Licitaciones y toma de decisiones - Reuniones de asociaciones internacionales: Asociación Internacional de Congresos y Convenciones - ICCA
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Asociación Internacional de Congresos y Convenciones
Reuniones de asociaciones internacionales:
Licitaciones y toma de
decisiones
Novembre 2017
1
2
Reuniones de asociaciones internacionales:
Licitaciones y toma de
decisiones
Esta publicación contiene un conjunto integral de guías y listas de
verificación creadas para ayudar a los ejecutivos de las asociaciones
internacionales a evaluar y mejorar la metodología que utilizan para decidir
acerca de los destinos futuros para sus reuniones internacionales.
Sede central de ICCA
Alpha Tower, De Entree 57, 1101 BH Amsterdam, Países Bajos
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© Noviembre 2017. Está estrictamente prohibido copiar esta publicación o cualquier porción de la misma sin la
aprobación previa de ICCA. ICCA hace el esfuerzo de asegurar la exactitud del material publicado, pero no puede
hacerse responsable de errores, problemas de impresión o información no actualizada incluida en la misma. ICCA
no es responsable de ninguna conclusión extraída de esta publicación.
3
Tabla de Contenidos
5
01 Introducción
13
06 Criterios de toma de
decisiones
7
02 Acerca de ICCA
21
07 Documentos de
licitación y de la propuesta
8 23
03 Como analizar y mejorar su 08 Modelos para trabajar
proceso de oferta y toma de con los proveedores
28
decisiones
9
04 Decision-making process 09 Casos de estudio,
11
híperenlaces, y más
información
05 Tomadores de decisiones
& influenciados en la toma de
decisiones
4
01 Introducción
Introducción
El congreso o convención anual de una producida por ICCA para exponer a la
asociación internacional juega un papel comunidad de asociaciones internacionales
enormemente significativo en la vida de a la rica variedad de modelos de toma
dicha organización: típicamente, es la única de decisiones y los factores que influyen
ocasión en la que una gran proporción de la toma de decisiones. Está diseñado
los miembros de la asociación se reúnen para ayudar a las asociaciones a analizar
en persona, la única vez que la asociación de manera crítica, identificar fácilmente
ocupa la primera plana en la mente de y rectificar problemas y parcialidades
dichas personas durante un período de indeseadas, agregar mejoras, y ayudar a
tiempo prolongado, la única vez en que las asociaciones a comunicar las decisiones
la asociación adquiere forma concreta y relacionadas con los congresos a sus
cuando su cultura exclusiva puede ser miembros y partes interesadas.
experimentada directamente.
Cuanto más claramente la asociación se
Para muchas asociaciones es también disponga a comunicar la información acerca
fuente de ingresos vitales que sirven para de su proceso de licitación (por ejemplo
apoyar otras actividades menos lucrativas, en las áreas públicas de su página web),
el canal para Relaciones Públicas positivas menos probable será que sea abordado
y crecimiento del la membresía, y una por proveedores con propuestas de venta
tremenda oportunidad para lanzar nuevas no dirigidas (por ejemplo envíos de correo
iniciativas y obtener retroalimentación de electrónico y masivos, folletos) y más
manera inmediata. Y, por supuesto, es probable que reciba propuesta inteligentes
también una necesidad legal para la gran bien pensadas, que potenciarán la calidad
mayoría de asociaciones. Por todos estos de la reunión.
motivos, las asociaciones deben asegurarse
de que los procesos de toma de decisiones Este documento se convertirá en
estén a la altura de sus necesidades y un elemento crítico en los cursos de
objetivos. capacitación diseñados por ICCA para
seguir educando a los miembros de
Cada asociación ha desarrollado una ICCA, a los proveedores líderes en la
metodología de toma de decisiones industria de la reuniones, cumplir mejor
exclusiva en relación a sus eventos con las necesidades de las asociaciones
mayores, a menudo a lo largo de muchos internacionales, comprender de manera
años. Unas pocas han solicitado asesoría más profunda los objetivos de sus clientes
profesional ocasionalmente para actualizar y plantear las preguntas correctas al ofertar
su proceso o identificar nuevos factores para eventos internacionales.
importantes que deben ser tenidos en
consideración, pero la mayor parte de las Esta última edición incluye una lista
asociaciones simplemente han creado su ampliada y actualizada de excelentes casos
propio modelos en base al ensayo y error, de estudio con híperenlaces a información
la experiencia colectiva y la práctica cultural más detallada sobre SDPs (solicitudes de
de su organización. propuesta) y documentos de licitación.
Desde 2009, ICCA ha iniciado un recurso
integral en línea llamado: Toma de
decisiones para Congresos de Asociaciones
Internacionales. Esta publicación ha sido
5
6
02 Sobre ICCA
Sobre ICCA
ICCA, ¡su socio confiable en Conviértase en una Asociación Verificada
el mercado internacional de ICCA a través del Portal de Asociaciones.
reuniones!
Para poder acceder al Portal de
A lo largo de sus 50 años de historia, ICCA, Asociaciones ICCA es necesario que sus
la Asociación Internacional de Congresos y reuniones se realicen de modo regular,
Convenciones, se ha dedicado a consolidar con un mínimo de 50 participantes y roten
una única área de experticia: las reuniones entre al menos 3 países. Si las reuniones
de asociaciones internacionales. que realiza cumplen con estos criterios
puede formar parte de las Asociaciones
ICCA fue fundada por un pequeño grupo Verificadas ICCA y así acceder al nuevo
visionario de agencias de viaje amigas producto de ICCA para sus Asociaciones
con sede en 4 continentes que vieron el - el Portal de Asociaciones ICCA - una
potencial de las reuniones internacionales plataforma en línea exclusiva que brinda un
de las asociaciones médicas. Crearon un entorno seguro donde los ejecutivos de las
sistema para compartir información acerca asociaciones pueden contactar con pares y
de dichas reuniones, y para presentar a obtener consejos acerca de cómo organizar
sus clientes contactos confiables en los reuniones.
países donde no tuvieran contactos locales
conocidos. ¿Cómo acceder al Portal de Asociaciones
ICCA? Ingrese en la página web de ICCA
Estos principios de compartir conocimiento www.associations.iccaworld.org y complete
y construir confianza entre proveedores el formulario de registro al Portal de
y asociaciones internacionales siguen Asociaciones
formando la base de ICCA hoy. ICCA ahora
representa a más de 1000 empresas y
organizaciones en prácticamente 100 Esta guía es parte de una serie de
países en todo el mundo, y representa a publicaciones específicamente diseñadas
todos los servicios dentro de la industria para la comunidad internacional de
de reuniones. Nuestra sede principal está asociaciones, y asistirlas en la realización
localizada en Amsterdam, y operamos 5 de reuniones más eficientes y efectivas.
