MANUAL INTERNO DE COMPRAS Y CONTRATACIONES MUNICIPALES I.MUNICIPALIDAD DE VILCUN - DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACION Y FINANZAS VILCUN, IX REGION ...
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REPUBLICA DE CHILE
MUNICIPALIDAD DE VILCUN
MANUAL INTERNO DE
COMPRAS Y CONTRATACIONES
MUNICIPALES
I.MUNICIPALIDAD DE VILCUN
DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACION Y FINANZAS
VILCUN, IX REGION
OCTUBRE, 2011MANUAL INTERNO DE COMPRAS Y CONTRATACIONES MUNICIPALES
I.MUNICIPALIDAD DE VILCUN
INTRODUCCION
Con fecha 01 de Enero de 2012, entrara en vigencia este Manual Interno de de
Compras y Contrataciones Municipales, que se dicta en cumplimiento de lo
establecido en el Decreto Nº 20 del Ministerio de Hacienda, de Mayo de 2007, que
modifica Reglamento de la Ley Nº 19.886, de Bases sobre Contratos
Administrativos de Suministro y Prestación de Servicios.
Este manual se refiere a todos los procedimientos relativos a la contratación, a
título oneroso, de bienes o servicios para el desarrollo de las funciones de la
institución, es decir a todas las adquisiciones y contrataciones reguladas por la Ley
19.886.
El objetivo de este manual será conocido y aplicado por todos los funcionarios y
trabajadores de la Municipalidad de Vilcún.MANUAL INTERNO DE COMPRAS Y CONTRATACIONES MUNICIPALES
I.MUNICIPALIDAD DE VILCUN
DISPOSICIONES GENERALES
Las compras y contrataciones que realice la Ilustre Municipalidad de Vilcún
en adelante la Municipalidad se normara por este reglamento que esta en
concordancia con la ley de Compras Públicas Nº 19.886 y su reglamento.
El objetivo del siguiente reglamento es normar las adquisiciones de la
Municipalidad pero fundamentalmente lograr eficiencia, eficacia y economicidad
en las operaciones celebradas, cautelando siempre el interés de la Municipalidad.
Según el artículo Nº 14 de la ley Orgánica Constitucional de Municipalidades “Las
municipalidades gozarán de autonomía para la administración de sus finanzas”.
Entendida esta autonomía como la oportunidad de sacar el máximo provecho a los
recursos financieros de la municipalidad según el contexto social y cultural en que
estamos Insertos. Deberán acogerse a este reglamento todas las unidades de
dependencia municipal y los servicios traspasados.
ARTICULO Nº 1
Definiciones
Se presentan las siguientes definiciones para mayor compresión de este
reglamento.
1. Adjudicación: acto administrativo, por medio del cual la Municipalidad acepta
y designa la o las propuestas más convenientes de acuerdo a las bases.
2. Adjudicatario: oferente al cual le ha sido aceptada la propuesta o una
cotización en un Proceso de Compras.
3. Bases: documentos aprobados por la Municipalidad mediante decreto que
contienen el conjunto de requisitos, condiciones y especificaciones, establecidos
por la Municipalidad que describen los bienes y servicios a contratar, regulan
el Proceso de Compras y el contrato definitivo. Incluyen las Bases
Administrativas Generales y Bases administrativas especiales o Técnicas.
4. Bases Administrativas Generales: documentos aprobados por la Municipalidad
que contienen, de manera general las formas en que se llevaran a cabo los
procesos de licitación, la aplicabilidad de las etapas, plazos, mecanismos de
consulta y/o aclaraciones, criterios de evaluación, mecanismos de
adjudicación, modalidades de evaluación, cláusulas del contrato definitivo, y
demás aspectos administrativos del Proceso de Compras.
5. Bases especiales o Técnicas: documentos aprobados por la Municipalidad que
contienen de manera general y/o particular, las especificaciones, descripciones,
requisitos y demás características del bien o servicio a contratar, asi como las
fechas, ponderaciones de criterios de evaluación, montos de garantía y otros
antecedentes puntuales que son exclusivamente relacionados con el proceso
licitatorio al cual rigen.MANUAL INTERNO DE COMPRAS Y CONTRATACIONES MUNICIPALES
I.MUNICIPALIDAD DE VILCUN
6. Catálogo de Convenios Marco: lista de bienes y/o servicios y sus
correspondientes condiciones de contratación, previamente licitados y
adjudicados por la Dirección de compras públicas y puestos, a través del
Sistema de Información, a disposición de la Municipalidad.
7. Certificado de Inscripción Registro de Proveedores: documento emitido por la
Dirección, que acredita que una determinada persona natural o jurídica se
encuentra inscrita en el Registro de Proveedores o en alguna de sus categorías.
8. Contratista: proveedor que suministra bienes o servicios a la Municipalidad, en
virtud de la Ley de Compras y del presente Reglamento.
9. Contrato de Suministro y Servicio: contrato que tiene por objeto la contratación
o el arrendamiento, incluso con opción de compra, de bienes muebles o
servicios.
10. Convenio Marco: procedimiento de contratación realizado por la Dirección de
Compras, para procurar el suministro directo de bienes y/o servicios a las
Municipalidades, en la forma, plazo y demás condiciones establecidas en dicho
convenio.
11. Licitación o Propuesta Privada: procedimiento administrativo de carácter
concursal, previo decreto fundado que lo disponga, mediante el cual la
Administración invita a determinadas personas para que, sujetándose a las
bases fijadas, formulen propuestas, de entre las cuales seleccionará y aceptará
la más conveniente.
12. Licitación o Propuesta Pública: procedimiento administrativo de carácter
concursal mediante el cual la Municipalidad realiza un llamado público,
convocando a los interesados para que, sujetándose a las bases fijadas,
formulen propuestas, de entre las cuales seleccionará y aceptará la más
conveniente.
13. Proceso de Compras: corresponde al Proceso de compras y contratación de
bienes y/o servicios, a través de algún mecanismo establecido en la Ley de
Compras y en el Reglamento, incluyendo los Convenios Marcos, Licitación
Pública, Licitación Privada y Tratos o Contratación Directa.
