Los ARCHIVOS DE PRENSA EN TIEMPOS DIGITALES
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REVISTA DE BIBLIOTECOLOGÍA Y CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN - UMSA • Vol_ 9 No. 14. Dic. 2005
Los ARCHIVOS DE PRENSA EN TIEMPOS DIGITALES
Humberto Ortiz Vásquez.
Toda empresa informativa, cualquiera que sea el medio de difusión: prensa, radio o televisión, necesi-
ta para la elaboración de sus contenidos informativos de un Archivo de Prensa. Sin embargo, el objeto de
este artículo no apunta a mostrar cómo se implementa una unidad de este tipo en esos medios, sino que
a recomendar el desarrollo de potenciales productos-servicios de prensa, en bibliotecas o centros de
documentación insertos en otro tipo de instituciones.
Hasta muy entrada la década de los '70 los AP se traducían en la práctica en archivos de recortes de
prensa, los cuales eran depositados en carpetas o sobres, rotulados con una materia o descriptor temático
y a su vez, organizados alfabética o sistemáticamente de acuerdo a la naturaleza de su contenido. Co-
múnmente presentaban un mixed de ambas técnicas de almacenamiento y recuperación.
En Chile -no investigué el origen de la denominación- se les llamaba Archivo Vertical (AV) a esta
técnica de organización documental, la que comenzó a verse positivamente alterada con la entrada en el
mercado informático de aplicaciones computacionales referenciales.
La conversión de los antiguos sistemas tipográficos por los actuales sistemas de composición tipográ-
fica computarizada en los medios de prensa escritos, permitieron una solución del AP con información del
propio medio, es decir, los archivos de edición electrónica iban engrosando día a día un archivo electróni-
co local. También se puede decir que esta mediamorfosis preparó a los medios para la publicación electró-
nica en internet. Sin embargo, hasta buena parte de los '80 o inclusive los '90, algunos Archivos de Prensa
(AP) aún se organizaban bajo el concepto de recortes. Esto se debió no a la opacidad de los profesionales
de la información, sino a los bajos presupuestos destinados a los Centros de Documentación, situación
homologable en cualquier país latinoamericano, en mayor o menor medida. En definitiva, la irrupción de la
industria de softwares, en particular la gratuidad de Microisis y de su sucesor Winisis, hicieron posible la
adopción de esta herramienta para dar inicio a una etapa de tecnologización parcial (digo parcial porque
microisis permite crear archivos sólo referenciales) de los Archivos de Prensa y con ello, la potencialidad
de poder cruzar información.
Afines de los '90, el precio de los escaners hizo posible que los AP volcaran sus esfuerzos a reemplazar
el recorte de papel por el recorte digital, imagen escaneada a la que era posible hacer un OCR (optical
caracter recognition), es decir, poder transformar a formato texto la imagen capturada. Esta conversión es
complicada por las características físicas del papel generalmente empleado en los periódicos. Una pequeña
mancha, que podría pasar inadvertida por un lector, el lente del scanner podría convertir una i en una t. En
efecto, el proceso de OCR para información contenida en diarios (no así en algunas revistas), representa un
alto costo de horas hombre. No obstante, el desarrollo de internet, las capacidades de almacenamiento y la
irrupción de tecnologías de información asequibles, abrirían, en definitiva, una nueva oportunidad y, a la vez,
un desafío al profesional de la información.
Antes que todo, se debe definir qué es una noticia como unidad objeto. Noticia es cualquier informa-
ción de un acontecimiento que es publicada en los medios de comunicación: periódico, televisión, radio,
agencias de noticias o sitios en internet. Una noticia, en prensa escrita, consta de dos partes: la primera,
la entradilla o "lead" donde están recogidas las cinco dobles W anglosajonas: Who (quién, What (qué),
When (cuándo), Where (dónde) y Why (por qué), y la segunda, el cuerpo de la noticia donde se amplían
los datos de la entrada los que se redactan en interés decreciente.
*. Bibliotecólogo. Chile.
Egresado de la Carrera de Historia. Responsable de Procesos Técnicos del Archivo Histórico de la Minería Nacional.
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Por lo general los tipos de fuentes utilizadas por un AP son:
* Diarios
* Revistas
* Canales de televisión
* Portales internet
* Sitios de instituciones
* Agencias de noticias
* Alertas de buscadores como News Google, News Yahoo
DESARROLLO
Un Archivo de Prensa en la era d gital implica para el profesional de la información sumergirse en un
mar de información hipertextual, dado que a diferencia del documentalista análogo, el documentalista
digital debe entender que la información levita en las redes neuronales de la internet y como tal su captura
en tiempos precisos son vitales. Muchas fuentes de información periodísticas muestran por 24 horas las
noticias y luego éstas son "quemadas" por las noticias del día siguiente.
