Administración Efectiva del tiempo - Estar ocupado no significa estar trabajando.

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Administración Efectiva del tiempo - Estar ocupado no significa estar trabajando.
Administración Efectiva del tiempo

                      Estar ocupado no
                       significa estar
                         trabajando.
                       Thomas Alva Edison
Administración Efectiva del tiempo - Estar ocupado no significa estar trabajando.
Instructor

Ana Magdiela Pineda Milla
Gerente de Formación y Desarrollo
Administración de procesos de Capacitación, Diseño y ejecución de cursos,
talleres y conferencias.
Certificación: Formador de Instructores (Guatemala)
Certificación: Programa de Coaching (México)
Certificación: Programas de Inducción (México)
Gerenciamiento de Recursos Humanos

Licenciada en Administración de Empresas
Universidad Nacional Autónoma de Honduras (UNAH)
Diplomado Recursos Humanos
Administración Efectiva del tiempo - Estar ocupado no significa estar trabajando.
Reglas de Convivencia

   Celular vibrador
   Respeto
   Participación
   Diversión
Administración Efectiva del tiempo - Estar ocupado no significa estar trabajando.
Conociendo al
           l  de mi lado
Administración Efectiva del tiempo - Estar ocupado no significa estar trabajando.
Objetivo de Conferencia

  Objetivo: El participante aprenderá
herramientas que lo ayudarán a obtener
mayor productividad de su tiempo con el
  fin de aumentar su calidad de vida
Administración Efectiva del tiempo - Estar ocupado no significa estar trabajando.
Contenido
Introducción sensibilización
Conceptos y Definiciones
Beneficios de organizar el
tiempo
Herramientas a utilizar
Personas
Ladrones de tiempo
Recomendaciones
Administración Efectiva del tiempo - Estar ocupado no significa estar trabajando.
El tiempo pasa más
    rápido cuando
deseamos que pase
  más lento y pasa
     lento cuando
deseamos que corra.

No podemos obtener
más tiempo, lo único
que podemos hacer
 es administrar la
manera en la que lo
      usamos.
Administración Efectiva del tiempo - Estar ocupado no significa estar trabajando.
“ El tiempo perdido, no se recupera jamás ”
Administración Efectiva del tiempo - Estar ocupado no significa estar trabajando.
“Mirad, pues, con diligencia cómo
andéis no como necios sino como
sabios, aprovechando bien el
tiempo”
                   Saulo de Tarso
Administración Efectiva del tiempo - Estar ocupado no significa estar trabajando.
Si un barco quiere cumplir su destino, debe tener:
  Un puerto al cual desea llegar.
  Una ruta perfectamente trazada para llegar.
  Una velocidad determinada de avance y un término
para concluir el viaje.
ADVERTENCIA

   El tiempo no se puede
         administrar.

El tiempo transcurre siempre
   en una línea continua y
   parece incluso estar en
       nuestra contra.
ADVERTENCIA

Administrar efectivamente el
          tiempo

    Requiere esfuerzo
   Requiere compromiso
  Requiere salir de tu zona
         de confort
Algunas preguntas???
• Tienes muchas cosas que hacer
• El tiempo no te alcanza para “nada”
• Llevas trabajo para la casa y para la noche
• Dejas de dedicarle tiempo a tu familia y a ti
  por tu trabajo
• Te sientes estresado (a)
• No tienes tiempo libre para ti ni mucho
  menos para las actividades que te gusta
  hacer
¿Qué es el tiempo?
Conceptos
                         1. Magnitud    física   que  permite
                            ordenar la secuencia de los
Conceptos de

                            sucesos, estableciendo un pasado,
                            un presente y un futuro.
               tiempo:
                         2. Oportunidad, ocasión o coyuntura
                            de hacer algo.
                         3. Cada uno de los actos sucesivos
                            en que se divide la ejecución de
                            algo.
Administración del tiempo
1. Administrar el tiempo realmente significa
   administrarse uno mismo, de tal manera
   que se pueda optimizar el rendimiento del
   tiempo de que se dispone.

