar que, si por cualquier razón fallaba alguno de los campus virtuales, el problema no se trasladaba al resto y se podía seguir trabajando. Adicionalmente, se adquirió espacio en la nube para poder trasladar cualquier exceso de tráfico que pudiera producirse (problemas de desborde en alguno de los campus), una precaución que, aunque nunca fue necesaria, permitió afrontar, durante el periodo de exámenes, picos de más de 19.000 conexiones simultáneas y la presentación de más de 5.000 exámenes y otros tantos trabajos. De cara al próximo curso, la Universidad de La Laguna está trabajado en un proyecto de escritorios virtuales que facilitará el trabajo a distancia. Así, se podrá cumplir con posibles políticas de distancia social. El proyecto estaría apoyado por un sistema de préstamos de equipos, por la actual infraestructura wifi y por la adecuación de espacios con puntos de corriente. Paralelamente se ha puesto en marcha un proyecto de gestión de aulas centralizadas y otro, más complejo, para facilitar la retransmisión de clases en directo, que implica la instalación de más de 250 cámaras en las aulas. El reto para el próximo curso es, pese a la incertidumbre de la situación futura, continuar con la actividad, tanto si es presencial como si es semipresencial o totalmente remota. 32 33
accedaCRIS: el portal de la producción científica José Miguel Santana Melián Servicio de Informática (ULPGC) jmiguel.santana@ulpgc.es accedaCRIS ULPGC es la herramienta que integra la producción científica de toda la Universidad de Las Palmas de Gran Canaria en un único lugar. Para ello, combina las funciones de repositorio de publicaciones con las de CRIS (Current Research Information System), lo que permite gestionar de manera global todos los procesos relacionados con la investigación. Partiendo del repositorio institucional existente (acceda) y a instancias del Vicerrectorado de Investigación, Innovación y Transferencia junto con la Biblioteca Universitaria de la ULPGC, desde el Servicio de Informática y bajo la dirección del Director de Sistemas de Información, el Dr. Javier Sánchez Pérez, se planificó y realizó un ambicioso proyecto que ha culminado con lo que ahora mismo es accedaCRIS. Para el desarrollo del proyecto se siguió la metodología de trabajo ágil Scrum. Se migró el contenido del antiguo repositorio acceda, basado en el software libre DSpace en su versión 3, a un nuevo repositorio basado en el software libre DSpace-CRIS versión 5.10. Posteriormente, se realizaron modificaciones en el interfaz gráfico para adaptarlo al entorno de la ULPGC, se tradujo el idioma del interfaz desde el inglés y se implementaron una serie de desarrollos propios para permitir, entre otras, las siguientes funciones: Sincronización de entidades (personal investigador, grupos de inves- tigación, centros, departamentos, proyectos) desde las bases de datos institucionales basadas en Oracle® hacia el servicio accedaCRIS. Descarga periódica de publicaciones desde bases de datos bibliográficas (Scopus®, Web of Science®, Dialnet®) vinculadas a personal investigador de la Universidad. Carga de publicaciones seriadas (principalmente revistas de investi- gación) y factores de impacto. Sincronización de datos de productividad investigadora hacia la base 34 35
de datos institucional para su uso, entre otras, por las aplicaciones Perfil del Investigador y Grupos de Investigación. El esquema o arquitectura final se muestra en la siguiente figura: Si se tiene en cuenta el uso de la plataforma y la evolución del número de publicaciones almacenadas, podemos concluir que los resultados han sido más que satisfactorios. Hasta julio de 2020 había en la plataforma más de 41.000 publicaciones, de las que 29.000 son investigaciones, 9.500 son trabajos de fin de título o de grado y 2.500 corresponden a tesis doctorales. Había 24.000 documentos (objetos digitales) almacenados, 15.000 en abierto y 9.000 de acceso restringido. Se habían integrado en la plataforma 2.250 perfiles de investigadores y 164 departamentos, institutos y grupo de investigación. Siguiendo la metodología de trabajo ágil, el ciclo de vida del proyecto aún no se ha cerrado, está en constante evolución. Como líneas de actuación se plantea para el futuro la integración con las aplicaciones institucionales de Tercer Ciclo y Títulos, la exportación de publicaciones en formato CVN, la integración con Google Scholar Metrics y la elaboración de estadísticas y gráficas por investigador y organización. 36 37