Oficinas Regionales en África, Asia Pacífico, Si tiene alguna sugerencia o quiere que
Medio Oriente, América del Norte y América se cubra algún tema en particular o saber
Latina y el Caribe. más sobre el Portal de Asociaciones ICCA
y los beneficios para los ejecutivos de
Los ejecutivos de las Asociaciones las asociaciones, por favor contacte con:
Internacionales pueden confiar en la Ksenija Polla, CMP,
red ICCA para encontrar soluciones a ksenija.p@iccaworld.org.
los objetivos de sus eventos: selección
del recinto; asesoramiento técnico;
asistencia con el transporte de delegados;
planificación completa de la convención o
servicios ad hoc. Los miembros de ICCA
representan a los destinos más apreciados
a nivel mundial, así como a los proveedores
especializados con mayor experiencia.
7
Como analizar y mejorar
03 sus procesos...
Como analizar y mejorar sus
procesos de oferta y toma de
decisiones
Por favor encuentre más abajo una descripción paso a paso acerca de como analizar y
mejorar sus procesos de licitación y toma de decisiones:
1. Carry out a detailed analysis of your 5. Work out what information to make
overall bidding process to judge its publicly available in order to reduce
effectiveness in meeting association unwanted “cold call” sales approaches
objectives. by suppliers.
2. Check if your written process and 6. Use that analysis in Board
rules correspond with what happens papers when proposing or discussing
in practice, identify any anomalies, changes to your procedures with your
rewrite to improve clarity. volunteer leaders.
3. Look for good practical ideas that 7. Use the same analysis to enable
can easily be incorporated into your rational debate to take place within
model. Identify case studies of the association on the many non-
associations with similar requirements rational factors that influence
to your own and make contact with decision-making.
those associations to share
knowledge and ideas. 8. Consider new ways of working with
suppliers and intermediaries, and
4. Update and improve your bid manual identify new sources of advice and
or RFP document (“Request for information.
Proposal”) in order to receive the
strongest possible selection of bids.
8
Why Amsterdam?
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Proceso de toma de
04 decisiones
Proceso de toma de
decisiones
Etapas en el camino de toma de 1. Convocatoria de propuestas /
decisiones comunicación de próximo “año abierto”
La toma de decisiones respecto 2. Interés expresado (ya sea por
a las reuniones de las principales miembros o proveedores, según la
asociaciones internacionales puede necesidad de que los miembros locales
ser extremadamente compleja y deban ser los oferentes formales)
frecuentemente ocurre durante un largo
período de tiempo (meses e incluso años). 3. Evaluar si los oferentes califican para
Los elementos formales, publicados del hacer una oferta
proceso se pueden extender debido a
negociaciones informales, visitas de 4. Poner a disposición los manuales/
inspección adicionales y la participación de guías/reglas de la licitación para las
consultores y partes interesadas. partes interesadas
Aun después de haber tomado una 5. Ofertas creadas por miembro/
decisión, el plazo de ejecución típico entre proveedor local
el momento que finalmente se anuncia
una decisión a los miembros y el momento 6. Entrega de ofertas
en que realmente ocurre el evento puede
variar entre doce meses y doce años, y la 7. Visitas de inspección (muchas
norma es que los anuncios se hagan con asociaciones conducen la etapa de
dos a cuatro años de anticipación. preparación de la lista corta sin visitar
a todos los candidatos)
La mayor parte de las asociaciones
internacionales tienen un cronograma 8. Primera ronda de evaluaciones
interno para sus procesos, pero solo realizada por personal de la asociación,
algunas pocas actualmente publican líderes voluntarios o consultantes/
los plazos clave en sus páginas web. contratistas
Esta información resulta crítica para
todas las partes involucradas en la 9. Se decide y anuncia la lista corta
preparación de una oferta o propuesta
formal, y las asociaciones pueden evitar 10. Visita de inspección detallada y
mucha comunicación innecesaria de los negociaciones
proveedores publicando la información
de modo prominente en sus páginas web 11. Entrega de ofertas revisadas
junto al resto de la información vinculada
al congreso. 12. Presentación formal de la oferta
Aquí hay un ejemplo de un proceso paso a 13. Lista corta final o selección final
paso. Algunas asociaciones pueden contar
con pasos adicionales en sus procesos, 14. Negociaciones
en tanto que otras tendrán procesos más
breves y menos complejos. 15. Decisión tomada
16. Decisión anunciada
17. Retroalimentación a los oferentes que
perdieron
18. Escribir y firmar un contrato y carta de
acuerdo
10Proceso de toma de
04 decisiones
Es posible que la asociación enfoque De momento ICCA estima que
esto de manera alternativa cuando ya aproximadamente dos tercios de las
cuenta con un acuerdo con una PCO* reuniones de las principales asociaciones
o AMC* básica, a la cual se le delega la internacionales incluyen algún tipo de
responsabilidad de asesorar acerca de proceso de licitación que involucra a
destinos y ofertas potenciales, si el proceso miembros locales, pero que la proporción
de toma de decisiones es altamente de procesos más centralizados ha crecido
centralizado, o si las necesidades de la en forma sostenida en los últimos años.
