GI+100: Mantenimiento a largo plazo de la información geográfica digital. 16 principios fundamentales aceptados
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Diciembre 2013
GI+100: Mantenimiento a largo
plazo de la información geográfica
digital. 16 principios fundamentales
aceptados
Joep Crompvoets
Secretario General de EuroSRD
Traducción: Sara León Velasco
Subdirección General de Valoración e Inspección
Dirección General del Catastro
Resumen ejecutivo útil a los distribuidores de todo tipo de in-
formación geográfica del mundo.
Este documento establece 16 principios Hay múltiples motivos por los que se
para la retención y mantenimiento a largo desea mantener el acceso a la información,
plazo de la información geográfica digital. si bien, las principales razones relativas al
El documento está dirigido fundamental- archivo de información geográfica digital
mente a los suministradores de informa- son:
ción geográfica del sector público europeo
(particularmente a aquellos involucrados –E l cumplimiento de requerimientos
en cartografía y catastro), con la intención legales y
de subrayar el significado de los conceptos – La explotación a corto y largo plazo
fundamentales para el archivo de informa- de datos archivados para el análisis
ción geográfica digital. Los suministradores de cambios sociales, medioambienta-
de información geográfica son fundamen- les (por ejemplo, el cambio climáti-
talmente las agencias cartográficas como co), económicos, o bien, relativos a
los institutos geográficos, así como los ar- la eficiencia en la sustitución de bases
chivos de mantenimiento de información de datos.
geográfica en relación a un rango más am-
plio de información digital. Como objetivo Este documento establece el camino y
adicional, se plantea la posibilidad de que el describe lo que se debe hacer ahora para
documento pueda suministrar información probar en el futuro la inversión realizada
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por las agencias gubernamentales mundia- 11. C onsiderar el mantenimiento de una
les en el ámbito de la creación de los Datos representación gráfica junto con la
Geográficos. Fue aprobado por el Consejo representación lógica del dato.
de Administración del European Spatial 12. Restringir el número de formatos y
Data Research Net (EuroSDR) 1, el 30 de codificaciones a formatos reconoci-
mayo de 2013. dos, simples y bien documentados.
Los principios son: 13. Preferir los modelos de datos y es-
quemas sencillos a los complejos.
1. E l archivo de la información geográ- 14. Mantener un sistema de acceso a
fica digital empieza en el momento los datos sencillo. Centrarse en las
de la creación del dato, en vez de necesidades básicas de los usuarios
en el momento de su retirada del comunes –un sistema de archivo vi-
sistema activo. sual no necesita ser un SIG en pleno
2. Todas las organizaciones deben de rendimiento.
tener una política de mantenimien- 15. Asegurar la administración efectiva
to de sus archivos. y la calidad de los metadatos aso-
3. Ser selectivo y decidir qué archivar ciados al dato.
y qué eliminar. 16. Realizar hipótesis sobre el uso fu-
4. Considerar ventanas temporales de turo pero sin ser muy restrictivo.
conservación de 1, 10 y 100 años.