Portal investigador: Perfil Investigador y Grupos de Investigación Judith Rosario Sanabria Cruz Fundación Canaria Parque Científico tecnologicojsanabria@fpct.ulpgc.es El Perfil Investigador y los Grupos de Investigación son dos proyectos desarrollados por el Servicio de Informática en colaboración con el Vicerrectorado de Investigación, Innovación y Transferencia. Con el desarrollo de estos dos proyectos se ha conseguido implementar dos aplicaciones que permiten, accediendo a Mi Perfil Investigador y a Grupos de Investigación, consultar en línea la productividad investigadora individual y la productividad investigadora colectiva. Ambas aplicaciones, integradas en la página web institucional (www.ulpgc.es), consultan las bases de datos institucionales y están sincronizadas con el portal ULPGC accedaCRIS. Desde el portal ULPGC accedaCRIS se importan los datos de publicaciones de las bases de datos Web of Science (WOS), Scopus y Dialnet, posteriormente revisadas por la Biblioteca y la Unidad de Bibliometría, los proyectos, convenios y contratos de las diferentes unidades gestoras y las invenciones de la Oficina de Propiedad Industrial e Intelectual (OPII). Desde las bases de datos institucionales se consulta la información del personal docente investigador, así como del personal contratado a través de convocatorias públicas competitivas, de las tesis de la Unidad de Postgrado y Doctorado y de los TFT. Identificándose en Mi ULPGC y accediendo a Mi Investigación, se visualizan los enlaces de las aplicaciones Mi Perfil Investigador y Mi Grupo de Investigación. La aplicación Grupos de Investigación consta de tres pantallas. La de consulta a través de Mi Grupo de Investigación; la de edición, que permite la gestión de los Grupos de Investigación; y la de búsqueda sin identificarse en Mi ULPGC, accediendo al menú principal de Investigación, a Estructuras de Investigación y seleccionando Grupos de Investigación. 38 39
Con la puesta en marcha de estas aplicaciones se han logrado importantes Agradecimientos mejoras: el personal docente e investigador puede consultar en línea la productividad individual y la de los grupos de investigación accediendo Al Vicerrector de Investigación, Innovación y Transferencia (José Pablo a Mi ULPGC; los/as coordinadores/as acceden en línea a la edición de los Suárez) y al Director de Sistemas de Información (Javier Sánchez). Al Servicio grupos de investigación a través de Mi ULPGC; los/as directores/as de de Informática, por el desarrollo de estas aplicaciones (Lucía Medina, José departamentos e institutos universitarios de investigación pueden validar Luis Sánchez y Francisco Casas). Al Director de Organización Científica y en línea los grupos de investigación adscritos a su unidad; además, la Promoción de la Investigación (David Greiner), al Director de Infraestructuras información de los grupos de investigación está disponible en la página y Transferencia (Jorge Rodríguez). A la Biblioteca (Pino Vera), la Unidad de web institucional para la comunidad universitaria y la sociedad en general. Gestión de Conocimiento (Pablo Vázquez), la Unidad de Bibliometría (Águeda Sánchez), la Directora de Planificación Académica (Begoña González), el Por otro lado, se eliminan procedimientos administrativos relacionados con Servicio de Investigación (Olga Alonso, Rosi Santana, Elena Domínguez, Juan el envío de los datos curriculares para la contabilización de la productividad José Caballero, Paqui Molina, Gerardo Hernández, Juana Teresa Trabadelo y investigadora del personal investigador. Las aplicaciones permiten visualizar María Babío), la Subdirección de Personal Docente (Asunción Morales), el información de diferentes unidades gestoras. Esto ha logrado una colaboración Vicerrectorado de Internacionalización y Cooperación (Javier de León), la directa de los servicios responsables de la información, lo que implica una Unidad de Postgrado y Doctorado (Dulce Santana), la Oficina de Proyectos garantía en la fiabilidad de los datos. Europeos (Almudena Suárez, Noelia Díaz, Laura Rodríguez y Acerina Sosa), la Oficina de Propiedad industrial e Intelectual (María Sacristán) y la Oficina Gracias a estas aplicaciones ha mejorado también la visibilidad de los de Transferencia de Resultados de Investigación (Artemis Rivero, Pilar Abreu grupos de investigación, la transparencia en la información y la explotación e Ignacio González). de los datos. 40 41
