Manual Gmail - Campus Virtual de EPRINSA
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Manual Gmail
Este manual se distribuye con licencia Creative Commons 3.0 Si desea conocer más información, puede pulsar el siguiente enlace: Licencia Creative Commons Atribución-CompartirIgual 3.0 Unported
Gmail
Gmail
Introducción.......................................................................................................... 3
Recepción/Envío de correos................................................................................. 5
Redactar y enviar....................................................................................... 5
Deshacer el envío...........................................................................9
Confirmación de lectura................................................................10
Enviar como otro remitente...........................................................11
Borradores............................................................................................... 11
Recepción de correos.............................................................................. 13
Responder............................................................................................... 14
Organizar la Bandeja de Entrada.............................................................17
Clasificación por pestañas en la Bandeja de Entrada..................18
Tipos de Bandejas de Entrada.....................................................19
Buscar correos......................................................................................... 20
Etiquetas............................................................................................................. 25
Asignación de etiquetas........................................................................... 25
Creación de etiquetas.............................................................................. 26
Configuración de etiquetas......................................................................27
Mover y etiquetar..................................................................................... 31
Acciones............................................................................................................. 32
Archivar.................................................................................................... 32
Spam....................................................................................................... 32
Eliminar.................................................................................................... 34
Marcar como leído/no leído.....................................................................38
Marcar como importante..........................................................................38
Añadir a las tareas................................................................................... 40
Destacar.................................................................................................. 42
Crear Evento............................................................................................ 43
Filtrar Mensajes como éste / similares.....................................................45
Silenciar................................................................................................... 45
Añadir a Contactos.................................................................................. 47
Iniciar Chat............................................................................................... 48
Imprimir.................................................................................................... 48
Traducir.................................................................................................... 50
Bloquear.................................................................................................. 50
Denunciar suplantación de identidad.......................................................52
Filtros.................................................................................................................. 53
Creación.................................................................................................. 53
Modificar y eliminar.................................................................................. 54
Exportar/importar..................................................................................... 54
Configuración...................................................................................................... 56
Deshacer el envío.................................................................................... 57
Firma........................................................................................................ 57
Respuesta automática.............................................................................58
Delegación del correo.............................................................................. 59
Añadir otras cuentas remitentes..............................................................61
Funcionamiento de la opción "Tratar como un alias"....................62
Reenvío automático................................................................................. 63
Créditos del Manual............................................................................................ 66
1
Gmail
Introducción
Gmail es un servicio de correo electrónico con posibilidades POP3 e IMAP
gratuito proporcionado por la empresa estadounidense Alphabet
(anteriormente Google) desde el 15 de abril de 2004.
A día de hoy Gmail supera ya los 1200 millones de usuarios (esto significa
que una de cada siete personas en el mundo utilizan Gmail cada mes),
siendo el servicio de correo más utilizado del mundo.
El gran éxito de este servicio se explica por varios motivos:
- Gratuito para particulares
- 15GB de espacio de almacenamiento disponible (particulares)
- Interfaz sencilla e intuitiva
- Agrupación de conversaciones
- Publicidad poco intrusiva y orientada a las preferencias del usuario
(particulares)
- Integración con todos los servicios y productos de Google y Android
(Youtube, Calendar, Docs, Drive, Chrome, Play Store, Hangout,...)
- Servicio para empresas
En la interfaz o pantalla principal de Gmail podemos diferenciar distintas
zonas o bloques. Aquí vamos a comentarlas brevemente, ya que se verán
con más detalle en los siguientes apartados del manual:
Barra de búsqueda: En la barra de búsqueda vamos a poder realizar
búsquedas de correos en nuestras bandejas aplicando diferentes
criterios.
Introducción
3
Gmail
Barra de menú: Aquí se ubican las diferentes opciones de menú para
la gestión de los correos de nuestras bandejas (archivar, eliminar,
etiquetar, navegación, configuración,...).
Botón Redactar: Abre una ventana para redactar un nuevo correo.
Árbol de bandejas/etiquetas: Nos muestra la lista de etiquetas (o
bandejas o carpetas) que tenemos creadas para clasificar los correos.
Clicando sobre cada una, se cargarán en la parte central los correos
que contengan.
Lista de correos: Se ubica en la parte central de la pantalla, y
mostrará la lista de correos de la carpeta/etiqueta selecciona o del
resultado de la búsqueda realizada. Los campos que se muestran son
(por orden): el remitente/s, el asunto (si tiene), los primeros caracteres
del correo, indicador de adjuntos (si tiene) y la fecha y hora de
recepción del mensaje.
Hangouts: Widget de Hangouts dónde veremos nuestra lista de
conversaciones de chat, podremos comenzar nuevas, realizar
videollamadas, y demás posibilidades que ofrece esta aplicación.
4 Introducción
Gmail
Recepción/Envío de correos
Las principales tareas que necesitamos realizar con nuestro correo
electrónico es la recepción y el envío de correos, por lo que son las dos
primeras acciones que vamos a tratar.
Redactar y enviar
Para comenzar a redactar un nuevo correo sólo tenemos que pulsar sobre el
botón "Redactar" de la pantalla principal. En ese momento se abrirá la
ventana de redacción de correos con un tamaño reducido en la parte inferior
derecha. Esta ventana podemos redimensionarla o maximizarla, según
nuestras preferencias. El objetivo de ser una ventana más pequeña, es el
permitir realizar búsquedas en la bandeja de entrada o consultar otros
correos mientras escribes el nuevo correo.
El proceso de redacción y envío de un correo es muy sencillo:
1. En primer lugar, introducimos la dirección de correo del destinatario.
En el momento de comenzar a escribir la dirección, la caja de texto se
comportará como un buscador ofreciéndonos resultados en la parte
inferior para que podamos seleccionar con el ratón sin tener que
terminar de escribir la dirección completa. Fíjate también en los
botones "Cc" y "Cco" que hay en la parte derecha. Si pulsamos sobre
ellos se nos añadirán nuevas líneas de destinatarios en modo "Copia"
y "Copia oculta" respectivamente.
