Cines Unidos logra la centralización de sus procesos administrativos gracias a Solomon, parte de Microsoft Business Solutions.

Caso de éxito

                                                                     Descripción de la
                                                                         Solución

                                                                  Perfil de la entidad.
Cines Unidos logra la centralización de sus                       Cines Unidos se dedica
                                                                  a la exhibición y
procesos administrativos gracias a Solomon,                       distribución de
parte de Microsoft Business Solutions.                            películas, así como a la
                                                                  venta de comidas y
                                                                  bebidas en los cines.
                                                                  Desde hace 56 años
La implementación de esta solución le ha permitido a la
                                                                  esta compañía es líder
compañía la disminución de costos y aumento de la                 en la industria del
eficiencia, así como información oportuna para la toma de         entretenimiento.
decisiones.                                                       Espera crecer
                                                                  estratégicamente y
                                                                  desarrollar la eficiencia
                                                                  operativa y
Cines Unidos ha sido pionero en la industria de la                administrativa.
exhibición cinematográfica en Venezuela, con una
trayectoria que supera los 56 años en el mercado. En 1996,
                                                                  Situación de negocio.
esta compañía inicia una agresiva labor para transformar          La compañía requería
la experiencia de ir al cine en este país. Introduce al país lo   una solución para
último en tecnología, nuevos conceptos, nuevos                    integrar el sistema de
                                                                  información, eliminar
productos y nuevos servicios de alta calidad a precios            duplicidad en los
competitivos que garantizan demanda y altos volúmenes             trabajos y automatizar
de espectadores.                                                  los procesos.
Hoy, Cines Unidos conforma el más grande y moderno
circuito de cines en Venezuela con 141 pantallas. Es una          Solución.
empresa que crece continuamente y consolida su                    Implementación de
posición de liderazgo con un 56% del mercado de la                Solomon, parte de
                                                                  Microsoft Business
exhibición de películas. Según Roberto Juárez, Director de        Solutions, en todas las
Administración y Finanzas de Cines Unidos, “el objetivo           áreas administrativas
fundamental de la Compañía es ofrecer un concepto                 integradas a la
global de entretenimiento. Un concepto que sea                    operación de la
económicamente accesible, que se realice dentro de un             empresa.
complejo de salas con los más altos estándares de calidad

y un impecable servicio. Un concepto donde el público
encontrará mucho más que películas”.
Para sus usuarios frecuentes, Cines Unidos ha creado un
programa de lealtad denominado Club Inteligente. Los
clientes podrán multiplicar su entretenimiento acumulando
puntos y canjeándolos por premios para ir al cine. De esta
forma disfrutarán de su película favorita cualquier día, a
cualquier hora y en cualquiera de las salas.

Proyectando el éxito
Dentro de la compañía, la centralización de los procesos
                                                             Se implementaron los
es algo muy importante. Cines Unidos contaba con un          módulos de Compras,
sistema de compras descentralizado y no controlado. No       Inventarios,
existía un sistema formal de aprobaciones y análisis de      Administración de
                                                             Efectivo y Reportes en
proveedores. Por otra parte, los inventarios de productos
                                                             FRx. Así mismo, Sistemas
estaban controlados por un sistema diferente al sistema      Empresariales Solomon
principal y los activos, respecto a estos, se encontraban    IV C.A., Socio de
                                                             Negocios de
fuera del control del sistema.
                                                             Micrososoft, hizo la
Los problemas también se presentaban en el flujo de caja     revisión del Módulo de
                                                             Ventas.
y la disponibilidad, que eran manejados por un área          Actualmente, se
externa contable. Las ventas se hacían por fuera del         encuentran en proceso
sistema y luego se registraban en éste. Este procedimiento   de implementación los
                                                             módulos de
traía como consecuencia la duplicación de la labor y el      Administración de
registro a destiempo.                                        Contratos, el de
                                                             Proyectos y el de
Con estos antecedentes, y luego de evaluar diferentes        Activos Fijos.
soluciones en el mercado, la compañía elige a Solomon,
solución presentada por Sistemas Empresariales Solomon       Roberto Juárez
                                                             Director de
IV C.A., socio de negocios de Microsoft. “Tomamos la         Administración y
decisión   de    implementar    esta solución    porque      Finanzas
comenzamos un plan de reingeniería cuya finalidad            Cines Unidos
principal era agregar valor a la cadena: Proveedor,
Empresa, Cliente. La integración del sistema de
información, la automatización y la eliminación de
duplicaciones de trabajo era fundamental para lograr esa
tarea”, explicó Roberto Juárez.