5. La migración o emulación es inevita-
ble en el medio-largo plazo. Se debe Introducción
estar preparado para elegir con an-
telación qué propiedades mantener. Remontándonos a hace 100 años en-
6. El volumen de producción del pro- contramos mucha información geográfica
grama de archivo también deberá creada en ese momento y todavía accesi-
ser mantenido a largo plazo para ble y utilizable hoy en formato de mapas
ajustarse a los requerimientos fu- en papel. El papel ha resultado ser un
turos. buen medio para la conservación a largo
7. Archivar no es hacer una copia de plazo si se cuida debidamente. Es sencillo
seguridad. También deben de ha- de manejar y la información en formato
cerse copias de seguridad de los gráfico es accesible inmediatamente. No
archivos. obstante, en el mundo digital de hoy en
8. Los datos geográficos deben ser día, la información geográfica se produce
mantenidos de tal manera que pue- de manera predominante en formato digital
dan ser usados por no especialistas que depende fuertemente de la tecnología
en la materia. para el almacenamiento y el acceso a los
9. Los objetos de información deberán datos. Las estructuras de datos modernas,
ser independientes e inteligibles por geometrías y relaciones de datos son indu-
sí mismos. dablemente mucho más potentes y precisas
10. Conservar la copia original del ar- que lo que históricamente podía dibujarse
chivo de 100 años en archivos abier- en papel. No obstante, el riesgo de perder
tos no en bases de datos u otros la información puede ser mucho más alto,
ámbitos complejos. especialmente si no se toman las debidas
precauciones. Si miramos 100 años hacia el
1
Organización Europea que se ocupa de la investi- futuro, es muy difícil decir cómo se asegu-
gación en temas de datos espaciales. Www.eurosdr.net. rará la conservación de los datos digitales y
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cómo se accederá a la información digital y un acercamiento común al archivo de in-
que generemos hoy. formación geográfica. La orientación futura
La información geográfica que actual- establecida por el equipo de trabajo del ar-
mente dibuja el mundo en el que vivimos chivo de datos del EuroSDR será publicada
proporciona un enorme valor al gobierno, en http://tinyurl.com/GI100.
empresas, investigadores, así como al pú-
blico general. Al mismo tiempo, se accede
frecuentemente a información histórica que Glosario
aporta un valor añadido. Entendemos que
salvaguardar los datos geográficos para las Con frecuencia, existe confusión entre
generaciones futuras, para entender no sólo los distintos términos utilizados en las co-
la historia sino las tendencias históricas, de- munidades geográficas y de archivo. Los
bería ser un objetivo estratégico de las Agen- términos utilizados en este documento tie-
cias Cartográficas Nacionales, archivos y de- nen lo siguientes significados:
más productores y suministradores de datos.
Si bien, nadie será capaz de predecir
Información geográfica
de forma precisa cómo será la tecnología
dentro de 100 años, se puede hacer mucho La información geográfica es 2:
para mitigar el riesgo de la pérdida de valor
de las bases de datos a lo largo del tiempo. – I nformación sobre lugares de la su-
La probabilidad de que las suposiciones o perficie terrestre.
predicciones, técnicas u organizativas, que – Conocimiento de la localización de
se hagan en 100 años vista, no se cumplan un elemento determinado.
es muy alta. No obstante, este documento – Conocimiento sobre lo que hay en
pretende resaltar que es responsable reali- una localización específica.
zar determinadas suposiciones hoy y docu-
mentarlas de manera concisa para permi-
tir a las generaciones futuras entender las Archivo
motivaciones y decisiones actuales. Como
consecuencia, hacemos una llamada a los El acto de transformar registros admi-
productores y suministradores de datos nistrativos en registros de archivo para
para empezar a probar sus datos hoy con establecer las condiciones propicias para
miras al futuro y así crear recursos soste- la investigación histórica y social. Los re-
nibles a largo plazo. gistros pueden estar constituidos por cual-
Este documento ha sido creado por el quier clase de información veraz creada por
equipo de trabajo del archivo de datos del personas u organizaciones. Archivar incluye
EuroSDR de 11 Agencias Cartográficas, la entrada, evaluación, descripción, mante-
Archivos Nacionales e Instituciones de In- nimiento y provisión de la documentación
vestigación europeas con objeto de buscar y contribuye a asegurar las bases legales así
la aprobación de una serie de principios como la eficiencia en la administración de
por parte del EuroSDR y EuroGraphics así datos. Los archivos históricos son respon-
como de la comunidad de Archivos, como sables de mantener los registros históricos
por ejemplo, el EBNA (European Board of por un tiempo ilimitado. El archivo ocurre
National Archivists), EAG (European Archi- normalmente cuando el uso primario de re-
ves Group) y EURBICA (European branch gistros ha caído bajo un determinado límite.
of the International Council of Archives). Es
nuestro objetivo establecer unos principios 2
Fuente Goodchild 1997.