2. Significa conducir nuestros asuntos dentro
   del tiempo disponible para que podamos
   lograr resultados más eficaces.

3. La meta debe ser el logro de objetivos, no
   simplemente el estar ocupado.
Hay exactamente 24 horas en un día
    168 horas en una semana y
       8736 horas en un año

   Se dice que nadie tiene suficiente
  tiempo, sin embargo todo el mundo
tiene todo el tiempo que hay. Esta es la
        gran paradoja del tiempo.
Distribución del tiempo
Beneficios de administrar
 efectivamente el tiempo
    1. Sensación de Control
    2. Mejor Productividad
    3. Mas tiempo para ti y tu familia…o
       lo que sea que quieras
    4. Calidad    de    Vida    o    vida
       balanceada
Calidad de Vida..

  De nada sirve dedicar todo el tiempo al trabajo, si no
 disponemos de un poco para nuestra familia o amigos.

   Distribuir nuestro tiempo, es distribuir nuestra vida.
 Todas y cada una de las áreas merece un lugar y tiempo
en la vida de los seres humanos. El equilibrio proporciona
                        tranquilidad
El estrés y la administración del
                  tiempo
Existen 7 síntomas del estrés causados por el mal manejo del
tiempo:
1.   Considerarse imprescindible
2.   No utilizar el tiempo necesario en actividades prioritarias
3.   Asumir demasiadas responsabilidades a la vez
4.   Sensación de que siempre estamos atrasados en nuestras tareas y
     que nunca podemos ponernos al día
5.   Jornada habitualmente prolongada
6.   Sentimiento de culpa si salimos a la hora normal
7.   Llevar problemas y tareas a casa
Stress:
Reacción de nuestro
     cuerpo ante un
       desequilibrio:
    1. Alimentación
          2. Sueño
  3. Tensión Mental
Manifestaciones
Aumento o pérdida de peso   Ansiedad
Dificultad para dormir      Dolores Musculares
Tristeza                    Problemas cardiacos
Hipertensión Arterial       Tensión Muscular
Diabetes                    Falta de concentración
Falta de energía            Irritabilidad
Dolores de cabeza           Depresión
Dificultad para dormir      Impotencia
¿Por qué debemos cuidar
     nuestro tiempo?

        Personal
         Organizacional
Razones para cuidar su tiempo
 A nivel Personal             A nivel organizacional

1. Necesidades de            1.   Mayor productividad
   encontrar su equilibrio   2.   Creatividad
2. Aumentar autoestima       3.   Comunicación
3. Compartir el tiempo       4.   Cumplimiento
4. Salud                     5.   Seguimiento
5. Desarrollo personal
¿Qué tipo de personas te
       consideras?

          Proactiva
          Reactiva
¿Qué actitud tomo frente a todo
              esto?
Reactivo        sin control         Proactivo      control

• No planea                         • Es responsable de su
• No decide sobre su tiempo           propia vida
• Se afecta por factores externos   • Toma la iniciativa:
• Se queja constantemente             reconoce la
                                      responsabilidad de hacer
• No previene                         que las cosas pasen
• Las circunstancias están sobre    • Sus deseos se subordinan a
  la persona                          sus propósitos
                                    • Actúan sobre las
                                      circunstancias
¿Cómo es mi lenguaje?
Reactivo        sin control        Proactivo       control

• No hay nada que pueda hacer      • Miremos otras
  al respecto                        alternativas
• Yo soy así                       • Puedo controlar mis
• Este tipo me irrita                emociones y sentimientos
• No me aprobarán nada             • Prefiero…
• Tengo que…                       • Yo elijo…
• Hay que…                         • Qué puedo hacer para
• Si las cosas cambiaran para mí     cambiar las cosas
• No tengo tiempo                  • Yo elijo qué hacer y cómo
                                     hacerlo
Es importante priorizar

     • Porque son muchas tareas
       diarias.
     • Porque todas parecen
       importantes y urgentes.
     • Porque el tiempo no se detiene.
Premisas del tiempo
    Lo urgente: Toda tarea o actividad
    en la que ejercitamos nuestra
    capacidad de respuesta actual a los
    desafíos que se nos presentan

