Juego limpio: por qué PUMA optó por adoptar un canal de denuncia digital
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La plataforma PUMA SpeakUp! » Juego limpio: por qué PUMA optó por adoptar un canal de denuncia digital « En noviembre de 2018, el fabricante internacional de artículos deportivos PUMA decidió sustituir su línea de denuncia telefónica por un sistema digital. Lea nuestro caso de estudio para descubrir por qué decidieron hacer este cambio y cómo han recibido el nuevo sistema desde su implantación.
La franqueza, la honestidad y la conformidad línea telefónica y una dirección de correo
legal son rasgos que cuentan con un gran peso electrónico para todo el grupo. Sin embargo, a
en PUMA. En aras de querer garantizar el “juego mediados de 2018, el departamento de cumpli-
limpio“ en la empresa, el fabricante alemán miento de PUMA decidió cuestionar su enfoque
de artículos deportivos decidió incluir explíci- sobre la denuncia de irregularidades. En
tamente la denuncia de irregularidades en su particular, el debate se centró en si la empresa
Código Ético. debía seguir confiando en una línea telefónica
de denuncia o si otra solución cubriría mejor las
Anteriormente, los empleados de PUMA podían necesidades de la empresa.
denunciar cualquier violación de los principios
corporativos que observaran a través de una
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La búsqueda del canal de
denuncia adecuado
PUMA consideró que el nuevo canal de información que implantaran debería ser
accesible para el mayor número posible de empleados. También querían que el
sistema fuera intuitivo, fácil de usar y que garantizara un alto nivel de seguridad de
los datos. Para asegurar todo esto, el nuevo sistema de denuncia debería cumplir
tres requisitos en particular:
Capacidad para operar a nivel internacional
El sistema de información debería estar disponible para todos
los empleados, ya fuera en la sede de la empresa en Alemania
o en cualquiera de las más de 25 sedes internacionales de
PUMA.
Facilidad de uso
La plataforma debería inspirar confianza entre los empleados
y ser fácil de usar. Además, el departamento de cumplimiento
también hizo hincapié en que la tramitación posterior de los
casos dentro del sistema tenía que ser fácil de entender y no
presentar complicaciones.
Adecuado al público objetivo
PUMA tiene una plantilla joven y para estos empleados es más
natural comunicarse por medios electrónicos que coger el
teléfono. Por tanto, el nuevo sistema debía de estar actualizado
y responder a las expectativas de comunicación actuales.
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Tras mantener conversaciones con colegas de A raíz de esto, PUMA se puso a comparar
otras empresas internacionales e investigar los proveedores de sistemas digitales de
sobre el tema de los canales de denuncia, denuncia de irregularidades y optaron por
PUMA confirmó que los sistemas digitales de EQS Integrity Line. Esta solución destaca por
denuncia se utilizaban mucho más que las líneas su interfaz fácil de usar, su amplia variedad de
telefónicas tradicionales. El equipo también funciones, su comunicación anónima segura
tuvo en cuenta su experiencia previa con la y su gestión de casos integrada. A efectos de
línea telefónica durante el proceso de toma de comunicación interna, PUMA bautizó su nuevo
decisiones. El hecho de que los empleados rara sistema como plataforma PUMA SpeakUp!.
vez informaran a través de la línea de atención
telefónica era el argumento que más se oponía
a la continuación de este canal. Tras sopesar
todos los factores, el departamento de cumpli-
miento de PUMA decidió implantar un sistema
de denuncia digital.
» EQS Integrity Line destaca por su
interfaz fácil de usar, su amplia
variedad de funciones, su comuni-
cación anónima segura y su gestión
de casos integrada
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Implantación de la plataforma
PUMA SpeakUp!
Para garantizar que la plataforma se implantara cúpula de directivos concede gran importancia
de la forma más fluida posible, el departamento a esta solución. El departamento de cumpli-
de cumplimiento de PUMA, junto con EQS Group, miento, a su vez, trabajó con el departamento
elaboró un plan en el que se definían cada uno de diseño para desarrollar medidas de comuni-
de los pasos preparatorios. Para la implemen- cación adicionales. Con el objetivo de dar a
tación, la Dra. Raliza Koleva, Jefa de Cumpli- conocer este nuevo canal de denuncia entre los
miento de PUMA, cooperó estrechamente con empleados, el equipo diseñó folletos en forma
sus colegas del departamento de protección de smartphone que contenían la información
de datos y del comité de empresa. Juntos, se más importante sobre el nuevo sistema de
aseguraron de antemano de adaptar el acuerdo denuncia. Para el lanzamiento del sistema,
de trabajo entre ambas empresas y de que el colocaron estos folletos en las mesas de todos
tratamiento de los casos cumpliera con todos los empleados de la sede central y de todas las
los requisitos del RGPD de la UE. demás sedes del grupo. Además, las grandes
pantallas situadas en los comedores y cafeterías
Con motivo del lanzamiento de la plataforma de PUMA también lograron llamar la atención
PUMA SpeakUp! en noviembre de 2018, el proyectando información sobre el lanzamiento.
departamento de cumplimiento normativo de
PUMA puso en marcha diversas medidas de
comunicación. El CEO de PUMA SE presentó el
sistema de denuncia de irregularidades en todo
el grupo. Al hacerlo él, quedó demostrado que la
Para dar a conocer el canal ético entre los
empleados, el equipo diseñó panfletos que
mostraban la información más relevante
del nuevo sistema de denuncia de irregu-
laridades.
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Lecciones aprendidas con la
plataforma PUMA SpeakUp!