45Joep Crompvoets
Formato de migración su conservación y mantenimiento, contem-
plando una selección inicial para la reuti-
El formato de migración es el proceso lización y el mantenimiento a largo plazo.
por el cual los datos son migrados de un (Higgins 2008).
formato a otro para evitar que el primero El orden de los principios sigue el ciclo
se vuelva obsoleto. vital de los datos, desde el diseño y creación
hasta el mantenimiento y conservación
Medio de migración (incorporación, anotación, migración), así
como el acceso a los datos archivados. Los
El medio de migración es el proceso por puntos de acción sugeridos y las preguntas
el cual los datos son migrados de un medio en las que se pueda requerir una mayor
de archivo a otro (p. ej: de CD a DVD o investigación se indican con el siguiente
de CD a cinta). símbolo: *
Principio 1: El archivo de la
Principios para el archivo información geográfica digital
de la información geográfica empieza en el momento de la
digital creación del dato, en vez de en el
momento de su retirada del sistema
El equipo de trabajo de archivo de da- activo
tos de EuroSDR ha identificado y acordado
una serie de conceptos prácticos funda- El archivo de una base de datos con
mentales y principios relacionados con el frecuencia se contempla como un tema
archivo de la información geográfica (IG). secundario, sin embargo, el valor a largo
Éstos están enumerados en este capítulo plazo de una base de datos debería eva-
y pretenden establecer los fundamentos luarse desde un principio. Si esta evalua-
para que los suministradores de informa- ción ocurre, los requisitos del archivo es-
ción geográfica del sector público y los tán claros desde el inicio para poder actuar
Archivos europeos conserven la informa- en consecuencia.
ción geográfica catastral para su uso en el
futuro. Cabe mencionar que, por mandato *– C onsultar al principio con los res-
legal puede que estos principios no sean ponsables y expertos en la conser-
seguidos, además, las organizaciones po- vación de datos digitales a largo pla-
drán verse obligadas legalmente a separar- zo. Por ejemplo: archivos, librerías o
se de los mismos. centros de datos, dependiendo de la
Fuera del dominio de la IG existen legislación nacional.
ya una serie de conceptos más genéricos *– Definir si la conservación a largo
y exhaustivos del ciclo vital de los archi- plazo es deseable o necesaria.
vos. Estos conceptos han sido fuertemente *– Determinar y documentar el periodo
influenciados por el Sistema de Archivo de retención. Éste puede ser cam-
Abierto de Información (OAIS, ISO 14721). biado con posterioridad si cambian
Por ejemplo, el Modelo del ciclo de conser- los requerimientos pero se clarifican
vación y mantenimiento de la DDC ha sido las necesidades de archivo desde el
diseñado para facilitar una aproximación momento inicial. Esta evaluación de-
a la gestión de los materiales digitales de bería realizarse para todas las bases
un archivo y, posibilitar de esta manera, de datos existentes.
46GI+100: Mantenimiento a largo plazo de la información geográfica digital. 16 principios fundamentales aceptados
Principio 2: Todas las organizaciones menos desafiante si se consideran, prepa-
deben tener una política de ran y ejecutan bien acciones a medio plazo.
mantenimiento de archivos El ratio de supervivencia de los datos será
mejor si se selecciona menos material pero
*– E l eje de cualquier caso de archivo se archiva correctamente que si se archiva
es el establecimiento y acuerdo de de manera deficiente una mayor cantidad
un plan de conservación común así de material.
como de unos objetivos comunes
entre los generadores de datos y los *– E l archivo debe definir el periodo de
que archivan. retención previsto para cada base de
*– Al elaborar un archivo se requiere datos individual, producto o grupo
tener una visión global. Se recomien- característico. Así mismo, el archivo
da la consulta de un alto número deberá conservar la documentación
de expertos para formular un plan que haya sido seleccionada para ar-
de conservación eficiente. Usar un chivar junto con el motivo del archi-
vocabulario común y un modelo de vo. Esto significa que deberá existir
referencia (como el modelo OAIS) una explicación de por qué determi-
mejorará la claridad y la compren- nados aspectos de una base de datos
sión. Uno de los objetivos clave de son más importantes en el corto y/o
la estrategia de archivo/conservación largo plazo.
