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Caso de éxito de cliente | Bienes de consumo | Lindt & Sprüngli | PÚBLICO
Concur Expense
Estructura de sistema compleja: una solución
simple
© 2021 SAP SE o una empresa filial de SAP. Reservados todos los derechos.
Lindt & Sprüngli simplifica y automatiza gran parte de la liquidación de gastos
de desplazamiento con las soluciones SAP Concur, a pesar de contar con una
compleja estructura de gastos con muchas particularidades.
Datos básicos
Empleados:
14 621 en todo el mundo
2,759 en Alemania Situación inicial:
Volumen de negocios Lindt & Sprüngli quería
4,509 billones de francos suizos en mejorar sus procesos de
Empresa: todo el mundo (2019)
gastos de desplazamiento
Lindt & Sprüngli GmbH 44 millones de euros en Alemania
y prescindir de los
Sector: (2018)
procesos en papel, de
Bienes de consumo Sitio web la necesidad de rellenar
www.lindt.es
datos manualmente y de
ciclos de reconciliación
complicados.
Objetivos
• Digitalizar y automatizar procesos
• Eliminar el archivo de recibos en papel
• Reembolsar gastos de desplazamientos de forma
rápida
Integración del sistema
El partner de
implementación Nagarro
ES creó para Lindt &
Sprüngli una interfaz
adicional para RR. HH.
Fácil Claro Transparente Rápido
Los empleados Se pueden dejar de Todas las partes Los reembolsos
recopilan los recibos archivar recibos en saben exactamente de los gastos de
y los presentan papel. en qué nivel de desplazamiento se
inmediatamente. procesamiento se pagan antes.
encuentra la solicitud
de reembolso
de los gastos de
desplazamiento.
Resultados
La mayoría de los empleados recopilan sus
recibos y presentan las liquidaciones inme-
Solución utilizada:
diatamente. El departamento financiero debe
corregir y consultar menos gracias al alto Concur® Expense
nivel de automatización.
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"Uno de los puntos fuertes de SAP Concur es que el producto se adapta
a sus necesidades individuales. Somos el primer cliente que ha instalado
una interfaz directa con RR. HH. Además, tenemos una estructura de
gastos relativamente compleja, lo que implica un esfuerzo de configuración
adicional. Una solución estándar no podría haber hecho frente a
nuestras necesidades específicas".
Ute Wagner
Directora financiera de Lindt & Sprüngli GmbH
Más allá del estándar
Lindt & Sprüngli deleita a sus clientes con uno de los mejores
chocolates del mundo. Sin embargo, también debe mimar a
sus empleados. Por este motivo, no solo reciben cajas de
chocolate gratis, sino que también tienen a su disposición
cursos sobre salud, una excelente cantina, prestaciones
financieras, jornadas laborales flexibles y mucho más.
Además, existe la particularidad de que Lindt & Sprüngli paga
a sus empleados los gastos de viajes que superan los
importes libres de impuestos. Sin embargo, este gesto añade
complejidad a la hora de realizar las liquidaciones, dado que
es necesario diferenciar las cuotas libres de impuestos y las
partes sujetas a impuestos. RR. HH. se encarga de que los
gastos sujetos a impuestos también se incluyan directamente
en la siguiente liquidación de nómina.
Para que los empleados que viajan reciban un reembolso de
todos sus gastos de forma rápida y correcta, Lindt & Sprüngli
decidió no implementar SAP Concur Expense completamente
en la versión estándar, sino crear directamente una interfaz
con RR. HH. Los especialistas en implementación del partner
de SAP Nagarro ES ayudaron a la empresa a realizar la
configuración. Con su ayuda, el proyecto se completó en un
año y medio.
© 2021 SAP SE o una empresa filial de SAP. Reservados todos los derechos.
Sin papel y
con total transparencia
Antes, en Lindt & Sprüngli, quien quería liquidar sus gastos de
desplazamiento debía rellenar un formulario en papel, adjuntar los
recibos en un sobre y enviarlo a su superior para iniciar el proceso. A APROX. 2.600
continuación, los documentos se transferían al departamento de liquidaciones al año (antes
finanzas hasta que finalmente se podían pagar. de la COVID-19)
No se podía saber en qué paso se encontraba la tramitación sin
preguntar. Al final, todos los recibos en papel se almacenaban en un
archivo grande. Con aproximadamente 2.600 liquidaciones al año,
este proceso requería mucho tiempo.
