Proceso de Selección de personal Universidad Cooperativa de Colombia Todo lo hacemos + Juntos
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Proceso de Selección de personal Universidad Cooperativa de Colombia Todo lo hacemos… + Juntos 1 Resumen El presente artículo pretende mostrar los diferentes pasos a seguir en el proceso de selección de la Universidad Cooperativa de Colombia desde su departamento de Selección Nacional para con sus aliados en cada una de las direcciones de Gestión humana del país. El proceso inicia con la necesidad de una persona en cualquier área de cualquier dependencia del país, finalizando con la entrega del mismo como lo indicará el canon de selección que a continuación se describe. Palabras clave Selección de personal, perfil de cargo, pruebas psicotécnicas y psicodinámicas
Introducción personal. Contratar individuos cuyos valores no coincidan con los de la Las empresas, al igual que los equipos organización es tener empleados sin deportivos de alta competición, deben motivación ni compromiso, insatisfechos reunir en sus filas al personal más con su trabajo y la organización”. capacitado, alineado con los intereses como estrategia organizacional en aras de Un proceso de selección en serio evitará conseguir los objetivos trazados en el la contratación de personal en serie corto, mediano y largo plazo. La selección de personal se erige así como piedra La dependencia de Gestión Humana en angular posibilitadora de tal consecución, cabeza del Director y con el apoyo técnico asegurando desde un inicio conseguir la de la Especialista de Selección, posibilitarán persona indicada para ubicarla en el lugar la consecución del personal a contratar, indicado. teniendo presente que, dicho proceso tiene ciertos alcances que se distancian de un Al respecto bien vale citar que “la selección proceso clínico en el cual se identifican de personal debe sustentarse en el análisis trastornos o déficit psicofísicos en algunos del puesto que sirve como guía de todo el sujetos de la contemporaneidad poseedores proceso de selección. De lo contrario, si se de virtudes y artimañas para engañar. realiza de manera empírica, con base en 2 corazonadas o recomendaciones, puede Lo anterior busca unificar esfuerzos por elegirse a personal ineficiente o que no cada uno de los profesionales vinculados reúna el perfil requerido, lo cual origina con la Universidad Cooperativa de consecuencias que van desde la baja Colombia en cada una de sus sedes, productividad, y altos costos, hasta otras entendiendo que el área de Selección de la más graves e irreversibles.” Igualmente, Dirección Nacional de Gestión Humana “La selección es el proceso por el que se pone a disposición toda su experiencia y toma la decisión de “contratar” o “no profesionalismo pero que, al mismo contratar” a cada uno de los candidatos a tiempo, deberá estar respaldado como se ha un cargo. El proceso normalmente requiere dicho, por cada una de las áreas determinar las características necesarias responsables desde el momento que se para realizar con éxito el trabajo y, a emite una requisición de personal, hasta el continuación, valorar a cada candidato en instante de entrega del candidato función de esas características, seleccionado, teniendo claridad en la generalmente basadas en el análisis de totalidad del proceso a satisfacción de las cargos.” partes. Finalmente, “Una de las implicaciones más importantes de la cultura organizacional se relaciona con las decisiones de selección de
Elementos preliminares Es de vital importancia contar con el compromiso interdisciplinar del Comité de ¿Cuál es el alcance del proceso de selección selección (jefe funcional, jefe jerárquico), al interior de la Universidad Cooperativa de quienes desde el inicio tendrán Colombia?, ¿Qué es lo que se evalúa? participación activa enviando la requisición ¿Cómo identificar factores de personalidad en el tiempo indicado y con la información en un proceso tan corto? totalmente diligenciada. Igualmente, en aquellas ciudades en las que por razones de El proceso de selección como su nombre ubicación, Gestión Humana Nacional no lo indica, busca elegir una persona entre puede estar en presencia física, en cada varias, de cualquier oficio, profesión o sede apoyara el proceso, recibiendo el especialidad, con diferentes