es la mitigación de riesgos contra la *– Cuando los datos temáticos o de re-
pérdida y la corrupción. ferencia provienen de diferentes ba-
*– Los objetivos de conservación de ses de datos/organizaciones es mejor
un archivo deben quedar definidos que sean archivados por separado.
y archivados en su correspondiente Se requiere más investigación en
política de archivo. La política debe esta área con objeto de identificar
contemplar los requerimientos tan- mejores métodos para combinar y
to de los suministradores de datos archivar de forma que estén sincro-
como de los futuros usuarios. nizados.
*– Se debe establecer un buen régimen *– Para datos que se encuentran en
de dirección de los productores de actualización continua se requie-
datos y de los que archivan para ren consideraciones sobre la mejor
asegurar que la política esté correc- manera de capturar los cambios.
tamente implementada en el futuro. Son posibles cualquiera de los dos
*– Los archivos deben ser capaces de acercamientos siguientes si bien, se
evolucionar –el archivero no debe requiere más trabajo para entender
ser rígido en la forma de pensar o las ventajas y desventajas para una
de proceder. combinación óptima:
• Archivo de instantáneas de la
Principio 3: Ser selectivo y decidir base de datos. Este método es
qué archivar y qué eliminar más fácil de implementar, pero
puede producir exceso de infor-
Archivar es tanto un asunto económico mación y, por lo tanto, reque-
como un reto técnico. Los beneficios a largo rir más almacenamiento. Puede
plazo pueden ser intangibles, así que se re- también hacer más difícil de
comienda focalizarse en beneficios a corto y sincronizar diferentes bases de
medio plazo. El archivo a largo plazo será datos en una fecha posterior.
47Joep Crompvoets
• Archivo
de los cambios sólo en ac- técnicas y por lo tanto, se requerirá
tualizaciones/registros. Este método planificación.
minimiza el exceso de información, El acceso a los datos del archivo de
significando esto una disminución 100 años puede plantearse a través
del espacio de almacenamiento re- de una réplica del archivo decenal.
querido, pero no se ha probado que *– El archivo de 100 años estará bajo
sea inalterable ante los cambios de la custodia de un Archivo Nacional.
software y de sistemas. Para el archivo de transición se debe-
rá decidir si la responsabilidad le co-
rresponde a los Archivos Nacionales
Principio 4: Considerar ventanas
o bien a las Agencias Cartográficas
temporales de conservación de 1, 10
Nacionales.
y 100 años
La progresión de los datos en el ciclo
Considerar ventanas temporales ayudará vital de archivo queda representada
a planificar el sistema de archivo mediante en el siguiente diagrama:
la identificación las consideraciones clave
en las fases del ciclo vital de la IG. Como Principio 5: La migración o
establece el principio1, esta planificación emulación es inevitable en el
deberá empezar en una fase temprana. medio-largo plazo. Se debe estar
preparado para elegir con antelación
*– L as ventanas temporales de 1, 10 qué propiedades mantener
y 100 años son sólo propuestas y
podrán adaptarse atendiendo a las La codificación y formato en la que se
necesidades. entrega una IG al archivo no tiene por qué
– 1 año: salvaguarda operacional, ser necesariamente en la que se mantenga.
centrado en las necesidades a cor- Es altamente probable que los formatos ori-
to plazo, pueden ser apropiados los ginales no puedan ser mantenidos y leídos
formatos de propiedad y soluciones en el futuro. Por lo tanto, la capacidad de
especializadas. leer la información y archivar el contenido
– 10 años: estratégico, archivo de nego- requiere una reelaboración o migración a
cio, centrado en la reutilización y el un formato soportado. La emulación está
acceso a los datos. Nos referimos a éste actualmente en una fase inicial y por lo
como un Archivo Transitorio, puesto tanto, es preferible la migración como es-
que establece la conexión entre las ne- trategia para mantener la IG accesible en
cesidades de los distribuidores de datos un periodo más amplio de tiempo.
a corto plazo y las de los archivos.
