El tiempo, un recurso escaso
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El tiempo, un
Ignacio Fontaneda González
recurso escaso
Ingeniero Industrial del ICAI (1997), Doctor por Palabras clave: gestión del tiempo, Key words: time management,
la Universidad de Burgos (2002) y Licenciado en prioridades, ladrones de tiempo. priorities, time thieves.
Derecho (2005). Ex consultor del BCG; actualmen-
te desarrolla su labor como profesor de la Uni- Resumen: Abstract:
versidad de Burgos, en el área de Organización de Este artículo es una invitación a re- This article is an invitation to think
Empresas dentro del grupo de Ingeniería y Gestión flexionar sobre el uso y la gestión de about the use and management of our
Responsable. nuestro tiempo, el establecimiento de time, setting priorities and how to fight
prioridades y la lucha contra los ladro- against time thieves. There is no magic
nes de tiempo. No hay recetas mágicas, recipe, but you can use some tools that
aunque si podemos utilizar algunas he- can help to be more productive, be satis-
rramientas que nos pueden ayudar a fied with your life and with all you have
ser más productivos, tener una vida más done.
plena y estar más satisfechos con lo que
hemos hecho.
Miguel Ángel Camino López
Licenciado en Ciencias Económicas y Empresaria-
les (1981) y Diplomado en Gestión y Administra-
ción Pública (1995), Doctor por la Universidad de Descripción del problema mos dedicarnos y a qué nos gustaría
Burgos (2003). La gestión de un recurso limitado, dedicarnos; tres puntos sobre los que
como es el tiempo, es una de las caracte- el lector puede reflexionar. Una vez
rísticas de nuestra vida; esa gestión afecta que pasa el tiempo no se recupera, y
a nuestro trabajo, a nuestra vida familiar y cualquier actividad requiere tiempo.
a todo nuestro ámbito personal. Se oye también en muchas ocasio-
¿Has dicho alguna vez “no tengo nes, y así parecen reflejarlo diversos
tiempo”? Realmente todos tenemos datos macroeconómicos, que uno de
el mismo, 24 horas al día, 168 horas los problemas de España es la falta de
Óscar Jesús González Alcántara a la semana. Nos diferencia cómo productividad, que es el cociente en-
Ingeniero Industrial (1997) y Doctor por la Univer- aplicamos nuestro capital de tiempo. tre los resultados obtenidos y los re-
sidad de Navarra (2001). A qué nos dedicamos, a qué debería- cursos empleados para obtenerlos.
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¿Cuánto vale una hora de tu tiem- resienta, y que problemas que podrían dades realizadas, cuáles son muy im-
po? Puedes hacer una primera aproxi- resolverse en minutos se resuelvan en portantes, cuáles de una importancia
mación con tu tiempo de trabajo horas. media y cuáles tienen una importancia
y cómo se valora en tu empresa. Si menor (clasificación ABC de Pareto).
trabajas por cuenta ajena la ecuación Diagnóstico de situación Se deben registrar las interrupcio-
es sencilla: suma tu salario bruto anual En el tiempo de trabajo influye nes, teniendo en cuenta el tiempo de-
con la seguridad social a cargo de la decisivamente el tipo de cultura de dicado a volver a la tarea que hemos
empresa y los beneficios sociales de nuestra empresa y entorno: presencia abandonado, porque en muchos casos
que dispongas, es decir, el coste que (se supone que el que está, trabaja; el recuperarse de una interrupción
le supone a tu empresa tenerte traba- sobre todo cuando hay dificultades lleva más tiempo que la interrupción
jando allí, y divide el resultado entre el para evaluar el rendimiento); puertas misma. Decía Jacinto Benavente que
número de horas dedicadas al trabajo abiertas (siempre disponible); urgen- mucha buena gente que sería incapaz
al año. Si trabajas por cuenta propia, cias (esto es urgente, abandona otras de robarnos el dinero, nos roba sin
divide tus resultados entre el número tareas); impuntualidad (se penaliza al escrúpulo alguno el tiempo que ne-
de horas dedicadas a conseguirlos. impuntual al empezar y terminar con cesitamos para ganarlo. Hay que estar
Eso sí, una parte pequeña del tiem- retraso); reunionitis (excesivo número preparados para la pregunta ¿tienes
po de trabajo produce la mayoría de de reuniones mal planificadas); movi- un minuto?