asociación son tan especializadas que hay
apenas una pequeña lista de destinos o Toma de decisiones impulsada a nivel
recintos potenciales. central (requiere poca o ninguna
______________________________ acción del miembro local):
Core PCO*: La asociación subcontrata para
la organización de su congreso al PCO • El miembro individual es abordado e
durante un determinado período de tiempo. invitado a entregar una propuesta no
El Core PCO ofrece experticia, experiencia, competitiva (por ejemplo, si es parte del
sistemas y recursos; mantiene el control proceso que el Presidente actual o futuro
total de la promoción, organización y sean siempre invitados como anfitriones
finanzas; está dispuesto a compartir el del congreso)
riesgo financiero; busca una situación
donde ambas partes ganan; coopera con el • La asociación siempre contacta a los
comité organizador local; y habitualmente proveedores directamente (por ejemplo,
requiere el apoyo del PCO o la DMC, recintos, hoteles, equipamiento audio-
Empresa Gestora del Destino locales. visual) en destino(s) específico(s),
solicitando propuestas para sus servicios
AMC*: Empresa Gestora de Asociaciones
Una empresa con fines de lucro cuyo • La asociación encarga al PCO para que
negocio primario es servir de sede central y contacte con los destinos/proveedores y
realizar la gestión completa de los servicios preparar una lista corta de propuestas, ya
a dos o más organizaciones gobernadas por sea en un solo país, o (si se trata de un
voluntarios. “Core PCO”) o una región más amplia del
______________________________ mundo.
Llamado a Propuestas / Iniciando la
licitación • La asociación contacta directamente con
los representantes específicos del destino
Uno de los factores clave en el proceso de para ofertar, con poco o ningún insumo de
licitación es si las propuestas u licitaciones parte del miembro local.
son primariamente iniciadas o impulsadas
centralmente por la oficina principal de • La asociación envía una invitación general
la asociación; en otras palabras, si la para que oferte cualquier destino que
asociación trabaja a través de los miembros califique, con poco o ningún insumo del
locales o capítulos de la asociación, a miembro local.
través de intermediarios profesionales, con
coordinadores del lugar de destino tales Licitación del modo tradicional
como la Convención de la ciudad o el Buró (requiere la acción del miembro
de Visitantes - BVs, o directamente con local):
proveedores individuales. El balance de la
participación central y local y su influencia • Se aborda a un grupo selecto de
varían enormemente en cada caso, y miembros y se les invita a ofertar
estos muchas veces interactúan entre sí,
agregando así mayor complejidad. • Se envía una invitación general para
ofertar a todos los miembros
Más abajo se detallan las opciones más
habituales, mostrando cuales se asocian • Las licitaciones que surgen de los
con la toma de decisiones impulsada a miembros locales, que se lanzan a
nivel central y cuales siguen los modelos de cualquier año abierto, esté o no anunciado
licitación más tradicionales. formalmente
11Tomadores de decisiones
e influenciados de la toma
05 de decisiones
Tomadores de decisiones e
influenciados de la toma de
decisiones
Los tomadores de decisiones varían enormemente de una asociación a otra, y esto tiene
implicancias importantes en la forma global del proceso de toma de decisiones, así como
para la importancia relativa de diferentes factores en la toma de decisiones. Hay también
una amplia gama de influenciadores tanto formales como informales que pueden jugar un
papel significativo en el proceso.
Tomadores de decisiones: Influenciadores de la toma de deci-
siones
(incluye a todos los tomadores de
decisiones más los siguientes):
Un solo líder voluntario (p.ej. Presidente; Consultores contratados
Coordinador)
Un solo ejecutivo de la asociación (p.ej. Core PCO
Director Ejecutivo; Secretario General)
Toda la Junta Directiva Empresa Gestora de Asociaciones
Junta Ejecutiva Patrocinadores
Comité del Congreso (ya sea una Socios comerciales
agrupación formal o un grupo ad hoc
creado para tomar una decisión particular)
Representantes de subgrupos de las Personal de la asociación (especialmente
asociaciones (o, en el caso de una del departamento de reuniones)
federación, los representantes nominados
de las organizaciones constitutivas)
Representantes nacionales Miembros anteriores de la Junta de
Directores
Delegados oficiales en la Asamblea General Miembros que recientemente fueron
anfitriones de una reunión de la asociación
Todos los miembros (p.ej. vía un Figuras de alto nivel respetadas vinculadas
referendum en línea) a la asociación
ALíderes de asociación de otras
asociaciones internacionales de tamaño/
perfil de eventos (muchos ejecutivos de
asociaciones confían en las opiniones y
experiencia de sus pares en destinos/
recintos usados recientemente)
Políticos
Celebridades
Medios informativos (las historias
negativas, especialmente aquellas
vinculadas con temas de seguridad pueden
ejercer una gran influencia)
Otros influenciadores sobre la toma de
decisiones como la familia, parientes,
amigos
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13Criterios de toma de
06 decisiones
Criterios de toma de
decisiones
Es poco probable que estas lista incluyan a cada uno de los criterios potencialmente relevantes
para cada asociación, y las diferentes asociaciones también encontrarán a algunos de estos factores
irrelevantes para sus necesidades individuales, pero en conjunto sirven como una lista de verificación
integral para que las asociaciones eviten omitir asuntos importantes en su guía para miembros o
proveedores oferentes.