Hoy en día todo es distinto: "Un empleado envía su solicitud
mediante un clic y su superior lo recibe inmediatamente", describe
Nicole Frantzen, empleada del departamento de finanzas. "Al final, el
departamento de finanzas asume el control final". Ahora, con tan
solo un par de clics, se procesa toda la solicitud y ya no existe un
archivo con recibos en papel. "Es genial. Ya no existe la gestión en
papel y todo el mundo sabe en qué paso del tratamiento se
TIEMPO DE
encuentra la liquidación, lo que también anima a los empleados a
PROCESAMIENTO:
ocuparse rápidamente de su liquidación", comenta Nicole Frantzen. algunos días
"En el departamento de RR. HH. también se ha reducido el esfuerzo, ya
que SAP Concur calcula automáticamente los gastos a reembolsar, que
se transfieren y se procesan directamente en la contabilidad de salarios
mediante la interfaz de RR. HH. Ahora podemos procesar las
liquidaciones mucho más rápido que antes".
Nicole Frantzen
Empleada en el departamento de finanzas
de Lindt & Sprüngli GmbH
© 2021 SAP SE o una empresa filial de SAP. Reservados todos los derechos.Las reacciones
El equipo de proyecto ha creado una extensa documentación sobre cada
paso que los empleados deben realizar para la liquidación de gastos de
desplazamiento en el sistema. La mayoría de los empleados se familiarizó
con el proceso rápidamente.
SAP Concur ayuda a los usuarios a asignar sus recibos de liquidación a la
categoría correcta. ¿Se trata de un trayecto en taxi, del comprobante de
aparcamiento o de un recibo de obsequios para clientes o empleados? Esta
categorización permite que los recibos se contabilicen directamente en SAP
Concur, otro paso importante hacia la automatización.
© 2021 SAP SE o una empresa filial de SAP. Reservados todos los derechos.Lecciones aprendidas y visión general
La estructura de gastos compleja de Lindt & Sprüngli requiere una interfaz
adicional para RR. HH. "Ha costado tiempo y recursos", afirma Ralf
Goebbels, jefe de TI. "En la medida de lo posible, hemos intentado mantener
la versión estándar, aunque nuestro partner Nagarro ES nos ha
proporcionado los recursos necesarios para el proyecto y nos ha prestado
una gran ayuda. Sin embargo, es estupendo que SAP Concur sea lo
suficientemente abierto como para que podamos cumplir perfectamente
nuestras aspiraciones respecto a la solución".
En Alemania y España ya se ha realizado el despliegue, a continuación se
introducirá Concur Expense en las filiales de Francia, Gran Bretaña, Estados
Unidos y Alemania.
„Desde 1984 somos clientes de SAP y no nos
planteamos seriamente ninguna otra alternativa,
por lo que no se ha cuestionado implementar
una solución de otro proveedor. Nunca hay que
cambiar un sistema que funciona".
Ralf Goebbels
Director de TI de Lindt & Sprüngli GmbH
© 2021 SAP SE o una empresa filial de SAP. Reservados todos los derechos.Lindt & Sprüngli
se apoya en esta solución de SAP Concur
Concur Expense
Recopilación, análisis e informes de gastos de desplazamiento: todo con Expense.
Obtenga más información en concur.es/gestion-de-gastos.
EL PARTNER DE IMPLEMENTACIÓN
Nagarro ES es un proveedor alemán de servicios completos de TI líder en aplicaciones empresariales
esenciales e infraestructuras ERP complejas de transformación digital. Con más de 750 empleados,
Nagarro ES es uno de los partners de SAP más potentes e innovadores para pequeñas y medianas
empresas alemanas y grandes multinacionales.