– 100 años: Archivo a largo plazo cuyo *– D efinir las propiedades de la in-
objetivo es la conservación. Se centra formación geográfica (propiedades
en la robustez contra la pérdida de significativas) que deben ser reteni-
datos y la corrupción, así como por das en el momento de la migración
su capacidad en relación al manteni- o la emulación. (Nestor, 2008 and
miento de datos y la migración. Los 2011).
datos se guardan en archivos planos *– No asumir que los datos archivados
de formato abierto. no se degradan –se deben conside-
*– Se necesitará mover datos entre ar- rar mecanismos para comprobar y
chivos, con diferentes soluciones reportar la degradación de datos.
48GI+100: Mantenimiento a largo plazo de la información geográfica digital. 16 principios fundamentales aceptados
*– E legir la versión apropiada para la Principio 7: Archivar no es hacer una
conservación de datos (original/ di- copia de seguridad. También deben
gital/ análogo...). de hacerse copias de seguridad de los
Documentar las elecciones y razo- archivos
namientos, este tipo de información
ayudará a futuros archiveros y usua- *– L as copias de seguridad constituyen
rios a entender y determinar futuras un plan de mitigación contra cual-
versiones actualizadas de los datos. quier fallo de sistema para posibili-
*– Habilitar, si es posible, anotaciones tar la recuperación de los datos y se
para los datos archivados y conser- considera una labor estándar de in-
var dichas anotaciones junto con formática de cualquier sistema ope-
otra información contextual que rativo que contenga datos críticos.
pueda añadir valor a los datos. Las En cambio, el archivo tiene como
anotaciones no deberán cambiar el objetivo el mantenimiento y acceso
contenido original de los datos. a información a largo plazo de una
*– Asegurar que se controlan las co- manera más eficaz.
rrecciones de datos archivados. Las *– Es necesario al menos hacer dos
correcciones no deberán contaminar copias de seguridad del archivo en
la autenticidad del dato original. lugares diferentes. Una de las copias
Pueden ser necesarios un conjunto de seguridad debe estar en un ám-
separado de metadatos que descri- bito seguro.
ban los cambios y el control.
Principio 8: Los datos geográficos
La necesidad de un control de los cam- deben ser mantenidos de tal manera
bios es un ejemplo de por qué se recomien- que puedan ser usados por no
da considerar la capacidad de evolución del especialistas en la materia
archivo, el archivero no debe ser rígido en
su forma de pensar o de proceder. La au- La posibilidad de acceso y supervivencia
tomatización de la colaboración facilitará del dato será mayor si está estructurado de
los esfuerzos de conservación (ver, por una forma conocida por los archiveros y
ejemplo, http://www.openplanetsfounda- usuarios. El formato de malla en fotogra-
tion.org/) fías aéreas podría ser transformado a un
formato, como por ejemplo el TIFF, que es
Principio 6: El volumen de más comúnmente utilizado por archiveros
producción del programa de archivo y usuarios.
también deberá ser mantenido a
largo plazo para ajustarse a los *– D ocumentar las migraciones, forma-
requerimientos futuros tos y estructura de modo que pue-
dan ser comprendidas por archive-
Los documentos descriptivos de la ros, comisarios y usuarios.
política y plan de archivo deberán estar *– Documentar las razones por las cua-
asociados con los datos geográficos rele- les se aplican determinadas acciones
vantes para establecer el contexto en el de mantenimiento a los datos (por
que se tomaron las diferentes decisiones ejemplo, la migración). Este tipo de
en el momento de archivo o previo al información constituye el historial
mismo. de mantenimiento de la base de da-
49Joep Crompvoets
tos y ayudará a futuros archiveros a que no sean especialistas, se recomienda
entender y determinar los requisitos mantener una imagen ráster o un conjunto
de mantenimiento de la actualiza- de vectores autodiseñados de toda la exten-
ción de la base de datos. sión geográfica de la base de datos.