14. Términos de Referencia: pliego de condiciones que regula el proceso de Trato o
Contratación Directa y la forma en que deben formularse las cotizaciones.
15. Trato o Contratación Directa: procedimiento de contratación que por la
naturaleza de la negociación debe efectuarse sin la concurrencia de los
requisitos señalados para la Licitación o Propuesta Pública y para la Privada.
16. Garantías: es toda caución que se constituye para responder del cumplimiento
de las obligaciones contraídas en el proceso de Licitación y Contratos
respectivos.
17. Fuerza Mayor o Caso Fortuito: el imprevisto que no es posible resistir, ajeno al
contratista, y que lo imposibilita para cumplir con sus obligacionesMANUAL INTERNO DE COMPRAS Y CONTRATACIONES MUNICIPALES
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contractuales.
18. Licitante, proponente u oferente: toda persona natural o jurídica que cumple
los requisitos y que se presente a una Licitación.
19. Sistema de Compras: es el sistema de compras públicas,
www.mercadopublico.cl
ARTICULO Nº 2.
Las compras o contratación de bienes o servicios se harán mediante Convenios
Marcos, Licitaciones Públicas, Licitaciones Privadas y Trato o Contratación Directa
de conformidad a la ley de compras y su reglamento
ARTICULO Nº 3
Cada Departamento o Unidad Municipal deberá contar con un funcionario
capacitado y acreditado por el sistema de compras públicas con el sentido de
actuar bajo el perfil de Operador de Mercado Publico, creando, editando y
enviando a autorizar Licitaciones y ordenes de compra. de adquisiciones y/o,
contrataciones a través del sistema,. Estos procesos deberán ser autorizados y
finalizados por la Unidad de Adquisiciones Municipal.
Sin embargo para aquellas unidades que no cuenten con personal capacitado y
acreditado por el sistema de compras públicas, será la Unidad de Adquisiciones
de la Municipalidad, que tiene acceso al sistema de información, tendrá por
función, publicar, efectuar seguimiento y adjudicar los procesos de compras y/o
contrataciones de servicios, emitir las órdenes, para la compra y arrendamiento de
bienes muebles y la contratación de los servicios que se requieran para el
desarrollo de las funciones municipales a través del sistema de informaciones
(mercado publico), Igual función corresponde a las Unidades de Adquisiciones de
los departamentos de Salud y de Educación de acuerdo con las facultades que le
han sido delegadas. En el caso de los procesos de licitación del área municipal, la
Secretaría Comunal de Planificación debe elaborar las Bases Administrativas,
quedando como responsabilidad del departamento solicitante la elaboración de las
Especificaciones técnicas.
- Para contrataciones menores a 100 UTM: [10 días hábiles de anticipación]
- Para contrataciones entre 100 y 1000 UTM: [20 días hábiles de anticipación]
- Para contrataciones mayores a 1000 UTM: [40 días hábiles de anticipación]
No obstante, podrán existir excepciones en cuento a los plazos de la tabla
precedente, excepciones que deberán ser debidamente autorizadas en escrito por
el Alcalde o quien le subrogue, sin embargo, cualquier autorización al respectoMANUAL INTERNO DE COMPRAS Y CONTRATACIONES MUNICIPALES
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deberá efectuarse dentro del marco legal correspondiente.
El Usuario solicitante enviará al Encargado de Adquisiciones, a través del
Formulario de solicitudes, considerando un plazo mínimo de anticipación a la
entrega del requerimiento según los siguientes parámetros:
Respecto del monto asociado a la adquisición de un producto, éste se calculará
conforme al valor total de los productos requeridos, y para la contratación de un
servicio, por el valor total de los servicios por el período requerido. Los Contratos
respectivos deberán ser suscritos por el Alcalde o por el funcionario que
corresponda, de conformidad con el Reglamento sobre Delegación de
Atribuciones y Asignación de Funciones Alcaldicias, vigentes. En todo caso,
deberá cumplirse con la Ley Nº 18.695, la Ley 19.886 y su respectivo reglamento.
ARTICULO Nº 4.
La Municipalidad procurará satisfacer en forma rápida y oportuna las
necesidades de los distintos departamentos del Municipio, adoptando medidas
tendientes a cautelar los intereses de la organización, en especial, en lo relativo al
precio, duración, garantías, servicios de mantención, plazos de entrega y otros de
similar naturaleza.
ARTÍCULO Nº 5.
Las compras o contrataciones se efectuaran, a petición escrita de los Directivos de
los distintos Departamentos Municipales, cuando lo requieran. En caso de requerir
compras cuyo valor estimado sea superior a 10 UTM y se trate de una contratación
o compra que amerite ciertos resguardos de intereses municipales el Jefe o
Director del departamento deberá enviar mediante Memorándum una solicitud de
pedido a la Secretaría Comunal de Planificación o a la Unidad que tenga asignada
la función en caso de no contar con esta, para que esta determine si es necesario
elaborar las Bases Administrativas, esta solicitud mediante memorándum deberá
ser, con la debida anticipación, ya que las bases administrativas deberán ser
revisadas por la Unidad de Control y de ser necesario por el Asesor Jurídico y
finalmente se aprobaran mediante Decreto Exento o de su subrogante de acuerdo
con la delegación de Funciones vigentes, después de esto viene la publicación por
la unidad de Adquisiciones con los tiempos legales vigentes para los distintosMANUAL INTERNO DE COMPRAS Y CONTRATACIONES MUNICIPALES
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tipos de licitaciones que se detallan mas adelante en este reglamento. En todos los
casos en que los departamentos o unidades requieran efectuar compras o
contrataciones de servicios, se deberán utilizar formularios que proporcionara la
Municipalidad y que se denominarán Solicitudes de Pedido, los cuales deberán
estar suscritos por el Director o Jefe del Departamento respectivo, este formulario
debe contener en forma clara y precisa el requerimiento no haciendo alusión a
marcas especificas, solo a características buscadas, será necesario que el
departamento solicitante exprese con detalle cada una de las características que
necesita del producto o servicio a contratar además deberán indicarse a que serán
destinados los bienes y servicios que se necesita contratar, el formulario de
solicitud se debe hacer llegar a la Unidad de Adquisiciones Municipal. Las bases
administrativas para las licitaciones menores a 100 UTM se aprobaran con la
solicitud de pedido firmada por el director del departamento solicitante, la
adjudicación se materializara mediante una resolución simple Firmada por el
encargado de adquisiciones.
