GUÍA PARA LA GESTIÓN DE LA CALIDAD EN LAS UNIDADES GRUPALES DE PRODUCCIÓN ECOLÓGICA
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_________________________________________________________________________________ GUÍA PARA LA GESTIÓN DE LA CALIDAD EN LAS UNIDADES GRUPALES DE PRODUCCIÓN ECOLÓGICA HANDBOOK FOR QUALITY MANAGEMENT SYSTEMS IN COLLECTIVE UNITS OF ORGANIC PRODUCTION _________________________________________________________________________________ Este manual es de manejo interno. La reproducción total o parcial sin autorización esta prohibida. This handbook is internal handling. Its total or partial reproduction without authorization is prohibited.
Cód GCI 100921
GUÍA PARA LA GESTIÓN DE CALIDAD EN LAS UNIDADES COLECTIVAS DE PRODUCCIÓN ECOLÓGICA
HANDBOOK FOR QUALITY MANAGEMENT SYSTEM IN THE COLLECTIVE UNITS OF ORGANIC PRODUCTION
Capítulo I Índice Sistema de calidad
Chapter I Index Quality System
Capítulo Contenido
Chapter Content
Carátula Cover
I Índice Index
II Prefacio Preface
III Instrucciones para su uso Instructions for its use
IV Objeto y campo de aplicación Object and field of application
V Requerimientos generales para los sistemas General requirements for the systems of
de gestión de calidad en las unidades management of quality in the productive
productivas units
– Previsiones generales – General inferences
– Organización y estructura – Organization and structure
– Personal – Personnel
– Procedimientos – Procedures
– Documentación y registros – Documents and records
– Logística – Logistic
VI Inspecciones por parte de BIO LATINA Inspections of BIO LATINA
– Previsiones generales – General inferences
– Procedimiento para la realización de la – Procedure for the accomplishment of
inspección the inspection}
– Evaluación de riesgo y muestreo en – Evaluation of risk and sampling in
Operadores grupales group of operators
– Evaluación del cumplimiento normativo – Evaluation of the normative fulfillment
y del Sistema de gestión de la calidad and of the quality management System
– Informes de inspección – Inspection reports
VII Certificación de operadores grupales Certification of group of operators
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HANDBOOK FOR QUALITY MANAGEMENT SYSTEM IN THE COLLECTIVE UNITS OF ORGANIC PRODUCTION
Capítulo II Prefacio Sistema de Calidad
Chapter II Preface Quality System
BIO LATINA ha elaborado la presente “Guía para la BIO LATINA has elaborated this “Handbook for the
gestión de la calidad en unidades colectivas de Quality Management System in the Collective Units of
producción ecológica” en base a los criterios de la Organic Production” on the basis of the criteria of the
Reglamentación CEE 834/2007 y CEE 889/2008 de Regulation EEC 834/2007 y EEC 889/2008 of the
la Unión Europea, Guidelines on imports of organic European Union, Guidelines on imports of organic
products into the European Union (item 8) y del products into the European Union (item 8) and the
NOP-USDA de Estados Unidos de Norte América y NOP-USDA of the United States of America are taken
reglamentos nacionales de productos orgánicos. into account.
Este documento corresponde al Sistema de This document corresponds to the documentation
documentación de BIO LATINA. Este Manual system of BIO LATINA. This handbook contains all
contiene todos requerimientos que BIO LATINA requirements BIO LATINA demands to the
exige a las estructuras de manejo de la gestión de structures of quality management in the units of
calidad en las unidades productivas ecológicas, organic production regarding both the individual and
tanto de operadores individuales, así como de the group of operators as well. This handbook
operadores grupales. Este manual no pretende doesn’t pretend to consolidate to uniform the
uniformizar los sistemas de gestión de calidad, systems of quality management but to consolidate
sino mas bien, pretende afianzar cambios the structural changes in the units of organic
estructurales en las unidades de producción production with the aim of promote the correct
ecológica con la finalidad de promover el correcto fulfilment of the standards (specially in the case of
cumplimiento normativo (especialmente de grupos groups of producers) of the organic production and
de productores) de la producción ecológica y to handle a management system of the organic
gestionar un sistema de manejo de la producción production in correspondence to the quality
ecológica acorde a los requerimientos de la requirements and the qualitative management of the
calidad, así como del manejo cualitativo de la administrative procedure related to it.
gestión administrativa entorno a la misma.
Esta guía es de uso exclusivo y obligatorio para This handbook is for the exclusive and mandatory
los operadores del programa de certificación y use of the operators of the certification programme
para los inspectores de BIO LATINA, pero puede and the inspectors of BIO LATINA but it can also be
ser usado como ejemplo, para el manejo de la used for the management of the procedures in the
gestión de calidad en las unidades de producción production units under the complete responsibility of
bajo la entera responsabilidad de los usuarios. the users.
Este Manual es propiedad intelectual de BIO LATINA
S.A.C. y su mal uso será penado por ley. This handbook is intellectual propriety of BIO LATINA
S.A.C. and its misuse will be punished by law.