Recepción/Envío de correos 5
Gmail
2. Debemos introducir un Asunto para el correo. No es obligatorio, pero
sí muy recomendable, para evitar ser catalogados como SPAM y
avanzar con pocas palabras el contenido, la importancia o la intención
del correo a las personas destinatarias.
3. Redactar el correo, para ello sólo tenemos que comenzar a escribir en
la siguiente zona, justo debajo del asunto. A esta zona se le denomina
"cuerpo" del correo. En el cuerpo del correo podemos utilizar
diferentes formatos (cursiva, negrita, colores, resaltado, tipo de letra,
alineación...) y herramientas de texto (numeración, viñetas,
tabulaciones, enlaces, emoticonos, corrector ortográfico...). Estas
opciones las tenemos disponibles en los botones "Opciones de
formato", "Enlaces", "Emoticonos" y "Corregir ortografía", que tenemos
en la parte inferior.
6 Recepción/Envío de correos
Gmail
4. A un correo electrónico se le pueden adjuntar todo tipo de archivos.
Para adjuntar un archivo tenemos varias opciones:
Desde "Adjuntar archivo": Si pulsamos el botón de adjunto (un
clip), se nos abrirá una ventana nueva para que seleccionemos
el documento de nuestro equipo que queremos adjuntar. El
máximo tamaño permitido para un adjunto es de 25MB, si el
archivo es mayor, Gmail añadirá automáticamente un enlace a
Google Drive en vez de adjuntarlo. Así, el destinatario podrá
descargárselo y acceder a él incluso si se retira el archivo de
Google Drive.
Desde "Insertar foto": Si pulsamos el botón de foto (una
cámara) se nos abrirá una nueva ventana desde la cual
podremos seleccionar una imagen (sólo imágenes) de nuestro
equipo para adjuntarla al correo, bien utilizando el botón
"Seleccionar fotos para subir" o arrastrándola directamente en
la propia ventana. También nos permite adjuntar una imagen
de Internet sí conocemos su URL desde la pestaña "Dirección
web (URL)". Para adjuntar la imagen al correo disponemos de
dos opciones, adjuntarla dentro del cuerpo de correo
(intercalada en el texto) pulsando el botón "Intercalar", o como
Recepción/Envío de correos 7
Gmail
adjunto (la imagen se adjunta al correo como un adjunto
tradicional) pulsando el botón "Como archivo adjunto". Esta
elección debe hacerse antes de seleccionar la foto. Por último,
tendremos que pulsar el botón "Insertar" para que la imagen se
adjunte al correo.
Desde "Insertar con Drive": Si pulsamos el botón de Drive se
nos abrirá una nueva ventana donde se cargarán los archivos
que tenemos en nuestra unidad Drive de Google, y podremos
seleccionar cualquiera archivo para adjuntarlo al correo.
También podemos adjuntar cualquier archivo que haya sido
compartido con nosotros desde Drive, pulsando en la pestaña
"Compartido conmigo", o seleccionar un archivo de nuestro
equipo que será subido a Drive antes de ser adjuntado al
correo. Para adjuntar archivos de Drive al correo tenemos dos
opciones, adjuntarlos como enlaces (sólo se agrega un enlace
al documento y por tanto no ocupa espacio en el correo)
pulsando el botón "Enlace de Drive", o como adjunto (el archivo
se adjunta al correo como un adjunto tradicional) pulsando el
botón "Archivo adjunto". Por último, tendremos que pulsar el
botón "Insertar" para que el archivo se adjunte al correo.
8 Recepción/Envío de correosGmail
Arrastrando el archivo con el ratón hasta la ventana de
redacción: Gmail permite poder adjuntar archivos
arrastrándolos directamente sobre la ventana de redacción. Si
el archivo es una imagen nos la adjuntará intercalada en el
cuerpo del correo, y en otro caso, quedarán como archivos
adjuntos tradicionales. Si el archivo es mayor de 25MB, Gmail
añadirá automáticamente un enlace a Google Drive en vez de
adjuntarlo.
5. Una vez finalizada la redacción del correo y añadidos los documentos
adjuntos que necesitemos, sólo tenemos que pulsar el botón "Enviar".
Deshacer el envío
Una de las características más útiles de Gmail es la posibilidad de poder
deshacer un envío de correo durante algunos segundos después de haberlo
enviado, evitando en muchas ocasiones enviar correos con errores o
incompletos, a destinatarios erróneos,... Los segundos durante los cuales
está disponible esta posibilidad (5, 10, 20 o 30) se establecen en la
Configuración de Gmail, que veremos con más detalle en los siguientes
apartados. Justo después de enviar un correo aparecerá un mensaje en la
Recepción/Envío de correos 9Gmail parte superior de la ventana dónde nos informará que el mensaje se ha enviado y aparecerá un enlace "Deshacer" para cancelar o deshacer el envío, y volver a la ventana de redacción. Transcurridos los segundos configurados, desparecerá este enlace y ya no se podrá deshacer el envío. Confirmación de lectura Otra funcionalidad relacionada con la redacción de correos es la de la Confirmación de lectura. Esta funcionalidad sólo está disponible en la versión "for work" de Gmail, es decir, la versión para empresas, y además sólo si el administrador la ha habilitado. Cuando enviemos un correo con confirmación de lectura, cuando el destinatario lea el correo, recibiremos una notificación de confirmación informándonos de la lectura (el estado de leído o no leído aparece debajo del cuerpo del mensaje). Si queremos activar la confirmación de lectura, antes de enviar un correo, haremos clic en el menú de opciones (flecha desplegable) situado en la esquina inferior derecha de la ventana de redacción, y activaremos la opción "Solicitar confirmación de lectura". Cuando recibas un mensaje para el cual un usuario ha solicitado la confirmación de lectura, Gmail puede enviar automáticamente la confirmación o solicitarte que apruebes su envío, dependiendo de la configuración realizada por el administrador. Si la confirmación de lectura es manual, cuando cierres el mensaje o salgas de él, aparecerá un mensaje pidiendo tu aprobación para enviar una confirmación de lectura. 10 Recepción/Envío de correos
Gmail
No te fíes exclusivamente de las confirmaciones de lectura para
saber si se han recibido tus mensajes. Aunque las confirmaciones
de lectura son compatibles con muchos sistemas de correo, puede
ocurrir que recibas una confirmación de un mensaje no leído (sólo
lo haya descargado o clicado) o que no la recibas aunque el
destinatario lo haya leído.