Al momento de confeccionar el formulario “solicitud de pedido”, las unidades o
departamentos deberán indicar según su criterio las ponderaciones de evaluación
para la compra o contratación de servicios (criterios de evaluación) de acuerdo a la
siguiente tabla referencial:
CRITERIO EVALUACION COMENTARIO
Según las indicaciones de la Administración Municipal, para el caso
de las licitaciones con financiamientos externos, no puede tener el
criterio “Precio” una connotación desequilibrante en nuestras
evaluaciones, privilegiando criterios relacionados a la calidad o
experiencia, entre otros. No así cuando se encuentren de por medio
Fondos Municipales, donde si se connotara como de mayor
importancia este criterio.
Formula:
PRECIO .OFERTA.MENOR
X ..%..asignado.. X ..100
P.OFERTA. A.EVALUAR
PrecioMANUAL INTERNO DE COMPRAS Y CONTRATACIONES MUNICIPALES
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Este criterio siempre deberá ir acotado a los parámetros que nosotros
esperamos de él por medio de una Tabla predefinida, Ej:
Años-Cantidad de
Experiencia de los
obras- Monto de obras, PONDERACION
Oferentes
etc.
Tramo 1 X%
Tramo 2 XX %
Tramo 3..4..5..6 XXX %
Este criterio deberá responder a lo explícitamente solicitado en la
Licitación y/o sus Bases, términos de referencia o Especificaciones
Técnicas y de no ser por excepciones (desconocimiento del producto,
Calidad Técnica de
semejanzas a modelos y/o marcas especificas) deberá ser sometido a
los Bienes o
la certificación técnica de un experto o entendido en la materia.
Servicios
La calidad entonces quedara sujeta al cumplimiento o no de lo
solicitado.
Ej.: cumple: 5% no cumple: 0
A menos que en casos excepcionales según lo indicado
precedentemente exista una calificación emitida por un experto o
entendido en la materia licitada.MANUAL INTERNO DE COMPRAS Y CONTRATACIONES MUNICIPALES
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En este caso se entenderá por Servicio o Asistencia Técnica la
Capacidad de reacción que oferte un proveedor o prestador frente a
la reparación o adquisición de repuestos para un determinado
equipo o maquinaria.
Servicio o Asistencia
Técnica Para evaluar este criterio será necesario presentar una tabla
preestablecida con las condiciones y requerimientos que el
comprador tendrá en cuenta para la ponderación. Ej:
ITEM PONDERACION
Presencia Comunal 3
Presencia Regional 2
Presencia Nacional 1
ITEM PONDERACION
1 Día 3
2 Días 2
3 Días o mas 1
ITEM PONDERACION
1 Semana 3
2 Semanas 2
3 Semanas o mas 1
Servicio Post Venta Este criterio se puede utilizar para asegurar ciertos servicios
posteriores a la adquisición como lo son: capacitaciones, visitas a
terreno, etc. y deberá ser solicitado en forma explícita mediante una
tabla, ej:MANUAL INTERNO DE COMPRAS Y CONTRATACIONES MUNICIPALES
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ITEM CANTIDAD PONDERACION
Capacitaciones A…a… B (hrs.) 3
B…a… C (hrs.) 2
C…a…….(hrs.) 1
Visitas a terreno A…a…B(días) 3
B…a…C(días) 2
C…a….(días) 1
Con el fin de salvaguardar los tiempos con que el municipio desea
adquirir un producto o ejecutar una Obra, este criterio deberá ser
acotado a nuestras necesidades para lo cual podrá haber 2 formas:
a) Señalar en la licitación el tiempo mínimo y máximo que
podrán ofertar los proveedores o prestadores y su unidad de
medida(días hábiles, Días Corridos, etc.) y luego aplicar la
formula:
Plazo de Entrega
PLAZO PONDERACION
DE 5 A 10 DIAS X%
DE 11 A 15 DIAS XX %
DE 16 A …….DIAS XXX %
PLAZO.OFERTA.MENOR
X ..%..asignado.. X ..100
P.OFERTA. A.EVALUAR
b) Confeccionar una Tabla que incluya los rangos delimitados a
postular y su correspondiente evaluación, ej.MANUAL INTERNO DE COMPRAS Y CONTRATACIONES MUNICIPALES
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Recargo por Flete Se puede utilizar para garantizar que los productos efectivamente
sean entregados en las bodegas municipales sin costos adicionales
por fletes.
Para el caso debiera ser un porcentaje menor y aplicable si cumple o
no cumple.
Con el fin de colaborar con la “no” discriminación el Municipio
podrá solicitar en sus Licitaciones cierto porcentaje o cantidad de
Mano de Obra, en la cual participen personas con discapacidad. Esto
podrá ser evaluado mediante 2 formas:
Formula
Contratación de CANT ..PERSONAS ... DISCAPACIT ADAS ..CONTRATO .
X ..%..asignado.. X ..100
Personas MEJOR...OFERTA
Discapacitadas
Tabla
ITEM PONDERACION
DE 1 A 3 PERS. 1
DE 3 A 6 PERS. 2
DE 6 Y MAS 3
Otras Materias de Evaluar de acuerdo a la naturaleza de lo licitado.
Alto Impacto SocialMANUAL INTERNO DE COMPRAS Y CONTRATACIONES MUNICIPALES
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Impacto Evaluar de acuerdo a la naturaleza de lo licitado.
Medioambiental
Condiciones de Con el sentido de velar por la mejor calidad de vida de las personas,
empleo y el municipio como ente público, podrá solicitar ciertas condiciones
remuneración que hagan exigible por parte del mandante de requerimientos
específicos en la relación contratista- trabajadores, que permitan
garantizar ciertos beneficios monetario como de calidad del entorno
laboral, esto podrá ser evaluado con una tabla de ponderación
preestablecida donde aparezcan, las condiciones solicitadas y su
ponderación.