   Lo importante: La atención a lo
   importante es toda actividad que se
   ocupa de desarrollar nuestra
   capacidad de respuesta futura a los
   desafíos del entono.
La primera
      herramienta para
   administrar tu tiempo
es una lista de actividades
 En esta lista tienes que
    identificar todas las
  actividades por hacer
  de todos tus valores,
     en todos tus roles.
¡Vivo apagando incendios!
• Las tareas reactivas son los problemas
  e imprevistos que aparecen todos los
  días y debemos resolver con tal de
  que las cosas continúen su marcha.
• Debemos aprender a controlar la
  situación. Las tareas reactivas no son
  creativas, pocas veces resuelven algo
  aunque se consideren urgentes.
Una vez que tengas tus actividades, hay que
        priorizarlas, dándoles números del 1 al 4.

SI

NO

     Matriz de administración del tiempo de “Stephen Covey”
Agenda de Trabajo
Planeación

  El secreto no consiste
   tanto en planear tu
tiempo sino en defender
   el tiempo planeado
Planeación del trabajo
1. Utilizar agenda, planear día,
   semana mes y tenerlo visible
2. Definir prioridades, actividades
   y tiempos
3. Acomodar       según      jornada
   productiva
4. Revisar plan, verificar logros
5. Solicitar a su personal planes
   de trabajo
Causas internas del problema
            tiempo
     a.   Tardo en comenzar la acción.
     b.   No sé delegar y todo lo hago yo.
     c.   No invierto tiempo en planeación.
     d.   Soy ultra detallista.
     e.   No tengo metas y objetivos claros.
     f.   Tengo muchos objetivos y metas.
     g.   Pierdo tiempo luchando y no
          accionando.
     h.   Hago muchas cosas y tengo que
          estar en varias partes a la vez.
     i.   No sé decir “no”.
Causas externas del problema
           tiempo
      j. Tengo muchas y largas reuniones.
      k. Muchas visitas inesperadas.
      l. Mis colaboradores no están lo
         suficientemente capacitados.
      m. Son muchas horas de trabajo.
      n. No tengo tiempo para el personal
         de mi trabajo.
      o. El teléfono no deja de sonar.
      p. Es mucho el papeleo diario.
      q. Gasto mucho tiempo en traslado.
Ladrón actual de tiempo
Ladrones del tiempo
Uso del teléfono…. Soluciones
• Antes de llamar, planifica la conversación.
• Filtra y agrupa las llamadas por hacer, trata de apartar
  un tiempo específico para llamadas.
• Trata de acortar la parte social de la conversación, ve
  directo al grano y permanece en él.
• Si la conversación se extiende innecesariamente, busca
  excusas para cortarla.
• Establece periodos de tiempo donde no recibirás
  llamadas sino sólo en casos de emergencia.
Ladrones del tiempo
Correspondencia….Soluciones
Escribe menos, usa más el teléfono.
Elimina palabras, frases y párrafos innecesarios.
Piensa antes de escribir, planea lo que quieres
expresar.
Usa el estilo claro, conciso y orientado a hechos.
Al escribir usa palabras sencillas.
No revises una y otra vez en nombre de la
perfección, cuando los beneficios son pocos o
inexistentes.
Ladrones del tiempo
Interrupciones y visitas…. Soluciones

Prevea un tiempo diario para visitantes inesperados e
interrupciones.
No permitas que ciertos visitantes inesperados tomen
asiento.
Recibe a los visitantes fuera de tu oficina.
No contribuyas a conversaciones innecesarias.
Promueve citas en vez de permitir visitas inesperadas.
Aprende a decir no, especialmente cuando te preguntan
¿Tienes un minuto?.
Ladrones del tiempo
Reuniones…. Soluciones
Desalienta y discontinúa las reuniones innecesarias.
Pregúntate si la reunión es realmente necesaria.
¿Una conversación telefónica tendría el mismo
efecto? ¿Es necesaria mi presencia?.
Fíjate un límite de tiempo y ajústate a él.
Prepárate para la reunión, resiste las interrupciones,
mantente en el tema.
Minimiza las conversaciones intranscendentes. No
contribuyas a conversaciones innecesarias.
Recomendaciones
1. Define claramente los objetivos y selecciona lo más importante. Ser más
efectivo con tu tiempo es totalmente irrelevante si no sabes en que invertirlo.
En ocasiones, las personas gastamos mucha energía intentando ser más
eficientes, sin saber a ciencia cierta que es lo que queremos conseguir.
Recuerda que es primordial distinguir entre las cosas que realmente son
importantes y las que no lo son.