*– Archivar cronológicamente de forma Si esto no es posible, conviene mante-
independiente versiones de geodatos ner un ejemplo de representación del área
temáticos (datos climáticos o medio- tipo para conservar los datos como fueron
ambientales) y datos de georreferen- trasladados.
ciación (ortofotos).
*– Archivar especificaciones, defini-
Principio 12: Restringir el número
ciones de sistemas coordinados y
de formatos y codificaciones a
materiales anecdóticos que puedan
formatos reconocidos, simples y bien
ayudar a interpretar y comprender
documentados
los datos en un futuro.
En el futuro, se requerirá menos esfuer-
Principio 9: Los objetos de zo para migrar o emular datos, puesto que
información deberán ser deberán soportarse un menor número de
independientes e inteligibles formatos. Se espera que la industria llegue
por sí mismos a un consenso sobre los formatos más co-
munes en el campo del mantenimiento de
Cuanto más descriptivo sea el objeto de la IG.
información, más fácil será de interpretar
a largo plazo. *– E stablecer estándares y buenas prác-
ticas.
Principio 10: Conservar la copia *– En el archivo de 100 años, no uti-
original del archivo de 100 años en lizar codificaciones binarias con la
archivos abiertos no en bases de posible excepción de los datos ráster.
datos u otros ámbitos complejos
Cualquier formato comprimido deberá
Un repositorio abierto posibilita una ser abierto, documentado y usado de forma
utilización más eficiente de los datos (es- generalizada.
pecialmente, si se usan archivos de lectura
automática), y apoya las futuras migracio- Principio 13: Preferir los modelos
nes. Este acercamiento también facilita un de datos y esquemas sencillos a los
acceso a los datos mejor, o al menos más
complejos
simple, si bien hay que ser conscientes de
que puede implicar cierta pérdida de in- Un número alto de los modelos de IG de
formación. hoy en día son bastante complejos puesto
que han sido diseñados para soportar los
Principio 11: Considerar el requisitos modernos como, por ejemplo,
mantenimiento de una representación expresar atribuciones y relaciones entre
gráfica junto con la representación entidades.
lógica del dato
*– U
na base de datos altamente norma-
Cuando la representación de los datos lizada, en la que todas las propie-
no pueda ser usada fácilmente por personas dades del objeto estén distribuidas
50GI+100: Mantenimiento a largo plazo de la información geográfica digital. 16 principios fundamentales aceptados
y requieran una conexión para su Principio 15: Asegurar la
uso, puede beneficiar a corto pla- administración efectiva y la calidad
zo los objetivos de acceso y uso de de los metadatos asociados al dato
datos pero, sin embargo, no resulta
útil para el mantenimiento a largo *– L os metadatos almacenados en el
plazo, dado que hay un alto riesgo archivo deben ser semántica y sin-
de que las conexiones entre las pro- tácticamente válidos. Por ejemplo,
piedades puedan perderse a lo largo los registros de metadatos basados
del tiempo. en XML pueden validarse contra su
*– Si bien puede ser interesante man- esquema XML correspondiente para
tener las propiedades, el equilibrio asegurar la validez estructural. La
entre la conservación de la riqueza validación semántica es más com-
y la pérdida de datos por contar con pleja y puede implicar el uso de un
modelos excesivamente difíciles de vocabulario específico definido por
interpretar, deberá ser una elección el archivo, preferiblemente a través
individualizada. de la colaboración con el usuario.
*– Considerar, siempre que sea viable, *– Definir los tipos de metadatos ne-
la migración de datos complejos a cesarios para posibilitar un descu-
brimiento eficiente, una traslación
un modelo de datos más sencillo
precisa, una comprensión y reuti-
en el momento de la incorporación
lización continuada, así como el
en el archivo de los 100 años. En
mantenimiento efectivo de los datos
determinadas circunstancias (como
a largo plazo.
por ejemplo formatos obsoletos)
*– Utilizar estándares y formatos de me-
esto puede iniciarse como parte del
tadatos apropiados y ampliamente
proceso de archivo decenal.
utilizados.