Metodología Evaluar de acuerdo a la naturaleza de lo licitado
Eficiencia energética En aquellos proyectos que sea necesario enunciar este criterio,
deberá quedar explícitamente señalado en un atabla preestablecida,
con rangos que sean directamente relacionados a la naturaleza de las
obras o prestaciones.
En aquellos casos en que se quiera contar con los servicios de un
Comportamiento prestador o proveedor con experiencia hacia el Municipio, se puede
contractual anterior citar este criterio bajo las condiciones preestablecidas.
Este criterio siempre deberá ir acotado a los parámetros que nosotros
esperamos de él por medio de una Tabla predefinida, Ej:MANUAL INTERNO DE COMPRAS Y CONTRATACIONES MUNICIPALES
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Años-Cantidad de
obras- Monto de obras, PONDERACION
etc.
Tramo 1 X%
Tramo 2 XX %
Tramo 3..4..5..6 XXX %
Podrá utilizarse este criterio para la evaluación de requisitos
obligatorios que el municipio quiera solicitar a los oferentes, ej:
Títulos Profesionales, Patentes Comerciales, Permisos Municipales,
Cumplimiento de Certificaciones de dominio, Escrituras públicas, inscripciones en
los requisitos organismos del estado (MOP, SERVIU, MINVU), etc. lo cual de la
misma forma que la mayoría de los criterios podrá ser evaluado
mediante una tabla de ponderaciones preestablecida.
En este caso se entenderá Garantías a aquellas que por concepto de
calidad del bien adquirido oferte un proveedor o prestador. La
unidad de medida de este requerimiento deberá ser previamente
estipulada por la unidad licitante (ej: meses, años, kms, etc.) esta
Garantías
designación permitirá poder evaluar a todos los oferentes con el
mismo parámetro, entonces su calificación se determinara por:
GARANTIA.OFERTA.. A..EVALUAR
X ..%..asignado.. X ..100
MAYOR..GARANTIA.OFERTADAMANUAL INTERNO DE COMPRAS Y CONTRATACIONES MUNICIPALES
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El Criterio denominado “Adicionales” podrá ser utilizado bajo las
siguientes condiciones.
- Que tengan directa relación con la naturaleza de las Obras o
Prestaciones.
- Que sean debidamente valorizados e incluidos en el
Presupuesto detallado de la Obra o Prestación.
Adicionales - Deberán ser solicitados explícitamente en las Bases y/o
términos de referencia, adjuntas en el portal, señalando
específicamente lo que solicita, su calidad y principales
características.
Esto podrá ser evaluado mediante 2 formas:
Formula
OFERTA... ADICIONALE S ... A...EVALUAR .
X ..%..asignado.. X ..100
MEJOR...OFERTA
Tabla
ADICIONALES PONDERACION
DE A a B Cantidad 1
DE C a D Cantidad 2
DE E a mas 3MANUAL INTERNO DE COMPRAS Y CONTRATACIONES MUNICIPALES
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ARTICULO Nº 6.
Será responsabilidad de los Directores efectuar los pedidos de bienes y servicios
que requieran, para el normal funcionamiento de cada una de las Unidades
Municipales entregadas a su administración, ajustándose a las normas legales
vigentes, aplicables al Sistema Municipal, también será responsabilidad de los
directores de las distintas unidades municipales la custodia y mantención de todos
los activos utilizados en sus Unidades.
ARTÍCULO Nº 7.
Las Direcciones de las distintas Unidades se cercioraran de que en los
departamentos se eviten la compra excesiva de un mismo elemento o elementos
para un período reducido de tiempo. En lo posible deberán emitir solicitudes de
pedido para las necesidades de bienes y servicios de un período no inferior a un
mes. Sin perjuicio de la política interna en cada Unidad, deberán existir políticas
institucionales de adquisición de bienes y/o servicios
ARTÍCULO Nº 8.
Los Directores solicitantes, serán responsables de requerir materiales, útiles o
elementos, los que deberán limitarse a las cantidades estrictamente necesarias para
el cumplimiento de las funciones del respectivo servicio, siendo responsables de
las solicitudes excesivas, asimismo al momento de efectuarse los procesos de
compras será responsabilidad de las distintas unidades o departamentos efectuar
los contactos necesarios para asegurar la postulación de ofertas en el Portal
Mercado Publico por parte de los proveedores, asimismo deberán prestar atención
a los requerimientos de las unidades de adquisición en cuanto a responder las
preguntas y/o solicitudes de aclaración que el proceso derive.
ARTICULO Nº 9.
La Unidad de Adquisiciones podrá con autorización del Alcalde o su respectivo
subrogante preparar bases Administrativas, bases Técnicas y términos de
referencia, para la celebración de contratos de suministros con proveedores esto
para obtener mejores condiciones de compra y una expedita adquisición de estos.
Esta unidad comunicará a las direcciones los bienes y servicios sujetos a este
procedimiento en el mes de Diciembre de cada año, para activarse durante el mes
de enero del año siguiente, este contrato de suministro deberá ser debidamente
licitado públicamente bajo las mismas condiciones de las compras y contrataciones
de servicios, de acuerdo a la ley de compras y este propio reglamento, será
obligatorio a la hora de contratar, que los oferentes presenten en su oferta todos
los productos que en el futuro serán adquiridos por el municipio.MANUAL INTERNO DE COMPRAS Y CONTRATACIONES MUNICIPALES
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ARTICULO Nº 10.
Sin perjuicio de la facultad de las Direcciones de solicitar cotizaciones y
acompañarlas a las solicitudes de pedido recomendando a un determinado
proveedor, La unidad de Adquisiciones, procederá a efectuar la cotización
Mediante Trato Directo o la Publicación, debiendo el departamento respectivo
comunicar al proveedor que les interesa que postule. En base a los antecedentes
técnicos y/o administrativos la Unidad de Adquisiciones, podrá proceder a la
contratación del oferente que presente mejores condiciones para la Municipalidad.
ARTICULO Nº 11.