los resultados.También aquí se cumple litis (excesivo uso del móvil, siempre Las interrupciones son un ladrón
el principio de Pareto (economista y encendido); actividad (enfrascado en de tiempo como muchos otros, en la
matemático italiano, 1848-1923): el lo que se hace se olvida para qué se tabla 2 recogemos una muestra de ra-
20% del tiempo lleva al 80% de los hace); y otros aspectos propios de zones por las que no aprovechamos el
resultados. Del tiempo que estás en cada entorno. tiempo todo lo que podríamos. Cada
el trabajo, ¿qué porcentaje del tiem- uno tenemos nuestros sumideros de
po estás trabajando? Y de ese tiempo tiempo, puede que no estén recogi-
trabajando, ¿qué porcentaje en tareas “Hay que estar dos en la tabla, pero es importante
que llevan a resultados? conocerlos para combatirlos. Reco-
Cuando no llegamos solemos adop- preparados para miendo al lector marcar en la tabla 2
tar una de estas dos estrategias: traba- tres motivos que le puedan suponer
jar más rápido o trabajar más tiempo. la pregunta ¿tienes un problema y que recoja por escrito
Dos estrategias que pueden funcionar
en el corto plazo o con acumulacio-
un minuto?” cuál es su compromiso para tratar de
eliminarlos o al menos reducirlos.
nes puntuales de trabajo, pero que en En la tabla distinguimos entre ladro-
el largo plazo pueden tener un coste Quizá no sepas como empleas tu nes de tiempo internos, que provienen
importante, además de otros proble- tiempo y lo que haces a lo largo del de nosotros mismos, y externos, que
mas derivados del estrés. día. Incluso si crees que lo sabes, el suelen proceder del exterior; pero so-
Trabajando más rápido y bajo pre- medirlo puede sorprenderte. Durante bre todos ellos tenemos capacidad de
sión se cometen más errores, hay una o dos semanas puedes documen- actuación.
menos tiempo para pensar, planificar tar a qué dedicas tu tiempo; prepara Tomo aquí prestadas, del libro de
a largo plazo y reflexionar antes de una tabla en la que registrar: a qué José María Acosta “Gestión del tiem-
tomar las decisiones. Esto nos lleva hora comienzas una actividad deter- po y control del estrés”, algunas leyes
a tener que repetir, reprocesar y en minada, qué actividad es la que vas a del tiempo:
ocasiones a más trabajo extra y pro- realizar, cuánto tiempo tienes previsto • Ley de Parkinson: las cosas que
blemas. para realizarla y cuanto empleas final- hacer aumentan hasta llenar el tiempo
El trabajar más tiempo, si se con- mente, si has tenido interrupciones, disponible.
vierte en rutina, hace que los días se qué tipo de interrupciones y cuanto • Leyes de Murphy: nada es tan
alarguen y nos quede menos tiempo tiempo te han llevado (Tabla 1). Des- sencillo como parece al principio y
personal, que dediquemos menos pués de dos semanas puedes analizar todo lleva más tiempo de lo que se
horas al descanso y el nivel de con- los datos para ver cuál es tu patrón de pensaba al principio. Si algo puede ir
centración que podemos mantener se uso del tiempo. Analiza, de las activi- mal irá mal.