Enviar como otro remitente
Gmail te permite enviar mensajes poniendo como remitente direcciones de
correo electrónico distintas de la tuya de Gmail. Con esta función puedes
administrar varias cuentas desde la interfaz de Gmail si eres el propietario de
la cuenta de correo electrónico vinculada a la dirección alternativa.
Para enviar desde otra cuenta, en la ventana de redacción o respuesta de
correo, pulsamos nuestra dirección en el campo "De" y se desplegará una
lista con las direcciones que tengamos añadidas como remitentes.
Para configurar las direcciones de remitentes, se puede consultar el
apartado "Añadir otras cuentas remitentes" de este manual.
Borradores
Mientras escribes un correo, Gmail va guardando automáticamente un
"borrador", es decir, guarda el correo que estas escribiendo pero sin
enviarlo. Así, siempre puedes salir de tu correo electrónico y terminar el
mensaje en otro momento.
Recepción/Envío de correos 11Gmail
Para encontrar el borrador de un mensaje que has dejado sin terminar, haz
clic en la carpeta Borradores, en el árbol de carpetas/etiquetas del la
izquierda y se mostrará el listado de correos en estado borrador que tengas.
Si no ves la carpeta Borradores, ve a la pestaña Etiquetas de la
pantalla Configuración y haz clic en el enlace "mostrar" que hay
al lado de la etiqueta Borradores, como se detalla más adelante en
el apartado Configuración de etiquetas.
En el caso de borradores de respuesta, además de aparecer en la carpeta
Borradores, también aparecerá un indicador "borrador" en el correo al que
estás respondiendo, y al abrirlo, se posicionará directamente para continuar
la respuesta.
12 Recepción/Envío de correosGmail Cuando ya no necesites un borrador, haz clic en el icono "Descartar borrador" que hay en la parte inferior derecha de la ventana de redacción, o si quieres eliminar varios, desde el listado de borradores, seleccionando los que quieras eliminar y pulsando el botón "Descartar borradores" del menú superior. Recepción de correos Todos los correos que recibimos nos llegarán a alguna de nuestras carpetas, según si tenemos o no reglas o filtros de mensajes. Por defecto, los mensajes recibimos los veremos siempre en la carpeta "Recibidos" (la bandeja de entrada). Si tenemos mensajes sin leer, al lado del nombre de la carpeta nos mostrará el número de mensajes no leídos de esa carpeta, y el correo aparecerá marcado en negrita en la lista de correos de la carpeta. Recepción/Envío de correos 13
Gmail Responder Una de las acciones más habituales a realizar cuando se recibe un correo es responderlo. Para realizar esta acción desde Gmail disponemos directamente de un editor de texto en la parte inferior de la ventana de visualización del correo para que comencemos a escribir la respuesta, además de un botón "Responder" en la parte superior derecha que nos lleva al mismo editor. Si un correo que hemos recibido ha sido enviado a varios destinatarios (en el campos Para o CC), podemos enviar una respuesta a todos los participantes en lugar de sólo al remitente. Para ello, debemos pulsar sobre el enlace "Responde a todos" en el editor de respuestas de la parte inferior de la ventana de visualización del correo, o bien, desplegando el botón de "Responder" y seleccionando la opción "Responder a todos". 14 Recepción/Envío de correos
Gmail Otra opción de la que disponemos a la hora de responder un correo es seleccionar "Reenviar". Esta acción es similar a la respuesta pero no precarga los destinatarios en el campo "Para", ya que el objetivo es reenviar el correo a un destinatario no incluido ya en la conversación. Una vez que hayamos terminado de escribir la respuesta al correo, bastará con pulsar el botón "Enviar" del editor de respuestas. Podéis comprobar que disponemos de las mismas opciones (añadir más destinatarios, formato de texto, adjuntos, ...) que se han descrito para la redacción de correos, pero en lugar de tener una nueva ventana para la redacción del correo, el editor se muestra ubicado en la parte inferior del correo que vamos a responder. Recepción/Envío de correos 15
Gmail
Otro de los aspecto a destacar de la gestión de correos de Gmail es la
agrupación de los correos en conversaciones, de forma que las carpetas
quedan mucho más limpias y ágiles, ya que agrupa en una sola fila todas las
respuestas a un mismo correo (conversación), evitando que se llene la
bandeja sólo con esas respuestas. En la fila de la conversación se mostrarán
los participantes, el número de respuestas que contiene, las primeras
palabras del último mensaje, el indicador de adjuntos y la fecha.
Para ver todas las respuestas de una conversación bastará con hacer clic
sobre ella, y se abrirá la ventana del último correo de la conversación,
quedando replegados el resto de respuestas anteriores en la parte superior
del mismo (sólo se muestra el remitente, la fecha, y las primeras palabras
del mensaje). Para consultar alguna respuesta anterior debemos pulsar
sobre ella para que se despliegue, y si volvemos a pulsar sobre ella se
volverá a replegar. Sobre cualquiera de la respuestas podemos realizar las
acciones comentadas anteriormente, responder, responder a todos, y
reenviar.