La Municipalidad no está obligada a suscribir los convenios marcos que mantenga
vigente la referida Dirección, sin perjuicio de que, individualmente o en conjunto
con otros Municipios, pueda adherir voluntariamente a ellos. En el evento de que
se suscriba un Convenio Marco, serán aplicables las normas sobre contrataciones
en condiciones más ventajosas que contemplen la Ley Nº 19.886 y su reglamento.
TIPOS DE CONTRATACIONES SEGÚN SUS MONTOS
ARTICULO Nº 12.
En consideración al monto que implique la adquisición de bienes y servicios,
podrán efectuarse compras a través de los siguientes procedimientos de
adquisiciones:
a) Directa con una cotización
b) Directa con tres cotizaciones.
c) Propuesta Publica
d) propuesta Privada
e) Trato directoMANUAL INTERNO DE COMPRAS Y CONTRATACIONES MUNICIPALES
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ARTICULO Nº 13.
Se procederá a la compra directa, realizando al menos 1 cotización, tratándose de
adquisiciones de bienes y servicios cuyo costo no exceda las 3 U.T.M. vigentes al
momento de la compra, lo anterior con el fin de cautelar los intereses municipales,
esta compra se informara en el sistema de información www.mercadopublico.cl. A
través de la misma Orden de Compra. El procedimiento para realizar esta compra
será mediante una solicitud de pedido, esta deberá ser acompañada por las
cotizaciones hechas, además deberá llegar a la unidad de Adquisiciones
previamente firmada por el director del departamento solicitante, el jefe de
Finanzas y el administrador Municipal, esta deberá indicar los bienes o servicios
contratados, para que se destinaran y la cuenta a que se cargaran.
ARTICULO Nº 14.
Se procederá a la compra directa, realizando al menos 3 cotizaciones, tratándose
de adquisiciones de bienes y servicios cuyo costo este entre 3 y 10 U.T.M. vigentes
al momento de la compra, lo anterior con el fin de cautelar los intereses
municipales, esta compra se informara en el sistema de información
www.mercadopublico.cl. El procedimiento para realizar esta compra será
mediante una solicitud de pedido, esta deberá ser acompañada por las 3
cotizaciones, además deberá llegar a la unidad de Adquisiciones previamente
firmada por el director del departamento solicitante, el jefe de Finanzas y el
administrador Municipal, esta deberá indicar los bienes o servicios contratados,
para que se destinaran y la cuenta a que se cargaran. Las cotizaciones para este
tipo de compras podrán ser obtenidas directamente del proveedor, internet o fax.
ARTICULO Nº 15.
Se procederá a Licitación Publica como regla general la municipalidad celebrará
sus Contratos de Suministro y/o Servicios a través de una Licitación Pública.
Cuando las contrataciones superen las 10 unidades tributarias mensuales (UTM),
la Licitación Pública será siempre obligatoria, y se efectuará de acuerdo a los
artículos 19 al 43 del Reglamento de la ley de compras Publicas 19.886. Existen tres
tipos de licitaciones Públicas dependiendo de los montos que se espera cuesten los
productos o servicios a contratar estas son las siguientes:
Licitación Pública: Esta es mayor a 1000 UTM y su publicación es de mínimo 15
días corridos, no obstante este plazo podrá ser disminuido hasta 10 días en el
evento que se trate de contrataciones de bienes o servicio de simple y objetiva
especificación, y que razonablemente conlleve un esfuerzo menor en la
preparación de ofertasMANUAL INTERNO DE COMPRAS Y CONTRATACIONES MUNICIPALES
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Licitación Publica Express: Esta va desde 100 UTM a 1000 UTM y su publicación
es de mínimo 10 días corridos, no obstante este plazo podrá ser disminuido hasta 5
días en el evento que se trate de contrataciones de bienes o servicios de simple y
objetiva especificación, y que razonablemente conlleve un esfuerzo menor en la
preparación de ofertas.
Licitación Pública menor a 100 UTM su publicación es de mínimo 5 días, no
obstante este plazo podrá ser disminuido hasta 48 horas en el evento que se trate
de contrataciones de bienes o servicios de simple y objetiva especificación, y que
razonablemente conlleve un esfuerzo menor en la preparación de ofertas., La
municipalidad adjudicara la licitación al oferente que habiendo postulado a través
del portal www.chilecompra.cl, haya cumplido con los requerimientos de las
bases administrativas y técnicas y que además resulte conveniente para la
municipalidad teniendo en cuenta los criterios de evaluación de las bases
administrativas esta adjudicación será mediante decreto alcaldicio. No obstante, y
en casos fundados, las Entidades podrán realizar sus procesos de contratación a
través de la Licitación Privada o el Trato o Contratación Directa, en conformidad a
lo establecido en este reglamento y en la ley de Compras Públicas 19.886.
Cuando se tratare de licitaciones o contrataciones de servicios profesionales
relacionados a la ejecución de Obras, estudios, capacitaciones, etc. Este tipo de
procesos deberán ser llevados a cabo por la Secretaria de Planificación Comunal.
Las licitaciones mayores a 100 UTM y que tengan relación con la ejecución de
Obras, estudios, capacitaciones, etc. Este tipo de procesos deberán ser llevados a
cabo por la Secretaria de Planificación Comunal, quedando excluidas de este
punto las compras de productos comerciales simples, (planchas de zinc, planchas
de OSB, cajas de alimentos, insumos de librerías, etc.) debidamente especificados
en la solicitud de pedido.
ARTICULO Nº 16.
Se procederá a Licitación Privada, previo decreto Alcaldicio que la disponga,
publicado en el Sistema de Información, se procederá en los siguientes casos:
1. Si en las licitaciones públicas respectivas no se hubieren presentado
interesados o las ofertas que estos hayan presentado no se ajusten a las bases
administrativas o técnicas. Esto al menos después de 3 llamados declarados
desiertos.
2. Si se tratara de contratos que correspondieran a la realización o terminación de
un contrato que haya debido resolverse o terminarse anticipadamente por falta
de cumplimiento del contratante otras causales, y cuyo remanente no supere
las 1.000 UTM. Para la adjudicación de este tipo de licitaciones se operara de
igual forma que para la Licitación Publica y se adjudicara mediante decreto
alcaldicio.