Gestión de proyectos I+D y autorizaciones de gastos Juan José Caballero García Ex Subdirector de Gestión de Recursos y Ayudas a la Investigación del Servicio de Investigación (ULPGC) juanjose.caballero@ulpgc.es El área de Gestión de Recursos y Ayudas a la Investigación del Servicio de Investigación —que gestiona los proyectos, convenios e infraestructuras de investigación— analizó y detectó las necesidades técnicas que debían aportar eficiencia operativa tanto a los investigadores como a los gestores. Se comenzó a trabajar teniendo en cuenta parámetros estructurales y no estructurales, determinados en función de que la aplicación tuviera un carácter permanente o no, y atendiera al procedimiento de gestión integral de una subvención. Por otro lado, se analizó la necesidad de aquellas otras herramientas que ayudaran a gestionar procedimientos establecidos por normas de nueva implantación y, por tanto, sujetas a que se dejaran de usar por previsibles actualizaciones de la norma. No obstante, todas las herramientas, estructurales o no, están directamente relacionadas. 42 43
Las herramientas desarrolladas son las siguientes: También se cubre la necesidad del investigador de conocer si una factura está pagada o no y en qué fecha, con lo que posibilita la respuesta al Módulo de subvenciones proveedor que pregunta por el estado de su factura. Es un aplicativo raíz donde se registran las subvenciones y aportaciones públicas y privadas externas en las que participa la Universidad de Las Palmas de Gran Canaria. Se genera un único código de subvención que la identifica durante toda su vigencia. En él se gestiona desde la convocatoria de la ayuda hasta su resolución definitiva de concesión, e integra los datos generales de la subvención, los ingresos y gastos previstos y las fechas de ejecución, justificación y prórrogas, en su caso. También se registran los participantes en el proyecto, infraestructura o convenio. Módulo de gestión de proyectos Se trata de un aplicativo de gestión económica de las subvenciones concedidas a la ULPGC. El inicio del procedimiento de gestión y registro de los datos económicos de cada subvención comienza identificando el código de la subvención que se va a tratar. Este módulo conecta mediante una pasarela con el módulo de contabilización del aplicativo contable de la ULPGC y, una vez contabilizado un gasto, se vuelca toda la información en el módulo, con lo que facilita íntegramente la pista de auditoría. Tanto el módulo de subvenciones como el de gestión de proyectos posibilitan a la Universidad el control de la financiación afectada, es decir, la procedente de fondos externos. Aplicativo web de autorizaciones de gastos Facilita al investigador y al gestor la gestión de autorizaciones de gastos introducida por la Ley 9/2017, de 8 de noviembre, de Contratos del Sector Público. Aporta sencillez y agilidad a un proceso que inicialmente era tedioso y con una respuesta dilatada en el tiempo. Además, en una misma solicitud se pueden enviar telemáticamente múltiples gastos, con lo que también se consigue minimizar el tiempo de dedicación a esta gestión. La resolución de cada solicitud se gestiona y resuelve telemáticamente. Consulta web del estado económico de un proyecto Está a disposición tanto del investigador como del responsable de una subvención para la consulta online del estado económico de sus subvenciones o ayudas. Esta consulta evita que el investigador tenga que contactar con la unidad gestora por teléfono o por correo electrónico para conocer el estado económico de sus proyectos. Se obtiene un beneficio colateral en la unidad gestora, al disminuir el volumen de estas tareas. 44 45
