APOYANDO LOS LOGROS EN EDUCACIÓN SUPERIOR - HISTORIA DE CLIENTE ADOBE Pace University ahorra horas de trabajo y resmas de papel con ujos de ...
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HISTORIA DE CLIENTE ADOBE APOYANDO LOS LOGROS EN EDUCACIÓN SUPERIOR. Pace University ahorra horas de trabajo y resmas de papel con flujos de trabajo eficientes sin papel utilizando Adobe Sign y Adobe Acrobat Pro DC.
PACE UNIVERSITY
“Adobe Acrobat Pro DC y Adobe Sign no solo son muy amigables al
usuario, ellos también nos ayudan a trabajar de forma más inteligente y a
moverse hacia un ambiente más verde y eficiente sin el uso de papel.”
Richard Miller, Director Asociado de Tecnología de la Instrucción, Dyson College of Arts and
Sciences, Pace University.
SOLUCIÓN
Adobe Document Cloud
RESULTADOS
Formularios de itinerarios para 10 firmas en MENOS DE UNA SEMANA
20K Formatos creados CON FACILIDAD en Adobe Acrobat
100K Páginas ahorradas para apoyar las metas de SOSTENIBILIDAD
Impulsa la RENDICIÓN DE CUENTAS con registros de auditoría confiables.
Pace University
Fundada en 1906
Estudiantes: 13.000
Nueva York, Nueva York
www.pace.eduDESAFIOS • Gestionar de manera efectiva los flujos de trabajo de firmas para documentos que requieren hasta 10 firmas • Apoyar soluciones inteligentes, verdes al reducir desperdicios y poderse mover a un ambiente sin papel • Liberar recursos para servir mejor a los estudiantes y la facultad CASO DE USO • Flujos de Trabajo Digitales “Con Adobe Sign, una nueva ruta del papeleo puede ser devuelta en menos de una semana. Estamos eliminando el estrés y ahorrando tiempo mientras también salvamos el medio ambiente.” RICHARD MILLER Director Asociado de Tecnología de la Instrucción, Dyson College of Arts and Sciences, Pace University.
HISTORIA DECLIENTE
HISTORIA DE CLIENTEADOBE
ADOBE
Apoyando el
Apoyando el éxito
éxito para
para los
los estudiantes
estudiantes
Desde 1906, Pace University ha trabajado para ayudar a los estudiantes a lograr sus sueños de logros
individuales. Una universidad privada con base en Nueva York, Pace University se basa en los conocimientos
de sus miembros de la facultad para mantener un balance entre la educación práctica y teórica y preparar a
sus estudiantes para el éxito profesional.
Mientras que la excelente educación es crítica para una experiencia “Se me ocurrió que no sólo estábamos perdiendo una gran cantidad
superior universitaria, los equipos administrativos que trabajan detrás de tiempo para nuestros administradores, sino que también
de la escena son también una parte esencial para ayudar la estábamos incurriendo en una gran cantidad de desperdicio de papel,
Universidad a suministrar un servicio sin complicaciones a los que va en contra el compromiso de la Pace University de
profesores y a los estudiantes por igual. Los estudiantes necesitan sostenibilidad en la educación superior,” dijo Miller. “Supe que tenía
ayuda programando sus clases, cambiando sus asesores, y obteniendo que haber una mejor opción.”
las transcripciones emitidas. El trabajo de los profesores con los
administradores para obtener suministros que puedan necesitar, hacer
cambios a los cursos, u obtener aprobaciones para las presentaciones Miller vio los posibles beneficios de moverse hacia un flujo de
en conferencias. trabajo sin papel por medio del uso de las firmas digitales. Luego
de buscar dentro de las numerosas opciones, Miller eligió Adobe
En Pace University muchos de estos documentos requieren la Sign, la solución de firma electrónica dentro de Adobe Document
aprobación por dos a tres partes. Esto se logró de manera típica por Cloud. A diferencia de otras soluciones, Adobe Sign fue
medio de firmas húmedas en formatos de papel. Eso cambió cuando extremadamente amigable para el usuario, y estaba respaldado
una de las seis escuelas principales de la Universidad, el Dyson College por una marca en la que Pace University puede confiar. Con
of Arts and Sciences, introdujo Adobe Sign para para abordar un nuevo Adobe Sign, el equipo puede de manera rápida y fácil enviar y
formato de curso que requería 10 firmas. rastrear los documentos electrónicos para la firma. Utilizando la
integración entre Adobe Sign y Adobe Acrobat Pro DC, el equipo
“La puesta en marcha de un nuevo curso implica muchas partes puede incluso crear los formatos PDF utilizados en Adobe Sign
móviles, incluyendo la aprobación de los jefes de departamento a con un software familiar, fácil de utilizar.
varios decanos”, dijo Richard Miller, Director Asociado de Tecnología
de la Instrucción en el Dyson College of Arts and Sciences. “pero, en ese
momento, no pensé en lo que eso significaría para nuestros “No solo son Adobe Acrobat Pro DC y Adobe Sign muy amigables para
administradores de departamento.” el usuario, ellos también nos ayudan a trabajar de manera más
inteligente y movernos hacia un ambiente verde y eficiente libre de
Cuando Miller entró un día en la oficina de una administradora, él la papel,” dijo Miller. “Tenemos confianza en trabajar con un socio como
encontró rodeada de montañas de papeles. Cada formato de Adobe porque podemos confiar en que ellos continuarán ampliando
aprobación de un nuevo curso está acompañado de un programa de estas soluciones en los años venideros.”
estudios de un total de al menos 5 a 10 páginas por curso. El
administrador debería hacer 10 copias de cada conjunto de
documentos antes de enviar por correo los documentos a cada oficina
de los firmantes. Una vez firmado, cada oficina necesitó enviar por
correo su copia del documento. El administrador debería entonces
escanear todas las copias firmadas para crear un archivo maestro.