En octubre de 2003 se inició el proyecto de
implementación. Este se dividió en tres fases: la primera
consistió en la evaluación de los procesos. Allí se
analizaron las fortalezas y debilidades del sistema a través
de cursos de entrenamiento de los procesos actuales. Así
mismo, se propusieron modificaciones y se obtuvo el
consenso y los recursos necesarios para la implementación
de las modificaciones. La segunda fase, fue el desarrollo
de procesos bajo las premisas de equipos de trabajo
coordinados para tomar decisiones en conjunto. Entre los
objetivos de esta fase figuraban:           eliminación de
actividades que no agregan valor; automatización y             La herramienta ha
sistematización del proceso al máximo; identificación de       traído grandes
                                                               beneficios
clientes internos y externos, así como sus requerimientos; y
                                                               representados en la
por último, la determinación de medidas de desempeño           disminución de costos y
en función de dichos requerimientos.                           aumento de la
                                                               eficiencia.
En la tercera fase se realizó la evaluación del desempeño      Esto se debe a la
en la que se hizo la implementación de un cuadro integral      automatización de las
                                                               operaciones y a la
de mandos y la medición de desempeño (Balance Score            eliminación de
Card) a través de la metodología Six Sigma.                    duplicidad de trabajo.

Sistemas Empresariales Solomon IV C.A. instaló los módulos     Roberto Juárez
de: Compras, Inventarios, módulo de Administración de          Director de
Efectivo y reportes en FRx. Así mismo, hizo la revisión del    Administración y
                                                               Finanzas
módulo de Ventas. Actualmente, se encuentran en                Cines Unidos
proceso     de    implementación     los    Módulos     de
Administración de Contratos, el de Proyectos y el Módulo
de Activos fijos.
La herramienta ha traído grandes beneficios. Los más
importantes son: disminución de costos y aumento de la
eficiencia debido a la automatización de las operaciones;
eliminación de duplicidad de trabajo, información
oportuna para la toma de decisiones; disminución de la
carga de trabajo operativo; disminución de personal y
mejoramiento de la calidad de la información.

En compras, Cines Unidos está utilizando el módulo en
toda su extensión. Desde la ficha del proveedor, pasando
por la requisición de mercancía o el servicio,
automatización del libro de compras, automatización de
las retenciones de impuesto y uso de los reportes. Esto
hace que la compañía tenga una adecuada distribución
de funciones; un adecuado sistema de aprobaciones y la
correspondiente protección de los activos.
El módulo de Inventarios permite crear los códigos de
todos los artículos inventariables y mantener actualizados
los inventarios en el sistema de manera detallada. En
concepto de Roberto Juárez, “este módulo nos facilita el
proceso de compra y administración de los inventarios.
Nos permite mantener un costo de venta actualizado y
emitir reportes por tipo de inventario”.
Por otra parte, la implementación del módulo de
Administración de Efectivo mantiene un flujo de caja
proyectado automatizado, considerando los futuros
ingresos de las órdenes de venta y los futuros egresos de
las órdenes de compra. Facilitando la determinación de
los requerimientos mínimos de efectivo. “Adicionalmente,
tenemos     ahora    automatizado     el    proceso    de
conciliaciones bancarias y registro de transacciones”,
complementa Roberto Juárez.
La compañía se encuentra utilizando los listados de back
order por medio del módulo de Ventas, para analizar las
que se han perdido y así mismo facturar todos los ingresos
a través del sistema.
El grado de aceptación de los usuarios con esta solución
ha sido bueno, con algunas excepciones. Sin embargo, las
medidas que se tomaron para minimizar el impacto fueron
el entrenamiento a través de los cursos y la asesoría
interna para la emisión y uso de reportes. También se han
comunicado las ventajas que trae el proceso de
automatización a través de correos y memorandos.

Toda empresa que necesite mejorar en sus procesos, debe
pensar en implementar una solución de este tipo, de una
manera integral. Así mismo, debe aprovechar al máximo
todas las herramientas disponibles para que les sirva de
base en la toma de decisiones.

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