técnicas, candidato, indicándole el paso a paso del herramientas, metodologías comprobadas mismo, finalizando con él envió por email en años de investigación por las empresas de la documentación y un concepto que dé de selección a nivel mundial. Según Alfred cuenta de algunas condiciones que se Mc Leod, exdirector general de Adecco detallaran en el grueso de este artículo. Colombia, “cuando se realiza la búsqueda de una persona para ingresar a una + Juntos en el proceso de selección organización no es útil escatimar en gastos significa que unidos tendremos total y debe hacerse lo más óptimo posible”. control del proceso de selección, cuidando 3 al máximo cada detalle, entregando así un La selección de personal se centra en la candidato con ajuste alto al perfil, búsqueda del candidato o candidatos como cumpliendo con las exigencias técnicas y petición de las áreas o sede, bajo humanas de la Universidad lo que se verá documento o requisición interna, la cual reflejado en la productividad y el excelente especifica la necesidad del área o clima de trabajo que por años nos ha departamento de acuerdo a lineamientos y posicionado como uno de los lugares en los políticas de la Dirección Nacional de que la gente colombiana y extranjera Gestión Humana. El perfil del cargo desearía trabajar. fundamenta los requisitos técnicos y humanos que se deben ajustar a la El proceso de selección desde el búsqueda, el objetivo será, encontrar un Departamento de Gestión Humana facilita candidato que cumpla con las competencias la búsqueda del candidato alineándolo con institucionales, de rol y del cargo de lo especificado en el perfil en el menor acuerdo a parámetros establecidos en la tiempo y con el menor costo. Acto seguido entrevista y pruebas Psicotécnicas y realiza una entrevista en la cual a través de Psicodiágnosticas que coadyuvaran en la un proceso psicotécnico y diagnostico selección de aquel que se ajuste cuantitativa psicodinámico logra identificar cualidades y cualitativa al mismo. (ser) y calidades (hacer) que se ajustan a las competencias institucionales (Orientación
al logro, adaptación al cambio, orientación Pruebas de conocimiento técnico: Manejo al servicio, calidad en el trabajo, trabajo en de herramientas ofimáticas, pruebas de equipo colaborativo), de rol (Liderazgo, conocimiento específico alineado al cargo planeación, toma de decisiones, dirección y de interés, pruebas de conocimiento o desarrollo de personas, conocimiento del cultura general, apoyo por parte del entorno) y del cargo (Motivación al cargo). director, subdirector, jefe, coordinador o Quien cumpla con lo estipulado por el dueño del proceso en áreas específicas perfil del cargo y la Universidad mediante (Salud, ciencias sociales, ingenierías, aceptación por parte del comité de ciencias duras, investigación cuantitativa y selección, seguirá el proceso y pasará a la cualitativa y demás), pruebas de siguiente fase de contratación. comunicación en cada uno de sus canales, pruebas de suficiencia en conocimiento de Lo qué no es un proceso de Selección idiomas. Las pruebas se elaborarán al de Personal interior del área de conocimiento, estarán centradas en la necesidad del No es un proceso psicoterapéutico o de departamento, buscando que en su análisis en el cual se identifiquen trastornos brevedad estén orientadas al cargo y sean o déficit en la personalidad del sujeto o efectivas para evaluar el conocimiento del sujetos entrevistados, debido a su corta candidato lo que se verá reflejado una vez duración y foco de interés, en el que como sea contratado en su proceso de adaptación 4 se ha dicho antes, lo que se busca es y por ende su productividad. seleccionar una persona para que desempeñe una labor indicada bajo Finalmente, no es un proceso que garantice directrices organizacionales ajustado a un un candidato en un 100% entendiendo que perfil laboral. en su mayoría, los seres humanos por su espíritu de volatilidad están en la capacidad Tampoco es una prueba de conocimiento de enmascarar detalles que solo con el científico o de conocimientos generales, en transcurrir de los días les será imposible los que el candidato demuestre su expertis ocultar, razón por la cual, la Universidad se en áreas de la ingeniería, la medicina, aseguran bajo parámetros legales con la idiomas y demás, para este momento el relación contractual, evaluaciones de área de selección contará con el apoyo de desempeño y sus periodos de prueba quienes emitan la requisición (jefe laboral. inmediato), realizando una prueba técnica acorde a los intereses y que den cuenta de No obstante, el departamento de Gestión que el candidato sí cumple con los Humana Nacional, está trabajando conocimientos exigidos en un alto grado, lo arduamente en la cualificación de sus que facilitará, si resulta seleccionado, procesos, sumando pruebas psicotécnicas, agilizar su proceso de adaptación al cargo. diagnosticas, de conocimiento, ampliando sus relaciones y canales de búsqueda de