ARTICULO Nº 17.MANUAL INTERNO DE COMPRAS Y CONTRATACIONES MUNICIPALES
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Se procederá a Trato o contratación Directa
1.-Contratación Directa mediante Orden de Compra o contrato en las compras o
contrataciones mayores a 10 UTM (unidades tributarias Mensuales) cuando
concurran las causales establecidas en la Ley de Compras, la Municipalidad
deberá autorizar el Trato o Contratación Directa, a través de una resolución
fundada debidamente aprobada con un decreto Alcaldicio. Además, la
municipalidad acreditara la concurrencia de la circunstancia que permite efectuar
una adquisición o contratación por Trato o Contratación Directa estas
circunstancias pueden ser las siguientes:
-En caso de no presentarse interesados o aun cuando hubieran habido interesados
las ofertas presentadas por estos se declaren inadmisibles ya que no se ajustan a
las bases administrativas o técnicas de la respectiva licitación pública en la
licitación Privada, será procedente el trato o contratación directa.
-En casos de emergencia, urgencia o imprevisto, calificados mediante Decreto
Alcaldicio, sin perjuicio de las disposiciones especiales para los casos de sismo y
catástrofe contenida en la legislación pertinente.
-Si sólo existe un proveedor del bien o servicio.
-Cuando por la naturaleza de la negociación, existan circunstancias o
características del contrato que hagan del todo indispensable acudir al Trato o
Contratación Directa, de acuerdo a los casos y criterios que se señalan a
continuación:
a) Si se requiere contratar la prórroga de un Contrato de Suministro o Servicios, o
contratar servicios conexos, respecto de un contrato suscrito con anterioridad, por
considerarse indispensable para las necesidades de la Municipalidad y sólo por el
tiempo en que se procede a un nuevo Proceso de Compras, siempre que el monto
de dicha prórroga no supere las 1.000 UTM.
b) Cuando la contratación se financie con gastos de representación en
conformidad a las instrucciones presupuestarias correspondientes.
c) Cuando pueda afectarse la seguridad e integridad personal de las autoridades
siendo necesario contratar directamente con un proveedor probado que asegure
discreción y confianza.
d) Si se requiere contratar consultorías cuyas materias se encomiendan en
consideración especial de las facultades del Proveedor que otorgará el servicio por
lo cual no pueden ser sometidas a un Proceso de Compras público. En estos casos
las Entidades procurarán efectuar cotizaciones privadas de acuerdo a lo dispuesto
en el artículo 105 y siguientes del Reglamento de compras públicas.
e) Cuando la contratación de que se trate sólo pueda realizarse con los
proveedores que sean titulares de los respectivos derechos de propiedad
intelectual, industrial, licencias, patentes y otros.MANUAL INTERNO DE COMPRAS Y CONTRATACIONES MUNICIPALES
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f) Cuando por la magnitud e importancia que implica la contratación se hace
indispensable recurrir a un proveedor determinado en razón de la confianza y
seguridad que se derivan de su experiencia comprobada en la provisión de los
bienes o servicios requeridos, y siempre que se estime fundadamente que no
existen otros proveedores que otorguen esa seguridad y confianza.
g) Cuando se trate de la reposición o complementación de equipamiento o
servicios accesorios, que deben necesariamente ser compatibles con los modelos,
sistemas o infraestructura previamente adquirida por la Municipalidad de Vilcún.
h) Cuando el conocimiento público que generaría el proceso licitatorio previo a la
contratación pudiera poner en serio riesgo el objeto y la eficacia de la contratación
de que se trata.
i) Cuando se trate de adquisiciones de bienes muebles a oferentes extranjeros, para
ser utilizados o consumidos fuera de Chile, en el cumplimiento de las funciones
propias de la entidad adquirente, y en las que por razones de idioma, de sistema
jurídico, de sistema económico o culturales, u otra de similar naturaleza, sea del
todo, indispensable acudir a este tipo de contratación.
j) Cuando el costo de evaluación de las ofertas, desde el punto de vista financiero o
de utilización de recursos humanos, resulta desproporcionado en relación al
monto de la contratación y ésta no supera las 100 Unidades Tributarias Mensuales.
k) Cuando se trate de la compra de bienes y/o contratación de servicios que se
encuentren destinados a la ejecución de proyectos específicos o singulares, de
docencia, investigación o extensión, en que la utilización del procedimiento de
licitación pública pueda poner en riesgo el objeto y la eficacia del proyecto de que
se trata. En estos casos, las entidades determinarán por medio de una resolución,
disponible en el Sistema de Información, los procedimientos internos que
permitan resguardar la eficiencia, transparencia, publicidad, igualdad y no
discriminación arbitraria en esta clase de adquisiciones.
l) Cuando habiendo realizado una licitación pública previa para el suministro de
bienes o contratación de servicios no se recibieran ofertas o éstas resultaran
inadmisibles por no ajustarse a los requisitos esenciales establecidos en las bases y
la contratación es indispensable para el organismo.
m) Cuando se trate de la contratación de servicios especializados inferiores a 1.000
UTM, de conformidad con lo establecido en el artículo 107 del reglamento de la ley
de compras públicas. Las entidades determinarán por medio de una resolución,
los procedimientos internos que permitan resguardar la eficiencia, transparencia,
publicidad, igualdad y no discriminación arbitraria en esta clase de adquisiciones.
2.-Trato o contratación directa con cotizaciones Publicas, La Municipalidad podrán
acudir al Trato Directo efectuando las cotizaciones fuera del sistema. Por el solo
hecho de cumplir con que el monto estimado de la adquisición no supere las 10
UTM. Esta se realizara mediante solicitud de pedido indicada en el articulo Nº 5MANUAL INTERNO DE COMPRAS Y CONTRATACIONES MUNICIPALES
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de este reglamento, se entenderá efectuada al completar y cursar el formulario
electrónico de la respectiva Orden de compra en el Sistema de Información, por el
funcionario competente. Las cotizaciones que realice la Municipalidad fuera del
sistema de Información deberán ser mínimo 3, y los oferentes que las emitan
deben estar inscritos en el portal www.mercadopublico.cl además de estar
habilitados para contratar con el estado.