El indicador de adjuntos no es muy fiable, porque la mayoría de
las firmas de correo se insertan como imagen en el propio correo,
por lo que Gmail la reconoce como adjunto y nos muestra el
indicador, cuando realmente es sólo la firma.
16 Recepción/Envío de correosGmail Organizar la Bandeja de Entrada En Gmail, la organización de los correos electrónicos de nuestra bandeja de entrada está basada en la utilización de etiquetas. Los correos electrónicos podemos etiquetarlos con una o varias etiquetas, de forma que queden agrupados u ordenados según las etiquetas que les hemos asignado. Las etiquetas funcionan como carpetas, con la diferencia de que puedes añadir varias etiquetas a un mismo mensaje, por ejemplo, si creamos una etiqueta "Eprinsa" y etiquetamos un correo con ella, nos aparecerá en el árbol de carpetas una nueva con el nombre "Eprinsa", y si pulsamos sobre ella veremos el correo que acabamos de etiquetar; si repetimos el proceso sobre el mismo correo pero creando la etiqueta "Formación", veremos que el correo aparece en ambas carpetas. En el listado de correos de cada carpeta podremos ver las etiquetas que tiene asignadas cada correo. Gmail realiza un etiquetado automático de los correos. Cualquier correo que nos llegue será etiquetado con la etiqueta "Recibidos", de forma que siempre aparecerá en la carpeta "Recibidos". En el apartado Etiquetas se verán más detalles sobre la creación, configuración y asignación de etiquetas a los correos. Recepción/Envío de correos 17
Gmail
Clasificación por pestañas en la Bandeja de Entrada
Si tenemos activada la clasificación por pestañas de la bandeja entrada,
Gmail realizará además una clasificación automática de los correos según
varios parámetros en "Principal", "Social", "Promociones", "Notificaciones" y
"Foros" para ayudarnos a tener mejor organizada nuestra bandeja de
entrada.
Para activar esta funcionalidad debemos seguir los siguientes pasos:
1. Pulsa el botón de Configuración (rueda dentada) y selecciona la
opción "Configurar bandeja de entrada"
2. Marca las pestañas que quieres que aparezcan en la bandeja de
entrada, que serán las categorías en las que Gmail clasificará tus
correos.
3. Pulsa el botón Guardar y verás como se reorganiza automáticamente
tu bandeja de entrada.
4. Si quieres deshacer los cambios solo tienes que desmarcar las
pestañas en la misma pantalla "Configurar bandeja de entrada".
18 Recepción/Envío de correosGmail
Cuando organizamos nuestra bandeja de entrada mediante
categorías y etiquetas, puede que lleguemos a tener dificultades
para encontrar un correo concreto porque no recordemos su
categoría o cómo lo etiquetamos. La forma más sencilla para
solucionar este problema es utilizando la función de búsqueda que
detallaremos más adelante, pero también podemos seleccionar la
carpeta/etiqueta "Todos", en la cuál se ubican todos los correos
independientemente de la categoría o etiqueta que tengan, incluso
veremos los archivados y los borradores.
Tipos de Bandejas de Entrada
Gmail nos ofrece otra opción para la organización de nuestra bandeja de
entrada (Recibidos), son los "Tipos de Bandejas":
Predeterminada: Es el tipo de bandeja por defecto, los correos se
ordenan por fecha de llegada de más reciente a más antiguo, y por
las categorías que tengamos habilitadas.
Importantes primero: Muestra en primer lugar los mensajes
marcados como "Importantes", y a continuación el resto de correos ya
ordenados normalmente por su fecha de llegada. Para más detalles
sobre los marcadores de importancia consultar el apartado Marcar
como importante de este documento.
No leídos primero: Muestra en primer lugar los mensajes no leídos, y
a continuación el resto de correos ya ordenados normalmente por su
fecha de llegada.
Destacados primero: Muestra en primer lugar los mensajes
marcados como "Destacados", y a continuación el resto de correos ya
ordenados normalmente por su fecha de llegada. Para más detalles
sobre correos destacados consultar el apartado Destacar de este
documento.
Prioritarios: Muestra en primer lugar los mensajes no leídos, los
marcados como "Destacados" y los "Importantes", y a continuación el
resto de correos ya ordenados normalmente por su fecha de llegada.
Recepción/Envío de correos 19Gmail
Para seleccionar un tipo u otro de bandeja podemos hacerlo desde la propia
etiqueta "Recibidos" en el árbol de carpetas/etiquetas del menú de la
izquierda, pulsando el botón "flecha"; o desde la pantalla de configuración
(botón "Configuración", opción "Configuración"), en la pestaña Recibidos, en
la primera sección "Tipo de bandeja de entrada".
Buscar correos
La búsqueda de correos es también una de las acciones más habituales que
vamos a necesitar realizar. El cuadro de búsqueda se encuentra ubicado en
la parte superior de la ventana de Gmail, estando visible en todo momento,
por lo que podremos realizar una búsqueda desde cualquier lugar de nuestra
página de Gmail.
La búsqueda es una de las herramientas más potentes de las que dispone
Gmail, aunque para sacarle el máximo partido debemos conocer algunos
"trucos" que vamos a mostrar a continuación:
1. Buscar en todas las carpetas/etiquetas por palabras clave:
Es la búsqueda por defecto, es decir, si introducimos cualquier
palabra/s en el cuadro de búsqueda, Gmail realizará la búsqueda en
todos los correos que tengamos, (incluidos los borradores y las
conversaciones de Hangouts guardadas) y mostrará aquellos que
contengan esa/s palabra/s.