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Capítulo III Instrucciones para su uso Sistema de calidad
Chapter III Use Instructions Quality System
Esta guía esta disponible en las oficinas de BIO This handbook is available at the offices of BIO
LATINA y su manejo está en conformidad con la LATINA and its use is in conformity with the list of
matriz de documentos. documents.
The use of documents that are part of this handbook
El uso de los documentos integrantes de esta guía
is hierarchical and in agreement to the procedures 4.1
es jerárquico y está de acuerdo a los procedimientos
and 5.1.
4.1 y 5.1.
Los responsables autorizados para el manejo de The authorized responsible for the management of
esta guía deben poner a disponibilidad de los this handbook must make available the necessary
interesados todos los documentos que se necesiten documents for the good functioning of the System of
para el buen funcionamiento del sistema de Certification Quality to all interested parties and
Certificación y Calidad en todos los sitios que se los wherever they are needed.
requiere.
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Capítulo IV Objeto y campo de aplicación Sistema de calidad
Chapter IV Object and application field Quality System
No es objetivo de esta guía uniformizar los sistemas This handbook doesn’t attempt to uniform the internal
internos de gestión de la calidad, simplemente systems for quality procedure because each
porque cada programa de producción ecológica programme of organic production has its particularities,
tiene sus particularidades, necesidades, objetivos y needs, objectives and own processes as well as the
procesos propios, así como una estructura y tamaño particular structure and size of the organization.
particular de la organización.
La presente “Guía para la gestión de la calidad en This “Handbook for the Quality Procedure in the Units
las unidades de producción ecológica” tiene el of organic production” has the purpose of orientating
propósito de orientar la implementación en los the implementation of the programmes of organic
programas de producción ecológica de Sistemas de production in the systems of quality management that
gestión de calidad que funcionen en forma adecuada function in conformity with the technical regulations of
a los requisitos de los reglamentos técnicos de organic agriculture and the certification system of BIO
agricultura ecológica y el sistema de certificación de LATINA in order to reach an efficient and permanent
BIO LATINA, con el fin de lograr un eficiente, eficaz fulfilment of the standards.
y sostenido cumplimiento normativo.
La presente guía establece requisitos, cuyo This handbook establishes requirements whose
cumplimiento pretende asegurar que los operadores fulfilment attempts to assure that the operators of the
del programa de certificación operen sistemas de certification programme operate quality systems in a
calidad de manera coherente y confiable para el coherent and reliable way for the fulfilment of the
cumplimiento de la normatividad ecológica, los organic standards, of the corresponding regulations of
respectivos reglamentos de agricultura ecológica y organic agriculture and the certification programme of
cumplan con el programa de certificación de BIO BIO LATINA.
LATINA.
Quien puede ser considerado como operador grupal Who can be considered as group of operators or group
o un grupo de productores: of producers:
1. En principio solo pequeños productores pueden 1. In principle only small farmers can be members of
ser miembros del grupo a certificar las unidades a group to be certified. Handlers and distributors
de preparación y distribución pueden formar can be part of the organization, but need to be
parte de la estructura del grupo, pero tiene que inspected annually by BIO LATINA.
ser inspeccionada anualmente por BIO LATINA. 2. Producers of the group must apply similar
2. Los productores del grupo deben aplicar techniques and production activities. Producers
técnicas y actividades productivas similares. Los must be from the same region, where groups with
productores deben de ser de la misma región, en producers located in different geographical areas
caso de grupos con productores ubicados en or region should work with sub groups.
diferentes áreas geográficas o región, se deberá
trabajar con sub grupos.
3. Los grupos de productores pueden estar 3. Producer groups may be organized as
organizados como cooperativas, asociaciones u cooperatives, associations or similar organizations;
organizaciones similares; o como proveedores or as providers organized by processing or
organizados por empresas procesadoras o marketing firms.
comercializadoras.
4. Los grupos de productores deben ser personas 4. Producer groups must be legally established with a
jurídicas con una administración central, central administration, similar documentation,
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Capítulo IV Objeto y campo de aplicación Sistema de calidad
Chapter IV Object and application field Quality System
documentación similar, ventas colectivas, y collective sales, and manufacturing processes,
procesos de elaboración, distribución y centralized distribution and marketing.
mercadeo centralizados.
5. Los grupos de productores deberán contar con 5. Producer groups must have an internal training
un programa interno de capacitación, program, ensuring producers knowledge of the
asegurando a los productores el conocimiento standard, as well as its changes.
de la norma, así como los cambios que se den.
Los procedimientos de inspección y certificación de The inspection and certification procedures of group of
operadores grupales y operadores individuales operators and individual operators differ in some
difieren en algunos criterios y aspectos inherentes a aspects inherent to each category as it can be seen in
cada uno de estas categorías como podremos ver the body of this handbook.
en el cuerpo de esta guía.