6.1. Criterios logísticos • Confirme que no haya interferencias
con eventos locales mayores en el
Los criterios logísticos típicamente destino que podrían afectar aspectos
determinan los requerimientos mínimos importantes de la reunión
que permitirían que un destino sea un
anfitrión exitoso de un evento, y pueden • Confirme que se garantiza que las
ser usados para analizar si un destino nuevas instalaciones en construcción
debiera incluirse en la primera “lista estarán abiertas y operativas, y que
larga” de candidatos potenciales. no se planifica ninguna construcción
mayor que pueda coincidir con las
Los ejecutivos de las asociaciones fechas de la reunión
pueden seleccionar cuales de los factores
logísticos detallados más abajo son los Accesibilidad internacional
más importantes para su evento (tanto en
base a las necesidades actuales como a • Rutas aéreas que sirven al destino
las necesidades futuras anticipadas para (con la opción de unir a estos con las
el año en que se considera la licitación). locaciones del sitio de origen de los
Es necesario agregar las cifras apropiadas delegados)
(p.ej. el número mínimo de salas para
grupos pequeños de una determinada • Puente aéreo potencial (vuelos o
capacidad), e incluye esto bajo una lista asientos disponibles por día) en rutas
de “requerimientos mínimos”. clave
Las asociaciones varían en cuanto
a la gama de servicios logísticos • ¿Es el destino un nodo mayor o deberá
necesarios, ya sea para el personal la mayor parte de los delegados tomar
propio o proveedores externos. Aquellas algún vuelo de conexión?
que cuentan con departamentos de
planificación de reuniones grandes y • Cuellos de botella potenciales
sofisticados necesitan muchos menos
servicios logísticos externos. • Planes de futuras ampliaciones del
aeropuerto o crecimiento de la red de
Factores vinculados con la fecha/ ruta
oportunidad
Verificar si el destino se ajusta al patrón • Evidencia de clientes anteriores con
de rotación de la asociación eventos de tamaño y perfil de viaje de
• delegados similares
Fije fechas ideales o aceptables así como
patrones de días de la semana, y obtenga • Conexiones ferroviarias internacionales
• confirmación de viabilidad
• Política de visado – si los delegados de
Proporcione datos sobre fechas no todos los países con miembros en la
aceptables (p.ej. festividades religiosas) y asociación podrán asistir; si hay ayuda
• patrones de días de la semana disponible para facilitar el proceso
de visado (p.ej. cartas oficiales de
Proporcione datos sobre eventos invitación)
internacionales en campos relacionados
• con cuyas fechas no se debe interferir • Calidad de la información disponible
14 para los delegados al hacer sus
solicitudes de visaCriterios de toma de
06 decisiones
Accesibilidad local • Espacio para catering
• Distancia del aeropuerto al recinto • Opciones y velocidad de respuesta
sede y hoteles oficiales. para cambios de formato
• Tiempos de viaje en hora de alto y • Año de construcción del recinto sede
bajo trafico y fechas de la última modernización
o ampliación.
• Eficiencia de la inmigración
aeroportuaria / Aduanas / Seguridad • Calidad / mantenimiento /
para acceso delegado. modernidad del recinto.
• Eficiencia / seguridad de aduanas • Historial de clientes anteriores con
para despacho de materiales para tamaño similar y perfil de evento
congresos (por ejemplo, equipo
técnico, muestras de expositores, • Instalaciones amigables para
etc.) discapacitados.
• Oportunidades de acceso preferencial • Wi-Fi disponible.
en aeropuerto, aceleración de
procedimientos y armado de • Equipamiento para Interpretación
escritorios de bienvenida. simultánea
• Distancia entre sede principal, • Layout del recinto en formato app
hoteles, y lugares sociales fuera del
recinto • Muebles suficientes para todos las
sesiones.
• Información sobre distancias para
que los delegados puedan caminar • Listado de todos los servicios in-
hacia el recinto y opciones de house y confirmar si son obligatorios
autobuses u opcionales
• Información de opciones de • Instalaciones propias para recibir
transporte público (por ejemplo, materiales del congreso y / o zona
pases para delegados) franca para evitar complejos trámites
aduaneros
• Infraestructura adaptada para
participantes discapacitados en la • Uso exclusivo del lugar o múltiples
ciudad. clientes al mismo tiempo.
Recinto Principal • Política de acceso público durante
eventos privados.
• Especifique en cuál de estos se basa
necesidades históricas / actuales; • Seguridad interna
mínimo/ necesidades ideales;
necesidades futuras proyectadas; • Políticas de confirmación de fechas
etc.
• Política de disponibilidad
• Especifique la necesidad de una
sede con capacidad de alojamiento • Detalle del equipo audiovisual
incluido estándar disponible en cada sala.
• Capacidad de la sala plenaria y toda
información considerada relevante.
• Cantidad de “breakout rooms”,
desglosadas por tamaño.
• Espacios para exhibición, networking,
posters, etc. 15Criterios de toma de
06 decisiones
Alojamiento para delegados 6.2. Criterios financieros
• Habitaciones totales dentro de distancias En gran congreso anual representa
especificadas, desglosado según el tipo una tremenda oportunidad fiscal,
de hotel pero también un gran riesgo para
una asociación internacional y/o sus
• Total de bloques de habitaciones que se socios locales. Especificar claramente
puede lograr obtener, desglosado según los objetivos financieros del congreso,
el tipo de hotel y distancia tanto para la organización como para los
delegados que asistan; ayudará a evitar
• Total de bloques de habitaciones de hotel malentendidos e incertidumbre acerca de
ya aseguradas provisoriamente; política asuntos financieros críticos. Los manuales
respecto a la confirmación de contrato de licitación deben ser particularmente
claros respecto a la información fiscal
exigida en los documentos de licitación
• Lista de potenciales hoteles para servir y otras propuestas para poder comparar
de sede central en base a criterios es- de manera exacta los riesgos y beneficios
pecificados (p.ej. tamaño, puntaje en financieros potenciales de las diferentes
estrellas, tamaño de las sala de network- ofertas.
ing, espacio auxiliar de reuniones, etc.)
Criterios generales:
• Relación contractual propuesta entre los
hoteles y la asociación, con una lista de • ¿Quién es la parte contratante para los
todos los intermediarios y partes involu- proveedores (p.ej. asociación principal;
cradas (p.ej. agencia oficial de reservas) capítulo local /miembros; agencia
subcontratada)?