candidatos, generando estrategias de la organización) y atraer a candidatos relacionales con cada una de las áreas, cualificados que soliciten el puesto”. capacitando, formando, enviando material didáctico, escuchando sugerencias, Una vez recibida y aceptada la requisición, asumiendo el reto de mejorar día a día en se procede a reclutar/publicar en los pro de la Universidad y cada uno de los diferentes medios probados por su trabajadores en cada una de sus posiciones, efectividad y seriedad, teniendo presente contribuyendo así con nuestra misión y que dicha publicación prioriza candidatos visión, al igual que nuestro lema de navegar internos de la Universidad Cooperativa de juntos, con el objetivo de lograr la Colombia sobre los externos. internacionalización. Fuentes de Reclutamiento “Hoy tengo que mejorar lo que hice ayer, y mañana lo que hice hoy” Interno: empleados actuales (portal de la Universidad, trabajeconnosotros), Pasó a paso de la selección promoción de personal –vertical-, traslado de personal –horizontal- Solicitud de Personal Voz a voz o por referencia de empleados actuales El proceso inicia con la solicitud de Empleados antiguos o que trabajaron 5 personal, la cual está soportada por un antes con la Universidad documento interno, el mismo que Anuncios en prensa y radio especificará y justificara las necesidades del área, describiendo detalladamente el Intranet o comunicación interna número de vacantes solicitadas. Cabe Páginas web especializadas anotar, que el departamento de gestión (elempleo.com, computrabajo) humana en sede estará encargado de remitir Volantes o carteleras en sitios abiertos tal solicitud del jefe inmediato y apoyar al de afluencia área de selección nacional hasta el cierre de Head hunting la requisición lo que dará cuenta de un Sindicato proceso óptimo en tiempo y calidad. Relaciones con entes gubernamentales, Universidades, centros de interés Bases de datos empresariales Reclutamiento Ventajas del reclutamiento interno “El reclutamiento es el proceso por el que se genera un grupo de candidatos Más económico para la Universidad cualificados para un determinado puesto. Mayor efectividad en tiempos de La empresa debe anunciar la disponibilidad respuesta de puestos en el mercado (dentro y fuera
Favorece el clima organizacional Menor efectividad que el reclutamiento motivando a los empleados de la interno, menor ajuste Universidad Se ve reflejado en la política de Propicia espacios de competencia sana compensación salarial interna. en aras de escalar Preselección de Hojas de Vida Desventajas del reclutamiento interno: Los currículos u hojas de vida se alojan en Generalmente bloquea la entrada de los diferentes medios utilizados por la conocimiento nuevo, especializado, Universidad Cooperativa de Colombia para experiencial tal fin, sea físico o virtual. Se seleccionan En ocasiones propicia estados de aquellas que cumplen con las exigencias de confort en las personas y favorece la la solicitud y el perfil del cargo en cuanto a rutina cualificación académica, experiencia laboral Puede ocasionar confrontaciones entre específica y total, ciudad de residencia empleados por intereses personales acorde a petición. Si el clima organizacional no es el En caso de ser un cargo critico o de difícil mejor, lo mantiene o lo potencia consecución se revisaran aquellas que no No siempre expresa mejoras en la están en la ciudad de petición, pero que por 6 sucesión, lo que se vería reflejado en el compromiso del candidato y bajo principio de Peter (lograr el mayor aceptación de cada uno de los requisitos, grado de incompetencia en un expresa no tener inconvenientes en empleado). desplazamiento, asumiendo los costos