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Requerimientos generales para los sistemas de gestión
Capítulo V
de calidad en las unidades productivas Sistema de calidad
Chapter V
General requirements for the quality management systems in Quality System
the production units
Previsiones generales General Previsions
Sin perjuicio a esta guía los documentos Without affecting this handbook, BIO LATINA has the
informativos y normativos de BIO LATINA para el following informational and normative documents of for
manejo del sistema de gestión de la calidad son: the management of the quality management system:
- Documento AD1 “Pautas para el - Document AD1 “Minimum stipulations for
aseguramiento de la calidad Sistema Interno internal control”
de Control” - Document AA1 “Institutional Presentation”
- Documento AA1 “Presentación institucional” - Document AD0 “General requirements,
- Documento AD0 “Requisitos generales, application and continuation of certification”
solicitud y continuación para la certificación” - Document BB1 “Organic Certification Contract”
- Documento BB1 “Contrato de certificación - Document AE1 “Duties and responsibilities of
de productos producidos ecológicamente” the applicants Area “A”-Production”
- Documento AE1 “Deberes y - Document AE2 “ Duties and responsibilities of
responsabilidades de los solicitantes Área the applicants Area “B” – Preparation”
“A” – Producción” - Document AE3 Duties and responsibilities of
- Documento AE2 “Deberes y the applicants Area “C”-Commercialization”
responsabilidades de los solicitantes Área
“B” – Elaboración”
- Documento AE3 “Deberes y
responsabilidades de los solicitantes Área
“C”– Comercialización”
Las características principales del Sistema de The main characteristics of the system of quality
gestión de la calidad son: management are:
– Administrar el Programa de producción - To administrate the Programme of organic
ecológica production
– Garantizar una producción ecológica que - To guarantee an organic production that fulfils
cumpla con la normatividad y la satisfacción the standards an to satisfy the requirements of
de los requisitos de los clientes the clients
– Monitorear el cumplimiento de las actividades - To monitor the fulfilment of the activities
– Facilitar la evaluación externa, - To facilitate the external evaluation
– Establecer los parámetros normativos y de - -To establish the normative parameters and
calidad del producto the quality of the product
– Establecer y aplicar políticas de calidad y - To establish and apply policies of quality and
funcionamiento functioning
– Establecer políticas de quejas, sugerencias y - To establish policies for complaints,
observaciones a fin de crear y mantener un suggestions and observations with the purpose
ambiente interno donde todos lleguen a of creating an keeping an internal atmosphere
involucrarse y comprometerse con el logro de where everyone is involved and committed to
los objetivos de la organización the achievement of the objectives of the
– Aplicar medidas correctivas en caso de organization
infracciones - To apply corrective measures in case of
transgressions
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Requerimientos generales para los sistemas de gestión
Capítulo V
de calidad en las unidades productivas Sistema de calidad
Chapter V
General requirements for the quality management systems in Quality System
the production units
– Garantizar la capacitación y el aprendizaje de - To guarantee the qualification and learning of
la agricultura ecológica según la necesidad y the organic agriculture according to the needs
el cargo dentro de la organización. and the charge in the organization
En caso que el operador, individual o grupal, In case the operator, individual or group, certifies for
certifique para dos o más normas/reglamentaciones two or more national or international rules / regulations,
nacionales o internacionales, se aplicará el requisito the requirement of the strictest rule / regulation will be
de la norma/reglamentación más estricto. applied.
Para los operadores grupales o colectivos Regarding the group of operators, the following
adicionalmente tiene las siguientes características: characteristics are to be considered in addition:
– Homogenizar el método de producción y - To homogenize the production method and the
las practicas agrícolas en toda la agricultural practices in the entire organization
organización - To interact and coordinate the development of
– Interactuar y coordinar el desarrollo del the organic production system with the persons
sistema de producción ecológico con los involved in the production programme
involucrados en el programa de producción - To feed back the system and divulgate the
– Retroalimentar el sistema y divulgar el knowledge of the farmers
saber campesino, - To make possible the social support and the
– Viabilizar el apoyo social y la seguridad alimentary security
alimentaria - To achieve the empowering of the producer in
– Lograr el empoderamiento del productor en the organic production
la producción ecológica - To contribute to the effectiveness and
– Contribuir a la eficacia y eficiencia de una efficiency of an organization in the
organización en el logro de sus objetivos achievement of its objectives
Para los operadores grupales, el manejo de la For groups of operators quality management is a
gestión de calidad es un sistema de responsabilidad system of social responsibility regarding the fulfilment
social frente al cumplimiento normativo. of the standards.
Tanto los operadores individuales, como los The individual operators and group of operators must
operadores colectivos deben establecer establish strategies to offer a product that
estrategias para ofrecer un producto que corresponds to a determined organic quality.
corresponda a una determinada calidad ecológica.
La manera de asegurar esta calidad a nivel de los To assure this quality at the level of the individual
operadores individuales es a través del operators, it is necessary to establish an Administrative
establecimiento de un Sistema Administrativo y de and Control System, in the case of the group of
control, en cambio para operadores grupales es a operators this can be possible by establishing an
través del establecimiento del Sistema Interno de Internal Control System.
Control.