Análisis y explotación de datos: los «rankings» Francisco José Casas Cabrera Jefe del Grupo de Explotación de Datos del Servicio de Informática (ULPGC) francisco.casas@ulpgc.es En las universidades españoles, cada ranking presenta su propia metodología de cálculo de indicadores y mide conceptos diferentes a los demás. Los datos se basan tanto en fuentes externas gubernamentales como en el Sistema Integrado de Información Universitaria y en los propios datos incorporados por las universidades. Presentan la clasificación por institución y por ámbitos de agrupación. Además, permiten al alumno de nuevo ingreso la elección de universidad de estudios. La incorporación de la información a los rankings ha evolucionado a lo largo del tiempo. En los primeros cursos académicos la información la gestionaba el Vicerrectorado de Coordinación, mientras que la tarea del Servicio de Informática era la de suministrador de información. El principal problema de esta forma de gestión era el poco tiempo que se dedicaba al proyecto. Posteriormente, el Grupo de Explotación de Datos del Servicio de Informática se encargó de gestionar la incorporación de la información a los diferentes aplicativos de los rankings. El Vicerrectorado de Coordinación era el responsable funcional del proyecto. Se conseguía, de esta forma, dedicación exclusiva durante el tiempo que duró su planificación y también un mejor conocimiento de la información a incorporar. 46 47
Desde noviembre de 2019 hasta marzo de 2020, la Universidad de Las Palmas de Gran Canaria llevó a cabo un proyecto transversal denominado Mejora del posicionamiento de la ULPGC en «rankings», en el que participaron técnicos del Servicio de Informática, del Vicerrectorado de Investigación y del Gabinete de Calidad, con el objetivo de determinar fortalezas y debilidades de la estructura de datos de la ULPGC y posibles acciones de mejora. También se definieron, a partir de los resultados de este proyecto, las acciones a realizar a corto plazo —en el tercer cuatrimestre del año 2020— en la gestión de los datos asociados a los rankings. Se pretende auditar todos los indicadores de los diferentes rankings para evaluar sus valores óptimos e intentar posicionar a la ULPGC en puestos mejores. Por último, como acción a realizar a largo plazo, se hizo hincapié en la creación de una Unidad de Análisis y Explotación de Datos, cuya misión sea la gestión de todos los datos generados por la Universidad. Los objetivos de esta Unidad de Análisis y Explotación serían gestionar todas las fuentes de información existentes, con la posibilidad de interactuar en la generación de la estructura interna de los datos almacenados; la generación de una batería de indicadores de la ULPGC para que sea la única fuente de datos; crear el Portal de Datos ULPGC para visualizar la información generada y que sea accesible a la sociedad; y por último, crear Open ULPGC para compartir, en modo abierto, la información que la Universidad considere necesaria. 48 49
Gestión de las ayudas a la investigación Antonio Gerardo Hernández Viera Subdirector del Servicio de Investigación (ULPGC) sub_rrhh.inv@ulpgc.es La Universidad de las Palmas de Gran Canaria ha puesto en funcionamiento un nuevo aplicativo para la gestión de la convocatoria anual de ayudas para la consolidación de la actividad investigadora del personal investigador. Esta convocatoria tiene como punto de partida su publicación en el BOULPGC. A partir de ese momento, como cualquier procedimiento administrativo, el proceso se compone de varios plazos: presentación de solicitudes y documentación; envío de requerimientos de subsanación, en su caso; publicación de la resolución provisional y apertura del plazo de reclamaciones; y, finalmente, publicación de la resolución definitiva de adjudicación de ayudas. La entrada en funcionamiento del nuevo aplicativo ha hecho posible que, sin variar las fases del procedimiento administrativo, los interesados pudieran presentar sus solicitudes de forma telemática. Cabe