LINDT & SPRÜNGLI
La historia de éxito de Lindt comenzó con un error cuando Rodolphe Lindt olvidó, en su
pequeña pastelería, apagar la máquina refinadora de chocolate que mezclaba los ingredientes
de un chocolate, por lo que el proceso de la máquina no fue breve, sino que se alargó durante
todo un fin de semana. De este modo, el chocolate se fundió delicadamente y empezó la
revolución del chocolate.
Hoy en día, Lindt sigue siendo famoso por su excelente chocolate y su capacidad de
innovación. Al mismo tiempo, la pastelería de entonces se convirtió en un grupo de éxito
mundial, con unos 15 000 empleados y un volumen de negocios anual de 4,509 billones de
francos suizos.
© 2021 SAP SE o una empresa filial de SAP. Reservados todos los derechos.Acerca de SAP Concur Las soluciones SAP® Concur® son líderes mundiales en tengan visibilidad sobre lo que gastan, garantizan el el área de reserva y liquidación de viajes de negocios. Se cumplimiento normativo y evitan la falta de partidas en centran en la simplificación y en la automatización el presupuesto. Gracias a las soluciones de SAP Concur, consecuente de los procesos que se llevan a cabo los trabajos engorrosos forman parte del pasado y se diariamente. La popular aplicación móvil de SAP Concur simplifican las tareas importantes. De este modo, las acompaña a los empleados en sus viajes de negocios y soluciones de SAP Concur ayudan a las empresas a los gastos se transfieren directamente al informe de obtener el máximo partido. Consulte concur.es o el blog gastos de desplazamiento. La integración de datos en de SAP Concur. tiempo real y el uso de inteligencia artificial para revisar todas las transacciones permite que las empresas Siga a SAP Concur Para obtener más información, visite www.concur.es © 2021 SAP SE o una empresa filial de SAP. Reservados todos los derechos. Queda prohibida la reproducción o transmisión de cualquier parte de esta publicación, en cualquier forma o para cualquier fin, sin el permiso expreso de SAP SE o de una empresa filial de SAP. La información que aquí se incluye puede modificarse sin previo aviso. Algunos productos de software comercializados por SAP SE y sus distribuidores contienen componentes de software con derechos de autor de otros proveedores de software. Las especificaciones de producto nacionales pueden variar. SAP SE o una empresa filial de SAP proporcionan estos materiales con fines meramente informativos, sin manifestación ni garantía de ningún tipo. Ni SAP ni sus empresas filiales se hacen responsables de los errores u omisiones en relación con los materiales. Las únicas garantías para los productos y servicios de SAP o de sus empresas filiales son aquellas especificadas en las cláusulas expresas de garantía que acompañan a dichos productos y servicios, si las hubiera. Nada de lo que aparezca en este documento debe interpretarse como garantía adicional. En concreto, ni SAP SE ni sus empresas filiales tienen obligación alguna de emprender las actividades empresariales indicadas en este documento o en cualquier presentación relacionada, o de desarrollar o lanzar ninguna de las funcionalidades mencionadas en el presente. Este documento, o cualquier presentación relacionada, así como la estrategia y posibles desarrollos futuros, productos y/o direcciones de plataforma y funcionalidades de SAP SE o de sus empresas filiales, están sujetos a posibles cambios y pueden ser modificados por SAP SE o sus empresas filiales en cualquier momento y por cualquier motivo, sin previo aviso. La información incluida en este documento no constituye ningún compromiso, promesa u obligación legal de proporcionar ningún material, código o funcionalidad. Cualquier afirmación referente al futuro está sujeta a diversos riesgos e incertidumbres que pueden provocar que los resultados reales difieran de forma significativa de los previstos. Se advierte a los lectores que no deben depositar una confianza excesiva en estas afirmaciones referentes al futuro y que no deben basarse en ellas a la hora de tomar decisiones de compra. SAP y los productos y servicios de SAP mencionados, así como sus respectivos logotipos, son marcas comerciales o marcas registradas de SAP SE (o de una empresa filial de SAP) en Alemania y en otros países. Todos los nombres de productos y servicios mencionados son marcas registradas de sus respectivas empresas. Consulte https://www.sap.com/spain/about/legal/ trademark.html para obtener información y avisos adicionales sobre marcas comerciales.
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