Tanto los operadores colectivos, como los A group of operators and individual operators must
individuales deben implementar un sistema de implement a system of quality management in the
gestión de la calidad en las unidades de producción, production units to guarantee the fulfilment of the
con el objetivo de garantizar el cumplimiento norms under the quality standards in order to
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Requerimientos generales para los sistemas de gestión
Capítulo V
de calidad en las unidades productivas Sistema de calidad
Chapter V
General requirements for the quality management systems in Quality System
the production units
normativo bajo los estándares de la calidad, para correspond with efficiency and effectiveness the
corresponder con eficiencia y eficacia a los requirements of the markets for organic products the
requerimientos de los mercados de productos productions are meant for, satisfying the expectations
ecológicos a los cuales van destinadas dichas of the final consumers of these products.
producciones, colmando las expectativas de los
consumidores finales de dichos productos.
Todos los elementos que componen el sistema de All elements the system of quality management is
gestión de calidad deben manejarse en forma composed of must be managed in integrated and joint
integrada y conjunta. way.
El sistema de gestión de la calidad debe ser The system of quality management must be concrete,
concreto, sencillo y adaptado a los requerimientos simple and adapted to the requirements of the
de la empresa u organización. company or organization.
Se debe tener una separación clara entre la There must be a clear separation between the carrying
realización de los controles internos (auditorias) y las out of the internal controls (audits) and the decisions
decisiones de la certificación y el asesoramiento o for the certification and the advice or qualification.
capacitación.
The system of quality management will include an
El sistema de gestión de la calidad incluirá un organisational flow chart that shows with clarity the
organigrama organizativo que muestre con claridad responsibilities and channel of financial support.
las responsabilidades y los canales de soporte
financiero.
Normalmente debe existir un responsable que velará Usually there must be a responsible who will watch
por el cumplimiento de lo dispuesto. over the fulfilment of the dispositions.
La organización debe contar con una descripción The organization must have a description that includes
que incluya sus reglas y procedimiento para its rules and procedures to guarantee the approval of
garantizar la aprobación de sus actividades y la de its activities and those of its producers in the case of
sus productores en caso de organizaciones collective organizations.
colectivas.
Organización y estructura Organization and structure
La organización y la estructura del sistema de The organization and the structure of the system of
gestión de la calidad debe ser la que mas se adapta quality management must be the one that adapts the
a la empresa o grupo de productores y debe estar most to the company or group of producers and must
respaldada por un reglamento interno, conservando be supported by an internal regulation, maintaining the
las siguientes características: following characteristics:
– Adecuada y adaptada: Los componentes – Adequate and adapted: the structural
estructurales deben responder a las components must respond to the particular
necesidades particulares de cada needs of each organization regarding the
organización, en lo que respecta al tamaño,
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Requerimientos generales para los sistemas de gestión
Capítulo V
de calidad en las unidades productivas Sistema de calidad
Chapter V
General requirements for the quality management systems in Quality System
the production units
la orientación de la producción, factores size, the orientation of the production and,
geográficos principalmente. mainly, the geographical factors.
– Tener Imparcialidad: Cada componente – Impartiality: each component must be clearly
debe estar claramente definido y defined and delimited. The responsible must
delimitado, Los responsables deben be elected by consensus without any
elegirse por consenso, sin ningún interés particular interest.
particular.
– Presencia de estructura Vertical: Es – Presence of vertical structure: the presence
necesaria la presencia de un responsable of a responsible that will watch over the
que velará por el cumplimiento de lo fulfilment of the dispositions is necessary.
dispuesto. – Delimited functions: the responsibilities
– Funciones delimitadas: Las mustn’t be superimposed attached to each
responsabilidades no deben estar other.
superpuestas, sino más bien deben estar
engranadas. – There must be responsibility in the taking of
– Debe existir la responsabilidad en la toma decisions: each responsible must be
de decisiones: cada uno de los acquainted with the goals, strategies, policies,
responsables debe estar familiarizado con procedures and norms of the organization,
las metas, estrategias, políticas, according to his responsibility. The structure
procedimientos y normas de la must be flexible and it must permit that every
organización, según sea su responsible participates in the taking of
responsabilidad. La estructura debe ser decisions according to his function without
flexible y permitir que cada responsable any kind of pressure.
participe en la toma de decisiones según
su función sin ninguna clase de presión.
– Estar documentada:, a fin de demostrar el – To be documented in order to show the
cumplimiento normativo. fulfilment of the standards.
– El sistema de gestión de calidad debe estar – The quality management system must be
controlado externamente a fin de garantizar controlled externally to guarantee that it
que cumpla con su cometido. achieves its task.
– Políticas de queja, sugerencias y – Policies of complaint, suggestions and
observaciones: La organización debe observations: the organization must offer the
brindar a los integrantes del sistema la component of the system the possibility to
posibilidad de que puedan exponer sus expose their disagreement freely with no kind
desacuerdos libremente sin ningún tipo de of pressure to improve or adequate the
presión, a fin de mejorar o adecuar el system.
sistema.