Proveedores locales
• ¿Quién es responsable de cada uno de
Especifiquen qué proveedores locales los aspectos de generación de ingresos
deben incluirse en su documento de y marketing – honorarios de registro;
oferta. Aquí hay algunos ejemplos, no patrocinios; exhibición?
obstante debe señalarse que hay muchas
más opciones: • ¿Quién conserva cualquier excedente? ¿O
cómo se lo divide?
• Organizadores profesionales de
congresos (PCOs) • ¿Quién es responsable de cualquier
pérdida, o cómo se las divide?
• Empresas gestoras de destinos (DMCs)
• ¿Quién escribe y controla el / los
• Proveedores de personal de seguridad presupuesto(s)?
• Coordinadores de voluntarios y personal • ¿Hay Un formato estándar para los
} temporario presupuestos? ¿Hay presupuestos de
eventos anteriores disponibles?
• AV/production/Simultaneous
interpretation • How will the event be treated for VAT
purposes
• Equipamiento audio visual / de produc-
ción / interpretación simultánea • ¿Cómo será tratado el evento en lo que
se refiere al IVA?
• VAT/tax consultants
• ¿Qué tasas aduaneras (en caso de
haberlas) se fijan para importaciones
temporarias y material promocional, y
quién debe pagarlas?
• ¿Quién es responsable de cualquier
riesgo debido a la fluctuación de la
moneda?
• ¿Tiene fijado el evento un nivel
determinado de excedente, y cuán crítico
16 resulta al evaluar las propuestas?Criterios de toma de
06 decisiones
• ¿Quién es responsable de la auditoría de • Política sobre las comisiones ganadas y
las finanzas del evento? pagas
• Especifique qué elementos son parte • Acreditaciones y/o normas de calidad
de la responsabilidad financiera
de los organizadores, y cuáles son • Estabilidad financiera de la empresa
responsabilidad individual de los
delegados Alojamiento de delegados
• Costos y cobertura del seguro – todas • Precios de hotel indicativos o firmes;
las partes interesadas y proveedores en caso de ser indicativos, cuándo se
(asegure cobertura completa con mínima cotizarán los precios firmes
duplicación)
• Políticas de atrición y cancelación de
• Modelos para compartir riesgos y la asociación y hoteles respecto a los
recompensas. Especifique los incentivos bloques de habitaciones
financieros para los anfitriones y/o
proveedores locales (p.ej. si los • Requisitos financieros del hotel que
anfitriones locales logran juntar un servirá de sede central especificados en
monto determinado de patrocinio local forma separada
tienen derecho a quedarse con un cierto
porcentaje) • Comisiones pagadas a intermediarios
• Análisis calidad-precio & quién es
responsable del mismo • Habitaciones de cortesía requeridas por
la asociación
• ¿Requiere la asociación requiere precios
firmes en una oferta o hay flexibilidad? • Mejoras exigidas por la asociación
• Precio de arrendamiento del recinto, • Acreditaciones y/o normas de calidad
incluyendo los días de montaje y
desmontaje • Preguntar si se requiere un determinado
tipo de hotel
• Cualquier cargo adicional por
equipamiento o mobiliario “estándar”: es Transporte
decir, detalle con precisión qué se incluye
en los precios base • Descuentos de precios ofrecidos por las
líneas aéreas, alianzas de aerolíneas
• Los precios de los servicios adicionales u operadores ferroviarios – especificar
internos deben estar especificados tipo y duración de los boletos, y cómo
accederán los delegados a las ofertas
• Aclarar si se pagan comisiones, y a quién
• Boletos de cortesía para oradores y
personas VIP
• ¿Hay algún incentivo financiero (p.ej.
en caso de pasarlo a otro mes, o a otros • Indicadores de precios en base al año
días de la semana, o por cambiar el en curso, e indicación de cuando estarán
formato del evento de manera que se disponibles los precios firmes
reduzcan los costos operativos)?
Subvenciones & Soporte
PCO / DMC / AMC
• Subvenciones en especie o en efectivo
• ¿Exige su asociación una contabilidad de del país, ciudad o recinto principal
libros abiertos completa y transparente a anfitriones
socios como los PCOs?
• Comisiones reembolsables a la asociación
• Presente un desglose detallado de
los cargos: servicios de consultoría; • Recepciones o cenas de bienvenida de
elementos de precio fijo; cargos de cortesía
manejo por delegado; cargos pasados de
otros proveedores; comisiones ganadas • Préstamos libres de intereses o a
y pagadas. Incentivos disponibles por intereses muy bajos
alcanzar las metas financieras
• Material de marketing y apoyo para 17
estimular a los delegadosWELCOME TO SPACE
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18Criterios de toma de
06 decisiones
• Asesoría exacta disponible en relación al Por favor, observe que la siguiente lista
IVA y otros impuestos locales nacionales no contiene ningún objetivo financiero,
que deben tener en cuenta los eventos estos serán cubiertos en la sección
nacionales en este destino 6.2: se entiende que los excedentes
financieros de los congresos son
• Beneficios con valor agregado (p.ej. pase frecuentemente necesarios para
libre de transporte en la ciudad para los financiar otros objetivos estratégicos.