Tabla 1.Tabla de registro de actividades
Hora Actividad Importancia Tiempo previsto Tiempo real Interrupciones Tiempo
El tiempo, un recurso escaso 27
Tabla 2. Algunos ladrones de tiempo
INTERNOS EXTERNOS
Desorden Fatiga Crisis, incendios
Precipitación en la toma de decisiones Acumulación de Llamadas imprevistas, excesivas o
documentos innecesarios inútiles
Excesiva socialización en el trabajo. Falta de planificación del Reuniones innecesarias o mal
Exceso de charla trabajo diario preparadas
No completar tareas ya iniciadas Postergar la solución de Visitas de improviso o que vienen a
conflictos conversar
Dejar cosas a medias, saltar de una cosa Intereses dispersos, Personal de escasa competencia para
a otra demasiado numerosos el cargo
Incapacidad para delegar, delegación Objetivos confusos y Ausencias frecuentes en los equipos
ineficaz prioridades cambiantes de trabajo
Tendencia a tomar demasiadas tareas Ausencia de plazos Cambio Continuo de prioridades
autoimpuestos
No saber escuchar Resistencia al cambio Esperar por respuestas
Incapacidad para decir “no” Excesivo detallismo Trabajo excesivo
Falta de autodisciplina Desinformación Comunicaciones deficientes
No tomar decisiones o lentitud para Abarcar demasiado Indefinición del trabajo
tomarlas
Falta de concentración Estimación irreal del tiempo Jefe desorganizado
Dejarlo para mañana No escuchar Papeleo; correo electrónico
• Leyes de Acosta: el tiempo que posteriormente se van desglosando co grande de boca ancha, lo colocó
requiere una tarea crece cuando la por meses, semanas y días. Tú eres tu sobre la mesa, junto a una bandeja de
interrumpimos y la reanudamos. Para propia empresa. ¿Tienes una planifica- piedras del tamaño de un puño, y pre-
una tarea corta siempre hay un minu- ción a largo plazo? Es necesaria una a guntó: “¿Cuantas piedras piensan que
to, para una larga nunca hay tiempo. cinco o diez años vista, y no solamente caben en el frasco?” Y metió piedras
ideas en la cabeza, sino una planificación hasta llenar el frasco. Después pregun-
Algunas ideas para una por escrito que te va llevando a la pla- tó: “¿Les parece que esta lleno?” Todo
mejor gestión del tiempo nificación anual y después en unidades el mundo lo miró y asintió. Entonces
Con la observación, la reflexión y más pequeñas de tiempo. sacó piedras más pequeñas, las metió
preguntando a otros, podemos intuir Nos pueden decir que el tiempo en el frasco y lo agitó. Las pequeñas
como estamos gestionando nuestro dedicado a planificar habría que de- piedras penetraron entre las gran-
tiempo y cuáles son nuestras posibili- dicarlo a hacer, pero se atribuye a Sé- des. El experto sonrió con ironía y
dades de mejora. A continuación va- neca la frase “ningún viento es favora- repitió: “¿Les parece que ahora esta
mos a desgranar algunas sugerencias ble para el que no sabe a donde va” lleno?” ¡Tal vez no!, dijo la audiencia.
que nos pueden ayudar a mejorar. y debemos conocer nuestras piedras Puso sobre la mesa un cubo de are-
Muchas compañías tienen planifica- grandes, nuestras prioridades. na que comenzó a volcar en el frasco.
ción estratégica, a largo plazo, y la po- Esta historia de piedras grandes cir- La arena se filtraba en los pequeños
nen por escrito. Después esa planifica- cula por Internet: un conferenciante recovecos que dejaban las piedras y
ción se concreta en planes anuales que sobre gestión del tiempo sacó un fras- las piedrecillas. “¿Ahora les parece que
esta lleno?” y acto seguido tomó una
jarra de agua que comenzó a verter
“Tú eres tu propia empresa. en el frasco hasta cubrirlo totalmente.
“Ahora bien: ¿qué hemos demostra-
¿Tienes una planificación a largo do?”, preguntó. Alguien contestó que
no importa lo llena que pueda pare-
plazo? Es necesaria una a cinco o cer nuestra agenda, siempre cabe algo
más, pero el conferenciante aclaró: “lo
diez años vista” que nos enseña esta historia es que
28 anales de mecánica y electricidad / noviembre-diciembre 2010
primero debemos colocar las piedras “Siembras un pensamiento, cosechas
grandes, sino nunca encontraremos una acción; siembras una acción, co-
hueco para ellas; después las demás sechas un hábito; siembras un hábito,
buscarán su lugar”. cosechas un carácter; siembras un
Ahora bien, ¿cuáles son las piedras carácter y cosechas un destino”. Tam-
grandes de tu vida?, ¿cuáles son tus bién Ignacio Buqueras y Bach, en su
prioridades? Estas piedras grandes libro “Tiempo al tiempo” nombra la
hay que ponerlas primero y el resto regla del 21: al repetir, con voluntad de
encontrarán su lugar. Si no dejamos asumir, 21 veces algo, lo convertimos
momentos para las cosas importan- en un hábito.