Se sugiere que la estructura del sistema de gestión It is suggested that the structure of the system of
de calidad tenga los siguientes componentes: quality management has the following components:
– Administrativo (Asamblea de socios, – Administrative (Assembly of associates, board
Directorio, Gerencia, Departamentos...) of directors, management, departments...)
– Operativo (Inspectores internos, promotores, – Operative (internal Inspectors, promoters,
extensionistas, técnicos…) technical advisors, technicians, …)
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Requerimientos generales para los sistemas de gestión
Capítulo V
de calidad en las unidades productivas Sistema de calidad
Chapter V
General requirements for the quality management systems in Quality System
the production units
§ Evaluación en campo § Evaluation on field
§ Supervisión § Supervision
§ Extensión § Communication of the technical
– Fiscalizador – Certificación (Persona o grupo knowledge to all producers
que determina la aceptación final del – Controller-Certification (person or group that
cumplimiento normativo y recomienda para la determines the final acceptance of the
certificación externa) normative fulfilment and recommends or the
external certification)
– De apoyo (Asesores, técnicos…) – Support (consultants, technicians…)
– Financiero (recursos económicos, honorarios, – Financial (economic resources, honoraries,…)
– Documental – Documental
Como se indica en el siguiente organigrama de
As indicated in the following flow chart for example:
ejemplo:
Personal Personnel
El personal debe conocer, según su función del The personnel, according to the function in the charge,
cargo: must be aware of:
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Requerimientos generales para los sistemas de gestión
Capítulo V
de calidad en las unidades productivas Sistema de calidad
Chapter V
General requirements for the quality management systems in Quality System
the production units
– Sus deberes y responsabilidades – Their duties and responsibilities
– Las normas de producción ecológica – The norms of organic production
– Sus derechos – Their rights
Se deben realizar capacitaciones periódicas iniciales Initial periodical and updating qualifications must be
y de actualización abarcando paulatinamente todos carried out covering gradually all themes related to the
los temas relacionados con la agricultura ecológica. organic agriculture. The personnel must at least be
El personal debe conocer como mínimo: acquainted with:
– Las normas de producción ecológica en la - The norms of organic production
cual certifica. - The internal regulation
– El reglamento interno.
Se debe disponer de un responsable del sistema de There must be a responsible for the system of quality
gestión de la calidad, que organice y coordine las management who organizes and coordinates the
actividades de: activities of:
– Evaluación en campo (Control interno) y – Evaluation on field (Internal Control) and the
logística de su realización logistics of its accomplishment
– Seguimiento al cumplimiento normativo – The control to the fulfilment of the standards
– Certificación interna – Internal certification
– Extensión interna de conocimiento técnico a – Internal communication of the technical
todos los productores knowledge to all producers
– Administración del sistema de gestión de la – Administration of the system of quality
calidad (gestión de recursos, procesos y management (procedure of resources,
resultados de sus actividades) processes and results of their activities)
– Manejo documental – Documentary management
La selección del personal debe realizarse de The personnel must be selected according to their
acuerdo a sus aptitudes, conocimiento y por competence, knowledge and by consensus in the case
consenso en caso de organizaciones de pequeños of the organizations of small farmers. The assembly of
agricultores. La asamblea de productores o producers or group members shall elect internal
miembros del grupo, deberá elegir a los inspectores inspectors, who will be responsible for internal
internos, quienes serán los encargados de las inspections
inspecciones internas.
El personal mínimo que la estructura del Sistema de The minimal personnel the structure of the system of
gestión de calidad debe tener: quality management must have includes:
- Responsable de la gestión de la calidad - Responsible for the quality procedure
- Responsable de la certificación interna - Responsible for the internal certification (a
(persona o equipo) person or a team)
- Inspector interno (persona o equipo) - Internal inspector (a person or a team)
- Promotor o extensionista interno (persona o - Promoter or Intern technical advisor (a person
equipo) or a team)
Los cargos se pueden compartir, lo importante es The positions can be shared but it is important that the
que el “personal no sea juez y parte” y se evite el personnel “aren’t judges and parties “at the same time
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Requerimientos generales para los sistemas de gestión
Capítulo V
de calidad en las unidades productivas Sistema de calidad
Chapter V
General requirements for the quality management systems in Quality System
the production units
conflicto de intereses a todo nivel dentro de la and that the conflict of interests is avoided at every
organización. level in the organization.
Procedimientos Procedures
Los procedimientos deben tener las siguientes The procedures must have the following
características: characteristics:
- Estar documentados en forma sencilla y - They must be documented in a concise and
concisa simple way
- Deben ser de fácil comprensión y adaptados - They must be easy to understand and adapted
al lenguaje del usuario. to the language of the user.
- Abarcar los puntos críticos de la producción - It must include all the critical points of the
production
- Seguir el flujo del proceso o cualquier - It must follow the flow of the process or any
secuencia apropiada a la organización sequence appropriate to the organization
- La descripción se puede realizar mediante - The description can be made through a text
texto y/o diagramas, dibujos and /or diagrams, drawings
Los procedimientos deben proporcionar una guía The procedures must be a guideline for the fulfilment of
para el cumplimiento normativo, definiendo como se the norms, defining how an activity or function is
desarrolla una actividad o función. developed.