destacar que la publicación de la convocatoria se realizó en plena vigencia del estado de alarma. Todas las fases del procedimiento pueden realizarse dentro de la misma aplicación, es decir, la remisión de los requerimientos y el anuncio de la publicación de las resoluciones provisional y definitiva, manteniendo una comunicación constante entre el Servicio de Investigación y los solicitantes. Una vez finalizadas las diferentes fases del procedimiento, el nuevo aplicativo permite generar los documentos contables y su envío al portafirmas del Vicerrector de Investigación, Innovación y Transferencia, al igual que las resoluciones provisional y definitiva. Además, notifica de forma automática al solicitante cuándo se produce el ingreso efectivo en su cuenta de la ayuda concedida. Por tanto, de una forma intuitiva, unifica la gestión de un procedimiento administrativo en el que intervienen distintos servicios de la ULPGC. 50 51
El aplicativo dispone de dos perfiles que posibilitan realizar una serie de actuaciones. En el caso del gestor del Servicio de Investigación, este puede crear y configurar una convocatoria, definir datos maestros y finalizar una convocatoria (publicación de resoluciones provisionales y definitivas). El solicitante de la ayuda, por su parte, puede crear la solicitud, incorporar gastos y aportar documentación. Por tanto, frente a anteriores convocatorias, en las que se dependía totalmente del formato papel y de los registros administrativos físicos, con este nuevo aplicativo se pone en valor la gestión telemática de un procedimiento administrativo. La aplicación es lo suficientemente flexible para que, de cara al futuro, se puedan definir nuevos perfiles de usuario, nuevas actividades y tipos de gastos, etcétera. Queda pendiente la incorporación al aplicativo de un repositorio para consultar los documentos generados por la convocatoria: publicación en el BOULPGC, resolución provisional y resolución definitiva. 52 53
Automatización de la gestión de los estudios de doctorado Pedro Herráez Thomas Director de la Escuela de Doctorado (ULPGC) ded@ulpgc.es Los estudios de doctorado fueron regulados mediante una normativa propia de ámbito nacional, el Real Decreto 99/2011, cuatro años más tarde que los títulos de grado y máster (RD 1393/2007). En la Universidad de Las Palmas de Gran Canaria existen en la actualidad trece programas de doctorado que incluyen las cinco ramas del conocimiento. Comenzaron a impartirse paulatinamente desde el curso 2013/14 hasta el curso 2016/17, fecha de implantación de la última titulación. Hasta el desarrollo del nuevo aplicativo informático, para la gestión académica de los programas de doctorado se empleaban herramientas informáticas diseñadas para los grados y másteres, que sí comparten estructura académica similar. Sin embargo, el doctorado presenta una estructura particular, para la que las herramientas informáticas no eran capaces de dar una respuesta adecuada. Estas singularidades incluyen, entre otras: la existencia de procedimientos académicos que no tienen homólogos en los grados y másteres, una formación no reglada, individual, en la que los doctorandos deben autogestionar sus propios expedientes académicos, gestión de prórrogas, bajas y cambios de dedicación, autorización para la defensa de tesis y la gestión de tribunales evaluadores. Los grupos de interés a los que va destinado el nuevo aplicativo informático de gestión del doctorado son los doctorandos, el personal académico y la estructura académica y administrativa. En el curso 2019/20 había en la Universidad de Las Palmas de Gran Canaria 718 doctorandos matriculados en los 13 programas de doctorado. Estos doctorandos, a diferencia de los grados y másteres, tienen un perfil heterogéneo, tanto en la dedicación como en rangos de edad, motivación y metodologías de trabajo, que hace que cada uno de ellos sea considerado un investigador en formación con sus propias características. En cuanto al personal académico, el doctorado cuenta en la actualidad con 625 tutores, 579 directores de tesis, 130 integrantes de comisiones 54 55
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