La naturaleza del Archivo de Presa dependerá de la institución en que se encuentre inserta. De este
modo se puede señalar que las principaless organizaciones -aparte de los medios de prensa- que debieran
contar con una Unidad de Tratamiento de Información periodística son:
* Universidades (con carreras de Periodismo, Bibliotecología, Ciencias Políticas, Sociología u otras carre-
ras de carácter humanístico).
* Grandes y medianas empresas
* Organismos de Gobierno
* Centros de investigación, culturales y otros
* ONGs
En este contexto, el profesional de la información debiera intentar ampliar su nicho laboral, aun en
aquellas instituciones en donde la visión estratégica de éstas no vislumbre una necesidad evidente. Será
papel de los propios profesionales elaborar proyectos y proponerlos a quien resulte necesario.
Las bibliotecas que funcionan en organizaciones como las antes mencionadas u otras, y no desarrollen un
tratamiento a la información contenida en documentos de prensa, deben asumir la responsabilidad profesional
de diseñar e implementar unidades de prensa, que respondan a necesidades estratégicas de la organización.
La información como tal no tendí' vida sino en cuanto es utilizada como un nuevo proceso. Dar vida a
la información es transformarla en c ocimiento. La información de prensa refleja un hecho o situación en
el cual el hombre como género es a tor activo o pasivo, trátese, por ejemplo, de un encuentro entre dos
mandatarios o los efectos de un terr moto en alguna ciudad.
Frente a un mismo hecho, distintas medios de prensa recogerán los datos que reflejen el fenómeno a
través de la prensa escrita, la radio y la televisión. La importancia del hecho -verbigracia, un sismo- tendrá
distinta o nula importancia, para una u otra organización, o incluso, distinta o nula importancia para usua-
ri os/clientes dentro de la organización.
Etapa de diagnóstico
* La naturaleza de la organización: 1 tipo de organización, su misión, su campo de acción.
* La naturaleza de los clientes: defini los usuarios de la Unidad, sus requerimientos, priorización de éstos,
frecuencia del uso de la informaci n.
* Detección de necesidades de info mación
Etapa de diseño de la unidad
* Mapeo de fuentes de información: ué fuentes y tipo de información periodística la Unidad va a explotar.
* Rutinas de selección y captura de nformación.
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111Pittto 11101911111119MIIMPTITI IIIIPIT1111111101014REVISTA DE BIBLIOTECOLOGIA Y CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN - UMSA • VOL. 9 No. 14. Dic. 2005
* Tratamiento de la información
* Definir servicios
* Definir productos
Etapa de diseño de la base de datos
* Definición de campos
* Formatos de salida
* Adopción de software
* Costeo de software
* Dominio sobre el software
Explotación y difusión
A diferencia de una biblioteca tradicional, la información de prensa tiene un tratamiento diferente dada
la naturaleza de ésta, que se caracteriza por su fugacidad, validez temporal, y subjetividad. Es así que un
Sistema Documental Periodístico debe necesariamente, estar orientado a desagregar información en la
primera fase de análisis y, por contraparte, la potencialidad del sistema debe, a su vez, recomponer la
información en la fase de recuperación.
Los hechos o acontecimientos descritos en una noticia pueden ser tan efímeros que su validez o
importancia del momento podría estar determinada por días u horas. Por ejemplo, la validez de una nota
emanada de la Dirección de Meteorología: " Se anuncian fuertes lluvias....., si esta noticia se refiere al sur
de Chile, es un dato más. Sin embargo, el anuncio de lluvias para alguna zona del norte de Chile puede
ser la antesala de una catástrofe de proporciones.
Mapeo de las fuentes de información
En la etapa de diagnóstico, en particular en la detección de necesidades de información, es conve-
niente recoger las fuentes consultadas regular o esporádicamente por los usuarios. Independientemente
de los datos recogidos, es el bibliotecólogo quien, en una última instancia, definirá el conjunto de fuentes
de información en torno al cual diseñará su Sistema Documental.
Poblamiento de base de datos
En el proceso de mapeo, junto con identificar las fuentes, éstas deben ser fichadas por lo menos con
los siguientes datos mínimos:
* Nombre del medio
* Tipo de medio
* Acceso
* Periodicidad de refresh
* Propietarios del medio
* ¿Tiene buscador el sitio? De ser afirmativo ¿desde cuándo se alimenta el buscador?