El nivel de detalle puede variar dependiendo de la The level of detail in the description can vary
complejidad de las actividades, del método utilizado depending on the complexity of the activities, the
y la formación del personal method used and the instruction grade of the person.
Se sugiere la implementación de los siguientes The implementation of the following procedures is
procedimientos: suggested:
– Funciones y responsabilidad del personal - Functions and responsibilities of the personnel
– Capacitaciones del personal y productores - Qualification of the personnel and the
– Solicitud de ingreso al programa de producers
producción ecológico en caso de operadores - Request of entry to the programme of organic
grupales production in the case of group of operators
– Realización de las inspecciones - Carrying out of the inspections (verifications) of
(verificaciones) del control interno internal control
– Realización del seguimiento al cumplimiento - Granting, denial or suspension of the internal
normativo certification
– Otorgación, negación o suspensión de la - Sanctions for non-fulfilment or lifting of the
certificación interna same
– Sanciones por incumplimiento y su - Complaints, claims and appellations
levantamiento de las mismas - Identification and traceability of the products
– Quejas, reclamos y apelaciones - Notification to BIO LATINA in case of any
– Identificación y trazabilidad de los productos penalty imposed on one of its members as well
– Notificación a BIO LATINA en caso de as corrective measures and implementation
cualquier sanción impuesta a unos de sus date.
- The procedures must be established clearly.
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Requerimientos generales para los sistemas de gestión
Capítulo V
de calidad en las unidades productivas Sistema de calidad
Chapter V
General requirements for the quality management systems in Quality System
the production units
miembros, así como las medidas correctivas
correspondientes y fecha de implementación.
– Se deben establecer claramente los
procedimientos.
Documentación y registros Documentation and registers
El propósito de llevar la documentación es: The purpose of keeping the documentation is:
– Hacer cumplir los procedimientos y los - To watch over the fulfilment of procedures and
objetivos propuestos the proposed objectives
– Lograr la conformidad con los requisitos - To achieve the conformity with the
normativos y mejora de la calidad requirements of the norm and the improvement
– Proveer información adecuada y apropiada of quality
(procedimientos, guías, planos) - To supply the adequate and appropriate
– Proporcionar evidencias objetivas del information (procedures, handbooks, plans)
cumplimiento normativo (Registros), - To supply objective evidences regarding the
– Sistematizar las actividades de la finca u fulfilment of the norm (registers)
organización - To establish a system of activities of the farm
– Evaluar la eficacia y la adecuación continua or the organization
del sistema de gestión de la calidad - To evaluate the effectiveness and the
(informes) continuous adequacy of the system of quality
– Apoyar a la evaluación interna. management (reports)
– Documentar la decisión del comité interno - To support the internal evaluatio
sobre la certificación. - To document the decision of the internal
– Facilitar la evaluación de la certificadora committee about the certification
– Proporcionar la dinámica (movimiento) de - To facilitate the evaluation by the certifier
los insumos y productos en la finca. - To provide the dynamics (movement) of the
inputs and products in the farm
En las unidades que pertenecen a un grupo todos The farmers that are part of a group of operators must
los productores deben manejar los mismos formatos. keep all the same type of records.
Los formatos de los documentos, guías y registros The forms of the documents, handbooks and registers
deben ser adecuados para recoger solo la must be adequate to only keep the necessary
información necesaria para el buen funcionamiento information for the good functioning of the system.
del sistema.
En la unidad productiva no pueden faltar las normas The norms for organic production of the markets where
para la producción ecológica de los mercados a it is intended to sell the product can’t be missing In the
donde se piensa vender el producto. production unit.
El sistema de archivo de la documentación y The system of archives of the documentation and
registros debe estar adecuado a las exigencias de la registers must be ad equated to the requirements of
organización y a las exigencias legales. the organization and to the legal requirements.
Debe existir un: There must be:
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GUÍA PARA LA GESTIÓN DE CALIDAD EN LAS UNIDADES COLECTIVAS DE PRODUCCIÓN ECOLÓGICA
HANDBOOK FOR QUALITY MANAGEMENT SYSTEM IN THE COLLECTIVE UNITS OF ORGANIC PRODUCTION
Requerimientos generales para los sistemas de gestión
Capítulo V
de calidad en las unidades productivas Sistema de calidad
Chapter V
General requirements for the quality management systems in Quality System
the production units
– “archivo central” que contenga la - A “central archive” that contains the relevant
información relevante que demuestre el information which shows the fulfilment of the
cumplimiento de la normativa ecológica y el organic norms and the functioning of the
funcionamiento del Sistema de gestión de la System of quality management.
calidad.
– “archivo individual por parcela o productor”, - A “individual archive for each parcel and
“documentación de campo”, que es la producer”, “documentation of field”, which is
documentación que se lleva en cada the documentation kept by each parcel and
parcela, unidad. unit.