                 2. Analiza como gastas tu tiempo. Te sorprendería saber en cuantas
                 cosas sin importancia gastamos el tiempo, y esto se logra llevando un
                 registro. Una manera de hacerlo es utilizar un reloj con una alarma
                 que suene cada 30 minutos. Cada vez que suene el reloj, escribe
                 brevemente las actividades que realizaste en la pasada media hora.
                 Una vez que tengas los registros, examínalos. ¿Cómo se relacionan
                 tus objetivos con las actividades en las que realmente inviertes el
                 tiempo? ¿Estas realmente atendiendo cosas relevantes y prioritarias?
Recomendaciones
3. Lleva una lista de tareas pendientes. Esta es una de las
cosas más simples y a la vez más poderosas de cualquier
sistema de administración de tiempo: la lista de tareas.
No importa si utilizas el dispositivo electrónico de moda o
una hoja de papel estraza, pero lleva un registro. Lo que
realmente hace la diferencia es el hábito de escribir tus
tareas pendientes día tras día.

4. Asigna prioridad a tus tareas. Una vez terminada tu lista,
determina cuales son los elementos más importantes y
márcalos de alguna forma que resalten sobre todos los
demás. Si la lista es muy grande, haz una nueva lista con los
elementos prioritarios para el día o la semana.
Recomendaciones
5.Planea tu día desde el día anterior. Todos los expertos en administración del
tiempo recomiendan planificar desde el día anterior las actividades del día
siguiente. Toma los últimos 10 minutos de cada día para repasar tu lista de
pendientes y determinar que es lo que tienes que concretar al siguiente día. Este
simple ejercicio te permitirá comenzar cada jornada sabiendo exactamente que
necesitas hacer y con cual tarea debes iniciar.

                   6. No dejes las cosas para después. Reza el viejo dicho popular:
                   “No dejes para mañana lo que puedas hacer hoy”. Aplazar para
                   el final las cosas que no te gusta hacer es una de las peores
                   estrategias que puedes utilizar, ya que lo único que lograrás es
                   prolongar el estrés asociado a la tarea. ¡Haz lo que no te gusta
                   hacer primero! De esta manera, el resto del día transcurrirá de
                   manera más placentera.
Leyenda

     8 minutos…
Cuenta la leyenda que una mujer pobre
   con un niño en los brazos, pasando
   delante de una caverna escuchó una
    voz misteriosa que allá adentro le
     decía: "Entra y toma todo lo que
     desees, pero no te olvides de lo
                 principal.
Recuerda algo: Después que salgas, la
 puerta se cerrará para siempre. Por lo
  tanto, aprovecha la oportunidad, pero
     no te olvides de lo principal....."
La mujer entró en la caverna y encontró
    muchas riquezas. Fascinada por el
  oro y por las joyas, puso al niño en el
         piso y empezó a juntar,
   ansiosamente, todo lo que podía en
                su delantal.
 La voz misteriosa habló nuevamente.
     " Tienes solo ocho minutos "
Agotados los ocho minutos, la mujer
    cargada de oro y piedras preciosas,
    corrió hacia fuera de la caverna y la
 puerta se cerró... recordó, entonces, que
    el niño quedó allá y la puerta estaba
            cerrada para siempre.
La riqueza duro poco y la desesperación,
                  siempre.
Lo mismo ocurre, a veces, con nosotros.
    Tenemos unos 80 años para vivir en
    este mundo, y una voz siempre nos
 advierte: "¡No te olvides de lo principal!"
Gracias…
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