que a ello se atribuye (pasajes, estadía en la Ventajas del reclutamiento externo: ciudad, alimentación). Se reitera que el personal interno estará en condición de Ingresa sangre nueva a la Universidad prioridad siempre y cuando cumpla con los Fortalece el know how institucional requerimientos antes señalados. Enriquece el clima en cuanto a experiencias profesionales y personales Las hojas de vida seleccionadas se envían al comité de selección encargado para su Desventajas del reclutamiento externo: respectivo análisis y aceptación o no, lo que conlleva al proceso de llamado a los Mayor tiempo en la consecución del candidatos que continúan el proceso para candidato idóneo su respectiva entrevista y aplicación de Mayor gasto económico, mayor pruebas psicotécnicas y Psicodiágnosticas. inversión
Los candidatos deberán diligenciar el se encuentre radicado en la misma, formato HV (documento interno de la igualmente deberá acudir a la sede que Universidad Cooperativa de Colombia), y generó la solicitud y se le realizará la enviarlo vía email entrevista vía Skype. El analista de (trabajeconnosotros@ucc.edu.co), selección de sede deberá brindarle soportando en el caso que se requiera apoyo al candidato, ubicándolo en un documentos con información fidedigna computador adecuado para la entrevista bajo declaración y/o certificación: y le aplicará las pruebas psicotécnicas y diagnosticas sugeridas por selección Ejemplo: Para efectos legales las nacional. Cuando el candidato finalice afirmaciones en la presente hoja de vida la entrevista y cumplimente las pruebas, son veraces y me declaro garante de la deberá escanear estas y enviarlas vía información suministrada que puede ser email al analista de selección de usada para verificación. (C.s.t. Art. 62 Nro. 1) Nacional encargado del proceso, anexándole un concepto que especifique aspectos físicos del Entrevista y aplicación de pruebas candidato que se adecuen o no al perfil, disponibilidad para la entrevista y las Los candidatos preseleccionados serán pruebas, observaciones y anotaciones llamados nuevamente para iniciar el finales. 7 proceso de entrevista y la aplicación de las pruebas asignadas acordes al cargo al cual Objetivos de la entrevista postularon su currículo laboral. Deberá tenerse en cuenta lo siguiente: Conocer al candidato Ahondar y probar sus aptitudes y 1) La entrevista se realizará de manera actitudes profesionales presencial: el candidato deberá asistir a Realizar un análisis de compatibilidad la Universidad de acuerdo a su lugar de del candidato con el cargo al cual residencia. Si el proceso es en postuló su currículo Medellín, los analistas le realizarán el Evaluar las competencias proceso completo, el cual incluye institucionales, de rol y del cargo del entrevista y aplicación de pruebas candidato para el desarrollo eficaz del psicotécnicas y Psicodiágnosticas de puesto acuerdo al cargo al cual se postuló. Representar la Universidad brindando una imagen propositiva al candidato 2) Entrevista en otras ciudades: mediante comunicación asertiva Cuando el encargado del proceso de dejando claro los requisitos del cargo y selección sea Medellín por su carácter las exigencias del perfil nacional, pero la requisición o vacante provenga de otra ciudad y el candidato
“El comportamiento pasado predice el mismas son favorables al puesto que se comportamiento futuro” desea cubrir. Técnicas proyectivas gráficas: Htp (house, tree, person), test de la persona Pruebas Psicotécnicas bajo la lluvia, nos darán información sobre las características psicológicas Las pruebas psicotécnicas cumplen con un más destacadas, modos de resolver las carácter positivista y constructivista en el situaciones, relaciones interpersonales. que se miden habilidades, competencias cuantitativas y cualitativas exigidas por el Test proyectivo verbal: cuestionario perfil del cargo y por la Universidad en desiderativo: inteligencia, fluidez verbal, cada una de sus sedes. A continuación se etilo de comunicación (cargos medio a describen las que se utilizan al interior de la superior), trabajo en equipo, relaciones institución desde Gestión Humana y interpersonales. algunas como sugerencia, expuestas a análisis. Test de Rendimiento: test S.I.P Sistema de Indicadores palográfico, nos informa productividad, Psicológicos: prueba que mide seis