No es necesario duplicar la información del archivo It isn’t necessary to duplicate the information of the
central, caso que generalmente ocurre en central archive, which generally happens in
organizaciones de productores, pero si el productor organizations of producers, but the producer must
debe llevar la documentación que le ayuda a keep the documentation that helps him for the organic
producir ecológicamente, así como para demostrar production, a well as to demonstrate the fulfilment of
el cumplimiento de la normativa ecológica y el the organic normative and the control by the internal
seguimiento por parte del sistema de control interno. control system.
Se sugiere la implementación de la siguiente The implementation of the following documentation is
documentación: suggested:
– Documentos que demuestren su condición de - Documents that demonstrate the condition of
personería jurídica legal person
– Organigrama - Flow chart
– Manual de funciones - Manual of functions
– Manual de procedimientos o Reglamento - Manual of procedures or Internal regulation of
interno de funcionamiento. functioning
– Reglamento de faltas y sanciones - Regulation of non fulfilments and sanctions
– Descripción completa de la unidad incluyendo - Complete description of the unit including the
las instalaciones, envasado, installations, the packaging, the storage, of the
almacenamiento, de las operaciones que operations that requested the certification. In
solicitó la certificación. En caso de unidades the case of units of cattle, it is necessary to
ganaderas, incluir la descripción del include the description of the storage of the
almacenamiento de estiércol, manejo de dung, the management of inputs and products.
insumos y productos. - Map, plan or sketch of its radius of action with
– Mapa, plano o croquis de su radio de acción indications of the location, access, all
con indicaciones de la ubicación, vías de installations and equipments. The sketch of
acceso, todas sus instalaciones y equipos. El each parcel
croquis de cada parcela
– Compromiso entre el operador y los - Commitment between the operator and the
productores o los trabajadores, que incluya, producers or the workers that includes but
pero no se limite a: doesn’t reduce to:
o Cumplir con la normativa o Fulfil the norms
o Permitir el acceso a la unidad o lugar o Permit the access to the unit or the
de trabajo place of work
o Declarar toda la información o Declare all the requested information
requerida.
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Requerimientos generales para los sistemas de gestión
Capítulo V
de calidad en las unidades productivas Sistema de calidad
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General requirements for the quality management systems in Quality System
the production units
– Descripción de los análisis de calidad de - Description of the analysis of quality of the
producto. product
– Descripción de las medidas que garanticen el - Description of the measures that guarantee
funcionamiento ecológico (Normas internas the organic functioning (internal norms of
de producción ecológica) organic production)
– Plan de manejo ecológico incluyendo - Plan of organic management including the
ordenamiento de documentación, verificación organization of the documentation, verification
de los códigos, auditoria interna, marcas, of the codes, internal audit, marks, labels and
etiquetas, otros, aprobado por BIO LATINA. others, approved by BIO LATINA. In the case
En el caso de un operador grupal este deberá of a group of operators, this must be
ser en base al plan de manejo de todos los effectuated on the basis of the management
productores. plan of all producers.
– Registros contables - Accountancy registers
– Informe de inspección y certificación interna o - Report of internal inspection and certification
de Informe de auditoria interna y de proceso or report of the internal audit and of the
(en el caso del área de procesamiento y process (in the case of processing and
comercialización) marketing area)
– Certificados de los productos - Certificates of the products
Además el operador grupal debe tener: In addition to this, the group of operators also must
have:
- Fichas de diagnóstico por productor, - Diagnostic file cards for each producer
incluyendo el croquis including the sketch of the parcel
- Informe y certificados de producción - Report and certificates of production
- Consolidados: - Consolidated documents (information):
o Agricultores involucrados en el o Farmers registered in the certification
programa de certificación programme
o Agricultores no involucrados en el o Farmers who aren’t registered in the
programa de certificación certification programme
o Estimado de cosecha por agricultor o Estimated of the harvest for each
o Visitas de inspección interna y farmer
resultados de las mismas o Visits of internal inspection and their
o Flujo de productos y documentos (en results
caso del área de procesamiento y o Flow of the products and documents
comercialización) (in the case of the areas of processing
and commercialization)
- Catálogo de Proveedores y clientes (en - List of suppliers and clients (in the case of the
caso del área de procesamiento y areas of processing and commercialization)
comercialización) - Registers containing all presented complaints
– Registros de todos los reclamos related to the conformity of the certified product
presentados, referentes a la conformidad del (to have it to disposition of BL when it requests
producto certificado (ponerlos a disposición them)
de BL cuando lo solicite) - To keep the registers at least five years from
– Mantener los registros por lo menos durante the date they were introduced or according
5 años después de su creación o según lo with the stipulations of the law.