delegados)
• Patrones de rotación – deben
Otros asuntos financieros considerarse en partes específicas del
mundo en forma regular, o es parte de
• Identificar los objetivos financieros y el los requisitos
papel de otras partes interesadas (p.ej. pa-
trocinadores mayores de eventos o delega- • Decisión ligada a la Presidencia u otro
dos) titular de cargos clave
• Costos relacionados con las visas • Potencial de crecimiento de la
membresía; construir la red del
• Responsabilidad Empresarial Corporativa capítulo
(p.ej. la compensación de carbón; contribu-
ciones hacia las caridades locales o proyec- • Gran membresía local ya presente
tos sociales) cerca; fuerte capítulo local
6.3. Objetivos internos de la • Entregar acreditaciones y calificaciones
asociación formales
Si bien la logística típicamente determina • Demanda / deseo local del contenido
qué destinos cuentan con la capacidad educativo entregado por este evento
para ser anfitriones de los eventos de la
asociación, y los factores financieros juegan • Transferencia de conocimiento a
un papel crítico, la gran mayoría de las países/regiones subdesarrollados
asociaciones internacionales cuentan con
una gama de objetivos internos importantes
que ellas mismas deben balancear contra • Sensibilizar a las relaciones públicas
estas consideraciones pragmáticas. Estos en relación a la asociación y sus temas
objetivos internos se relacionan con la principales referidos al público y/o el
misión de la asociación y su capacidad gobierno
futura para entregar beneficios de largo
plazo a sus miembros y partes interesadas. • La asociación existe para responder
a un reto que sufre destino específico
Los proveedores que invierten en (p.ej. médico, ambiental, social)
investigación para comprender estos
factores estarán en una posición mucho • Oportunidades comerciales para los
más fuerte para trabajar en sociedad con miembros actuales; oportunidades de
asociaciones internacionales y brindar inversión para los miembros y para la
eventos más eficaces. propia asociación
Las asociaciones que formulan sus objetivos • Fuerte investigación / experticia /
internos más claramente en las guías de especializaciones en las áreas clave
licitación recibirán más propuestas de de la asociación y disponibilidad de
ofertas creativas e ideas útiles. oradores locales fuertes
Las asociaciones también pueden desear • Importantes oportunidades de
distinguir los objetivos estratégicos de largo inspección de locaciones locales
plazo de los objetivos tácticos de corto relacionadas con el campo de interés
plazo para fijar el orden de prioridad de los de la asociación
objetivos e identificar en forma definida los
objetivos del capítulo local de la asociación. • Oportunidad de dejar un impacto local
Presentar ejemplos relevantes de reuniones fuerte como parte de su legado
previas también puede resultar de ayuda
para futuros oferentes. 19Criterios de toma de
06 decisiones
• Oportunidad para colaborar con otras mismos, de modo que es correcto
asociaciones nacionales o internacionales que se los considere junto a los
en el mismo campo o en campos presupuestos y temas de capacidad.
relacionados El mayor problema es que son tan
poco frecuentemente parte del
• Deseo de anticipar / cumplir con proceso, que pueden ser vistos como
las necesidades estratégicas de los factores “ilegítimos” en la toma de
patrocinadores principales /socios decisiones, capaces de inducir a que los
comerciales miembros o partes interesadas acusen
a las asociaciones de estar tomando
• Deseo de responder a la competencia decisiones “incorrectas” o puramente
de eventos de otras asociaciones o del “políticas” acerca de donde se realizan
sector privado las reuniones.
6.4. Criterios políticos / Atractivo del destino
emocionales • Atractivo turístico (compras, atrac-
ciones, vida nocturna, etc.)
Estos criterios casi nunca aparecen en
los manuales para oferentes o guías • Atractivo cultural
de las asociaciones, pero los oferentes
experimentados saben que su impacto • Vínculo con la propia cultura/historia de
puede ser enorme. Las asociaciones la asociación
deben ser al menos conscientes de
su existencia, y conocer que no se • Aniversario de la asociación (p.ej. volver
las puede eliminar, y que deben ser a donde estuvo la asociación hace 50
manejadas reconociendo cuáles son años)
legítimas y cuáles pueden contravenir
los objetivos de la asociación. Las
decisiones son tomadas por las personas • Vínculo con un evento público mayor
en base a la evidencia factual así (p.ej. olimpíadas, exposición, festival
como a percepciones, prejuicios, y artístico)
al impacto de las opiniones de otras
persona y la presión del grupo social. • Aniversario del destino (la ciudad o país
El atractivo emocional, el compromiso ofrece celebraciones que potenciarán a
local comunicado de manera potente, y la reunión o estimularán la asistencia).
otros factores no cuantitativos realmente La asociación nunca se ha reunido en la
pueden jugar un papel importante en un ciudad o región
gran número de delegados y permitir un
evento que supera las expectativas de los • Fortaleza del equipo local (miembros y/o
proveedores locales)
20Criterios de toma de
06 decisiones
• Recinto totalmente nuevo o destino Tomadores de decisiones
nuevo
• Prejuicio; conocimiento desactualizado
• Estabilidad política/económica del destino
– bajo o alto riesgo percibido • Conocimiento / experiencia reciente
personalmente relevante
• Factores medioambientales – podría ser
una oferta manifiestamente “verde”, o • Decisiones tomadas por motivos políticos
un llamado señalando que sostener la o de amistad personal
reunión allí podrá ayudar a la gente local
a ser más responsable a nivel ambiental • Abogacía por parte de los oferentes y
partes interesadas con influencia
• Clima; riesgos de eventos climáticos
extremos • Abogacía dentro del organismo de toma
de decisiones
Factores relacionados con el oferente
• Entrega de regalos (es muy importante
• Simpatía y/o respeto hacia el oferente contar con una política clara al respecto)
/ destino que había ofertado y perdido
antes • Prejuicio; conocimiento desactualizado
• Apoyo para el oferente que enfrenta retos Presentaciones de ofertas
particularmente fuertes (p.ej. países
que fueron afectados por el tsunami del • Apelaciones emocionales de los
Océano Índico) individuos
• Los oferentes son miembros muy activos • Uso de imágenes potentes y/o técnicas
de la asociación (p.ej. personas que de presentación sofisticadas para crear
asistieron habitualmente a las reuniones empatía y atractivo
anteriores; patrocinadores; oradores;
etc.) • “Historia” claramente formulada
explicando por qué el oferente debiera
• Líder de la oferta popular ser seleccionado
• Líder de la oferta políticamente • Profesionalismo / confianza con la cual se
importante hace la presentación de la oferta
• Una figura respetada / popular / muy • Habilidad de los oferentes para responder
conocida a nivel internacional apoya la a preguntas de los tomadores de
oferta decisiones
21
• Apoyo gubernamentalDocumentos de la oferta
y documentos de la
07 propuesta
Documentos de la oferta y
documentos de la propuesta
Los documentos de la oferta y de la • Zona de rotación (regional, mundial, etc.)
propuesta debieran contener toda la
información para que una asociación • Recinto preferido
pueda analizar si está a la altura de
cada uno de sus objetivos logísticos, • Objetivos del evento
financieros e internos. Se debe organizar
el contenido de manera tal que resulte • Fechas de reunión (ideales y
fácil comparar ofertas alternativas. En potencialmente aceptables)
la práctica esto es menos habitual de lo
que debiera ser el caso, muchas veces • Factores clave en la toma de decisiones
porque las guías para presentar ofertas
o propuestas frecuentemente son poco • Proceso de toma de decisiones
claras y completas, pero también debido (incluyendo quién decide, dónde y
a la falta de experiencia y experticia de cuándo)
las personas que preparan el contenido
de la oferta (en algunas instancias el • Formato exigido en el documento de
miembro de la asociación que dirige la oferta
oferta solo lo hace una vez en su vida).