tes, cosas menos importantes ocupa- En la tradición latina encontramos
rán su espacio. Para resolver un tema la cita “Mens sana in corpore sano”.
corto cualquier momento es bueno, En los tiempos que corren nos olvi-
el problema es colocar las tareas que damos muchas veces de cuidar la sa-
llevan más tiempo, para las que nunca lud y hacer ejercicio de forma regular,
encontramos espacio. sabiendo que deberíamos dedicarle
De la planificación a largo plazo de- un tiempo no se lo reservamos. Para
bemos pasar a la planificación a más estar en equilibrio y rendir mejor de-
corto plazo, para llegar a la planifica- bemos cultivarnos mental, física, social
ción semanal y diaria. y espiritualmente; para eso debemos
Covey, en su libro sobre “Los siete programar nuestros tiempos.
hábitos de la gente altamente efectiva” Antes de acostarnos o al levantar-
nos propone que semanalmente fije- nos podemos dedicar cinco minutos
mos nuestras prioridades, a quién y a a revisar el día: ¿Qué es lo que hemos
qué queremos dedicar tiempo, y que hecho?, ¿qué deberíamos haber hecho?, más adecuados. Conozca su momento
después destinemos momentos es- ¿qué cambiaríamos? Después podemos de máximo rendimiento y aprovéche-
pecíficos a esas prioridades. Establez- pasar a planificar el día siguiente. De lo (María Angeles Cavaría: “Controla tu
camos 15 minutos a la semana para esta forma iremos aplicando el ciclo tiempo, controla tu vida”).
planificar la semana siguiente y gene- de mejora continua PDCA (Plan-Do- Podemos poner las tareas a rea-
remos el hábito de esa planificación. Check-Act); planificando, haciendo lo lizar por escrito e ir tachando según
La planificación debe ser por escrito establecido y revisando si hemos ac- vayamos completándolas, porque re-
para que revisemos, en los 15 minutos tuado conforme a lo planificado para cordarlo todo es muy difícil. Debemos
reservados, lo que hemos hecho la an- actuar en la siguiente planificación. agrupar las tareas similares en las ho-
terior y aprendamos a planificar mejor En la planificación diaria tenemos ras más convenientes. No convertir
si no hemos conseguido nuestros ob- que tener en cuenta nuestros ciclos en un hábito el aplazar tareas; si Out-
jetivos. En toda planificación se deben más productivos (ejemplo: por la ma- look nos avisa de que una tarea lleva
reservar espacios para imprevistos. ñana nos concentramos mejor que 14 semanas pendiente es el momento
Y si Covey habla de hábitos, el Yogui después de comer) y realizar las tareas de plantearnos si realmente hay que
Ramán reflexionaba sobre los mismos: más importantes en los momentos hacerla, para fijar cuando se hace de-
finitivamente, o si no hay que hacerla
y descartarla.
Es bueno reservar algún tiempo
para pensar, descansar y organizarse.
Lo podemos llamar la hora tranquila,
ya implantada en algunos lugares de
trabajo. En esa hora no se fijan reunio-
nes, no se va a hablar con compañeros
y se cuelga un cartel en la puerta de
no molestar. En esa hora nos concen-
tramos en lo que estamos haciendo
y hacemos tareas para las que se re-
quiere concentración.
También nos puede pasar lo si-
guiente, que es una anécdota que cir-
cula por la red: decido lavar mi coche
y, cuando voy hacia el garaje, veo que
hay correo en la mesa de entrada y
El tiempo, un recurso escaso 29“Es bueno reservar algún tiempo para el estropicio. A continuación vuelvo a
la puerta, tratando de acordarme de
pensar, descansar y organizarse. Lo qué quería hacer.