ARTICULO Nº 18
Las Bases de licitación establecerán la posibilidad de efectuar aclaraciones, en
donde los Proveedores podrán formular preguntas, dentro del período establecido
en ellas. Estas aclaraciones podrán también ser de propia voluntad por parte de la
Municipalidad sin la necesidad de que existan preguntas. Las preguntas
formuladas por los Proveedores deberán efectuarse a través del Sistema de
Información, salvo que en las Bases se permitan aclaraciones en soporte papel. La
Entidad Licitante pondrá las referidas preguntas en conocimiento de todos los
proveedores interesados, a través del Sistema de Información, sin indicar el autor
de las mismas. La Entidad Licitante deberá dar respuesta a las preguntas a través
del Sistema de Información dentro del plazo establecido en las Bases. La Entidad
Licitante no podrá tener contactos con los Oferentes, salvo a través del mecanismo
de las aclaraciones, las visitas a terreno establecidas en las Bases y cualquier otro
contacto especificado en las bases
ARTICULO Nº 19.
Las normas aplicables a la Licitación Pública y a la Licitación Privada se aplicarán
al Trato o Contratación Directa, en todo aquello que atendida la naturaleza del
Trato o Contratación Directa sea procedente.
ARTICULO Nº 20
La elaboración de los contratos estará a cargo del departamento que solicito la
concurrencia de la licitación, para esto deberá pedir a la Unidad de Adquisiciones
y/o la secretaria Comunal de planificación los antecedentes para redactar el
contrato, estos antecedentes son las bases administrativas, bases técnicas,
aclaraciones y la propia oferta del o los oferentes adjudicados.
ARTICULO Nº 21
Las Contrataciones y adquisiciones superiores a 1000 UTM, requerirán siempre de
garantía de seriedad de la oferta y de Garantía de Fiel cumplimiento de contrato,
sin perjuicio de las demás garantías, que deben rendir las personas que contraigan
obligaciones contractuales con la Municipalidad. Estas garantías son entre otras:
a) Garantía de la seriedad de la oferta. La que debe establecerse en las Bases deMANUAL INTERNO DE COMPRAS Y CONTRATACIONES MUNICIPALES
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conformidad con lo señalado en la ley de compras Publicas y su reglamento.
b) Garantía de fiel cumplimiento del contrato: Equivalente al porcentaje del valor
del contrato que determinen las Bases de Licitación, en relación con las normas de
la ley de compras publicas y su reglamento, cuya vigencia será el plazo que al
efecto éstas señalen. c) Garantía de responsabilidad civil: Por el monto que en cada
caso se señala en las Bases de Licitación para responder por perjuicios que se
puedan ocasionar a los bienes o instalaciones de propiedad municipal o a los
dependientes de ésta y/o a terceras personas y/o bienes de terceras personas.
d) Garantía por anticipo: Por la misma cantidad del anticipo y cuya vigencia será
igual al plazo de ejecución de las obras más 30 días contados a partir de la fecha
del contrato, que se materializa mediante una boleta bancaria de acuerdo a las
condiciones establecidas en las Bases de Licitación.
e) Garantía por buena ejecución: Una vez que las obras sean recibidas conforme, la
garantía de fiel cumplimiento del contrato, deberá ser reemplazada por una nueva
garantía, por un monto equivalente al porcentaje del valor del contrato que se
indique en las Bases, para garantizar las obras ejecutadas, de acuerdo a las
condiciones que se señalen en las Bases de Licitación.
f) Garantía por aumento de contrato: Si en el desarrollo del contrato se
introdujeran aumentos de obras u obras nuevas o extraordinarias, deberán
también rendir garantías sobre ellos en el porcentaje del valor del contrato y plazo
que corresponda.
ARTICULO Nº 22
De las Garantías Las garantías recibidas por la institución con motivo de sus
procedimientos licitatorios y en resguardo del cumplimiento de los respectivos
contratos serán registradas en el sistema de gestión de documentos de la
institución y remitidas al tesorero Municipal en un plazo no superior a 3 días
desde su recepción.
El tesorero municipal deberá mantener un registro actualizado de las garantías
disponibles, e informar semestralmente al Jefe de Servicio respecto de las
modificaciones del mencionado registro, especificando recepción de nuevas
garantías, su vigencia, la devolución de éstas, o cobros, en caso los hubiere.
Asimismo, el tesorero municipal será responsable de controlar la vigencia de las
respectivas boletas, e informar sobre la fecha de vencimiento de las boletas al
responsable de cada contrato, con una anticipación de 10 días a la fecha de
vencimiento.
ARTICULO Nº 23
De la cantidad de obras.MANUAL INTERNO DE COMPRAS Y CONTRATACIONES MUNICIPALES
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La autoridad correspondiente, podrá ordenar dentro de los límites permitidos y
con el fin de llevar a un mejor término la obra contratada, la modificación de obras
previstas, la ejecución de obras nuevas o extraordinarias o el empleo de materiales
no considerados.
Las Bases de Licitación Publica o Privada deberán establecer el porcentaje máximo
de aumento o disminución de las obras.
Obras nuevas o extraordinarias son las obras que se incorporen o agreguen al
proyecto, debiendo determinarse en las Bases su porcentaje máximo. Los
aumentos efectivos de un contrato proveniente de aumentos de obras, obras
nuevas o extraordinarias, modificación de las obras previstas, o del empleo de
materiales no considerados, no podrán sobrepasar en conjunto el porcentaje que
determinen las Bases del monto del contrato inicial. En las Bases deberán
adoptarse las medidas que garanticen el fiel cumplimiento de las leyes sociales, de
acuerdo con los artículos 64, 64 bises, y 209 del Código del Trabajo.
ARTÍCULO Nº 24
La Municipalidad declarará inadmisible las ofertas cuando éstas no cumplan los
requisitos establecidos en las Bases. Declarará desierta una Licitación cuando no se
presenten ofertas o bien, cuando estas no resulten convenientes a sus intereses. En
ambos casos, la declaración debe ser por Decreto fundado del Alcalde o por
Resolución de la autoridad autorizada para ello.