20 Recepción/Envío de correosGmail
2. Buscar en una carpeta/etiqueta concreta:
Para buscar un correo en una bandeja/carpeta concreta, tan sólo
tendremos que pulsar sobre ella e introducir en el cuadro de
búsqueda las palabras clave a buscar. A diferencia del caso anterior,
sólo buscará entre los correos que se encuentren etiquetados en esa
bandeja/carpeta (comprueba como en el cuadro de búsqueda se
autocarga un filtro para la carpeta/etiqueta seleccionada: "in:xxxx" o
"is:xxxx" o "label:xxxx").
También podemos utilizar el filtro de búsqueda "in:" para realizar esta
tarea. Por ejemplo, si queremos buscar correos que contengan la
palabra "Prueba" pero sólo en nuestra bandeja/carpeta "Eprinsa",
utilizaremos el filtro: "in:eprinsa Prueba" (recuerda que no se puede
dejar espacio después de ":").
A continuación mostramos algunos de los filtros disponibles para
buscar de forma rápida en las bandejas/carpetas predefinidas de
Gmail:
Buscar sólo en "Recibidos": "in:inbox"
Buscar sólo en "Destacados": "is:starred"
Buscar sólo en "Enviados": "in:sent"
Buscar sólo en "Borradores": "in:draft"
Recepción/Envío de correos 21Gmail
Buscar sólo en "Importantes": "is:important"
Buscar sólo en las "Conversaciones de Hangouts": "in:chat"
Buscar en "Todos" los correos: "in:all"
Buscar en sólo "Spam": "in:spam"
Buscar en sólo "Papelera": "in:trash"
3. Buscar sólo los correos no leídos
Al lado del nombre de las bandejas/carpetas aparecerá un indicador
con el número de correos sin leer que tenemos en ellas, y puede
ocurrir que nos indique que tenemos uno o varios correos sin leer,
pero no consigamos localizarlos o estén muy lejanos en la paginación
de la lista de correos. Una buena forma de poder listar sólo los
correos no leídos es utilizando el filtro: "is:unread".
4. Buscar correos desde o para una persona
Si necesitas encontrar correos que hayas intercambiado con una
persona concreta, tan sólo debes introducir en la caja de búsqueda la
dirección de correo de esa persona. Gmail devolverá como resultado
todos aquellos correos enviados o recibidos de esa persona.
Sí queremos afinar aún más este tipo de búsqueda, podemos limitar
la búsqueda sólo a aquellos correos enviados para esa persona, o
sólo a aquellos recibidos desde esa persona. Para ellos disponemos
de los siguientes filtros:
Correos para una persona: "to:"
Correos desde una persona: "from:Gmail
entrada (Recibidos). Pero si queremos localizar alguna conversación
silenciada para leerla o porque la hayamos silenciado por error,
podemos utilizar un filtro de búsqueda que sólo nos muestre aquellas
conversaciones silenciadas. Este filtro es: "is:muted".
La opción de silenciar conversaciones se detallará más adelante en el
apartado Silenciar.
6. Búsqueda avanzada
La búsqueda avanzada nos permite realizar búsquedas con varios
tipos de filtros de una forma visual y sencilla, y que podemos
combinar para afinar más los resultados. Todas las búsquedas
citadas anteriormente se pueden realizar desde la búsqueda
avanzada, además de otras sólo disponibles desde esta pantalla. Las
diferentes opciones de filtros son:
Filtro "Buscar": Nos permite establecer la bandeja/carpeta, o la
categoría, o la etiqueta sobre la que realizar la búsqueda.
Filtro "De": Nos permite buscar correos de uno o varios
remitentes.
Filtro "Para": Nos permite buscar correos de uno o varios
destinatarios.
Filtro "Asunto": Podemos buscar correos por el asunto (también
podemos utilizar el filtro directo "subject:").
Filtro "Contiene las palabras": Es equivalente a la búsqueda
por defecto, busca correos que contengan las palabras claves
que indiquemos aquí en cualquier parte del correo (remitente,
destinatarios, asunto o cuerpo).
Filtro "No contiene": Busca los correos que no contengan las
palabras claves que indiquemos aquí en cualquier parte del
correo (remitente, destinatarios, asunto o cuerpo).
Filtro "Contiene archivos adjuntos": Buscará correos que
contengan archivos adjuntos.
Filtro "No incluir chats": Excluye de la búsqueda los mensajes
de Hangouts.
Filtro "Tamaño": Nos permite buscar correos con un tamaño
mínimo o máximo.
Filtro "Rango de fechas": Podemos buscar correos recibidos o
enviados en el rango de fechas que indiquemos.
Recepción/Envío de correos 23Gmail 24 Recepción/Envío de correos
Gmail Etiquetas Como ya se ha comentado, las etiquetas son la herramienta que nos ofrece Gmail para la organización de los correos electrónicos de nuestra bandeja de entrada. Las etiquetas funcionan como carpetas, con la diferencia de que puedes añadir varias etiquetas a un mismo mensaje, consiguiendo que aparezca en varias carpetas a la vez. Por ejemplo, podríamos crear una etiqueta llamada "Seguimiento" para correos electrónicos a los cuales deseas hacer un seguimiento, de forma que cuando recibamos un correo al cual queramos hacerle un seguimiento especial, lo etiquetaríamos con esta etiqueta; y así, de forma rápida, podríamos ver aquellos correos que tengamos en seguimiento pulsando sobre la carpeta "Seguimiento" correspondiente a la etiqueta. En el listado de correos de cada carpeta podremos ver las etiquetas que tiene asignadas cada correo. Asignación de etiquetas La asignación de etiquetas o etiquetado de los correos se hace desde la pantalla de lectura de correos, desde el botón "Etiquetas". Al pulsarlo se despliega un menú con un listado de las etiquetas existentes y un cuadro de búsqueda que podremos utilizar la para ayudarnos a localizarlas. Tan sólo tendremos que clicar sobre la etiqueta que queramos asignar al correo y éste será etiquetado. Etiquetas 25
Gmail
Para desetiquetar un correo de una de las etiquetas asignadas, basta con
desmarcar la etiqueta desde el menú de etiquetas, o bien, pulsar la "x" de la
etiqueta directamente.