* Temática
* Evaluación
En cuanto a las rutinas de selección y captura de información, se debe planificar los horarios de
ingreso a los sitios determinados como fuentes de información para el SD, su periodicidad, criterios de
selección. Por ello es necesario establecer una clara política de selección del material noticioso, que
permita una captura coherente a los objetivos de la unidad. En esta etapa se determina bajo qué formato
se grabará la información extraída, que está determinada por las herramientas informáticas de edición
con que se cuente, y la capacidad del almacenamiento electrónico.
* Nombre del medio
* Hora de acceso
* Formato de captura
* Formato de almacenamiento
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El tratamiento de la información está íntimamente ligado al sistema de almacenamiento, procesamien-
to y recuperación de la información c ue se adopte. Esto no se refiere a sofisticados y caros sistemas.
Todo depende de los recursos y servicios y productos. Se podría adoptar la modesta, pero poderosa
herramienta Excel, siendo esta aplicación fácilmente escalable a Access, o elegir otro sistema de bajo
costo y de excelentes resultados, con o File Maker.
No obstante, la recomendación general para el tratamiento de la información de prensa indica realizar
un proceso tan exhaustivo como lo pdrmita el factor tiempo y recurso humano. Una noticia además de ser
descrita detalladamente desde un punto de vista temático, podría, eventualmente, contar con datos anexos
tales como ubicación de la noticia el el Sitio Web y también su ubicación en la versión papel, si ésta
existe, así como la cantidad de caracteres de una nota.
Se debe insistir y tener muy en c Jenta que mientras más analítico es el sistema documental, con su
subyacente consecuencia de invertir mayor tiempo, se recupera con creces cuando se hace uso de las
herramientas de recuperación.
En esta etapa de diseño en el aspecto de tratamiento de la información, se elabora un Micro Tesauro o una
Lista de encabezamientos temáticos, blijo el concepto de post coordinación en la recuperación de información.
Las facetas o clases del tesauro, deben apuntar a
* Temas
* Lugares geográficos
* Tipo de información noticiosa (entrevista, editorial, noticia, etc.)
En la etapa de diseño de la Base' de Datos, es importante, bajo el enfoque de la desagregación de la
información periodística, contar con orla definición de campos que apunten a una descripción más espe-
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cífica, en comparación con una descIpción bibliográfica.
CAMPOS REQUERIDOS PARA UN SISTEMA DE ARCHIVO DE PRENSA
* Medio
* Fecha
* Fuente
* Tipo de fuente
* Ciudad
* País
* Título
* Resumen
* Extensión
* Autor
* Sección
* Ubicación de la noticia
* Valoración
> Descriptor primario
> Descriptores temáticos
> Descriptores geográficos
> Actores
> Autor
> Entidades
> Casos
* Acceso hipervínculo o hiperarchivo
* Contenedor
Los servicios y productos de la unidad apuntan directamente a las necesidades más evidentes de los
usuarios y de la institución, los cuales se pueden dividir en dos grupos , proactivos y reactivos:
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PRODUCTOS Y/0 SERVICIOS DE UN AP
Proactivos
* Dossier informativos: grupo de documentos noticiosos que informan de los acontecimientos más impor-
tantes en torno a una temática o conjuntos de temas, que los usuarios deseen conocer.
" Notas informativas: más breves y escuetas que el dossier, sobre un tema específico.
* Cronologías: presentación de sucesos significativos ordenados por orden temporal y que tienen por
finalidad entregar una visión temática en un período determinado.
* Informes cuantitativos: comportamiento de noticias en uno o varios temas en un período determinado,
expresado en cantidades y/o porcentajes.
* Informes biográficos: contiene un conjunto de información que permite entregar datos, rasgos o car-
acterísticas profesionales de una persona.
" DSI: selección y diseminación periódica de las referencias de noticias aparecidas en la prensa y que se
ajustan a un tema concreto, solicitado por el usuario, y que se denomina "perfil".
Reactivos
* Consultas en línea: explotación de la Base de Datos del AP, si ésta se encuentra disponible dentro de
una red corporativa.
* Consultas retrospectivas: búsqueda en la propia BD u otras fuentes de un tema solicitado.
En definitiva, un Archivo de Prensa, será evaluado y valorizado por los servicios y productos que éste
desarrolle y mientras más valor agregado se entregue a la información de prensa , mayor será la utilidad
estratégica de la información en la institución y con ello habremos triunfado.
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