indique la legislación nacional
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de calidad en las unidades productivas Sistema de calidad
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General requirements for the quality management systems in Quality System
the production units
Ejemplo de esquema de un sistema y flujo de Example of the scheme of a system and flow of
documentación: documentation:
Sistema de
documentación
System of
Documentation
Archivo central Archivo individual
Central archive Individual archive
Documentación Descripción de
Documentación Responsable de la Comité de empresa u Extensión la unidad,
legal calidad certificación Communication of
organización croquis
Legal Responsible of Certification technical
documentation quality committee Documentation, knowledege Description of
company or the unit, sketch
organization
Documentos, guías Documentación de Documentos, guías Documentos de
Documents Documents Planes y
apoyo planificación
handbooks handbooks seguimiento
Supporting Planification
Plans and controls
documenrtation documents
Registros de
Registros de Registros de Registros, actividades de
control certificación consolidados Registros, listados campo
Registros de Certification Registers, general Registers, lists Field activities
seguimiento registers documentation registers
Informes y Documentos de
Informes de Constancias de
certificados apoyo
control control
Reports and Supporting
Reports of control Proof of control
certificates documents
Logística Logistics
Del manejo administrativo Of the administrative management
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Capítulo V
de calidad en las unidades productivas Sistema de calidad
Chapter V
General requirements for the quality management systems in Quality System
the production units
a. Debe ser sencillo y adaptado a la realidad (Tipo, a. It must be simple and adapted to the reality (type,
variedad y volumen del trabajo realizado) de la variety and volume of the work made) of the
empresa u organización. company or organization.
b. Se debe establecer una política de calidad a b. A policy of quality must be established at level of
nivel de la empresa u organización. El sistema the company or organization. The system of
de manejo de gestión de la calidad debe ser management of quality procedure must be the core
como el alma de la empresa u organización of the company or organization.
c. La administración debe estar enterada del c. The administration must be informed of the
funcionamiento del sistema de manejo de la functioning of the system of management of quality
gestión de la calidad procedure.
d. El manejo de la gestión de calidad debe estar d. The management of the quality procedure must be
documentado de manera concisa y concreta. documented in a concise and concrete way.
e. La empresa u organización debe destinar e. The company or organization must reserve
recursos para el buen funcionamiento del resources for the good functioning of system of
sistema de gestión de la calidad. quality management.
f. Todas las actividades se deben realizar en forma f. All activities must be carried out according to a
planificada plan.
g. La información y comunicación debe estar g. The information and communication must be
correctamente establecida established correctly.
De la evaluación interna o control o inspecciones Of the internal evaluation or control of the
- Se debe realizar por lo menos una evaluación inspections
anual (inspección interna), de control - At least one annual evaluation (internal Inspection)
(inspección) exhaustivo de la unidad. must be effectuated, which must be an exhaustive
- Cada evaluación debe tener un seguimiento, ya control (inspection) of the unit
sea físico (en campo de todas las parcelas e - Each evaluation must be controlled either
instalaciones declaradas por el productor) y physically (on field of all plots and facilities
documental. declared by the producer) and with documents.
- El control (inspecciones) se debe realizar - The control (inspections) must be effectuated
tomando en cuenta las normas de producción taking into consideration the standards for organic
ecológica y los requerimientos de la empresa u production and the requirements of the company or
organización. organization.
- Se debe controlar en base al plan de producción - The control must be carried out on the basis of the
establecido established production plan.
- Las inspecciones deben ser conducidas de - The inspections must be conducted objectively and
manera objetiva y transparente transparently.
- Cada evaluación o seguimiento de tener un - Each evaluation or control has to have a report.
informe. El informe y las recomendaciones The report and the recommendations must be
deben ser concretas. concrete.
- Dejar siempre al productor la constancia de la - Always the producers must be given a proof of the
visita y el resultado de la inspección. visit and the result of the inspection.
- Las inspecciones deben ser planificadas, sean - The inspections must be planned in both cases if
estas inspecciones principales o adicionales, de they are main or additional inspections,
carácter programado o sin previo aviso. programmed or without previous announcement.
- Realizar la inspección (control) apegado al - To effectuate the inspection (control) according to
procedimiento de la empresa u organización the procedure of the company or organization.
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General requirements for the quality management systems in Quality System
the production units
De la certificación About the certification
1. La decisión sobre la certificación puede ser 1. The decision about the certification can be taken
tomada por una o un grupo de personas. by one person or a group of persons.
2. La toma de decisión se debe realizar siempre 2. The taking of decisions must always be made with
con el mismo procedimiento. the same procedure.
3. Se deben documentar las decisiones de 3. The decisions of the certification must be
certificación. documented.
4. Establecer un listado de los productores 4. Prepare a list of approved or non approved
aprobados y de los no aprobados. Se debe producers. The negative to the approval of the
documentar la negación de la no aprobación de producers must be documented.
los productores 5. The decision about the certification can’t be
5. No se puede delegar a terceras personas delegated to third parties (alien to the company or
(ajenas a la empresa u organización) la decisión organization).
sobre la certificación.
De la capacitación About the qualification
a. Las capacitaciones se deben planificar a. The trainings must be planned mainly focusing on
principalmente en cuanto a su contenido y su their content and the realization time.
tiempo de realización. b. The qualifications must be documented.
b. Las capacitaciones deben documentarse c. The qualifications must include all aspects of the
c. Las capacitaciones deben abarcar todo los organic production and the system of quality
aspectos de la producción ecológica y del management, according to the work area.
sistema de gestión de la calidad, según el área
de trabajo.
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