Por otra parte, muchos oferentes no se • Información factual que debe quedar
dan cuenta cómo se hace para obtener cubierta en el documento de la oferta
apoyo y consejos útiles de parte de los
proveedores de la industria como los • Extensión del documento de oferta y
PCOs y burós de convenciones. tratamiento de información adicional
(apéndices, folletos, etc.)
Toda asociación debe contar con un
manual de licitaciones integral disponible • Ejemplos de cómo debe estar dispuesta
para los oferentes que desean ser la información (p.ej. presupuestos de
anfitriones de los eventos principales muestra)
de la asociación, ya sea en línea o por
solicitud. Cada vez más asociaciones están
pasando a documentos de oferta
En la Sección 9 se muestra un ejemplo totalmente en línea en lugar de exigir
tomado del propio Manual de Licitaciones material impreso. Esto resulta costo-
de ICCA que ICCA produce para ayudar efectivo, al tiempo que incrementa la
a los oferentes para congresos futuros. flexibilidad y permite que las ofertas
ICCA lo actualiza todos los años para sean actualizadas fácilmente luego de
asegurar que las propuestas se acerquen las negociaciones o después de recibir
todo lo posible a los requerimientos y retroalimentación durante el largo
objetivos futuros. Un manual de ofertas proceso de la oferta. Esto también
debiera servir de guía en las áreas plantea la posibilidad de procesos de
siguientes: licitación cada vez más interactivos en el
futuro.
• Requisitos mínimos para calificar como
oferente
• Cronogramas para el proceso de
licitación; plazos importantes
• Historia del evento (en caso de ser parte
de una serie de eventos)
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23Modelos para trabajar con
08 proveedores
Modelos para trabajar con
proveedores
Todos los tipos de proveedores descritos Muchas veces son seleccionados como
más abajo están representados dentro de socios locales por las asociaciones que ya
la membresía global de ICCA que incluye cuentan con departamentos de reuniones
más de 1.000 empresas y organizaciones internos fuertes, y por Core PCOs básicos
en prácticamente 100 países en todo el que no cuentan con una sucursal en el
mundo. Encontrará detalles en la página de país donde se realizará la reunión.
ICCA en, www.iccaworld.org.
Un número creciente de PCOs trabajan
La medida de la participación de cualquiera con asociaciones internacionales
de estos proveedores en el proceso de como organizadores subcontratados
licitación depende el modelo de toma de del programa de reuniones de las
decisiones usado por la asociación, así asociaciones en todo el mundo o dentro
como del nivel de conocimiento y experticia de una región en particular con un
interno. Todos ajustarán su asesoría y nivel contrato multianual. Este tipo de OPC
de servicios ofrecidos según la necesidad de es conocido dentro de la industria de
cada una de las asociaciones. reuniones como “OPC básico”. Algunas
Empresas de Gestión de Asociaciones
Empresa gestora de reuniones ofrecen un apoyo similar como parte
de su cartera de servicios. Los servicios
AMC incluyen:
(Empresa Gestora de Asociaciones) •
DMC Asesoría estratégica y consultoría
(Empresa de Gestión de Destino) •
PCO Creación del manual y guía de ofertas
(Organizador Profesional de Congresos) •
Evaluación de destinos y/o ofertas
Las AMCs son empresas con fines de Organisation of site inspections
lucro cuyo negocio principal es servir •
como sede central y brindar gestión Organización de inspecciones de
completa de servicios contratados a dos locaciones
o más organizaciones gobernadas por •
voluntarios. Una AMC proporciona: personal Preparar la lista corta de servicios
con experiencia; experticia; y eficiencia •
(espacio y equipamiento de oficina) Negociar & contratar con proveedores
Registration
El cliente de la AMC conserva su nombre, •
directiva, página web, etc, y paga los Presupuestar
honorarios correspondientes por los •
servicios brindados por la misma. Registro
•
Las DMCs son empresas locales de gestión Marketing
de reuniones expertas que se especializan •
en la logística de eventos, incluyendo Gestión de contenidos
el transporte terrestre, la negociación •
con hoteles y los recintos de reunión, Gestión de oradores
la selección de la función de catering •
fuera de la locación, y organización y Evaluación y gestión de riesgo
coordinación de una amplia gama de •
proveedores desde contratistas para Organización del evento
exhibiciones hasta decoradores florales e
intérpretes simultáneos. A menudo también
tienen acceso a un suministro disponible
de personal temporario calificado y no
24 calificado.Modelos para trabajar con
08 proveedores
Las asociaciones pueden usar los PCOs en A menudo asisten a los representantes
un país en particular para brindar el apoyo locales de asociaciones a crear el
de gestión de reuniones luego que dicho documento detallado de la licitación, y
país en particular ha sido seleccionado pueden brindar las películas y folletos
para una futura reunión; los miembros promocionales que agregan color
locales de la asociación también pueden y estímulo a la licitación, así como
pedirle al PCO local ayuda en la etapa información factual útil. Muchos BCVs
de oferta a cambio de garantías de que están también dispuestos a realizar o
ganarán el contrato para organizar el apoyar a los miembros locales de las
evento en caso que la oferta resulte asociaciones en la presentación de la
exitosa. Los elementos usados dentro de propia licitación.