Creación de etiquetas
La creación de etiquetas es un proceso muy sencillo, sólo necesitamos
asignar un nombre para la etiqueta, y ya estará disponible para asignarla.
Posteriormente podremos cambiar el nombre o el color de la etiqueta para
dejarla según nuestros gustos. Los pasos a seguir son los siguientes:
1. Accede a la pantalla de creación de etiquetas, para ello puedes pulsar
el enlace "Crear nueva etiqueta" ubicado al final de la barra lateral
izquierda, o bien, una vez en la pantalla de lectura de correos,
pulsando el botón "Etiquetas" de la barra superior y después la opción
"Crear nueva etiqueta".
26 EtiquetasGmail
2. Asignamos el nombre de la nueva etiqueta.
3. Indicamos si queremos que esté anidada bajo otra etiqueta existente
seleccionándola desde el desplegable (no es obligatorio, la única
función del anidado es la de organización visual del árbol de
bandejas/carpetas).
4. Pulsamos el botón "Crear", y si hemos accedido desde un correo,
éste será etiquetado automáticamente con la nueva etiqueta, si no, ya
la tendremos disponible en el listado de etiquetas.
También podemos crear y asignar etiqueta directamente desde el botón
"Etiquetas" introduciendo el nombre de la nueva etiqueta en el cuadro de
búsqueda y pulsando la tecla "Intro".
Configuración de etiquetas
La configuración o administración de etiquetas nos va permitir realizar varias
acciones sobre las etiquetas que tenemos creadas, como modificar el
nombre, el color o el anidamiento, mostrarla u ocultarla en el árbol y el
listado de etiquetas, o en los mensajes.
Para acceder a la administración de etiquetas tenemos tres opciones:
Etiquetas 27Gmail
Desde la propia etiqueta en el árbol de etiquetas del menú de la
izquierda, pulsando el botón "flecha".
Desde en enlace "Administrar etiquetas" ubicado al final de la barra
lateral izquierda.
28 EtiquetasGmail
Desde el botón Configuración, opción "Configuración" y pestaña
"Etiquetas".
Desde cualquiera de las tres opciones vamos a poder realizar las mismas
acciones:
1. Mostrar u ocultar la etiqueta (del sistema o creadas por nosotros) o
categoría de la lista de etiquetas o de la lista de mensajes.
2. Eliminar la etiqueta (sólo las creadas por nosotros). La eliminación de
una etiqueta no elimina los correos asociados a ella, sólo los
desetiqueta.
3. Modificar la etiqueta (sólo las creadas por nosotros), pudiendo
cambiar el nombre, el anidamiento y el color.
4. Cambiar el color.
5. Crear Subetiqueta. Muestra la pantalla de creación de etiquetas con el
etiqueta actual seleccionada para anidar.
Etiquetas 29Gmail 30 Etiquetas
Gmail Mover y etiquetar Hay dos acciones que suelen ser algo confusas de diferenciar, son las de "Mover a" y "Etiquetar". Ambos botones aparecen en la barra de menú superior, en la pantalla de lectura de correos. El funcionamiento de "Mover a" es muy similar al de "Etiquetar", es decir, asigna la etiqueta que seleccionemos al correo, pero a diferencia del anterior, cuando asignamos una etiqueta a un correo en "Mover a", se desetiquetan el resto, por lo que se consigue el efecto "mover" que se hace en otros gestores de correo como "MS Outlook". Etiquetas 31
Gmail Acciones En la pantalla de lectura de correos tenemos diferentes acciones que podemos realizar, algunas de las cuales ya las hemos comentado, como las de reenvío o respuesta de correos, o mover y etiquetar. A continuación comentamos el resto de acciones disponibles. Archivar Si quieres despejar tu bandeja de entrada sin eliminar mensajes, puedes archivarlos. Cuando archivas un correo, este desaparece de tu bandeja de entrada, pero no se elimina, podrás encontrarlo en la carpeta/etiqueta "Todos" o desde el cuadro de búsqueda. Spam Gmail evita que la mayoría del correo basura (spam) llegue a tu bandeja de entrada, pero si algún mensaje no deseado consigue colarse puedes marcarlo como spam con el botón "Marcar como spam" ubicado en el menú superior de la pantalla de lectura de correos. Cuantos más mensajes marques como spam, mejor filtrará Gmail este tipo de correo en siguientes ocasiones. 32 Acciones
Gmail Si quieres consultar los correos clasificados como spam sólo tienes que pulsar sobre la carpeta/etiqueta "Spam" del árbol de etiquetas de la izquierda. En ocasiones puede que algún correo se etiquete como spam de forma errónea. Para recuperar estos mensajes simplemente selecciona el mensaje y haz clic en el botón "No es spam" que aparece en el menú superior. Si desmarcas un mensaje, este se enviará automáticamente a tu bandeja de entrada. Acciones 33
Gmail
Si compruebas que los mensajes de algunos remitentes se etiquetan
constantemente como spam por error, puedes evitarlo de la siguientes
formas:
Añadiendo sus direcciones de correo electrónico a tu lista de
contactos. Gmail enviará los mensajes de los miembros incluidos en
la lista "Contactos" a tu bandeja de entrada (excepto que tenga la total
seguridad de que se trate de un mensaje de spam). Cabe destacar
que, en algunos casos, no se enviarán mensajes procedentes de
contactos a la carpeta Spam si el contenido es sólo sospechoso,
sino que se marcarán con un banner de advertencia de color rojo. Por
ejemplo: la cuenta de un contacto o amigo tuyo se ha vulnerado y se
utiliza para enviar mensajes de suplantación de identidad (phishing).