© 2018 Adobe. Todos los derechos reservados.HISTORIA DECLIENTE
HISTORIA DE CLIENTEADOBE
ADOBE
Ahorrando 100.000
Ahorrando 100.000 hojas
hojas de
de papel
papel
El Dyson College of Arts and Sciences ahora utiliza Adobe Sign para establecer una amplia variedad de flujos
de trabajo de documentos internos y de cara al estudiante, a partir de los cambios de grado, horarios y el
asesoramiento de los estudiantes para la aprobación de los viajes de los profesores.
Sin embargo, los administradores están viendo los cambios más Por su papel de defensor de Adobe Sign, Miller recibió un Premio
grandes con las aprobaciones de los nuevos cursos. Utilizando papel, GreenPace en el 2015. El Comité de Sostenibilidad de GreenPace
correo, y firmas húmedas, podría llevar varias semanas conseguir University elogió específicamente a Miller por revolucionar los
todas las 10 copias firmadas y devueltas. Los documentos pueden formularios en papel creando un proceso sin papel altamente
olvidarse en el escritorio de un firmante ocupado, o esperar a que confiable.
alguien vuelva de vacaciones para firmar.
“La característica Mega Sign en Adobe Sign hace todo el trabajo
“Con Adobe Sign, el papeleo de un curso nuevo puede ser devuelto en pesado generando y enviando automáticamente los horarios. Estamos
menos de una semana,” dijo Miller. “Estamos eliminando el estrés y removiendo todos los procesos que consumen mucho tiempo y
ahorrando tiempo mientras que también cuidamos el agregando la trazabilidad que ayuda a los administradores a
medioambiente.” mantenerse al tanto del papeleo.”
Desde que se implementó por primera vez el Adobe Sign hace poco Richard Miller, Director Asociado de Tecnología de la Instrucción, Dyson
más de tres años, Pace University ha procesado más de 40.000 College of Arts and Sciences, Pace University.
formatos a través de este sistema. El Dyson College of Arts and
Sciences sólo ha dado cuenta de más de 20.000 documentos Los ahorros medioambientales calculados utilizando Adobe Document Cloud
*
durante ese tiempo. No solo se ha eliminado el costo del envío postal Resource Saber Calculator.
y los costos de impresión, sino que se han ahorrado más de 100.000
hojas de papel. Esto es el equivalente a 11.426 galones de agua o
961 libras de desperdicios ahorrados.*
LA SOLUCIÓN EN UN VISTAZO
Acrobat Pro DC Adobe Fill & Sign
Para más información
https://acrobat adobe.com/us/en
© 2018 Adobe. Todos los derechos reservados.HISTORIA DE
HISTORIA DECLIENTE
CLIENTEADOBE
ADOBE
Automatización de
Automatización de procesos
procesos manuales
manuales
Pace University también está aprovechando la función de firma en masa de Mega Sign en Adobe Sign para
redactar, enviar y recibir fácilmente el acuse de recibo de los envíos masivos.
Por ejemplo, un departamento en el Dyson College of Arts and Con Adobe Sign automatizando y agilizando los flujos de trabajo de
Sciences utiliza Mega Sign para enviar los horarios a los profesores firma, los administradores tienen más tiempo, que ellos pueden
para el semestre. Antes de Adobe Sign, los administradores tenían que utilizar para mejorar servicios. Ellos pueden colaborar con sus colegas
editar y procesar cada horario de manera individual. Ahora Adobe Sign en proyectos, trabajar en desarrollo profesional, y pasar más tiempo en
toma los datos desde una hoja de cálculo para generar los horarios y interacciones cara a cara con estudiantes.
enviar automáticamente a cada miembro de la facultad su horario.
Los miembros de la facultad entonces firman digitalmente para acusar “Adobe Sign es ahora una parte integral de nuestros flujos de trabajo
recibo de que ellos han recibido su horario. en Pace University,” dijo Miller. “Estamos suministrando servicios más
fluidos para estudiantes y profesores, y haciendo nuestra parte para
“La función Mega Sign en Adobe Sign hace todo el trabajo pesado al contribuir al éxito y los logros de nuestros graduados.”
generar y enviar automáticamente los horarios,” dijo Miller. “Estamos
removiendo los procesos que consumen tiempo y agregando la
trazabilidad que ayuda a los administradores a mantenerse al tanto
del papeleo.”
Los administradores también aprecian que Adobe Sign agregue la
trazabilidad al flujo de trabajo con una ruta de auditoría confiable.
Antes de Adobe Sign, el personal tenía que llamar a las oficinas para
verificar el estatus de un documento. Ahora el personal puede
registrase en Adobe Sign y chequear el estatus en tiempo real,
incluyendo información como si el documento hubiera sido visto, si
este ha sido firmado, y donde y cuando fue firmado. Con unos pocos
clicks, el administrador además puede enviar un recordatorio al
firmante o establecer recordatorios automáticos diariamente,
semanalmente o en cualquier otro intervalo de tiempo.
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de propiedad de sus respectivos titulares.
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