la gama de servicios que ofrece el PCO
dependerán de la experticia propia de la Muchos de los CVBs más activos de la
asociación. ciudad operan “Programas Embajadores”
para identificar miembros locales de alto
nivel de asociaciones internacionales, y
Un PCO local casi nunca proporcionará alentarlos a licitar para los Años Abiertos
asesoría estratégica; se lo empleará futuros para las reuniones de sus
para un evento único, pero su gama de asociaciones.
servicios va más allá de la de una DMC
(ver más abajo). ICCA ha producido un documento
detallado para las asociaciones
Los PCOs locales a menudo están internacionales sobre el tema de trabajar
dispuestos a brindar consejos y dirigir con este tipo de organización que
apoyo a los miembros de asociaciones se puede encontrar en la sección de
locales para hacer la oferta propiamente. “Recursos ICCA” en la página web de ICCA
www.associations.iccaworld.org.
Las relaciones entre las asociaciones con
las AMCs, DMCs y PCOs se conduce sobre Recinto
una base comercial, lo cual no es el caso (Centro de Congresos & Convenciones y
para la siguiente categoría de proveedor. hoteles especializados en reuniones)
Muchos grandes recintos pueden
Organización de Marketing de Destino proporcionar una amplia gama de apoyos
para las asociaciones internacionales en
• Buró de Convenciones o Buró de la etapa de licitar, de una manera similar
Convenciones y Visitantes (CVBs) a los BCVs (y en ciudades que no cuentan
con un BVC activo, en la práctica un
• Junta Local de Turismo centro grande puede actuar como el OMD
para dicho destino). A menudo actúan
• Organización Nacional de Turismo (ONT) como punto central de coordinación
para otros proveedores locales. ICCA ha
Las Organizaciones de Marketing producido documentos detallados para
de Destino (OMDs) son típicamente las asociaciones internacionales sobre
organizaciones sin fines de lucro, ya esto tema, específicamente “Negociar con
sea totalmente del sector público Hoteles” y “Contratar a los principales
(especialmente a nivel nacional) o una recintos de congresos y convenciones”,
asociación público-privada de algún tipo. que también se puede encontrar en la
Su tarea consiste en promover y asegurar sección “Recursos ICCA” en la página web
negocios para su destino, y no ganar un de ICCA en www.associations.iccaworld.
beneficio económico final, y la mayor org.
parte ofrecen una gama de servicios
gratuitos e imparciales a las asociaciones Inspecciones de locaciones
internacionales que potencialmente
pueden traer negocios. Hay diferentes tipos de inspecciones de
locaciones que varían desde evaluaciones
Estas organizaciones pueden brindar muy informales de la adecuación general y
asesoría imparcial acerca de otros atractivos e un destino hasta evaluaciones
proveedores de servicios relacionados con rigurosas que cumplen con los criterios
reuniones, pueden coordinar respuestas detallados de toma de decisiones.
en toda la ciudad para licitaciones para
eventos de gran escala, y proporcionar
una amplia gama de material informativo
y de marketing. 25Modelos para trabajar con
08 proveedores
A veces las inspecciones son realizadas En la mayor parte de las asociaciones
por especialistas técnicos internos o los líderes voluntarios validan las
consultores o socios externos, en otras recomendaciones de los expertos técnicos
ocasiones asistirá un líder o comité que preparan las listas cortas en lugar de
voluntario, y en algunos modelos las elaborarlas ellos mismos.
inspecciones son realizadas por personal
de la asociación (usualmente el Director • Hay un número mínimo/máximo de
Ejecutivo y/o personal del departamento lugares para finalistas
especializado en reuniones).
• Cuál es la manera, en caso de haberla,
• Hay reglas claras para conducir la inspec- para que los candidatos incluidos en la
ción de la locación lista corta puedan revisar su oferta en la
siguiente etapa del proceso
• Se ha fijado un cronograma
Presentación de ofertas
• Quién puede planear y asistir a la
inspección de la locación (tanto del lado En la vasta mayoría de los modelos, en
del tomador de decisiones como del determinado momento los oferentes
oferente) hacen una presentación formal al
organismo tomador de decisiones. En
• Quién cubre los costos algunos modelos las presentaciones solo
son realizadas por miembros, o por socios
• Cuál es la política respecto a la de los miembros con proveedores, y en
hospitalidad y regalos a los inspectores otros los proveedores presentan las suyas
solos. Algunas asociaciones cuentan con
• Qué tipo de retroalimentación se brinda, reglas detalladas acerca de cómo debe de
quién lo hace y cuándo hacerse la presentación, otras tienen un
abordaje mucho más ad hoc.
Lista corta
Durante la etapa de presentación es
La mayor parte de las asociaciones cuando los oferentes tienen la mayor
incluyen una etapa de elaboración de oportunidad de influir sobre la toma de
la lista corta de su proceso de toma de decisiones de un modo emocional, lo
decisiones, dado que puede resultar cual puede jugar un papel importante
extremadamente costoso en tiempo y en el modo como voten las personas.
dinero evaluar un gran número de ofertas En entonces cuando factores tales
en gran detalles, tanto para la asociación como profundidad del compromiso,
como para los candidatos. Es durante entusiasmo y empatía con los objetivos
esta etapa que los PCOs generalmente internos de la asociación pueden
cumplen la función de evaluar qué compensar desventajas financieras o
destinos cumplen con los factores incluso logísticas. Las asociaciones deben
logísticos y financieros clave importantes. considerar los siguientes temas cuando
Las asociaciones con departamentos de fijan o evalúan las reglas actuales acerca
eventos a gran escala típicamente usan de como conducir una presentación.
sus recursos expertos internos como una
alternativa a los PCOs. • Quien puede presentar (p.ej. ¿pueden
los proveedores unirse con miembros,
26 pueden participar líderes del negocio,
artistas o políticos?)También puede leer