*– Aplicar mecanismos eficientes y
Principio 14: Mantener un sistema de apropiados para manejar los cambios
acceso a los datos sencillo. Centrarse hechos a lo largo del tiempo a los
en las necesidades básicas de los metadatos.
usuarios comunes - un sistema de *– Considerar la habilitación de usua-
archivo visual no necesita ser un SIG rios para anotar los metadatos en
en pleno funcionamiento el archivo con objeto de facilitar la
mejora de los mismos.
Un sistema que es sencillo de operar, *– Definir una serie de principios que
mantener, migrar y emular será más bene- constituyan la guía operativa para el
ficioso a largo plazo que un sistema con mantenimiento y conservación de los
muchas funcionalidades. metadatos. Las políticas de manteni-
miento y conservación de los me-
*– E l archivo de 100 años sólo debe tadatos normalmente será políticas
incluir un acceso básico mientras subsidiarias de las de mantenimiento
que, los entornos basados en reque- del archivo de datos. Debe de ha-
rimientos a corto plazo, pueden con- ber claras referencias a las reglas de
tar con más funcionalidades. mantenimiento y archivo relativas a
*– Decidir el tipo de nivel de servicio aspectos legales y a otros temas que
de acceso, si es necesario, basado en afecten el mantenimiento y conser-
el contexto (estático, estable, etc.). vación de los metadatos. Todos estos
51Joep Crompvoets
elementos se regirán por una política Conclusiones
de archivo de datos central.
Estos 16 principios son el resultado de
Principio 16: Realizar hipótesis las discusiones entre las agencias cartográ-
sobre el uso futuro pero sin ser muy ficas nacionales y archiveros de diferentes
restrictivo contextos legislativos e instituciones del
ámbito europeo. La facilidad con la que
Es mejor hacer suposiciones sobre el uso el grupo discutió y acordó estos princi-
futuro y documentarlas, que intentar conce- pios (en cinco reuniones a lo largo de dos
bir una previsión detallada. La expedición de años) apoya la idea de que hay numerosos
directrices ayudará a focalizarse y a limitar aspectos comunes en los diversos acerca-
los esfuerzos de conservación. El cómo y de mientos nacionales al conjunto de retos
qué manera estas suposiciones se realizan que se les presentan. Quizá, el mayor reto
debe ser una valoración individual. es el conseguir un criterio común de los
Entender y documentar, si es posible, expertos interdisciplinares de los diferentes
el nivel de conocimiento, experiencia téc- países con objeto de facilitar el perfecciona-
nica y otras prácticas de los usuarios que miento del consenso de buenas prácticas, la
podrían impactar en la forma en que los da- comprensión de las diferentes perspectivas
tos mantenidos son encontrados, accedidos y la capacidad de aprender de contextos
y utilizados. El archivo requiere monitorizar más amplios. Definitivamente, el grupo de-
los cambios de los usuarios en el tiempo. fiende un acercamiento común frente a la
Cualquier cambio sustancial deberá ser ana- publicación unilateral de las políticas de
lizado y gestionado por las medidas de man- archivo. De hecho, dado que uno de los
tenimiento aplicadas a los datos archivados. retos clave es el acceso a la información
protegida en ficheros de formato digital a
*– I dentificar los consumidores poten- largo plazo, la creación de los archivos geo-
ciales (humanos, software...) a los gráficos digitales basada en un conjunto de
que el dato mantenido les será bene- principios comunes, es probablemente el
ficioso en términos de interpretación mejor medio para garantizar que nuestros
y utilización, y documentar dichas datos más preciados se mantendrán acce-
suposiciones. sibles en los años que quedan por venir.
52También puede leer