resistencia a la fatiga, tolerancia a las 8 aspectos de la personalidad, basados en presiones, atención y concentración. la teoría de los tipos psicológicos del autor Carl Gustav Jung. Poligrafía Gestión 360° Evaluación por El llamado detector de mentiras, máquina Competencias: mide competencias, de la verdad o polígrafo es un tipo fortalezas y debilidades en cargos particular de instrumento de medición administrativos, operativos, comerciales utilizado para el registro de respuestas y gerenciales. fisiológicas. Registra las variaciones de la presión arterial, el ritmo cardíaco, la Pruebas Psicodiágnosticas: El frecuencia respiratoria y la respuesta Psicodiágnostico laboral al que se le puede galvánica o conductancia de la piel, que se dar también el nombre de evaluación generan ante determinadas preguntas que psicotécnica tiene como finalidad específica se realizan al sujeto sometido a la prueba. la utilización de técnicas de evaluación También posee la capacidad de medir psicológica como medio y contribución a parámetros como el movimiento del determinar si el perfil psicológico y de interrogado, de cara a evitar posibles habilidades conductuales presentes en el contramedidas durante el interrogatorio. candidato e inferibles a través de las (Tomado de
http://poligrafomedellin.com.co/poligrafia Verificación de antecedentes judiciales, /poligrafo-medellin.html). Útil en cargos policiales, disciplinarios y fiscales de confianza, lealtad, compromiso y Verificación de información sobre fidelidad, generalmente aplicado a posibles vínculos con subversión, jerarquías y personal de confianza. terrorismo, milicias urbanas, guerrilla, delincuencia común, pandillas entre Estudio de Seguridad de Personas otros Es el análisis que se aplica preventivamente Verificación de registro en centrales de de la información que suministra el riesgo crediticio y financiero candidato a cubrir una vacante en la (Tomado de organización, garantizando un proceso de http://poligrafomedellin.com.co/poligrafia selección minucioso y detallado que /seleccion/seguridad-de-personas.html). permite conocer la realidad sobre el talento Utilizada en cargos jerárquicos, doctorales, humano que hará parte de la organización, o aquellos en los que la cualificación pudiendo reducir en gran porcentaje el académica y profesional debe ser estudiada riesgo de contratar personal que tenga mediante análisis e investigación. historial delictivo o que haya tenido problemas de lealtad hacia sus anteriores Verificación de datos y referencias empleadores; igualmente validar la autenticidad de los estudios, referencias y La información detallada en la HV o 9 demás información suministrada por el currículo vitae del candidato en cuanto a candidato en todos su proceso de selección. experiencias laborales deberá ser verificada por el analista de selección encargado de Detectar oportunamente alguna inexactitud cada proceso. Por lo tanto se tendrá en o un fraude en esta información genera a cuenta: las organizaciones una serie de beneficios en la Gestión de Riesgos Organizacional Verificar referencias actuales de al que finalmente se verán representados en menos dos empresas en las que el productividad y ganancia económica. candidato haya trabajado en periodos de tiempo significativos El Estudio de Seguridad de Personas Solicitar al candidato la verificación de está compuesto por la referencia de su actual empleo, con el objetivo de no ocasionarle Verificación de identidad inconvenientes con su empleador y le provoque despido por estar en Verificación de referencias personales, búsqueda de un nuevo lugar de trabajo laborales, sociales y crediticias Corroborar la información soportada Verificación de autenticidad de por el candidato en el currículo vitae, diplomas académicos verificando datos especificados en el