Ya han pasado dos años desde que PUMA
implantó su sistema de denuncia digital y los
resultados han sido positivos. El departamento
de cumplimiento recibió numerosas denuncias
a través de la plataforma PUMA SpeakUp!
durante los primeros meses y esta tendencia
ha continuado. Se han recibido informes de
diferentes países y departamentos, y la mayoría
de los denunciantes han optado por informar
de forma anónima. Gracias a la función de
mensajería encriptada del sistema, el equipo de
cumplimiento pudo ponerse en contacto con
estos denunciantes sin violar su anonimato y se
resolvieron sus consultas fácilmente.
Para el equipo de cumplimiento de PUMA es muy
importante que todos los empleados sepan que
existe el sistema de denuncia de irregularidades
y esto requiere una comunicación continua. A los
nuevos empleados, por ejemplo, se les informa
sobre el sistema de denuncia de irregularidades
en la sesión de bienvenida, y también realizan
campañas de información periódicas (por
ejemplo, correos electrónicos, carteles) a lo
largo del año.
65 preguntas a Kristina Schmieg
(directora de Cumplimiento Normativo de PUMA SE)
¿Por qué ha optado PUMA por implementar
un sistema de denuncia digital?
La línea telefónica se utilizaba muy poco. Tras
conversaciones con colegas de otras empresas
internacionales e investigaciones adicionales,
llegamos a la conclusión de que los sistemas de
denuncia digitales son más eficaces y adecuados
para nuestro grupo objetivo, dada la joven edad
media de los empleados de PUMA.
¿Por qué eligió el sistema de denuncia digital
de EQS Group?
Queríamos crear un sistema que inspirara
confianza a los empleados y resultara fácil
de usar para quienes quisieran denunciar. Al
mismo tiempo, queríamos que el sistema de
gestión de casos se configurara de manera
que fuera profesional y fácil de manejar para
nosotros como departamento de cumplimiento.
Estudiamos muchos proveedores diferentes.
En comparación con otros proveedores, el EQS
Group ofrecía el producto más sencillo y directo
y, por tanto, la mejor solución para nuestros
requisitos.
Kristina Schmieg
¿Cómo fue la implementación de la
plataforma PUMA SpeakUp!? ¿Lograsteis Kristina Schmieg es abogada y trabaja como
entender rápidamente cómo funcionaba? Senior Manager Compliance en PUMA desde
2018. Junto con la Dra. Raliza Koleva (Jefa de
Nuestra experiencia de cooperación con EQS Gobernanza y Cumplimiento y Directora de
Group durante la implementación fue extrema- Cumplimiento), ha desempeñado un papel
damente positiva. Nosotros elaboramos un clave a la hora de adoptar el sistema de
plan con los pasos iniciales y ellos siempre gestión del cumplimiento de PUMA.
respondieron a nuestras preguntas con rapidez
y flexibilidad. Esta experiencia positiva ha
7continuado, incluso cuando surgen preguntas. Los canales de denuncia internos de las
EQS Group siempre reacciona muy rápido. empresas son cada vez más populares. Sin
Nuestra experiencia con el sistema también embargo, cuando se trata de comunicar que
ha sido positiva. Ya hemos recibido informes existen, muchas empresas dudan porque
útiles y nuestro departamento de compliance tienen miedo de empezar a recibir un alud de
se desenvuelve bien en el Case Manager (Gestor denuncias. ¿Cuál ha sido su experiencia?
integrado de casos).
Sería un error para una empresa no comunicar
Las denuncias que habéis recibido hasta que cuentan con un sistema de denuncia por
ahora a través de la plataforma PUMA miedo a recibir informes. Como directora de
SpeakUp! ¿se presentaron de forma anónima cumplimiento creo que es importante saber lo
o los denunciantes dieron sus nombres? que ocurre en mi empresa para poder aprender.
Es mejor descubrir un problema a tiempo y
Hasta ahora, la mayoría de las denuncias poder evitar que se agrave que ser informado
se han enviado de forma anónima. Pero no de él demasiado tarde. También me preocuparía
me sorprende, porque hace falta valor para si no llegara ningún informe a través del sistema.
denunciar. Además, creo que las personas Podría significar que algo va mal en la cultura
que no quieren ser anónimas tienden a elegir empresarial y que los empleados tienen miedo
otra forma de comunicación y nos escriben de ponerse en contacto con nosotros. Por eso
directamente, por ejemplo, a través de nuestra es vital que sigamos recordando a la gente que
dirección de correo electrónico. nuestra plataforma SpeakUp! está ahí.
PUMA SE
Fundada en 1948, PUMA SE es un fabricante internacional de artículos deportivos
y proveedor de ropa, calzado y accesorios con sede en Herzogenaurach (Alemania).
Además de las marcas Puma y Cobra Golf, la empresa (que cotiza en bolsa) también
incluye la filial Stichd B.V. Puma es uno de los mayores fabricantes de artículos
deportivos del mundo, con unas ventas anuales de 5.230 millones de euros, un
EBITDA de 209 millones de euros y unos 14.300 empleados distribuidos en más de
120 países (a fecha del ejercicio 2020).
8PUMA
Sector: Empleados:
fabricante de artículos
deportivos
14.300 en más de 120
países
Ventas anuales:
5.230 millones de
euros
Sedes: 25+
EBITDA:
209 millones de euros Año de fundación: 1948
Estado: 2020
EQS Integrity Line: Sistema de denuncia digital
Disponible en más Gestión integral
de 70 idiomas de casos
Canal de denuncia
Concepto de
seguro con función de
diálogo anónimo
autorización granular
Cumple con el RGPD
Para saber más:
y tiene la certificación
ISO 27001
www.eqs.com/integrityline
9www.eqs.com
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