Creando un filtro para que los mensajes de determinado tipo nunca se
envíen a Spam. La creación de filtros se verá con detalle en el
apartado "Filtros".
Eliminar
Cuando eliminas un mensaje, no se borra definitivamente, si no que
permanece 30 días en la Papelera, desde donde podrías recuperarlo.
Después de este periodo, el correo sí que se realiza el borrado definitivo de
forma automática.
Si lo que quieres es simplemente quitar un mensaje de la bandeja de
entrada (sin eliminarlo), utiliza la opción Archivar.
34 AccionesGmail Para eliminar un correo sólo tenemos que pulsar el botón "Eliminar" ubicado en el menú superior de la pantalla de lectura del correo. Esta acción elimina toda la conversación, es decir, si tenemos agrupados varios correos de respuesta, al pulsar "Eliminar" todos serán movidos a la Papelera. Sí solo queremos eliminar un correo determinado de la conversación, debemos utilizar la opción "Eliminar este mensaje" del menú desplegable de acciones del propio correo. Acciones 35
Gmail Si queremos eliminar más de un correo o conversación, o todos los visibles en la página actual del listado de correos de una carpeta, debemos utilizar los checks para marcar aquellos que queramos, o el check del menú superior para marcar todos los de la página, y a continuación el botón "Eliminar". Si eliminamos un correo por error, podemos recuperarlo de forma inmediata, pulsando en enlace "Deshacer" que aparece en el mensaje de confirmación de la eliminación, o desde la carpeta "Papelera" (durante los 30 días siguientes a su eliminación), accediendo al correo y moviéndolo a alguna carpeta con el botón "Mover a". 36 Acciones
Gmail Si queremos eliminar un correo de forma definitiva sin dejarlo los 30 días en la papelera, podemos seleccionarlo desde la carpeta "Papelera", o abrirlo, y clicar en el botón "Eliminar definitivamente". Si queremos vaciar la papelera por completo, sólo tenemos que pulsar el enlace "Vaciar la papelera ahora". Se eliminarán de forma definitiva todos los correos que estuviesen en la papelera, siendo imposible ya recuperarlos. Acciones 37
Gmail Marcar como leído/no leído Gmail permite poder volver a marcar como no leídos correos que ya hemos leído, o marcar como leídos correos que no hemos leído. Para marcar tus correos como leídos, sólo tienes que seleccionar los correos que queramos con los checks en el listado de correos, pulsar el botón "Macar como leído". Para marcar tus correos como no leídos, sólo tienes que seleccionar los correos que queramos con los checks en el listado de correos (o abrir el correo), pulsar el botón "Más", y clicar sobre la opción "Marcar como no leído". Marcar como importante En Gmail existe una etiqueta predefinida llamada "Importantes". Su objetivo, como ya indica su nombre, es que podamos marcar aquellos correos que consideremos importantes por algún motivo, y poder tenerlos todos agrupados en esa carpeta. 38 Acciones
Gmail Para etiquetar un correo como importantes tan sólo tenemos que activar el "marcador de importancia" que se encuentra justo al lado del asunto cuando abrimos el correo. Cuando lo activamos, el marcador se vuelve amarillo, y el correo/conversación aparecerán en la carpeta "Importantes". Si queremos desmarcar un correo como importante, sólo tenemos que volver a pulsar el marcador para desactivarlo, volviendo a quedarse en blanco. Acciones 39
Gmail
Si no tenemos visible el "marcador de importancia", deberemos activar esta
funcionalidad desde la configuración. Para ello, pulsamos el botón
"Configuración" y la opción "configuración", y una vez en la pantalla de
configuración, accedemos a las pestaña "Recibidos" y buscamos la sección
"Marcadores de importancia". Aquí debemos activar la opción "Mostrar
marcadores" y pulsar el botón "Guardar cambios" al final de la pantalla.
Gmail analiza tus mensajes recién llegados y decide cuáles son
importantes según varios factores (cómo has tratado mensajes
similares antes, si te lo han enviado directamente a ti, según el
remitente,...), y los marca como importantes de forma automática.
El marcador de importancia también se utiliza para la
organización de la bandeja de entrada, para los tipos de bandejas
de entrada "Importantes primero" y "Prioritarios", que ya se han
descrito anteriormente en el apartado Organizar la Bandeja de
Entrada.
Añadir a las tareas
Gmail tiene integrada una pequeña aplicación de gestión de tareas, llamada
"Tareas", que también se encuentra integrada en Calendar. Es una
aplicación muy básica y sencilla, pero su manejo y gestión queda fuera de
los objetivos de este manual, por lo que no vamos a profundizar en ella. Sí
que vamos a comentar cómo acceder y crear tareas a partir de correos, para
aquellos que estén usándola o que quieran empezar a utilizarla. Si se desea
más información sobre esta herramienta, se puede consultar la ayuda de
Google.
40 AccionesGmail Para acceder a Tareas tenemos que utilizar el desplegable ubicado en la esquina superior izquierda de la pantalla de Gmail, y se nos abrirá una pequeña ventana en la parte inferior derecha de la pantalla con la lista de tareas que tengamos pendientes. Si queremos añadir un correo/conversación como tarea a nuestra lista de tareas, sólo tenemos que acceder a la conversación, pulsar el botón "Más" del menú superior, y clicar sobre la opción "Añadir a las tareas". Se creará una nueva tarea que ya aparecerá en el listado de tareas pendientes en la ventana "Tareas". La tarea tendrá como título el asunto del correo, y además tendrá un enlace al propio correo para que podamos consultarlo sólo con clicarlo. Acciones 41
Gmail
Google a desarrollado otras aplicaciones más potentes para la
gestión de tareas, como son Keep y Now, por lo que el futuro de
Tareas parece un poco incierto.