formato de entrevista interno de la Tomado Universidad Cooperativa de Colombia de:http://www.sena.edu.co/oportunidades /formacion/Trabajo-Seguro-en- Examen médico Alturas/Paginas/Trabajo-Seguro-en- Alturas.aspx Implica una interrogación y una exploración física minuciosa, además de los Para los cargos operativos o asistenciales exámenes de laboratorio pertinentes cuyos que exijan trabajo en alturas, deberá ser resultados son confidenciales. La exigido un certificado para trabajo en Universidad decidirá cuales candidatos alturas, documento expedido por una deberán asistir a un examen médico, el cual autoridad o entidad competente, quien dará brindará información de vital importancia fe en cuanto a requisito requerido por la en beneficio no solo de la Universidad, Universidad. sino, de la integridad física del candidato. Entrevista Jefe Inmediato o responsable Trabajo en Alturas de la solicitud “El trabajo en alturas está considerado Ultimo paso del proceso de selección de como de alto riesgo debido a que en las personal, en el que las directivas en pleno estadísticas nacionales, es una de las reciben el candidato o los candidatos que 10 primeras causas de accidentalidad y de superaron el grueso del proceso. La muerte en el trabajo, las tareas que entrevista estará centrada en los involucran trabajo en alturas, requieren de conocimientos que tienen los candidatos la planeación, organización, ejecución, acerca del cargo y de la Universidad. El control y evaluación de actividades para su candidato seleccionado es aquel que llenó intervención. las expectativas del o los entrevistadores, para lo cual demostró aspectos técnicos De este modo, el Ministerio del Trabajo centrados en las necesidades del área o expidió el Reglamento de Seguridad para departamento encargado. Es así como se Protección contra Caídas en Trabajo en lleva a cabo su proceso de contratación y Alturas (Resolución 1409 de 2012), el cual posterior inducción. es de estricto cumplimiento para empleadores, empresas, contratistas, En aquel caso en el que ninguno de los subcontratistas y trabajadores de todas las aspirantes al cargo cumpla con las actividades económicas de los sectores expectativas del cargo y de los formales e informales del país; por tanto, entrevistadores, se iniciará un nuevo este se debe evidenciar en el programa de reclutamiento, el cual soportara el paso a prevención y protección contra caídas de paso de selección de personal en cada una alturas inmerso en el sistema de gestión de de sus fases, al punto de entregar una la seguridad y salud en el trabajo SG-SST”.
nueva terna para su aprobación y selección del candidato idóneo. Aquellos candidatos que no sean seleccionados en su fase final, deberán recibir vía correo electrónico una carta de agradecimiento por parte del área de selección de la Universidad Cooperativa de Colombia, dejando en claro al candidato, que aunque no va a hacer parte del equipo de trabajo de la institución, será tenido en cuenta en futuros procesos, claro está, si decide aceptarlo, dejando en alto el buen nombre de la Universidad Cooperativa de Colombia por su transparencia, seriedad y compromiso para con el proceso y el candidato. Se concluye así, que aunque el área de selección nacional es el encargado de 11 gestionar la búsqueda del personal humano, intelectual, interno y externo de la Universidad Cooperativa de Colombia, deberá contar con el apoyo de las directivas, jefes inmediatos y Analistas de Gestión Humana de cada una de las ciudades en las que hace presencia la Universidad. Todo ello posibilitará la eficacia y eficiencia en el proceso de selección, minimizando al máximo errores que pueden ser detectados cuando todo lo hacemos… + Juntos. "Existe algo mucho más escaso, fino y raro que el talento. Es el talento de reconocer a los talentosos." Hubbard, Elbert:
Bibliografía: Chiavenato Idalberto. Administración de Recursos Humanos, El Capital Humano de las Organizaciones. Octava Edición. Mc Graw Hill. Munch, Lourdes (2000). Administración, Gestión organizacional, enfoques y proceso administrativo. Prentice Hall. México. Robbins, Stephen P; Judge, Timothy A. (2009). Comportamiento Organizacional. Decimotercera Edición. Pearson, Prentice Hall. México. Gómez Mejía, Luis R; Balkin, David B y Cardy, Robert L. (2008). Gestión de Recursos Humanos. Quinta Edición. Pearson Prentice Hall. Madrid. Laurence J. Peter y Raimond Hull. El Principio de Peter, tratado sobre la incompetencia o porque las cosas van siempre mal. 1970. 12 Cibergrafía: http://poligrafomedellin.com.co/poligrafia/poligrafo-medellin.html http://www.gestionhumana.com/gh4/BancoMedios/Documentos%20PDF/articulo62_cst.p df?Id_Tarea http://www.sena.edu.co/oportunidades/formacion/Trabajo-Seguro-en- Alturas/Paginas/Trabajo-Seguro-en-Alturas.aspx
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