Al final del día: el coche no está
podemos llamar la hora tranquila, lavado, las facturas no están pagadas,
hay una coca templada en la encimera
ya implantada en algunos lugares de de la cocina, las flores no tienen agua
suficiente, no tengo mi nuevo talona-
trabajo” rio, no encuentro el mando a distan-
cia de la tele, no sé dónde están mis
decido revisarlo antes de lavar el co- enfriarla. Me dirijo a la cocina con la gafas y no consigo acordarme de qué
che. Dejo las llaves del coche sobre Coca. El florero sobre la encimera me he hecho con las llaves del coche. No
la mesa, echo a la papelera todo el llama la atención: ¡Las flores necesitan comprendo nada, pues no he parado
correo publicitario y veo que la pape- agua! Dejo la Coca en la encimera y en todo el día y estoy completamente
lera está llena. Decido entonces de- encuentro mis gafas para leer (que reventado.
jar las facturas sobre la mesa y vaciar buscaba desde esta mañana). Pienso Debemos preguntarnos: ¿qué estoy
primero la papelera. Pero entonces que es mejor llevarlas a mi despacho, haciendo que, en realidad, no es ne-
pienso que como voy a pasar junto pero antes voy a poner agua a las cesario hacer?, ¿qué podría encargar a
al buzón de correos, cuando saque la flores. Dejo las gafas en la encimera, otras personas?, ¿qué podría hacerse
basura puedo preparar el pago de las lleno una jarra con agua y, de repente, con más eficiencia?, ¿qué hace perder
facturas. Preparo mi talonario sobre la veo el mando a distancia de la TV. Al- el tiempo a otros? y ¿qué hice en mis
mesa, pero veo que no me queda más guien lo ha dejado en la cocina. Pien- mejores horas?
que un cheque. Mi otro talonario está so que, esta noche, para ver la tele, lo En el libro de “Los siete hábitos de
en mi despacho. Voy allí y encuentro voy a buscar por todos los sitios y no la gente altamente efectiva” encontra-
sobre la mesa la lata de Coca que ha- me acordaré de que está en la cocina. mos también el cuadrante urgente-
bía empezado a beber. Voy a buscar Decido entonces llevarlo al salón, que importante (figura 1). Debemos tratar
mi talonario, pero, antes de nada, es es su sitio, pero antes voy a añadir de estar en el cuadrante II, haciendo
necesario que quite de ahí esta Coca, agua al florero. Echo agua al florero cosas importantes en el largo plazo. Si
antes de que se caiga accidentalmen- pero vierto la mayor parte al suelo. son importantes-urgentes y estamos
te. Veo que está templada, por lo que Entonces, pongo el mando en la mesa en el cuadrante I, entonces tenemos
decido meterla en el frigorífico para y voy a buscar un trapo para limpiar un problema y quizá no tengamos el
tiempo suficiente para hacerlas con la
calidad que requieren. Si lo importan-
te no se hace cuando no es urgente
se acaba convirtiendo en urgente. De-
bemos tratar de evitar los cuadrantes
III y IV con actividades poco impor-
tantes.
Por otra parte tenemos que
defendernos de los ladrones
30 anales de mecánica y electricidad / noviembre-diciembre 2010Figura 1. Cuadrante urgente-importante “Es importante
saber decir no de
I. II.
forma asertiva,
Importante
• Crisis • Planificación estratégica.
• Problemas apremiantes
• Proyectos cuyas fechas vencen
• Construir relaciones.
• Nuevas oprtunidades.
‘Ahora no puedo’,
III. IV.
y ofrecer una
• Interrupciones, • Trivialidades
alternativa a lo
No importante
• Algunas llamadas, • Ajetreo inútil,
• Correo,
• Alguna informes,
• Actividades agradables,
• Perdidas de tiempo,
que nos proponen”
• Reuniones, • Algunas llamadas telefónicas,
• Compromisos sociales. • Algunas cartas. Como ya hemos visto hay otros ladro-
nes de tiempo y para cada uno pode-
Urgente No urgente mos establecer recetas que nos ayuden a
combatirlos. Identifica los tuyos, busca las
herramientas y genera los hábitos para
de tiempo que hemos analizado antes. conversaciones intrascendentes y no evitarlos. Esto te ayudará a conseguir los
A continuación proponemos algunos contribuyas a las innecesarias. objetivos que te marques; eso sí, no olvi-
ejemplos: • En el uso del teléfono, planifica la des disfrutar por el camino.