Destacar
La funcionalidad "Destacar" o "Destacados" de Gmail es muy similar al
etiquetado o al marcador de importancia, con la diferencia de que dispone de
un botón/indicador "Estrella" de acceso rápido y muy visual para realizar el
etiquetado, y de que se pueden añadir varios colores de estrellas e incluso
otros iconos diferentes para que podamos realizar un destacado de los
correos más personalizado.
Para destacar un correo/conversación sólo tenemos que activar el indicador
de destacado (Estrella) que se encuentra a la izquierda del asunto en el
listado de correos de una carpeta. Si queremos des-destacarlo, simplemente
volveremos a pulsar la estrella y se desactivará. También podemos destacar
un correo que hayamos abierto desde el botón "Más", opción "Destacar".
42 AccionesGmail Si queremos consultar todos los correos que hemos destacado podemos clicar sobre la carpeta/etiqueta "Destacados" del árbol de carpetas de la izquierda. Desde la pantalla de configuración podemos añadir más colores de estrellas u otros iconos para la funcionalidad de "Destacados". Para acceder pulsamos el botón "Configuración" y la opción "Configuración", y en la pestaña "General" se encuentra la sección "Estrellas", dónde podemos activar o desactivar los diferentes colores e iconos, que luego tendremos disponibles para realizar el destacado. Crear Evento Gmail está conectado también con la aplicación "Calendario", de forma que podemos crear un nuevo evento en nuestro calendario a partir de un correo o conversación. Acciones 43
Gmail
Para realizar esta acción, desde la ventana de lectura del correo, pulsamos
el botón "Más" y la opción "Crear Evento". Se abrirá una nueva pestaña del
navegador con la aplicación "Calendar", mostrando el formulario de creación
de evento para que revisemos y editemos el evento antes de guardarlo.
Como comprobareis, al crear un evento desde una conversación de Gmail,
ya tendrá precargada toda la información procedente de la conversación:
Título: el asunto del correo/conversación
Descripción: Todo el texto de los correos que formen la conversación.
Invitados: Todos los usuarios participantes (destinatarios y remitentes)
de la conversación.
Para crear el evento, una vez completados el resto de datos (fecha, hora,
lugar,...) sólo se tendrá que pulsar el botón "Guardar".
44 AccionesGmail Filtrar Mensajes como éste / similares Esta acción nos permite crear de forma automática un filtro de búsqueda por el mismo remitente del correo que tengamos seleccionado o abierto, como ya se ha explicado en el apartado Buscar correos de este manual. Para ejecutar este filtrado automático debemos pulsar el botón "Más" del menú superior y a continuación la opción "Filtrar mensajes similares", o también, si ya tenemos abierto el correo, desde el botón "Más" del propio correo (flecha desplegable), la opción "Filtrar mensajes como éste". Se abrirá la ventana de la búsqueda avanzada con el filtro "De" ya precargado. Silenciar ¿Alguna vez has participado en una conversación interminable? Si formas parte de una conversación de mensajes muy larga e irrelevante, puedes Acciones 45
Gmail
silenciarla para evitar que los próximos mensajes lleguen a "Recibidos". Al
silenciar una conversación, sus mensajes nuevos se archivarán
directamente, sin pasar por la bandeja de entrada, y se le asignará la
etiqueta "Silenciado".
Para silenciar una conversación debes clicar en el botón "Más" del menú
superior y seleccionar la opción "Silenciar". Las conversaciones silenciadas
sólo aparecerán en la bandeja de entrada si llega un mensaje de esa
conversación dirigido únicamente a tí, o si te han incluido en la línea "Para" o
"Cc" de un nuevo correo.
Si necesitas encontrar una conversación silenciada o si has
silenciado una conversación por error, no te preocupes, puedes
encontrarla en la carpeta "Todos", o utilizando el filtro de
búsqueda "is:unread", ya que los mensajes silenciados no se
marcan como leídos, o el filtro de búsqueda "is:muted", que
localiza todas las conversaciones silenciadas. Estos filtros ya se
han detallado anteriormente en el apartado Buscar correos de este
manual.
Si quieres dejar de silenciar una conversación que habías silenciado y que
sus futuros mensajes vuelvan a aparecer en tu bandeja de entrada, tienes
varias maneras de hacerlo:
Selecciona la conversación (desde el listado de correos de la carpeta
"Todos" o del resultado de algún filtro), haz clic en el botón "Más" del
menú superior y pulsa la opción "Dejar de silenciar".
Selecciona la conversación (desde el listado de correos de la carpeta
"Todos" o del resultado de algún filtro), haz clic en la X de la etiqueta
"Silenciado" para eliminarla.
46 AccionesGmail
Aunque hayas dejado de silenciar una conversación, como ésta
está archivada, no aparecerá en la bandeja de entrada (Recibidos)
hasta que no llegue un nuevo mensaje de la misma. Si quieres que
vuelva a la bandeja de entrada de forma inmediata, pulsa el botón
"Mover a Recibidos" del menú superior.
Añadir a Contactos
La aplicación Contactos está totalmente integrada en nuestro correo de
Gmail, es la libreta de direcciones donde guardamos nuestros contactos.
Esta integración nos permite realizar muchas acciones relacionadas con los
contactos de forma simple y ágil. Una de estas acciones es agregar un
remitente de correo como nuevo contacto en nuestra libreta de direcciones.
Para añadir un remitente a nuestra lista de contactos, simplemente debes
acceder al correo/conversación, pulsar el botón "Más" del propio correo
(flecha desplegable) y seleccionar la opción "Añadir .... a la lista de
contactos".
Acciones 47También puede leer