ARTÍCULO Nº 25
Renovaciones y Opciones La Municipalidad no podrá suscribir contratos de
suministro y servicio que contengan cláusulas de renovación automática u
opciones de renovación para alguna de las partes, cuyos montos excedan las 1000
UTM, a menos que existan motivos fundados para establecer dichas cláusulas y así
se hubiese señalado en las Bases.
ARTÍCULO Nº 26
Queda prohibida toda recepción de materiales que no corresponda a lo registrado
en la factura o en las guías de despacho.
ARTICULO Nº 27
La Municipalidad no podrá fragmentar sus contrataciones con el propósito de
variar el procedimiento de contratación.
ARTÍCULO Nº 28MANUAL INTERNO DE COMPRAS Y CONTRATACIONES MUNICIPALES
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La recepción de materiales, útiles o elementos se hará en las dependencias
municipales que se indiquen en la orden de compra, bajo la responsabilidad del
funcionario que la suscriba, en señal de aceptación La recepción de ellos deberá
ceñirse estrictamente a lo registrado en la factura o guía de despacho. El
funcionario que recepcione los materiales deberá comunicar a la Unidad de
Adquisiciones la recepción de estos, para que la Unidad de Adquisiciones a su vez
comunique al departamento solicitante la llegada de sus materiales. .
ARTÍCULO Nº 29
El pago de todo contrato de suministro de bienes muebles y servicios se someterá
al siguiente procedimiento: a) El proveedor o prestador de servicios entregará en
la Oficina de Partes de la Municipalidad, la(s) factura(s) o la Boleta. b) En su caso,
los documentos indicados anteriormente se enviarán al encargado de compras
quién verificará a que departamento corresponde la Factura o boleta y la hará
llegar a este , para que certifiquen la recepción de los materiales o servicios
descritos en los documentos correspondientes, una ves certificada la o las facturas
o boletas los departamentos deberán hacer llegar las facturas a la Unidad de
Adquisiciones quien revisara y adjuntara la solicitud de pedido, Orden de Compra
y resolución o decreto que aprueban la adjudicación de la propuesta. En caso de
adquisiciones de bienes inventariables deberá el encargado de compras previo al
pago, remitir la factura para que se inventaree.
ARTÍCULO Nº 30
Para proceder al pago correspondiente se enviarán las facturas visadas por el Jefe
del departamento solicitante, mas la solicitud, orden de compra visados por el
Encargado de Adquisiciones y resolución o decreto que aprueban la adjudicación
de la propuesta, al departamento de Finanzas respectivo, para que este verifique la
correcta imputación presupuestaria del gasto, y envíe a la Unidad de Control
Municipal la documentación correspondiente, para la revisión del cumplimiento
de la ley y Reglamentos y la visación respectiva.
ARTÍCULO Nº 31
La disposición de bienes muebles dados de baja se efectuará mediante remate
público. En casos calificados la Municipalidad podrá donar tales bienes a
instituciones públicas o privadas de la comuna que no persigan fines de lucro, con
acuerdo del Concejo, de conformidad con las normas legales.
ARTICULO Nº 32
Las Unidades Municipales encargadas de la ejecución de los contratos a que se
refiere el artículo Nº 20 deberán cumplir con el siguiente procedimiento de pago:MANUAL INTERNO DE COMPRAS Y CONTRATACIONES MUNICIPALES
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a) Recepción y revisión del estado de pago, cuando corresponda.
b) Recepción de la factura o boleta de honorarios del contratista.
c) Revisión y visación de la factura o boleta de honorarios.
d) Confección del documento conductor del expediente de pago, con la
documentación de respaldo exigida en las Bases y contratos correspondientes. A
modo de ejemplo son: _ Factura
_ Estado de Pago.
_ Fotocopias de pago de remuneraciones, pagos previsionales y de salud.
_ Fotocopia de las boletas de garantía.
_ Resoluciones de aplicación de multas.
_ Resoluciones de modificaciones del contrato. y toda aquella que soliciten las
Bases administrativas para el pago de las facturas o boletas correspondientes .
e) Envío de expediente de pago al departamento de Finanzas.
ARTÍCULO Nº 33
Corresponderá a la Unidad de Finanzas la:
a) Recepción del expediente enviado por las unidades ejecutoras.
b) Validación de la factura o boletas de honorarios.
c) Revisión del pago, y que corresponda a un proyecto incluido en el programa del
presupuesto.
d) Imputación del gasto al clasificador presupuestario que corresponda.
e) Confección del comprobante de egreso.
f) Remisión a Contraloría Municipal, del comprobante de egreso.
g) Emisión del cheque para su pago
ARTICULO Nº 34.
Licitaciones en soporte papel
La Municipalidad podrá efectuar los Procesos de Compras y la recepción total o
parcial de ofertas fuera del Sistema de Información, en las siguientes
circunstancias:
1. Cuando existan antecedentes que permitan presumir que los posibles
proveedores no cuentan con los medios tecnológicos para utilizar los sistemas
electrónicos o digitales establecidos de acuerdo al Reglamentote la ley 19. 886
sobre compras publicas, todo lo cual deberá ser justificado por la Entidad Licitante
en el mismo Decreto que aprueba el llamado a licitación.
2. Cuando haya indisponibilidad técnica del Sistema de Información, circunstancia
que deberá ser ratificada por la Dirección mediante certificado.MANUAL INTERNO DE COMPRAS Y CONTRATACIONES MUNICIPALES
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3. Cuando en razón de caso fortuito o fuerza mayor no es posible efectuar los
Procesos de Compras a través del Sistema de Información.
4. Cuando no exista de manera alguna conectividad en la comuna de Vilcún para
operar a través del Sistema de Información.
ARTICULO 35
Plan Anual de Compras
1.- El formulario denominado "Plan Anual de Compras", será Completado y
remitido por la municipalidad, en los plazos que disponga la Dirección.
2.- Se notificara a la dirección Cualquier modificación al Plan Anual de Compras.
ARTICULO Nº 36
Todo lo no contemplado en este reglamento se normara por la Ley de compras y
su reglamento y la demás leyes de la republica de Chile en caso de ninguna ley o
reglamento contenga instrucciones acerca de las adquisiciones se utilizara el
sentido común para su proceder.También puede leer