• Es necesario tratar de controlar las conversación antes de llamar, filtra y
interrupciones: teniendo un reloj visi- agrupa las llamadas y trata de acor- Resumen y conclusiones
ble para ver cuanto tiempo lleva, uti- tar la parte social de la conversación El tiempo es un recurso limitado que
lizando señales no verbales para que para ir al grano y permanecer en él. debemos gestionar y aprender a utili-
los demás se enteren de que estamos Establece periodos donde no recibirás zar. Es imprescindible fijar las priorida-
ocupados, anticipándonos a las posi- llamadas, sólo en caso de emergencia. des que nos llevan a establecer un plan,
bles interrupciones con un café o vi- Hay momentos en los que es mejor primero a largo plazo hasta concretar
sitando a ese compañero que proba- poner el móvil en silencio. cada actividad: ¿es esto que estoy ha-
blemente vendrá a nuestro despacho • El correo electrónico se ha conver- ciendo lo mejor que puedo hacer en
(tú decides cuando acabas la visita y tido en una herramienta imprescindi- este momento? Con la práctica iremos
te vuelves a tu despacho). ble pero también en un elemento de aprendiendo a planificar lo que real-
• Es importante saber decir no de consumo ingente de tiempo, ¿cuán- mente debemos y podemos hacer.
forma asertiva, “Ahora no puedo”, y tos correos recibes al día? Y de ellos, También debemos combatir a los
ofrecer una alternativa a lo que nos ¿cuántos son útiles? Establecer filtros ladrones de tiempo, aquéllos que no
proponen. automáticos te puede ahorrar mu- nos dejan centrarnos en las priorida-
• Hay que saber terminar una conver- cho tiempo. En cualquier caso, quien des. Cada uno tenemos los nuestros;
sación, resumiendo los puntos impor- te ha enviado un correo no sabe aprendamos a identificarlos y a defen-
tantes, poniéndose de pie y encami- cuando lo vas a leer por lo que no dernos de ellos.
nándose a la puerta. es necesario estar en todo momento Generando hábitos adecuados todo
• En el caso de las reuniones, si tú pendiente del correo. Establece mo- nos costará menos. Los hábitos se ge-
eres el organizador debe haber una mentos para mirarlo y no cada vez neran con acciones repetidas, que al
preparación previa (ver si es necesa- que te des cuenta de que entran co- principio cuestan pero que después
ria, quién debe ir, orden del día, hora rreos nuevos. nos salen de forma natural.
de inicio y final, recopilar y enviar Otro hábito a eliminar con respec- No quiero concluir sin recomendar
previamente información necesaria), to al correo electrónico es consultarlo la conferencia de Randy Paush (Last
ser puntual en el desarrollo, tener el según llegas al trabajo; puede ser la Lecture) que podéis encontrar en In-
objetivo en mente, no provocar en- excusa perfecta para no dedicarte a ternet con subtítulos en español.
frentamientos y hacer que el tema no lo importante y enredarte con la mul- No alargo más el artículo porque
se disperse, acabando a la hora. Pos- titud de cosas urgentes, poco impor- “Lo bueno, si breve, dos veces bueno.
teriormente debe haber un informe tantes, que aparecen en el correo cada Y aun si malo, si poco, no tan malo”
de la reunión con puntos acordados, día. Muchas de ellas se solucionarían (Baltasar Gracián) y “El secreto de
acciones a realizar y responsables solas si no las prestásemos atención. aburrir a la gente consiste en decirlo
de llevarlas a cabo. Si no la organi- Dedícate hasta las 12 a la tarea más todo” (Voltaire). Espero que este artícu-
zas debes preguntarte si tienes que importante del día y sólo entonces lo haya merecido el tiempo dedicado a
asistir. En cualquier caso minimiza las consulta el correo. su lectura.
El tiempo, un recurso escaso 31También puede leer
